Đang tải... (xem toàn văn)
Xây dựng công cụ hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ứng dụng MS Exel
`Lời mở đầu Mỗi doanh nghiệp đợc coi là một tế bào của nền kinh tế. Hoạt động sản xuất kinh doanh chủ yếu của doanh nghiệp là việc thực hiện những công đoạn của một quá trình đầu t từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc thực hiện dịch vụ trên thị trờng nhằm mục đích sinh lợi. Để đạt đợc mục tiêu đó trong hoạt động của mình các doanh nghiệp cần chú trọng hơn đến chất lợng sản phẩm của doanh nghiệp mình. Muốn sản xuất ra những sản phẩm tốt, chất lợng cao và giá thành hạ thì doanh nghiệp cần phải quan tâm đúng mức vào các yếu tố đầu vào của quá trình sản xuất mà nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là vấn đề trớc mắt, đó là yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Hơn thế nữa, hiện nay nhu cầu xây dựng cơ sở hạ tầng đang đợc ngời dân ở khắp thế giới quan tâm mà nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ là một trong những vấn đề không thể thiếu. Vì vậy, việc quản lý vật liệu và công cụ dụng cụ chặt chẽ từ khâu thu mua, vận chuyển đến việc dự trữ và sử dụng tiết kiệm nhất và sẽ cho ra những sản phẩm tốt nhất. Tuy nhiên, để có đợc hiệu quả cao nhất cần phải có sự theo dõi và giám sát của kế toán. Có nghĩa là kế toán phải ghi chép đầy đủ, chính xác và khoa học về những biến động phát sinh liên quan đến vật liệu, công cụ dụng cụ. Trong công cuộc đổi mới đất nớc ta hiện nay, việc áp dụng tin học (chủ yếu là phần mềm ứng dụng MS Excel)vào công tác kế toán ở tất cả các doanh nghiệp đang ngày càng phát triển vì nó giúp ích rất nhiều cho kế toán trong việc tính toán, ghi chép sổ sách, lập các báo cáo, quản lý nguồn kinh phí bằng MS Excel. Mặt khác nó lại không đòi hỏi ngời sử dụng phải có kỹ năng lập trình cao cấp mà còn giảm đợc thời gian cho kế toán hơn khi phải thực hiện bằng tay. Từ những nhận thức trên nên em chọn đề tài "Xây dựng công cụ hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ bằng phần mềm ứng dụng MS Excel". Kết cấu của đề tài gồm: Phần I: Những vấn đề cơ bản về hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ. Phần II: Khái quát chung về xí nghiệp khai thác vật t - phế liệu và tình hình hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp. Phần III: Giới thiệu chung về phần mềm ứng dụng MS Excel. Phần IV: Phân tích thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu của hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ. Đề tài này hoàn thành là nhờ sự hớng dẫn nhiệt tình của cô giáo Nguyễn Thị Hồng Lộc, sự quan tâm giúp đỡ, tạo điều kiện của các cô chú anh chị ở Xí nghiệp khai thác vật t & phế liệu. Em xin chân thành cảm ơn! Phần I: Những vấn đề cơ bản về hạch toán kế toán vật liệu và công cụ dụng cụ. I. Khái niệm, đặc điểm của vật liệu và công cụ dụng cụ: 1) Khái niệm và đặc điểm của vật liệu: Vật liệu là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh, tham gia thờng xuyên và trực tiếp vào quá trình sản xuất sản phẩm, ảnh hởng trực tiếp đến chất lợng của sản phẩm đợc sản xuất. Vật liệu là đối tợng lao động, là cơ sở vật chất để hình thành nên thực thể sản phẩm. Qua một chu kỳ sản xuất, vật liệu đợc tiêu dùng toàn bộ, hình thái vật chất ban đầu của nó sẽ không còn nữa. Nói một cách khác, vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hay bị biến dạng trong quá trình sản xuất và cấu thành thực thể của sản phẩm. Khác với TSCĐ, vật liệu không bị hao mòn dần mà giá trị của vật liệu đợc chuyển dịch toàn bộ và chuyển dịch một lần vào giá trị sản phẩm sản xuất ra. Thông thờng trong cấu tạo của sản phẩm thì chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng khá lớn nên việc sử dụng và tiết kiệm vật liệu đúng mục đích, đúng kế hoạch có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ thấp giá thành sản phẩm và thực hiện tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh. 2) Khái niệm và đặc điểm của công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ là những t liệu lao động không có đủ các tiêu chuẩn về giá trị và thời gian sử dụng quy định với TSCĐ. Công cụ dụng cụ giống vật liệu ở chỗ có giá trị nhỏ nên đợc xếp vào tài sản lu động, công cụ dụng cụ giống TSCĐ ở chỗ tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh nhng vẫn giữ nguyên trạng thái ban đầu trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc sử dụng giá trị của công cụ dụng cụ đợc chuyển dịch dần dần vào chi phí sản xuất kinh doanh. Vì vậy cần phải trích trớc hoặc phẩn bổ giá trị của công cụ dụng cụ vào chi phí sản xuất kinh doanh. Công cụ dụng cụ hay vật liệu đều có đặc điểm riêng nhng chúng đợc mua sắm và lu trữ bằng nguồn vốn lu động, là tài sản dự trữ luôn luôn biến động không ngừng. Do đó nếu không theo dõi, quản lý chặt chẽ thì nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ sẽ thất thoát lãng phí, cần quản lý chặt chẽ ở mọi khâu từ khâu thu mua, bảo quản và sử dụng. II. Nhiệm vụ hạch toán của vật liệu và công cụ dụng cụ: Xuất phát từ đặc điểm, yêu cầu quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ và vị trí của kế toán trong hệ thống quản lý kinh tế, hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ có các nhiệm vụ sau: - Tổ chức ghi chép, phản ánh tổng hợp số liệu về tình hình thu mua, vận chuyển, bảo quản nhập xuất tồn vật liệu. Tính giá thực tế của vật liệu đã mua. Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch thu mua vật liệu về số lợng, chất lợng, chủng loại, giá cả, thời hạn nhằm đảm bảo cung cấp kịp thời, đầy đủ vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh. - áp dụng đúng đắn phơng pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ sao cho phù hợp với đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và đặc điểm với từng vật liệu, công cụ dụng cụ. Hớng dẫn kiểm tra phòng ban, phân xởng trong đơn vị thực hiện đầy đủ chế độ ghi chép ban đầu của vật liệu. - Kiểm tra việc chấp hành, bảo quản, dự trữ, sử dụng vật liệu, công cụ dụng cụ. Kiểm tra quá trình nhập, xuất vật liệu, phát hiện ngăn ngừa và đề xuất biện pháp xử lý vật liệu thừa, thiếu, ứ đọng, kém phẩm chất để động viên đúng mức nguồn vốn nội bộ, tăng nhanh tốc độ chuyển vốn. Tính toán chính xác số lợng, giá trị vật liệu thực tế đa vào sử dụng và tiêu hao trong quá trình sản xuất kinh doanh. Phân bổ chính xác giá trị vật liệu đã tiêu hao vào các đối tợng sử dụng. - Tham gia kiểm kê và đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ theo chế độ đã quy định. Lập các báo cáo về vật liệu, công cụ dụng cụ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng của nó trong quá trình sản xuất kinh doanh. III. Phân loại, đánh giá vật liệu và công cụ dụng cụ: 1)Phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ: Để tạo ra sản phẩm doanh nghiệp phải sử dụng một khối lợng vật liệu, công cụ dụng cụ bao gồm nhiều thứ, nhiều loại. Mà mỗi thứ, mỗi loại lại có tác dụng khác nhau trong quá trình sản xuất. Do đó nếu không phân loại vật liệu, công cụ dụng cụ một cách hợp lý thì không thể tổ chức quản lý và hạch toán tốt đợc. Phân loại công cụ dụng cụ cũng nh vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và hạch toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ đợc chính xác. a) Phân loại vật liệu: Đối với hiện nay việc phân loại là theo tác dụng của nó đối với quá trình sản xuất. Theo cách phân loại này vật liệu đợc chia ra thành các loại: - Nguyên vật liệu chính: Là loại vật liệu bị biến đổi hình dạng và tính chất của chúng trong quá trình sản xuất chế tạo để cấu thành thực thể của sản phẩm. Nguyên liệu là chỉ những sản phẩm của công nghiệp và nông nghiệp. Vật liệu chính là những sản phẩm đã qua chế biến công nghiệp dùng cho đối tợng chế biến trong quá trình sản xuất. Trong vật liệu chính có nửa mua ngoài để tiếp tục gia công. Nh vậy qua quá trình chế tạo sản xuất thì bán thành phẩm mua ngoài đó sẽ cấu thành thực thể của sản phẩm mới. - Nguyên vật liệu phụ: Là loại vật liệu có tác dụng phụ trong quá trình sản xuất. Chủ yếu đợc sử dụng để kết hợp với nguyên vật liệu chính nhằm nâng cao chất l- ợng sản phẩm hoặc để đảm bảo cho công cụ dụng cụ đợc hoạt động bình thờng. Căn cứ vào tác dụng của vật liệu trong quá trình sản xuất, trong quá trình chế tạo sản phẩm của mỗi doanh nghiệp mà ngời ta phân ra vật liệu chính và vật liệu phụ chứ không phải căn cứ vào thuộc tính vật lý hay hoá học để phân chia. - Nhiên liệu: Là những thứ tạo ra nhiệt năng nh: xăng, dầu, than, củi. Nhiên liệu có thể tồn tại ở thể rắn, thể lỏng, thể khí. - Phụ tùng thay thế: Là phụ tùng cần dự trữ để sữa chữa, thay thế các máy móc thiết bị, phơng tiện vận tải.v.v - Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản: là loại vật liệu, thiết bị phục vụ cho việc lắp đặt và dùng lắp đặt các công trình xây dựng cơ bản gồm: thiết bị cần lắp, công cụ, khí cụ.v.v - Phế liệu: Gồm các vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất và thanh lý TSCĐ, công cụ dụng cụ nhng nó có thể bán ra ngoài. Căn cứ vào nguồn nhập vật liệu: Vật liệu đợc chia ra thành các loại: - Vật liệu góp vốn liên doanh: Do nhiều đơn vị khác thông qua hợp đồng góp vốn liên doanh đem đến doanh nghiệp nguyên vật liệu nh đã ký kết. - Vật liệu mua ngoài: Là toàn bộ nguyên vật liệu doanh nghiệp bỏ vốn ra mua bên ngoài để phục vụ cho sản xuất kinh doanh. - Vật liệu tự chế biến: Tuỳ theo yêu cầu của đơn vị mình doanh nghiệp tự sản xuất ra những vật liệu cần thiết để phục vụ cho việc sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên việc phân loại vật liệu nh nêu trên vẫn mang tính tổng quát mà cha đi vào từng loại, từng thứ vật liệu cụ thể để phục vụ cho việc quản lý chặt chẽ và thống nhất trong từng doanh nghiệp. Để phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý chặt chẽ và thống nhất các loại vật liệu ở các bộ phận khác nhau, đặc biệt là phục vụ cho yêu cầu xử lý thông tin trên máy tính thì việc lập bảng danh điểm vật liệu là hết sức cần thiết. Trên cơ sở phân loại vật liệu theo công dụng nh nêu trên, tiến hành xác lập danh điểm theo loại, nhóm, thứ vật liệu. Cần phải quy định thống nhất tên gọi, ký hiệu, mã hiệu, quy cách, đơn vị tính và giá hạch toán của từng vật liệu. b) Phân loại công cụ dụng cụ: Công cụ dụng cụ có nhiều thứ, nhiều loại, có loại nằm trong kho, có loại đang dùng. Loại đang dùng lại nằm rãi rác ở các bộ phận, phân xởng: Công cụ dụng cụ, bao bì luân chuyển, đồ dùng cho thuê. Theo quy định hiện hành những t liệu lao động sau đây đợc hạch toán là công cụ dụng cụ: - Các loại bao bì dùng để đựng vật liệu, hàng hoá trong quá trình thu mua, bảo quản tiêu thụ sản phẩm hàng hoá. - Các bao bì kèm theo hàng hoá có tính tiền riêng. - Những dụng cụ bằng thuỷ tinh, sành sứ, giày dép, áo quần.v.v Từ cách phân loại trên đòi hỏi kế toán phải nắm vững đặc điểm sử dụng, hình thành, vận chuyển để phân loại chi tiết từng nhóm, từng thứ, quy cách . phù hợp với yêu cầu quản lý của doanh nghiệp. 2)Tính giá vật liệu, công cụ dụng cụ: Tính giá vật liệu là dùng tiền để hiển thị vật liệu theo những nguyên tắc nhất định. Một trong những nguyên tắc cơ bản của hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ là phải ghi sổ theo giá thực tế. Nhng trong thực tế giá cả vật liệu biến động thờng xuyên nên việc ghi sổ vật liệu theo giá thực tế khá phức tạp vì phải tính thờng xuyên theo giá thực tế sau mỗi lần nhập, xuất kho mà doanh nghiệp sản xuất nên việc sản xuất diễn ra liên tục, để đơn giản hơn trong công tác hạch toán doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá hạch toán. Tính theo giá thực tế: a) Tính giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho: Nguyên tắc chung: - Đối với cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo ph- ơng pháp khấu trừ thuế, thì giá trị vật t, hàng hoá, dịch vụ mua ngoài là giá mua thực tế không có thuế gia tăng đầu vào. - Đối với các cơ sở sản xuất kinh doanh thuộc đối tợng nộp thuế GTGT theo phơng pháp trực tiếp trên GTGT và cơ sở kinh doanh không thuộc đối tợng chịu thuế GTGT thì giá trị vật t, hàng hoá, dịch vụ mua vào là tổng giá thanh toán. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà nội dung giá thực tế của vật liệu nhập kho đợc xác định: - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ mua ngoài giá thực tế bao gồm: + Giá mua ghi trên hoá đơn kể cả thuế nhập khẩu (nếu có). + Chi phí mua ngoài thực tế (chi phí vận chuyển, bốc xếp, bảo quản, phân loại, bảo hiểm .). - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ tự chế biến giá thực tế bao gồm: + Giá thực tế của vật liệu và công cụ dụng cụ xuất để chế biến và chi phí chế biến. - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ thuê ngoài gia công chế biến giá thực tế bao gồm: + Giá thực tế vật liệu sản xuất, chế biến và chi phí chuyên chở đến nơi chế biến, từ nơi chế biến xong về đơn vị và tiền thuê ngoài gia công chế biến. - Đối với vật liệu và công cụ dụng cụ nhận góp vốn liên doanh giá thực tế là giá của các bên liên doanh chấp nhận. b) Tính giá thực tế vật liệu và công cụ dụng cụ xuất kho: Có thể sử dụng một trong các phơng pháp sau: - Phơng pháp tính giá thực tế bình quân: Có thể tính giá thực tế bình quân cuối tháng hoặc theo giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập tuỳ vào phơng pháp kiểm kê mà doanh nghiệp áp dụng. Nếu tính giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập thì sau một lần nhập phải tính lại đơn giá thực tế bình quân. Trờng hợp tính giá thực tế bình quân cuối tháng: Ta có công thức: Cho nên: - Phơng pháp tính theo giá thực tế nhập trớc, xuất trớc (phơng pháp FIFO): Nghĩa là giá vật liệu nhập trớc sẽ đợc xuất dùng cho sản xuất kinh doanh trớc. Phải xuất hết giá trị vật liệu nhập vào trớc mới xuất giá trị vật liệu nhập vào sau. Khi sử dụng phơng pháp này thì nếu giá trị vật liệu mua vào ngày càng tăng thì vật liệu tồn kho có giá trị lớn, nghĩa là chi phí vật liệu trong giá thành sản phẩm sẽ thấp và lãi gộp sẽ tăng lên. = Trị giá thực tế NL, VL tồn đầu kỳ. + Tổng giá trị thực tế NL, VL nhập trong kỳ. Số lợng NL, VL tồn đầu kỳ. + Tổng số lợng NL, VL nhập trong kỳ. Đơn giá thực tế bình quân Giá trị thực tế của NL, VL xuất trong kỳ = Đơn giá thực tế bình quân. ì Số lượng NL, VL xuất trong kỳ. - Phơng pháp tính theo giá nhập sau, xuất trớc (LIFO): Giá vật liệu nhập sau sẽ làm giá để xuất trớc, nghĩa là giá trị mới nhập vào sẽ đợc xuất trớc. Khi áp dụng ph- ơng pháp này nếu giá vật liệu mua vào ngày càng tăng thì giá vật liệu tồn kho có giá trị bé, tức là chi phí vật liệu trong giá thành sẽ cao do vậy lãi gộp sẽ thấp. Khi áp dụng ph- ơng pháp này thì giá thành thực tế của vật liệu xuất ra để sản xuất sản phẩm sẽ rất phù hợp với giá cả thị trờng. - Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh: Khi sử dụng phơng pháp này bắt buộc kế toán phải có đầy đủ hồ sơ cho từng lần nhập vật liệu, từng loại vật liệu. Mỗi doanh nghiệp có thể lựa chọn cho mình một phơng pháp tính giá thực tế sao cho phù hợp với yêu cầu quản lý, trình độ năng lực nghiệp vụ của kế toán. Đơn vị sử dụng phơng pháp tính giá thực tế nào thì phải đảm bảo tính nhất quán trong niên độ kế toán. Tính theo giá hạch toán: Để đơn giản cho việc tính toán hằng ngày, các doanh nghiệp có thể sử dụng một loại giá cố định gọi là giá hạch toán. Giá hạch toán có thể là giá kế hoạch hoặc một loại giá ổn định trong kỳ hạch toán và sử dụng nhất quán trong niên độ kế toán để hạch toán sự biến động hằng ngày của nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ. Cuối tháng kế toán phải tiến hành điều chỉnh từ giá hạch toán sang giá thực tế trên sổ tổng hợp bằng cách: Tuỳ theo yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp, hệ số này có thể tính cho từng loại vật liệu hoặc từng nhóm vật liệu. IV. Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ: Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ đồng thời hạch toán chi tiết kể cả giá trị lẫn hiện vật. Kế toán phải theo dõi từng thứ, từng chủng loại, quy cách không chỉ theo từng kho mà cả phòng kế toán. Tất cả các doanh nghiệp đều tuân theo nguyên tắc: - kho: Theo dõi vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lợng trên thẻ kho. - bộ phận kế toán: Theo dõi vật liệu, công cụ dụng cụ về mặt số lợng, giá trị trên thẻ (sổ) kế toán chi tiết vật liệu, công cụ dụng cụ. 1) Phơng pháp thẻ song song: Giá thực tế của CCDC, VL xuất kho trong kỳ = Giá hạch toán của CCDC, VL xuất kho trong kỳ. ì H H = Hệ số giữa giá thực tế và giá hạch toán của VL, CCDC = Giá thực tế của VL, CCDC tồn đầu kỳ. Giá hạch toán VL, CCDC tồn đầu kỳ. + + Giá thực tế của VL, CCDC nhập trong kỳ. Giá hạch toán VL, CCDC nhập trong kỳ. - kho: Căn cứ vào chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi số lợng thực nhập, thực xuất vào các thẻ kho có liên quan. Sau mỗi nghiệp vụ nhập, xuất lại tính ra số tồn kho trên thẻ kho. Thủ kho luôn đối chiếu số tồn kho trên thẻ và thực tế tồn trong kho. Cứ đến 3 hoặc 5 ngày một lần sau khi vào thẻ kho, thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập, xuất kho về phòng kế toán. - phòng kế toán: Mở sổ kế toán chi tiết cho từng danh điểm tơng ứng với thẻ kho đã đợc mở ở kho. Cứ đến 3 hoặc 5 ngày một lần khi nhận đợc các chứng từ nhập kho do thủ kho đa lên, kế toán kiểm tra, đối chiếu chứng từ nhập, xuất kho với các chứng từ có liên quan nh: Hoá đơn mua hàng, phiếu mẫu hàng . ghi đơn giá hạch toán và tính thành tiền, kế toán ghi các nghiệp vụ nhập, xuất kho vào các sổ chi tiết có liên quan. Cuối tháng kế toán cộng thẻ (sổ) kế toán chi tiết của từng danh điểm, tính ra tổng số nhập, xuất, tồn kho cuối kỳ và đối chiếu thẻ kho theo từng danh điểm. Kế toán căn cứ sổ kế toán chi tiết vật liệu để lập bảng tổng hợp nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Số liệu trên bảng nhập, xuất, tồn này đợc đối chiếu với số liệu tổng hợp. Ưu điểm lớn nhất của phơng pháp này là đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra nhng nó có nhợc điểm là khối lợng ghi chép khá lớn. Ghi chú: : Ghi hàng ngày : Ghi vào cuối tháng. : Đối chiếu cuối tháng. 2) Phơng pháp đối chiếu luân chuyển: - kho: Vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh điểm vật liệu nh phơng pháp thẻ song song. - phòng kế toán: Có một số nét đặc thù riêng, không mở sổ kế toán chi tiết VL mà mở sổ đối chiếu luân chuyển theo từng kho. Số này chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp các chứng từ nhập, xuất kho phát sinh trong tháng. Cuối tháng đối chiếu số lợng vật liệu trên Sổ đối chiếu luân chuyển với thẻ kho sau đó lấy số tiền của từng loại vật liệu trên sổ này để đối chiếu với kế toán tổng hợp. Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Thẻ (sổ) kế toán chi tiết vật tư. Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho Tuy đơn giản nhng phơng pháp này khối lợng ghi chép nhiều lại dồn vào cuối tháng nên việc hạch toán và báo cáo bị chậm trễ. 3) Phơng pháp sổ số d: - kho: Định kỳ thủ kho phải tập hợp các chứng từ gốc từ nhập, xuất kho trong kỳ phân loại từng nhóm vật t theo quy định. Căn cứ vào kết quả phân loại chứng từ, lập phiếu giao nhận chứng từ trong phiếu sẽ ghi rõ số lợng, số hiệu các chứng từ của từng nhóm, loại vật liệu. Sau khi lập xong kèm các phiếu nhập, xuất giao cho phòng kế toán. Đến cuối tháng căn cứ vào thẻ kho ghi số lợng vật t tồn kho của từng danh điểm vật t vào sổ số d. Sổ số d do phòng Kế Toán mở cho từng kho và dùng cho cả năm. Sau đó chuyển cho phòng kế toán kiểm tra và tính thành tiền. Kế toán vật t phải thờng xuyên xuống kho để hớng dẫn và kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho. - phòng kế toán: Định kỳ khi nhận đợc chứng từ nhập, xuất kho vật liệu ở kho do thủ kho chuyển đến kế toán kiểm tra đối chiếu, phân loại ghi giá hạch toán và tính thành tiền cho từng chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ để ghi số tiền vào bảng luỹ kế nhập, xuất, tồn kho vật liệu. Bảng này nhập cho từng kho mỗi kho một tờ. Cuối tháng tính ra số tồn kho bằng tiền trên bảng luỹ kế. Số liệu này đợc dùng để đối chiếu với sổ số d và đối chiếu với kế toán tổng hợp theo từng nhóm vật t. Sử dụng phơng pháp này doanh nghiệp sẽ giảm nhẹ đợc khối lợng ghi chép nh- ng có nhợc điểm là nếu sai sót thì khó kiểm tra. V. Hạch toán tổng hợp vật liệu và công cụ dụng cụ: 1) Các phơng pháp hạch toán vật liệu và công cụ dụng cụ: Kế toán có thể sử dụng một trong hai phơng pháp sau: Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Bảng tổng hợp chứng từ nhập vật tư Sổ đối chiếu luân chuyển Bảng tổng hợp chứng từ xuất vật tư Phiếu nhập kho Thẻ kho Phiếu xuất kho Phiếu giao nhận chứng từ nhập. Bảng luỹ kế nhập, xuất tồn kho vật tư. Phiếu giao nhận chứng từ xuất. Sổ số dư [...]... 3) Hạch toán nhập xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ: Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ: a) Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ nhập kho: Kế toán sử dụng các chứng từ chủ yếu sau để hạch toán nhập kho vật liệu, công cụ dụng cụ: - Hoá đơn GTGT - Hoá đơn bán hàng - Biên bản kiểm nghiệm vật t - Phiếu nhập vật t - Phiếu di chuyển vật t trong nội bộ - Thẻ kho Trờng hợp mua ngoài: Phòng cung ứng. .. báo cáo kế toán theo định kỳ 3 tháng, 6 tháng, 9 tháng và cuối năm B - Tình hình hạch toán kế toán nguyên vật liệu và công cụ dụng cụ tại xí nghiệp: I Tổ chức công tác quản lý vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp 1) Đặc điểm của các loại vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp: Là đơn vị chuyên sản xuất những mặt hàng quan trọng và thiết yếu trong cuộc sống hằng ngày nh vật liệu xây dựng, kim khí... kho Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị Trờng hợp xuất công cụ dụng cụ: Các loại công cụ dụng cụ có giá trị nhỏ, khi xuất dùng thì toàn bộ giá trị của chúng đều đợc kế toán đơn vị hạch toán vào chi phí sản xuất của kỳ đó Ví dụ: Ngày 31/01 xuất công cụ dụng cụ sử dụng, số tiền 2.000.000 đồng Kế toán định khoản: Nợ TK 6273: 2.000.000 Có TK 153: 2.000.000 Khi có nghiệp vụ xuất công cụ dụng cụ, kế toán lập... bộ phận sử dụng, dần dần đa vào nề nếp quản lý của xí nghiệp Công tác kiểm kê đợc tiến hành trớc khi lập quyết toán, ban kiểm kê gồm có thủ trởng đơn vị, thủ kho, kế toán. Tất cả kết quả của kiểm kê đều đợc phản ánh vào số lợng thực tế của Biên bản kiểm kê 3) Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp a) Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho: - Giá thực tế vật liệu, công cụ dụng cụ nhập kho... xuyên Để áp dụng phơng pháp này đòi hỏi phải tăng cờng vật t tại bến, bãi, quầy, kho 2) Các tài khoản sử dụng: Căn cứ vào việc lựa chọn phơng pháp hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ mà sử dụng các tài khoản phù hợp với việc hạch toán tổng hợp vật liệu, công cụ dụng cụ - Phơng pháp kiểm kê định kỳ sử dụng tài khoản 611 Kết cấu của TK 611: TK 611 TK 611 không có số d cuốiTK 152: Nguyên vật liệu kỳ -... thu mua vật liệu, vật t, công cụ dụng cụ Khi vật liệu, vật t, công cụ dụng cụ về đến, xí nghiệp căn cứ vào hoá đơn thanh toán của phòng kế hoạch sẽ lập phiếu nhập kho nh sau: Xí ngiệp khai thác vật tư & phế liệu 231 Lê Văn Hiến -Tp Đà Nẵng Phiếu nhập kho Số:01/TN Ngày 22 tháng 01 năm 2003 Nợ: Có: Công ty Thép Đà Nẵng Vật tư Tên và địa chỉ người nhập: Nhập tại kho: Lý do nhập: Số TT 1 Tên vật tư Đơn... thủ kho vào thẻ kho sẽ chuyển lên phòng kế toán Đối với vật liệu nhập kho do di chuyển nội bộ: Phòng cung ứng lập phiếu di chuyển vật t trong nội bộ thành 2 bản Các thủ tục khác tơng tự nh các trờng hợp trên b) Trình tự, thủ tục luân chuyển chứng từ xuất kho: Kế toán sử dụng các chứng từ sau để hạch toán xuất kho vật liệu, công cụ dụng cụ: - Phiếu xuất kho vật t - Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội... theo hoá đơn + Chi phí thu mua vận chuyển b) Đánh giá vật liệu, công cụ dụng cụ xuất kho: Xí nghiệp sử dụng phơng pháp nhập trớc xuất trớc để phù hợp với đặc điểm của nguyên vật liệu II Hạch toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp: Để số liệu đợc cập nhật thờng xuyên, liên tục và để phù hợp với tính chất, đặc điểm của ngành, xí nghiệp đã sử dụng phơng pháp kê khai thờng xuyên nên có thể cung cấp... mua vật t nào thì hạch toán thẳng cho vật t đó - Khi vật liệu đợc mua về nhập kho xí nghiệp dùng để: + Xuất bán + Xuất gia công chế biến Thủ tục mua vật liệu, vật t, công cụ dụng cụ: Thông qua các giấy tờ đề nghị cấp vật t của phân xởng gởi lên phòng kế hoạch sẽ tiến hành xét duyệt Nếu đợc sự đồng ý của giám đốc thì phòng kế hoạch sẽ lập bảng báo giá thông qua phòng kế toán và sẽ tiến hành thu mua vật. .. mua vật liệu, việc này mang một ý nghĩa rất lớn tránh tình trạng thừa, thiếu nguyên vật liệu ảnh hởng đến giá thành - Cứ 6 tháng một lần, vào lúc 0h ngày của tháng kế tiếp sau tháng kết thúc 2 quý, xí nghiệp sẽ tổ chức kiểm kê vật liệu, công cụ dụng cụ và đợc tiến hành giống nhau nhằm xác định rõ số lợng, chất lợng của vật liệu, công cụ dụng cụ hiện có Kiểm tra tình hình bảo quản nhập, xuất và sử dụng . thác vật t - phế liệu và tình hình hạch toán kế toán vật liệu, công cụ dụng cụ tại xí nghiệp. Phần III: Giới thiệu chung về phần mềm ứng dụng MS Excel. Phần. hoặc từng nhóm vật liệu. IV. Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ: Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ dụng cụ đồng thời hạch toán chi tiết