BÁO CÁO ĐỒ ÁN QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH

32 658 1
BÁO CÁO ĐỒ ÁN QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH

Đang tải... (xem toàn văn)

Tài liệu hạn chế xem trước, để xem đầy đủ mời bạn chọn Tải xuống

Thông tin tài liệu

Quản lý hồ sơ hành chính 2013 TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ – MÔI TRƯỜNG BÁO CÁO ĐỒ ÁN QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH Giảng viên hướng dẫn: Sinh viên thực hiện: Cử nhân Huỳnh Lý Thanh Nhàn Đặng phát Thành DTH102086 Trang 1 An Giang, 29/2013 Quản lý hồ sơ hành chính 2013 MỤC LỤC MỤC LỤC 2 DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CÁC TỪ VIẾT TẮT 5 NỘI DUNG CHÍNH 6 I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: 6 II. MÔ TẢ BÀI TOÁN: 7 1. Chức năng: 7 2. Người dùng: 7 Quản lý, Lãnh đạo, văn thư và công chức 7 7 3. Nghiệp vụ: 7 4. Hệ thống báo cáo: 8 8 III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG: 9 1. Sơ đồ use-case: 9 a. Sơ đồ use-case tổng quát: 9 b. Quản lý 9 9 c. Nhiệm vụ lãnh đạo 10 d. Nhiệm vụ của actor “Văn thư”: 10 2. Đặc tả một số use-case: 11 c. Use case sao lưu và phục hồi dữ liệu 14 15 d.Use case tiếp nhận hồ sơ 15 6. Use case loại hồ sơ 16 7.Use case thống kê 18 3. Sơ đồ lớp: 19 a. Chi tiết các đối tượng: 19 b. Sơ đồ lớp tổng quát: 19 Trang 2 Quản lý hồ sơ hành chính 2013 IV. THIẾT KẾ: 20 1.Thiết kế cơ sở dữ liệu: a. Chi tiết các bảng: 20 20 b. Quan hệ giữa các bảng: 20 27 2. Thiết kế giao diện: 27 a. Giao diện Chính: 28 c. Giao diện duyệt hồ sơ 29 Hình 7: Giao diện duyệt Hồ Sơ Đến 29 V. TỔNG KẾT: 32 1. Hướng phát triển: 32 2. Nhận xét: 32 TÀI LIỆU THAM KHẢO 32 Trang 3 Quản lý hồ sơ hành chính 2013 DANH SÁCH HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ Hình 1: Sơ đồ use-case tổng quát 9 Hình 2: Nhiệm vụ của actor "Quản lý" 9 Hình 3: Nhiệm vụ của actor “Lảnh đạo” 10 Hình 4: Nhiệm vụ của actor “Văn Thư” 10 Hình 5: Giao diện chính 28 Hình 6: Giao diện Nh ập Hồ Sơ Đến 28 Hình 7: Giao diện duyệt Hồ Sơ Đến 29 Hình 8: Giao diện Xem Hồ Sơ Đến 29 Hình 9: Giao diện Tìm kiếm 30 Hình 10: Giao diện báo cáo hồ sơ đến 30 Hình 11: Giao diện Đăng nhập 31 Trang 4 Quản lý hồ sơ hành chính 2013 DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CÁC TỪ VIẾT TẮT Danh sách các ký hiệu: KHÁI NIỆM KÝ HIỆU Ý NGHĨA Tác nhân (Actor) Một người / nhóm người hoặc một thiết bị hoặc hệ thống tác động hoặc thao tác đến chương trình. Use-case (“Ca” sử dụng) Một chuỗi các hành động mà hệ thống thực hiện mang lại một kết quả quan sát được đối với actor. System (Hệ thống) Biểu hiện phạm vi của hệ thống. Các use-case được đặt trong khung hệ thống. Lớp (Class) Là một sự trừu tượng của các đối tượng trong thế giới thực. Boundary class (Lớp biên) Nắm giữ sự tương tác giữa phần bên ngoài với phần bên trong của hệ thống (giao diện chương trình). Control class (Lớp điều khiển) Thể hiện trình tự xử lý của hệ thống trong một hay nhiều use-case. Entity class (Lớp thực thể) Mô hình hóa các thông tin lưu trữ lâu dài trong hệ thống, nó thường độc lập với các đối tượng khác ở xung quanh. Procedure (Phương thức) Là một phương thức của B mà đối tượng A gọi thực hiện. Message (Thông điệp) Là một thông báo mà B gởi cho A. Trang 5 Quản lý hồ sơ hành chính 2013 NỘI DUNG CHÍNH I. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: Hiện nay, công nghệ thông tin được xem là một ngành mũi nhọn của các quốc gia, đặc biệt là các quốc gia đang phát triển, tiến hành công nghiệp hóa và hiện đại hoá như nước ta. Sự bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ kỹ thuật số, yêu cầu muốn phát triển thì phải tin học hoá tất cả các ngành, các lĩnh vực. Song song đó, người dân có nhiều hồ sơ hơn cần phải được cán bộ nhà nước duyệt. Mà số lượng hồ sơ ngày càng khủng lồ, không thể luu trữu truyền thống được nữa hoặc là sử dụng phần mềm lạc hậu không thể đáp ứng nhu cầu cấp thiết thiện nay. Do đó, phần mềm quản lý hồ sơ hành chính hiện đại, thân thiện, linh động và bảo mật cao là rất cấn thiết. Trang 6 Quản lý hồ sơ hành chính 2013 II. MÔ TẢ BÀI TOÁN: Trong chức năng quản lý hồ sơ, người giao việc có thể giao 1 công việc cho 1 người hoặc nhiều người. Người nhận việc có thể thực hiện hoặc giao lại cho người khác thực hiện và báo cáo lại kết quả cho người giao việc. Giữa người giao và người nhận có thể trao đổi (gửi tin) qua lại với nhau để xử lý các vướng mắc phát sinh, có sự tương tác (tiếp nhận việc, từ chối việc, xác nhận kết quả, đôn đốc tiến độ,…) giúp cho kết quả công việc được thực hiện dựa trên sự thống nhất và minh bạch giữa người giao và người nhận. Phần mềm cần thể hiện:  Chức năng đơn giản, gần gũi, dễsửdụng và đẹp mắt  Cài đặt đơn giản, xửlý thông minh, tốc độnhanh  Có thểsửdụng đểtruy cập từxa (ởnhà, đi công tác,…)  Bảo mật tốt, an toàn (hệ thống bảo vệ truy cập 3 lớp)  Chức năng có thể tuỳ chọn hoặc bổ sung thêm theo nhu cầu riêng 1. Chức năng: Phần mềm sẽ giúp việc quản lý hồ sơ được dễ dàng và hiệu quả, nhất là với số lượng hồ sơ lớn, từ việc tiếp nhận hoặc gửi hồ sơ cho đến quản lý hồ sơ, lưu trữ, tìm kiếm, xuất báo cáo thống kê. 2. Người dùng: Quản lý, Lãnh đạo, văn thư và công chức.  Quản lý: có thể sử dụng tất các các chức năng của phần mềm bao gồm: phân nhóm quyền. Thêm, xóa, sửa thông tin người dùng  Lãnh đạo: có nhiệm vụ xem, phân công, duyệt hồ sơ. Cũng như tìm kiếm và báo cáo hồ sơ.  Văn thư: tiếp nhận, chuyển, xử lý hồ sơ khi có hồ sơ mới và gửi trả kết quả hồ sơ là nhiệm vụ chính. Ngoài ra, văn thư cũng có thể xem, tìm kiếm, báo cáo hồ sơ theo định kỳ hoặc yêu cầu của lãnh đạo.  Công chức: chỉ có thể xem, tìm, báo cáo và xử lý hồ sơ mình nhận được. 3. Nghiệp vụ: 3.1 Hồ Sơ Điến: - Cập nhật hồ sơ đến vào phần mềm: bao gồm toàn bộ các thông tin liên quan đến hồ sơ, văn bản đảm bảo có thể lưu trữ khoa học, phân loại để quản lý, theo dõi… Trang 7 Quản lý hồ sơ hành chính 2013 - Phê duyệt, chỉ đạo thực hiện hồ sơ đến trên phần mềm . - Gửi hồ sơ đến tới các bộ phận để xử lý hoặc chuyển tiếp cho các đơn vị trực thuộc bên dưới để tiếp tục triển khai rộng hơn. - Xem hồ sơ đến: cho phép xem hồ sơ đến theo từng ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Với mỗi ngày, tuần hoặc tháng lại có thể xem hồ sơ theo ngày cập nhật vào máy, ngày hồ sơ đến, ngày phát hành hồ sơ hoặc ngày hồ sơ có hiệu lực. - Tra cứu hồ sơ đến trên phần mềm . 3.2 Hồ Sơ Đi: - Cập nhật hồ sơ đi vào phần mềm: bao gồm nhiều thông tin liên quan tới hồ sơ đi (đơn vị soạn thảo, đơn vị phát hành, thời gian phát hành, đơn vị nhận, ghi chú…) nhằm đảm bảo theo dõi hồ sơ đi một cách khoa học. - Gửi hồ sơ đi cho các đơn vị bên dưới - Gửi hồ sơ đi cho các đơn vị bên ngoài và lập theo dõi kết quả hồi báo: cho phép theo dõi hồ sơ đi từ lúc gửi đi tới khi nhận được hồ sơ trả lời của đơn vị có liên quan. - Xem hồ sơ đi: cho phép xem hồ sơ đi theo từng ngày, theo tuần hoặc theo tháng. Với mỗi ngày, tuần hoặc tháng lại có thể xem hồ sơ theo ngày cập nhật vào máy, ngày hồ sơ đi, ngày phát hành hồ sơ hoặc ngày hồ sơ có hiệu lực. - Tra cứu hồ sơ đi trên phần mềm 4. Hệ thống báo cáo: Báo cáo hồ sơ đến hoặc đi theo các đối số: số ký hiệu đến(đi), loại hồ sơ, cơ quan ban hành, đơn vị cơ quan và nội dung trích yếu. Trang 8 Quản lý hồ sơ hành chính 2013 III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG: 1. Sơ đồ use-case: a. Sơ đồ use-case tổng quát: Hình 1: Sơ đồ use-case tổng quát b. Quản lý Hình 2: Nhiệm vụ của actor "Quản lý" Trang 9 System Nguoi Dung Quan Ly Lanh Dao Van Thu Cong Chuc Cap nhat ho so Xem ho so Tim kiem ho so Bao cao ho so Chuyen ho so <<extend>> <<extend>> <<extend>> Duyet <<extend>> <<extend>> System Quan Ly Cap nhat ho so Xem ho so Tim kiem ho so Bao cao Cap nhat thong tin nguoi dung Duyet <<extend>> <<extend>> <<extend>> Chuyen ho so <<extend>> <<extend>> Quản lý hồ sơ hành chính 2013 c. Nhiệm vụ lãnh đạo Hình 3: Nhiệm vụ của actor “Lảnh đạo” d. Nhiệm vụ của actor “Văn thư”: Hình 4: Nhiệm vụ của actor “Văn Thư” Trang 10 System Lanh Dao Cap nhat ho so Xem ho so Tim kiem ho so Bao cao Duyet <<extend>> <<extend>> <<extend>> Chuyen ho so <<extend>> <<extend>> System Van Thu Cap nhat ho so Xem ho so Tim kiem ho so Bao cao <<extend>> Chuyen ho so <<extend>> <<extend>> [...]... ChucVuId TrichYeu TuKhoaTraCuu CapDoBaoMatId LinhVucLienQuanId DuongDanFile Quản lý hồ sơ hành chính Trang 21 2013 Quản lý hồ sơ hành chính Trang 22 2013 Quản lý hồ sơ hành chính Trang 23 2013 Quản lý hồ sơ hành chính Trang 24 2013 Quản lý hồ sơ hành chính Trang 25 2013 Quản lý hồ sơ hành chính Trang 26 2013 Quản lý hồ sơ hành chính FK_ChucNang_HoSoDen_DanhMuc_CoQuanBanHanh ChucNang_Duyet * ChucNang_HoSoDen... TenDonViTrucThuoc 2013 Quản lý hồ sơ hành chính a Giao diện Chính: Hình 5: Giao diện chính b.Nhập hồ sơ Hình 6: Giao diện Nh ập Hồ Sơ Đến Trang 28 2013 Quản lý hồ sơ hành chính c Giao diện duyệt hồ sơ Hình 7: Giao diện duyệt Hồ Sơ Đến d Giao diện xem hồ sơ nhập Trang 29 2013 Quản lý hồ sơ hành chính e Giao diện Tìm Kiếm Hình 9: Giao diện Tìm kiếm f Giao diện báo cáo hồ sơ đến Hình 10: Giao diện báo cáo hồ sơ đến Trang... Chọn chức năng quản lý hồ sơ 2 Chọn chức năng cần tinh chỉnh Sub 1: Thêm một hồ sơ mới Sub 2: Xóa một hồ sơ đã có Sub 3: Sửa thông tin của một hồ sơ 3 Thông báo yêu cầu xác nhận thực hiện việc cập nhật Sub 4: Thông báo xác nhận 4 Cập nhật thông tin mới vào cơ sở dữ liệu Trang 15 Quản lý hồ sơ hành chính 2013 5 Kết thúc một sự kiện (thêm, xóa hoặc sửa hồ sơ) Subflows: Sub1: Thêm một hồ sơ mới 1.Nhập... Trang 30 2013 Quản lý hồ sơ hành chính g Giao diện đăng nhập Hình 11: Giao diện Đăng nhập Trang 31 2013 Quản lý hồ sơ hành chính 2013 V TỔNG KẾT: 1 Hướng phát triển: - Chuyển ứng dụng sang nền web để quản lý hồ sơ thuận tiện hơn - Có thể lấy dữ liệu từ bên ngoài (từ bảng tính Excel, Access, …) và xuất dữ liệu ra các định dạng phổ biến một cách dễ dàng - Tự động hóa cảnh báo khi có hồ sơ mới - “Chat”... Chọn chức năng quản lý hồ sơ 2 Chọn chức năng cần tinh chỉnh Sub 1: Thêm một hồ sơ mới Sub 2: Xóa một loại hồ sơ đã có Sub 3: Sửa thông tin của một loại hồ sơ 3 Thông báo yêu cầu xác nhận thực hiện việc cập nhật Sub 4: Thông báo xác nhận 4 Cập nhật thông tin mới vào cơ sở dữ liệu 5 Kết thúc một sự kiện (thêm, xóa hoặc sửa hồ sơ) Subflows: Sub1: Thêm một hồ sơ mới 1.Nhập thông tin của hồ sơ cần thêm 2.Chọn... Stakehoders and interests: Giáo vụ: thực hiện thêm, xóa, sửa hồ sơ trong danh sách các hồ sơ Brief description: Khi có yêu cầu tinh chỉnh trong thông tin hồ sơ thì chức năng này được Văn thư sử dụng để thao tác trên hệ thống quản lý này Trigger: Có yêu cầu thực hiện tinh chỉnh trên một giao diện quản lý hồ sơ Trang 16 Quản lý hồ sơ hành chính 2013 Type: external Relationships: +Association (kết hợp):... nhận hồ sơ Use case name:Tiếp nhận hồ sơ ID:1 Importance level:Cao Primary actor: Văn Thư Use case type: Chi tiết Stakehoders and interests: Văn Thư: thực hiện thêm, xóa, sửa hồ sơ Brief description: Khi có yêu cầu tinh chỉnh trong bảng hồ sơ đến thì chức năng này được văn thư sử dụng để thao tác trên hệ thống quản lý này Trigger: Có yêu cầu thực hiện tinh chỉnh trên một giao diện quản lý hồ sơ Type:... 2: Kết quả hồ sơ đi 3 Thông báo yêu cầu xác nhận thực hiện yêu cầu Sub 8: Thông báo xác nhận 4 Hoàn thành yêu cầu 5 Kết thúc Subflows: Sub1: Kết quả học kỳ theo hồ sơ đến 1.Nhập thông tin số ký hiệu, loại hồ sơ, cơ quan ban hành, duyệt 2.Chọn nút xem 3 Thực hiện bước 4 4.Thông báo lỗi khi thông tin không phù hợp và quay lại bước Sub1-1, ngược lại đến bước 5 Sub2: Kết quả học kỳ theo hồ sơ đi 1.Nhập... trùng sẽ báo lỗi) Đảm bảo các thông tin cần thiết không được bỏ trống - Bước 4: Trong quá trình cập nhật dữ liệu nếu có sự cố mất điện xảy ra thì dữ liệu sẽ không được cập nhật Trang 12 Quản lý hồ sơ hành chính 2013 b Use case loại người dùng Use case name :Quản lý loại người dùng ID:1 Importance level:Cao Primary actor: Quản lý Use case type: Chi tiết Stakehoders and interests: Ng ười quản lý: thực... 3-3:Cần phải kiểm tra việc nhập mã hoặc tên hồ sơ không được trùng với các hồ sơ khác(Đối với sub 3-3 thì không cần phải kiểm tra mã hồ sơ trùng sẽ báo lỗi) Đảm bảo các thông tin cần thiết không được bỏ trống - Bước 4: Trong quá trình cập nhật dữ liệu nếu có sự cố mất điện xảy ra thì dữ liệu sẽ không được cập nhật 6 Use case loại hồ sơ Use case name :Quản lý hồ sơ ID:1 Importance level:Cao Primary actor:

Ngày đăng: 21/07/2015, 11:31

Từ khóa liên quan

Tài liệu cùng người dùng

  • Đang cập nhật ...

Tài liệu liên quan