ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - VŨ THỊ DUYÊN TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ Hà Nội - 2014 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - VŨ THỊ DUYÊN TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI Chuyên ngành: Lƣu trữ Mã số: 60 32 03 01 LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƢU TRỮ Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS Nghiêm Kỳ Hồng Hà Nội - 2014 LỜI CẢM ƠN Trong trình học tập nghiên cứu chƣơng trình đào tạo sau đại học chuyên ngành Lƣu trữ học Khoa Lƣu trữ Quản trị Văn phòng Trƣờng Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội, nhận đƣợc hƣớng dẫn, giúp đỡ tận tình q thầy, anh chị học viên lớp Với lòng biết ơn sâu sắc, xin gửi lời cảm ơn chân thành đến: - Ban Giám hiệu Trƣờng Đại học Khoa học xã hội Nhân văn Hà Nội, Khoa Sau đại học, quý thầy, cô Khoa Lƣu trữ Quản trị văn phòng giúp đỡ, tạo điều kiện thuận lợi cho tơi q trình học tập thực đề tài - Đặc biệt, tơi kính gửi lời cảm ơn chân thành lời tri ân sâu sắc đến TS Nghiêm Kỳ Hồng, Thầy dành nhiều thời gian tâm huyết, tận tình bảo, hƣớng dẫn, động viên tạo điều kiện thuận lợi cho tơi suốt q trình thực đề tài - Tôi gửi lời cảm ơn tới Ban Giám đốc Sở Nội vụ tỉnh Đồng Nai, Lãnh đạo Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai anh, chị quan quan tâm, tạo điều kiện thuận lợi cho đƣợc tham gia khảo sát, nghiên cứu, thu thập tƣ liệu để hoàn thành luận văn Mặc dù thân có nhiều cố gắng trình nghiên cứu, thực đề tài nhƣng luận văn số thiếu sót, hạn chế định Vì vậy, tơi mong nhận đƣợc quan tâm ý kiến đóng góp q báu Q Thầy, Cơ, bạn bè giúp tơi hồn thiện cho đề tài đƣa kết nghiên cứu từ luận văn vào hoạt động nghiệp vụ chuyên môn cá nhân nhƣ quan đƣợc tốt Xin chân thành cảm ơn./ Tp Hồ Chí Minh, tháng năm 2014 Tác giả luận văn: Vũ Thị Duyên LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đề tài: “Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai” cơng trình nghiên cứu khoa học riêng tơi Các tài liệu kết nghiên cứu luận văn xác trung thực./ Tp Hồ Chí Minh, tháng năm 2014 Tác giả luận văn Vũ Thị Duyên BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN CTLT Công tác lƣu trữ TLLT Tài liệu lƣu trữ CCVTLT Chi cục văn thƣ lƣu trữ VTLT Văn thƣ lƣu trữ TTLT Trung tâm lƣu trữ LTLS Lƣu trữ lịch sử UBND Ủy ban nhân dân CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở liệu TCSD Tổ chức sử dụng TCSDTLLT PGS.TS Tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ Phó Giáo sƣ -Tiến sĩ TS Tiến sĩ ThS Thạc sĩ MỤC LỤC Trang MỞ ĐẦU 03 Lý chọn đề tài 03 Mục tiêu nghiên cứu 04 Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 05 Phƣơng pháp nghiên cứu 05 Lịch sử nghiên cứu vấn đề 07 Ý nghĩa khoa học thực tiễn luận văn 09 Bố cục đề tài 10 CHƢƠNG 1: GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI 11 1.1 Một số vấn đề tài liệu lƣu trữ công tác lƣu trữ 11 1.1.1 Tài liệu lưu trữ 11 1.1.2 Công tác lưu trữ 15 1.1.3 Lưu trữ lịch sử 19 1.2 Khái quát Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai 20 1.3 Thành phần, nội dung, đặc điểm ý nghĩa tài liệu lƣu trữ 24 1.3.1 Về số lượng, thành phần, nội dung tài liệu 24 1.3.2 Giá trị thông tin tài liệu lưu trữ 26 CHƢƠNG 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI – THÀNH QUẢ VÀ HẠN CHẾ 31 2.1 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu LTLS tỉnh Đồng Nai 31 2.1.1 Chuẩn bị TL cho TCSD TLLT 31 2.1.2 Các công cụ tra cứu 38 2.1.3 Các hình thức SD TL 49 2.1.4 Công tác phục vụ hiệu công tác phục vụ sử dụng tài liệu LTLS tỉnh Đồng Nai hoạt động quản lý nghiên cứu khoa học 52 2.2 Đánh giá chung 56 2.2.1 Những kết đạt 56 2.2.2 Hạn chế, tồn 58 CHƢƠNG MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LTLS TỈNH ĐỒNG NAI 61 3.1 Tăng cƣờng tuyên truyền, phổ biến, quản lý công tác lƣu trữ quan Đảng, Nhà nƣớc ban hành văn tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ 61 3.2 Đẩy mạnh khâu nghiệp vụ lƣu trữ, tạo điều kiện cho công tác tổ chức sử dụng TLLT đạt hiệu ngày cao 64 3.3 Đa dạng hóa hình thức sử dụng tài liệu, tạo điều kiện để quan, tổ chức, cá nhân đƣợc tiếp cận sử dụng TLLT thuận lợi 66 3.4 Ứng dụng CNTT công tác quản lý CTLT tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ 69 3.5 Tăng cƣờng đầu tƣ ngƣời, sở vật chất đáp ứng yêu cầu công tác tổ chức sử dụng tài liệu 70 3.6 Đẩy mạnh công tác theo dõi, kiểm tra, đánh giá hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ 72 3.7 Cải cách thủ tục hành tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ 74 KẾT LUẬN 77 DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 79 PHỤ LỤC MỞ ĐẦU Lý chọn đề tài Cơng tác lƣu trữ đƣợc hiểu tồn quy trình quản lý nhà nƣớc quản lý nghiệp vụ liên quan đến việc bảo quản an toàn sử dụng có hiệu tài liệu lƣu trữ (viết tắt TLLT) để phục vụ cho nhiều yêu cầu khác đời sống xã hội Quy trình quản lý nghiệp vụ lƣu trữ bao gồm nội dung nghiệp vụ chủ yếu nhƣ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ Trong quy trình đó, thu thập, bổ sung đƣợc coi “đầu vào” tổ chức sử dụng phần “đầu ra” tài liệu lƣu trữ Làm tốt công tác có ý nghĩa quan trọng nhằm phát huy giá trị nâng cao vai trò tài liệu lƣu trữ xã hội Do vậy, tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ giữ vai trò quan trọng công tác lƣu trữ, mục đích cuối tồn hoạt động lƣu trữ ngành, cấp biểu cao tính chất trị cơng tác lƣu trữ Trong thời đại thông tin nhƣ nay, nhu cầu tìm kiếm sử dụng thơng tin từ tài liệu lƣu trữ, nhằm phục vụ cho hoạt động kinh tế - xã hội nhƣ nghiên cứu khoa học ngày lớn Để tài liệu phát huy đƣợc giá trị mình, vấn đề cấp thiết đặt phải nâng cao hiệu công tác tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ ngành cấp Vấn đề địi hỏi quan, tổ chức phải có phƣơng pháp tổ chức sử dụng tài liệu khoa học, thủ tục khai thác sử dụng tài liệu đơn giản, rõ ràng áp dụng khoa học - kỹ thuật để việc tra tìm tài liệu đƣợc nhanh chóng, xác mang lại hiệu thiết thực Tuy nhiên, phạm vi nƣớc nói chung tỉnh Đồng Nai nói riêng, việc tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ cịn nhiều mặt yếu Ví dụ, lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, năm 2012 tổng số lƣợt ngƣời khai thác 50 lƣợt ngƣời/120 lƣợt tài liệu; năm 2013 53 lƣợt ngƣời/143lƣợt tài liệu Hình thức sử dụng tài liệu cịn nghèo, cơng cụ tra tìm cịn thiếu thốn, chất lƣợng thấp, ứng dụng cơng nghệ thơng tin cịn ít, dẫn đến việc tổ chức sử dụng tài liệu Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai nhiều hạn chế Mặc dù nhiều hạn chế định, song Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai năm gần đƣợc ý quan tâm có bƣớc khắc phục Vậy công tác lƣu trữ tỉnh có kinh tế phát triển mạnh mẽ khu vực phía Nam nhƣ vấn đề tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ để phục vụ cho trình phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Đồng Nai nhƣ nào? Ngoài Lƣu trữ lịch sử tỉnh làm đƣợc cịn hạn chế cần khắc phục? Cơng tác lƣu trữ, có hoạt động tổ chức sử dụng tài liệu cần đƣợc hoàn chỉnh, phục vụ có hiệu cơng phát triển kinh tế - xã hội nhƣ nào? Đó câu hỏi đặt cần đƣợc nghiên cứu, giải cách thấu đáo Chính vậy, tơi tiến hành khảo sát thực tế công tác lƣu trữ, sâu tìm hiểu, nghiên cứu hoạt động tổ chức sử dụng TLLT Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh để từ lựa chọn vấn đề: “Tổ chức sử dụng tài liệu Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai” làm đề tài luận văn Mục tiêu nghiên cứu Đề tài đƣợc nghiên cứu với mục tiêu sau: - Thông qua việc khảo sát thực tế khối tài liệu tình hình tổ chức sử dụng tài liệu Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai, Luận văn đƣa đánh giá sơ mặt đƣợc chƣa đƣợc công tác tổ chức sử dụng tài liệu tỉnh Đồng Nai nhằm khắc phục tình trạng thời gian tới - Từ hƣớng nghiên cứu này, tác giả kiến nghị số giải pháp nhằm nâng cao hiệu tổ chức sử dụng tài liệu Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai Đối tƣợng phạm vi nghiên cứu 3.1 Đối tƣợng nghiên cứu Luận văn chọn đối tƣợng nghiên cứu toàn hoạt động Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ với vị trí, tính chất Lƣu trữ lịch sử nhà nƣớc cấp tỉnh, trọng tâm nghiên cứu sâu trình triển khai nghiệp vụ tổ chức sử dụng TLLT Chi cục ngày tổ chức lƣu trữ trƣớc nhƣ Phòng Lƣu trữ Văn phòng UBND, TTLT tỉnh thuộc Văn phòng UBND thuộc Sở Nội Vụ tỉnh Đồng Nai thực từ sau ngày thống đất nƣớc (30-4-1975) đến tháng 9/2014 3.2 Phạm vi nghiên cứu a) Thời gian: hoạt động tổ chức sử dụng TLLT CCVTLT từ năm 2001 đến tháng 9/2014 b) Không gian: Là họat động tổ chức sử dụng tài liệu lƣu trữ lịch sử nhà nƣớc cấp tỉnh, cụ thể CCVTLT; không bao gồm lƣu trữ tỉnh ủy Đồng Nai Phƣơng pháp nghiên cứu 4.1 Phương pháp luận Phƣơng pháp luận chủ nghĩa Mác-Lê nin chủ nghĩa vật biện chứng chủ nghĩa vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ lý luận thực tiễn tổ chức sử dụng tài liệu nhằm phát huy giá trị thông tin tài liệu lƣu trữ Sử dụng phƣơng pháp luận lƣu trữ học thông qua việc áp dụng nguyên tắc tính đảng, nguyên tắc lịch sử nguyên tắc toàn diện tổng hợp vào việc xem xét giá trị TLLT nêu lên giải pháp nhằm sử dụng TLLT có hiệu cho nghiệp xây dựng bảo vệ đất nƣớc nói chung công phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Đồng Nai nói riêng III QUAN ĐIỂM, MỤC TIÊU XÂY DỰNG ĐỀ ÁN Quan điểm - Quy hoạch ngành Văn thƣ, Lƣu trữ nhằm thực thành công mục tiêu Chiến lƣợc phát triển ngành Nội vụ; - Quy hoạch ngành Văn thƣ, Lƣu trữ phải có tầm nhìn dài hạn phải có lộ trình thích hợp theo u cầu phát triển giai đoạn; - Quy hoạch ngành Văn thƣ, Lƣu trữ phải phù hợp với yêu cầu chuyên môn, nghiệp vụ, khoa học công nghệ công tác văn thƣ, lƣu trữ Mục tiêu a) Mục tiêu tổng quát + Quản lý thống công tác văn thƣ, lƣu trữ phạm vi toàn tỉnh; bảo vệ, bảo quản an toàn phát huy giá trị TLLT phục vụ có hiệu nghiệp xây dựng bảo vệ Tổ quốc; + Định hƣớng phát triển công tác văn thƣ, lƣu trữ đến năm 2020 nhằm góp phần cung cấp thông tin làm để quan quản lý nhà nƣớc xây dựng kế hoạch, cân đối, phân bổ nguồn lực cho trình đầu tƣ phát triển định hƣớng tỉnh, góp phần thực thành công Chiến lƣợc phát triển kinh tế - xã hội tỉnh Đồng Nai năm tiếp theo; + Tạo sở pháp lý hoàn chỉnh, đầy đủ để quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ, làm cho quan, tổ chức máy nhà nƣớc chủ động xây dựng kế hoạch hàng năm, xây dựng phê duyệt dự án đầu tƣ phát triển lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ; b) Mục tiêu cụ thể + Hoàn thiện hệ thống văn quy phạm pháp luật văn hƣớng dẫn nghiệp vụ để quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ đáp ứng u cầu cơng nghiệp hóa, đại hóa tỉnh Đồng Nai; + Hoàn thiện tổ chức máy làm văn thƣ, lƣu trữ từ tỉnh đến huyện cấp xã để thực chức quản lý thống công tác này; + Xây dựng đội ngũ công chức, viên chức chuẩn mực, đƣợc đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, đảm bảo yêu cầu nhiệm vụ đặt cho ngành thời kỳ mới; + Xây dựng sở vật chất đáp ứng yêu cầu bảo vệ, bảo quản an toàn tổ chức sử dụng hiệu TLLT địa phƣơng; + Nghiên cứu ứng dụng khoa học CNTT đáp ứng yêu cầu đại hóa cơng tác văn thƣ, lƣu trữ Dự báo tiêu hoạt động văn thƣ, lƣu trữ a) Về công tác văn thƣ Từ đến năm 2020, đảm bảo đạt số tiêu bản: + 80% quan nhà nƣớc thực việc quản lý văn đi, văn đến theo quy định cán bộ, công chức, viên chức phải lập hồ sơ công việc tài liệu truyền thống + 100% quan nhà nƣớc triển khai trì hệ thống mạng nội bộ, hệ thống thƣ điện tử (Email) phục vụ cho việc trao đổi, chia sẻ thơng tin nội đảm bảo nhanh chóng, thuận tiện hiệu quả; 60% văn bản, tài liệu quan nhà nƣớc đƣợc thực môi trƣờng mạng, sử dụng chữ ký số đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin + 80% cán bộ, công chức, viên chức sở, ban, ngành, huyện sử dụng thƣ điện tử cho công việc +80% sở, ban, ngành triển khai sử dụng phần mềm quản lý, xử lý văn đi, đến lập hồ sơ công việc môi trƣờng mạng, nhằm nâng cao hiệu quản lý, điều hành giải công việc quan, đơn vị + 80% huyện triển khai sử dụng phần mềm quản lý, xử lý văn đi, đến lập hồ sơ công việc môi trƣờng mạng, nhằm nâng cao hiệu quản lý, điều hành giải công việc huyện, thị, thành phố b) Về công tác lƣu trữ Đến năm 2020 tài liệu đƣợc thu thập vào Lƣu trữ quan Lƣu trữ lịch sử theo quy định Luật Lƣu trữ văn hƣớng dẫn thi hành Luật, cụ thể: + Tại Lƣu trữ lịch sử tỉnh - 80% tài liệu đƣợc chỉnh lý hoàn chỉnh, xác định giá trị bảo quản kho lƣu trữ chuyên dụng, có 30% tài liệu đƣợc số hóa - 40% hồ sơ lƣu trữ đƣợc khai thác sử dụng, 30% hồ sơ, tài liệu đƣợc cơng bố, giới thiệu cho cơng chúng; bình qn hàng năm phục vụ 500 lƣợt ngƣời đến khai thác, sử dụng TLLT + Tại Lƣu trữ huyện - Trang bị phần mềm quản lý lƣu trữ - Nhập liệu lƣu trữ vào hệ thống phần mềm lƣu trữ khoảng 30 đến 40% - 60 đến 70% tài liệu phịng, ban chun mơn đƣợc chỉnh lý hồn chỉnh giao nộp Lƣu trữ huyện để lựa chọn nộp lƣu Lƣu trữ lịch sử tỉnh - 20-30% hồ sơ lƣu trữ đƣợc khai thác sử dụng, tài liệu đƣợc công bố, giới thiệu rộng rãi cho nhân dân, bình quân hàng năm phục vụ 300 lƣợt ngƣời đến khai thác, sử dụng tài liệu Lƣu trữ huyện - Đẩy mạnh việc ứng dụng CNTT để quản lý hồ sơ tài liệu phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu đạt hiệu cao Quy hoạch hệ thống tổ chức máy, nhân ngành Văn thƣ, Lƣu trữ - Các quan, đơn vị bố trí cơng chức, viên chức văn thƣ, lƣu trữ chuyên nghiệp, có đạo đức phẩm chất tốt, đủ số lƣợng, đảm bảo chất lƣợng, cấu hợp lý, có trình độ chun mơn nghiệp vụ trình độ lý luận trị đáp ứng u cầu phát triển ngành - Đào tạo, bồi dƣỡng đội ngũ công chức, viên chức văn thƣ, lƣu trữ nhiều hình thức phù hợp (mở lớp tập huấn nghiệp vụ, quan tự cử công chức, viên chức học sở đào tạo tập trung, chức…) a) Cấp tỉnh + Đến năm 2020, Chi cục Văn thƣ – Lƣu trữ thuộc Sở Nội vụ đảm bảo đủ biên chế thực chức quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ, quản lý TLLT lịch sử cấp tỉnh tổ chức sử dụng có hiệu tài liệu bảo quản kho lƣu trữ chuyên dụng + Các sở, ban, ngành, đơn vị nghiệp doanh nghiệp nhà nƣớc bố trí đủ biên chế công chức, viên chức chuyên trách làm công tác văn thƣ, lƣu trữ theo chuyên môn nghiệp vụ, có trình độ từ Trung cấp văn thƣ, lƣu trữ trở lên b) Đối với cấp huyện: - Biên chế tối thiểu cho công tác quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ 03 đến 05 ngƣời (trong 01 ngƣời phụ trách quản lý nhà nƣớc, số lại phụ trách kho lƣu trữ để xếp, chỉnh lý tài liệu chuẩn bị cho việc nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh); - Các phòng, ban chun mơn cần bố trí cơng chức làm văn thƣ, lƣu trữ nghiệp vụ, hạn chế kiêm nhiệm để đảm bảo hoàn thành tốt nhiệm vụ đƣợc giao c) Đối với cấp phƣờng, xã: Bố trí cơng chức (hoặc cán khơng chun trách) có đủ trình độ từ Trung cấp văn thƣ, lƣu trữ trở lên để phụ trách công tác văn thƣ, lƣu trữ Hệ thống sở vật chất Ngân sách nhà nƣớc đảm bảo kinh phí cho cơng tác quản lý nhà nƣớc lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ theo hƣớng đại hóa, bao gồm nội dung: - Từ đến năm 2015, Sở Nội vụ phối hợp ngành chức tiến hành xây dựng Kho Lƣu trữ chuyên dụng tỉnh theo chủ trƣơng đƣợc UBND tỉnh phê duyệt; - Tiếp tục thực việc số hóa tài liệu Chi cục Văn thƣ, Lƣu trữ tỉnh, bƣớc tiến tới triển khai đến huyện, thị xã Long Khánh thành phố Biên Hòa; - Các quan, đơn vị bố trí kinh phí cho việc chỉnh lý tài liệu, lựa chọn tài liệu để nộp lƣu lƣu trữ lịch sử tỉnh; - Đối với sở ban ngành, đơn vị nghiệp, doanh nghiệp nhà nƣớc chƣa có kho lƣu trữ cần bố trí kho lƣu trữ để bảo quản TLLT hành; kho lƣu trữ khơng đảm bảo đủ điều kiện cần có kế hoạch cải tạo kho lƣu trữ đáp ứng yêu cầu kỹ thuật bảo quản an toàn TLLT; - Mua sắm thiết bị, phƣơng tiện thực biện pháp kỹ thuật tiên tiến để bảo quản tài liệu phục vụ khai thác, sử dụng TLLT, cụ thể nhƣ máy vi tính nối mạng diện rộng, máy scan tài liệu… - Các huyện, thị xã Long Khánh thành phố Biên Hịa phải bố trí Kho lƣu trữ đảm bảo đủ trang thiết bị cần thiết để bảo quản tài liệu phịng ban chun mơn giao nộp lƣu trữ huyện, chuẩn bị hồ sơ, tài liệu giao nộp lƣu trữ lịch sử tỉnh theo quy định Luật Lƣu trữ - Từ đến năm 2020, cấp phƣờng, xã phải bố trí kho lƣu trữ với diện tích tối thiểu 20m2 để bảo quản TLLT xã, phƣờng, thị trấn (hƣớng dẫn khoản b, điểm 3, phần III Thông tƣ số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007) Bộ Nội vụ Công tác quản lý thực nghiệp vụ chuyên môn a) Cấp tỉnh - Sở Nội vụ tham mƣu UBND tỉnh triển khai thực Luật Lƣu trữ, văn đạo Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc phạm vi toàn tỉnh; - Đối với sở, ban, ngành, đơn vị nghiệp, doanh nghiệp nhà nƣớc thuộc tỉnh: + Trên sở văn đạo, hƣớng dẫn Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, UBND tỉnh, quan, đơn vị cần phải ban hành số văn nhƣ: Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ quan, bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, danh mục hồ sơ quan + Thực nghiêm túc việc kiểm tra, hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ, lƣu trữ cho đơn vị trực thuộc chế độ thông tin, báo cáo theo quy định ngành; + Hàng năm tiến hành việc giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hành quan, đơn vị theo quy định; + Thu thập, sƣu tầm tài liệu (bao gồm tài liệu quý có); + Chỉnh lý, xếp tài liệu ngăn nắp, khoa học để chuẩn bị cho công tác nộp lƣu tài liệu lƣu trữ lịch sử; + Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thƣ, lƣu trữ b) Cấp huyện - Trên sở quy định Luật Lƣu trữ, văn đạo Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, UBND tỉnh, Phòng Nội vụ huyện, thị xã Long Khánh thành phố Biên Hòa tham mƣu UBND huyện đạo quan, đơn vị trực thuộc, phƣờng, xã, thị trấn thực nghiêm túc quy định cấp trên, cụ thể nhƣ: ban hành Quy chế công tác văn thƣ, lƣu trữ quan; bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu quan, danh mục hồ sơ quan - Thƣờng xuyên kiểm tra, hƣớng dẫn chuyên môn nghiệp vụ, thực chế độ thông tin, báo cáo thƣờng kỳ, báo cáo đột xuất theo quy định ngành; - Hàng năm tiến hành việc giao nộp hồ sơ vào lƣu trữ hành quan, đơn vị theo quy định; - Thu thập, sƣu tầm tài liệu (bao gồm tài liệu quý có); - Chỉnh lý, xếp tài liệu ngăn nắp, khoa học để chọn lọc nộp lƣu vào lƣu trữ huyện, chuẩn bị cho công tác nộp lƣu vào lƣu trữ lịch sử tỉnh - Nghiên cứu, ứng dụng khoa học công nghệ để quản lý công tác văn thƣ, lƣu trữ thống toàn huyện, thị xã, thành phố IV CÁC GIẢI PHÁP VÀ TỔ CHỨC THỰC HIỆN Giải pháp - Trên sở Luật Lƣu trữ, văn đạo Chính phủ, Bộ Nội vụ, Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc, Sở Nội vụ tham mƣu UBND tỉnh đạo, triển khai văn cấp cho phù hợp với tình hình thực tế địa phƣơng; phối hợp ngành, cấp đề biện pháp cụ thể để thực Quy hoạch ngành văn thƣ, lƣu trữ tỉnh đạt hiệu - Từ đến năm 2020, ngành cấp phải bố trí ổn định nhân làm công tác văn thƣ, lƣu trữ quan, đơn vị mình; - Thực tốt chế độ phụ cấp độc hại chế độ khác nhằm khuyến khích động viên cơng chức, viên chức làm văn thƣ, lƣu trữ lâu dài, tránh việc chuyển đổi kiêm nhiệm nhiều công tác khác, ảnh hƣởng đến nhiệm vụ chun mơn; - Đảm bảo kinh phí, sở vật chất, trang thiết bị cho hoạt động văn thƣ, lƣu trữ quan, đơn vị Tổ chức thực - Giao trách nhiệm Sở Nội vụ hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực Đề án Quy hoạch ngành Văn thƣ – Lƣu trữ phạm vi toàn tỉnh; hàng năm có báo cáo định kỳ kết thực cho UBND tỉnh Đồng Nai; - Sở Kế hoạch Đầu tƣ, Sở Tài phối hợp trình cấp có thẩm quyền cân đối, bố trí ngân sách nhà nƣớc hàng năm để thực nội dung Đề án quy hoạch ngành Văn thƣ- Lƣu trữ đƣợc cấp có thẩm quyền phê duyệt; - Phịng Nội vụ huyện, thị xã Long Khánh thành phố Biên Hòa tham mƣu UBND cấp huyện đạo việc thực nội dung Đề án quy hoạch ngành Văn thƣ – Lƣu trữ từ đến năm 2020 cho phù hợp với tình hình thực tế địa phƣơng sở quy hoạch chung tỉnh; - Chủ tịch UBND huyện, thị xã Long Khánh thành phố Biên Hòa đạo, triển khai thực Đề án quy hoạch ngành Văn thƣ – Lƣu trữ địa bàn huyện, thị xã thành phố theo quy định Trên số nội dung chủ yếu Đề án cần tập trung thực từ đến năm 2020 tỉnh Đồng Nai./ TM ỦY BAN NHÂN DÂN CHỦ TỊCH Đã ký Đinh Quốc Thái Phụ lục PHẦN MỀM QUẢN LÝ TÀI LIỆU VÀ TRANG WEB CỦA CHI CỤC VTLT ... hiệu tổ chức sử dụng tài liệu Lƣu trữ lịch sử tỉnh Đồng Nai 10 Chƣơng GIÁ TRỊ CỦA TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI 1.1 Một số vấn đề tài liệu lƣu trữ công tác lƣu trữ 1.1.1 Tài liệu lưu. .. nƣớc tổ chức trị xã hội tỉnh Đồng Nai 30 Chƣơng 2: TÌNH HÌNH TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH ĐỒNG NAI - THÀNH QUẢ VÀ HẠN CHẾ 2.1 Tình hình tổ chức sử dụng tài liệu LTLS tỉnh Đồng. .. đề tài luận văn này, tác giả tìm hiểu tổ chức sử dụng tài liệu Lƣu trữ lịch sử, tức Lƣu trữ lịch sử nhà nƣớc cấp tỉnh Đồng Nai 1.2 Khái quát Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Đồng Nai Đồng Nai tỉnh