TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN  Tiểu luận Danh sách nhóm: Nguyễn Văn Hồng Nguyễn Lê Nghiêm Nguyễn Thanh Nhàn Lớp Kiểm Tốn Khóa 33 Tp Hồ Chí Minh Tháng năm 2010 MỤC LỤC I Mơi trường kiểm sốt …………………………………………………………… 1.1.) Tổng quan công ty cổ phần xây dựng thương mại tổng hợp…………… 1.2.1) Lịch sử hình thành phát triển……………………………4 1.2.2) Chức nhiệm vụ……………………………………5 1.2.) Cơ cấu tổ chức quản lý…………………………………………………….5 1.3.) Tính trực giá trị đạo đức……………………………………….6 1.4.) Phân chia quyền hạn trách nhiệm………………………………………… 1.5.) Chính sách nhân ………………………………………………………… 1.6.) Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý…………………10 II Đánh giá rủi ro……………………………………………………………… .11 1.1.) Xác định mục tiêu ………………………………………………………… 11 1.2.) Đánh giá rủi ro………………………………………………………………11 III Hoạt động kiểm soát……………………………………………………………13 1.1.) Phân chia quyền hạn trách nhiệm…………………………………………13 1.2.) Kiểm sốt q trình xử lý thông tin…………………………………………13 1.2.1) Xử lý đơn đặt hàng khách hàng………………………………….13 1.2.2) Xuất hàng giao hàng cho khách hàng……………………………… 13 1.2.3) Theo dõi nợ phải thu khách hàng……………………………………13 1.3.) Kiểm sốt vật chất………………………………………………………… 14 IV Thơng tin Truyền thông……………………………………………………16 Thông tin……………………………………………………………………16 Truyền thông……………………………………………………………… 16 V Giám sát…………………………………………………………………………17 Giám sát thường xuyên …………………………………………………… 17 Giám sát định kỳ…………………………………………………………….17 VI Nhận xét hệ thống kiểm sốt nội bộ…………………………………………18 MƠI TRƯỜNG KIỂM SỐT 1.1 Tổng quan cơng ty 1.1.1 Lịch sử hình thành phát triển công ty Vào đầu năm 90, Việt Nam giai đoạn chuyển từ kinh tế bao cấp sang kinh tế thị trường có quản lí nhà nước xu hội nhập, mở cửa, giao dịch trao đổi mua bán hàng hóa ngồi nước vấn đề tất yếu đặt lên hàng đầu kinh tế vận hành cách động Nó thay cho sách bế quan tỏa cảng tồn thời gian lâu nước ta, kìm hãm hoạt động trao đổi mua bán với thương nhân ngồi nước Lúc phận khơng thể thiếu kinh tế thị trường thành phần kinh tế đời với nhiều loại hình khác hoạt động cách tự , độc lập Tuy nhiên, cịn mang chút kinh tế non trẻ với bước khập khiễng nên hoạt động doanh nghiệp giai đoạn dừng lại số khiêm tốn chưa tương xứng với mơ hình kinh tế tồn Vì , loạt sách, biện pháp cải cách nhằm thay đổi quy mô hoạt động lẫn cấu tổ chức doanh nghiệp có quản lí nhà nước tiến hành nhằm nâng cao hiệu kinh doanh như: cổ phần hóa, hợp tác xã Và doanh nghiệp đời từ thay đổi Cơng ty thương mại dịch vụ tổng hợp mà tiền thân Trung tâm thương mại dịch vụ tổng hợp quản lí Hội đồng liên minh hợp tác xã Việt Nam theo định thành lập DN đầu tư số 04/QĐUB ngày 14/5/1994 Uy ban nhân dân TP.HCM giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 200652 ngày 28/5/1994 Sau năm hoạt động, công ty đạt kết đáng khích lệ Ngaỳ 5/12/1995 công ty định mở rộng quy mô hoạt động cách tăng vốn điều lệ lên 501.000.000 đồng, đồng thời ngành nghề kinh doanh mở rộng mua bán vật liệu xây dưng, trang trí nội thất, đồ gia dụng Hai năm sau với tốc độ tăng trưởng, phát triển kinh tế chung, công ty mạnh dạn đẩy mạnh hoạt động kinh doanh với số vốn lúc lên đến 6.536.000.000 đồng bổ sung thêm số ngành nghề kinh doanh khai thác đá, sỏi, san lấp mặt Ngày 7/5/1998 công ty mở rộng hình thức kinh doanh sang mua bán vật tư, hố chất, kim khí điện máy Và từ đến cơng ty hồn thiện mơ hình kinh doanh với nhiều lĩnh vực:   Sản xuất hàng may mặc Kinh doanh xăng, dầu nhớt loại       Kinh doanh dụng cụ y tế Dịch vụ nhận uỷ thác cho doanh nghiệp nước xuất nhập Xây dựng dân dụng cơng trình giao thơng Dịch vụ vận tải, sữa chữa loại xe ôtô, giới ngành giao thông vận tải Đầu tư kinh doanh nhà đất Vận tải xăng dầu ôtô Công ty hoạt động với:  Tên giao dịch:  Trụ sở chính:  Điện thoại:  Fax: 1.1.2 Cơng Ty Cổ Phần Xây Dựng Và Thương Mại Tổng Hợp 173 Hai Bà Trưng Quận Thành phố Hồ Chí Minh 8227596 82571133 Chức nhiệm vụ công ty: 1.1.2.1 Chức năng: Kinh doanh mặt hàng nông lâm, hải sản, lương thực thực phẩm, hàng công nghệ phẩm, tiểu thủ công mỹ nghệ… để xuất tiêu dùng nội địa  Nhập hàng hóa, vật tư, thiết bị theo giấy phép quan có thẩm quyền  Hợp tác đầu tư, liên doanh, liên kết với tổ chức kinh tế nước       1.1.2.2 Nhiệm vụ: Bảo tồn phát triển nguồn vốn giao, vay vốn ngân hàng, huy động vốn nước nhằm phục vụ cho trình sản xuất kinh doanh Tăng cường sở vật chất, trang thiết bị, máy móc nâng cao suất lao động, tạo hiệu kinh tế kinh doanh Thực sách lao động, chế độ quản lí cơng ty, thực phân phối lợi nhuận theo lao động kết hợp với lợi ích nhà nước lợi ích tập thể, đồng thời bồi dưỡng nghiệp vụ kỹ thuật để nâng cao lực cho cán bộ, cơng nhân viên tồn doanh nghiệp Ứng dụng thành tựu khoa học kỹ thuật vào hoạt động công ty nhằm nâng cao suất họat động, hiệu kinh doanh , thích nghi với nhu cầu thị trường, đặc biệt tiến lĩnh vực khoa học công nghệ Đẩy mạnh cơng tác nghiên cứu thị trường ngồi nước, tìm kiếm thị trường mới, khách hàng bên cạnh thị trường truyền thống có nhằm nâng cao kim ngạch xuất ,tăng hiệu kinh doanh 1.2 Cơ cấu tổ chức quản lý công ty: 1.2.1 Các phòng ban chức năng: a Ban giám đốc:  Là người đứng đầu, tổ chức điều hành hoạt động công ty  Chịu trách nhiệm tồn kết q trình hoạt động kinh doanh cơng ty b Phịng nghiệp vụ:  Chịu trách nhiệm ký thủ tục, soạn thảo hợp đồng kinh tế  Tổ chức nhiệm vụ bán hàng, giám sát hoạt động kênh phân phối, đơn vị trực thuộc từ có điều chỉnh, phân bổ hợp lý lao động giảm bớt hiệu hoạt động kinh doanh  Chú trọng đến cơng tác nghiên cứu, tìm hiểu nhu cầu thị trường mặt như: cung cầu hàng hóa, giá cả, tâm lý khách hàng, tình hình tài đơn vị cung ứng tiêu thụ để thích ứng với biến động thị trường  Đề phương hướng kinh doanh cho năm tới từ xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh cho công ty c Phịng kế tốn tài vụ:  Phụ trách tồn vấn đề tài chính, tình hình thu chi công ty  Thực báo cáo tài theo niên kế tốn trình quan chức  Tổ chức máy kế toán tài chính, đảm bảo thực đầy đủ chế độ kế toán thống kê theo quy định  Giải mối quan hệ tài q trình luân chuyển vốn kinh doanh đơn vị nội công ty quan hữu quan khác  Phải có phối hợp với phận khác công ty, đơn vị trực thuộc yêu cầu cung cấp số liệu, tình hình phát sinh nghiệp vụ tháng nhằm hạch toán kịp thời cung cấp cho quan chức đối tượng liên quan d Phịng tổ chức hành chính:  Phụ trách tuyển dụng nhân viên có nhu cầu, xếp nhân công ty đơn vị trực thuộc  Thực chế độ sách tiền lương, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội quy định an toàn khác  Thực cơng việc có tính chất phục vụ cho hoạt động công ty tiếp nhận, chuyển giao, lưu trữ công văn tài liệu quản lý dấu e Phòng xuất nhập khẩu:  Tiếp xúc đàm phán với đơn vị kinh doanh nước phạm vi kinh doanh xuất nhập  Nghiên cứu phát triển thị trường nhập khẩu, kinh doanh trực tiếp mặt hàng mà cơng ty có chức kinh doanh nhập  Tăng cường tìm kiếm khách hàng mới, mở rộng thị trường bên cạnh thị trường truyền thống, khách hàng quen thuộc  Phối hợp với phịng kế tốn thực việc phân tích tình hình kinh doanh theo định kỳ để báo cáo kịp thời cho giám đốc nhằm đưa giải pháp lúc Sơ đồ tổ chức công ty: BAN GIÁM ĐỐC PH NGHIỆP VỤ Cửa hàng Thương mại Dịch vụ Số 1, số Trạm kinh Doanh vật tư PH TC-HC PH KẾ TOÁN Trạm kinh doanh thương mại Dịch vụ Tổng hợp Trung tâm thương mại dịch vụ tổng hợp PH XUẤT NK Trung tâm đầu tư phát triển xây dựng Xí nghiệp kinh doanh vận tải xây dựng 1.3 Tính trung thực giá trị đạo đức Tính trung thực giá trị đạo đức tác động đến việc thiết kế, thực giám sát nhân tố khác kiểm sốt nội Cư xử có đạo đức tính trung thực tồn thể nhân viên văn hóa tổ chức.Vì tính trung thực giá trị đạo đức nhân tố quan trọng mơi trường kiểm sốt Tính trung thực giá trị đạo đức thể qua chuẩn mực qui định ứng xử giá trị đạo đức, cịn thể qua thái độ nhà quản lý, cách làm gương cho nhân viên Ở cơng ty Gecosex, tính trực giá trị đạo đức thể hiên cụ thể qua văn quy định cách ứng xử, văn hướng dẫn nhân viên cách ứng xử trường hợp cụ thể Ngồi nội quy cơng ty có quy định cách ứng xử giá trị đạo đức Cụ thể như: a) Những nguyên tắc chung  Khơng làm điều mà biết nghĩ khơng hợp pháp trái đạo đức  Không sử dụng tài sản công ty cho lợi ích cá nhân  Khơng tham gia vào giao dịch mà khơng có mục đích kinh doanh đáng hợp pháp  Khơng làm điều mà địi hỏi khơng thành thật  Xin lời khun có nghi ngờ b) Trung thực sổ sách tài cơng ty Tất giao dịch phải ghi chép cách hợp lệ xác tất bút tốn phải đính kèm chứng từ hợp lệ phát hành từ tổ chức hợp pháp Tất số sách phải lưu trữ tuân thủ theo luật lệ hành sách Cơng ty c) Mâu thuẫn lợi ích Sự mâu thuẫn lợi ích tình mà lợi ích Cơng ty bị phân chia lợi ích cá nhân bạn người thân bạn người mà bạn có mối quan hệ kinh doanh hay cá nhân gần gủi Bạn nên tránh tình chúng ảnh hưởng đến suy xét bạn, cho dù bạn không ý đến Thậm chí, nên tránh mâu thuẫn lợi ích dù nhỏ tạo dấu hiệu thiếu cơng Những ví dụ mâu thuẫn lợi ích:  Hưởng lợi cá nhân thơng qua hội kinh doanh cho Công ty sử dụng tài sản công ty tài nguyên công ty cho mục đích cá nhân  Nhận lợi ích từ nhà cung cấp, khách hàng đối thủ cạnh tranh Công ty  Nắm giữ sở chức vụ phục vụ cho đối thủ cạnh tranh khách hàng ngoại trừ thực nhiệm vụ cho Cơng ty  … d) Lợi ích khơng đáng Khơng cho nhận lợi ích không đáng, dù trực tiếp hay gián tiếp Những lợi ích khơng đáng thường ban tặng đại lý, người trung gian, nhà tư vấn nhà thầu nhằm giành hợp đồng dịch vụ bên liên doanh nhà cung cấp Chính khơng giao dịch với đối tác biết có lý tin họ tham gia vào việc cho lợi ích khơng đáng Ngồi ra, nhằm mục đích ngăn chặn việc sử dụng sai ngân quỹ, tất khoản tốn cho hàng hóa dịch vụ phải trả trực tiếp cho người cung cấp nên tránh việc toán tiền mặt toán phù hợp với sách Cơng ty Phải có xác nhận rõ ràng thù lao đại lý, người trung gian nhà tư vấn e) Mối quan hệ nhân viên Công ty cam kết tạo mơi trường làm việc an tồn, lành mạnh, tơn trọng lẫn điều kiện làm việc công cho tất nhân viên Mọi hành vi phân biệt đối xử quấy rối liên quan đến chủng tộc, giới tính, tín ngưỡng, bệnh tật, tuổi tác khơng tha thứ Tất nhân viên yêu cầu tơn trọng đồng nghiệp Nhân viên phải có thái độ cởi mở, sáng chân thật làm việc với đồng nghiệp, nhân viên cấp cấp f) Sự bảo mật Công khai minh bạch giá trị công ty Nhưng số trường hợp cụ thể cần thận trọng xem xét Một số thông tin cần phải bảo vệ nhằm đảm bảo quyền lợi cho khách hàng, đối tác, nhân viên cho Cơng ty Vì vậy, Một số thơng tin Cơng ty u cầu giữ bí mật không công bố như:  Thông tin liên quan đến hoạt động kinh doanh Công ty, bao gồm chi tiết khách hàng, số liệu thị trường tài chính, phương pháp quy trình  Thơng tin liên quan đến liệu cá nhân nhân viên Những nguyên tắc áp dụng cho tất nhân viên công ty Mỗi nhân viên cơng ty có trách nhiệm tuận thủ quy tắc lĩnh vực hoạt động 1.4 Phân chia quyền hạn trách nhiệm Phân chia quyền hạn trách nhiệm việc xác định quyền hạn cá nhân việc đề xuất giải vấn đề trách nhiệm báo cáo với cấp có liên quan Phân chia quyền hạn trách nhiệm giúp cho cho nhân viên hiễu rỏ cơng việc giúp nhân viên hồn thành nhiệm vụ tốt Do cơng ty có sách phân chia quyền hạn trách nhiệm rõ ràng cho nhân viên Việc phân chia thể rõ “Bảng phân chia quyền hạn trách nhiệm” Trong bảng nhân viên dược hướng dẫn cụ thể nhiệm vụ mình, nhân viên định người quản lý trực tiếp cấp nhân viên cấp BẢNG QUY ĐỊNH TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN Vị trí : Trưởng phịng phận: Quản trị I Mục Đích Phòng : Nhân Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc Quản trị công tác nhân sự, tiền lương, tuyển dụng, đào tạo Quản lý, điều hành trực tiếp Phịng Nhân II Mối quan hệ cơng tác - Cấp trực tiếp: Giám đốc Quản trị - Cấp trực tiếp: Phó phịng phụ trách tuyển dụng – đào tạo, Nhân viên Lao động tiền lương - Các phận liên quan: tất phận Công ty Công ty thành viên III Trách nhiệm quyền hạn Trách nhiệm - Tham mưu cho Giám đốc Quản trị chiến lược phát triển nguồn nhân lực Công ty - Tham mưu cho Giám đốc Quản trị đề xuất biện pháp nhằm tăng hiệu cơng việc, giảm bớt chi phí lao động không cần thiết, lao động thừa nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho người lao động; - Trực tiếp đạo, quản lý, điều hành theo dõi tiến độ thực công việc nhân viên phòng Nhân sự; - Tham mưu cho Giám đốc Quản trị việc quy hoạch, tạo nguồn cán bộ, bổ nhiệm, bãi nhiệm, giữ chức, luân chuyển công tác, sa thải việc, xét nâng lương, tiếp nhận bố trí nhân sự; - Xây dựng quy chế, quy định quản lý nhân sự, tiền lương, BHXH, BHYT phúc lợi Công ty; - Tổ chức ghi nhận, tổng hợp, đánh giá đề xuất với Giám đốc Quản trị để trình Tổng Giám đốc định khen thưởng, kỷ luật, bổ nhiệm, bãi nhiệm, nâng lương, hạ lương theo đề nghị Phòng ban, đơn vị trực thuộc; - Chỉ đạo công tác sơ vấn, vấn tiếp nhận lao động; - Chỉ đạo tổ chức chương trình đào tạo tái đào tạo CBCNV để đáp ứng u cầu vị trí cơng việc; - Tham mưu đề xuất cho Giám đốc Quản trị Ban Tổng Giám đốc ban hành nội quy, quy định, quy chế quy trình làm việc Phịng đảm bảo phù hợp với tình hình hoạt động, sách, chủ trương Công ty cho phù hợp với quy định pháp luật hành Quyền hạn - Thực nhiệm vụ chức theo phân công ủy quyền Giám đốc Quản trị; - Bố trí, điều động, phân công, hướng dẫn đạo trực tiếp nhân viên phòng Nhân sự; - Đại diện cho Công ty để làm việc với quan, cá nhân tổ chức bên rong phạm vi cơng tác (có giấy giới thiệu/ ủy quyền cấp cho lần công tác); - Đánh giá chất lượng kết làm việc nhân viên Phòng Nhân theo hệ thống tiêu tiêu chuẩn đánh giá Công ty - Đề xuất lên cấp việc tuyển dụng, đề bạt, tăng lương, đào tạo, cách chức giáng ức, thuyên chuyển, khen thưởng, kỷ luật, sa thải, việc thành viên Phòng Nhân sự; 10 Được quyền từ chối thực đình cá nhân trực thuộc thực công việc trái với quy định pháp luật 1.5 Chính sách nhân  Chính sách tuyển dụng việc làm - Nguyên tắc tuyển dụng Công ty lựa chọn ứng viên tốt vào vị trí phù hợp dựa phẩm chất, khả năng, thái độ, lực, kinh nghiệm ứng viên mà khơng phân biệt tín ngưỡng, chủng tộc, tơn giáo hay giới tính Chính sách việc làm Công ty tạo hội công hợp lý cho tất nhân viên Công ty tùy theo lực người phương diện: tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm, xét lương, xét thưởng  Chính sách đào tạo Cơng ty coi đào tạo Nguồn nhân lực nhiệm vụ quan trọng hàng đầu quản lý Nguồn nhân lực hình thức đầu tư chiến lược Vì cơng ty ln có khóa đào tạo cho nhân viên ngồi nước Các khóa đào tạo Công ty thiết kế cách hiệu dựa yêu cầu thực tiễn kinh doanh Cơng ty nhằm đảm bảo việc Nhân viên áp dụng tối đa kỹ năng, kiến thức đào tạo vào cơng việc Từ đó, làm tăng niềm tin động lực làm việc cho nhân viên, thúc đẩy nhân viên không ngừng phát triển đa dạng hóa nghề nghiệp chun mơn để tạo hội thăng tiến cho thân Thông qua việc đào tạo, Nhân viên nâng cao kiến thức, trình độ nghiệp vụ chun mơn kỹ khác, từ tạo giá trị lớn cho thân nhân viên  Chính sách lương, thưởng Công ty trọng tới việc xây dựng hệ thống lương, thưởng, phúc lợi, đãi ngộ cho người lao động phù hợp với thời kỳ giai đoạn phát triển, bảo đảm tính linh hoạt, cơng bằng, tương xứng mức độ cống hiến cạnh tranh thị trường lao động Thực quy định Nhà nước chế độ, sách Người lao động: Công ty cam kết thực đầy đủ quy định Nhà nước chế độ, sách người lao động Bảo hiểm Xã hội, Bảo hiểm y tế; Chế độ nghỉ phép; Chế độ nghỉ dưỡng sức phục hồi sức khỏe Ngoài ra, Cơng ty cịn áp dụng số chế độ, sách riêng nhằm thu hút, thúc đẩy tạo gắn bó lâu dài Người lao động với Cơng ty Chế độ trợ cấp khó khăn thường xuyên đột xuất; Chế độ du lịch, thăm quan, nghỉ mát; Chế độ khám sức khoẻ định kỳ 1.6 Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý 11  Doanh nghiệp hoạt động nhiều lĩnh vực, có hoạt động Xuất nhập khẩu, nên thường phải đối mặt với rủi ro tỷ giá tỷ giá biến động thường xuyên Hoạt động mơi trường có nhiều cạnh tranh, rủi ro cao nên Công ty chọn chấp nhận rủi ro mức thấp dùng nhiều biện pháp để hạn chế rủi ro để thích nghi mơi trường kinh doanh  Là cơng ty cổ phần nên công ty quan tâm đến tin cậy báo cáo tài Giám đốc muốn báo cáo tài phản ánh trung thực tình hình tài cơng ty, thể qua việc thận trọng việc lựa chọn sách kế tốn  Báo cáo tài xem xét lại giám đốc trước phát hành\ II ĐÁNH GIÁ RỦI RO Mỗi doanh nghiệp ln phải đối phó với hàng loạt rủi ro từ bên từ bên doanh nghiệp Rủi ro tác động đến tồn doanh nghiệp, đến thành cơng, tình hình tài chính, trì chất lượng sảm phẩm dịch vụ Khơng có cách thực tế để triệt tiêu rủi ro Người quản lý phải biết cách định rủi ro chấp nhận Để đánh giá rủi ro trước tiên ta cần xác định mục tiêu doanh nghiệp Xác định mục tiêu • Mục tiêu chung : Với mục tiêu đem lại thoả mãn tối đa cho khách hàng sản phẩm dịch vụ hãng, Gecosex khơng ngừng hồn thiện để đáp ứng tốt nhu cầu khách hàng • M ục tiêu quy trình bán hàng - Tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng : đáp ứng nhanh, yêu cầu khách hàng, đồng thời đàm bảo khách hàng có đủ khả tốn - Xuất kho giao hàng cho khách hàng lập hóa đơn : giao hàng ,đủ số lượng hàng khách hàng đặt.Đúng địa điểm thời gian khách hàng yêu cầu - Ghi nhận theo dõi nợ phải thu khách hàng: ghi nhận theo dõi nợ phải thu cách đầy đủ xác Một số rủi ro qui trình bán hàng Để đạt mục tiêu cơng ty đề gặp số rủi ro Liên quan đến hoạt động xuất nhâp công ty gặp phải rủi ro tỷ giá hối đối.Ảnh hưởng từ lạm phát làm giá nguyên liệu đầu vào tăng, Khủng hoảng kinh tế ảnh hưởng đến khuynh hướng tiêu dùng người tiêu dùng a Tiếp nhận đơn đặt hàng khách hàng • Nhân viên tiếp nhận yêu cầu đặt hàng từ khách hàng ghi nhận yêu cầu đặt mua hàng không đầy đủ, khơng xác Làm cho khách hàng từ chối nhận hàng Cơng ty tốn khoản chi phí khơng cần thiết • Cơng ty nhận đơn đặt hàng giả mạo từ khách hàng khơng có thật 12 • Cơng ty gặp phải rủi ro đồng ý bán mặt hàng không tồn kho khơng đủ hàng Cơng ty khơng có đủ hàng giao cho khách hàng có khả cơng ty phải bồi thường hợp đồng, đồng thời làm uy tín cơng ty • Vì số lợi ích nhận từ khách hàng mà, nhân viên cơng ty bán chịu cho khách hàng khơng có khả tốn, hay khách hàng thường xuyên hạn nợ b Xuất kho giao hàng cho khách hàng lập hóa đơn • Bộ phận lập hóa đơn lập hóa đơn sai sai số lượng, đơn giá, mặt hàng • Bộ phận giao hàng sơ ý Giao hàng nhầm khách hàng, giao thiếu hàng so với yêu cầu khách hàng • Hàng hóa q trình vận chuyển bị thất khơng xác định người chịu trách nhiệm • Nhân viên bán hàng khơng lập hóa đơn, nhằm biển thủ số tiền bán hàng thu • Lập hóa đơn cho nghiệp vụ bán hàng khơng có thật c Ghi nhận theo dõi nợ phải thu • Thu hồi nợ chậm, khơng địi nợ… • Xóa xổ nợ phải thu khách hàng khơng xét duyệt, • Ghi chép nợ phải thu khách hàng vào sổ chi tiết sai 13 III HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT Phân chia quyền hạn trách nhiệm Bộ phận bán hàng tiếp nhận đơn đặt hàng từ khách hàng Bộ phận xét duyệt bán chịu tiến hành xét duyệt tất trường hợp bán chịu cho khách hàng, trường hợp có đơn đặt hàng bán chịu lớn đơn đặt hàng cần phải có phê duyệt giám đốc Bộ phận kho Bảo quản hàng hóa kho tiến hành xuất kho hàng kho theo lệnh bán hàng phê duyệt.Lệnh bán hàng chưa phê duyệt khơng xuất kho Bộ phận Giao hàng: Kiểm tra hàng hóa độc lập trước giao cho khách hàng, đảm bảo hàng hóa chủng loại, số lượng khách hàng yêu cầu Bộ phận lập hóa đơn Lập hóa đơn bán hàng Bộ phận theo dõi nợ phải thu Có trách nhiệm theo dõi khoản nợ phải thu tới hạn, liên lạc khách hàng yêu cầu tốn nợ, phân tích tuổi nợ Kiểm sốt q trình xử lý thơng tin 2.1 Xử lý đơn đặt hàng khách hàng - - - Nhận yêu cầu khách hàng qua diện thoại, fax, email Bộ phận bán hàng tiếp nhận yêu cầu đặt mua khách hàng sau tiến hành lập lệnh bán hàng, lệnh bán hàng lập thành liên.Liên lệnh bán hàng lưu phòng bán hàng, liên gửi cho khách hàng, liên số lệnh bán hàng chuyển cho phận xét duyệt bán chịu liên số chuyển cho phận giao hàng liên số chuyển cho phận lập hóa đơn Bộ phận xét duyệt bán chịu sau nhận lệnh bán hàng từ phận bán hàng tiến hành kiểm tra khả toán khách hàng, khách hàng cũ phận xét duyệt xem xét lại công nợ khách hàng sau tiến hành xét duyệt Lệnh bán hàng sau duyệt chuyển qua phận kho Tại phận kho, vào đơn đặt hàng xét duyệt , phận kho kiểm tra lượng hàng tồn kho sau đóng gói hàng chuyển cho phận giao hàng, liên lệnh bán hàng chuyển qua phận giao hàng, liên lại lưu phận kho 2.2 Xuất kho giao hàng cho khách hàng - - Bộ phận giao hàng vào lệnh bán hàng xét duyệt , lập phiếu giao hàng thành liên Liên số phiếu giao hàng gủi cho khách hàng, liên số gửi cho phận lập hóa đơn, phận giao hàng tiến hành giao hàng cho khách hàng Liên phiếu giao hàng lưu phận lập hóa đơn Bộ phận lập hóa đơn sau nhận lệnh bán hàng xét duyệt, đơn đặt hàng, phiếu giao hàng tiến hành đối chiếu chứng từ lập hóa đơn 14 - bán hàng.Hóa đơn bán hàng lập thành liên, liên số hóa đơn bán hàng lưu phận lập hóa đơn, liên số hóa đơn gửi cho khách hàng liên số chuyển cho phận kế tốn Bộ phận kế tốn vào hóa đơn ghi vào nhật ký bán hàng 2.3.Theo dõi nợ phải thu khách hàng Bộ phận kế toán phải thu vào đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, giấy gửi hàng, hóa đơn bán hàng ghi vào sổ chi tiết phải thu Theo dõi thời hạn nợ khách hàng: Phân loại khách hàng theo tuổi nợ thời hạn tốn (ví dụ : khách hàng toán hạn, khách hàng thường xuyên chậm toán…).Đối với khách hàng toán chậm tùy mức độ hủy đơn đặt hàng lần sau Lập dự phịng nợ phải thu khó địi cho khoản nợ q hạn nợ khó địi Định kỳ hàng tháng kế tốn cơng nợ lập biên đối chiếu cơng nợ phải thu ghi rõ số tiền nợ chi tiết theo đơn đặt hàng, thời hạn tốn.Biên đối chiếu cơng nợ sau lập chuyển sang giám đốc tài ký duyệt chuyển cho khách hàng Khách hàng xác nhận nợ phải trả cho công ty, ký vào biên xác nhận cơng nợ Kiểm sốt vật chất Gecosex công ty kinh doanh thương mại tổng hợp nên số lượng hàng hóa cơng ty nhiều khó kiểm sốt nên kiểm sốt vật chất hoạt đông cần thiết Các hoạt động kiểm sốt vật chất chủ yếu cơng ty như:  Đối với tiền: Tiền khoản mục nhạy cảm đễ bị cắp, nên khoản mục tiền kiểm sốt chặt chẽ Tiền mặt Cơng ty hạn chế sử dụng tiền mặt, giữ mức tiền mặt quĩ mức thấp, cuối ngày thủ quĩ tiến hành kiểm kê quĩ tiền mặt thực tồn quĩ cách phân loại đếm loại tiền mặt.Sau kiểm kê kế tốn lập bảng kiểm kê quĩ Sau đối chiếu số liệu bảng kiểm kê với sổ quĩ, sổ chi tiết tiền mặt, sổ theo dõi tiền mặt kế toán để phát chênh lệch có  Đối với hàng tồn kho: Cơng ty lựa chọn kế toán hàng tồn kho theo hệ thống kê khai thường xuyên Thủ kho có trách nhiệm quản lí hàng tồn kho, trường hợp nhập xuất kho, thủ kho phải vào phiếu nhập, xuất kho Ngồi phận Kho có gắn hệ thống camera theo dõi thường xuyên, có nhân viên bảo vệ Kho, nhằm tránh trường hợp thủ kho lấy cắp hàng cơng ty Vào cuối kỳ kế tốn tiến hành kiểm ke hàng tồn kho 15 Hình Lưu đồ qui trình bán hàng IV THƠNG TIN VÀ TRUYỀN THƠNG Thơng tin Mọi phận cá nhân doanh nghiệp phải có thơng tin cần thiết giúp thực trách nhiệm mình.Vì vậy, thơng tin cần thiết cần phải xác định, thu thập truyền đạt đến cá nhân, phận có liên quan cách kịp thời thích hợp 16 Công ty thu thập thông tin từ nhiều nguồn khác bên lẫn bên ngồi doanh nghiệp, thơng tin tình hình tài hoạt động cần thiết cho nhà quản lý định Thông tin tài Thơng tin tài cơng ty cung cấp thường xuyên qua hệ thống báo cáo tài số báo cáo quản trị khác, trợ giúp cho nhà quản lý đưa định thích hợp Thơng tin hoạt động Định kỳ hàng tháng hay theo yêu cầu giám đốc bán hàng , phận kế toán lập báo cáo “Bảng kê bán hàng theo khách hàng, mặt hàng”, “Bảng kê lãi lổ theo khách hàng, mặt hàng” Truyền thông Truyền thông việc trao đổi truyền đạt thông tin cần thiết tới bên liên quan bên bên doanh nghiệp.hệ thống thông tin phải cubg cấp thông tin thích hợp để người quản lý thực chức Bên ngồi Đối tượng mục tiêu mà công ty cần cung cấp thông tin chủ yếu khách hàng, đối tác, quan nhà nước.chiến lược công ty cung cấp thông tin đến đối tượng cần cung cấp.Công ty khuyến khích phản hồi từ bên ngồi cho cơng ty cách thiết lập đường dây nóng, tiếp nhận yêu cầu phản ảnh từ khách, từ có điều chỉnh nhằm tạo hình ảnh tốt khách hàng Bên Thơng tin bên truyền đạt từ cấp xuống cấp ví dụ qui định sách cơng ty Ban giám đốc phổ biến qui định cho trưởng phòng, trưởng phòng sẻ truyền đạt lại sách lại cho nhân viên cấp Thơng tin cịn cung cấp theo hàng ngang phận thông tin phận kế toán, phận kinh doanh, phận nhân V GIÁM SÁT Giám sát việc đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội theo thời gian, nhằm đảm bảo cho hệ thống kiểm sốt nội ln hoạt động hữu hiệu hiệu Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên giám sát định kỳ Giám sát thường xuyên 17 Các hoạt động giám sát thường xuyên thường gắn kết vào hoạt động công ty Tại công ty Gecosex, Các hoạt động giám sát thường xuyên diễn hàng Ngày đa dạng việc so sánh số liệu kỳ với số liệu kế hoạch cơng, để biết cơng ty có đạt kế hoạch công ty đề hay không, so sánh số liệu bán hàng kỳ với kỳ trước Công ty Thường xuyên thu thập thông tin từ phía lẫn ngồi để đánh giá hữu hiệu hiệu hệ thống kiểm soát nội thơng tin phản ảnh từ phía khách hàng giúp công ty nhận khiếm khuyết hoạt động bán hàng Giám sát định kỳ Bên cạnh hoạt động giám sát thường xun, cơng ty cịn có hoạt động giám sát định kỳ ban kiểm soát thực định kỳ hay theo yêu cầu ban giám đốc để đánh giá hữu hiệu hoạt động Để thực việc giám sát định kỳ, ban kiểm sốt thường đề chương trình cụ thể xác định phạm vi hoạt động 18 V NHẬN XÉT HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Mơi trường kiểm sốt Nhìn chung mơi trường kiểm sốt Cơng ty tương đối tốt, Cơng ty có qui định cách ứng xử nhân viên, hành vi không chấp nhận Phân chia quyền hạn trách nhiệm tương đối hợp lý, giúp nhân viên nhận thức rõ quyền lợi nghĩa vụ mình, biết rỏ cơng việc cần làm từ giúp nhân viên làm tốt nghĩa vụ giao Chính sách nhân cơng ty tương đối tốt Có đào tạo phát triển kiến thức chun mơn, nâng cao trình độ nghiệp vụ cho nhân viên Chính sách lương thưởng, đề bạt hợp lý giúp công ty thu hút nhân viên có chất lượng cao.Mơi trường làm việc thân thiện, động Nhưng mơi trường kiểm sốt cơng ty tồn số hạn chế cần khắc phục, để hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội làm cho hệ thống kiểm soát thực hữu hiệu hiệu a Một số hạn chế cần khắc phục như:  Cơng ty có sách quy định cách ứng xử giá trị đạo đức, nằm phân tán nhiều văn bản, nhân viên cấp khơng nắm rỏ tất quy định này, đễ dẫn đến tình trạng nhân viên khơng tn thủ quy định cơng ty đề khơng biết có tồn quy định này, làm tổn hại đến lợi ích cơng ty  Về phân chia quyền hạn trách nhiệm, có nhân viên cấp cao trưởng, phó phịng phận có bảng phân công qui định quyền hạn trách nhiệm Cịn nhân viên cấp thấp khơng có bảng phân công này, nhân viên hướng dẫn sơ qua quyền hạn trách nhiệm Nhân viên khơng nhận thức hết trách nhiệm  Cơng ty khơng có sách luân chuyển nhân phận Trong sách ln chuyển nhân lại cần thiết.Giúp nhân viên tự đào tạo, rèn luyện đáp ứng nhu cầu ngày cao công ty nguồn nhân lực, giúp nhân viên thích ứng với thách thức doanh nghiệp b Các giải pháp nhằm khắc phục hạn chế:  Công ty cần phổ biến tất quy định cách ứng xử giá trị đạo đức cho tất nhân viên công ty từ cấp cao đến cấp thấp, để họ biết hiểu rõ quy định Ngoài người quản lý tuyệt đối tuân thủ quy định này, làm gương cho cấp noi theo Cần quy định hình thức kỷ luật, xử phạt thích đáng, đủ sức răn đe có nhân viên cơng ty qui phạm giá trị đạo đức  Tất nhân viên cơng ty nên có bảng mơ tả chi tiết quyền hạn trách nhiệm mình.Giúp nhân viên biết rõ công việc cần làm, báo cáo người cần báo cáo 19  Công ty nhân ban hành sách luân chuyển nhân phận.Giúp nhân viên thích ứng với mơi trường cạnh tranh ngày gay gắt luân chuyển nhân giúp nhân viên hiểu rỏ hoạt động doanh nghiệp, nhân viên cọ xát nhiều lĩnh vực, từ Cơng ty phát ứng viên tiềm năng.Đề bạt nhân viên lên vị trí cao Đánh giá rủi ro Một số giải pháp nhằm hạn chế rủi ro cho công ty như: Liên quan đến rủi ro tỷ giá cơng ty nên nhờ tư vấn chuyên gia ngoại tệ, Sử dụng công cụ phòng ngừa rủi ro tỷ giá ngân hàng ký kết hợp đồng kỳ hạn, hợp đồng quyền chọn Thường xuyên có điều tra nghiên cứu thị trường nhằm nắm bắt nhu cầu người tiêu dùng Hoạt động kiểm sốt Quy trình bán hàng công ty phân chia trách nhiệm đầy đủ cách tách biệt chức bảo quản tài sản(nhân viên kho) với chức kế tốn: khơng cho phép nhân viên kho làm nhiệm vụ giữ sổ sách kế tốn hàng hóa ngăn chặn hành vi tham ô tài sản BP xét duyệt bán hàng tách biệt với BP kho tránh khả thâm lạm tài sản BP bán hàng tách biệt với kế toán ngăn chặn rủi ro nhân viên bán hàng thổi phồng doanh số bán hàng để có hoa hồng cao khen thưởng Hệ thống chứng từ, sổ sách lập rõ ràng đơn giản dễ hiểu sử dụng cho nhiều cơng dụng khác Ví dụ: lệnh bán hàng để đóng gói hàng , lập giấy giao hàng, lập hóa đơn Hóa đơn bán hàng tính tiền khách hàng, ghi nhận doanh thu, thống kê hàng hóa…Các chứng từ lệnh bán hàng, giấy giao hàng, hóa đơn bán hàng đánh số liên tục trước sử dụng nên kiểm soát được, tránh thất lạc dễ dàng truy cập cần thiết Chứng từ luân chuyển khoa học, kịp thời tới phận cần thiết quy trình bán hàng Sổ chi tiết khách hàng giao cho kế toán chuyên trách, có người xét duyệt; lưu trữ cẩn thận, khoa học.Ví dụ lệnh bán chịu hàng phải xét duyệt BP xét duyệt bán chịu, xóa nợ khó địi phải tài vụ chấp thuận a Một số rủi ro hoạt động kiểm soát Bộ phận bán hàng nhận yêu cầu từ khách hàng sau lập lệnh bán hàng, phận bán hàng lại không kiểm tra số lượng hàng tồn kho đễ đẫn đến trường hợp, chấp nhận bán mặt hàng không tồn kho hay không đủ số lượng khách hàng yêu cầu Công ty giao cho khách hàng số lượng hàng quy cách khơng xác làm cho khách hang phàn nàn, khơng chấp nhận hàng hố giao dẫn đến chi phí phụ thêm khơng cần thiết, chẳng hạn giao hàng thêm lần phí vận chuyển phụ thêm khơng cần thiết 20 Vì nhận yêu cầu đặt hàng qua điện thoại nên nhân viên bán hàng ghi nhận sai yêu cầu khách hàng Đơn đặt hàng chấp nhận mà có điều khoản điều kiện khơng xác từ khách hàng không phê duyệt Công ty khơng có sách xác nhận người mua hàng, nên xảy khả nhận đơn đặt hàng giả mạo, khơng có thật b Một số thủ tục kiểm soát nhằm hạn chế rủi ro Bộ phận bán hàng tiếp nhận yêu cầu đặt mua khách hàng, nên liên hệ phận kho cập nhật số lượng hàng tồn kho Ghi chép yêu cầu đặt mua khách hàng cẩn thận, xác nhận yêu cầu đặt mua khách hàng Công ty nên có mẫu đơn đặt hàng chuẩn mẫu nên đánh số trước phải người có thẩm quyền ký duyệt chấp nhận đơn đặt hàng Đơn nên phản ánh cụ thể: quy trình bán hàng liên quan; điều khoản, điều kiện quy cách cụ thể mà khác đơn hàng khác Bộ phận giao hàng nên lưu giữ nhiều liên phiếu giao hàng Các phiếu giao hàng cần đánh số trước cần lập dựa đơn đặt hàng phê duyệt Phiếu giao hàng ghi số lượng hàng giao cung cấp thông tin cần thiết người vận chuyển nội công ty cơng ty vận chuyển bên ngồi tiến hành giao hàng Thông tin truyền thông Để hệ thống thông tin doanh nghiệp thực hiệu, công ty cần áp dụng số giải pháp như: Tất người nên khuyến khích để trình bày quan điểm cá nhân Bày tỏ ý kiến quan điểm cho phép thành viên có hội vô lớn để học hỏi lẫn Khuyến khích phản hồi từ phía nhân viên như: động viên họ cung cấp cho bạn tin tốt lẫn tin xấu Hoan nghênh ý kiến trái chiều vấn đề đừng khuyến khích phản hồi bừa bãi; Chỉ rõ lĩnh vực mà bạn cần phản hồi; Quan sát cử thể phản ứng người xung quanh; Lên kế hoạch tổ chức buổi góp ý phản hồi cơng khai Một buổi phản hồi theo kế hoạch có nhiều câu trả lời việc phản hồi cách bốc đồng 21 ... cho Giám đốc Quản trị đề xuất biện pháp nhằm tăng hiệu cơng việc, giảm bớt chi phí lao động không cần thiết, lao động thừa nâng cao nghiệp vụ chuyên môn cho người lao động; - Trực tiếp đ? ?o, quản. .. chất, trang thiết bị, máy móc nâng cao suất lao động, t? ?o hiệu kinh tế kinh doanh Thực sách lao động, chế độ quản lí cơng ty, thực phân phối lợi nhuận theo lao động kết hợp với lợi ích nhà nước... ngộ cho người lao động phù hợp với thời kỳ giai ? ?o? ??n phát triển, b? ?o đảm tính linh hoạt, cơng bằng, tương xứng mức độ cống hiến cạnh tranh thị trường lao động Thực quy định Nhà nước chế độ, sách