CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ, QUẢN LÝ HỘ TỊCH CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ, THỊ TRẤN I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ, THỊ TRẤN VÀ CÁN BỘ TƯ PHÁP - HỘ TỊCH TRONG QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VỀ HỘ TỊCH 1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn Trong lĩnh vực quản lý nhà nước về hộ tịch, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp xã) có nhiệm vụ, quyền hạn sau đây: - Thực hiện đăng ký các việc hộ tịch thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp xã; - Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về hộ tịch; - Quản lý, sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; - Lưu trữ sổ hộ tịch, giấy tờ hộ tịch; - Cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch; - Tổng hợp tình hình và số liệu thống kê hộ tịch báo cáo Uỷ ban nhân dân huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp huyện) theo định kỳ 6 tháng và hàng năm; - Giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý các vi phạm về hộ tịch theo thẩm quyền. Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch có trách nhiệm giúp Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể theo quy định trên đây (trừ trường hợp giải quyết tố cáo). Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã chịu trách nhiệm về tình hình đăng ký và quản lý hộ tịch của địa phương. Trong trường hợp do buông lỏng quản lý mà dẫn đến những sai phạm, tiêu cực của cán bộ, công chức trong công tác đăng ký và quản lý hộ tịch ở địa phương mình, thì Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã phải chịu trách nhiệm. 2. Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch là công chức cấp xã, giúp Uỷ ban nhân dân cấp xã thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong đăng ký và quản lý hộ tịch. Đối với những xã, phường, thị trấn có đông dân cư, số lượng công việc hộ tịch nhiều, thì phải có cán bộ chuyên trách làm công tác hộ tịch, không kiêm nhiệm các công tác tư pháp khác. Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phải có đủ các tiêu chuẩn của cán bộ, công chức cấp xã theo quy định của pháp luật về cán bộ, công chức và phải có thêm các tiêu chuẩn sau đây: - Có bằng tốt nghiệp trung cấp luật trở lên; - Được bồi dưỡng nghiệp vụ về công tác hộ tịch; - Chữ viết rõ ràng. Việc tuyển dụng, sử dụng, quản lý, khen thưởng, kỷ luật đối với cán bộ Tư pháp - Hộ tịch được thực hiện theo quy định chung của pháp luật đối với công chức cấp xã. Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phải thực hiện những nghĩa vụ và được hưởng những quyền lợi của cán bộ, công chức mà pháp luật quy định đối với công chức cấp xã. 2.1. Nhiệm vụ của cán bộ Tư pháp - Hộ tịch trong đăng ký và quản lý hộ tịch: - Thụ lý hồ sơ, kiểm tra, xác minh và đề xuất với Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã xem xét, quyết định việc đăng ký hộ tịch; - Thường xuyên kiểm tra và vận động nhân dân đi đăng ký kịp thời các sự kiện hộ tịch. Đối với những khu vực người dân còn bị chi phối bởi phong tục, tập quán hoặc điều kiện đi lại khó khăn, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phải có lịch định kỳ đến tận nhà dân để đăng ký những sự kiện hộ tịch đã phát sinh. Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phải chịu trách nhiệm trước Uỷ ban nhân dân cấp xã về những sự kiện hộ tịch phát sinh trên địa bàn xã, phường, thị trấn mà không được đăng ký; - Sử dụng các loại sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch theo quy định của Bộ Tư pháp; - Tổng hợp tình hình và thống kê chính xác số liệu hộ tịch để Uỷ ban nhân dân cấp xã báo cáo Uỷ ban nhân dân cấp huyện theo định kỳ 6 tháng và hàng năm; - Tuyên truyền, phổ biến, vận động nhân dân chấp hành các quy định của pháp luật về hộ tịch; - Giữ gìn, bảo quản, lưu trữ sổ hộ tịch và giấy tờ hộ tịch; khi thôi giữ nhiệm vụ phải bàn giao đầy đủ cho người kế nhiệm. 2.2. Những việc cán bộ Tư pháp - Hộ tịch không được làm Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch không được làm những việc sau đây: - Cửa quyền, hách dịch, sách nhiễu, gây khó khăn, phiền hà cho cơ quan, tổ chức, cá nhân khi đăng ký hộ tịch; - Nhận hối lộ; - Thu lệ phí hộ tịch cao hơn mức quy định hoặc tự ý đặt ra các khoản thu khi đăng ký hộ tịch; - Tự đặt ra những thủ tục, giấy tờ trái với quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ- CP khi đăng ký hộ tịch; - Làm sai lệch các nội dung đã được đăng ký trong sổ hộ tịch, biểu mẫu hộ tịch; - Cố ý cấp các giấy tờ hộ tịch có nội dung không chính xác. II. NHỮNG QUY ĐỊNH CHUNG VỀ HỘ TỊCH VÀ ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH 1. Việc công khai hóa các thủ tục đăng ký hộ tịch Cơ quan đăng ký hộ tịch phải niêm yết công khai, chính xác các quy định về giấy tờ mà người yêu cầu đăng ký hộ tịch phải xuất trình hoặc nộp khi đăng ký hộ tịch, thời hạn giải quyết và lệ phí đăng ký hộ tịch. 2. Về giá trị pháp lý của các giấy tờ hộ tịch - Giấy tờ hộ tịch do cơ quan nhà nước có thẩm quyền cấp cho cá nhân theo quy định của pháp luật về hộ tịch là căn cứ pháp lý xác nhận sự kiện hộ tịch của cá nhân đó. - Giấy khai sinh là giấy tờ hộ tịch gốc của mỗi cá nhân. Mọi hồ sơ, giấy tờ của cá nhân có nội dung ghi về họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con phải phù hợp với Giấy khai sinh của người đó. 3. Xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo nơi cư trú Thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo nơi cư trú được xác định như sau: - Đối với công dân Việt Nam ở trong nước, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký hộ khẩu thường trú; nếu không có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu; - Đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký thường trú; nếu không có nơi đăng ký thường trú, thì việc đăng ký hộ tịch được thực hiện tại nơi người đó đăng ký tạm trú. 4. Các giấy tờ cá nhân xuất trình khi đăng ký hộ tịch Khi đăng ký hộ tịch, nếu cán bộ Tư pháp - Hộ tịch không biết rõ về nhân thân hoặc nơi cư trú của đương sự, thì yêu cầu xuất trình các giấy tờ sau đây để kiểm tra: - Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người đi đăng ký hộ tịch để xác định về cá nhân người đó; - Sổ hộ khẩu, Giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể hoặc Giấy đăng ký tạm trú có thời hạn (đối với công dân Việt Nam ở trong nước); Thẻ thường trú, Thẻ tạm trú hoặc Chứng nhận tạm trú (đối với người nước ngoài cư trú tại Việt Nam) để làm căn cứ xác định thẩm quyền đăng ký hộ tịch theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. 5. Việc uỷ quyền Người có yêu cầu đăng ký hộ tịch (trừ trường hợp đăng ký kết hôn, đăng ký việc nuôi con nuôi, đăng ký giám hộ, đăng ký việc nhận cha, mẹ, con) hoặc yêu cầu cấp các giấy tờ về hộ tịch mà không có điều kiện trực tiếp đến cơ quan đăng ký hộ tịch, thì có thể uỷ quyền cho người khác làm thay. Việc uỷ quyền phải bằng văn bản và phải được công chứng hoặc chứng thực hợp lệ. Nếu người được uỷ quyền là ông, bà, cha, mẹ, con, vợ, chồng, anh, chị, em ruột của người uỷ quyền, thì không cần phải có văn bản uỷ quyền. 6. Quy định về nhiệm vụ đăng ký và quản lý hộ tịch của Uỷ ban nhân dân huyện đảo Đối với các huyện đảo, không có đơn vị hành chính cấp xã, thì ngoài việc thực hiện chức năng đăng ký và quản lý hộ tịch của Uỷ ban nhân dân cấp huyện, Uỷ ban nhân dân huyện đảo còn thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về đăng ký và quản lý hộ tịch của Uỷ ban nhân dân cấp xã. Phòng Tư pháp huyện đảo có trách nhiệm cử cán bộ chuyên trách thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn về đăng ký và quản lý hộ tịch tại Uỷ ban nhân dân huyện đảo. 7. Giải quyết yêu cầu đăng ký hộ tịch - Đối với những việc đăng ký hộ tịch không giải quyết ngay trong ngày, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ ngày gửi trả kết quả cho đương sự. - Khi thụ lý hồ sơ đăng ký hộ tịch, cán bộ tiếp nhận hồ sơ cần lưu ý: + Trường hợp không đúng thẩm quyền, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải hướng dẫn đương sự liên hệ với cơ quan có thẩm quyền để giải quyết; + Trường hợp hồ sơ đăng ký hộ tịch còn thiếu hoặc không hợp lệ, thì cán bộ tiếp nhận hồ sơ phải viết giấy hướng dẫn đương sự. Nội dung hướng dẫn phải ghi đầy đủ, rõ ràng từng loại giấy tờ cần bổ sung, cán bộ tiếp nhận hồ sơ ký, ghi rõ họ tên và giao cho đương sự. Thời hạn giải quyết được tính từ ngày nhận đủ giấy tờ hợp lệ. - Trường hợp xét thấy không đủ điều kiện theo quy định của pháp luật về hộ tịch, thì cơ quan đăng ký hộ tịch từ chối đăng ký. Việc từ chối phải thông báo bằng văn bản cho đương sự. Văn bản từ chối phải nêu rõ lý do từ chối, có chữ ký của người đứng đầu cơ quan đăng ký hộ tịch và đóng dấu của cơ quan đăng ký hộ tịch. 8. Việc ghi tên địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch, sổ hộ tịch Khi có sự thay đổi về địa danh hành chính, thì phần ghi về địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch, sổ hộ tịch được thực hiện như sau: - Khi đăng ký sự kiện hộ tịch (đăng ký đúng hạn, đăng ký quá hạn, đăng ký lại), phần ghi về địa danh hành chính trong các giấy tờ hộ tịch và sổ hộ tịch được ghi theo địa danh hành chính mới; - Khi cấp lại bản chính Giấy khai sinh, phần ghi về địa danh hành chính trong nội dung của Giấy khai sinh được ghi theo địa danh hành chính đã ghi trong Sổ đăng ký khai sinh; phần ghi về địa danh hành chính tại góc trái, phía trên của Giấy khai sinh được ghi theo địa danh hành chính mới; - Khi cấp bản sao giấy tờ hộ tịch từ sổ hộ tịch, phần ghi về địa danh hành chính trong giấy tờ hộ tịch (kể cả góc trái, phía trên và nội dung của giấy tờ hộ tịch) phải được ghi theo địa danh hành chính đã ghi trong sổ hộ tịch. 9. Thu hồi và hủy bỏ các giấy tờ hộ tịch - Đối với những giấy tờ hộ tịch được cấp trước ngày 01 tháng 4 năm 2006 (ngày Nghị định số 158/2005/NĐ-CP có hiệu lực thi hành), nay phát hiện trái với quy định của pháp luật về hộ tịch tại thời điểm đăng ký, thì việc thu hồi và hủy bỏ cũng được thực hiện theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP; trừ việc đăng ký kết hôn vi phạm điều kiện kết hôn theo quy định của Luật Hôn nhân và gia đình (việc hủy đăng ký kết hôn trong trường hợp này thuộc thẩm quyền của Tòa án nhân dân). - Cơ quan ra quyết định thu hồi, hủy bỏ các giấy tờ hộ tịch có trách nhiệm thông báo cho cơ quan đã đăng ký hộ tịch để ghi chú trong sổ hộ tịch, đồng thời thông báo cho đương sự biết. - Uỷ ban nhân dân cấp huyện có thẩm quyền quyết định việc thu hồi, hủy bỏ những giấy tờ hộ tịch do Uỷ ban nhân dân cấp xã cấp trái với quy định tại Nghị định số 158/2005/NĐ-CP (trừ việc đăng ký kết hôn vi phạm về điều kiện kết hôn theo quy định của pháp luật về hôn nhân và gia đình). III. THẨM QUYỀN, TRÌNH TỰ, THỦ TỤC ĐĂNG KÝ HỘ TỊCH 1. Đăng ký khai sinh 1.1. Quyền được khai sinh - Điều 29 Bộ luật Dân sự năm 2005 quy định cá nhân khi sinh ra có quyền được khai sinh. - Khoản 1 Điều 11 Luật Bảo vệ, chăm sóc và giáo dục trẻ em quy định trẻ em có quyền được khai sinh và có quốc tịch. - Điều 7 Công ước của Liên hợp quốc về quyền trẻ em quy định: Trẻ em phải được đăng ký ngay lập tức sau khi sinh ra và có quyền có họ tên, quyền có quốc tịch và trong chừng mực có thể, quyền biết cha mẹ mình và được cha mẹ mình chăm sóc sau khi ra đời. 1.2. Trách nhiệm của người đi khai sinh Người đi đăng ký khai sinh có trách nhiệm phải khai báo chính xác các thông tin liên quan đến khai sinh (như họ, tên, chữ đệm; ngày, tháng, năm sinh; giới tính; dân tộc; quốc tịch; quê quán; quan hệ cha, mẹ, con). 1.3. Trách nhiệm của cán bộ Tư pháp - Hộ tịch Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch có trách nhiệm kiểm tra, đối chiếu với các quy định của pháp luật hiện hành (như vấn đề xác định họ, dân tộc, quốc tịch ) để ghi vào Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh, tránh tình trạng đăng ký sai, sót hoặc không chính xác. 1.4. Thẩm quyền đăng ký khai sinh - Việc đăng ký khai sinh được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người mẹ; nếu không xác định được nơi cư trú của người mẹ, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người cha thực hiện việc đăng ký khai sinh. - Trong trường hợp không xác định được nơi cư trú của người mẹ và người cha, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi trẻ em đang thực tế sinh sống trên thực tế thực hiện việc đăng ký khai sinh. - Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người đang tạm thời nuôi dưỡng hoặc nơi có trụ sở của tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ em đó. - Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em phải được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký thường trú; trường hợp người mẹ không có nơi đăng ký thường trú, thì việc đăng ký khai sinh cho trẻ em được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký tạm trú. Trường hợp người mẹ có nơi đăng ký thường trú, nhưng thực tế đang sinh sống, làm việc ổn định tại nơi đăng ký tạm trú, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký tạm trú cũng có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ em (Ví dụ: chị T đăng ký thường trú tại xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh, nhưng làm việc ổn định và sinh con tại nơi đăng ký tạm trú là phường Tân Tạo, quận Bình Tân, thành phố Hồ Chí Minh, thì Uỷ ban nhân dân phường Tân Tạo cũng có thẩm quyền thực hiện việc đăng ký khai sinh cho con của chị T). Trong trường hợp này, Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đã đăng ký khai sinh có trách nhiệm thông báo cho Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ đăng ký thường trú để biết. Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Đăng ký khai sinh theo nơi tạm trú của người mẹ”. - Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người mẹ hoặc người cha cư trú trong thời gian ở Việt Nam. - Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước. - Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là người nước ngoài hoặc người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người mẹ hoặc người cha. Thẩm quyền đăng ký khai sinh theo nơi cư trú của người mẹ hoặc người cha được xác định như đối với việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha và mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước. - Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là người nước ngoài, người không quốc tịch cư trú ổn định lâu dài tại Việt Nam, còn người kia là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người là công dân Việt Nam. - Việc đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam thường trú tại khu vực biên giới, còn người kia là công dân của nước láng giềng thường trú tại khu vực biên giới với Việt Nam, được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú của người là công dân Việt Nam. - Xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài. Đối với trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cha hoặc mẹ là công dân Việt Nam cư trú ở trong nước, còn người kia là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài mà người đó đã có quốc tịch nước ngoài, thì căn cứ vào Hộ chiếu còn giá trị sử dụng của người là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài để xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh. Trường hợp đương sự xuất trình Hộ chiếu Việt Nam, thì việc đăng ký khai sinh cho trẻ em được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã theo quy định tại điểm b khoản 1 Điều 96 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP; nếu xuất trình Hộ chiếu nước ngoài, thì việc đăng ký khai sinh được thực hiện tại Sở Tư pháp tỉnh (thành phố) theo quy định tại Điều 49 và Điều 50 Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Hướng dẫn này cũng được áp dụng đối với trường hợp đăng ký khai sinh cho trẻ em sinh ra tại Việt Nam, có cả cha và mẹ là công dân Việt Nam định cư ở nước ngoài. - Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, có cha và mẹ là công dân Việt Nam mà chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài, sau đó về nước cư trú cũng được áp dụng quy định tại Mục 1 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này để đăng ký khai sinh. Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Trẻ sinh ở nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài”. - Trường hợp trẻ em sinh ra ở nước ngoài, được mẹ là công dân Việt Nam đưa về Việt Nam sinh sống, cũng được áp dụng quy định về đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú theo quy định tại Mục 1 Chương II của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP và hướng dẫn tại Mục này để đăng ký khai sinh khi: + Trẻ em chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài; + Mẹ của trẻ em không đăng ký kết hôn. Trong trường hợp người mẹ khai về người cha, thì người cha phải làm thủ tục nhận con theo quy định của pháp luật. Cột ghi chú của Sổ đăng ký khai sinh phải ghi rõ “Trẻ sinh ở nước ngoài, chưa được đăng ký khai sinh ở nước ngoài”. - Xác định họ và quê quán Khi đăng ký khai sinh, họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người cha hoặc họ và quê quán của người mẹ theo tập quán hoặc theo thỏa thuận của cha, mẹ. Trong trường hợp đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú, nếu không có quyết định công nhận việc nhận cha cho con, thì họ và quê quán của con được xác định theo họ và quê quán của người mẹ. - Ghi về nơi sinh Trường hợp trẻ sinh tại cơ sở y tế, thì ghi tên của cơ sở y tế và địa danh hành chính nơi trẻ sinh ra (Ví dụ: Bệnh viện Phụ sản Hà Nội hoặc Trạm y tế xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh). Trường hợp trẻ sinh ngoài cơ sở y tế, thì ghi tên của địa danh hành chính (xã/phường/thị trấn, huyện/quận/thành phố thuộc tỉnh, tỉnh/thành phố), nơi trẻ sinh ra (Ví dụ: xã Đình Bảng, huyện Từ Sơn, tỉnh Bắc Ninh). 1.5. Thời hạn đăng ký khai sinh Trong thời hạn 60 ngày, kể từ ngày sinh con, cha, mẹ có trách nhiệm đi khai sinh cho con; nếu cha, mẹ không thể đi khai sinh, thì ông, bà hoặc những người thân thích khác đi khai sinh cho trẻ em. Thời hạn đăng ký khai sinh nói trên được áp dụng chung đối với tất cả các vùng, miền trong cả nước. Nếu hết thời hạn đăng ký khai sinh đã nêu trên mới thực hiện việc đăng ký khai sinh cho trẻ, thì phải đăng ký khai sinh theo thủ tục đăng ký khai sinh quá hạn và tuỳ theo mức độ vi phạm sẽ bị phạt cảnh cáo hoặc phạt tiền từ 50.000 đồng đến 100.000 đồng (khoản 1 Điều 10 Nghị định số 60/2009/NĐ-CP ngày 23/7/2009 của Chính phủ quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực tư pháp). 1.6. Thủ tục đăng ký khai sinh Giấy tờ phải nộp: Người đi đăng ký khai sinh phải nộp Giấy chứng sinh do cơ sở y tế (bệnh viện, trạm y tế, nhà hộ sinh ), nơi trẻ em sinh ra cấp. Nếu trẻ em sinh ra ngoài cơ sở y tế, thì Giấy chứng sinh được thay bằng: - Văn bản xác nhận của người làm chứng (người làm chứng phải có năng lực hành vi dân sự đầy đủ và biết rõ sự việc làm chứng; người làm chứng phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính xác thực của sự việc mà mình làm chứng). - Trong trường hợp không có người làm chứng, thì người đi khai sinh phải làm Giấy cam đoan về việc sinh là có thực. Giấy tờ phải xuất trình: Người đi đăng ký khai sinh phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn của cha mẹ trẻ em (nếu cha, mẹ của trẻ em có đăng ký kết hôn). Nếu cán bộ Tư pháp - Hộ tịch biết rõ về quan hệ hôn nhân của cha, mẹ trẻ em, thì không bắt buộc phải xuất trình Giấy chứng nhận kết hôn. Trong trường hợp cán bộ Tư pháp - Hộ tịch không biết rõ về nhân thân và nơi cư trú của đương sự, thì người đi đăng ký khai sinh phải xuất trình thêm các giấy tờ sau đây: - Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu của người đi đăng ký khai sinh; - Sổ hộ khẩu, Giấy chứng nhận nhân khẩu tập thể hoặc Giấy đăng ký tạm trú có thời hạn để làm căn cứ xác định thẩm quyền đăng ký khai sinh. 1.7. Trình tự đăng ký khai sinh Bước 1: Tiếp nhận và kiểm tra hồ sơ - Tiếp nhận, kiểm tra các giấy tờ mà người đi đăng ký khai sinh nộp và xuất trình; - Xem việc đăng ký khai sinh có đúng thẩm quyền không? - Xác định việc đăng ký khai sinh được áp dụng theo thủ tục nào (đăng ký theo thủ tục thông thường/đăng ký cho trẻ sơ sinh bị bỏ rơi/đăng ký khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi không phải là trẻ sơ sinh/đăng ký quá hạn?). Sau khi kiểm tra, nếu các giấy tờ do người đi đăng ký khai sinh nộp và xuất trình chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ, thì hướng dẫn đương sự bổ sung; nếu thấy việc đăng ký khai sinh không đúng thẩm quyền thì trả hồ sơ và hướng dẫn đương sự đến Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi có thẩm quyền đăng ký khai sinh theo quy định của Nghị định số 158/2005/NĐ-CP. Trong trường hợp các giấy tờ đã đầy đủ, hợp lệ và việc đăng ký khai sinh là đúng thẩm quyền, thì tiến hành đăng ký khai sinh. Bước 2: Xác định nội dung khai sinh Cán bộ Tư pháp - Hộ tịch yêu cầu người đi đăng ký khai sinh khai báo về những nội dung sẽ ghi trong Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh. Sau khi người đi đăng ký khai sinh đã tự khai báo, công chức Tư pháp - Hộ tịch cần đối chiếu với quy định của pháp luật hiện hành liên quan đến việc đặt tên, xác định họ và dân tộc của trẻ, đồng thời kết hợp với các giấy tờ do đương sự nộp và xuất trình để xác định các thông tin còn lại. Việc xác định họ, dân tộc của trẻ được xác định theo nguyên tắc sau: Xác định họ: Họ của trẻ là họ của cha đẻ, mẹ đẻ. Trong trường hợp cha đẻ và mẹ đẻ có họ khác nhau, thì họ của người con được xác định là họ của cha đẻ, hoặc họ của mẹ đẻ theo tập quán hoặc theo thoả thuận của cha đẻ, mẹ đẻ. Xác định dân tộc: Việc xác định dân tộc của trẻ được thực hiện theo quy định tại Điều 28 Bộ luật Dân sự: Cá nhân khi sinh ra được xác định dân tộc theo dân tộc của cha đẻ, mẹ đẻ. Trong trường hợp cha đẻ và mẹ đẻ thuộc hai dân tộc khác nhau, thì dân tộc của người con được xác định là dân tộc của cha đẻ, hoặc dân tộc của mẹ đẻ theo tập quán hoặc theo thoả thuận của cha đẻ, mẹ đẻ. Bước 3: Trình Chủ tịch Uỷ ban nhân dân cấp xã ký Giấy khai sinh (người đi đăng ký khai sinh được cấp một bản chính Giấy khai sinh, số lượng bản sao Giấy khai sinh được cấp theo yêu cầu của người đi đăng ký khai sinh). Lưu ý: - Để bảo đảm tính chính xác và thống nhất đối với các thông tin được ghi vào Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh, thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phải tự mình ghi vào Sổ đăng ký khai sinh và Giấy khai sinh (cả bản chính và bản sao), tuyệt đối không đưa biểu mẫu để đương sự tự ghi. - Để tránh sai sót, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch cần yêu cầu người đi đăng ký khai sinh đọc và kiểm tra lại các thông tin đã được ghi trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh trước khi Giấy khai sinh được ký và đóng dấu. Trong trường hợp người đi đăng ký khai sinh không tự đọc được, thì cán bộ Tư pháp - Hộ tịch phải đọc rõ ràng các nội dung để người đi đăng ký khai sinh khẳng định tính chính xác của các thông tin này. Bước 4: Trả lại các giấy tờ mà đương sự đã xuất trình, lưu giữ Giấy chứng sinh hoặc giấy tờ thay thế Giấy chứng sinh mà đương sự đã nộp. 1.8. Đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú Khi thực hiện đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch cần lưu ý: - Không bắt buộc người mẹ phải khai về cha đứa trẻ (trong trường hợp người mẹ khai về đứa trẻ, thì hướng dẫn người cha làm thủ tục nhận con); - Họ và dân tộc của trẻ chỉ được xác định theo họ và dân tộc của người mẹ; - Phần khai về người cha của trẻ trong Giấy khai sinh và Sổ đăng ký khai sinh phải để trống, tuyệt đối không được gạch chéo; - Chỉ ghi thông tin về người cha khi người cha đã có Quyết định công nhận việc cha nhận con; - Nếu vào thời điểm đăng ký khai sinh cho con ngoài giá thú mà có người nhận là cha của đứa trẻ, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã kết hợp giải quyết việc nhận con và đăng ký khai sinh. 1.9. Đăng ký khai sinh cho trẻ em bị bỏ rơi Trẻ em bị bỏ rơi bao gồm trẻ sơ sinh bị bỏ rơi và trẻ em bị bỏ rơi không phải là trẻ sơ sinh. Bước 1: Người phát hiện trẻ sơ sinh bị bỏ rơi có trách nhiệm bảo vệ trẻ và báo ngay cho Uỷ ban nhân dân cấp xã hoặc Công an xã, phường, thị trấn, nơi trẻ bị bỏ rơi để lập biên bản và tìm người hoặc tổ chức tạm thời nuôi dưỡng trẻ em đó. Biên bản phải ghi rõ ngày, tháng, năm, địa điểm phát hiện trẻ bị bỏ rơi; giới tính; đặc điểm nhận dạng; tài sản và các đồ vật khác của trẻ (nếu có); họ tên, địa chỉ của người phát hiện. Biên bản được lập thành 02 bản, lưu 01 bản tại Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi lập biên bản và 01 bản giao cho người hoặc tổ chức tạm thời nuôi dưỡng trẻ. Bước 2: Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi lập biên bản có trách nhiệm thông báo trên Đài Phát thanh hoặc Đài Truyền hình địa phương để tìm cha, mẹ đẻ của trẻ. Đài Phát thanh hoặc Đài Truyền hình có trách nhiệm thông báo miễn phí 3 lần trong 3 ngày liên tiếp các thông tin về trẻ sơ sinh bị bỏ rơi. Hết thời hạn 30 ngày, kể từ ngày thông báo cuối cùng, nếu không tìm được cha, mẹ đẻ của trẻ thì người hoặc tổ chức đang tạm thời nuôi dưỡng trẻ có trách nhiệm đi đăng ký khai sinh cho trẻ. Bước 3: Đăng ký khai sinh cho trẻ bị bỏ rơi - Khi thực hiện đăng ký khai sinh cho trẻ sơ sinh bị bỏ rơi, cán bộ Tư pháp - Hộ tịch cần lưu ý: [...]... trụ sở của cơ quan, tổ chức đảm nhận giám hộ thực hiện đăng ký việc giám hộ Quy định trên được hiểu rằng, trong trường hợp bên giám hộ là cá nhân, thì thẩm quyền đăng ký giám hộ là Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người giám hộ cư trú; nếu bên giám hộ là cơ quan, tổ chức thì thì thẩm quyền đăng ký giám hộ là Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi có trụ sở của cơ quan, tổ chức đảm nhận việc giám hộ b Thủ tục đăng ký... Thẩm quyền đăng ký kết hôn Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi đăng ký hộ khẩu thường trú của một trong hai bên, thực hiện việc đăng ký kết hôn Trong trường hợp cả hai bên không có hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký tạm trú có thời hạn theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ khẩu, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi một trong hai bên đăng ký tạm trú có thời hạn, thực hiện việc đăng ký kết hôn b Thủ tục đăng ký... nhân dân cấp xã, Sở Tư pháp xem xét hồ sơ đăng ký kết hôn và có ý kiến trả lời bằng văn bản cho Uỷ ban nhân dân cấp xã Trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày nhận được ý kiến của Sở Tư pháp, Uỷ ban nhân dân cấp xã quyết định việc đăng ký kết hôn và tổ chức việc đăng ký kết hôn như đối với trường hợp đăng ký kết hôn giữa công dân Việt Nam ở trong nước với nhau theo quy định của pháp luật về đăng ký hộ tịch. .. hôn nhân của họ); trừ trường hợp người có yêu cầu đăng ký kết hôn là cán bộ, chiến sỹ đang công tác trong lực lượng vũ trang; + Trong trường hợp bên nam hoặc bên nữ cư trú tại xã, phường, thị trấn này, nhưng đăng ký kết hôn tại xã, phường, thị trấn khác, thì phải có xác nhận của Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi người đó cư trú về tình trạng hôn nhân của người đó; + Đối với người đang trong thời hạn công tác, ... định của pháp luật về đăng ký hộ tịch Lưu ý: So với việc đăng ký nuôi con nuôi có yếu tố nước ngoài thuộc thẩm quyền của Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh thì việc đăng ký nuôi con nuôi giữa công dân Việt Nam ở khu vực biên giới với công dân của nước láng giềng ở khu vực biên giới với Việt Nam có những ưu tiên sau đây: - Giấy tờ do cơ quan, tổ chức của nước láng giềng cấp hoặc công chứng, chứng thực cho công dân. .. Uỷ ban nhân dân cấp xã có trách nhiệm thẩm tra hồ sơ, kiểm tra các điều kiện kết hôn và tiến hành niêm yết việc kết hôn trong 07 ngày liên tục tại trụ sở Uỷ ban nhân dân Sau khi đã thẩm tra hồ sơ và niêm yết việc kết hôn, Uỷ ban nhân dân cấp xã có công văn, kèm theo 01 bộ hồ sơ đăng ký kết hôn gửi Sở Tư pháp để xin ý kiến Trong thời hạn 15 ngày, kể từ ngày nhận được công văn xin ý kiến của Uỷ ban nhân. .. hôn là Uỷ ban nhân dân xã nơi bên nam hoặc bên nữ đăng ký hộ khẩu thường trú; + Nếu chỉ bên nam hoặc bên nữ có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, còn bên kia có đăng ký tạm trú có thời hạn, thì việc đăng ký kết hôn được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã nơi bên nam hoặc bên nữ đăng ký hộ khẩu thường trú; + Nếu cả bên nam nữ đều không có hoặc chưa có nơi đăng ký hộ khẩu thường trú, nhưng có đăng ký... khai tử (Điều 30 Bộ luật Dân sự) 3.2 Thẩm quyền đăng ký khai tử - Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú cuối cùng của người chết thực hiện việc đăng ký khai tử - Trong trường hợp không xác định được nơi cư trú cuối cùng của người chết, thì Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi người đó chết thực hiện việc đăng ký khai tử 3.3 Thời hạn đăng ký khai tử và trách nhiệm đăng ký khai tử Thời hạn đăng ký khai tử là 15 ngày,... ngày, kể từ ngày nhận được công văn của Uỷ ban nhân dân cấp xã, Sở Tư pháp xem xét hồ sơ xin nhận con nuôi và có ý kiến trả lời bằng văn bản cho Uỷ ban nhân dân cấp xã Trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày nhận được ý kiến của Sở Tư pháp, Uỷ ban nhân dân cấp xã quyết định việc cho nhận con nuôi và tiến hành giao nhận con nuôi như đối với trường hợp đăng ký nuôi con nuôi giữa công dân Việt Nam với nhau ở... thời hạn, thì việc đăng ký kết hôn được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi bên nam hoặc bên nữ đăng ký tạm trú có thời hạn; - Trong trường hợp cả bên nam, nữ là công dân Việt Nam đang trong thời hạn công tác, học tập, lao động có thời hạn ở nước ngoài về nước đăng ký kết hôn, đã cắt hộ khẩu thường trú ở trong nước, thì việc đăng ký kết hôn được thực hiện tại Uỷ ban nhân dân cấp xã, nơi cư trú trước . CÔNG TÁC ĐĂNG KÝ, QUẢN LÝ HỘ TỊCH CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ, THỊ TRẤN I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ NHIỆM VỤ, QUYỀN HẠN CỦA UỶ BAN NHÂN DÂN XÃ, THỊ TRẤN VÀ CÁN BỘ TƯ PHÁP - HỘ TỊCH TRONG QUẢN LÝ. NHÀ NƯỚC VỀ HỘ TỊCH 1. Nhiệm vụ, quyền hạn của Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn Trong lĩnh vực quản lý nhà nước về hộ tịch, Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn (sau đây gọi là Uỷ ban nhân dân cấp xã). vụ đăng ký và quản lý hộ tịch của Uỷ ban nhân dân huyện đảo Đối với các huyện đảo, không có đơn vị hành chính cấp xã, thì ngoài việc thực hiện chức năng đăng ký và quản lý hộ tịch của Uỷ ban