Đang tải... (xem toàn văn)
Công tác lãnh đạo điều hành trong văn phòng
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 lêi nãi đầu Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ VI năm 1996 Đảng cộng sản Việt Nam đà đánh dÊu bíc ngt cđa nỊn kinh tÕ cđa níc Céng hoà Xà hội Chủ nghĩa Việt Nam Đây mốc chuyển kinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang kinh tế hàng hoá nhiều thành phần có điều tiết Nhà nớc theo định hớng XHCN Trong Đại hội Đảng VI Đại hội Đảng lần VIII, Đảng ta đà nhấn mạnh việc đổi tổ chức doanh nghiệp Nhà nớc, phát huy cao độ quyền tự chủ doanh nghiệp Vấn đề huy động vốn tạo thêm động lực thúc đẩy doanh nghiệp làm ăn có hiệu đợc Đảng trọng Trong năm gần đây, việc thay đổi sách quản lý Đảng Nhà nớc đà tạo động lực thúc đẩy kinh tế phát triển ngày toàn diện Tuy nhiên bên cạnh sách Đảng Nhà nớc thân đơn vị, sở phải có biện pháp, hình thức phát huy khả ngời lao động nhằm nâng cao suất hiệu sản xuất kinh doanh Muốn thực đợc điều vai trò ngời lÃnh đạo to lớn cần thiết Nó nh giàn nhạc giao hởng mà thiếu đợc ngời nhạc trởng đạo Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Chơng I Lý chọn chuyên ®Ị thùc tËp NhËn thÊy tÇm quan träng ®ã ngời lÃnh đạo Là sinh viên lớp Quản trị Văn phòng trình thực tập lại đợc hiểu thêm vấn đề Nó động lực thúc đẩy đến định sâu vào nghiên cứu chuyên đề Công tác lÃnh đạo điều hành văn phòng Mà nội dung trọng tâm muốn đề cấp tới phần bao gåm hai néi dung chÝnh Vai trß cđa ngời lÃnh đạo quan văn phòng Đổi phong cách lÃnh đạo quan văn phòng Mục đích nghiên cứu chuyên đề Đến với định chọn viết chuên đề này, nhận thấy vấn đề rộng, mà hầu nh phơng diện hoạt động xà hội cần có quản lý lÃnh đạo điều hành Điều chứng tỏ công tác lÃnh đạo điều hành quan trọng cần thiết để đạt đợc mục tiêu đà đề Khi nghiên cứu chủ đề đà trau dồi thêm cho hiểu biết công tác lÃnh đạo điều hành Bên cạnh , giúp cho có đợc phơng pháp tiếp cận vấn đề cách khoa học với t lý luận cách logíc vấn đề Phạm vi phơng pháp nghiên cứu chuyên đề Nh đà nói trên, chuyên đề Công tác lÃnh đạo điều hành văn phòng vấn đề rộng Nhng qua nhận thấy cộm lên hai vấn đề đặc trng mà cần quan tâm là: Vai trò ngời lÃnh đạo quan văn phòng Đổi phong cách lÃnh đạo quan văn phòng Vì đà định chọn viết chuyên đề với hai trọng tâm Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Cũng trình thực tập viết chuyên đề Tôi đà đợc thầy giáo Nguyễn Trọng Bảo cô bác Công ty 20, đà hớng dẫn cho phơng pháp tiếp cận vấn đề cách khoa học, phơng pháp nghiên cứu lý luận, phơng pháp toạ đàm, phơng pháp tổng kết thực tiễn Bằng phơng pháp nói trên, nghĩ mĩnh hoàn thành tốt báo cáo thực tập Tôi xin đợc cảm ơn tất điều Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 ch¬ng II Giíi thiệu khái quát công ty 20 Tổng Cục Hậu Cần Bộ Quốc Phòng I Quá trình hình thành phát triển công ty 20 Quá trình đời Công ty 20 Công ty 20 doanh nghiệp đời sớm ngành hậu cần Quân đội Bốn mơi hai năm xây dựng trởng thành công ty gắn liền với trình phát triển ngành hậu cần nói riêng công nghiệp quốc phòng đất nớc nói chung Công ty đợc thành lập theo định số 457/QĐ-QP ngày 04/08/1993 định số 119/ Đ M - DN ngày 13/03/1996 văn phòng Chính phủ Chức năng, nhiệm vụ công ty theo định thành lập : - Sản xuất sản phẩm quốc phòng , chủ yếu hàng dệt , may mặc theo kế hoạch hàng năm dài hạn TCHC - BQP - Sản xuất kinh doanh mặt hàng dệt , may phục vụ cho nhu cầu tiêu thụ nớc xuất - Xuất nhập sản phẩm, vật t thiết bị phục vụ cho sản xuất mặt hàng thuộc ngành may mặc dệt Công ty Quá trình phát triển Công ty từ thành lập tới khái quát thành giai đoạn sau : 3.1 Giai đoạn từ năm 1957-1964 Công ty 20 đợc thành lập ngày 18/02/1957 phòng làm việc tân chủ nhà máy da Thụy Khê thuộc quận Ba Đình - Hà Nội với tên Xởng may đo gọi tắt X20 Nhiệm vụ cđa xëng míi thµnh lËp lµ may phơc vơ cho cán trung - cao cấp toàn quân, tham gia nghiên cứu chế thử sản xuất thử nghiệm kiểu quân trang , quân phục vụ cho đội Về chế ban đầu X20 có 36 ngêi C¬ së vËt chÊt kü tht rÊt nghÌo nàn ( xởng có 22 thiết bị máy móc loại ) Về mô hình sản xuất giống nh mét tỉ hỵp bao gåm ( tỉ chøc sản xuất , phận kỹ thuật đo cắt, tổ chức hành hậu cần ) Tháng 12/1962 TCHC chÝnh thøc ban hµnh nhiƯm vơ cho X20 theo quy chế xí nghiệp quốc phòng Sự công nhận pháp lý đà tạo tiền đề cho xí nghiệp phát triển mở rộng quy mô sản xuất, tiếp cận dần với sản xuất công nghiệp Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Theo nhiƯm vơ míi TCHC cục quân nhu giao cho xí nghiệp, nhiệm vụ may đo cho cán trung cao cấp bảo đảm kế hoạch đột xuất, xí nghiệp bắt đầu nghiên cứu tổ chức dây truyền sản xuất hàng loạt tổ chức may gia công xí nghiệp Từ năm 1963 trở sản xuất gia công xí nghiệp đợc đẩy mạnh với gần 30 HTX may mặc miền Bắc Sự phát triển phù hợp với yêu cầu nhiệm vụ ngành may Quân đội nhân dân Việt Nam năm đầu cđa cc kh¸ng chiÕn chèng Mü cøu níc 3.2 Giai đoạn từ năm 1965 đến 1975: Trong chiến tranh trống Mü cøu níc, cïng víi sù ph¸t triĨn nhanh chãng quân đội, nhu cầu bảo đảm quân trang cho đội không nghừng tăng lên số lợng Đồng thời chất lợng kiểu dáng đòi hỏi ngày đợc cải tiến nhằm đáp ứng yêu cầu xây dựng quân đội quy đại Để thực nhiệm vụ xí nghiệp đà nhanh chóng mở rông quy mô sản xuất, tuyển thêm lao động, đa tổng quân số lên bảy trăm ngời Công ty đà tổ chức đào tạo, bồi dỡng nâng cao tay nghề cho công nhân, tổ chức tiếp nhận mua sắm thêm trang thiết bị kể máy móc hỏng xí nghiệp khác sửa chữa, phục hồi đa vào sử dụng Đến năm 1970 xí nghiệp đà thành lập ban nghiệp vụ phân xởng thay cho tổ nghiệp vụ tổ sản xuất bao gồm: ban nghiệp vụ phân xởng (trong có phân xởng may:1phân xởng cắt phân xởng khí) Năm 1969 đến năm 1972 bốn năm xí nghiệp may 20 phát triển nhanh mặt Nhiệm vụ sản xuất ngày lớn, lực lợng công nhân tăng nhiều, sở vật chất kỹ thuật đợc đầu t thêm, khí hoá đợc đẩy mạnh 3.3 Giai đoạn từ năm 1975 đến 1987 Năm 1975, miền Nam hoàn toàn giải phóng, nớc độc lập thống Đặc điểm đà tác động không nhỏ tới hoạt động xí nghiệp quốc phòng nói chung có xí nghiệp may 20 Đó chuyển hớng sản xuất từ thời chiến sang thời bình Đây thời kỳ chuyển sau chiến tranh nớc Cũng nh nhiều đơn vị sản xuất Quân đội, xí nghiệp may 20 đứng trớc thử thách lớn : bảo đảm cho sản xuất tiếp tục phát triển bảo đảm ổn định đời sống cho cán công nhân Để hoàn thành nhiệm vụ, xí nghiệp đà tiến hành loạt biện pháp nh: tổ chức lại sản xuất, toàn máy quản lý, tăng cờng quản lý vật t, đẩy mạnh sản xuất Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 phơ , ®Ĩ tËn dơng lao động phế liệu , phế phẩm Liên kết kinh tế với đơn vị bạn, chuẩn bị tốt cho việc sâu vào hạch toán kinh tế kinh doanh xà hội chủ nghĩa Năm 1985, quân đội có thay đổi lớn việc tinh giảm biên chế dẫn tới khối lợng quân trang sản xuất giảm nhiều Xí nghiệp lâm vào tình trạng thiếu việc làm, không sử dụng hết lực sản xuất, đời sống công nhân gặp nhiều khó khăn Đợc đồng ý TCHC giúp đỡ công nghiệp nhẹ liên hệ xí nghiệp gia công hàng xuất may mặc Việt Nam, xí nghiệp đà lập ln chøng kinh tÕ kü tht, vay 20000 USD ®Ĩ mua trang thiết bị chuyên dùng, đổi dây chuyền công nghệ, tham gia may gia công hàng xuất Năm 1988, xí nghiệp đợc chấp nhận thành viên Cofectimex tham gia chơng trình 19 tháng làm hàng gia công xuất cho bạn hàng Liên Xô 3.4 Giai đoạn từ năm 1988 đến 1992 Việc chuyển đổi nên kinh tế từ chế tập trung bao cấp sang chế thị trờng có điều tiết nhà nớc đà mở nhữnh triển vọng, thuận lợi cho doanh nghiệp Đồng thời nảy sinh không khó khăn thân chế thị trờng gây Mặt khác biến động trị Đông Âu Liên Xô năm đầu thập kỷ 90 đà thực ảnh hởng đến tình hình kinh tế xà hội nớc ta Trong bối cảnh xí nghiệp may 20 chịu tác động to lớn Trớc tình hình ®ã, xÝ nghiƯp may 20 ®· m¹nh d¹n chun híng sang sản xuất hàng gia công xuất cho nớc khu vực nh: Hồng Kông, ĐàI Loan, Nam Triều Tiên, Nhật Bản Việc tiếp cận thị trờng gặp nhiều khó khăn, đòi hỏi xí nghiệp phải có chuyển biến công tác kỹ thuật nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng Đảng xí nghiệp đà tìm đờng riêng Dựa vào đặc thù xí nghiệp sản xuất kinh doanh để nhanh chóng đổi cấu tổ chức nâng cao trình độ tay nghề cho công nhân, trình độ quản lý, tận dụng hội để đổi trang thiết bị, tạo cho xí nghiệp có đủ sức cạnh tranh thêi kú míi XÝ nghiƯp may 20 ®· thùc lột xác từ đơn vị hoạt động theo chế độ bao cấp đẵ chuyển hẳn sang hoạt động theo phơng thức hạch toán kinh doanh cách vững Năm 1989 Xí nghiệp may 20 vinh dự đợc hội đồng nhà nớc nớc Cộng Hoà Xà Hội Chủ Nghĩa Việt Nam tuyên dơng danh hiệu cao quý: Đơn vị Anh hùng lao động Ngày 12/02/1992 Bộ Quốc Phòng định số 74b/QP chuyển xí nghiệp may 20 thành Công ty may 20 Công ty may 20 đời bớc nhảy vọt quan trọng 35 năm xây dựng tr6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 ởng thành xí nghiệp Từ đây, công ty đà có đầy đủ t cách , đặc biệt t cách pháp nhân đờng sản xuất kinh doanh 3.5 Giai đoạn từ năm 1993 đến : Năm 1993 năm công ty thức hoạt động theo mô hình quản lý Mô hình tổ chøc bao gåm : phßng nghiƯp vơ, cưa hàng dịch vụ giới thiệu sản phẩm, trung tâm đào tạo kỹ thuật may bậc cao, xí nghiệp niên là: xí nghiệp may ( chuyên may đo cho cán trung - cao cấp) , xÝ nghiƯp may vµ may Tõng bíc ỉn định sản xuất tiếp tục xây dựng sở hạ tầng, xây dựng đội ngũ cán bộ, công nhân lành nghề, đặc biệt trọng đến việc đầu t đổi trang thiết bị đại Công ty đà có thêm nhiều bạn hàng nớc, thị trờng đợc mở rộng Từ năm 1994 công ty đợc xuất nhập trực tiếp, đà tạo lợi lớn mang lại hiệu sản xuất kinh doanh mà tạo uy tín ngày cao thị trờng quốc tế Năm 1995, Công ty thành lập thêm xí nghiệp may - chuyên may hàng loạt, địa điểm đóng Xuân Đỉnh - Từ Liêm - Hà Nội Đây bớc mở rộng sản xuất để tăng lực Công ty Theo hớng đa dạng hoá sản phẩm, năm 1996 Công ty xây dựng dự án đầu t dây truyền máy may hàng dệt kim trị giá hai tỉ đồng Đồng thời thuê trang thiết bị dệt khăn, dệt tất để sản xuất mặt hàng phục vụ cho quân đội thị trờng Ngày 02/07/1996 TCHC ký định số 112/QĐ - H16 chÝnh thøc cho phÐp thµnh lËp hai xÝ nghiệp xí nghiệp (chuyên sản xuất hàng dệt kim) xí nghiệp Do yêu cầu nhiệm vụ, để đa dạng hoá ngành nghề Công ty đà phát triển thêm ngành dệt vải Có thể nói bớc đầy khó khăn gian khổ đời ngành sản xuất Công ty Ngày 19/02/1998, Bộ trởng Quốc Phòng ký định số 319/QĐ - QP cho phép Xí nghiệp may 20 thành Công ty may 20 Mô hình tổ chức Công ty may 20 gồm: phòng nghiệp vụ, trung tâm huấn luyện, trờng mẫu giáo mầm non, xí nghiệp thành viên trực thuộc Công ty, đóng địa điểm từ thành phố Nam Định thủ đô Hà Nội Tổng quân số công ty lên đến gần 2700 ngêi Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Với chặng đờng bốn mơi hai năm xây dựng trởng thành từ xởng may đo hàng kỹ đến Công ty 20 trình phát triển phù hợp với tiến trình lịch sử đất nớc, Quân đội ta nói chung ngành hậu cần, ngành quân trang Quân đội ta nói riêng Đó trình phát triển từ không đến có, từ nhỏ đến lớn, từ thô sơ đến đại, từ sản xuất thủ công đến bán khí khí toàn bộ, từ quản lý theo chế độ bao cấp đến hạch toán phần, tiến tới hoà nhập với thị trờng nớc, khu vực giới Có thể đánh giá trình phát triển Công ty 20 qua mét sè chØ tiªu sau : STT I II III IV KÕt thực tiêu chủ yếu Tên tiêu ĐVT 2000 Doanh thu 1000đ 232.081.483 Phục vụ QP “ 140.931.689 Kinh tÕ - XK “ 91.149.794 Lao ®éng tiền lơng L.động BQ d.sách Ngời 3.021,67 Tổng quỹ tiền lơng 1000đ 28.113.638 TNBQ 1LĐ/tháng 917.884 Lợi nhuận thực 1000đ 13.263.000 Nộp ngân sách 1000đ 11.539.900 2001 264.248.414 139.663.864 124.584.550 So s¸nh 113,9 99,1 136,7 3.269 38.178.729 1.050.000 14.882.272 13.800.000 108,2 135,8 114,4 112,3 119,6 II- NhËn xÐt chung vỊ C«ng ty 20 C«ng ty 20 công ty thuộc TCHC - BQP Ra đời sản xuất kinh doanh mặt hàng may mặc dệt phục vụ cho Quân đội xuất thị trờng Qua đợc thực tập Công ty 20 em có đôi điều nhận xét u, nhợc điểm Công ty 20 Ưu điểm: + Từ Công ty may hàng kỹ mà đà vơn lên trở thành Công ty 20 lớn mạnh, đứng vững thị trờng +Về mặt hàng sản xuất kinh doanh, ngày sản xuất với số lợng lớn, đà mở thêm đợc số mặt hàng phụ mặt hàng bổ sung +Về quy mô: Ngày mở rộng sản xuất, bớc đến định thành lập thêm đơn vị thành viên Chính khâu sản xuất đà tránh khỏi tình trạng chồng chéo +Về quy trình công nghệ sản xuất ngày hoàn thiện đà tổ chức sản xuất vµo khÐp kÝn Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 + Trang thiết bị công ty tơng đối tốt, sở hạ tầng đảm bảo cho sản xuất kinh doanh + Kết đạt đợc cho thấy: Số lợng công nhân viên tăng ngày nhiều, nhng đời sống cán công nhân viên đợc cải thiện + Thực tế nộp ngân sách Nhà nớc hàng năm tăng lên gần tỷ đồng Việt Nam + Bên cạnh Công ty có thêm số u điểm khác Nhợc điểm: Bên cạnh u điểm kể Công ty 20 không tránh khỏi nhợc điểm tồn mình: +Mức độ cạnh tranh hàng hoá công ty sản xuất bên cha mạnh, cha thu hút đợc thêm khách hàng ngời tiêu dùng + Cha có đợc biện pháp cạnh tranh đa hàng dệt vào thị trờng, nh mạnh chủ yếu công ty + Yêu cầu sản xuất theo đơn đặt hàng cđa Qc phßng mang tÝnh thêi vơ, cã nhiỊu nhiƯm vụ đột xuất Đơn hàng kinh tế nội địa - xuất phụ thuộc lớn vào thị trờng Việc cung cấp yếu tố sản xuất khách hàng không đồng +Việc khai thác nguồn hàng kinh tế nội địa điều kiện đấu thầu ngày khó tình hình cạnh tranh gay gắt + Công ty hiƯn rÊt thiÕu vèn lu ®éng thc ngn ngân sách cấp, đặc biệt hai Xí nghiệp dệt Cơ chế cấp ứng toán vốn cho sản xuất Quốc phòng cha thật phù hợp với điều kiện sản xuất kinh doanh công ty ChơngIII Tình hình công tác văn phòng Công Ty 20: I Khái niệm văn phòng: Văn phòng thực thể bao gồm yếu tố vật chất nhân phù hợp với yêu cầu thực chức văn phòng Văn phòng tổ chức có yếu tố vật chất phi vật chất phù hợp với yêu cầu hoạt động thông tin nhằm thực chức nhiệm vụ để đạt đợc mục tiêu đơn vị II Tổ chức, chức năng, nhiệm vụ văn phòng đầy đủ Tổ chức hoạt động văn phòng - Tổ chức hoạt động văn phòng đợc coi trình điều hành, phối hợp yếu tố có đơn vị để thực nhiƯm vơ thĨ Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 - Chức hoạt động văn phòng quan, đơn vị việc đặt yếu tố cấu thành đơn vị theo trật tự định, nhằm đạt đợc mục tiêu quan, đơn vị - Tổ chức quản trị văn phòng quản lý nguồn thông tin tài liệu, thông qua nhiệm vụ lÃnh đạo phận đơn vị để đạt đợc mục tiêu quan, đơn vị 2.Chức văn phòng; Gồm có chức bản: - Chức tham mu: Muốn định mục tiêu quan đơn vị ngời quản lý cần vào yếu tố khách quan đồng thời phải ý tới ý kiÕn tham gia cđa cÊp díi, cđa bé phËn trợ giúp văn phòng Văn phòng tập hợp chọn lọc để đa kết luận chung nhằm cung cấp cho lÃnh đạo thông tin, phơng án để định kịp thời, đắn Hoạt động cần thiết tỏ hữu hiệu nã võa mang tÝnh tham vÊn, võa mang tÝnh chuyªn sâu Chức đợc gọi chức tham mu cho nhà lÃnh đạo, quản lý quan, đơn vị công tác văn phòng - Chức tổng hợp: Kết tham vấn xuất phát từ thông tin đầu vào, đầu thông tin ngợc lĩnh vực, đối tợng mà văn phòng thu thập đợc, phân tích, quản lý sử dụng theo yêu cầu ngời lÃnh đạo quản lý Quá trình thu thập, quản lý, sử dụng thông tin phải tuân theo nguyên tắc, trình tự định, mang lại hiệu thiết thực Hoạt động nh thuộc chức tổng hợp công tác văn phòng Chức tác dụng thiết thực đến chức tham mu văn phòng, mà có vai trò quan trọng đến thành công hay thất bại quan, đơn vị Chính ý nghĩa to lớn chức này, nên tổ chức, đơn vị quan tâm củng cố đại hóa công tác văn phòng cho kịp với tốc độ phát triển thời đại - Chức hậu cần: Hoạt động quan đơn vị, thiếu điều kiện vật chất nh nhà cửa, thiết bị, phơng tiện, công cụ, tài Những thuộc hoạt động hậu cần mà văn phòng phải cung ứng đầy đủ, kịp thời cho trình, lúc nơi VD: + Khu văn phòng quan làm việc phải đợc lựa chọn, bố trí cho thuận lợi điều hành hoạt động, giao dịch đỡ tốn kÐm nhÊt 10 ... 0918.775.368 chơng IV Công tác lÃnh đạo điều hành văn phòngnh đạo điều hành văn phòng I Một số vấn đề lý luận công tác lÃnh đạo điều hành văn phòngnh đạo điều hành văn phòng Trong thời đại nay,... làm công tác văn phòng, từ ngời kiêm nhiệm ba bốn nhiệm vụ chức văn phòng Nhận xét chung công tác lÃnh đạo điều hành văn phòng Công ty 20 Qua thực tập Văn phòng Công ty 20 nhận thấy Công tác lÃnh... triển vững Công ty mà tạo nguồn sống nâng cao đời sống cán công nhân viên Công ty 20 Đi sâu vào công tác lÃnh đạo điều hành văn phòng Đơn cử nh công tác lÃnh đạo điều hành văn phòng Công ty 20