TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ MƠI TRƯỜNG LẬP TRÌNH QUẢN LÝ  BÁO CÁO ĐỒ ÁN Đề tài 5: QUẢN LÝ CÔNG VĂN Quản lý công văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn MỤC LỤC GVHD: HUỲNH LÝ THANH NHÀN Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thành Lợi MSSV: DTH102064 Lớp: DH11TH Đồ án Lập trình quản lý Quản lý công văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn PHẦN MỘT: TỔNG QUAN I ĐẶT VẤN ĐỀ Trong lĩnh vực cơng tác quản lý ln giữ vai trị vơ quan trọng, có cơng tác quản lý cơng văn Việc quản lý công văn giấy tờ đơn vị hành doanh nghiệp ln vấn đề cấp thiết, địi hỏi có đầu tư nhân lực trang thiết bị Từ trước đến nay, việc quản lý công văn, giấy tờ theo quy cách truyền thống lưu trữ giấy tờ, cặp, tủ hồ sơ nên gây khơng phiền phức việc tra cứu, lưu trữ bảo quản Do cần có biện pháp quản lý tối ưu việc quản lý II công văn giấy tờ MỤC TIÊU - Tin học hóa cơng tác quản lý hành hoạt động quản lý văn - Tin học hóa hình thức tiếp nhận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi tìm kiếm thơng - III tin Hỗ trợ tra cứu, tham chiếu công văn cũ Giúp việc theo dõi xử lý cơng văn kịp thời, xác nhanh chóng - Nâng cao trình độ ứng dụng sử dụng cơng cụ CNTT LỢI ÍCH MANG LẠI - Phần mềm Quản lý công văn đời tạo chế quản lý mới, tiên tiến, hiệu quả, đảm bảo cơng văn lưu trữ, xử lý xác, nhanh chóng, an tồn, tiện - lợi Nâng cao hiệu xử lý công văn lập hồ sơ công việc, tiết kiệm thời gian, cơng sức, chi phí quản lý, lưu trữ tìm kiếm cơng văn; tạo mơi trường làm việc có - tương tác cao Giảm cơng sức, chi phí lưu trữ, tìm kiếm xử lý cơng văn Đồ án Lập trình quản lý Quản lý công văn IV GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn MƠ TẢ QUY TRÌNH QUẢN LÝ CƠNG VĂN Đối với cơng văn đến: Khi có cơng văn gửi đến (bưu điện, fax, email, gặp trực tiếp…), văn thư tiếp nhận công văn lấy thông tin cần thiết để cập nhật vào hệ thống quản lý, lưu lại Nếu công văn dạng giấy tờ chuyển đổi thành văn điện tử để lưu trữ Cơng văn đến có mức độ khẩn (bình thường, khẩn, hỏa tốc) độ mật (bình thường, tài liệu mật, tài liệu tuyệt mật) Sau tiến hành nhân công văn đủ số lượng để gửi đến đơn vị/phịng ban nhận cơng văn đến ghi công văn Đối với công văn cần trả lời, văn thư chuyển qua đơn vị cần lấy ý kiến trả lời tiến hành trả lời cơng văn theo ý kiến Đối với công văn đi: Văn lãnh đạo quan, ban ngành hay đơn vị soạn thảo Trước gửi chuyển đến văn thư để cập nhật lưu trữ vào hệ thống Mức độ quan trọng nhu cầu xử lý văn hệ thống nhắc nhở Quản lý lưu trữ, cung cấp thơng tin Tồn công văn lưu trữ hệ thống Hệ thống hỗ trợ tìm kiếm cơng văn số nhiều công văn Tùy theo phân quyền người sử dụng, mà người dùng hệ thống tìm kiếm công văn đến để tiến hành chép, chỉnh sữa, in ấn… Người dùng tìm kiếm công văn đến – theo mục: số công văn, ngày tháng công văn, ngày nhận, nơi nhận… Đồ án Lập trình quản lý Quản lý cơng văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn Văn thư tiến hành tổng hợp số theo dõi công văn đến – theo định kì để báo cáo tình hình giải cơng văn đến tình hình cơng văn CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG Quản lý công văn đến Quản lý công văn Quản lý người dùng Quản lý lưu trữ, tìm kiếm Thống kê VI MƠ TẢ CHỨC NĂNG CHI TIẾT CỦA HỆ THỐNG Quản lý công văn đến Trình tự quản lý cơng văn đến: - Tiếp nhận, đăng ký cơng văn đến - Trình, chuyển giao văn đến - Giải theo dõi, đôn đốc việc giải công văn đến 1.1 Tiếp nhận, đăng ký công văn đến V Công văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những công văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải Văn thư tiếp nhận công văn tiến hành lấy thông tin nhập vào hệ thống, lưu lại Khi có phát sinh cần chỉnh sửa thực Dữ liệu quản lý cơng văn đến: - Số/Kí hiệu - Trích yếu nội dung - Ngày tháng công văn (ngày ký) - Mức độ mật - Ngày đến - Mức độ khẩn - Ngày nhập sổ - Số tờ - Tên quan ban hành - Số - Tên đơn vị nhận - Người ký duyệt - Tên loại văn - Ghi 1.2 Trình chuyển giao văn đến 1.3 Cơng văn đến phải kịp thời trình cho người có trách nhiệm chuyển giao cho đơn vị, cá nhân giải Cơng văn đến có dấu mức độ khẩn phải trình chuyển giao sau nhận 1.4 Việc chuyển giao cơng văn phải đảm bảo xác giữ gìn bí mật nội dung cơng văn 1.5 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Đồ án Lập trình quản lý Quản lý cơng văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn 1.6 Người đứng đầu quan, tổ chức có trách nhiệm đạo giải kịp thời văn đến Cấp phó người đứng đầu quan, tổ chức giao đạo giải công văn đến theo ủy nhiệm người đứng đầu công văn đến thuộc lĩnh vực phân công phụ trách 1.7 Căn nội dung công văn đến, người đứng đầu quan, tổ chức giao cho đơn vị cá nhân giải Đơn vị cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải công văn đến theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định quan tổ chức 1.8 Người đứng đầu quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành người giao trách nhiệm thực cơng việc sau: + Xem xét tồn công văn đến báo cáo công văn quan trọng khẩn cấp; + Phân công văn đến cho đơn vị, cá nhân giải quyết; + Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến 1.9 1.10 Đồ án Lập trình quản lý Quản lý cơng văn 1.11 GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO 1.12 1.13 S 1.16 1.14 Tên loại văn 1.15 Chữ viết tắt 1.17 Văn quy phạm pháp luật 1.20 Luật 1.21 Lt 1.23 Pháp lệnh 1.24 PL 1.26 Lệnh 1.27 L 1.29 Nghị 1.30 NQ 1.32 Nghị liên tịch 1.33 NQLT 1.35 Nghị định 1.36 NĐ 1.38 Quyết định 1.39 QĐ 1.41 Chỉ thị 1.42 CT 1.44 Thông tư 1.45 TT 1.47 Thông tư liên tịch 1.48 TTLT 1.49 1.50 Văn hành 1.51 1.52 1.55 1.58 1.61 1.64 1.67 1.70 1.73 1.53 Quyết định (cá biệt) 1.54 QĐ 1.56 Chỉ thị (cá biệt) 1.57 CT 1.59 Thông cáo 1.60 TC 1.62 Thơng báo 1.63 TB 1.65 Chương trình 1.66 CTr 1.68 Kế hoạch 1.69 KH 1.71 Phương án 1.72 PA 1.74 Đề án 1.75 ĐA 1.19 1.22 1.25 1.28 1.31 1.34 1.37 1.40 1.43 1.46 Đồ án Lập trình quản lý 1.18 Quản lý cơng văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn 1.76 1.79 1.77 Báo cáo 1.78 BC 1.80 Biên 1.81 BB 1.82 1.83 Tờ trình 1.84 TTr 1.85 1.86 Hợp đồng 1.87 HĐ 1.88 1.89 Công điện 1.90 CĐ 1.91 1.92 Giấy chứng nhận 1.93 CN 1.94 1.95 Giấy ủy nhiệm 1.96 UN 1.97 1.98 Giấy mời 1.99 GM 1.100 1.101 Giấy giới thiệu 1.102 GT 1.103 1.104 Giấy nghỉ phép 1.105 NP 1.106 1.107 Giấy đường 1.108 ĐĐ 1.109 1.110 Giấy biên nhận hồ sơ 1.111 BN 1.112 1.113 Phiếu gửi 1.114 PG 1.115 1.116 Phiếu chuyển 1.117 PC 1.118 1.119 Bàn văn 1.120 1.121 1.124 1.122 Bản y 1.123 SY 1.125 Bản trích 1.126 TS Đồ án Lập trình quản lý Quản lý công văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn 1.127 1.128 Bản lục 1.130 1.131 Đồ án Lập trình quản lý 1.129 SL Quản lý cơng văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn Quản lý công văn 2.1 Trình tự quản lý văn 2.2 Tất công văn quan, tổ chức phát hành (gọi chung công văn đi) phải quản lý theo trình tư sau: - Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu ngày, tháng cơng văn; - Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật (nếu có); - Đăng ký cơng văn đi; - Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát công văn đi; - Lưu công văn 2.3 Công văn soạn thảo nhập thông tin vào hệ thống để lưu trữ lại trước gửi 2.4 Dữ liệu quản lý công văn đi: 2.5 - Số/Kí hiệu 2.12 - Trích yếu nội dung 2.6 - Ngày tháng công văn (ngày 2.13 - Mức độ mật 2.14 - Mức độ khẩn ký) 2.7 - Ngày 2.15 - Số tờ 2.8 - Ngày nhập sổ 2.16 - Số 2.9 - Tên quan ban hành 2.17 - Người ký duyệt 2.10 - Tên đơn vị nhận 2.18 - Ghi 2.11 - Tên loại văn Đồ án Lập trình quản lý 10 5.37 5.38 5.40 5.41 Quản lý người dùng 5.42 Cho phép admin thêm, xóa, sửa người dùng 5.43 5.44 Thêm người dùng 5.45 5.46 5.47 Sửa thông tin người dùng 5.48 Sửa thông tin người dùng hệ thống 5.49 5.50 Xóa người dùng 5.51 5.52 5.53 Thay đổi mật 5.54 Thực thay đổi mật cho người dùng đăng nhập 5.55 5.56 Sao lưu phục hồi liệu 5.57 Thực lưu sở liệu hệ thống phục hồi cần thiết 5.58 5.59 5.60 Cho phép người dùng đăng xuất khỏi hệ thống 5.61 5.62 Quản lý công văn đến 5.63 Cho phép cật nhập thêm xóa sửa, xem thơng tin công văn đến 5.64 10 5.65 Quản lý cơng văn 5.66 Cho phép cật nhập thêm xóa sửa, xem thông tin công văn 5.67 11 5.68 Thêm công văn 5.69 Thêm thông tin công văn đến/đi 5.70 12 5.71 Sửa công văn 5.72 Chỉnh sửa thơng tin cơng văn đến/đi 5.73 13 5.74 Xóa cơng văn 5.75 Xóa thơng tin cơng văn đến/đi 5.76 14 5.77 Tìm kiếm cơng văn 5.78 Cho phép tìm kiếm thông tin loại công văn cần thiết 5.79 15 5.80 Tìm cơng văn đến 5.81 Tìm thơng tin cơng văn đến 5.82 16 5.83 Tìm cơng văn 5.84 Tìm thơng tin cơng văn Đăng nhập Đăng xuất 5.39 Cho phép người dùng đăng nhập vào hệ thống Thêm người dùng vào hệ thống Xóa người dùng khỏi hệ thống 5.85 17 5.88 5.89 5.86 Thống kê 5.87 Thống kê số lượng, thông tin công văn đến/đi theo thời gian cần biết Sơ đồ usecase 5.90 Sơ đồ usecase Ngươi quản trị 5.91 5.92 5.93 5.94 5.95 Quản lý người dùn g 5.96 5.100 5.101 5.102 Admin 5.103 5.104 5.105 5.106 5.107 5.108 5.109 5.110 5.111 5.112 5.113 5.114 5.115 System Thêm người dùn g Sửa thôn g tin người dùn g 5.97 5.98 5.99 Xóa người dùn g Đăng nhập Sao lưu, phục hồi liệu Đăn g xuất Đổi mật Sơ đồ usecase Văn thư System Quản lý công văn đến Quản lý công văn Admin Đăn g nhập Thêm công văn Xóa công văn Sửa côn g văn Đăn g xuất Đổi mật Văn Thư Tìm kiếm côn g văn Thốn g kê Tìm công văn đến Tìm côn g văn III SƠ ĐỒ LỚP 5.116 5.117 5.118 5.119 Thuoäc 5.120 5.121 LOAINGUOIDUNG COQUANBANHANH -MaLoai: String -TenLoai: String -TenCoQuanBanHanh: String -DiaChi: String -SoDienThoai: Int * * NGUOIDUNG 1 * Coù -MaNguoiDung: String -MaLoaiNguoiDung: String -HoTen: String -NgaySinh: Datetime -SoDienThoai: Int -Username: String -Password: String Coù 1 CONGVAN CHITIETCONGVAN -SoCongVan: String -CoQuanBanHanh: String -DonViNhan: String -NgayKy: Datetime -NgayNhapSo: Datetime -NguoiKy: String -TrichYeu: String -SoTrang: Int -SoBan: Int -TinhTrang: Boolean -GhiChu: String -LoaiCongVan: String -DoMat: String -DoKhan: String -TenNguoiNhapSo: String -HinhThucGui: String Có LOAICONGVAN 1 Thuộc * Thuộc 1 * Có Thuộc Thuộc * DONVINHAN CONGVANDI CONGVANDEN -NgayDen: Datetime DOMAT -TenDoMat: String DOKHAN -TenDoKhan: String * -NgayDi: Datetime -TenLoaiCongVan: String -TenDonViNhan: String -DiaChi: String -SoDienThoai: Int * HINHTHUCGUI -TenHinhThucGui: String PHẦN BA: THIẾT KẾ I THIẾT KÊ CƠ SỞ DỮ LIỆU Chi tiết bảng 5.122 NGUOIDUNG 5.123 5.124 LOAINGUOIDUNG 5.125 5.126 CONGVAN 5.127 5.128 5.129 CHITIETCONGVAN 5.130 5.131 LOAICONGVAN 5.132 5.133 HINHTHUCGUI 5.134 5.135 DOMAT 5.136 5.137 DOKHAN 5.138 5.139 COQUANBANHANH 5.140 5.141 DONVINHAN 5.142 Quan hệ bảng 5.143 LoaiNguoiDung 5.144 NguoiDung LoaiCongVan MaLoaiND MaND MaLoaiCV TenLoaiND MaLoaiND TenLoaiCV HoTen NgaySinh SoDienThoai CoQuanBanHanh TenCoQuanBanHanh Username Password DiaChi DoMat SoDienThoai MaDM TenDM CongVan SoCV TenCoQuanBanHanh TenDonViNhan NgayKy NgayDi NgayDen ChiTietCongVan SoCV MaND MaLoaiCV MaHTGui MaDM MaDK DoKhan MaDK TenDK NguoiKy TrichYeu NgayNhapSo SoTrang DonViNhan HinhThucGui SoBan TenDonViNhan MaHTGui TinhTrangCongVan DiaChi TenHTGui GhiChu SoDienThoai II THIẾT KẾ GIAO DIỆN Giao diện chưa đăng nhập: 5.145 Giao diện sau đăng nhập: 5.146 5.147 Form quản lý công văn đến 5.148 Form quản lý công văn 5.149 5.150 Form chi tiết công văn 5.151 5.152 5.153 Tìm kiếm chi tiết cơng văn: 5.154 Form quản lý người dùng 5.155 Form loại công văn Form quan ban hành 5.156 Form đơn vị nhận 10 Form độ mật 5.157 11 Form độ khẩn 12 Form hình thức gửi 5.158 13 Form loại người dùng 14 Form tìm kiếm cơng văn 15 Form Thống kê danh sách công văn đến 5.159 Xuất danh sách theo tất loại 5.160 5.161 16 Form Thống kê danh sách công văn 5.162 5.163 PHẦN BỐN: TỔNG KẾT NHẬN XÉT 5.164 Do hạn chế thời gian chưa nắm bắt hết kiến thức lập trình kết nối CSDL việc thực chương trình quản lý nên có nhiều phần chưa hồn tất lỗi Mong thầy bảo thêm để báo cáo tốt Những làm - Sử dụng công cụ Dotnetbar 10.07 tạo giao diện form đẹp, thân thiện, dễ I sử dụng - Các chức thêm, xóa, sửa,tìm kiếm hoàn thành - Chức lưu, phục hồi liệu - Chức đổi mật - Chức xuất báo cáo với thông tin cần thiết - Quản lý phân quyền người dùng - Tạo file LichSuDangNhap.dat theo dõi lịch sử đăng nhập người dùng Những chưa làm - Chưa làm chức lưu mục mở file cơng văn lưu máy tính - Chưa hồn thành file help II HƯỚNG PHÁT TRIỂN - Hoàn thiện chưa làm - Phát triển phần mềm tảng Web Mang lại tiện lợi cho việc chuyển phát công văn qua internet 5.165 5.166 5.167 TÀI LIỆU THAM KHẢO 5.168 [1] Văn hướng dẫn công tác văn thư – lưu trữ, UBND Xã Phú Hòa, Thoại Sơn, An Giang 5.169 [2] Slide giảng Lập trình quản lý thầy Huỳnh Lý Thanh Nhàn, ĐHAG 5.170 5.171 ... cơng văn đến – theo mục: số công văn, ngày tháng công văn, ngày nhận, nơi nhận… Đồ án Lập trình quản lý Quản lý công văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn Văn thư tiến hành tổng hợp số theo dõi công văn. .. quản lý 1.129 SL Quản lý công văn GVHD: Huỳnh Lý Thanh Nhàn Quản lý cơng văn 2.1 Trình tự quản lý văn 2.2 Tất công văn quan, tổ chức phát hành (gọi chung công văn đi) phải quản lý theo trình tư... đến – theo định kì để báo cáo tình hình giải cơng văn đến tình hình cơng văn CHỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG Quản lý công văn đến Quản lý công văn Quản lý người dùng Quản lý lưu trữ, tìm kiếm Thống