Chương 2: Hoạch định, tổ chức,lãnh đạo kiểm soát hoạt động văn phịng L/O/G/O Hoạch định cơng việc văn phịng Là q trình thu thập thơng tin, sử dụng, trì, bảo quản thơng tin cần thiết, cập nhật hố, xác hố để triển khai tham khảo cần đến Hoạch định công việc văn phịng • Tầm quan trọng cơng tác hoạch định: - Giữ vai trò mở đường hoạt động quản trị VP - Giúp nhà QTVP chủ động việc điều hành tổ chức thực - Gắn kết mối quan hệ công tác với đơn vị, phòng ban khác quan, DN - Giúp cho nhà QTVP phối hợp hiệu nguồn lực VP (ngân sách, nhân sự, thời gian, sở vật chất, thông tin ) - để nhà quản trị văn phòng kiểm tra giám sát đánh giá lực thực công việc đơn vị cá nhân văn phòng Vai trò cấp quản trị lập kế hoạch hoạt động văn phịng Cấp cao HĐ chiến lược cấp cơng ty Cấp trung Cấp thấp Nhân viên HCVP Thư ký HĐ Hành chánh VP Các nguyên tắc lập kế hoạch văn phòng  Nguyên tắc hệ thống Nguyên tắc đòi hỏi thống đồng kế hoạch, không để hoạt động bị trùng lắp hai ba yếu tố: Thời gian, địa điểm nhân Ngồi ra, cịn đảm bảo thống theo hệ thống dọc nội dung kế hoạch, cấp với cấp dưới, ngắn hạn dài hạn không bị chồng chéo Các nguyên tắc lập kế hoạch văn phòng  Nguyên tắc ưu tiên Nguyên tắc ưu tiên đòi hỏi hàng loạt vấn đề kế hoạch, phải tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, hoạt động mang tính chất định đến kết kế hoạch, nhiệm vụ cần thực trước để ưu tiên giải Văn phòng cần yêu cầu phận phải thông báo dự kiến hoạt động đến văn phịng trước thời gian quy định để có kế hoạch xếp, bố trí (về thời gian, địa điểm, nhân tầm quan trọng hoạt động đó) Các nguyên tắc lập kế hoạch văn phòng  Nguyên tắc dự phòng Nguyên tắc dự phòng đòi hỏi bên cạnh phương án phải có yếu tố dự phịng thời gian, nhân lực điều kiện cần thiết khác Đó cân nhắc, lường trước trở ngại xảy tính tới để hạn chế rủi ro… Các lập kế hoạch • Dựa theo chương trình, mục tiêu kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn quan, doanh nghiệp • Chức năng, nhiệm vụ quan doanh nghiệp • Tình hình thực tế giai đoạn • Thời gian làm việc • Nguồn lực văn phòng (con người, trang thiết bị, sở vật chất) Các cơng cụ lập kế hoạch • • • • • • Để hoạch định HC-VP/lập kế hoạch sử dụng số công cụ sau: Lịch thời gian biểu công tác Danh sách công việc phải làm hôm Bảng danh sách công việc tuần Bảng kế hoạch hoạt động tuần Sử dụng phầm mềm vi tính Sổ tay, sổ nhật ký Nội dung hoạch định văn phịng Mơ hình 5W-1H  Xác định nhiệm vụ kế hoạch (What) + Nhiệm vụ, công việc, vấn đề phải giải hay khối lượng công tác đặt gì? + Kế hoạch đặt giải vấn đề gì? Gồm nội dung, yêu cầu nào? Phạm vi ảnh hưởng sao? Nội dung cơng việc đặt có hợp lý, hợp pháp hay không? Xác định thời gian thực cơng việc (When) + Nhiệm vụ cơng việc thực nào? Thời gian chi tiết để thực nhiệm vụ? + Xác định mức độ khẩn cấp cơng việc, Việc trước, việc sau, việc đan xen với việc nào? Kế hoạch ngày Các bước lập kế hoạch: • Bước 1: Lập bảng danh sách cv phải làm ngày • Bước 2: Phân bổ thời gian cho cv • Bước 3: Sắp xếp thứ tự cv theo mức ưu tiên → Kết thúc ngày làm việc cần xem lại việc xử lý công văn, giấy tờ, lập danh sách khách hẹn ngày hôm sau, thông báo cho nhân viên bảo vệ, nhân viên phục vụ chuẩn bị hồ sơ, tài liệu cho lãnh đạo họp bên ngồi, lưu ý cv ngày hơm sau, thu xếp lại nơi làm việc, xếp hồ sơ, tài liệu Các bước lập kế hoạch ngày Bước 1: Lập bảng danh sách công việc phải làm ngày Bước 2: Phân bổ thời gian cho công việc Bước 3: Sắp xếp thứ tự công việc theo mức ưu tiên Kế hoạch ngày Những việc cần làm ngày •1 •2 •3 •4 •5 •6 •7 Các hẹn h………………………… h………………………… h………………………… h………………………… h………………………… Nội dung hoạch định VP • Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác thường kỳ; lịch công tác tuần, tháng, qúy, năm • Kế hoạch tổ chức phong trào, họp, hội nghị, lễ kỷ niệm, kiện DN… • Kế hoạch tổ chức chuyến công tác lãnh đạo thành viên quan, DN • Kế hoạch mua sắm trang thiết bị, xây dựng hoàn thiện sở vật chất phục vụ hoạt động quan, DN • Kế hoạch nhân sự, phúc lợi… Thực hành Hãy xây dựng kế hoạch ngày Kế hoạch ngày TO DAY Ngày….tháng….năm … Hoàn thành 1…………………………………………………… 2…………………………………………………… 3…………………………………………………… 4…………………………………………………… 5…………………………………………………… 6…………………………………………………… 7…………………………………………………… 8…………………………………………………… 9…………………………………………………… 10………………………………………………… 11………………………………………………… “Kế hoạch không đôi với hành động giống mơ mộng Nhưng hành động mà thiếu kế hoạch ác mộng mà thôi” Ngạn ngữ Nhật Bản Thực hành lý thuyết Bạn bận giải văn giấy tờ quan trọng gấp trưởng phòng lại giao thêm cho bạn việc khác yêu cầu bạn phải giải Nhưng bạn giải hai việc lúc Hành động anh/chị Tổ chức, lãnh đạo hoạt động VP a, Thiết kế công việc: phân chia công việc lớn, nhỏ hợp lý * Yêu cầu: + Phù hợp với mục tiêu quan, doanh nghiệp + Nội dung công việc phải rõ ràng, phù hợp thực tế + Cơng việc phải có ý nghĩa nhiệm vụ chung + Tạo khả sáng tạo cho nhân viên (phát huy tính tự chủ, thời gian hợp lý, cách thức giải công việc) + Tạo khả hợp tác giải công việc + Có khả k.tra việc thi hành cơng việc thuận lợi Tổ chức, lãnh đạo hoạt động VP b.Phân công công việc: dựa sở thực tế + Phân cơng theo chun mơn hố + Phân cơng theo tiêu chuẩn định mức cụ thể + Phân công sở trách nhiệm giao lực nhân viên Kiểm tra cơng việc hành VP Kiểm tra tiến trình quy định hoạt động tổ chức cho kết hoàn thành thực tế phù hợp với tiêu chuẩn mục tiêu kỳ vọng tổ chức Kiểm tra công việc hành VP • Mục đích: - Khuyến khích hoạt động, hành vi phù hợp - Ngăn chặn, phát hiện, chấn chỉnh xử lý kịp thời hoạt động, hành vi không phù hợp Thực hành lý thuyết Bạn quản trị viên văn phòng, người chuyên trách xây dựng chương trình kế hoạch làm việc cty lịch làm việc giám đốc Bạn làm việc chuyên tâm chưa có sai sót cơng việc Tuy nhiên, cố xảy ý muốn bạn: khách hàng VIP đăng kí trước với cty kế hoạch tgian làm việc với GĐ Tuy nhiên nhiều việc sơ xuất bạn quên không đưa nội dung vào kế hoạch Do khách hàng VIP đến GĐ lại ctác, mà khách hàng khơng gặp họ to tiếng với bạn bắt bạn phải có trách nhiệm làm tgian, kinh phí lại họ… dù bạn giải thích hết cách Vậy bạn bạn xử lý với tình trên? Thank you! L/O/G/O ... Vai trò cấp quản trị lập kế hoạch hoạt động văn phòng Cấp cao HĐ chiến lược cấp công ty Cấp trung Cấp thấp Nhân viên HCVP Thư ký HĐ Hành chánh VP Các nguyên tắc lập kế hoạch văn phòng  Nguyên... Tiến trình lập kế hoạch Chuẩn bị Lập kế hoạch dự thảo Trưng cầu ý kiến kế hoạch dự thảo Ban hành kế hoạch Giai đoạn 1: Chuẩn bị • Để lập kế hoạch giai đoạn cần xác định rõ vấn đề: Kế hoạch nhằm... nguyên tắc lập kế hoạch văn phòng  Nguyên tắc ưu tiên Nguyên tắc ưu tiên đòi hỏi hàng loạt vấn đề kế hoạch, phải tìm nhiệm vụ trọng tâm kế hoạch, hoạt động mang tính chất định đến kết kế hoạch,