Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81.pdf

Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 1

LỜI MỞ ĐẦU 1 Lý do chọn đề tài:

Ngày nay cùng với sự đi lên của đất nước, sự phát triển nhanh và mạnh của nền kinh tế thị trường là sự ra đời của các cơ quan, tổ chức với những quy mô lớn nhỏ các loại hình kinh doanh đa dạng và phong phú

Cùng với phát triển của thế giới và xu hướng hội nhập kinh tế Quốc tế, đất nước ta đang đổi mới và bước vào thời kì công nghiệp hóa, hiện đại hóa; vừa xây dựng cơ sở vật chất kĩ thuật, vừa phát triển nền kinh tế đất nước ta đã đạt được những thành quả to lớn, điều đó đã khích lệ, động viên các doanh nghiệp ổn định sản xuất Khi Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ chức Thương mại Thế giới (WTO) đã mở ra tương lai mới cho các doanh nghiệp trong nước, giúp doanh nghiệp mở rộng thị trường nhưng cũng đem lại không ít thách thức cho nền kinh tế nước nhà, do đó đòi hỏi các doanh nghiệp phải hết sức nhanh nhạy nắm bắt cơ hội đầu tư tạo lợi nhuận cho doanh nghiệp mình

Ngành đóng tàu đóng một vai trò quan trọng trong sự nghiệp phát triển của thương mại, tạo điều kiện cho hàng hoá được vận chuyển an toàn, nhanh chóng Nhận thức được lợi thế về vị trí địa lý của Thành phố mình là thành phố Cảng công nghiệp hiện đại, là đô thị trung tâm cấp quốc gia, đầu mối giao thông quan trọng và cửa chính ra biển của các tỉnh phía Bắc, có cảng nước sâu (nếu điều kiện kỹ thuật cho phép); một cực tăng trưởng quan trọng của vùng kinh tế động lực phía Bắc; một trọng điểm phát triển kinh tế biển; một trong những trung tâm công nghiệp, thương mại lớn của cả nước và trung tâm dịch vụ, du lịch, thuỷ sản, giáo dục và y tế của vùng duyên hải Bắc Bộ; một pháo đài bất khả xâm phạm về quốc phòng - an ninh ngành đóng tàu dần từng bước đổi mới theo kịp đà phát triển của ngành công nghiệp khác, đóng góp một phần không nhỏ trong sự phát triển của nền kinh

tế quốc gia

Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một trong ba thành viên trực thuộc Công ty cổ phẩn vận tải thuỷ 4, là một đơn vị có bề dày kinh nghiệm, Xí nghiệp luôn phấn đấu hoàn thành đạt và vượt mức chỉ tiêu Công ty đề ra, dần khẳng định mình với các

đơn vị khác trong Công ty, có được thành công như vậy không thể không nhắc tới vai trò to lớn của bộ phận văn phòng của Xí nghiệp

Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong tất cả các cơ quan Nhà nước cũng như tổ chức sản xuất kinh doanh Văn phòng là cửa ngõ của cơ quan, tổ chức vì văn phòng luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi và văn bản nội bộ Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần của văn phòng cũng có liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban đơn vị khác trong cơ quan Tổ chức tốt công tác văn phòng sẽ giúp lãnh đạo quản lý, điều hành có hiệu quả mọi hoạt động giúp tổ chức đi đúng hướng và ngày càng phát triển

Văn phòng được coi là cơ quan đầu não của mọi hoạt động, nó bao quát, điều hành tất cả mọi việc như công tác thông tin, xây dựng chương trình làm việc, công tác văn thư lưu trữ, tổ chức các cuộc họp hội nghị

Qua thời gian thực tập, học hỏi và nghiên cứu tại Xí nghiệp sửa chữa tàu em nhận thấy văn phòng có vị trí rất quan trọng đối với hoạt động kinh doanh của toàn Xí nghiệp Xuất phát từ tầm quan trọng của văn phòng trong cơ quan và thực trạng

công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 em xin đã chọn đề tài “ Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81”

nhằm nghiên cứu lý luận về văn phòng và phân tích hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 để tìm ra ưu điểm, hạn chế và đưa các đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại đơn vị

2 Mục đích, nhiệm vụ, yêu cầu:

Đề tài khóa luận nhằm đạt được những mục đích sau:

- Tìm hiểu vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng

- Phân tích, đánh giá thực trạng các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81, thấy rõ ưu điểm, hạn chế nhằm đưa ra những vấn đề cần nghiên cứu và giải quyết đối với Xí nghiệp

3 Phạm vi, đối tƣợng nghiên cứu:

Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận là lý thuyết về văn phòng và thực tiễn các hoạt động văn phòng tại Xí nghiệp, cụ thể:

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 3

- Nghiên cứu quá trình hình thành và phát triển của Xí nghiệp

- Cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp đặc biệt là văn phòng của Xí nghiệp

- Thực trạng về hoạt động văn phòng của Xí nghiệp như: công tác thông tin, công tác văn thư lưu trữ, công tác hậu cần

- Đánh giá hiệu quả hoạt động của Xí nghiệp về ưu điểm, hạn chế, nguyên nhân của hạn chế Từ đó đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

4.Phương pháp nghiên cứu:

Khóa luận có sử dụng một số phương pháp nghiên cứu chủ yếu sau: - Phương pháp duy vật biện chứng

- Phương pháp điều tra quan sát - Phương pháp thống kê

- Phương pháp phân tích tổng hợp - Phương pháp so sánh và đối chiếu

Khóa luận tốt nghiệp ngoài Lời mở đầu, kết luận, phụ lục và tài liệu tham khảo, bố cục bài khóa luận được chia thành 3 chương:

Chương 1: Những vấn đề cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng Chương 2: Thực trạng công tác văn phòng tại Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 Chương 3: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Xí

nghiệp sửa chữa tàu 81

CHƯƠNG 1

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ VĂN PHÕNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÕNG

1.1 Một số quan niệm về văn phòng

1.1.1 Sự tồn tại tất yếu khách quan của văn phòng

Bất kì một cơ quan, tổ chức nào cũng có bộ phận văn phòng Với một cơ quan lớn, văn phòng ở đó tổ chức ra rất nhiều bộ phận, phòng ban, đơn vị với một đội ngũ nhân viên đủ để thực hiện tất cả công việc cần thiết

Với một cơ quan nhỏ và hoạt động văn phòng mang tính thuần nhất, đơn giản thì bộ phận văn phòng sẽ được tổ chức rất gọn nhẹ và ở đó cán bộ văn phòng phải kiêm nhiệm nhiều công việc

Ở cơ quan lớn thì thành lập văn phòng, cơ quan nhỏ có phòng Hành chính hoặc ghép phòng Hành chính với phòng Tổ chức hoặc phòng Tổ chức sản xuất kinh doanh, ở đó chỉ cần 1 hoặc 2 người đảm đương tất cả công việc của văn phòng

Tất cả những điều trên đã nói lên văn phòng được thiết lập là xuất phát từ nhu cầu khách quan do công việc của cơ quan, tổ chức quy định Nhưng tuỳ theo tính chất, quy mô, trình độ, cơ chế hoạt động của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo các hình thức khác nhau cho phù hợp

1.1.2 Khái niệm văn phòng

Nếu tiếp cận văn phòng theo phương diện tổ chức thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện việc quản lý thông tin phục vụ cho công tác điều hành của nhà quản trị

Nếu tiếp cận văn phòng theo hướng chức năng thì văn phòng là một thực thể tồn tại để thực hiện các chức năng tham mưu, tổng hợp, hậu cần cho cơ quan, tổ chức

Nghiên cứu theo góc độ thực tế người ta còn quan niệm rằng : văn phòng là phòng làm việc của nhà lãnh đạo

Văn phòng là trụ sở làm việc của cơ quan, của tổ chức, là địa điểm của mọi cán bộ công chức hàng ngày đến đó để thực thi công việc

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 5

Tóm lại: Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan của tổ chức, là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, là nơi thu thập và xử lý thông tin nhằm hỗ trợ cho hoạt động quản lý của các nhà lãnh đạo, là nơi chăm lo mọi vấn đề về hậu cần và đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan được thông suốt và hiệu quả

1.2 Vị trí, vai trò của văn phòng

1.2.1 Vị trí của văn phòng

- Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, một tổ chức bởi văn phòng luôn luôn có mối quan hệ đối nội, đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đến, văn bản đi, văn bản nội bộ Đồng thời các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần cũng liên quan trực tiếp đến các bộ phận, phòng ban, đơn vị khác trong tổ chức

- Văn phòng là bộ phận gần gũi luôn có mối quan hệ mật thiết với lãnh đạo trong mọi hoạt động của tổ chức Bởi vì văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp cho các nhà quản lý về công tác thông tin điều hành cung cấp điều kiện kỹ thật phục vụ cho các nhà quản lý điều hành văn phòng

- Văn phòng là cơ thể trung gian thực hiện việc ghép nối các mối quan hệ trong quản lý, điều hành theo yêu cầu của người đứng đầu tổ chức Do văn phòng có trách nhiệm tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại của cơ quan Văn phòng giữ vai trò cầu nối giữa các cơ quan cấp trên, cơ quan ngang cấp, cơ quan cấp dưới với cơ quan đó

- Khác với các bộ phận khác chỉ thu nhận và xử lý, văn phòng không những quản lý và cung cấp thông tin cho các nhà lãnh đạo mà còn cung cấp điều kiện vật chất, phương tiện, kỹ thuật cho quá trình quản lý nên hoạt động văn phòng cũng phải gắn liền với hoạt động quản trị tổ chức

Với vị trí như trên văn phòng được xem như trung tâm kết nối hoạt động quản lý điều hành giữa các cấp, các bộ phận trong tổ chức

1.2.2 Vai trò của văn phòng

- Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ quan và tổ chức Bởi các quyết định, chỉ thị của thủ trưởng đều phải thông qua văn

phòng để chuyển giao đến các phòng ban, đơn vị khác Văn phòng cũng phải theo dõi đôn đốc, nhắc nhở việc thực hiện các quyết định và sự chỉ đạo của lãnh đạo cơ quan

- Văn phòng là nơi tiếp nhận tất cả các mối quan hệ, nhất là mối quan hệ đối với các tổ chức khác vào cơ quan mình Văn phòng được coi như cổng gác thông tin của cơ quan, tổ chức bởi vì thông tin đến hoặc đi đều quan bộ phận văn phòng Từ những nguồn thông tin tiếp nhận được, văn phòng sẽ phân loại thông tin theo những kiểu thích hợp để chuyển phát hoặc lưu giữ

- Văn phòng là bộ máy giúp việc của các nhà lãnh đạo

- Văn phòng là trung tâm khâu nối các hoạt động tổ chức, điều hành

- Văn phòng là cầu nối giữa chủ thể quản lý với các đối tượng trong và ngoài tổ chức

- Văn phòng là nơi cung cấp các dịch vụ tổng hợp cho hoạt động của tất cả các phòng ban, đơn vị nói chung và nhà lãnh đạo nói riêng

1.3 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng

Với mỗi loại cơ quan, tổ chức thì văn phòng ở đó có những đặc điểm riêng, từ đó hình thành hệ thống chức năng, nhiệm vụ tương ứng Tại bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào nhiệm vụ của văn phòng cũng đều nhằm hoàn thành tốt tất cả các công việc mà lãnh đạo giao cho, đảm bảo cho cơ quan, tổ chức đó đạt được mục đích và mục tiêu của mình

1.3.1 Chức năng của văn phòng

- Chức năng tham mưu và tổng hợp : là một hoạt động trợ giúp cho lãnh đạo quyết định một cách đúng đắn kịp thời mang lại hiệu quả tối ưu nhất cho hoạt động quản lý

- Chức năng tham mưu và tổng hợp là hai công việc riêng lẻ nhưng lại nhằm vào một mục đích thống nhất là trợ giúp cho lãnh đạo có được cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của tổ chức

Nội dung của công tác tham mưu chỉ rõ hoạt động tham vấn của công tác văn phòng; còn nội dung tổng hợp nghiêng nhiều về khía cạnh thống kê, xử lý

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 7

thông tin dữ liệu phục vụ thiết thực cho hoạt động quản lý Thực chất cả hai nội dung trên cùng nhằm một mục tiêu chung là hỗ trợ tích cực cho hoạt động quản lý của thủ trưởng cơ quan, đơn vị Nếu tách rời nhau, hoạt động quản lý sẽ không tránh khỏi sự phiến diện, chủ quan và thiếu những căn cứ khoa học chính xác

Ta biết rằng hoạt động của cơ quan phụ thuộc vào nhiều yếu tố, trong đó có yếu tố chủ quan (thuộc về người thủ trưởng), bởi vậy muốn có những quyết định đúng đắn, mang tính khoa học, người thủ trưởng cần căn cứ vào những yếu tố khách quan như những ý kiến tham gia của các cấp quản lý, những người trợ giúp Những ý kiến đó được tổng hợp, phân tích, chọn lọc để đưa ra những kết luận chung nhất nhằm cung cấp cho lãnh đạo những thông tin, những phương án phán quyết kịp thời và đúng đắn Hoạt động này rất cần thiết và luôn tỏ ra hữu hiệu vì nó vừa mang tính tham vấn (ít bị sức ép, gò bó) và tính chuyên sâu trong các trường hợp trợ giúp lãnh đạo (tiếp xúc với nhiều vấn đề nảy sinh trong thực tế) để lựa chọn một quyết định tối ưu Đây chính là nội dung tham mưu của công việc văn phòng.

Nhưng mặt khác, kết quả tham vấn trên đây phải xuất phát từ những thông tin ở cả đầu vào, đầu ra và những thông tin ngược trên mọi lĩnh vực của nhiều đối tượng mà Văn phòng thu thập được Những thông tin ấy cần phải được sàng lọc, phân tích, tổng hợp, lưu giữ và sử dụng theo yêu cầu của người quản lý trong từng lĩnh vực cụ thể Hoạt động như trên thuộc về nội dung công tác tổng hợp của hoạt động văn phòng.

Như vậy hai nội dung tham mưu và tổng hợp của hoạt động văn phòng là hai công việc cùng nhằm một mục đích thống nhất là trợ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị có cơ sở khoa học để lựa chọn quyết định quản lý tối ưu nhất phục vụ cho mục tiêu hoạt động của cơ quan.

- Chức năng hậu cần : là trung tâm cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho các phòng ban, chức năng khác trong cơ quan để thực hiện các hoạt động hoặc các dự án chuyên biệt

Hoạt động của cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà cửa, phương tiện, thiết bị, công cụ, tài chính Các điều kiện và phương tiện

ấy phải được quản lý, sắp xếp, phân phối và không ngừng được bổ sung để cung cấp kịp thời, đầy đủ cho mọi nhu cầu hoạt động của cơ quan Nội dung công việc này thuộc về chức năng hậu cần của văn phòng Đây là hoạt động mang tính đặc thù của công tác văn phòng, có ý nghĩa quan trọng trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị Muốn hoạt động phải có những nguyên liệu, vật liệu phương tiện và nguồn tài chính, song hiệu quả hoạt động lại tuỳ thuộc vào phương thức quản lý, sử dụng các yếu tố đó như thế nào của mỗi tổ chức văn phòng Chi phí thấp nhất để đạt hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng

1.3.2 Nhiệm vụ của văn phòng

Từ chức năng chung cơ bản của mỗi thực thể, người ta phân thành các chức năng cụ thể, chi tiết Những chức năng cụ thể ấy gắn với mỗi điều kiện không gian, thời gian, lĩnh vực, tính chất, hình thức, và nội dung cụ thể nên còn gọi là những nhiệm vụ Theo các chức năng nêu trên của văn phòng có thể xác định những nhiệm vụ phải làm theo mỗi chức năng

Chẳng hạn, với chức năng tham mưu sẽ có những nhiệm vụ trước mắt, nhiệm vụ lâu dài, nhiệm vụ trọng tâm, nhiệm vụ thường xuyên hay đột xuất Trong tham mưu lại có tham mưu về chiến lược kinh doanh, về chính sách tiếp thị, về cung ứng vật tư, về tuyển dụng lao động như đối với văn phòng công ty kinh doanh Đó là những nhiệm vụ cụ thể trong hoạt động các ngành, lĩnh vực mà văn phòng phải thực hiện trong chức năng tham mưu Tương tự như vậy với chức năng tổng hợp, hậu cần Với cách tiếp cận trên đây, chúng ta có thể đề cập đến một số nhiệm vụ cụ thể của văn phòng như sau:

- Xây dựng tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan đơn vị

Mọi hoạt động muốn được sinh ra và vận hành đi vào cuộc sống đều phải tuân theo những quy định về tổ chức, cơ chế hoạt động và về các điều kiện để duy trì hoạt động Nhưng các điều kiện có không giống nhau giữa các cơ quan, đơn vị, do tính chất hoạt động, vai trò và chức năng khác nhau nên mỗi tổ chức đều cần nội quy, quy chế hoạt động riêng

Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh cho dự thảo, thông qua lãnh đạo ban bố, thi hành, giám sát, bổ sung, hoàn thiện nội quy, quy chế hoạt

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 9

động của cơ quan đều thuộc về công tác văn phòng Đây nhiệm vụ quan trọng đầu tiên mà văn phòng phải thực hiện khi cơ quan được tổ chức và đi vào hoạt động

- Xây dựng và quản lý chương trình kế hoạch hoạt động của cơ quan, đơn vị

Các đơn vị đều có định hướng mục tiêu hoạt động thông qua chiến lược phát triển Bản chiến lược chỉ dự định cho thời gian dài từ 10 đến 20 năm, còn mục tiêu, biện pháp cụ thể trong từng thời kỳ hoạt động như: 8 năm, 3 năm ,1 năm, quý tháng, tuần, ngày,… cần phải có kế hoạch, chương trình cụ thể Kế hoạch hoạt động của một đơn vị kinh doanh không chỉ có một loại mà có nhiều loại khác nhau như: kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch công nghệ, kế hoạch tiếp thị, kế hoạch tài chính,… Mỗi loại kế hoạch trên được giao cho một bộ phận chuyên trách xây dựng và chỉ đạo thực hiện Đơn vị muốn đạt được mục tiêu hoạt động thì phải biết khâu nối kế hoạch trên thành một hệ thống kế hoạch hoàn chỉnh để các bộ phận khớp nối với nhau, hỗ trợ nhau cùng hoạt động Kế hoạch tổng thể ấy sẽ do văn phòng, bộ phận tham mưu dự thảo và đôn đốc các bộ phận khác trong đơn vị cùng triển khai thực hiện

Căn cứ vào chiến lược phát triển, văn phòng sẽ xây dựng kế hoạch ngành, sản phẩm, dịch vụ cụ thể cho từng năm, quý, tháng, tuần, ngày cho cả cơ quan và từng bộ phận Trên cơ sở những kế hoạch, chương trình đó mà các bộ phận chỉ đạo hoàn thành nhiệm vụ của mình để các sản phẩm, dịch vụ được là ra với chất lượng tốt, giá thành hạ Cũng qua việc chỉ đạo thực hiện chương trình, kế hoạch chung của đơn vị mà các bộ phận trong cơ quan, đơn vị còn liên hệ phối hợp nhau mật thiết hơn, đồng bộ hơn

- Thu thập, xử lý, sử dụng thông tin

Hoạt động của bất kỳ đơn vị, cơ quan nào cũng cần phải có những yếu tố về thông tin Thông tin bao gồm: thông tin về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, hành chính, môi trường… Những thông tin xuôi, thông tin phản hồi, thông tin thực tế, thông tin dự báo… Thông tin là nguồn, là căn cứ để người lãnh đạo, người quản lý đưa ra những quyết định sáng suốt, kịp thời hiệu quả Người lãnh đạo không thể tự thu thập, xử lý thông tin được mà cần phải có người trợ giúp trong lĩnh vực văn phòng

Văn phòng được coi chư “cổng gác thông tin” của một cơ quan vì tất cả các thông tin đến hay đi đều được thu thập, xử lý, chuyển phát tại văn phòng Từ những thông tin tiếp nhận (bên ngoài và nội bộ) văn phòng phân loại thông tin theo các kênh thích hợp để chuyển tải hay lưu trữ Đây là một hoạt động của tổ chức văn phòng phải tuân theo những quy định nghiêm ngặt về văn thư – lưu trữ khi thu nhận, xử lý, bảo quản, chuyển phát thông tin Nếu thông tin được thu nhập đầy đủ, kịp thời, được xử lý khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được quyết định khoa học, đáp ứng yêu cầu quản lý thì ban lãnh đạo sẽ có được quyết định hữu hiệu, nếu không quyết định của họ sẽ không hiệu quả, ảnh hưởng rất xấu đến mục tiêu của đơn vị

- Trợ giúp lãnh đạo về văn bản

Văn bản là một phương tiện lưu trữ và truyền đạt thông tin khá hữu hiệu Hiện nay, nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phương tiện này trong quản lý, điều hành hoạt động Do tính năng, tác dụng của nó rất lớn nên khi sử dụng văn bản để điều chỉnh các mối quan hệ giữa chủ thể với các đối tượng bị quản lý về kinh tế, chính trị, xã hội… phải tuân thủ các quy định một cách chặt chẽ về việc lưu trữ và lưu hành văn bản

Hiện nay, ở nước ta đã có luật ban hành văn bản quy phạm pháp luật để điều chỉnh các phát sinh liên quan đến văn bản của các cơ quan Nhà nước có thẩm quyền Căn cứ vào Luật, Chính phủ, các bộ, ngành đã ban hành một số văn bản quan trọng liên quan đến hoạt động kinh tế, xã hội của các đơn vị, tổ chức như hợp đồng kinh tế, hợp động nhân sự… Văn bản luật và văn bản pháp quy trên sẽ là căn cứ để các cơ quan, đơn vị ban hành những văn bản nội bộ như điều lệ, nội quy, quy chế, các quyết định hành chính và quản lý thường nhật

Để ban hành được những văn bản có nội dung đầy đủ, hợp tình, hợp lý, đúng thẩm quyền và có tác động tích cực đến đối tượng điều chỉnh cần phải có những bộ phận, nhân viên chuyên trách trợ giúp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị Bộ phận đó phải nắm bắt được thông tin đầu vào, phân loại và xử lý thông tin, biết sử dụng và chuyển phát thông tin Đó chính là văn phòng

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 11

- Đảm bảo các yếu tố về vật chất, tài chính cho hoạt động liên quan

Bất kỳ cơ quan, đơn vị nào muốn tồn tại và hoạt động đều phải có các yếu tố kỹ thuật và vật chất cần thiết Các yếu tố này vừa là nguyên liệu duy trì tổ chức tồn tại, vừa là trung gian gắn kết tổ chức với môi trường, đồng thời còn là phương tiện dẫn các quá trình hoạt động của tổ chức đến môi trường kinh tế, xã hội Các yếu tố kỹ thuật, vật chất, tài chính mà cơ quan cần cho hoạt động gồm có: nhà cửa, xe cộ, bàn ghế, các phương tiện nhận và truyền tin, các công cụ lao động, các chi phí cần thiết mang tính thường xuyên, liên tục Vì vậy văn phòng phải căn cứ vào tiến độ thực hiện kế hoạch, chương trình hoạt động của đơn vị mà cung cấp kịp thời, đầy đủ Nếu việc cung cấp các yếu tố đó không đủ về lượng, sai lệch về chủng loại, phẩm chất kém, thời hạn không đúng, giá thành cao… đều ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị Để làm tốt nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ cung ứng này, các cơ quan, đơn vị thường ưu tiên tạo điều kiện thuận lợi nhất cho văn phòng thực thi nhiệm vụ

- Củng cố tổ chức bộ máy văn phòng

Đây là việc thiết thực mang tính khá ổn định của bộ máy văn phòng nhằm thực hiện tốt những nhiệm vụ nêu ra trên đây Việc tổ chức bộ máy văn phòng cũng cần tuân thủ những nguyên tắc tổ chức chung của đơn vị để đảm bảo tính thống nhất trong hệ thống

Tuy nhiên cũng phải thấy được tính thống nhất, đa dạng, phong phú trong công tác văn phòng để tổ chức bộ máy sao cho đáp ứng được cao nhất yêu cầu nhiệm vụ đặt ra với công tác văn phòng Không những thế trong thời đại bùng nổ thông tin này, đòi hỏi các cơ quan, đơn vị phải hết sức cố gắng theo kịp với tốc độ phát triển chung, trong đó sự nỗ lực lớn nhất nằm ở khối văn phòng Yêu cầu đó đặt ra với văn phòng rất cao về mặt tổ chức và quản lý điều hành công việc

- Duy trì hoạt động thường nhật của văn phòng

Khác với các hoạt động trong cơ quan, đơn vị, văn phòng phải hoạt động thường xuyên, liên tục vừa kiểm tra, vừa giám sát trong cả lĩnh vực đối nội và đối

ngoại Đặc tính hoạt động này xuất phát từ chức năng của văn phòng để đảm bảo tiếp nhận được mọi nguồn tin của mọi đối tượng đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị Theo cách đó, văn phòng bao gồm một bộ phận nhân sự làm việc trong giờ với hoạt động chung của đơn vị, còn một bộ phận nhỏ làm việc liên tục ngày đêm, ngay cả lúc cơ quan ngừng hoạt động để đảm bảo trật tự, an ninh và thông tin thông suốt Hoạt động của văn phòng vừa gắn liền với hoạt động của lãnh đạo và đơn vị bằng các nhiệm vụ kiểm tra, đôn đốc, lại vừa tổ chức, quản lý lấy các hoạt động của chính mình cho phù hợp với các hoạt động trên Vì thế để duy trì được hoạt động của văn phòng cần có sự phối hợp chặt chẽ, đồng bộ của các bộ phận, các cấp quản lý trong cơ quan, đơn vị

1.4 Khái niệm, vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng

1.4.1 Khái niệm công tác văn phòng

Theo quan điểm hệ thống ta thấy:

Đầu vào của công tác văn phòng bao gồm: Các hoạt động trợ giúp lãnh đạo tổ chức quản lý sử dụng toàn bộ hoạt động thông tin về kinh tế, chính trị, xã hội, hành chính, môi trường… theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong từng hoạt động của cơ quan, đơn vị

Ở đầu ra công tác văn phòng là những hoạt động phân phối, truyền tải, thu và xử lý thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo

Vậy công tác văn phòng là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu để duy trì hoạt động của một cơ quan, đơn vị nhằm đạt được kết quả mong muốn

1.4.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn phòng

Từ việc phân tích các chức năng, nhiệm vụ cụ thể của văn phòng, ta thấy văn phòng là một bộ phận không thể thiếu được trong mỗi cơ quan, đơn vị

Văn phòng hoặc phòng hành chính là “bộ nhớ” của thủ trưởng, là tai, là mắt của cơ quan, đơn vị… Nếu văn phòng làm việc có nề nếp, có kỷ cương, khoa học thì công việc của cơ quan sẽ chạy đều, quản lý hành chính sẽ thông suốt và có hiệu

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 13

quả Trong thời đại “bùng nổ thông tin”, các cơ quan kinh tế, xã hội hay hành chính sự nghiệp đều rất quan tâm đến việc thu thập, sử dụng thông tin để có thể ra được quyết định sáng suốt, kịp thời, mang lại hiệu quả cao cho đơn vị và cho xã hội Yếu tố quyết định đến thành bại của một tổ chức là do họ có lợi thế về thông tin và coi thông tin có quan hệ sống còn của tổ chức, đơn vị Hoạt động thông tin lại gắn liền với công tác văn phòng cho nên hoạt động văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ tổ chức, đơn vị nào Tuy nhiên để tăng cường và phát huy được vai trò của công tác văn phòng, đòi hỏi lãnh đạo các cơ quan, đơn vị phải biết tổ chức, chỉ đạo công tác văn phòng một cách khoa học Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần trực tiếp và thường xuyên chăm lo kiện toàn văn phòng, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng vững mạnh Một văn phòng trì trệ, yếu kém biểu hiện sự thiếu quan tâm của thủ trưởng Chánh, phó chánh văn phòng hoặc trưởng, phó trưởng phòng hành chính (cơ quan không có văn phòng) là người trợ thủ đắc lực của thủ trưởng về công tác văn phòng Hàng ngày, chánh, phó chánh văn phòng giúp thủ trưởng điều hành mọi hoạt động công việc hành chính cơ quan, chịu trách nhiệm pháp lý trước thủ trưởng cơ quan về công tác văn phòng

1.4.3 Nội dung hoạt động văn phòng trong cơ quan, đơn vị

Nội dung hoạt động văn phòng thực chất là vấn đề tổ chức công việc văn phòng, hoạt động văn phòng bao gồm những nội dung sau:

* Tổ chức bộ máy

- Cơ cấu tổ chức hay nói cách khác bộ máy của cơ quan, đơn vị đòi hỏi phải được thiết kế sao cho gọn nhẹ, không cồng kềnh, không chồng chéo, mọi hoạt động trong bộ máy từ cấp trên xuống cấp dưới phải thông suốt có hiệu quả, các mối quan hệ phải xác định rõ ràng

- Nhà quản lý sẽ tham gia vào việc phân công việc tức là chỉ định và kết hợp trong phạm vi trách nhiệm của mình Những kế hoạch, nỗ lực của cấp thấp hơn trong tổ chức phải được xem xét vì phải có sự phối hợp của phòng ban để tránh sự lặp lại hoặc trùng lặp không cần thiết

* Điều hành công việc văn phòng

- Yêu cầu quan trọng và cơ bản đối với hoạt động văn phòng đó là điều hành công việc trong văn phòng

- Điều hành công việc trong văn phòng là sự đảm bảo cho cán bộ dưới quyền thực hiện tốt nhất công việc được giao đảm bảo cho họ tiếp nhận chính xác, kịp thời triển khai công việc được giao

- Điều hành công việc trong văn phòng là sự tác động đúng đắn vào một khâu cần thiết nào đó để khuyến khích cán bộ làm việc nhằm đem lại hiệu quả cao nhất

- Để tránh hiện tượng trì trệ trong công việc thì việc điều hành công việc phải đảm bảo các nguyên tắc sau:

+ Mệnh lệnh điều hành phải đúng với thực tế của người thực thi + Mục tiêu đặt ra cho việc điều hành phải hài hòa có thể hỗ trợ nhau trong khuôn khổ mục tiêu chung của cơ quan

+ Thủ tục áp dụng trong quá trình điều hành phải rõ ràng, dễ thực hiện

* Xây dựng quy chế

- Các quy chế làm việc trong cơ quan được xây dựng thông qua hệ thống văn phòng nhằm quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ của cán bộ, công chức, quy định của mỗi bộ phận trong cơ quan, quy định các cách thức phối hợp để hoạt động có hiệu quả

- Khi xây dựng quy chế làm việc cần chú ý có hai loại quy chế:

Loại 1: Quy chế mang tính chất quy phạm chung được áp dụng trong toàn bộ các cơ quan, trong bộ máy Nhà nước Đó là những quy định nhằm giải quyết các nhiệm vụ như tuyển dụng, vấn đề đào tạo, xét tuyển

Loại 2: Quy chế nhằm đề ra những áp dụng đối với các cơ quan, đơn vị, phòng ban mang tính chất đặc thù

* Tổ chức cuộc họp hội nghị

- Các cuộc họp, hội nghị là hình thức phát huy nền dân chủ xã hội chủ nghĩa, để phát huy trí tuệ của tập thể Đó là hình thức để tập thể lao động ra quyết định hoặc để bàn bạc công việc có liên quan đến đơn vị, để học tập, trao đổi thông tin…

- Để các cuộc họp, hội nghị được tổ chức tốt đòi hỏi văn phòng phải xác định rõ ràng mục đích, thành phần, thời gian, chương trình nghị sự, tài liệu cho cuộc họp, chuẩn bị cơ sở vật chất cho cuộc họp

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 15

* Nghiệp vụ văn thư - lưu trữ

Đối với hoạt động văn phòng thì công tác văn thư - lưu trữ giữ vị trí rất quan trọng Làm tốt nhiệm vụ này cũng chính là việc thực hiện các hoạt động văn phòng thông suốt và có hiệu quả

 Công tác văn thư

- Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ công tác quản lý bao gồm toàn bộ các công việc về xây dựng văn bản và tổ chức quản lý giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị Công tác văn thư bao gồm những nội dung chính sau đây:

+ Xây dựng và ban hành văn bản như: soạn thảo văn bản, đánh máy, ban

- Lưu trữ là sự lựa chọn tài liệu, giữ lại và tổ chức khoa học những văn bản, tài liệu có giá trị được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, để làm bằng chứng và tra cứu thông tin khi cần thiết

- Nội dung của công tác lưu trữ bao gồm:

+ Thu thập bổ sung tài liệu vào các phòng lưu trữ + Xác định giá trị tài liệu, phân loại, đăng ký, thống kê + Bảo quản tài liệu

+ Tiêu hủy tài liệu khi đến hạn

* Thu nhận và xử lý thông tin trong cơ quan, đơn vị

- Thông tin được coi là yếu tố vật chất quan trọng trong quản trị nội dung và trong hoạt động văn phòng nói riêng

- Thông tin là những tin tức mới được thu nhận, cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó

- Mục tiêu phục vụ thông tin cho hoạt động của các cơ quan, đơn vị là đảm bảo cho hoạt động của từng cơ quan, đơn vị, từng bộ phận trong cơ quan được cung

cấp đầy đủ các thông tin cần thiết, từ đó tạo điều kiện cho hoạt động của cơ quan có hiệu quả cao nhất

- Mục tiêu đó được thực hiện có thể đưa vào các hệ thống văn bản quản lý, mệnh lệnh được truyền đạt từ cấp trên xuống cấp dưới

- Việc thu nhận và xử lý thông tin trong hoạt động văn phòng là nhằm thực hiện các mục đích sau:

+ Thực hiện sự thay đổi gây ảnh hưởng lên hoạt động của cơ quan, đơn vị + Thông tin cần thiết cho việc thực hiện các chức năng quản lý của cơ quan Đặc biệt thông tin cần thiết để :

 Xây dựng và phổ biến các mục tiêu của cơ quan  Lập kế hoạch, chỉ tiêu để đạt được những mục tiêu đó

 Tổ chức các nguồn nhân lực và các nguồn khác theo cách có kết quả và hiệu quả cao nhất

 Lựa chọn, đánh giá và phát triển cán bộ, công nhân viên trong cơ

- Công tác hậu cần được hiểu là các yếu tố có liên quan đến tổ chức nơi làm việc của cơ quan, cải thiện điều kiện làm việc cho người lao động, các điều kiện vật chất như nhà cửa, vật tư, thiết bị tài chính mà văn phòng phải cung ứng

- Tổ chức phục vụ hậu cần trong công sở bao gồm phục vụ kỹ thuật như cung cấp thông tin, tài liệu, tư liệu và trang thiết bị phục vụ cho hoạt động hậu cần của cán bộ, công nhân viên trong cơ quan

- Trong từng trường hợp và theo yêu cầu cụ thể mà văn phòng phải cung cấp đầy đủ, kịp thời các trang thiết bị, vật dụng cần thiết cho cơ quan vào từng thời điểm

- Bảo đảm môi trường làm việc lành mạnh, tạo diện mạo đàng hoàng, khang

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 17

- Góp phần xây dựng tổ chức theo hướng hiện đại hoá để hoà nhập với sự phát triển chung của thời đại

* Công tác quản lý nguồn nhân lực

- Tính hữu hiệu của bất kỳ cơ quan, tổ chức, đơn vị nào cũng tùy thuộc vào việc sử dụng có hiệu quả các nguồn tài nguyên của mình trong đó có nguồn tài nguyên vô cung quý giá, đó là nguồn nhân lực Yếu tố nhân lực đóng một vai trò chính trong toàn bộ thành công của tổ chức Sự quan tâm đến nguồn lực của nhà quản lý sẽ giúp cải thiện hiệu quả lao động của tổ chức nói chung và của từng thành viên trong tổ chức nói riêng

- Công tác quản lý nguồn nhân lực bao gồm các nội dung sau:

+ Quản lý về giờ giấc, thời gian làm việc của đội ngũ cán bộ công nhân viên trong cơ quan, đơn vị

+ Theo dõi, đôn đốc việc thực hiện các quy chế, quy định, quyết định ban hành trong cơ quan

+ Quản lý về số lượng, chất lượng lao động

+ Công tác tổ chức tiền lương của cán bộ, công nhân viên + Công tác đào tạo, bồi dưỡng, phát triển nguồn nhân lực + Chế độ chính sách cho người lao động

+ Khen thưởng, kỷ luật, thuyên chuyển, tuyển dụng

1.5 Sự cần thiết phải tổ chức khoa học văn phòng

- Tổ chức khoa học văn phòng cơ quan tức là làm cho môi trường văn phòng phù hợp với các yêu cầu và khả năng của nhân viên không chỉ trong việc thiết kế văn phòng mà còn trong quá trình tổ chức nguồn nhân lực văn phòng và thực hiện các hoạt động văn phòng

- Để tổ chức được khoa học văn phòng cần căn cứ vào các điều kiện sau:

+ Căn cứ vào trình độ chuyên môn và sự hiểu biết của cán bộ công nhân viên trong văn phòng để có thể bố trí, sắp sếp con người cho đúng người, đúng việc Đây là cơ sở đầu tiên cho công tác quản trị văn phòng đem lại hiệu quả cao

+ Căn cứ vào các hoạt động tâm lý xã hội tác động đến cơ quan, văn phòng

+ Căn cứ vào cơ sở vật chất, trang thiết bị mà văn phòng được cung ứng - Tổ chức khoa học hoạt động văn phòng có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động của cơ quan, có tác dụng thúc đẩy hoạt động văn phòng cơ quan đem lại hiệu quả cao bởi văn phòng là bộ mặt của cơ quan, nơi giao tiếp công việc của cơ quan với cơ quan khác, là cầu nối giữa cơ quan với khách hàng Thông qua văn phòng, các cơ quan bên ngoài, bạn hàng có thể hiểu phần nào hình thức hoạt động, tổ chức hoạt động của cơ quan từ đó có thể đánh giá được khả năng và vị trí của cơ quan

- Trong quá trình hoạt động văn phòng phải luôn đảm bảo cung ứng đầy đủ các vật dụng cần thiết, các thiết bị phục vụ để cho hoạt động của cơ quan thông suốt, có hiệu quả cao, không trì trệ

Vì vậy cần tổ chức khoa học văn phòng cơ quan và phải được tiến hành thường xuyên, kịp thời, có kế hoạch nhằm đem lại hiệu quả cao nhất

* Văn phòng cơ quan khi đi vào hoạt động chịu ảnh hưởng bởi nhiều yếu tố: - Sắp xếp nhân sự: đây là yếu tố có ý nghĩa rất lớn đến hoạt động văn phòng

của cơ quan Nếu như việc sắp xếp nhân sự văn phòng không khoa học, các mối quan hệ không được xác định rõ ràng, rành mạch thì trong công việc sẽ không đem lại hiệu quả Tùy theo tính chất của mỗi loại công việc mà cơ quan có thể lựa chọn, sắp xếp nguồn nhân lực khác nhau cho phù hợp với mục tiêu của mình dựa trên cơ sở về cơ cấu và chất lượng nguồn nhân lực

- Tổ chức lao động: là việc áp dụng những biện pháp tổng hợp kỹ thuật, tổ

chức, kinh tế, tâm sinh lý và xã hội vào việc thực hiện công việc văn phòng nhằm sử dụng cao nhất các nguồn vật chất và lao động, bảo đảm sử dụng tiết kiệm lao động và giữ gìn sức khỏe cho cán bộ công nhân viên Do người lao động là yếu tố trung tâm và cũng là mục đích của nền sản xuất nên trong quá trình tổ chức lao động mọi biện pháp đều nhằm tạo điều kiện cho người lao động làm việc có hiệu quả cao và làm cho bản thân người lao động ngày càng hoàn thiện và phát triển

- Công nghệ thông tin: Do sự phát triển không ngừng của khoa học kỹ thuật

ngày càng nhiều, các cơ quan, đơn vị áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động văn phòng của mình Nếu như các công việc văn phòng chỉ được thực hiện theo

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 19

phương pháp thủ công, đơn giản thì hiệu quả hoạt động văn phòng sẽ không cao, tiến độ thực hiện công việc chậm, kém chính xác Công nghệ thông tin ảnh hưởng rất lớn đến hiệu quả hoạt động văn phòng, nó cần được các cơ quan, đơn vị xem xét, áp dụng kịp thời

- Môi trường làm việc: là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến người lao động, đến

việc thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng Yếu tố vật chất của văn phòng góp phần tạo nên môi trường làm việc của nhân viên, văn phòng có điều kiện vật chất tốt giúp giảm bớt sự mệt mỏi và căng thẳng về cả tinh thần lẫn thể chất, điều này sẽ cải thiện năng suất và chất lượng công việc, hạn chế sự mệt mỏi và những sai sót trong quá trình thực hiện công việc

Các yếu tố môi trường làm việc bao gồm: - Y tế và phúc lợi

- Sự sạch sẽ trong văn phòng - Sự an toàn

- Trang trí văn phòng

- Nhiệt độ, âm thanh, tiếng ồn - Yếu tố văn hóa tổ chức

* Một số nguyên tắc hoạt động của văn phòng

Thuật ngữ nguyên tắc được hiểu đó là những tiêu chuẩn hành vi mà mọi tổ chức và cá nhân phải tuân theo Các nguyên tắc được xây dựng trên cơ sở từ thực tiễn do vậy các nguyên tắc không phải là bất biến Khi điều kiện khách quan thay đổi các nguyên tắc cũng thay đổi theo

Việc tổ chức hoạt động văn phòng cơ quan phải đảm bảo theo đúng các nguyên tắc đã được ban hành, sau đây là một số nguyên tắc chính:

 Nguyên tắc pháp chế

Pháp chế được hiểu là việc thực hiện quy định, quy chế, nội quy văn phòng ban hành buộc mọi người trong cơ quan phải thực hiện đúng, đầy đủ, nghiêm chỉnh và chính xác

Khi các quy định, quy chế về hoạt động văn phòng được xây dựng ban hành thì buộc các nhà quản trị văn phòng phải tiếp nhận, tuân theo các quy chế, quy định

đồng thời giáo dục, tuyên truyền cho mọi thành viên trong văn phòng phải thực hiện các quy chế, quy định đó Nếu cá nhân nào có hành vi vi phạm sẽ chịu hình thức xử lý tùy thuộc theo mức độ vi phạm và quy định chung của cơ quan

 Nguyên tắc tập trung dân chủ

Nguyên tắc tập trung dân chủ là đảm bảo cho việc thu hút các bộ công nhân viên trong cơ quan cùng tham gia vào việc quản lý của cơ quan Đối với hoạt động văn phòng nguyên tắc này nhằm phát huy năng lực tính trách nhiệm của toàn thể thành viên trong văn phòng tham gia vào mọi hoạt động của văn phòng, đây được xem là yếu tố rất quan trọng liên quan đến hiệu lực hiệu quả hoạt động của

văn phòng

 Nguyên tắc liên tục

Văn phòng cơ quan là nơi thực hiện các hành vi quản lý và đảm bảo phục vụ các dịch vụ hành chính, đáp ứng nhu cầu của cơ quan Do vậy dòng thông tin quản lý phải liên tục, thông suốt Nguyên tắc này yêu cầu thể hiện trong thực tế qua việc văn phòng phải đảm bảo quy định về giờ làm việc hành chính thực hiện chế độ thường trực giao tiếp, giải quyết công việc hàng ngày, chế độ phân công ủy quyền trách nhiệm, các chế độ về báo cáo thống kê, văn thư…Không để xảy ra tình trạng gián đoạn hay ngừng trệ công việc ở văn phòng, ở giữa các bộ phận, đơn vị văn phòng với nhau

 Nguyên tắc quyền hạn gắn với trách nhiệm

Tổ chức cơ quan nói chung và hoạt động văn phòng nói riêng là một tập hợp những người có quan hệ với nhau thông qua một hệ thống quyền hạn và trách nhiệm chung để đạt đến một mục tiêu chung Bởi vậy quyền hạn và trách nhiệm là hai yếu tố phải được kết hợp mới tạo ra hiệu quả của một tổ chức, có nghĩa là có quyền hạn thì phải có trách nhiệm tương ứng thẩm quyền được trao cho để xử lý công việc phải làm hết quyền hạn được giao và phải chịu hậu quả pháp lý về những hành vi công việc của mình

Nguyên tắc này là con đường dẫn đến thành công của một tổ chức, cơ quan, do đó nó phải được coi trọng, thực hiện

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 21

 Nguyên tắc nhà quản trị văn phòng đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao

Vì người quản trị văn phòng giữ vai trò quan trọng trong cơ quan, đơn vị tạo động lực thúc đẩy lĩnh vực phụ trách nên đòi hỏi nhà quản trị văn phòng phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ hành chính cao Trình độ của người quản lý tỷ lệ thuận với phạm vi quản lý và trình độ tiên tiến của các biện pháp quản lý Điều đó có nghĩa là người quản lý giỏi, có nghiệp vụ hành chính cao càng rộng, phạm vi và cấp bậc cho phép sẽ càng lớn

Để đảm bảo cho các nguyên tắc trên thực tế được thực hiện nghiêm chỉnh, vai trò chỉ huy của người đứng đầu công sở là rất quan trọng Người lãnh đạo phải kịp thời phát hiện những sai sót, trục trặc trong quá trình vận hành để điều chỉnh cho công việc của cơ quan luôn ổn định và phát triển đúng định hướng

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI XÍ NGHIỆP SỬA CHỮA TÀU 81

Vài nét tổng quan về Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

1 Khái quát về sự hình thành và phát triển của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

Do Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là một trong ba đơn vị thành viên có tư cách pháp nhân không đầy đủ trực thuộc Công ty cổ phần vận tải thuỷ 4 nên sự hình thành và phát triển của Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 gắn liền với sự hình thành và phát triển của Công ty cổ phần vận tải thuỷ số 4

Từ những năm giữa thập kỷ 60 Công ty Vận tải thủy số 4 tên là đơn vị KT66 đơn vị tiền thân của Công ty bây giờ Khi đất nước còn chiến tranh đơn vị được bộ giao thông giao nhiệm vụ vận tải sông và những sà lan loại nhỏ chuyên vận chuyển dầu mỏ, than đá, và các loại vũ khí, lương thực, thuốc men từ đầu nguồn Đông Bắc đến Miền Nam

Hòa bình lập lại, để đáp ứng nhịp điệu khẩn trương của công cuộc khôi phục kinh tế sau chiến tranh từ giã tên gọi KT66 với đội ngũ phương tiện sẵn có và bổ sung thêm, đơn vị được mang tên là Xí nghiệp 202 Sau đó Bộ Giao thông Vận tải (GTVT) đổi thành Xí nghiệp Vận tải sông Bạch Đằng và hoạt động được gần 3 năm

Trong điều kiện khối lượng vận tải lớn, đội ngũ thuyền viên hoạt động phân tán, địa bàn rộng, phương thức giao nhận chậm, cơ chế của Xí nghiệp chưa hoàn chỉnh, không đáp ứng kịp thời với quy mô sản xuất, đặc biệt Nhà máy nhiệt điện Phả Lại ra đời mỗi năm tiêu thụ 1,5 triệu tấn than, đòi hỏi phải có đội ngũ vận chuyển than ổn định phục vụ nhiên liệu cho nhiệt điện Phả Lại và nhà máy phân đạm Hà Bắc, Bộ GTVT Cục đường sông quyết định tách Xí nghiệp Sông Bạch Đằng ra thành Công ty 3 là vận tải sông số 3 thành số 4, với nhiệm vụ của Công ty là vận chuyển hàng, nhập hàng lương thực và hàng bách hóa

Công ty Vận tải thủy số 4 lại trở về với mặt hàng truyền thống quen thuộc đó là vận tải than căn cứ vào quyết định số 216/TCCB-LĐ ngày 28/12/1982 của Bộ GTVT

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – QT1001P 23

Ngày 5 tháng 7 năm 1993 Bộ GTVT đã ra quyết định số 1354/TCCB-LĐ thành lập doanh nghiệp Nhà nước “Công ty Vận tải thủy số 4” Nhưng đến năm 2005 theo quyết định số 926/QĐ-BGTVT Hà Nội ngày 06 tháng 4 năm 2005 công ty chuyển đổi thành Công ty cổ phần Vận tải thủy số 4

1.1 Cơ cấu tổ chức

Xí nghiệp sửa chữa tàu 81 là Chi nhánh của Công ty Cổ phần vận tải thủy số 4 chuyên làm nhiệm vụ sữa chữa, đóng mới phương tiện thủy cho Công ty

Sau đây là sơ đồ tổ chức bộ máy xí nghiệp sửa chữa tàu 81:

Sơ đồ tổ chức bộ máy Xí nghiệp sửa chữa tàu 81

( Nguồn : Ban Nhân chính – Kế hoạch )

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 25 Tháng 01 năm 2006 Xí nghiệp bắt đầu hoạt động theo quy mô Cổ phần hóa của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4 Trong khi sắp xếp lại lao động Công ty đã giải quyết cho 79 lao động của Xí nghiệp về nghỉ hưởng chế độ 41CP của Chính phủ, trong đó có 08 lao động gián tiếp

Số lao động năm 2005 là 286 người, trong đó có 40 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ kho Hiện nay là 214 người trong đó có 31 lao động gián tiếp cả lái xe và phụ kho

Xí nghiệp đã tinh giảm gọn nhẹ từ 5 ban nghiệp vụ ( Ban Nhân chính , Ban Tài chính, Ban Kỹ thuật - Điều độ, Ban Kế hoạch - Vật tư, Ban bảo vệ, 02 phân xưởng) còn 3 ban nghiệp vụ gồm: Ban nhân chính - Kế hoạch, Ban Kỹ thuật - Điều độ, Ban Tài chính

1.2 Chức năng, nhiệm vụ của Xí nghiệp

* Chức năng

Xí ngiệp sửa chữa tàu 81 hoạt động với chế độ hạch toán phụ thuộc, chịu trách nhiệm trước Công ty cổ phần Vận tải thủy số 4 về hoạt động sản xuất kinh doanh của mình, có con dấu để giao dịch

* Nhiệm vụ

Nhiệm vụ chủ yếu: Đóng mới, sửa chữa phương tiện Vận tải thủy ( Sà lan, tàu sông, tàu công trình, tàu chở dầu, tàu đặc chủng phục vụ nền kinh tế quốc dân ) Theo kế hoạch của Công ty Cổ phần Vận tải thủy số 4 và tận dụng công suất máy móc thiết bị hiện có, lực lượng lao động lành nghề, vị trí thương mại ưu đãi sửa chữa đóng mới phương tiện Vận tải thủy cho khác ngoài nhằm tăng thu nhập cho người lao động

1.3 Chức năng, nhiệm vụ các phòng ban * Ban lãnh đạo

Giám đốc Xí nghiệp:

- Giám đốc Xí nghiệp là người tổ chức điều hành cơ cấu tổ chức, sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp

- Giám đốc chịu sự giám sát của Công ty và hoạt động chi phối theo Hiến pháp – Pháp luật hiện hành của Nhà nước

- Giám đốc Xí nghiệp chịu trách nhiệm về thu nhận và các chế độ theo luật định với người lao động trong phạm vi quản lý

Bí thư Đảng ủy:

Bí thư Đảng ủy thực hiện vai trò của Đảng trong Xí nghiệp thông qua văn phòng Đảng ủy

Chủ tịch công đoàn:

Chủ tịch công đoàn có trách nhiệm cùng Giám đốc Xí nghiệp quản lý lao động trong Xí nghiệp thông qua văn phòng Công đoàn

Phó giám đốc:

- Phó Giám đốc thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Giám đốc Xí nghiệp và chịu trách nhiệm trước Giám đốc Xí nghiệp về nhiệm vụ được giao

- Phó giám đốc Xí nghiệp thực hiện nhiệm vụ theo sự phân công của Giám đốc Xí nghiệp về mặt kỹ thuật và khối kỹ thuật

- Nghiên cứu và xây dựng kế hoạch, phương án đầu tư, phát triển công nghệ, kỹ thuật sản xuất, xây dựng chính sách quản lý kỹ thuật cho từng giai đoạn, từng loại sản phẩm khác nhau sao cho đáp ứng được yêu cầu sản xuất của từng thời kỳ khác nhau cũng như của từng sản phẩm xây dựng tiêu chuẩn sản phẩm truyền thống và các đề án cải tiến mẫu mã, kết cấu sản phẩm hướng đến hoàn thiện các tiêu chuẩn hóa sản phẩm truyền thống và các đề án cải tiến mẫu mã, kết cấu sản phẩm hướng đến hoàn thiện các tiêu chuẩn, chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật của sản phẩm qua từng giai đoạn

- Phó giám đốc có nhiệm vụ tổ chức điều hành các mặt công tác quản lý kỹ thuật cụ thể như chuẩn bị kỹ thuật về thiết kế, công nghệ, thiết bị kiểm tra chất lượng theo kế hoạch và tiến độ sản xuất, quy trình, bảo trì máy móc thiết bị đảm bảo tiến hành sản xuất liên tục, xây dựng định mức chi phí vật tư, năng lượng nhiên liệu, lao động cho từng đơn vị sản phẩm, nâng cao trình độ chuyên môn cho đội ngũ lao động

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 27

* Ban Nhân chính – Kế hoạch

Chức năng:

- Chức năng tham mưu tổng hợp: Ban Nhân chính – Kế hoạch tiến hành các hoạt động có liên quan đến nhiều mặt có tính chất tổng hợp, trong việc tham mưu tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo Xí nghiệp

- Chức năng hậu cần quản trị: phục vụ cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của Xí nghiệp

- Ban Nhân chính – Kế hoạch thực hiện chế độ chính sách với người lao động

Nhiệm vụ:

- Ban Nhân chính – Kế hoạch có nhiệm vụ xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện

- Chịu trách nhiệm thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động của Xí nghiệp; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ quản lý điều hành của lãnh đạo Xí nghiệp

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn về văn bản cho Giám đốc Xí nghiệp và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản

- Tổ chức thực hiện công tác văn thư – lưu trữ, bảo quản con dấu

- Thành lập danh bạ cán bộ công nhân viên (CBCNV), danh sách biến động ngạch bậc của CBCNV

- Chỉnh lý, bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục tiếp nhận, bố trí, điều động, khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, bãi nhiễm CBCNV ra khỏi Xí nghiệp và công việc khai thác về nhân sự, lao động

- Theo dõi thời gian công tác tham gia bảo hiểm xã hội (BHXH) của CBCNV, quản lý sổ BHXH và xác nhận hàng năm

- Mua sắm các trang thiết bị, xây dựng cơ bản - Sửa chữa quản lý cơ sở vật chất văn phòng - Bảo vệ trật tự trị an, an toàn cơ quan

- Tổ chức các cuộc họp hội nghị của Xí nghiệp và tiếp khách

- Thực hiện công tác quản lý lao động – định mức lao động – tiền lương

- Thực hiện các chế độ người lao động do pháp luật quy định - Đảm bảo định mức lao động về sử dụng quỹ tiền lương hợp lý

- Thực hiện chương trình bồi dưỡng cán bộ, nhân viên, nâng bậc cho công nhân - Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác lao động, tiền lương tháng, quý năm kịp thời chính xác

- Đề xuất các quy định, quy chế phục vụ công tác quản lý điều hành của Xí nghiệp

* Ban Tài chính

Chức năng:

- Ban Tài chính tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp việc sử dụng vốn trong sản xuất kinh doanh

- Tính toán phản ánh tình hình sử dụng vốn, biến động về lao động, vật tư tiền vốn

- Tính đủ đúng các loại chi phí sản xuất kinh doanh, giá thành sản phẩm Xác định chính xác kết quả sản xuất kinh doanh

- Theo dõi và dự báo tính biến động về giá cả thị trường, hàng tháng, quý Ban có trách nhiệm lập báo cáo gửi cấp trên

- Tập hợp số liệu, làm dự toán, quyết toán giá thành sản phẩm đóng mới, sửa chữa nội bộ và khách hàng ngoài

Nhiệm vụ:

- Kế toán có trách nhiệm thu thập, xử lý thông tin số liệu kế toán, theo dõi nội dung công việc theo chuẩn mực và chế độ kế toán

- Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp, thanh toán nợ, kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản, phát hiện và ngăn ngừa các hành vi, vi phạm pháp luật về tài chính, kế toán

- Phân tích thông tin số liệu kế toán, tham mưu đề xuất các giải pháp phục vụ Giám đốc quyết định kinh tế, tài chính của đơn vị

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 29 - Xây dựng các biện pháp hạ giá thành sản phẩm

Yêu cầu của Ban Tài chính - Kế toán:

- Phản ánh đầy đủ nghiệp cụ kinh tế, tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán, sổ sách kế toán và báo cáo tài chính

- Phản ánh kịp thời, đúng thời gian quy định thông tin số liệu kế toán - Phản ánh rõ ràng, dễ hiểu và chính xác thông tin, số liệu kế toán

- Phản ánh trung thực hiện trạng, bản chất sự việc, nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế tài chính

- Thông tin số liệu kế toán phải được phản ánh liên tục từ khi phát sinh đến khi kết thúc nghiệp vụ kinh tế, tài chính

- Thu thập xử lý thông tin, số liệu kế toán Kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi tài chính, các nghĩa vụ thu nộp, thanh toán công nợ, kiểm tra việc sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài sản

- Phân tích thông tin, số liệu kế toán khi Trưởng ban, Giám đốc yêu cầu Báo cáo số liệu kế toán theo quy định của pháp luật

* Ban Kỹ thuật – Điều độ

Chức năng:

- Ban Kỹ thuật – Điều độ tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp về công tác thực hiện kế hoạch tháng, quý, năm mà Công ty giao

- Tham mưu cho Giám đốc các biện pháp quản lý và cung cấp vật tư, giữ gìn máy móc trang thiết bị

- Đề xuất với Giám đốc các phương án sửa chữa, tiến độ sản xuất, công tác kỹ thuật, an toàn sản xuất, điều độ sản xuất

Nhiệm vụ:

- Xây dựng kế hoạch mua sắm mới trang thiết bị, dụng cụ lao động, kế hoạch sửa chữa máy móc thiết bị hiện có của Xí nghiệp, phân bổ các khoản chi phí trong chi phí quản lý Công ty duyệt

- Dự thảo các văn bản đối ngoại, hồ sơ cần thiết để ký hợp đồng kinh tế, đôn đốc thực hiện, thanh lý hợp đồng

- Xây dựng biện pháp quản lý vật tư, máy móc thiết bị

- Cung cấp phần vật tư Công ty giao phục vụ sản xuất trong, ngoài đảm bảo đầy đủ, kịp thời, đồng bộ

- Cập nhật số liệu thực hiện chế độ, báo cáo thông kê hàng tháng, quý năm kịp thời, chính xác, bóc tách kết cấu giá thành sản phẩm

- Lập phương án sửa chữa phải là kết hợp đồng thời cả vỏ, máy, điện, nguội, mộc, bảo dưỡng đề trình lên cấp trên

- Tính toán dự trù vật tư, vật liệu cho mỗi loại sản phẩm - Kiểm tra các phương án sửa chữa, phiếu xác nhận công việc - Xây dựng tiến độ thi công, các bước công nghệ

- Đảm bảo công tác kỹ thuật, an toàn lao động, tiến độ sản xuất

- Căn cứ vào tiến độ công nghệ của từng phương tiện, thực tế sản xuất, báo cáo Giám đốc xây dựng kế hoạch sản xuất cho ngày hôm sau

- Tập hợp những yêu cầu kỹ thuật, cân đối công việc theo tiến độ sản xuất xây dựng, nắm bắt chính xác, chắc chắn công việc hàng ngày và bám sát tiến độ

- Điều động trực tiếp các tổ sản xuất theo kế hoạch hàng ngày, đôn đốc các tổ sản xuất thi công đảm bảo chất lượng, tiến độ đã xây dựng

- Quản lý và cân đối chính xác việc cấp phát vật tư theo công việc thực tế đang thi công

- Quản lý hồ sơ máy móc thiết bị: công cụ, lên phương án khảo sát sửa chữa từng phương tiện

- Quản lý trạm biến thế và lưới điện hạ thế của Xí nghiệp

- Quản lý hồ sơ bảo hộ lao động, cấp phát Bảo hộ lao động, lập kế hoạch Bảo hộ lao động, làm báo cáo tổng kết hàng quý, năm công tác Bảo hộ lao động

- Hoàn thành công tác đăng kiểm theo đúng thời hạn quy định

- Tham gia các đề tài khoa học, đề xuất các biện pháp cải tiến kỹ thuật, nâng cao năng xuất lao động, tiết kiệm chi phí giảm giá thành

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 31

1.4 Kết quả đạt đƣợc của Xí nghiệp trong một số năm qua

Từ khi cổ phần hóa cho đến nay, Xí nghiệp đã luôn cố gắng tiến hành sản xuất kinh doanh có hiệu quả đảm bảo đời sống cho cán bộ công nhân viên và hoàn thành nghĩa vụ thuế đối với Nhà nước

Xí nghiệp đã thực hiện tốt quy chế dân chủ, cán bộ công nhân viên được tham gia bàn bạc, đóng góp về tay nghề và trí tuệ cho các cho công việc sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Từ đó tạo tư tưởng thoải mái và động lực kích thích phong trào thi đua lao động sản xuất trong cán bộ công nhân viên

Xí nghiệp luôn tích cực tìm kiếm thêm nhiều việc ngoài, từng bước nâng cao thu nhập cho người lao động Đặc biệt, Xí nghiệp đã điều chỉnh các quy định trả lương có ưu tiên cho khối lao động trực tiếp làm ra sản phẩm, thực hiện phân phối công bằng theo năng suất lao động, đáp ứng kịp thời mong muốn của người lao động

Trong công tác điều hành sản xuất, cán bộ lãnh đạo luôn sâu sát, nắm chắc công việc, tiến độ của từng phương tiện để phân công các cán bộ kỹ thuật chịu trách nhiệm quản lý và giám sát, bố trí tổ đủ năng lực thi công Bên cạnh đó kịp thời khen thưởng những tổ có nhiều cố gắng động viên phong trào thi đua lao động sản xuất, đồng thời có biện pháp xử lý với những tổ và cá nhân vi phạm

Xí nghiệp đã thực hiện tốt đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà nước cũng như đối với Công ty như thu nộp thuế, thu Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế, Quỹ hỗ trợ dự phòng mất việc làm, Quỹ thất nghiệp và đảm bảo đầy đủ quyền lợi cho người lao động Việc chi trả lương và thanh toán các quyền lợi khác cho người lao động đúng quy chế, công khai bảng lương hàng tháng cho từng lao động theo tổ sản xuất, tạo được lòng tin trong cán bộ công nhân viên

Ngoài việc sản xuất kinh doanh có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn, Xí nghiệp còn tham gia đóng góp không nhỏ vào việc nâng cao năng lực cũng như chất lượng sửa chữa như: hoán cải nâng cấp phương tiện Vận tải có trọng tải lớn hơn 1000 tấn, thực hiện các bước công nghệ và quy trình kỹ thuật được chặt chẽ hơn Vì vậy đã

được Công ty đánh giá cao về chất lượng kỹ thuật cũng như mỹ thuật, được khách hàng rất tin tưởng và tín nhiệm, đưa phương tiện vào sửa chữa và đặt hàng đóng mới tại Xí nghiệp

Mặc dù bị ảnh hưởng của những biến động kinh tế ở trong nước và ngoài nước nhưng Xí nghiệp đã cố gắng khắc phục, vượt qua mọi khó khăn thử thách Dưới đây là một vài số liệu phản ánh kết quả đạt được của Xí nghiệp, cụ thể là:

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 33

Bảng 1 : BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH

Đơn vị tính: đồng

2008/2009Tỷ lệ (%)1 Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 35.797.315.827 37.673.095.170 1.875.779.343 5.24

3 Doanh thu thuần về bán hàng và cung

9.Chi phí quản lý doanh nghiệp 1.514.910.384 1.649.892.461 134.982.077 8.9102

10 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh

17 Lợi nhuận sau thuế TNDN ( 60 = 50-51-52 )

(Nguồn:Ban Tài chính- Xí nghiệp sửa chữa tàu 81)

Nhận xét:

Căn cứ vào bảng số liệu trên ta thấy doanh thu thuần năm 2009 tăng so với năm 2008, cụ thể tăng 1.875.779.343 đồng tương ứng với 5,24% Cả 2 năm 2009 và 2008 không có khoản giảm trừ doanh thu nên doanh thu thuần bằng tổng doanh thu

Giá vốn năm 2009 tăng 2.083.214.285 đồng so với năm 2008 tương ứng 6,15% Năm 2008 và năm 2009 là những năm có nhiều biến động về giá cả, do chi phí đầu vào như: điện, nước, xăng dầu, giá nguyên vật liệu… biến động tăng do đó ảnh hưởng không nhỏ tới giá vốn của các mặt hàng Cùng với việc tăng doanh thu, giá vốn cũng tăng, nhưng do tốc độ tăng của giá vốn lớn hơn tốc độ tăng của doanh thu nên mặc dù chỉ tiêu doanh thu năm 2009 có tăng so với năm 2008 nhưng chỉ tiêu lợi nhuận lại giảm xuống 207.434.945 đồng tương ứng với 10,78% Điều này có thể do Xí nghiệp chưa tiết kiệm được chi phí sản xuất để hạ giá thành, trong thời gian tới Ban lãnh đạo nên có các biện pháp nhằm hạ giá thành sản phẩm và tăng doanh thu

Mặt khác, Xí nghiệp mới đi vào cổ phần hóa, đang trong thời gian hoàn thiện nên chi phí quản lý doanh nghiệp vẫn còn cao, đây có thể coi là nhược điểm của Xí nghiệp Năm 2009 cuộc khủng hoảng tài chính có ảnh hưởng không nhỏ đến nền kinh tế Việt Nam, nhu cầu về lưu thông vận tải giảm dẫn đến việc thị trường đóng mới và sửa chữa phương tiện vận tải thuỷ đóng băng Mặc dù có nhiều khó khăn nhưng năm 2009 Xí nghiệp vẫn có lãi dù lãi không nhiều, chỉ đạt 62.254.904 đồng nhưng đây được xem là một thành tích của Xí nghiệp

Tóm lại, qua bảng báo cáo kết quả kinh doanh có thể thấy sự nỗ lực, cố gắng của tập thể Ban lãnh đạo và đội ngũ cán bộ công nhân viên trong Xí nghiệp cùng với sự phát triển đó không thể không kể đến vai trò to lớn của bộ phận văn phòng của Xí nghiệp

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 35

1.5 Những thuận lợi, khó khăn và phương hướng hoạt động năm 2010 của Xí nghiệp

1.5.1 Những thuận lợi, khó khăn

* Thuận lợi:

- Một thuận lợi lớn cơ bản của Xí nghiệp là luôn được Đảng ủy, HĐQT, Giám đốc, Công đoàn Công ty chỉ đạo trực tiếp và quan tâm, tạo điều kiện giúp đỡ Được sự hỗ trợ nhiệt tình của các phòng ban nghiệp vụ trong Công ty

- Có đội ngũ cán bộ công nhân viên nhiệt tình, có tay nghề gắn bó với Xí nghiệp - Đoàn kết nhất trí với quyết tâm cao của Đảng bộ, Giám đốc và các tổ chức đoàn thể công đoàn, thanh niên, phụ nữ cùng toàn thể Cán bộ công nhân viên đều hết lòng tâm huyết với Xí nghiệp Lãnh đạo Xí nghiệp với tinh thần trách nhiệm cao, mạnh dạn, dám nghĩ dám làm, dám chịu trách nhiệm để tiếp cận và tìm kiếm thị trường

- Thị trường vận tải hàng hoá thuỷ nội địa được mở rộng

- Địa hình sản xuất kinh doanh thuận lợi cả đường sông và đường bộ (giáp sông Cấm và đường quốc lộ 5)

- Xí nghiệp đã bố trí tổ chức sản xuất hợp lý, bố trí đủ năng lực thi công

* Khó khăn:

Bên cạnh những thuận lợi trên Xí nghiệp còn gặp nhiều khó khăn sau:

- Năm 2009 do ảnh hưởng của cuộc khủng hoảng kinh tế Thế giới Tình hình kinh tế thị trường có nhiều diễn biến phức tạp, giá cả nguyên vật liệu có nhiều biến động tăng ảnh hưởng đến hiệu quả kinh doanh của Xí nghiệp

- Do ảnh hưởng của khủng hoảng tài chính thế giới nên nhu cầu về lưu thông Vận tải hàng hóa suy giảm nghiêm trọng dẫn tới nhu cầu đóng mới và sửa chữa phượng tiện trên thị trường bị đóng băng làm cho gần 2 tháng đầu năm Xí nghiệp không có việc làm, đã ảnh hưởng trực tiếp đến đời sống của người lao động và kết quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp

- Sự cạnh tranh gay gắt của các doanh nghiệp đóng tàu trên địa bàn

- Do thời tiết có những thay đổi bất thường ảnh hưởng không ít đến việc sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp

- Vào mùa khô nguồn điện lưới quốc gia không đáp ứng đủ nhu cầu sản xuất của Xí nghiệp, thường xuyên bị cắt điện luân phiên để đảm bảo đủ điện năng, do đó Xí nghiệp phải tăng ca thêm giờ nhất là giai đoạn cuối để hoàn thành gấp sản phẩm theo tiến độ đã cam kết với khách hàng

Những thuận lợi và khó khăn trên đây ảnh hưởng rất lớn đến kết quả thực hiện nhiệm vụ sản xuất của Xí nghiệp trong năm qua

1.5.2 Nhiệm vụ, mục tiêu của Xí nghiệp năm 2010 * Nhiệm vụ kế hoạch năm 2010

Các chỉ tiêu pháp lệnh Công ty giao:

- Giá trị sản lượng hàng hóa thực hiện 40.000.000 đồng

Trong đó:

- Thu nhập bình quân: 2.400.000 đồng/người/tháng - Lợi nhuận: 500.000.000 đồng

- Sửa chữa sà lan 250 - 460 tấn: 9 chiếc

- Đóng mới: + 02 đầu máy lắp máy 300 cv/chiếc + 04 sà lan đẩy 460 tấn/chiếc

* Mục tiêu phấn đấu:

- Hoàn thành toàn diện kế hoạch sản xuất Công ty giao

- Tích cực tìm kiếm thị trường, khai thác triệt để mọi nguồn lực, phấn đấu mọi người trong dây chuyền sản xuất có việc làm thường xuyên và ổn định

- Đời sống cán bộ công nhân viên được nâng lên, thu nhập bình quân tăng so với năm 2009

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 37

2 Cơ cấu tổ chức văn phòng tại Ban Nhân chính - Kế hoạch 2.1 Cơ cấu tổ chức Ban Nhân chính – Kế hoạch

(Nguồn: Ban nhân chính – Kế hoạch)

Trong cơ cấu tổ chức của Xí nghiệp, Ban Nhân chính – Kế hoạch có vai trò như là một nhân tố trọng tâm của các nguồn thông tin và phục vụ hậu cần Nếu xét trong tổng thể cơ cấu tổ chức Xí nghiệp thì Ban Nhân chính – Kế hoạch là một bộ phận cấu trúc của Xí nghiệp với vai trò chính là tham mưu giúp việc cho Giám đốc điều hành bộ máy của Xí nghiệp đồng thời cũng là trung tâm phục vụ toàn bộ cơ sở vật chất cần thiết cho hoạt động của Xí nghiệp

2.2 Chức năng nhiệm vụ, quyền hạn của Ban Nhân chính - Kế hoạch

Giống như các phòng ban khác trong Xí nghiệp, Ban Nhân chính – Kế hoạch cũng có những chức năng và nhiệm vụ riêng nhằm duy trì hoạt động và góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh của Xí nghiệp Ban Nhân chính – Kế hoạch có những chức năng nhiệm vụ sau:

2.2.1 Chức năng

- Chức năng tham mưu tổng hợp, tiến hành các hoạt động có liên quan đến nhiều mặt có tính chất tổng hợp, trong việc tham mưu tổ chức, điều hành công việc của lãnh đạo Xí nghiệp

- Chức năng hậu cần quản trị: phục vụ cơ sở vật chất cho mọi hoạt động của Xí nghiệp

2.2.2 Nhiệm vụ

- Ban Nhân chính – Kế hoạch chịu trách nhiệm xây dựng chương trình công tác của cơ quan và đôn đốc thực hiện

- Thu thập, xử lý, quản lý, sử dụng thông tin để từ đó tổng hợp, báo cáo tình hình hoạt động của Xí nghiệp; đề xuất, kiến nghị các biện pháp thực hiện phục vụ quản lý điều hành của lãnh đạo Xí nghiệp

- Thực hiện nhiệm vụ tư vấn văn bản cho Giám đốc Xí nghiệp và chịu trách nhiệm về tính pháp lý, kỹ thuật soạn thảo văn bản

- Tổ chức thực hiện công tác văn thư lưu trữ - bảo quản con dấu

- Thành lập danh bạ CBCNV, danh sách biến động nghạch bậc của CBCNV - Chỉnh lý bổ sung, bảo quản tài liệu nhân sự, giải quyết chính xác những thủ tục tiếp nhận, bố trí, điều động, khen thưởng kỷ luật, bổ nhiệm, bãi nhiệm người ra khỏi Xí nghiệp và các công việc khác về nhân sự, lao động

- Theo dõi thời gian công tác, tham gia BHXH của CBCNV, quản lý sổ BHXH và xác nhận hàng năm

- Mua sắm các trang thiết bị, xây dựng cơ bản - Sửa chữa quản lý cơ sở vật chất văn phòng - Kế hoạch trật tự trị an, an toàn cơ quan

- Tổ chức các cuộc họp hội nghị của Xí nghiệp và tiếp khách

- Thực hiện công tác quản lý lao động - định mức lao động - tiền lương - Thực hiện các chế độ của người lao động do pháp luật quy định

Sinh viên : Phạm Thị Quyên – Lớp QT1001P 39 - Đảm bảo định mức lao động về sử dụng quỹ lương hợp lý

- Thực hiện chương trình bỗi dưỡng cán bộ, nhân viên, nâng bậc công nhân - Thực hiện công tác báo cáo thống kê về công tác lao động, tiền lương tháng, quý, năm kịp thời, chính xác

- Đề xuất các quy định, quy chế phục vụ công tác quản lý điều hành của Xí nghiệp

2.3 Chức năng, nhiệm vụ của các thành viên trong Ban Nhân chính – Kế hoạch

* Trưởng ban

Trưởng ban Nhân chính – Kế hoạch đóng vai trò quản lý cao nhất trong Ban và có trách nhiệm về công việc sau:

- Tổ chức, phân công cán bộ nhân viên theo đúng chức năng để góp phần hoàn thiện nhiệm vụ được giao

- Xây dựng được các văn bản, các nội quy, quy chế về công tác hành chính

- Tổ chức thực hiện công tác mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị in ấn các ấn phẩm phục vụ cho văn phòng đồng thời thực hiện nhiệm vụ chỉ đạo và quản lý quá trình sử dụng

- Tổ chức công tác văn thư lưu trữ và chỉ đạo các nghiệp vụ văn thư lưu trữ khu vực văn phòng của Xí nghiệp

- Tổ chức quản lý về lĩnh vực hành chính và quản trị như làm việc, nhà ở, điện nước sinh hoạt Tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp bố trí sắp xếp chỗ làm việc cho các phòng ban đơn vị của Xí nghiệp

- Tham mưu cho Giám đốc Xí nghiệp, Đảng ủy về công tác thi đua khen thưởng

* Phó ban

- Giúp Trưởng ban xây dựng các văn bản, các nội quy, quy chế, và công tác hành chính, theo dõi việc sử dụng các trang thiệt bị văn phòng…

- Quản lý về lĩnh vực tạp vụ, vệ sinh môi trường…

- Phụ trách công tác tuyên truyền giúp Trưởng ban xây dựng được nội quy, quy chế về công tác khen thưởng

- Tham mưu cho Trưởng ban tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cho khu vực văn phòng Xí nghiệp và chỉ đạo nghiệp vụ văn thư lưu trữ toàn Xí nghiệp

- Làm các báo cáo nghiệp vụ chuyên môn được giao

* Nhân viên định mức

- Theo dõi bổ sung điều chỉnh trong quá trình thực hiện thanh toán sản phẩm - Hàng ngày căn cứ vào định ngạch, định mức của ngành đang hiện hành Các hạng mục yêu cầu sửa chữa do Ban Kỹ thuật - điều độ xác định có thông qua Giám đốc Kỹ thuật tính toán giao Giám đốc nội chính ký duyệt

- Nghiên cứu, xác định, bổ sung, sửa đổi định mức lao động dựa trên phương pháp định ngạch kỹ thuật, xây dựng các định mức còn thiếu

- Thường xuyên đi giám sát công nhân cải tiến trong sản xuất, phát hiện, bổ sung các thiếu sót, giám sát việc thực hiện đúng, đủ yêu cầu sửa chữa về hạng mục, khối lượng công việc, chất lượng

- Hàng năm nghiên cứu tổ chức lập kế hoạch hành chính phí đảm bảo thông tin liên lạc, trang bị văn phòng, dụng cụ văn phòng, văn hoá phẩm, báo chí, in ấn văn phòng phẩm, đề xuất quy định sử dụng Sau khi được duyệt hàng quý, tháng, căn cứ vào kế hoạch tiến độ mua sắm, nhập kho hành chính, quản trị

- Mua sắm chi trả bồi dưỡng độc hại cho công nhân

- Quản lý lao động, theo dõi cập nhật quân số lao động cụ thể - Theo dõi chế độ nghỉ thai sản

* Cán bộ tiền lương

- Hàng năm tham gia xác định năng lực sản xuất, kinh doanh của Xí nghiệp Căn cứ vào nhiệm vụ của Công ty giao, nghiên cứu, xác định, dự thảo điều lệ tổ chức của bộ máy quản lý, hệ thống chỉ huy sản xuất của Xí nghiệp, quán triệt thực hiện trong Xí nghiệp

- Nắm vững quy chế của Công ty về công tác nhân sự, lao động, tiền lương, hành chính quản trị, phân cấp về hạch toán Xác định phạm vi quản lý, quan hệ phân công trong Xí nghiệp Thành lập mới hoặc hợp nhất, giải thể các đơn vị trong Xí nghiệp