HỎI - ĐÁP NGHIỆP VỤ VĂN THƯ LƯU TRỮ HỎI: Học viên Trần Thanh Ngọc lớp K52 Trung ương Hội Lưu trữ Việt Nam hỏi việc huỷ tài liệu có liên quan đến quản lý tài liệu lưu trữ xã, phường, thị trấn trả lời: Câu 1: Việc huỷ tài liệu hết giá trị có quy định mới? Việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị quy định Điều 35, 36, 37 Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142-CP ngày 28/9/1963 Hội đồng Chính phủ Song quy định đề cập đến việc thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu thủ tục lập biên tiêu huỷ tài liệu Những điều chỉnh tiêu huỷ tài liệu hết giá trị Điều 12 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP Chính phủ quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia quy định chế độ thẩm tra; phân quyền thẩm tra tài liệu hết giá trị trước tiêu huỷ quan lưu trữ cấp như: - Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thẩm tra tài liệu Trung tâm lưu trữ quốc gia quan, tổ chức thuộc ngtuồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia; - Lưu trữ tỉnh thẩm tra tài liệu lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện quan, tổ chức nguồn nộp lưu vào lưu trữ tỉnh; - Lưu trữ huyện thẩm tra tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ huyện lưu trữ xã; - Lưu trữ quan, tổ chức cấp thẩm tra tài liệu đơn vị không nguồn nộp lưu lưu trữ lịch sử Ngoài ra, Điều 12 của Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, Chính phủ quy định việc phân quyền định cho phép tiêu huỷ tài liệu hết giá trị người đứng đầu quan, tổ chức sau: - Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản Trung tâm lưu trữ quốc gia; - Bộ trưởng, Thủ trưởng quan ngang Bộ, Thủ trưởng quan thuộc Chính phủ, người đứng đầu quan, tổ chức khác thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản quan, tổ chức sau có ý kiến thẩm định văn Cục trưởng Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước; - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân tỉnh định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản tỉnh; - Người đứng đầu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ tỉnh định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị quan, tổ chức sau có ý kiến thẩm định văn lưu trữ tỉnh; - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp huyện định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị bảo quản lưu trữ huyện sau có ý kiến thẩm định văn lưu trữ tỉnh; - Người đứng đầu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ huyện định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị quan, tổ chức sau có ý kiến thẩm định văn lưu trữ huyện; - Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị xã sau có ý kiến thẩm định văn lưu trữ huyện; - Người đứng đầu quan, tổ chức không thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Trung tâm lưu trữ quốc gia, lưu trữ tỉnh, lưu trữ huyện định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị quan, tổ chức sau có ý kiến thẩm định văn quan, tổ chức cấp trực tiếp Câu 2: Việc tiêu huỷ tài liệu cấp xã có cần tuân thủ quy định chung huỷ tài liệu không? Căn vào quy định nêu Nghị định số 111/2004/NĐ-CP, loại huỷ tài liệu hết giá trị cấp xã, phải tuân thủ quy định chặt chẽ vể huỷ tài liệu Nhà nước Vấn đề cần xem xét cụ thể là, cấp xã, trừ phường, thị trấn, tài liệu lưu trữ cịn giữ lại Vì vậy, việc huỷ tài liệu chưa cần đặt Trước tình vậy, lưu trữ xã cần thu thập tài liệu đến hạn nộp lưu đơn vị, cá nhân lãnh đạo xã vào bảo quản kho chung, tổ chức phân loại, chỉnh lý loại tài liệu trùng thừa để bảo quản riêng chờ xử lý sau LỊCH SỬ LƯU TRỮ VIỆT NAM TRÊN ĐẤT THĂNG LONG HÀ NỘI Tổ chức lưu trữ thời kỳ phong kiến Việt Nam a.Lưu trữ Việt Nam trước thời kỳ nhà Nguyễn 938-1802 Trước thời kỳ tiền Lê, tài liệu lưu trữ khơng cịn bảo tồn Từ thời kỳ nhà Lý? đến triều Tây Sơn, sử sách ghi lại là, tài liệu máy nhà nước cất vào tủ cơng, khơng có kho lưu trữ Một số giữ tài liệu dạng sổ sách số hộ tịch, sổ điền bạ, sổ thuế Các vương triều khơng có chủ trương lưu giữ lâu dài tài liệu quản lý? nhà nước chiếu, chỉ, sắc dụ khơng có nhận thức công tác bảo tồn, lưu giữ tài liệu Ngoài ra, tài liệu bị mát chiến tranh, môi trường, thiên tai huỷ hoại b.Lưu trữ triều Nuyễn So với thời kỳ vương triều trước đó, triều vua nhà Nguyễn nhận thức giá trị tài liệu lưu trữ nên ?ý việc tổ chức lưu trữ bảo quản tài liệu Riêng tổ chức, Triều đình nhà Nguyễn ý đến việc tổ chức quan văn thư lưu trữ, năm 1821, lập Văn thơ phòng Đến năm 1829, Văn thơ phòng chia thành phận, gồm: - TàoThượng bảo: phòng giữ ấn tín; - Tào Tú luận: phịng ghi chép giáo huấn nhà vua thảo văn bản; - Tào Bí thơ: phịng thơ ký đặc biệt làm nhiệm vụ coi giữ tác phẩm văn thơ nhà vua - Tào Bổn chương: phòng quản lý giấy tờ cơng hình thành qua hoạt động nhà vua Nội Riêng Tào Bổn chương chia thành Lại chương, Lê Bình Chương Hình Công Chương; nhiệm vụ: + Lại Bộ chương: giữ tài liệu nhân tài chính; + Lê Bình Chương: ln giữ tài liệu lễ tân qn đội; + Hình Cơng Chương: ln giữ tài liệu tồ án cơng Như vậy, Tào Thượng Tào Tú Luận mang tính chất phịng văn thư; Tào Bí thơ Bổn Chương thực chất phòng lưu trữ Năm 1925, Minh Mệnh cho lập Tàng thư lâu đông bắc Hồng thành Đây Kho lưu trữ guốc gia, có nhiệm vụ bảo quản tài liệu lưu trữ sổ sách triều đinh Cấu trúc Tàng thư lâu: nhà tầng, xây gạch, đá; tầng 11 gian, tầng gian chái Trong thời kỳ nhà Nguyễn, lập hai kho lưu trữ - thư viện Kho lưu trữ thư viện Quốc sử quán Kho lưu trữ - thư viện Nội Các vương triều nhà Nguyễn ý đạo nghiệp vụ lưu trữ Nhà vua kiểm tra ban hành văn luật pháp sắc, chỉ, dụ dụ để chấn chỉnh, đạo cơng tác lưu trữ Ngồi ra, nhà vua áp dụng hình phạt trường hợp để tài liệu vị hủy hoại, mát Chính nhờ có quan tâm đạo cơng tác lưu trữ nhà Nguyễn vậy, nên nhà Nguyễn để lại cho hậu nhiều tài liệu q giá thuộc nhóm châu bản, địa bạ, mộc tư liệu lưu trrữ quí giá khác c Lưu trữ Việt Nam thời kỳ thuộc Pháp Năm 1858 thực dân Pháp công Đà Nẵng, mở đầu chiến tranh xâm lược Việt Nam Phản bội lợi ích dân tộc, ngày 05 tháng năm 1862, Vua Tự Đức cắt tỉnh miền Đông bồi thường triệu la chiến phí cho Pháp Trước nhu nhược Triều đình Phong kiến Nhà Nguyễn, thực dân Pháp đẩy mạnh quân chiếm nốt phần đất lại Việt Nam Tiếp năm sau, chúng đánh chiếm Bắc kỳ trung kỳ, buộc triều đình Huế phải k?ý hiệp ước Patnot thừa nhận cai trị Pháp toàn cõi Việt Nam Năm 1887, sau đánh chiếm Lào Cao Miên, Pháp cử Paul Bert làm toàn quyền Đông Dương Thời gian đầu, công tác lưu trữ tài liệu lưu trữ giao cho Thanh tra thuộc địa phụ trách Thống đốc Nam kỳ ban hành số quy định lập hồ sơ, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cấp chứng thực lưu trữ Từ năm 1873, công tác lưu trữ giao cho Hội đồng tư mật quản l?ý vậy, vị trí lưu trữ đặt cao Ngày 24/9/1909, kho lưu trữ Nam kỳ thành lập theo Nghị định Thống đốc Nam kỳ Urrây Tại Trung kỳ, năm 1897, sở lưu trữ thành lập Tại Bắc kỳ, công tác lưu trữ tổ chức muộn Thống sứ Bắc kỳ phải đối phó với phong trào dậy nông dân thuộc địa Đến năm 1907, Thống sứ Bắc kỳ ban hành Thông tư quy định lập hồ sơ, thu thập, bảo quản tài liệu, tuyển chọn nhân viên lưu trữ Nói chung, trước năm 1917, công tác lưu trữ Việt Nam Đơng Dương chưa có quan quản l?ý thống nhất, thiếu nhân viên lưu trữ đào tạo, thiếu phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ Vì vậy, tài liệu bị mát, phân tán hư hại Thời kỳ thuộc Pháp, công tác lưu trữ ghi dấu ấn rõ nét từ năm 1917 Tháng 6/1917, theo đề nghị Tồn quyền Đơng Dương Anbexaro, quốc cử Pơn Buđê, người tốt nghiệp trường đại học lưu trữ - cổ tự học sang Đông Dương phụ trách lưu trữ Ngày 29/11/1917, Tồn quền Đơng Dương ban hành Nghị định thành lập Nha Lưu trữ Thư viện Đơng Dương Nha có nhiệm vụ tổ chức lại kho lưu trữ, đạo tra công tác lưu trữ, tổ chức thư viện tra thư viện Ngày 26/12/1918, Tồn quyền Đơng Dương ban hành Nghị định quy định cụ thể tổ chức hoạt động Nha lưu trữ thư viện Đông Dương: + Kho lưu trữ trung ương Hà Nội; + Kho lưu trữ Thống đốc Nam kỳ Sài Gòn; + Kho lưu trữ Khâm sứ Trung kỳ Huế; + Kho lưu trữ Thống sứ Campuchia Pnông Pênh; + Kho lưu trữ Thống sứ Lào Viêng Chăn So với máy nhà nước Trung ương, máy nhà nước bảo hộ đầy đủ Cùng với hàng loạt sở đời, Sở Lưu trữ Thư viện thành lập Về sở vật chất, Nha lưu trữ cho xây kho lưu trữ: kho lưu trữ Hà nội Kho lưu trữ Pnông Pênh Ở Việt Nam, suốt 27 năm tồn (1918-1945), ba kho lưu trữ Hà Nội, Huế, Sài Gòn hoạt động Kho lưu trữ lịch sử Về tổ chức Kho lưu trữ quan: theo nguyên tắc quản lý hành Lion moany viết năm 1924, tồn Đơng Dương có 16 Kho lưu trữ c Lưu trữ Việt Nam sau Cách mạng Tháng năm 1945 Sau Cách mạng tháng 8/1945, hoàn cảnh chiến tranh, nước Việt Nam dân chủ cộng hồ khơng có quan có thẩm quyền thức quản lý cơng tác lưu trữ Vì vậy, thời gian đầu, Chính phủ Lâm thời tổ chức lại Nha Lưu trữ Thư viện trung ương, lập Nha Lưu trữ Cơng văn Thư viện tồn quốc trực thuộc Bộ Quốc gia giáo dục Ngày 08/9/1945, Chính phủ lâm thời Sắc lệnh bổ nhiệm ơng Ngơ Đình Nhu, Quản thủ Kho lưu trữ Thư viện Trung kỳ Huế, nguyên Phó Giám đốc Nha Lưu trữ Thư viện Đông Dương làm Giám đốc Nhưng hồn cảnh đất nước chưa an bình, thời gian dài, công tác lưu trữ gặp khó khăn, nên quan quản lý lưu trữ Chính phủ Lâm thời thành lập chưa thể quản lý thống công tác lưu trữ nước Với bối cảnh lịch sử nêu trên, kiện thành lập Cục Lưu trữ thuộc Phủ Thủ tướng theo Nghị định số 102/CP ngày 04/9/1962 Hội đồng Chính phủ đánh dấu bước ngoặt lịch sử quan trọng công tác lưu trữ Việt Nam Từ đây, công tác lưu trữ nước ta trở thành ngành độc lập, thực nguyên tắc quản lý tập trung, thống Ra đời sau Nghị định 102/CP Điều lệ công tác công văn giấy tờ công tác lưu trữ ban hành kèm theo Nghị định 142/CP Hội đồng Chính phủ ngày 28/9/1963 Điều lệ quy định việc thành lập mật kho lưu trữ khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương, kho phân kho lưu trữ Trung ương để bảo quản tài liệu quan Trung ương lưu trữ chuyên ngành (Điều 26) Về lưu trữ chuyên ngành, Điều 30 Điều lệ quy định: Công an, Ngoại giao Quốc phòng lập kho lưu trữ riêng phải chịu đạo thống nghiệp vụ Cục Lưu trữ Trên sở Điều lệ, Phủ Thủ tướng ban hành Thông tư số 9/BT ngày 8/3/1964 Thông tư quy định: lập Tổ lưu trữ Bộ, quan ngang Bộ trực thuộc Hội đồng Chính phủ Cá biệt lập phịng lưu trữ Lưu trữ quan mang tính chất hành thực nhiệm vụ quản lý, bảo quản tạm thời tài liệu lưu trữ quan trước đưa vào quản lý lưu trữ lịch sử để bảo quản cố định tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Tổ chức lưu trữ giai đoạn 1976-1999 Sau ngày giải phóng miền Nam 1975, đất nước thống nhất, Hội đồng Chính phủ Quyết định thành lập Kho lưu trữ TW II đặt Thành phố Hồ Chí Minh giao cho Cục Lưu trữ trực tiếp quản lý Đáp ứng yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ quốc gia, ngày 26/12/1981 Hội đồng Bộ trưởng (nay Chính phủ) ban hành Quyết định thành lập Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Bản Quyết định nhấn mạnh cần thiết phải tập trung tài liệu lưu trữ vào bảo quản kho lưu trữ Nhà nước TW địa phương Một năm sau, tức ngày 11/12/1982, Hội đồng Nhà nước ban hành Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Điều Pháp lệnh quy định tài liệu lưu trữ quốc gia phải bảo quản quan lưu trữ Nhà nước Điều 14 15 Pháp lệnh quy định cụ thể hệ thống tổ chức ngành lưu trữ bao gồm: quan lưu trữ Nhà nước Trung ương thuộc Hội đồng Bộ trưởng; quan lưu trữ Bộ, Uỷ ban Nhà nước, quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng; quan lưu trữ thuộc Uỷ ban nhân dân cấp Đây văn có giá trị pháp lý cao quy định việc quản lý tập trung, thống tài liệu lưu trữ quốc gia Hai năm sau, ngày 01/3/1984 Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 34/HĐBT chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tổ chức máy Cục Lưu trữ Nhà nước Theo Nghị định này, hệ thống tổ chức lưu trữ nước ta sau: + Cục Lưu trữ Nhà nước thuộc Hội đồng Bộ trưởng; + Phòng lưu trữ Bộ, Uỷ ban Nhà nước quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng; + Phòng lưu trữ cấp tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc TW Căn Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia Nghị định số 34/HĐBT, ngày 05/11/1984 Cục Lưu trữ Nhà nước ban hành Thông tư 221-LT-TT quy định Bộ, Uỷ ban Nhà nước, quan khác thuộc Hội đồng Bộ trưởng thành lập Phịng lưu trữ Thơng tư số 222-LT-TT quy định thành lập Phòng lưu trữ trực thuộc UBND tỉnh, thành phố, đặc khu trực thuộc Trung ương Mặc dù có văn quy định hướng dẫn cụ thể tổ chức lưu trữ nói riêng cơng tác lưu trữ nói chung, song suốt thời gian dài từ 1985-1997, với thay đổi tổ chức (sáp nhập số quan thuộc Chính phủ chia tách tỉnh) hầu hết Bộ, tỉnh chưa lập Phòng lưu trữ quy định pháp luật Xuất phát từ yêu cầu quản lý tài liệu lưu trữ theo Chỉ thị 726TTg ngày 04/9/1987 tăng cường đạo công tác lưu trữ, ngày 24/01/1998 Ban Tổ chức - Cán Chính phủ (nay Bộ Nội vụ) ban hành Thông tư số 40/1998/TT-TCCP hướng dẫn tổ chức lưu trữ quan nhà nước cấp Theo Thơng tư Bộ, quan ngang Bộ, quan thuộc Chính phủ (sau gọi chung Bộ) thành lập Phòng lưu trữ đặt Văn phòng Bộ Ở tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành lập Trung tâm lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng Uỷ ban Nhân dân tỉnh Từ đầu năm 2000 kỷ trước, công tác lưu trữ ghi dấu ấn phát triển ngày 04/4/2001, Uỷ ban thường vụ Quốc hội thông qua Pháp lệnh lưu trữ quốc gia thay Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ quốc gia năm 1982 Để hướng dẫn thi hành Pháp lệnh này, ngày 08/4/ năm 2004, Chính phủ ban hành Nghị định số 111/2004/NĐ-CP hướng dẫn thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Các văn quy phạm pháp luật đáp ứng yêu cầu khai thác, sử dụng giá trị tài liệu lưu trữ thời kỳ đổi Từ năm 2003, sau có Nghị định Chính phủ quy định chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Bội nội vụ, Cục Lưu trữ Nhà nước, quan quản lý ngành lưu trữ, thức trực thuộc Bộ Nội vụ, giao nhiệm vụ quản lý công tác văn thư đổi tên Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước trực thuộc Nội vụ Hiện nay, cấu tổ chức Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tóm tắt theo sơ đồ sau: II GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU PHÔNG LƯU TRỮ QUỐC GIA VIỆT NAM TRÊN ĐẤT THĂNG LONG- HÀ NỘI Trong tiến trình lịch sử, yêu cầu ghi chép lồi người có từ thời cổ xưa, tài liệu xuất từ xã hội hình thành nhà nước giai cấp, xã hội nơ lệ gắn liền với phát triển phân ngành sản xuất Tài liệu ngày gia tăng đa dạng phát triển nhanh kỹ thuật văn phòng Những ký tự ghi chép ban đầu thường thể cát, vỏ sau đất nung Sự ghi chép thường xuất nơi có điều kiện tự nhiên thuận lợi cho việc phát triển kinh tế giới, triền sông Nil Ai Cập, dải sông Lưỡng Hà vùng Trung cận đông, triền sông Cửu long góp phần mang lại văn minh cổ xưa cho xã hội - văn minh chữ viết Ở lồi người cịn lưu giữ kho lưu trữ khổng lồ có vật mang tin đất nung từ 2500 năm trước công nguyên Tuy vậy, tài liệu lưu trữ có vật mang tin mềm thời kỳ nơ lệ lồi người khơng cịn lưu giữ được, mà phổ biến giới, nước lại tài liệu lưu trữ từ thời kỳ phong kiến, từ kỷ thứ VII sau Công nguyên Ở nước ta, tài liệu cổ ghi giấy, khơng kể văn bia kinh phật, cịn giữ lại thời kỳ hậu Lê (thế kỷ XV), bảo quản Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, Hà Nội (xem TL trang sau) Nhưng thời kỳ này, tài liệu lưu trữ lại không đáng kể tài liệu cổ chủ yếu Sắc phong, tài liệu lưu trữ cổ hành nhà nước cịn lưu giữ lại từ kỷ thứ XIX sau Công nguyên (1802) Đây khối tài liệu lưu trữ quan trọng thời kỳ phong kiến Việt Nam Đó tài liệu vương triều nhà Nguyễn từ năm1802 đến năm1945, qua triều đại: Gia Long (1802-1819), Minh mệnh (1820-1840), Thiệu Trị (1841-1847), Tự Đức (1848-1883), Kiến Phúc (1884), Đồng Khánh 1886-1888), Thành Thái (1889-1907), Duy Tân (1907-1916), Khải Định (1916-1925), Bảo Đại (1926-1945) Loại hình tài liệu lưu trữ chủ yếu viết giấy dó chữ Hán nơm Trong đó, khối tài liệu quan tài liệu Châu Châu triều Nguyễn tấu, sớ đựơc vua nhà Nguyễn phê duyệt với dấu ấn “ngự phê” nhà vua, sắc, dụ, chiếu, công văn, tờ trình sổ sách kê khai, văn ngoại giao lưu lại Trên thực tế, tài liệu văn thư lưu trữ triều đình nhà Nguyễn văn phịng nhà vua mang tên Viện thị thư, viện thị Hàn, Viện nội hàn đời Gia Long tổ chức Ngược dòng lịch sử, dấu ấn Thăng Long – Hà Nội phần nhiều phản ánh tư liệu lưu trữ sách tra cứu khác, quốc sử “Đại Việt Sử ký Toàn thư”của thần sử Lê Văn hưu, Phan Phu tiên Ngô Sĩ Liên; “Khâm định Việt sử Thông Giám Cương Mục” Quốc sử quán triều Nguyễn; Bách khoa toàn thư, Wikipedia Theo tư liệu lưu trữ Thăng Long (Rồng bay lên) đặt tên từ kỷ thứ XI Việt Nam dành độc lập, sau Lý Công Uẩn Chiếu dời đô năm 1010 từ Hoa Lư Thăng long Thủ đô Đại Việt năm 1397, Thủ di chuyển Thanh Hố, tức Tây Đơ Thăng Long có tên Đơng Như vậy, Hà Nội trải qua nhiều tên gọi, kể từ năm 454- 456 thời Nam Bắc Triều Trung Quốc, từ tên Tống Bình, Đại La- La thành- năm 866; Long Đỗ (Rốn rồng)-năm 866, Đông Đô - năm 1397, Đông Quan- năm 1408, Đông Kinh- năm 1428, Bắc Thành, thời Tây Sơn Năm 1802, đổi lại Thăng long, chữ “Long” có nghĩa mới, tức thịnh vượng Năm 1831, vua Minh Mạng lập tỉnh Hà Nội, với ý nghĩa tỉnh nằm (nội) hai sông (hà) sông Hồng sông Đáy Những người phương tây thường gọi Hà Nội tên ghép Hán Việt “Tonkin” Xen kẽ với tài liệu lưu trữ thời kỳ phong kiến, nước ta hình thành khối lớn tài liệu lưu trữ quan thuộc Pháp, phơng Tồn quyền Đơng Dương, phông Thống xứ Bắc kỳ, phông Thống đốc Nam kỳ, phơng Tồ xứ tỉnh Tồn tài liệu lưu trữ thuộc thời kỳ phong kiến thuộc Pháp bảo quản Trung tâm Lưu trữ quốc gia I, 31B phố Tràng Thi Hà Nội với tổng số khoảng km giá tài liệu (chiều dài tài liệu dựng đứng xếp giá) Riêng miền Nam nước ta, trước năm 1945, qua hoạt động quyền nguỵ Sài gịn (Việt Nam Cộng hồ), hình thành quản lý Văn khố Sài gòn số lượng tài liệu lưu trữ đáng kể, đặc biệt tài liệu lưu trữ khối phơng Phủ Tổng thống Đệ cộng hồ, khối phơng Phủ Tổng thống Đệ nhị cộng hồ, phơng Phủ Thủ tướng Việt Nam Cộng hoà Sau ngày giải phóng miền Nam, số tài liệu giữ lại nguyên vẹn bảo vệ an toàn với 30 ngàn tài liệu mộc giữ lại Đà Lạt tỉnh Lâm Đồng ( xem tài liệu mộc bn) Ch tớnh riờng ti liu lu tr Văn khố Sài Gịn có tổng số 30 km giá tài liệu Khối tài liệu lưu trữ thuộc Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam có giá trị nghiên cứu cao đất Thăng Long – Hà Nội tài liệu lưu trữ có niên hạn từ năm 1945 trở lại Việt Nam dân chủ cộng hoà Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam bảo quản Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III, số 34 đường Phan Kế Bính Hà Nội Tổng số tài liệu lưu trữ tậi có km giá tài liệu Ngồi 12 km giá tài liệu thuộc nguồn nộp lưu đến hạn nộp lưu chưa thu Trung tâm (xem nhà Trung tâm Lưu trữ Quốc gia III) Giá trị đặc biệt trực tiếp yêu cầu nghiên cứu lịch sử hành đất Thăng Long – Hà Nội phải kể đến tài liệu hình thành qua hoạt động quan, tổ chức cá nhân thời kỳ lịch sử Hà Nội Khối tài liệu bảo quản Trung tâm lưu trữ Thành phố Hà Nội, số 20, đường Huỳnh Thúc Kháng Tổng số tài liệu lưu trữ bảo quản lên tới gần chục km giá tài liệu Tần số độc giả đến khai thác, sử dụng tài liệu phục vụ yêu cầu nghiên cứu tương đương với Trung tâm Lưu trữ Quốc gia XÃ HỘI HỐ CƠNG TÁC LƯU TRỮ LỘ TRÌNH THỰC HIỆN XÃ HỘI HỐ CƠNG TÁC LƯU TRỮ VÀ VAI TRỊ CỦA HỘI VĂN THƯ LƯU TRỮ VIỆT NAM PGS-TS Dương Văn Khảm Những vấn đề chung xã hội hố cơng tác lưu trữ Cơng tác lưu trữ có phạm vi rộng Trong báo cáo tác giả giới hạn công việc sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ khối tài liệu gọi “tài liệu lưu trữ nhân dân” mà Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam thực theo phương thức xã hội hố cơng tác lưu trữ Từ năm 2005, Hội Lưu trữ Việt Nam lập Dự án có nội dung tương tự, trình Bộ Nội vụ xem xét Với yêu cầu Ban tổ chức Hội thảo này, chúng tơi muốn xây dựng lộ trình thực xã hội hoá việc sưu tầm, thu thập bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ nhân dân Tài liệu lưu trữ nhân dân tài liệu có giá trị lưu trữ, hình thành qua hoạt động toàn thể nhân dân lao động, thuộc sở hữu hợp pháp nhân dân mà phổ biến, chưa Nhà nước quản lý Nhóm nghiên cứu sinh viên Trường Đại học KHXH & NV cơng trình dự thi “Giải thưởng sinh viên nghiên cứu khoa học năm 2007” định nghĩa: ”Tài liệu lưu trữ nhân dân tài liệu thuộc quyền sở hữu hợp pháp công dân không thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử, có ý nghĩa khơng với nhân dân mà cịn có nhiều ý nghĩa khác mặt lịch sử, kinh tế, văn hố, giáo dục Nhóm phê phán số định nghĩa tài liệu lưu trữ nhân dân theo cách liệt kê Trong số tài liệu lưu trữ nhân dân có khối lượng lớn tài liệu lưu trữ cá nhân tài liệu lưu trữ truyền miệng, vậy, chúng tơi muốn viết rõ thêm hai khái niệm phát sinh này: Tài liệu lưu trữ cá nhân tài liệu phản ánh trình sống hoạt động cá nhân tài liệu khác thuộc sở hữu tư nhân cá nhân chủ sở hữu Tài liệu lưu trữ truyền miệng tài liệu ghi chép thông tin cá nhân, nhân chứng lịch sử truyền đạt trực tiếp qua vấn kiện lịch sử, biến cố xã hội, hoạt động xã hội quan trọng chưa lưu giữ thành văn kho lưu trữ Nguồn sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân nhân chứng lịch sử, tổ chức, tập thể, cá nhân tiêu biểu hoạt động trị, hoạt động trị-xã hội, hoạt động xã hội, xã hội-nghề nghiệp, hoạt động văn hoá, nghệ thuật cá nhân sở hữu tài liệu lưu trữ Cơ sở pháp lý việc sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân là: Điều 5, khoản khoản Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ủy ban thường vụ Quốc hội thông qua ngày 04/4/2001 quy định: "Tài liệu riêng cá nhân, gia đình, dịng họ có giá trị tài liệu quy định Điều Pháp lệnh Nhà nước đăng ký, bảo hộ; quan lưu trữ có trách nhiệm hướng dẫn, giúp đỡ kỹ thuật bảo quản" “Nhà nước khuyến khích việc tặng cho, ký gửi tài liệu riêng cá nhân, gia đình, dịng họ cho quan lưu trữ; trường hợp bán tài liệu riêng cá nhân, gia đình, dịng họ phải báo cho quan lưu trữ ưu tiên bán cho quan lưu trữ” Ngoài ra, Điều Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 quy định chi tiết thi hành số điều Pháp lệnh lưu trữ quốc gia Chính phủ ban hành quy định thành phần tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ Điều Nghị định quy định đầu tư kinh phí cho việc sưu tầm, mua tài liệu riêng cá nhân, gia đình, dịng họ tổ chức khác Đối với Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam, tơn mục đích ghi Điều lệ Nhà nước phê duyệt " bảo vệ an toàn khai thác, sử dụng có hiệu tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ cho nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa" Việc thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân nhằm mục đích bổ sung vào thành phần tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bị thiếu hụt, cân đối nghiêm trọng Như vậy, việc sưu tầm, thu thập góp phần quan trọng vào việc bảo đảm cho tài liệu lưu trữ phản ánh đầy đủ kiện lịch sử hoạt động xã hội khác, phục vụ cho yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ việc nghiên cứu quan, tổ chức lưu trữ Đảng, Nhà nước kho lưu trữ thuộc thành phần sở hữu khác Đối tượng sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân quan, tổ chức, cá nhân, gia đình, dịng họ sở hữu tài liệu quan trọng, như: Theo thống kê đợt Trung ương Hội Lưu trữ Việt Nam năm 2004, có 2.000 cá nhân nắm giữ tài liệu quan trọng thành văn có liên quan đến lịch sử dân tộc, có 200 cá nhân thuộc diện cấp bách cần thu thập Những cá nhân bao gồm: a) Các quan, tổ chức hệ thống trị khơng thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ nhà nước; b) Các lão thành cách mạng; c) Các nhà hoạt động trị như: cán chủ chốt Đảng, đại biểu Quốc hội, thành viên Chính phủ, Bộ trưởng, Thứ trưởng ; d) Các nhà khoa học, nhà hoạt động văn học, nghệ thuật, văn hoá, giáo dục tiêu biểu cá nhân khác đủ tiêu chuẩn lập phông lưu trữ cá nhân; đ) Các nhân chứng lịch sử; e) Các cá nhân có thành tích bật chiến đấu, sản xuất hành vi anh dũng bật xã hội công nhận Ở tất nước, kể nước Đông Nam Á, Việc sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ truyền miệng, tài liệu lưu trữ cá nhân công việc bắt buộc công tác lưu trữ Hiệp hội lưu trữ Đông Nam Á thuộc Hội đồng lưu trữ quốc tế (SARBICA) mà Việt Nam tham gia, tổ chức hai lần Hội thảo vấn đề để tham luận, kiểm điểm, đánh việc thực sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ truyền miệng, tài liệu lưu trữ cá nhân mà Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước Việt Nam tham gia trình bày báo cáo khoa học: lần tổ chức năm 1990 Kuala Lumpur, Malaysia; lần tổ chức năm 2004 Jakarta, Indonesia Tại Nga, Viện Lưu trữ Nhân dân thành lập để quản lý tài liệu không thuộc diện bảo quản lưu trữ lịch sử Nhà nước Hình thức tổ chức thúc đẩy việc xã hội hố cơng tác lưu trữ Nga, làm cho Lưu trữ Quốc gia Nga quản lý khối di sản văn hoá vào bậc giới, có nhiều tài liệu lưu trữ quý, mà nước ta nhận sao, tài liệu hoạt động Đảng cộng sản Việt Nam, tài liệu hoạt động cách mạng Chủ tịch Hồ Chí Minh diễn biến cách mạng khác Gần nhất, phía Nga chuyển giao cho Việt Nam phim mầu “Ngày lịch sử”, sản xuất cách 50 năm, phim nhựa, dài 670 m, với nội dung Lễ đón tiếp, diễu binh chào mừng Chủ tịch Hồ Chí Minh Chính phủ Thủ Quảng trường Ba Đình, Hà Nội sau năm kháng chiến Tại Mỹ, Lưu trữ Quốc gia, Chính phủ khuyến khích thành lập nhiều quan lưu trữ tổ chức xã hội để quản lý tài liệu không thuộc thành phần tài liệu Nhà nước, có Viện Lưu trữ Việt Nam Nhiều tài liệu lưu trữ chiến tranh Việt Nam, có Nhật ký Đặng Thuỳ Trâm, gốc, bảo quản Tại Thuỵ sỹ, việc xã hội hố cơng tác lưu trữ phát triển sớm Vì vậy, số lượng tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình, dòng họ quản lý kho lớn Phải nói rằng, tồn dân đến kho lưu trữ để khai thác tài liệu lưu trữ phục vụ sống hàng ngày cho dân nhân xác định tài sản, bất động sản; xác định thông tin khứ gia phả, tộc phả toàn dân Những tài liệu đương nhiên phục vụ yêu cầu quản lý xã hội Nhà nước Số lượng tài liệu lưu trữ bảo quản Lưu trữ Quốc gia Thuỵ Sỹ 120 km giá tài liệu, dân số có gần triệu người (Việt Nam-gần 30km giá tài liệu Trung tâm lưu trữ quốc gia, dân số có 80 triệu người) Vai trị xã hội hố cơng tác lưu trữ Việc xã hội hố cơng tác lưu trữ việc tạo dịch vụ công lưu trữ, chủ yếu đề cập đến việc thực quy trình nghiệp vụ tác động trực tiếp đến tài liệu hướng dẫn bảo, sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân Xã hội hố cơng tác lưu trữ hoạt động lưu trữ, tất quan, tổ chức cá nhân xã hội tham gia theo chuẩn mực thống Nhà nước quy định Điều cần thiết, tài liệu hình thành qua hoạt động quan, tổ chức cá nhân, mà tài liệu có giá trị lưu trữ có tất nơi, khơng phải có quan, tổ chức nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử Phải nói rằng, đâu có hoạt động xã hội, có tài liệu, có tài liệu có giá trị lưu trữ Vì vậy, quan, tổ chức cá nhân phải ý thức rằng, họ phải có nghĩa vụ tham gia quản lý tài liệu Nếu có quan lưu trữ Đảng Nhà nước làm cơng tác lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phịng Trung ương Đảng, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Trung tâm lưu trữ quốc gia, phòng lưu trữ việc quản lý tài liệu lưu trữ có nhiều hạn chế, tài liệu lưu trữ thu thập vào lưu trữ lịch sử chủ yếu quy định nguồn nộp lưu, tức danh mục quan, tổ chức có tài liệu phải nộp vào lưu trữ (1 đến 10%) tổng số pháp nhân hệ thống trị nhân vật lịch sử, tiêu biểu Việc xã hội hoá hoạt động xã hội nhu cầu tất yếu có từ sớm Ngay chiến tranh nhân dân Đảng ta lãnh đạo, huy động toàn dân tham gia kháng chiến, nhân vật lịch sử tiêu biểu? Ví dụ, gia đình bà mẹ Việt Nam anh hùng có trai, gái tham gia chiến trường hy sinh hết cả, có phải nhân vật lịch sử, tiêu biểu hay không tài liệu gia đình họ có quản lý lưu trữ lịch sử hay không? Đất nước ta, năm chiến tranh khốc liệt năm xây dựng, phát triển đất nước, xuất nhiều gương đáng tương lai học tập, nhiều văn kiện Đảng Nhà nước viết: đất nước “ra ngõ gặp anh hùng” Hành động anh hùng diễn đời cá nhân, xuất số năm lần người có lứa tuổi khác nhau, kể lớp niên trẻ Khi đọc sách “Mãi tuổi Hai mươi” biên tập từ Nhật ký “Cuộc đời” Liệt sỹ Nguyễn Văn Thạc Nhật ký Đặng Thuỳ Trâm nữ bác sỹ trẻ, đời tham gia chiến trường họ vài ba năm, hành động chiến sỹ làm cho người bên chiến tuyến phải khâm phục Một sỹ quan làm quân báo Mỹ thu nhận sổ Nhật ký Đặng Thuỳ Trâm giữ kỷ vật riêng để chứng minh chủ nghĩa anh hùng người dân Việt Nam chứng minh chiến tranh phi nghĩa mà Mỹ gây Việt Nam Nhờ lịng nhân hậu người lính mà sau 30 năm, Nhật ký bảo quản an toàn Viện Lưu trữ Việt Nam Trường Đại học Tổng hợp Texas Mỹ đĩa CD Nhật ký Đặng Thuỳ Trâm tìm đường q hương Việt Nam Chính người lính Mỹ này, thư gửi cho mẹ Đặng Thuỳ Trâm viết: “Trên đất nước giới, điều gọi anh hùng” Vậy nhiều hành vi anh hùng 80 triệu dân Việt Nam có tài liệu cần thu vào lưu trữ để bảo quản, mà nhật ký nêu đại diện tình cờ nhận biết Nếu nay, việc thu thập tài liệu hạn chế danh mục nguồn nộp lưu nhân vật lịch sử, tiêu biểu, cịn bỏ sót nhiều tài liệu khơng quản lý kho lưu trữ Một ví dụ cụ thể khác, cố Nghệ sỹ nhiếp ảnh Nguyễn Bá Khoản người có cơng lớn việc chụp lưu giữ hình ảnh Việt Nam kháng chiến Trong kho lưu trữ ảnh ông có ảnh lưu lại từ thời kỳ tiền khởi nghĩa năm 1925 đến thời kỳ chống chiến tranh phá hoại Mỹ miền Bắc nước ta Nhưng số lượng ảnh mà ông Trung tâm lưu trữ quốc gia thoả thuận để bảo quản kho lưu trữ Nhà nước tài liệu ảnh Bảo tàng Cách mạng cơng bố thành sách so với số lượng có ơng Phút lâm chung, ông di chúc lại cho bà phụ tồn tài liệu ảnh q giá Nhưng khơng bao lâu, bà lại q cố Suốt q trình ơng sống nay, quan lưu trữ Nhà nước chưa tiếp cận số tài liệu ảnh việc thống kê, phân loại phần Vì vậy, việc sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ với phương thức xã hội hố cơng tác lưu trữ nằm Dự án Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam có ý nghĩa thiết thực Chúng ta nhận biết vai trị Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam việc thực xã hội hố cơng tác lưu trữ là: Về mặt lý luận, việc xã hội hoá hoạt động xã hội việc tồn dân; tồn dân có quyền có nghĩa vụ tham gia điều kiện có tổ chức Điều kiện là, phải có kiến thức chuyên môn luật pháp chuyên ngành Việc xã hội hóa phải tổ chức quản lý chặt chẽ Nếu ly u cầu tồn dân tham gia, tức xã hội hố, cơng việc khó mà thành cơng Ngay lĩnh vực quốc phịng, người nói đến u cầu dịch vụ cơng xã hội hố, thân tên chiến-“Chiến tranh nhân dân” có nội hàm cơng việc tồn dân Đảng ta lãnh đạo mà lực lượng chủ lực quân đội người tham gia tồn dân Nếu khơng làm khơng thể thắng kẻ thù Cịn cơng tác lưu trữ, quy trình nghiệp vụ quan trọng sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân bảo đảm đầu vào Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, để cập nhật, bổ sung tài liệu lưu trữ có giá trị vào kho lưu trữ Đảng, Nhà nước Viện Lưu trữ Nhân dân Nếu thiếu việc làm đó, Phơng lưu trữ quốc gia thiếu vắng tài liệu phản ánh kiện lịch sử cách mạng nước ta, dấu ấn công lao hoạt động sáng tạo cá nhân thời kỳ lịch sử dấu ấn hành vi anh hùng cá nhân cụ thể Vậy làm công việc đó? Trách nhiệm quản lý nhà nước cơng tác lưu trữ quan lưu trữ nhà nước, cá nhân biên chế nhà nước Nhưng họ không làm hết việc theo yêu cầu cơng tác lưu trữ Ví dụ, từ đầu năm 60 kỷ trước, Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng tổ chức việc sưu tầm tài liệu thuộc sở hữu tập thể tài liệu lưu trữ cá nhân Nhưng công việc tiếp tục nhiều lý do, có lý quỹ thời gian khơng cho phép biên chế ít; mặt khác, Cục cịn phải tập trung vào yêu cầu quản lý nhà nước lưu trữ sau này, phải dành thời gian thực dự án quan trọng khác Vì vậy, phải động viên quan, tổ chức cá nhân có điều kiện, lực tâm huyết tham gia, tức xã hội hố cơng tác Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam tổ chức xã hội-nghề nghiệp, bao gồm người làm việc ngành lưu trữ ngành khác có liên quan, tự nguyện tham gia sinh hoạt Hội Trình độ số lượng người Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam tiềm lớn Hầu hết người có học hàm Giáo sư, Phó Giáo sư có học vị Tiến sỹ đến tuổi 60-tuổi nghỉ hưu, tham gia sinh hoạt hội Hiện nay, phần lớn họ giảng dạy đại học, cao học hướng dẫn luận văn Thạc sỹ, luận án Tiến sỹ tham gia Hội đồng chấm thi Chuyên viên chính, Chuyên viên cao cấp, chấm luận văn Thạc sỹ, luận án Tiến sỹ Uy tín người tốt có nhiều thuận lợi việc gặp gỡ, vấn, sưu tầm tài liệu lưu trữ cá nhân tiêu biểu, nhân chứng lịch sử cán lão thành cách mạng Với kinh nghiệm nghề nghiệp, họ làm việc đời, không vụ lợi cho việc sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân, thân họ sẵn có lịng u nghề nghiệp, u q tài liệu Tơn mục đích mang nội dung trọng tâm Điều lệ Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam “thu thập, quản lý khai thác tài liệu lưu trữ cho yêu cầu nghiên cứu xây dựng bảo vệ Tổ quốc” có hội trở thành thực Lộ trình thực xã hội hố công tác lưu trữ Hội văn thư lưu trữ Việt Nam thực Nước ta có 80 triệu dân Mỗi cơng dân Việt Nam, q trình sống làm việc, hình thành tài liệu cá nhân, gồm khối tài liệu là: - Thơng tin chung cá nhân; - Thư từ trao đổi; - Các cơng trình nghiên cứu sáng tạo; - Tài liệu thuộc sở hữu tư nhân cá nhân sưu tầm Những cá nhân huyết thống sống gia đình, dịng họ, q trình sống hoạt động, tạo khối tài liệu gia đình, dịng họ Nhưng cộng đồng xã hội, khơng phải cá nhân, gia đình, dịng họ tạo tài liệu có giá trị cần quản lý Vì vậy, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia quy định cá nhân tiêu biểu, gia đình dòng họ tiêu biểu đăng ký bảo hộ đối tượng thu thập, bổ sung vào Phông lưu trữ quốc gia Khái niệm tài liệu lưu trữ nhân dân cần lưu trữ có phạm vi rộng cá nhân, gia đình dịng họ tiêu biểu nêu chỗ, tất cá nhân nhân chứng lịch sử, cá nhân nắm giữ thông tin không thành văn, cá nhân hoạt động trị - xã hội, cá nhân sở hữu tài liệu quan trọng quốc gia, chưa đủ tiêu chuẩn thành lập phông lưu trữ cá nhân, gia đình, dịng họ, đối tượng sưu tầm, thu thập tài liệu truyền miệng tài liệu lưu trữ cá nhân Tính cấp bách việc thu thập tài liệu lưu trữ cá nhân là: Tài liệu lưu trữ truyền miệng, tài liệu lưu trữ cá nhân nguồn bổ sung quan trọng bù đắp lại mát, khoảng trống tài liệu kho lưu trữ Tài liệu phục hồi thông qua công tác sưu tầm, thu thập tài liệu nhà lưu trữ học, tư liệu học, cộng tác viên thực Tài liệu lưu trữ cổ Việt Nam lưu giữ lại năm 1488, thời hậu Lê, kỷ thứ XV Nhưng nội dung tài liệu sắc Cịn tài liệu lưu trữ hình thành quan hoạt động hành nhà nước nước ta cịn lưu trữ từ năm 1802bắt đầu thời kỳ Gia Long, Triều Nguyễn Trong đó, nước khu vực Đông Nam Á, phổ biến giữ tài liệu lưu trữ cổ có vật mang tin mềm kỷ thứ VII, cá biệt có nước giữ lại tài liệu từ kỷ thứ III sau Công Nguyên Việc lưu trữ tài liệu cổ quốc gia điều kiện để quốc gia có tầm nhìn sâu vào q khứ lịch sử đất nước, đồng thời tiêu chuẩn quan trọng phản ánh số văn minh văn hố dân tộc Ngồi tuổi thọ tài liệu, cân đối thành phần tài liệu giai đoạn lịch sử yêu cầu quan trọng việc quản lý tài liệu phục vụ cho yêu cầu khai thác thông tin hồi cố Tuy rằng, tài liệu hình thành tự nhiên trình hoạt động quan, tổ chức cá nhân, việc quản lý tài liệu yếu kém, điều kiện khách quan khác, nên kho lưu trữ khơng cịn lưu giữ lại đầy đủ tài liệu, kể tài liệu quan trọng, phản ánh diễn biến cách mạng thời kỳ Để giải hoá khiếm khuyết nêu (tuổi thọ thấp; cân đối tài liệu), biện pháp hữu hiệu mà nước áp dụng triển khai thực xã hội hố cơng tác lưu trữ, mà cụ thể sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân Việc cấp bách, cá nhân có tay tư liệu quý lịch sử tiếp tục Thời gian tiếp theo, cố cá nhân đồng thời mang theo khối thông tin tài liệu Quốc gia nguồn sử liệu cách vĩnh viễn không lấy lại Xã hội hố cơng tác lưu trữ cần thực thông qua Dự án Cơ quan chủ đầu tư Dự án Trung ương Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam Cơ quan phối hợp thực Dự án quan, tổ chức lưu trữ Đảng Nhà nước Để thực Dự án theo tính chất xã hội hố, cần phải lập mạng lưới rộng rãi quan, tổ chức cá nhân tham gia Dự án Trong đó, lực lượng quan trọng là: tổ chức lưu trữ thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sảnViệt Nam Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam quan Trung ương địa phương; hội viên Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam cộng tác viên có bề dày kinh nghiệm nguồn tài liệu có tín nhiệm cơng tác giao tiếp, hợp tác phục vụ mục đích sưu tầm, thu thập tài liệu Phương pháp tổ chức thực Dự án: - Lập Ban quản lý điều hành Dự án; - Lập mạng lưới cộng tác viên tổ chức lưu trữ đảng nhà nước, Hội, chi hội thuộc Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam: + Các Trung tâm Lưu trữ Quốc gia; + Các Tung tâm lưu trữ (hoặc kho lưu trữ) thuộc hệ thống Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; + Các Trung tâm Lưu trữ tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương; + Các Hội, chi hội thuộc Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam; + Các cá nhân có uy tín khác Mỗi quan, tổ chức cá nhân, theo phân công Ban quản lý Dự án, có trách nhiệm phát nguồn, trực tiếp sưu tầm, thu thập tài liệu truyền miệng tài liêụ lưu trữ cá nhân - Tổ chức xác định giá trị, thẩm định tài liệu sưu tầm, thu thập + Lập “Hội đồng Quốc gia xác định giá trị tài liệu” để thẩm định tài liệu sưu tầm, thu thập định giá tài liệu tài liệu thuộc đối tượng mua, bán Hội đồng bao gồm chuyên gia, thành viên am hiểu trị, xã hội, lịch sử; có kinh nghiệm xác minh độ chân thực tài liệu, xác định độ xác tài liệu Hội đồng có trách nhiệm, thông qua việc xác định giá trị tài liệu, lựa chọn tài liệu có giá trị để bổ sung vào kho lưu trữ loại tài liệu khơng có giá trị bảo quản xác định giá trị tài chính, tài liệu thuộc đối tượng mua, bán để tạo sở cho việc xác định đơn giá loại tài liệu giúp chi, trả cho chủ sở hữu tài liệu - Xác định thẩm quyền quản lý tài liệu Thẩm quyền quản lý tài liệu hiểu là, sau sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ, cần phải giao cho quan lưu trữ quản lý theo thẩm quyền quy định theo thành phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam Cụ thể là: + Tài liệu thuộc Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam Cục lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng Cộng sản Việt Nam quản lý; + Tài liệu thuộc Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước thuộc Bộ Nội vụ quản lý; + Tài liệu ngồi Phơng lưu trữ Đảng Nhà nước “Viện Lưu trữ Nhân dân” thuộc Trung ương Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam quản lý Các nguồn tài liệu thuộc Viện Lưu trữ Nhân dân bao gồm: + Các quan tổ chức sở hữu tài liệu lưu trữ có giá trị, khơng thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thuộc Phông lưu trữ Đảng CSVN Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam; + Tài liệu lưu trữ cá nhân, gia đình dịng họ tiêu biểu khơng thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử thuộc Phông lưu trữ Đảng CSVN Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam CÁC GIAI ĐOẠN THỰC HIỆN DỰ ÁN VÀ VẤN ĐỀ KINH PHÍ GIAI ĐOẠN I: 2005 – 2010 - Nghiên cứu, viết dự thảo Dự án; - Mời chuyên gia góp ý tư vấn cho Dự án; - Hội thảo mở rộng đóng góp cho dự án; - Tập huấn mạng lưới thực Dự án; - Thực thí điểm Dự án kinh phí tự có Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam gồm công việc thống kê nguồn, địa cần sưu tầm, thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân; hướng dẫn chủ tài liệu bảo quản an toàn tài liệu bắt đầu thu thập thí điểm số tài liệu Trung ương Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam GIAI ĐOẠN II: 2011 – 2015 -Tổ chức Viện Lưu trữ Nhân dân thuộc Trung ương Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam; -Bắt đầu sưu tầm thu thập tài liệu lưu trữ nhân dân Viện Lưu trữ Nhân dân; -Đề nghị Nhà nước hỗ trợ kinh phí xây kho lưu trữ Viện Lưu trữ Nhân dân trả tiền cho chủ sở hữu tài liệu tài liệu xác định có giá trị, thuộc diện mua bán Nguồn tài chính: Tư tưởng đạo việc tạo nguồn tài để thực xã hội hố cơng tác lưu trữ là, từ đầu, khơng nên chờ Nhà nước cấp kinh phí Ngân sách nhà nước để thực xã hội hoá Làm khơng tính chất việc xã hội hoá Vậy, Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam phải tự tạo nguồn tài cho cơng tác cách: -Vận động tài trợ; -Đóng góp đơn vị tự hạch toán thuộc Trung ương Hội (mở rộng đơn vị tự hạch toán theo Luật Khoa học Cơng nghệ với mơ hình Hiệp hội ) Khi Dự án thực mang lại hiệu quả, có đóng góp cụ thể cho yêu cầu nghiên cứu xã hội, đề nghị Nhà nước hỗ trợ tài Ngân sách nhà nước  ... vụ tham gia quản lý tài liệu Nếu có quan lưu trữ Đảng Nhà nước làm công tác lưu trữ Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng, Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước, Trung tâm lưu trữ quốc gia, phịng lưu trữ. .. tế, văn hố, giáo dục Nhóm cịn phê phán số định nghĩa tài liệu lưu trữ nhân dân theo cách liệt kê Trong số tài liệu lưu trữ nhân dân có khối lượng lớn tài liệu lưu trữ cá nhân tài liệu lưu trữ. .. tầm, thu thập tài liệu truyền miệng tài liệu lưu trữ cá nhân Tính cấp bách việc thu thập tài liệu lưu trữ cá nhân là: Tài liệu lưu trữ truyền miệng, tài liệu lưu trữ cá nhân nguồn bổ sung quan trọng