Đang tải... (xem toàn văn)
Chương 10 CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ THƯƠNG PHIẾU PHẢI THU (ACCOUNTS RECEIVABLE NOTES RECEIVABLE) Đối tượng chương: ỉ. Các khoản phải thu (The types o f receivables) 2. Nợ khó đòi (Bad debts Uncollectible Accounts) 3. Ước tỉnh dự phòng nợ khố đòi (Estimating uncollectibles) 4. Thương phiếu phải thu (Nỡtes receivableỊ Bills receivable) 5. Ke toán các khoản phải thu, phải trả nội bộ, các khoản tạm ứng và chi phí trả trước (Account fo r other receivables, advances and prepaid expenses) 6. Sử đụng các thông tin kế tỡán cho việc ra quyết định (Using accounting information fo r decisionmaking)
Chương 10 CÁC KHOẢN PHẢI THU VÀ THƯƠNG PHIẾU PHẢI THU (ACCOUNTS RECEIVABLE & NOTES RECEIVABLE) Đối tượng chương: ỉ. Các khoản phải thu (The types of receivables) 2. Nợ khó đòi (Bad debts/ Uncollectible Accounts) 3. Ước tỉnh dự phòng nợ khố đòi (Estimating uncollectibles) 4. Thương phiếu phải thu (Nỡtes receivableỊ Bills receivable) 5. Ke toán các khoản phải thu, phải trả nội bộ, các khoản tạm ứng và chi phí trả trước (Account for other receivables, advances and prepaid expenses) 6. Sử đụng các thông tin kế tỡán cho việc ra quyết định (Using accounting information for decision-making) *** Theo tập quán chung hầu hết các nước trên thế giới, việc mua bán hàng ngày từ ô tô, nhà cửa đến những sản phẩm có giá trị không cao như xe máy, xe đạp, thực phẩm đều có thể mua bán chịu (Buy Oil credit, credit sales). Đặc biệt là các doanh nghiệp sản xuất và các công ty bán buôn (wholesaler) thỉ tỷ lệ bán chịu lại càng lớn. Bởi lẽ người bán muốn bán được hàng nên sẵn sàng cung cấp tín dụng cho người mua nếu người mua có thể tin cậy được. Mỗi giao dịch mua bán chịu, ít nhất ỉiên quan đến hai bên: Người cung cấp tín đụng (Chủ nợ/ Creditor) tức người bán hàng hoá, dịch vụ, có xuất hiện một khoản phải thu (Receivable) và con nợ (Debtor), tức người mua sẽ tạo một khoản phải trả (Payble). Trong chưcmg này chúng ta tập trung vào kế toán của chủ nợ (Người bán hàng). 1. Các khoản phải thu (The types of receivables) Khoản phải thu (Accounts receivable) phát sinh khi một doanh nghiệp bán hàng hóa hoặc dịch vụ cho một người khác mà chưa thu được tiền. “Khoản phải thu” là trái quyền (Claim) của người bán đối với người mua về số tiền thương vụ đó, hoặc trái quyền của chủ nợ đối với con Ĩ1Ợ số tiền phải thu về tiền cho vay. Khoản phải thu thường được chia làm hai loại chính là, các khoản phải thu (Accounts Receivable) và Thương phiếu phải thu (Notes Receivable). Chúng thường là các tài sản ngắn hạn. Thương phiếu phải thu (Note receivable) ỉà một khoản phải thu mà con nợ đã kỷ một phiếu hẹn trả (Promissory note) cho chủ nợ: Trên phiếu hẹn trả đót con nợ phải viết cụ thể số tiền Trần Xuân Nam - MBA 262 Phần 111: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢ! TiỂN VÀ NỢ PHẢ! TRẢ phải trả vào một ngày nhất định trong tương lai. Phiếu hẹn phải trả là một bằng chứng cho thương phiếu phải thu. Thời hạn trong phiếu hẹn trả thường kéo dài ít nhất là 60 ngày. Thương phiếu phải thu nếu đến hạn thu trong vòng một năm hay ít hơn là các tài sản ngấn hạn. Các thương phiếu phải thu nếu kỳ hạn lớn hơn một năm là các tài sản dài hạn. Thưcmg phiếu phải thu dài hạn (Long Term Receivables) là một thương phiếu phải thu theo kiểu thu trả góp mỗi kỳ (Periodic Installments). Phần đến hạn trả trong vòng một năm là tài sản ngắn hạn, phần còn lại là tài sản đài hạn (Noil-current Assets). Các khoản phải thu khác (Other receivables) bao gồm các khoản phải thu linh tinh khác, như khoản phải thu nhân viên và các công ty con, các chi nhánh vay. Thông thường Ĩ1Ó cũng được chia thành tài sản ngán hạn nếu nó đến hạn thu trong vòng một năm, ngược lại sẽ được xếp vào loại tài sản dài hạn, Mỗi khoản phải thu là một tài khoản riêng biệt trong sổ cái và được chi tiết bởi các sổ cái phụ (sổ chi tiết) nếu cần thiết, ở các chương trước, khi phản ánh các khoản báo nợ, chúng ta ghi “Nợ” vào một tài khoản duy nhất được gọi là “Các khoản phải thu/ Accounts Receivable”. Tuỷ nhiên, nếu doanh nghiệp có nhiều khách hàng mua chịu, các tài khoản phải được thiết kế sao cho chúng nêu lên được mỗi khách hàng đã mua bao nhiêu, đầ trả được bao nhiêu và công ty còn phải thu của khách hàng còn ỉại bao nhiêu nữa. Để cung cấp các thông tin này, các doanh nghiệp có khách hàng mua chịu phải lập những khoản phải thu riêng cho từng khách hàng. Để có tài khoản riêng cho từng khách hàng, cách có thể ìàm là phải để tất cả các tài khoản này vào chung một sổ cái. Do đó, một sổ phụ (chi tiết) được thành lập để theo dối từng tài khoản ỷ: riêng biệt của từng khách hàng, sổ phụ này có tên gọi là sổ Cái phụ (sổ chi tiết) các khoản phải thu (Accounts Receivable Ledger). Bảng dưới cho thấy mối quan hệ giữa tài khoản “Các khoản phải thu’" trong sổ Cái chung với các tài khoản cá nhân khách hàng trong sổ Cái phụ các khoản phải thu. Bảng trên, hãy ghi nhớ là tổng các số dư của các tài khoản trong sổ Cái các khoản phải thu của khách hàng bằng với số đư của tài khoản “Phải thu của khách hàng” trong sổ Cái chung. Để duy trì mối quan hệ này, mỗi lần bán ghi Nợ được chuyển vào tài khoản “Phải thu của KẾ TOÁN TÀI CHỈNH Chương 10: Các khoản phải thu và thương phiếu phải thu 263 khách hàng” thì chúng cũng được chuyển vào các tài khoản cá nhân khách hàng trong sồ chi tiết các khoản phải thu. Ngoài ra, tiền nhận được từ các khoản bán chịu này phải được nhập cả vào tài khoản “Các khoản phải thu của khách hàng” trong sổ Cái chung và các tài khoản cá nhân khách hàng thích hợp. Bạn phải hiểu rằng khi các số ghi “Nợ” hoặc “Có” của các khoản phải thu được chuyển sổ hai lần, điều này cũng không vi phạm yêu cầu “Nợ, Có” phải bằng nhau. Sự cân bằng của Nợ và Có được giữ nguyên trong sổ Cái chung, sồ cái các khoản phải thu chỉ là một sổ chi tiết để cung cấp thông tin chi tiết liên quan đến từng khách hàng. Vì số dư trong tài khoản “Phải thu của khách hàng” luôn luôn bàng với tổng các số dư trong các tài khoản của khách hàng, nên tài khoản “Phải thu của khách hàng” kiểm soát sổ chi tiết các tài khoản phải thu và được gọi là tài khoản kiểm soát (controlling account). Và vì sổ Cái các tài khoản phải thu từng cá nhân, từng tổ chức là một loại sồ chi tiết và bị một tài khoản trong sổ Cái chung kiểm soát nên được gọi là sổ chi tiết hay sổ phụ (Subsidiary ledger). Tài khoản “Phải thu của khách hàng” và sổ cái các khoản phải thu của khách hàng không phải là những ví dụ duy nhất về các tài khoản kiểm soát và sổ chi tiết. Đa số công ty mua nợ từ nhiều nguồn cung cấp do đó phải sử dụng một tài khoản kiểm soát và một sổ chi tiết cho các tài khoản phải trả. Thí dụ như tài khoản “Tài sản cố định” cũng phải có một sổ chi tiết để theo dõi từng loại tài sản trong một tài khoản riêng biệt. Phòng tín dụng (Credit department). Rất nhiều công ty có doanh số bán chịu lớn thường có một phòng tín dụng. Phòng tín dụng có chức năng chính là đánh giá khách hàng, người đang muốn mua chịu của công ty bằng việc đánh giá các tiêu thức. Chúng bao gồm lợi nhuận, lịch sử tín dụng của khách hàng và các yếu tố khác để quyết định khách hàng có được mua chịu hay không và hạn mức tín dụng tối đa cho phép ỉà bao nhiêu. Sau khi được phê duyệt cho mua chịu, phòng tin đụng sẽ kiẻm soát việc khách hàng trả nợ. Khách hàng có lịch sử trả nợ đúng kỳ hạn có thể được mua chịu với thời hạn dài hơn. Ngược lại nếu khách hàng thường sai hẹn trả nợ thì sẽ hạn chế việc bán chịu, hoặc hạn chế thời hạn chịu. Phòng tín dụng cũng giúp phòng kế toán trong việc xác định khoản lỗ không đòi được nợ từ khách hàng. 2. Nợ khó đòi (Bad debts/ uncollectible accounts) Bán chịu tạo nên cả lợi ích lẫn chi phí. Khi một công ty cho khách hàng mua chịu, thường có một số ít khách hàng không ịrà nợ. Các khoản tiền của những khách hàng không trả nợ được gọi là nợ khó đòi (Bad debts/ Doubtful account/ Uncollectible account) và được xem là một khoản chi phí nợ khố đòi (Bad debts expense/ Doubtful account expense/ Uncollectible account expense) của phương pháp bán chịu. Bạn có thể hỏi tại sao người bán lại bán chịu khi xẩy ra nợ khó đòi? Câu trả lời là họ bán chịu vỉ mục đích tăng doanh số và lợi nhuận. Do đó, mất mát vì nợ khó đòi là một khoản chi phí của bán chịu, một loại chi phí phát sinh làm tăng doanh thu. Mức độ chi phí của nợ khó đòi khác nhau giữa các công ty, nó còn phụ thuộc vào mức độ mạo hiểm tín dụng mà các nhà quản ỉý của các công ty đó chấp nhận. Các doanh nghiệp nhỏ Trần Xuân Nam - MBA 264 Phần ill: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢI TIỀN VÀ NỢ PHẢ! TRẢ thường có mối quan hệ cá nhân chặt chẽ với các khách hàng, và do vậy họ thường tin tưởng là khách hàng có thể trả nợ được cho các khoản mua chịu của họ. 2.1. Đo iường nợ khó đòi (Measuring bad debts/ uncollectible accounts) Một doanh nghiệp hoạt động bán chịu, chi phí nợ khó đòi cũng phát sinh như các chi phí kinh doanh khác và được báo cáo trên báo cáo kết quả là một khoản chi -phí kinh doanh. Nó cần được đo lường. Kế toán có thể được sử dụng phương pháp trực tiếp hoặc phương pháp dự phòng để xác địrứi, ghi chép và báo cáo chi phí Ĩ1Ợ khó đòi. 2.1.1. Phương pháp xóa bỏ trực tiếp (Direct Write off Method) Theo phương pháp xóa bỏ trực tiếp của kế toán nợ khó đòi, doanh nghiệp đợi cho đến khi nào phòng tín đụng quyết định rằng một khoản thu tù’ khách hàng là không thể thu được. Lúc đó kế toán viên sẽ định khoản: Nợ 642X - Chi phí Ĩ1Ợ khó đòi (Bad Debts Expenses) XXX Có 131 Phải thu của khách hàng~~x (Accounts Receviabie-X) XXX Giả sử Công ty CAGAVI, trong năm 2008 đã bán chịu được 100.000$ trong đó bán chịu cho ông Đông 1.000 và ồng Tây 2.000. Sang năm 2009 hầu hết các khách hàng đã trả nợ, Công ty đã thu được 95.000. Cũng ở thời điểm đó phòng tín dụng công ty tin rằng hai khách hàng ông Đông và ông Tây sẽ không thể trả được nợ nữa. Các bút toán theo phương pháp trực tiếp, ghi doanh thu và nợ khó đòi sẽ được thực hiện như sau: 2008 Nợ 131 X Phải thu - Ồng Đông (Accounts Receivable-Đông) 1.000 Nợ 131Y Phải thu - Ông Tây (Accounts Receivable-Tây) 2.000 Nợ 131Z Phải thu - khách khác (Accounts Receivable-others) 97.000 Có 5111 Doanh thu bán hàng (Sales Revenue) 100,000 Ghi doanh thu bán chịu 2009 Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 95.000 Có 131 z Phải thu “Khách hàng khác (Accounts Receivable-others) 95.000 Thu tiền bản chịu của các khách hàng. Xóa bỏ khoản nợ không đòi được, ghi vào chi phỉ nợ khó đòi. Sau các bút toán trên, các báo cáo tài chính của CAGAVI sẽ được trình bày như thế nào? 2009 Nợ 642X Chi phí nợ khó đòi (Bad Debt Expense) Có 13IX Phải thu - Ông Đông (Accounts Receivable- Đông) Có 131Y Phải thu ” Ông Tây (Accounts Receivable- Tây) 3.000 1.000 2.000 Báo cáo kết quả (Income Statement) Doanh thu bán hàng (Sales Revenue) Năm 2008 100.000 0 Năm 2008 Năm 2QQ9 0 3.000 Năm 2009 2.000 Chi phí nợ khó đòi (Bad Debt Expense) Bảng câu đối kế toán (Balance Sheet) Các khoản phải thu (Accounts Receivable) 100.000 KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Chương 10: Các khoản phải thu và thương phiếu phải thu 265 2.1.2. Nhưọc điểm của phương pháp xóa bỏ trực tiếp (Disadvantage of direct write-off method) (1) Sự ảnh hưởng của nguyên tắc này đối với việc xác định lợi nhuận? Như đã đề cập ở các chương trước, nguyên tắc phù hợp của kế toán yêu cầu việc ghi chép và báo cáo chi phí phải phù hợp với doanh thu mà do có nó chi phí đă phát sinh. Như vậy theo nguyên tắc phù hợp, chi phí nợ khó đòi xuất hiện là do việc bán chịu, nên chi phí nợ khó đòi phải được ghi chép cùng kỳ với doanh thu bán chịu phát sinh. Tuy nhiên, theo phương pháp xóa bỏ trực tiếp doanh thu bán chịu năm 2008 là 100.000$ nhưng chi phí nợ khó đòi ỉại bằng không. Năm 2009 doanh thu không phát sinh nhưng chi phí nợ khó đòi lại phát sinh 3.000, như vậy là nó không phù hợp với doanh thu. (2) Phương pháp này báo cáo các khoản phải thu chính xác như thế nào? Trong năm 2008, Bảng cân đối kế toán báo cáo các khoản phải thu là 100,000$. Nhưng các nhà doanh nghiệp nhận thức được rằng các khoản phải thu không có khả năng đòi được ià một điều không thể tránh khỏi. Vì vậy số tiền này không phải là số tiền có thể thực hiện được. Phương pháp xóa bỏ trực tiếp đơn giản trong việc thực hiện. Nó sẽ không tạo nên những sai lệch lớn nếu việc bán chịu không lớn, hoặc chi phí nợ khó đòi nhỏ. 2.2. Phương pháp dự phòng (Allowance method) Báo cáo về chi phí nợ khó đòi trên báo cáo kết quả kinh doanh phải tuân theo nguyên tắc phù hợp. Điều này có nghĩa là các chi phí nợ khó đòi phải được báo cáo cùng kỳ kế toán với kỳ đáng lý ra thu được chứng. Khi thực hiện phương thức bán chịu, nhà quản lý thường nhận thức được là sẽ có một phần của khoản bán này trở thành những khoản nợ khó đòi. Tuy nhiên, việc bán chịu không thể thu tiền được đôi khi không thấy rõ. Nếu một khách hàng không trả tiền đúng hạn, đa số doanh nghiệp gửi nhiều lần giấy đòi nợ cho khách hàng đó. Sự chấp nhận cuối cùng là khách hàng sẽ không trả tiền phải chờ đến khi tất cả các phương tiện đòi nợ đã được sử dụng hết. Thông thường, điều này chỉ xẩy ra nhiều kỳ kế toán, sau kỳ mà việc bán chịu xẩy ra, có thể từ một năm trở lên. Do đó, để làm cho những chi phí vì nợ khó đòi được phù họp với doanh thu của khoản nợ đó, người ta phải dựa trên số ước tính. Phương pháp kế toán dự phòng nợ khó đòi (Allowance method for bad debts) được hình thành để thực hiện hợp lý giữa chi phí và doanh thu. Theo phương pháp dự phòngị vào cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán viên ghi chép các khoản tiền ước tính không đòi được nợ dựa trên cơ sở số ỉiệu của các kỳ trước cũng như tình hỉnh thực tế của kỳ đó. Do đó, sẽ có một số tiền được xem như khoản mất mát. Điều này có hai ưu điểm: (1) khoản mất mát đự kiến được tính vào kỳ mà doanh thu được công nhận; (2) Các khoản phải thu được ghi trên BCĐKT với số lượng và số tiền dự kiến thu được. Ví dụ: Công ty CAGAVI có đoanh thu bán chịu của năm 2008 là 100.000$, trong đó ông Đông còn chịu 1.000$, ông Tây chịu 2.000$. Trên cơ sở kinh nghiệm thu tiền của các năm trước công ty dự kiến lập một khoản dự phòng nợ khó đòi là 3.200$. Bút toán ghi chép doanh thu và dự kiến nợ khó đòi được ghi nhận như sau: 266 Phẩn ill: KỂ TOÁN CÁC TÀÍ SẢN KHÔNG PHẢI TIỀN VÀ NỢ PHẢI TRẴ 2008 Nợ 131X Phải thu - Ồng Đông (Accounts Receivable-Mr.Đông) 1.000 Nợ 131Y Phải thu ~ Ông Tây (Accounts Receivable-Mr.Tây) 2.000 Nợ 131Z Phải thu - K.hàng khác (Accounts Receivable-Others) 97.000 Có 511 Doanh thu bán hàng (Sales Revenue) 100.000 Doanh thu bán chịu. 31/12/2008 Nợ 642X Chi phí dự phòng khó đòi (Bad Debt Expenses) 3.200 Có 139 Dự phòng nợ khó đòi (Allowance for Bad Debt) 3.200 Lập dự phòng nợ khỏ đòi. Sau các bút toán này sổ cái các tài khoản được thế hiện như sau: 131 Phải thu khách hàng 139 Dự phòng nợ khó đòi 511 Doanh thu 642X Chi phí dự p.nợ K .đòi 100.000 3.200 100.000 3.200 Số phải thu thuần = 96.800 Bút toán ghi “Có” vào tài khoản dự phòng nợ khó đòi (Allwance for bađ debts/ doubtful accounts/ Allowance for Uncolectible Accounts) thay vì tài khoản phải thu. Một tài khoản đối lập được dùng vì vào lúc lập bút toán điều chỉnh, chưa biết chắc chắn rằng khách hàng nào sẽ không trả nợ. (Tổng số mất mát đo nợ khó đòi có thể ước tính dựa trên kinh nghiệm đã qua. Tuy nhiên, xác định khách hàng nào sẽ không trả nợ không thể biết được cho đến khi tất cả các phương tiện đòi nợ đã được sử dụng hết). Do đó, vì các tài khoản nợ khó đòi không thể nhận biết vào lúc lập bút toán điều chỉnh, chúng không thể được chuyển khỏi sổ Cái các tài khoản phải thu. Như vậy tài khoản 139 “Dự phòng phải thu khó đòi” phải được ghi “Có” thay vì ghi “Có” vào tài khoản Phải thu của khách hàng (TK kiểm soát). Nếu tài khoản phải thu được ghi “Có”, số dư tài khoản phải thu sẽ không còn bằng với tổng các số dư của các tài khoản trong sổ chi tiết các khoản phải thu. Báo cảo hết quả và BCĐTS sẽ thể hiện như sau: Báo cáo kết quả (Income Statement) Năm 2008 Doanh thu (Sales Revenue) 100.000 Chi phí (Expenses) Chi phí nợ khó đòi (Bad Debt Expenses) 3.200 Bảng cân đối kế toán (Balance Sheet) 31/12/2008 Tài sản ngắn hạn (Current assets): Các khoản phải thu (Accounts Receivable) 100.000 Trừ dự phòng phải thu khó đòi (Allowance for Bad Debts) 3.200 Các khoản phải thu ròng (Net Accounts Receivable) 96.800 2.3. Xóa sỗ nơ khó đòi (Writing off Uncollectible Accounts) Trong năm 2009 công ty đã thu được hầu hết các khỏản nợ phải thu là 95.000$. Sau một năm cố gắng thu hồi nợ, phòng tín dụng của Công ty CAGAVI cuối cùng xác định 1.000$ do ông KỂ TOÁN TÀI CHÍNH Chương 10: Các khoản phải thu và thương phiếu phải thu 267 Đông và 2.000$ do ông Tây mua chịu là các khoản không đòi được. Kế toán viên nơ và bút toán xóa bỏ nợ khó đòi được lập như sau: 2009 Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 95.000 Có 131 Phải thu ~ K.hàng khác (Accounts receivabie-Other) Thu tiền bán chịu. 2009 Nợ 139 Dự phòng nợ khó đòi (Allowance for Ưncolectible Accounts) 3.000 Có 131X Phải thu-ông Đông (Accounts Receivable-Mr.Đông) 1.000 Có 131Y Phải thu - Ông Tây (Accounts Receivabỉe-Mr. Tây) 2.000 Xóa bỏ dự phòng nợ khố đòi. Chuyển sổ số ghi “Có” của bút toán trên cho tài khoản “Phải thu của khách hàng” xóa bỏ số tiền nợ khó đòi trên tài khoản kiểm soát. Chuyển sổ số ghi “Có” đó cho tài khoản của ông Đông và ông Tây xóa bỏ số tiền nợ khó đòi trên sổ Cái phụ. Sau khi bút toán được chuyển sổ, các tài khoản trên sổ Cái chung xuất hiện như sau: 131 Phải thu của khách hàng 139 Dự phòng phải thu khó đòi 100.000 95.000 3.000 3.200 5.000 200 Bút toán xóa sổ dự phòng nợ khó đòi có hai đặc điểm cần lưu ý: Thứ nhất, dù nợ khó đòi là một khoản chi phí của việc bán trả chậm, tài khoản “Dự phòng nợ khó đòi” được ghi Nợ thay cho một tài khoản chi phí trong quá trình xóa sổ. Tài khoản “Dự phòng phải thu khó đòi” được ghi “Nợ” vì chi phí đã được vào sổ vào cuối kỳ mà việc bán xẩy ra. Vào lúc này, mất mát được ước tính và chi phí được vào sổ trong bút toán điều chỉnh nợ khó đòi. Hai là, việc xóa bỏ số tiền của các khoản trên các sổ Cái không ảnh hưởng đến số tiền ước tính thực hiện được của các khoản phải thu của công ty đối với ông Đông và ông Tây, các khoản phải thu này vẫn còn hiệu lực về pháp lý. Để tập trung vào sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí chúng ta giả sử rằng không có doanh thu năm 2009. Sau các bút toán trên các báo cáo tài chính năm 2008 và 2009 sẽ được trình bày như sau: Báo cáo kết quả (Income Statement) Năm 2008 Năm 2009 Doanh thu bán hàng (Sales Revenue) 100.000 0 Chi phí dự phòng nợ khó đòi (Allowance for bad debts) 3.200 0 Bảng cân đối kế toán (Blance Sheet) Nsàv 31/12/2008 2009 Tài sản ngắn hạn (Current assets): Phải thu của khách hàng (Accounts Receivable) 100.000 5.000 Trù’ dự phòng nợ khó đòi (Less allowance for bad debts) 3,200 200 Phải thu của khách hàng ròng (Net Accoụnts Receivable) 96.800 4,800 ghi thu tiền 95.000 Trần Xuân Nam - MBA 268 Phần III: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢI TIỀN VÀ NỢ PHẢi TRẢ So sánh các báo cáo tài chính lập theo phương pháp trực tiếp đã được trình bày ở những trang trước ta thấy phương pháp đự phòng tạo nên sự phù hợp giữa doanh thu và chi phí hơn và Ĩ1Ó cũng báo cáo số các khoản phải thu theo giá trị có thể thực hiện tốt hơn phương pháp trực tiếp. 2.4. Dự phòng nự khó đòi được xóa bỏ hiếm khi bằng dự phòng nự khó đòỉ (Bad debt write-off rarely equal the allowance for uncollectibles) Số xóa bỏ đự phòng phải thu khó đòi là số thực tế mà con nợ không có khả năng trả nợ được nhưng số đự phòng dựa trên cơ sở ước tính. Vì thế số xóa bỏ dự phòng phải thu khó đòi chỉ bằng số dự phòng phải thu khó đòi khi. việc dự phòng là hoàn hảo, điều đó rất hiếm khi xẩy ra. Thông thường nó có một sự khác nhau nhỏ, như ở ví dụ trên là 200$. Nếu có sự khác nhau lớn, thì việc đự tính nợ khó đòi cho kỳ tới sẽ được điều chỉnh. Khi dự phòng nhỏ hơn số xóa bỏ, bút toán điều chỉnh sẽ là: Nợ 642X Chi phí dự phòng nợ khó đòi (Bad Debt Expenses) XXX Có 139 Dự phòng phải thu khó đòi (Allowance for Bad Debts) XXX Vấn đề này sẽ được thảo luận kỹ ở phần sau. 2.5. Hồi phục lại nợ khó đòi (Recoveries of bad debts) Khi một tài khoản phải thu được xóa bỏ, không có nghĩa là khoản thu đó đã hết, Ĩ1Ó vẫn còn hiệu lực pháp lý. Khách hàng vẫn tiếp tục có trách nhiệm trả nợ. Tuy vậy do khả năng thu được tiền là rất nhỏ nên công ty ngừng việc cố gắng thu tiền và ghi xóa bỏ khoản phải thư. Đôi khi, sau khi đã xóa bỏ một tài khoản được xem là không thể đòi được, khách hàng lại tự nguyện trả lại tất cả hoặc một phần khoản nợ. Khi sự việc này xẩy ra, số tiền chi trả phải được ghi vào tài khoản của khách hàng đó. Thông tin này phải được giữ lại trong tài khoản của khách hàng để sử dụng trong việc đánh giá nợ phải thu khách hàng sau này. Khi có khách hàng không trả được nợ và tài khoản của anh ta đã bị xóa sổ, số dư Nợ của tài khoản này bị bỏ trống. Sau này, khi khách hàng trả nợ, số tiền trả sẽ giúp tái tạo lại số đư Nợ cho tài khoản của khách hàng. Theo thông lệ quốc tế (International practices) Phần này tác giả chưa thấy chế độ kế toán của Việt Nam đề cập chi tiết, phần này chỉ trình bày thông lệ quốc tế. Khi một tài khoản đã được xóa sổ trước kia, vì là một khoản nợ khó đòi được thu hồi nên có hai bút toán được thực hiện. Bút toán thứ nhất phục hồi lại tài khoản của khách hàng và có tác dụng đảo ngược lại bút toán xóa sổ trước kia. Bút toán thứ hai vào sổ số tiền thu hồi vào tài khoản được phục hồi. Ví dụ: Giả sử vào ngày 20/9 ông Đông trả toàn bộ số nợ của ông mà công ty đã ghi xóa bỏ nợ trước đó là 1.000$. Bút toán ngày 20/9/2009 cho việc phục hồi và thu tiền của CAGAVI sẽ thực hiện như sau: Nợ 13IX Phải thu của ông Đông (Accounts Receivable-Mr. Đong) 1.000 Có 139 Dự phòng nợ khó đòi (Allowance for Bad Debts) 1.000 Phục hoi lại khoản phải thu của ông Đông KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Chương 10: Các khoản phải thu và thương phiếu phải thu 269 Nợ 112 Tiền gửi ngân hàng (Cash at Bank) 1.000 Có 131X Phải thu của ông Đông ((Accounts Receivable-Mr. Đong) 1.000 Thu tiền nợ của ông Đông. Trong trường hợp này, ông Đông trả toàn bộ số tiền đã bị xóa bỏ trước đây. Đôi lúc sau khi một tài khoản bị xóa sổ, khách hàng chỉ trả một phần nợ mà thôi, thì kế toán sẽ ghi hồi phục lại khoản phải thu như thế nào? Câu trả lời là, điều này tùy vào sự phán đoán. Nếu bạn tin rằng khách hàng sẽ trả đủ, thì toàn bộ món nợ phải được vào sổ lại. Tuy nhiên, chỉ có một phần món tiền được trả được vào sổ lại nếu bạn tin rằng sẽ không thu hồi thêm được đồng nào nữa. 3. Ước tính nợ khó đòi (Estimating uncollectibles) Như chúng ta đã thấy phương pháp dự phòng đưa đến các báo cáo tài chính chính xác và thật hơn. Vậy làm thế nào để ước tính được chính xác số nợ khó đòi. Đó là phương pháp tỷ lệ phần trăm doanh thu bán chịu và phương pháp tính tuổi các khoản phải thu. Phương pháp thứ nhất tập trung vào mối quan hệ giữa chi phí và doanh thu trên báo cáo kết quả. Phương pháp kia là tập trung trên mối quan hệ các khoản phải thu và các khoản đáng ngờ trên bảng CĐKT. Cả hai phương pháp đều đòi hỏi một sự phân tích kỹ càng. 3.1. Phương pháp phần trăm trên doanh thu bán chịu (Percentage of credit sales) Một doanh nghiệp có thể tính chi phí dự phòng nợ khó đòi theo tỷ lệ phần ừăm trên doanh thu bán chịu. Chị phí Ĩ1Ợ khó đòi được ghi như là một bút toán điều chinh vào cuối kỳ kế toán. Ví dụ: Trên cơ sở kinh nghiệm của các năm trước, CAGAVI đã ước tính chi phí nợ khó đòi là 3,2% doanh thu bán chịu. Vì doanh thu bán chịu là 100.000$ nên chi phí đự phòng nợ khó đòi là 3.200$. Bút toán điều chỉnh cuối kỳ cho chi phí nợ khó đòi nói trên sẽ là: 31/12 Nợ 642 Chi phí nợ khó đòi (Bad debt Expense) 3.200 Có 139 Dự phòng nợ khó đòi (Allowance for Bad Debts) 3.200 Theo phương pháp tỷ lệ phần trăm doanh thu bán hàng, số tiền trong bút toán này sẽ không quan tâm đến số dư trước trong tài khoản dự phòng phải thu khó đòi. Một doanh nghiệp có thể thay đổi tỷ lệ ước tính từ năm này sang năm khác, tùy thuộc vào kinh nghiệm thu tiền của nó. Giả sử việc thu tiền các khoản phải thu của năm 2009 là tốt hơn vì việc xóa bỏ nợ khó đòi ít hơn dự tính, số dư Có trong tài khoản dự phòng nợ khó đòi là rất lớn trong mối liên hệ với số dư Nợ tài khoản các khoản phải thu. Doanh nghiệp sẽ thay đổi tỷ lệ dự phòng nợ khó đòi như thế nào? Giảm tỷ lệ xuống để giảm số phát sinh Có trong tài khoản dự phòng, và số dư của tài khoản dử phòng phải thu khó đòi do vậy cũng tăng với số nhỏ hơn trước. Một doanh nghiệp mới không có kinh nghiệm bán chịu có thể tính dự phòng dựa trên tỷ lệ của ngành đó, của Chính phủ công bố và từ tất cả các nguồn số liệu có thể có. Trần Xuân Nam - MBA 270 Phần III: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢI TIỀN VÀ NỢ PHẢỈ TRẢ 3.2. Tính tuổi các khoản phải thu (Aging the Accounts) Phương pháp thứ hai rất phổ biến để ước tính nợ khó đòi là phương pháp tính tuổi các khoản phải thu. Để ỉàm được điều này, các tài khoản phải thu riêng rẽ được phân tích theo độ dài thời gian mà chúng còn nợ. Ví dụ: Công ty CAGAVI có các tài khoản phải thu được phân tích theo thòi hạn nợ để tính dự phòng nợ khó đòi như sau: Tuồi các khoản phải thu (Aging of accounts receivable) Tên khách hàng 1-30 ngày 31- 60 ngày 61-90 ngày Trên 90 ngày Tổng số dư Bắc 22.000' 22.000 Nam 40.000 20.000 10.000 70.000 Đông 1.000 1.000 Tây 5.000 2.000 7.000 Tổng (a) 62,000 20.000 15.000 3.0QQ 100.000 Tỷ lệ nợ khó đòi * (b) 0.1% 1% 5% 80% Dự phòng nợ khó đòi = ax b §2 200 750 24QQ i m * Theo Thông tư số 228/2009/TT-BTC ngày 07/12/2009 về “Hướng dẫn chế độ trích lập và sử dụng các khoản dự phòng giảm giá hàng tồn kho, ” quy định tỷ lệ này như sau: Đối với nợ phải thu quá hạn thanh toán, mức trích ỉập dự phổng như sau: + 30% giá trị đối với khoản nợ phải, thu quá hạn từ 6 tháng đến dưới 1 năm + 50% giá trị đối với khoản nợ phải thu quá hạn từ 1 năm đến dưới 2 năm. + 70% giá trị đôi với khoản nợ phải thu quá hạn từ 2 năm đên dưới 3 năm. + 100% giả trị đổi với khoản nợ phải thu quả hạn từ 3 năm trở ỉên. t - Đỗi với nợ phải thu chưa đến hạn thanh toán nhưng tổ chức kình tế đã lầm vào tình trạng phá sản hoặc đang làm thủ tục giải thể, người nợ mất tích, bỏ tron, đang bị các cơ quan pháp ỉuật truy tố, giam giữ, xét xử hoặc đang thi hành án hoặc đã chết thì doanh nghiệp dự kiến mức tồn thất không thu hồi được để trích lập dự phòng. ’■ Trong ví dụ trên của Công ty CAGAVĨ, tổng số tiền các khoản phải thu trong mỗi nhóm được nhân với tỷ lệ % tương ứng của nhóm đó để tírửì ra số nợ khó đòi ước tính của mỗi nhóm. Ví dụ: Nhóm thứ nhất tò 1-30 ngày có 62.000$ nhân với tỷ lệ % ước tính nợ khó đòi cho nhóm là 0,1% ta có số nợ khó đòi của nhóm đó là 62$. Cứ như thế ta có tổng số dự phòng nợ khó đòi là 3.412$. Cuối năm bạn phải sử dụng tỷ lệ quy định trong Thông tư 228/2009/TT - BTC ở trên. Giả sử tài khoản dự phòng có số dư Có từ kỳ trước là 1.500$. Theo phương pháp tính tuổi, bút toán điều chỉnh được thiết kế để điều chỉnh số dư của tài khoản này từ 1.500$ trở thành 3.412$ là số tiền đự phòng nợ khó đòi cần thiết theo phương pháp tuổi các khoản phải thu. Bút toán điều chỉnh nợ khó đòi cuối kỳ sẽ như sau: Nợ 642 Chi phí dự phòng nợ khó đòi (Bad Debt Expense) 1.912 Có 139 Dự phòng phải thu khó đòi (3.412 - 1.500) (Allowance for Bad Debts) 1.912 KẾ TOÁN TÀI CHÍNH [...]... thể 30-40 ngày hoặc thậm chí hơn KÉ TOÁN TÀI CHÍNH Ị Chương 10: Các khoản phải thu và thương phiếu phải thu 287 Tóm iược chương (Chapter summary) Bán hàng chịu tạo nên các khoản phải thu Các khoản phải thu thông thường là các tài sản ngắn hạn Thương phiếu phải thu là một dạng chính thức của các khoản phải thu, khi con nợ đã ký một phiếu hẹn trả 1 Các khoản nợ khó đòi có thể được kế toán theo phương pháp... HOANA chấp nhận một thương phiếu phải thu từ CAGAVI Bút toán của HOANA sẽ như sau: Nợ 131X Thương phiếu phải thu - CAGAVI (Notes Receivable) Có 131Y Các khoản phải thu (Accounts Receivable) Chuyển từ các tài khoản phải thu sang 'thương phiếu phải thu Trần Xuân Nam - MBA 10. 000 10. 000 276 Phần III: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢI TiỂN VÀ NỢ PHẢI TRẢ Các bút toán thu nợ thương phiếu và thu lãi được thực... 12% X 3/12)) Có 13IX Thương phiếu phải thu (Notes Receivable) Có 138X Lãi cho vay phải thu (Interest Receivable) Có 515X Lãi cho vay (Interest Revenue) (6.000 X 12%/12) Thu tiền thương phiếu phải thu và ỉãỉ trên thương phiếu 6.180 6.000 120 60 5 Kế toán các khoản phải thu, phải trả nộỉ bộ, các khoản tạm ứng và chi trả trước (Account for other receivables) 5.1 Các khoản phầi thu, phải trả nội bộ (Internal... trên thương phiếu và ghi Nợ tài khoản Các khoản phải thu cho toàn bộ số tiền trị giá đến hạn của thương phiếu Giả sử VMEP có một thương phiếu phải thu của Công ty XYZ với mệnh giá 4.000$, tỷ lệ lãi 10% , kỳ hạn 3 tháng Ngày 15 /10/ 2009 là ngày đến hạn, nhưng XYZ không trả được Công ty VMEP sẽ ghi thương phiếu không đúng hạn như sau: 15 /10 Nợ 131X Các khoản phải thu (Accounts Receivable) 4 .100 Có 131Y Thương. .. vào sổ cái, các tài khoản sẽ như sau: KỂ TOÁN TÀI CHÍNH Chương 10: Các khoản phải thu và thương phiếu phải thu 111 Tiền mặí 153 Công cụ, dụng cụ 2.000.000 285 642X Chi phí đò dùng vãn phòng 2.000.000 1.500.000 Dư: 500.000 Trình bày và phân tích các khoản phải thu Trình bày chi tiết các khoản phải thu trên bảng cân đối kế toán đã thảo luận ở chương 7 Trình bày các báo cáo tài chính 6 Sử dụng các thông... phải trả hoặc họ trả lại hàng hóa mà chúng đã được thanh toán Ket quả số dư tài khoản phải thu của khách hàng có số dư bên Có Đó ià một khoản Ĩ1Ợ phải trả Giống như các khoản Ĩ1Ợ phải trả khác của doanh nghiệp, nó phải được báo cáo tách biệt với các khoản tài sản tức các khoản phải thu, chúng không được bù trừ lẫn nhau, Ví dụ: Cồng ty VMEP có số dự tài khoản phải thu như sau: 2.000 tài khoản phải thu. .. 6.3 Tỷ suất số ngày phải thu bình quân (Average Collection Period/ Days' sales in receivables) Số ngày thu tiền bình quân hay tuổi bình quân của khoản phải thu thương mại là số ngày cần thiết để thu được các khoảri phải thu thương mại Nó được sử dụng hữu ích để đánh giá chính sách tín dụng và thu tiền Nó được tính theo công thức sau: Số ngày phải thu bình quân _ Các khoản phải thu thương mại (Average... collection period) Doanh thu bán hàng/365 ngày Các khoản phải thu thương mại lấy từ bảng cân đối kế toán hoặc nếu Ĩ1Ó không có một mục riêng thì cần xem trong bản thuyết minh để lấy các khoản phải thu từ bán hàng mà thôi, nó không bao gồm các khoản trả trước hay các khoản phải thu khác không phải từ việc bán hàng hóa, dịch vụ Doanh thu bán hàng lấy từ báo cáo kết quả số ngấy thu tiền bình quân của Vmamilk... 511 Doanh thu bán hàng (Sales Revenue) Bản hàng thu qua thẻ ngân hàng, trừ 3% chỉ phỉ thẻ ngân hàng 1.000 4 Thương phiếu phải thu (Notes receivable/ Bills receivable) 4.L Bản chất của thương phiếu và các định nghĩa Như đã chỉ ra ở phần trước Thương phiếu (Notes receivable) là một bản cam kết chính thức hơn các khoản phải thu Đó ỉà một khoản phải thu mà con nợ đã kỷ vàomột tờ phiếu hẹn trả Phiếu hẹn... trước ngày đến hạn của thương phiếu, được gọi là chiếu khấu thương phiếu Việc chiết khấu thương phiếu tạo nên một khoản nợ tiềm năng trên thương phiếu đã chiết khấu Câu hỏi và bài tập (Questions & exercises) 1 Bên nắm giữ một khoản phải thu được gọi ỉà: a Chủ nợ b Người nợ hay con nợ 2 Chức năng của bộ phận tín dụng là: a Thu các khoản phải thu từ khách hàng b Báo cáo về các khoản tín dụng khó đòi, . từ các tài khoản phải thu sang&apos ;thương phiếu phải thu. Trần Xuân Nam - MBA 276 Phần III: KỂ TOÁN CÁC TÀI SẢN KHÔNG PHẢI TiỂN VÀ NỢ PHẢI TRẢ Các bút toán thu nợ thương phiếu và thu lãi được. ngấn hạn. Các thương phiếu phải thu nếu kỳ hạn lớn hơn một năm là các tài sản dài hạn. Thưcmg phiếu phải thu dài hạn (Long Term Receivables) là một thương phiếu phải thu theo kiểu thu trả góp. các khoản phải thu, chúng không được bù trừ lẫn nhau, Ví dụ: Cồng ty VMEP có số dự tài khoản phải thu như sau: 2.000 tài khoản phải thu của khách hàng có số đư Nợ: 500.000$ 5 tài khoản phải thu