học viện nơng nghiệp việt nam Khoa kế tốn qtkd LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP Hồn thiện kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền Cơng ty cổ phần bánh kẹo liên doanh Maiays@ Việt Nam GVHD: PGS.TS Bùi Bằng Đoàn SVTH: Phạm Thị Phương Thảo Lớp: KEKT-K56 I MỞ ĐẦU mục tiêu nghiên cứu đề tài Mục tiêu cụ thể Phương pháp nghiên cứu  Góp phần hệ thống sở lý luận thực tiễn KSNB chu trình bán hàng thu tiền DN  Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội khâu bán hàng thu tiền Công ty cổ phần bánh kẹo liên doanh Maiays@ Việt Nam  Đề xuất giải pháp nhằm hồn thiện hệ thống KSNB chu trình bán hàng thu tiền đơn vị  Phương pháp thu thập số liệu: sơ cấp, thứ cấp  Phương pháp xử lý liệu  Khung phân tích luận văn KSNB CHU TRÌNH BÁN HÀNG VÀ THU TIỀN CỦA CƠNG TY Định hướng phát triển Công ty Môi trường kiểm soát Hoạt động kiểm soát Đánh giá rủi ro Thơng tin truyền Giám sát thơng Hạn chế cịn tồn chu trình bán hàng thu tiền Giải pháp hồn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Nguyên nhân II KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO LIÊN DOANH MAIAYS@ VIỆT NAM .Công ty thành lập vào tháng 5/2008 .Lĩnh vực kinh doanh chính: Chuyên sản xuất mặt hàng bánh trung thu cao cấp, bánh ngọt, bánh kem gồm xí nghiệp .Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng .Cơng ty có 120 cán cơng nhân viên .Hình thức bán hàng: Đại lý, bán buôn bán lẻ hệ thống ksnb chu trình bán hàng thu tiền cơng ty cp bánh kẹo liên doanh maiays@ việt nam  Kiểm soát nội quy định, quy chế BLĐ đơn vị đề nhằm đảm bảo hợp lý để đạt mục tiêu đơn vị  Thành phần cầu thành HTKSNB: Mơi trường kiểm sốt Đánh Kiểm tra, giá rủi giám sát ro Thông tin Hoạt truyền động thơng kiểm sốt Chu trình bán hàng thu tiền Nhận đơn đặt hàng Tổ chức SX, mua hàng Xét duyệt bán hàng Giao hàng Thu tiền Tổ chức ghi nhận công nợ, doanh thu Mục tiêu chu trình bán hàng thu tiền Bán hàng Bán đúng: Bán số lượng, chất lượng, đối Thu tiền Thu đúng: Thu số tiền, đối tượng tượng, chủng loại, địa điểm Bán đủ: Bán đủ số lượng, đủ chủng loại Thu đủ: Thu đủ số tiền Bán kịp thời: Giao hàng kịp thời Thu kịp thời: Thu kỳ hạn hợp đồng Khung phân tích khâu nhận đơn đặt hàng Tiếp nhận đơn đặt hàng Mục tiêu khâu nhận đơn đặt hàng Rủi ro khâu nhận đơn đặt hàng Những quy định kiểm soát khâu nhận đơn đặt hàng  Mục tiêu khâu nhận đơn đặt hàng  Đơn đặt hàng phải ghi số lượng  Đúng chất lượng  Đúng chủng loại hàng hóa  Đúng đối tượng khách hàng  Đúng phần trăm chiết khấu  Ghi đầy đủ thông tin khách hàng, thông tin đặt hàng  Giao kịp thời cho phận sản xuất  Ghi theo mẫu quy định công ty Rủi ro khâu Nhận đơn đặt hàng Đơn đặt hàng lập qua điện thoại, email, fax: Nhân viên ghi sai tên hàng đơn hàng chiếm 5,6% tổng số đơn hàng chiếm 3,6% tổng giá trị đơn hàng  Cụ thể đơn đặt hàng số 132 ngày 17/1 khách hàng đặt hàng bánh trung thu b-02 ký hiệu PC 202T1 nhân viên ghi PC 204T1  Nguyên nhân: Nhân viên chưa cẩn thận kiểm tra lại đơn hàng đồng thời nhận đơn hàng qua điện thoại khách hàng sau tự điền thơng tin vào đơn đặt hàng thay cho khách hàng Rủi ro khâu Nhận đơn đặt hàng Ghi chép đơn đặt hàng cho khách nhân viên ghi nhầm đơn giá sản phẩm đơn hàng, chiếm 3,6% tổng số đơn hàng chiếm 2,4% so với tổng giá trị đơn hàng:  Cụ thể đơn đặt hàng số 89 ngày 20/2 công ty, nhân viên viết sai đơn giá mặt hàng bánh trung thu MH001 số tiền 286.000 đồng lại viết hành 268.000 đồng  Nguyên nhân: Do nhân viên không cẩn thận không xem lại báo giá Rủi ro khâu Nhận đơn đặt hàng Ban lãnh đạo chưa thông báo đến hết nhân viên mức chiết khấu loại mã hàng dẫn đến nhân viên cho khách hàng hưởng sai mức chiết khấu  Cụ thể: Đơn đặt hàng số 67 số lượng 500 hộp bánh cao cấp với giá bán buôn 200.000 đồng/hộp hưởng chiết khấu 3%/hộp Nhưng nhân viên cho khách hàng hưởng chiết khấu 3,5%/hộp  Nguyên nhân: Do nhân viên chưa nắm quy định chiết khấu công ty bảng tổng hợp sai sót q trình nhận đơn đặt hàng công ty quý I/2014 quy định nhận đơn đặt hàng Phòng kinh doanh Khách hàng ĐĐH bao gồm yêu cầu về: Kiểm tra DDH có chữ ký phê duyệt - Mẫu mã bánh, kẹo người có thẩm quyền phía KH Phịng kế tốn -Số lượng bánh, kẹo -Ngày tháng giao hàng, địa điểm Đơn đặt hàng duyệt - KT yêu cầu DDH đầy đủ, rõ ràng - Xem xét số lượng, chủng loại để chuyển xuống phận SX Lưu ĐĐH để theo dõi nghiệp vụ BH Sau kiểm tra xong trưởng ĐĐH xác nhận phòng KD ký duyệt gửi xác nhận ĐĐH quy định nhận đơn đặt hàng  Đối với giá ghi DĐH giá giám đốc quy định thực văn rõ ràng với sản phẩm, để nhân viên tuân theo báo giá cho khách hàng  Nhân viên dựa theo sách khuyến mại giám đốc phê duyệt để tiến hành thực triết khấu cho khách hàng đủ điều kiện  Khi thực khuyến giám đốc công khai văn gửi tới phận liên quan để nhân viên truyền tải đến khách hàng.Thông báo cịn đưa lên trang web cơng ty để khách hàng nắm bắt thông tin khuyến mại nhận đơn đặt hàng  Nhận xét: • Thủ tục KS xét duyệt ĐĐH công ty giảm thiểu rủi ro nhận ĐĐH • Tuy nhiên CT kiểm sốt chưa thực tốt khâu nhận xử lý đơn hàng, việc đặt hàng qua điện thoại dẫn đến nhiều rủi ro • Các nhân viên cịn nhiều yếu khâu dao dịch với khách hàng khiến cho hoạt động kiểm soát khâu hiệu gây thời gian tốn chi phí, chậm thời gian giao hàng, làm giảm uy tín cơng ty với khách hàng Đánh giá hoạt động kiểm soát nội chu trình bán hàng thu tiền cơng ty cổ phần bánh kẹo liên doanh Maiays@ Việt Nam Ưu điểm Nhược điểm CT xây dựng văn hóa DN, mơi trường làm việc Chưa có tách biệt phận chuyên nghiệp Tính độc lập ban KSNB không xem xét đầy đủ Nghiệp vụ bán hàng CT nhận diện rủi ro có CT chưa phát sơ nguyên nhân xảy rủi ro thể xảy Thường xuyên cập nhật thông tin cần thiết cho BLĐ Các sách thủ tục quy định ban hành chưa thơng báo phịng ban đến nhân viên Việc phân chia trách nhiệm phận cá Các thủ tục kiểm soát cịn chưa chặt chẽ nhân Cơng ty quy định thơng báo rõ ràng Chưa tn thủ quy trình làm việc phận Giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng – thu tiền ct cổ phần bánh kẹo liên doanh Maiays@ Việt Nam Nội dung kiểm soát Nhận dạng đánh giá rủi ro Giải pháp hoàn thiện BLĐ Công ty phát nguyên nhân xảy rủi ro từ đưa quy định, thủ tục kiểm sốt Thủ tục kiểm sốt Cơng ty nên tách biệt chức bán hàng với chức xét duyệt giảm giá, miễn phí Thơng tin truyền thơng CT cần thông báo cụ thể nội quy, quy định cho toàn nhân viên biết Giám sát CT nên xây dựng Ban kiểm soát chuyên biệt, độc lập bao gồm thành viên có đủ trình độ lực III KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ Kết luận  Hệ thống kiểm soát cung cấp đảm bảo hợp lý không đảm bảo tuyệt đối ngăn ngừa tất rủi ro  Hệ thống KSNB thiết kế vận hành người Vì hiệu hệ thống kiểm soát bị ảnh hưởng phong cách điều hành chủ doanh nghiệp  Với quy mô đơn vị, việc thiết lập hệ thống KSNB nói chung hệ thống kiểm sốt nội chu trình bán hàng thu tiền nói riêng, ban lãnh đạo cần cân nhắc lợi ích chi phí mà hệ thống KSNB mang lại  Quá trình phát triển doanh nghiệp thay đổi môi trường kinh doanh làm cho thủ tục kiểm sốt bị lỗi thời khơng phù hợp Kiến nghị:  Công ty nên thành lập riêng phận kiểm soát nội để thường xuyên giám sát kiểm tra phát sai sót tất khâu trình sản xuất máy quản lý  Có giám sát đánh giá thủ tục kiểm sốt để có biện pháp khắc phục hoàn thiện HTKSNB cho doanh nghiệp  Ban lãnh đạo cần thường xuyên kiểm tra trực tiếp trình làm việc, sổ sách, chứng từ phận  Đưa quy định cụ thể trách nhiệm nhân viên, thưởng phạt cụ thể nhằm làm tăng ý thức chấp hành luật lệ nhân viên ... hàng thu tiền Giải pháp hồn thiện KSNB chu trình bán hàng thu tiền Công ty Nguyên nhân II KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU VÀ THẢO LUẬN ĐẶC ĐIỂM CHUNG CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO LIÊN DOANH MAIAYS@ VIỆT NAM. .. Góp phần hệ thống sở lý luận thực tiễn KSNB chu trình bán hàng thu tiền DN  Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống kiểm soát nội khâu bán hàng thu tiền Công ty cổ phần bánh kẹo liên doanh Maiays@. .. cán cơng nhân viên .Hình thức bán hàng: Đại lý, bán bn bán lẻ hệ thống ksnb chu trình bán hàng thu tiền công ty cp bánh kẹo liên doanh maiays@ việt nam  Kiểm soát nội quy định, quy chế BLĐ đơn