TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2 KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN =======***======= LƢU THỊ MẾN TÌM HIỂU HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2 KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC Chuyên ngành: Thƣ viện Thông tin Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: ThS. Hoàng Thị Bích Liên HÀ NỘI - 2014 LỜI CẢM ƠN Lời đầu tiên em xin chân thành cám ơn Ban giám hiệu Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2, Ban chủ nhiệm khoa Công nghệ Thông tin đã tạo điều kiện cho em đƣợc tiếp cận thực tế, áp dụng kiến thức lý thuyết vào thực tiễn, từ đó có thể trang bị cho mình nhiều kĩ năng cần thiết, phục vụ cho công việc sau này. Xin gửi lời cám ơn tới ban chủ nhiệm, các anh, (chị) trong Thƣ viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 đã tận tình chỉ bảo, cung cấp cho em những số liệu cụ thể để em có thể hoàn thành bài khóa luận này một cách tốt nhất. Đặc biệt em xin chân thành cám ơn Thạc sĩ Hoàng Thị Bích Liên đã tận tình quan tâm, hƣớng dẫn, giảng giải cho em những kiến thức cần thiết để em thực hiện bài khóa luận này. Do hạn chế về điều kiện thời gian, bài khóa luận của em không tránh khỏi sai xót rất mong nhận đƣợc nhiều ý kiến đóng góp của các thầy, cô giáo để bài khóa luận của em đƣợc hoàn chỉnh hơn. Hà Nội, tháng 5 năm 2014 Tác giả Lƣu Thị Mến LỜI CAM ĐOAN Bài khóa luận đƣợc hoàn thành dựa trên những kiến thức của bản thân em và sự tổng hợp kiến thức, số liệu trong quá trình thực tập tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2. Khóa luận "Tìm hiểu hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2" là kết quả của riêng tôi. Các số liệu có nguồn gốc rõ ràng, khóa luận hoàn toàn không sao chép từ các tài liệu khác. Hà Nội, tháng 5 năm 2014 Tác giả Lƣu Thị Mến DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT TRONG KHÓA LUẬN Từ viết tắt Giải nghĩa ĐHSPHN2 Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 TVĐHSPHN2 Thƣ viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 CSDL Cơ sở dữ liệu MỤC LỤC MỞ ĐẦU 1 CHƢƠNG 1. KHÁI QUÁT VỀ THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐẠI HỌC SƢ PHẠM HÀ NỘI 2 5 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển 5 1.1.1 Thư viện trước yêu cầu đổi mới giáo dục 5 1.1.2 Chức năng và nhiệm vụ của Thư viện 6 1.2 Đặc điểm của ngƣời dùng tin và nhu cầu tin 7 1.2.1 Đặc điểm của người dùng tin 8 1.2.2 Đặc điểm nhu cầu tin 9 1.3. Vai trò của hoạt động tra cứu thông tin 11 1.3.1 Khái niệm về hoạt động tra cứu tin 11 1.3.2 Vai trò của hoạt động tra cứu tin trong hoạt động thông tin ở thư viện 12 1.3.3. Yêu cầu của hoạt động tra tin trước giai đoạn đổi mới giáo dục 13 CHƢƠNG 2. KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI 15 THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐHSPHN2 15 2.1 Tổ chức bộ máy tra cứu tin phục vụ ngƣời dùng tin tại thƣ viện 15 2.1.1 Bộ máy tra cứu tin truyền thống 16 2.1.2 Bộ máy tra cứu thông tin hiện đại 26 2.2 Tổ chức phục vụ các hoạt động phục vụ tra cứu thông tin 36 2.2.1 Phục vụ tra cứu tin theo chế độ hỏi - đáp 36 2.2.2 Tổ chức phục vụ tra cứu tin theo dịch vụ tìm tin tư liệu 37 2.2.3 Hướng dẫn người dùng tin sử dụng bộ máy tra cứu thông tin 42 2.3 Nhận xét về hoạt động tra cứu tin tại Thƣ viện 43 2.3.1 Ưu điểm 43 2.3.2 Tồn tại 45 CHƢƠNG 3. CÁC GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN 47 3.1 Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin 47 3.1.1 Củng cố bộ máy tra thông tin truyền thống 47 3.1.2 Hoàn thiện bộ máy tra cứu tin hiện đại 49 3.2 Nâng cao chất lƣợng đội ngũ cán bộ thƣ viện và đào tạo ngƣời dùng tin 51 3.3 Tăng cƣờng hoạt động hợp tác trao đổi giữa các thƣ viện 54 3.4 Tăng cƣờng ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tra cứu Thƣ viện 54 3.5 Tăng cƣờng cơ sở vật chất và trang thiết bị 55 3.6 Tăng cƣờng nguồn lực thông tin 56 KẾT LUẬN 58 DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO 59 1 MỞ ĐẦU 1. Tính cấp thiết của đề tài Thế kỉ XXI, thế kỉ của công nghệ thông tin và việc sử dụng công nghệ thông tin vào hoạt động kinh tế đã trở nên cấp thiết trong xã hội. Chính việc ứng dụng này đã làm thay đổi tận gốc rễ mọi hoạt động kinh tế - xã hội của nhiều quốc gia trên thế giới. Nó đã đƣa nhân loại sang một kỉ nguyên mới, kỉ nguyên xã hội – thông tin, trong đó nền kinh tế tri thức giữ vai trò chủ đạo, thông tin trở thành yếu tố cần thiết với mọi lĩnh vực trong đời sống xã hội. Sự phát triển của công nghệ thông tin và những thành tựu khoa học công nghệ đã tác động mạnh mẽ đến nhiều hoạt động của xã hội trong đó có hoạt động thƣ viện. Rất nhiều khâu trong thƣ viện đã từng bƣớc đƣợc cải thiện, đƣợc tự động hóa trong đó có hoạt động tra cứu thông tin. Hiệu quả của hoạt động tra cứu thông tin là yếu tố góp phần không nhỏ vào việc đánh giá hiệu quả hoạt động của các thƣ viện, vào việc thực hiện nhiệm vụ mục tiêu của các thƣ viện. Chính vì thế các thƣ viện đã và đang không ngừng hoàn thiện, phát triển bộ máy tra cứu của mình một cách khoa học và logic nhất. Cùng với sự phát triển của thƣ viện công cộng nhằm nâng cao dân trí cho quần chúng nhân dân, thì Thƣ viện trƣờng đại học cũng đƣợc phát triển mạnh mẽ bởi đây là nơi góp phần giáo dục, đào tạo nguồn nhân lực xã hội. Nhận thức đƣợc tầm quan trọng này, Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 đã không ngừng nâng cao, cải thiện bộ máy tra cứu, đặc biệt khi nhà trƣờng có chủ trƣơng đổi mới giáo dục “lấy ngƣời học là trung tâm”, chuyển từ hình thức học" niên chế" sang “tín chỉ” thì khâu tổ chức bộ máy tra cứu trong thƣ viện càng đƣợc quan tâm nhiều hơn. Việc phát triển bộ máy tra cứu tin hợp lí không chỉ giúp cán bộ thƣ viện trong công tác bổ sung, xử lý, thanh lý tài liệu cũng nhƣ phục vụ bạn đọc mà còn giúp bạn đọc có thể tìm tới tài liệu một cách đơn giản, nhanh chóng. Hoạt động tra cứu tin của trƣờng rất đa dạng và phong phú với 2 nhiều hình thức khác nhau nhƣng bên cạnh đó vẫn còn nhiều mặt hạn chế nhất định đòi hỏi cần phải có phƣơng pháp điều chỉnh phù hợp để đáp ứng nhu cầu tìm tài liệu của bạn đọc. Từ những vấn đề lí luận và thực tiễn nêu trên, tôi đã chọn đề tài "Tìm hiểu hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2". 2. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 2.1 Mục đích: Đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện. Trên cơ sở đó đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện 2.2 Nhiệm vụ: - Nghiên cứu cơ sở lý luận về hoạt động tra cứu thông tin - Nghiên cứu bộ máy tra cứu thông tin và hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện - Phân tích và đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện. - Đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tra cứu thông tin tại Thƣ viện 3.Tình hình nghiên cứu theo hƣớng đề tài Đề tài nghiên cứu: Tìm hiểu hoạt động tra cứu thông tin trong các cơ quan Thƣ viện - Thông tin đã và đang đƣợc nhiều tác giả quan tâm. Tuy nhiên, mỗi ngƣời lại đề ra những hƣớng giải pháp khác nhau. Một số khóa luận điển hình nhƣ: Hoàn thiện bộ máy tra cứu thông tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Hùng Vƣơng của tác giả Đỗ Quốc Hùng (2012); Tìm hiểu về bộ máy tra cứu tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Giao thông Vận Tải của Phạm Thị Linh (2006); Tìm hiểu về bộ máy tra cứu tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Luật Hà Nội của Đặng Thanh Thủy (2005); Nhƣng tìm hiểu về hoạt động tra cứu thông tin tại 3 Thƣ viện Trƣờng ĐHSPHN2 cho đến nay vẫn chƣa có một công trình nghiên cứu của tác giả nào thực hiện. 4. Phạm vi nghiên cứu Phạm vi không gian: Tìm hiểu về hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 Phạm vi thời gian: nghiên cứu hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện trong 5 năm trở lại đây (2008 - 2013) 5. Phƣơng pháp nghiên cứu 5.1. Phương pháp luận Khóa luận đƣợc thực hiện dựa trên phƣơng pháp luận duy vật biện chứng, trên cơ sở phân tích các quan điểm chỉ đạo về đƣờng lối, chính sách của Đảng và Nhà nƣớc về công tác phát triển khoa học công nghệ, giáo dục và đào tạo và công tác thƣ viện. 5.2. Phương pháp cụ thể - Điều tra bằng phiếu hỏi - Thu thập, phân tích và tổng hợp tài liệu - Quan sát trực tiếp - Phỏng vấn, trao đổi với bạn đọc và cán bộ thƣ viện - Thống kê và so sánh số liệu 6. Đóng góp về lí luận và thực tiễn của đề tài 6.1 Về mặt lý luận: Khóa luận góp phần nâng cao hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện trong giai đoạn hiện tại và tƣơng lai. 6.2 Về mặt thực tiễn: Khóa luận đã khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động tra cứu thông tin tại Thƣ viện từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tra cứu thông tin. Khóa luận cũng giúp Thƣ viện hoàn thiện bộ máy tra cứu và 4 hoạt động tra cứu thông tin, giúp thƣ viện trở thành trung tâm thông tin và có thể phục vụ đắc lực cho công tác giáo dục và đào tạo của nhà trƣờng trong giai đoạn đổi mới hiện nay. 7. Bố cục của khóa luận Ngoài phần mở đầu, kết luận, khóa luận bao gồm 3 chƣơng: Chƣơng 1: Khái quát lý luận về hoạt động tra cứu tin tại thƣ viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 Chƣơng 2: Khảo sát thực trạng tra cứu thông tin tại thƣ viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 Chƣơng 3 : Các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động tra cứu tin tại Thƣ viện Trƣờng Đại học Sƣ phạm Hà Nội 2 [...]... [7,tr.19] 11 Hiểu theo cách khác hoạt động tra cứu thông tin là cầu nối giữa ngƣời dùng tin và cán bộ thƣ viện với vốn tài liệu Hoạt động tra cứu tin giúp ngƣời dùng tin có thể tìm đƣợc tài liệu họ cần một cách nhanh chóng, thuận lợi, chính xác, thỏa mãn đƣợc nhu cầu tin của họ[7,19] 1.3 .2 Vai trò của hoạt động tra cứu tin trong hoạt động thông tin ở thư viện Hiện nay với sự phát triển của khoa học và kỹ... tại Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 là sự kết hợp hài hòa giữa bộ máy tra cứu thông tin truyền thống và hiện đại Hai bộ máy tra cứu cùng tồn tại, hỗ trợ lẫn nhau giúp Thƣ viện thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ của mình Bộ máy tra cứu thông tin tại Thƣ viện trƣờng ĐHSPHN2 đƣợc thể hiện cụ thể thông qua sơ đồ sau: 15 BỘ MÁY TRA CỨU THÔNG TIN THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐHSPHN2 Bộ máy tra cứu thông tin truyền thống Hệ thống... đảo bạn đọc tin dùng, vì thế số lƣợt bạn tới tra tìm thông tin sách mới tăng lên đáng kể: Năm Số lƣợt bạn đọc 20 08 – 20 09 325 20 09 – 20 10 397 20 10 – 20 11 489 20 11 – 20 12 674 20 12- 20 13 730 Bảng 2. 7 Bảng số liệu thống kê số lƣợt bạn đọc sử dụng thƣ mục thông báo sách mới Năm 20 08 - 20 12 do Thƣ viện chƣa ứng dụng công nghệ thông tin trong việc thông báo sách mới mà chỉ tiến hành biên soạn thành sách vì... cái loại tuyến OPAC 20 08 - 20 09 1 42. 580 17 1 42. 563 0 20 09 -20 10 143.864 14 143. 727 123 20 10 - 20 11 145.976 10 141.138 4. 828 20 11 - 20 12 146.8 12 7 101.154 45.651 20 12 - 20 13 148.3 12 5 550 147.757 Bảng 2. 3 Bảng số liệu thống kê số lƣợt bạn đọc sử dụng bộ máy tra cứu tin Nhìn vào bảng số liệu trên ta thấy từ năm 20 08 - 20 12 số lƣợt bạn đọc sử dụng mục lục truyền thống làm công cụ tra cứu vẫn chiếm số lƣợng... đọc Hơn nữa kho tài liệu tra cứu đƣợc sắp xếp theo bảng phân loại DDC điều đó gây khó khăn trong việc tra cứu của bạn đọc, để có thể tra cứu đƣợc bạn đọc cần hiểu rõ các chỉ dẫn đƣợc gắn trên mỗi giá sách của kho Năm Số lƣợt bạn đọc 20 08 - 20 09 3140 20 09 - 20 10 3574 20 10 - 20 11 41 42 2011 - 20 12 4 620 20 12 - 20 13 5 124 Bảng 2. 5 Bảng thống kê số lƣợt bạn đọc đến kho tài liệu tra cứu Nhìn vào bảng số liệu... tác động mạnh mẽ đến nhiều hoạt động của xã hội trong đó có hoạt động Thƣ viện - thông tin Rất nhiều khâu công việc trong Thƣ viện đã từng bƣớc đƣợc tự động hóa, trong đó có hoạt động tra cứu thông tin Việc cải tiến bộ máy tra cứu tin theo hƣớng hiện đại đã mang lại hiệu quả rất lớn đối với Thƣ viện cũng nhƣ đối với ngƣời dùng tin Nhận thức đƣợc tầm quan trong này Thƣ viện Trƣờng ĐHSPHN2 đã tiến hành... viện Chất lƣợng của hoạt động thông tin trong trƣờng sẽ thể hiện ở mức độ đáp ứng nhu cầu tin của sinh viên, giảng viên, đồng thời cũng là yếu tố kích thích nhu cầu tin của họ ngày càng phát triển sâu sắc hơn, phong phú hơn 14 CHƢƠNG 2 KHẢO SÁT THỰC TRẠNG TRA CỨU THÔNG TIN TẠI THƢ VIỆN TRƢỜNG ĐHSPHN2 2. 1 Tổ chức bộ máy tra cứu tin phục vụ người dùng tin tại thư viện Bộ máy tra cứu tin có vai trò rất... chữ cái Hàng năm Thƣ viện đều tiến hành bổ sung thêm các phích mục lục, công việc này đƣợc diễn ra thƣờng xuyên, thể hiện cụ thể thông qua bảng số liệu sau: Năm Số lƣợng mục lục đƣợc bổ sung (phích) 20 08 1.750 20 09 1.867 20 10 3. 328 20 11 4.494 20 12 2. 924 20 13 2. 600 20 14 457 Bảng 2. 2: Bảng thống kê số lƣợng mục lục đƣợc bổ sung qua các năm 20 Từ khi Thƣ viện đƣa hệ thống mục lục làm công cụ tra cứu phục... đã biết tất cả các hoạt động của Thƣ viện đều nhằm mục đích phục vụ bạn đọc, hoạt động tra cứu tin cũng không nằm ngoài mục đích đó Vai trò của nó thể hiện ở những khía cạnh sau đây : - Hoạt động tra cứu tin cho phép tra tìm tài liệu và cung cấp các tài liệu, thông tin (dữ liệu, số liệu) phù hợp với diện đề tài bao quát của cơ quan thông tin Thƣ viện, đáp ứng yêu cầu của ngƣời dùng tin - Là chìa khóa... tác Thƣ viện chuyển từ chức năng quản thu tài liệu sang chức năng quản trị tri thức thì vai trò của hoạt động tra cứu tài liệu – thông tin của Thƣ 12 viện càng trở nên vô cùng quan trọng và cần thiết với chức trách là tƣ vấn thƣờng xuyên cho hoạt động khai thác và sở hữu tri thức của ngƣời dùng tin - Nhờ có hoạt động tra cứu tin mà ngƣời dùng tin có thể tìm kiếm đƣợc các tài liệu cũng nhƣ thông tin theo . tin tại thƣ viện 15 2. 1.1 Bộ máy tra cứu tin truyền thống 16 2. 1 .2 Bộ máy tra cứu thông tin hiện đại 26 2. 2 Tổ chức phục vụ các hoạt động phục vụ tra cứu thông tin 36 2. 2.1 Phục vụ tra cứu tin. nhu cầu tin 9 1.3. Vai trò của hoạt động tra cứu thông tin 11 1.3.1 Khái niệm về hoạt động tra cứu tin 11 1.3 .2 Vai trò của hoạt động tra cứu tin trong hoạt động thông tin ở thư viện 12 1.3.3 2. 2 .2 Tổ chức phục vụ tra cứu tin theo dịch vụ tìm tin tư liệu 37 2. 2.3 Hướng dẫn người dùng tin sử dụng bộ máy tra cứu thông tin 42 2. 3 Nhận xét về hoạt động tra cứu tin tại Thƣ viện 43 2. 3.1