Kế toán vốn bằng tiền tại công ty cổ phần chế biến thủy hải sản xuất khẩu minh cường

LỜI MỞ ĐẦU Nước ta trong quá trình hội nhập, tham gia nhiều tổ chức, khối kinh tế: Tổ chức thương mại thế giới (WTO), ngân hàng thế giới (WB), Quỹ tiền tệ quốc tế (IMF)...Do đó các doanh nghiệp đang phải chịu sự cạnh tranh gay gắt đối với các đối thủ trong và ngoài nước. Để có thể tồn tại và ngày càng phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp đều phải chọn cho mình một hướng đi đúng đắn để có thề đạt được hiệu quả kinh tế và đứng vững trên thị trường. Trong đó công tác kế toán giữ vai trò quan trọng trong việc quản lý chặt chẽ vốn bằng tiền. Có thể nói Kế toán là công cụ đắc lực cho nhà quản lý, nó không ngừng phản ánh toàn bộ tài sản, nguồn vốn của doanh nghiệp mà nó còn phản ánh tình hình chi phí, doanh thu, kết quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Xác định được tầm quan trọng đó, nên em chọn đề tài Kế toán vốn bằng tiền tại Công ty Cổ phần Chế Biến Thủy Hải Sản Xuất Khẩu Minh Cường làm báo cáo thực tập tốt nghiệp. Mục đích đề tài là hạch toán kế toán vốn bằng tiền, từ đó thấy được những điểm mạnh, điểm yếu của Công ty để đưa ra những ý kiến đóng góp nhằm giúp công ty ngày càng phát triển hơn. Vì thời gian, kiến thức và kinh nghiệm còn hạn chế nên báo cáo thực tập tốt nghiệp của em không tránh khỏi sai sót. Kính mong quý Thầy, Cô, các anh chị phòng kế toán công ty góp ý bổ sung để bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này được hoàn thiện hơn. TÓM TẮT NỘI DUNG: Báo cáo thực tập tốt nghiệp gồm 3 Chương Chương I : Cơ sở lý luận chung về kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu, phải trả. Chương II : Thực trạng công tác kế toán vốn bằng tiền và các khoản phải thu, phải trả tại công ty. Chương III : Nhận xét và kiến nghị. CHƯƠNG I CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN PHẢI THU, PHẢI TRẢ 1.1. Lý luận chung kế toán vốn bằng tiền và nhiệm vụ của kế toán : 1.1.1. Khái niệm : Vốn bằng tiền là một bộ phận của tài sản lưu động gồm: Tiền mặt tại quỹ;Tiền gửi ở các Ngân hàng; Các khoản tiền đang chuyển. Các khoản này được tồn tại dưới hình thức : Tiền Việt Nam; Ngoại tệ; Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý dùng làm phương tiện thanh toán. 1.1.2. Nhiệm vụ : Vốn bằng tiền của doanh nghiệp có thể coi là tài sản quan trọng nhất trong quá trình sản xuất kinh doanh. Nó được dùng để thanh toán các khoản như : trả lương cho người lao động, thanh toán cho người cung cấp nguyên, nhiên vật liệu,....Vì vậy vốn bằng tiền có nhiệm vụ rất quan trọng do đó cần phải : Phản ánh kịp thời số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại vốn bằng tiền của doanh nghiệp. Tổ chức kiểm tra, đối chiếu các loại vốn bằng tiền trên sổ sách và tình hình thu chi, tồn quỹ thực tế tại doanh nghiệp. 1.1.3. Nguyên tắc hạch toán : Hạch toán vốn bằng tiền phải sử dụng một đơn vị tiền tệ thống nhất theo quy định là: Đồng Việt Nam. Đối với ngoại tệ nhập quỹ cần phải quy đổi ra Đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái tại ngày giao dịch theo tỷ giá giao dịch thực tế hoặc tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng trên thị trường ngoại tệ do ngân hàng nhà nước công bố để ghi sổ kế toán. Đối với vàng, bạc, đá quý, kim khí quý phải theo dõi về số lượng, trọng lượng, quy cách, phẩm chất và giá trị cho từng thứ, từng loại. Giá trị vàng, bạc, đá quý được tính theo giá thực tế của hóa đơn hoặc giá được thanh toán. 1.1.4. Kế toán tiền mặt: 1.1.4.1. Khái niệm kế toán tiền mặt : Tiền mặt tại quỹ là một phần của vốn bằng tiền, nó được tồn tại dưới hình thức Tiền Việt Nam; Ngoại tệ; Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý. 1.1.4.2. Những nguyên tắc kế toán tiền mặt : Kế toán sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt” để phản ánh tình hình thu chi, tồn quỹ tại quỹ doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam; Ngoại tệ; Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý. Khi hạch toán tài khoản 111 “Tiền mặt” cần tôn trọng các quy định sau : Chỉ phản ánh vào tài khoản 111 “Tiền mặt” số tiền mặt, ngoại tệ thực tế, nhập xuất quỹ tiền mặt. Đối với những khoản tiền thu được chuyển nộp ngay vào ngân hàng (không qua quỹ tiền mặt của đơn vị) thì không ghi vào bên nợ tài khoản 111 “Tiền mặt” mà ghi vào bên nợ tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”. Các khoản tiền mặt do doanh nghiệp khác và cá nhân ký cược, ký quỹ tại doanh nghiệp được quản lý và hạch toán như các loại tài sản bằng tiền của đơn vị. Khi tiến hành nhập, xuất quỹ tiền mặt phải có phiếu thu, phiếu chi và có đủ chữ ký của người nhận, người giao, người cho phép nhập, xuất quỹ theo quy định của chế độ chứng từ kế toán. Một số trường hợp đặc biệt phải có lệnh nhập quỹ, xuất quỹ đính kèm, Kế toán quỹ tiền mặt phải có trách nhiệm mở sổ kế toán quỹ tiền mặt, ghi chép hàng ngày liên tục theo trình tự phát sinh các khoản thu, chi, xuất, nhập, tồn quỹ tiền mặt, ngoại tệ và tính ra số tồn quỹ tại mọi thời điểm. Thủ quỹ chịu trách nhiệm quản lý và nhập, xuất quỹ tiền mặt. Hàng ngày thủ quỹ phải kiểm kê số tồn quỹ tiền mặt thực tế, đối chiếu số liệu sổ quỹ tiền mặt và sổ kế toán tiền mặt. Nếu có chênh lệch, kế toán và thủ quỹ phải kiểm tra lại để xác định nguyên nhân và kiến nghị biện pháp xử lý chênh lệch. 1.1.4.3. Phương pháp kế toán tiền mặt : Chứng từ kế toán sử dụng : Phiếu thu. Phiếu chi. Giấy đề nghị tạm ứng. Giấy thanh toán tiền tạm ứng. Giấy đề nghị thanh toán. Biên lai thu tiền. Bảng kiểm kê quỹ. Bảng kiểm kê quỹ. Sổ kế toán sử dụng : Sổ quỹ tiền mặt. Sổ nhật ký thu, chi tiền mặt. Sổ cái. Tài khoản sử dụng : Kế toán sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt” để phản ảnh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền mặt và các loại ngoại tệ, vàng bạc đá quý tại đơn vị. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 111 “Tiền mặt”. Tài khoản 111 “Tiền mặt” Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý nhập quỹ. Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý xuất quỹ. Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thừa ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. Số tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý thiếu hụt ở quỹ phát hiện khi kiểm kê. Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ). Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ cuối kỳ (đối với tiền mặt ngoại tệ). Số dư: Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý còn tồn quỹ tiền mặt. Tài khoản 111 – Tiền mặt có 3 tài khoản cấp 2: Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam : Phản ánh tình hình thu, chi, tồn quỹ tiền Việt Nam tại quỹ tiền mặt. Tài khoản 1112 – Ngoại tệ : Phản ánh tình hình thu, chi, tăng, giảm tỷ giá và tồn quỹ ngoại tệ tại quỹ tiền mặt theo giá trị quy đổi ra Đồng Việt Nam. Tài khoản 1113 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý nhập, xuất, tồn quỹ. Phương pháp lập và luân chuyển chứng từ : a Phiếu thu : Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc như: “Biên lai thu tiền”, “Hóa đơn bán hàng”, “Hóa đơn GTGT”, “Giấy thanh toán tiền tạm ứng”, kế toán lập phiếu thu thành 03 liên rồi chuyển cho thủ quỹ làm thủ tục nhập quỹ. Sau khi người nộp tiền đã nộp đủ cho thủ quỹ, thủ quỹ ghi số tiền thực nhập quỹ vào phiếu thu, đóng dấu “Đã thu tiền” và yêu cầu người nộp tiền ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu thu. Thủ quỹ giử lại 1 liên để ghi vào sổ quỹ, 1 liên giao cho người nộp tiền và 1 liên lưu nơi lập phiếu. b Phiếu chi: Căn cứ chứng từ gốc đã được duyệt chi như:” Giấy đề nghị tạm ứng, “Hóa đơn bán hàng”, “Hóa đơn GTGT”, kế toán lập phiếu chi, phiếu chi được lập thành 3 liên, chỉ sau khi có đủ các chữ ký của những người có trách nhiệm, thủ quỹ mới được chi tiền. Sau khi nhận đủ tiền, người nhận tiền ký tên và ghi rõ họ tên vào phiếu chi. Liên 1 lưu ở nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi vào sổ quỹ, sau đó chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi vào các sổ có liên quan, tùy theo hình thức sổ kế toán mà doanh nghiệp đang áp dụng để ghi chép. Phương pháp lập và trách nhiệm ghi : Góc trên bên trái của Phiếu chi phải ghi rõ tên và địa chỉ đơn vị. Phiếu chi phải đóng thành quyển, trong mỗi Phiếu chi phải ghi số quyển và số của từng Phiếu chi. Số Phiếu chi phải đánh liên tục trong 1 kỳ kế toán. Từng Phiếu chi phải ghi rõ ngày, tháng, năm lập phiếu, ngày, tháng, năm chi tiền. Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận tiền. Dòng “Lý do chi” ghi rõ nội dung chi tiền. Dòng “Số tiền” ghi bằng số và bằng chữ số tiền xuất quỹ, ghi rõ đơn vị tính là Đồng Việt Nam hay USD.... Dòng tiếp theo ghi số lượng chứng từ gốc kèm theo Phiếu chi. Phiếu chi được lập thành 3 liên (đặt giấy than viết một lần), sau khi có đủ chữ ký (Ký theo từng liên) của người lập phiếu, kế toán trưởng, giám đốc, thủ quỹ mới được xuất quỹ. Sau khi đã nhận đủ số tiền người nhận tiền phải ghi số tiền đã nhận bằng chữ và ghi rõ họ tên vào Phiếu chi. Liên 1 lưu nơi lập phiếu, liên 2 thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ và chuyển cho kế toán cùng với chứng từ gốc để ghi sổ kế toán, liên 3 giao cho người nhận tiền. + Nếu là chi ngoại tệ phải ghi rõ tỷ giá, đơn giá tại thời điểm xuất quỹ để tính ra tổng số tiền theo đơn vị đồng tiền ghi sổ; + Liên Phiếu chi gửi ra ngoài doanh nghiệp phải đóng dấu. c Biên lai thu tiền: Biên lai thu tiền là giấy biên nhận của doanh nghiệp hoặc cá nhân đã thu tiền của người nộp làm căn cứ để lập phiếu thu, nộp tiền vào quỹ, đồng thời để người nộp thanh toán với cơ quan hoặc lưu quỹ. Biên lai thu tiền phải đóng thành quyển, phải ghi rõ tên đơn vị, địa chỉ của đơn vị thu tiền và đóng dấu đơn vị, phải đánh số từng quyển. Trong mỗi quyển phải ghi rõ số hiệu của từng tờ biên lai thu tiền liên tục trong 1 quyển. Ghi rõ họ tên, địa chỉ người nhận tiền. Dòng “Nội dung thu” ghi rõ nội dung thu tiền. Dòng “Số tiền thu” ghi bằng số và bằng chữ số tiền nộp, ghi rõ đơn vị tính là Đồng Việt Nam hay USD.... Biên lai được lập thành 2 liên. Sau khi thu tiền, người thu tiền và người nộp tiền cùng ký và ghi rõ họ tên để xác nhận số tiền đã thu, đã nộp. Ký xong người thu tiền lưu 2 liên, còn liên 1 giao cho người nộp tiền giữ. Cuối ngày, người được đơn vị giao nhiệm vụ thu tiền phải căn cứ vào bản biên lai lưu để lập bảng kê biên lai thu tiền trong ngày (Nếu thu séc phải lập bảng kê riêng) và nộp cho kế toán để kế toán lập phiếu thu làm thủ tục nhập quỹ hoặc làm thủ tục nộp ngân hàng. Tiền mặt thu được ngày nào, người thu tiền phải nộp quỹ ngày đó. Biên lai thu tiền áp dụng trong các trường hợp thu tiền phạt, phí, lệ phí … và các trường hợp khách hàng nộp séc thanh toán với các khoản nợ. 1.1.5. Kế toán tiền gửi ngân hàng 1.1.5.1. Khái niệm kế toán tiền gởi ngân hàng : Tiền gửi ngân hàng là một phần của vốn bằng tiền, nó được tồn tại dưới hình thức Tiền Việt Nam; Ngoại tệ; Vàng, bạc, đá quý, kim khí quý. 1.1.5.2. Những nguyên tắc kế toán tiền gửi ngân hàng : Căn cứ để hạch toán trên tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” là các giấy báo có, báo Nợ hoặc bản sao kê của ngân hàng kèm theo các chứng từ gốc (Ủy nhiệm chi, ủy nhiệm thu, lệnh chi kiêm giấy chuyển tiền …). Khi nhận được chứng từ của ngân hàng chuyển đến, kế toán phải kiểm tra, đối chiếu với chứng từ gốc kèm theo. Nếu có sự chênh lệch giữa số liệu trên sổ kế toán của đơn vị, số liệu ở chứng từ gốc với số liệu trên chứng từ của ngân hàng thì đơn vị phải thông báo cho ngân hàng để cùng đối chiếu, xác minh và xử lý kịp thời. Cuối tháng, chưa xác định được nguyên nhân chênh lệch thì kế toán ghi sổ theo số liệu của ngân hàng trên giấy báo Nợ, báo Có hoặc bản sao kê. Số chênh lệch (nếu có) ghi vào bên Nợ TK 138 “Phải thu khác” (1388) (Nếu số liệu của kế toán lớn hơn số liệu của ngân hàng) hoặc ghi vào bên Có TK 338 “Phải trả, phải nộp khác” (3388) (Nếu số liệu của kế toán nhỏ hơn số liệu của ngân hàng). Sang tháng sau, tiếp tục kiểm tra đối chiếu, xác minh nguyên nhân để điều chỉnh số liệu ghi sổ. Phải tổ chức hạch toán chi tiết số tiền gửi theo từng tài khoản ở ngân hàng để tiện cho việc kiểm tra, đối chiếu. Trong giai đoạn sản xuất kinh doanh (Kể cả hoạt động đầu tư xây dựng cơ bản của doanh nghiệp SXKD vừa có hoạt động đầu tư XDCB) các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liên quan đến tiền gửi ngoại tệ nếu có phát sinh chênh lệch tỷ giá hối đoái thì các khoản chênh lệch này được hạch toán vào bên Có TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính” (Lãi tỷ giá) hoặc vào bên Nợ TK 635 “Chi phí tài chính” (Lỗ tỷ giá). 1.1.5.3. Phương pháp kế toán tiền gởi ngân hàng : Chứng từ sử dụng: Giấy báo Có của ngân hàng. Giấy báo Nợ của ngân hàng. Bản sao kê của ngân hàng. Cuối kỳ, sổ phụ để làm căn cứ đối chiếu. Tài khoản sử dụng: Kế toán sử dụng tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền gửi Ngân hàng của doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ánh của tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” Tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng” Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào ngân hàng. Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý rút ra từ ngân hàng. Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ. Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư tiền gửi ngoại tệ cuối kỳ. Số dư: Các khoản tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, kim khí quý, đá quý hiện còn gửi tại NH. Tài khoản 112 – Tiền gửi ngân hàng có 3 tài khoản cấp 2 : Tài khoản 1121 – Tiền Việt Nam : Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng Đồng Việt Nam. Tài khoản 1122 – Ngoại tệ : Phản ánh số tiền gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng bằng ngoại tệ các loại đã quy đổi ra Đồng Việt Nam. Tài khoản 1123 – Vàng, bạc, kim khí quý, đá quý : Phản ánh giá trị vàng, bạc, kim khí quý, đá quý gửi vào, rút ra và hiện đang gửi tại ngân hàng. 1.1.6 Kế toán tiền đang chuyển: 1.1.6.1. Khái niệm kế toán tiền đang chuyển: Tiền đang chuyển là một phần của vốn bằng tiền, phát sinh trong trường hợp doanh nghiệp nộp các khoản tiền vào ngân hàng, kho bạc hoặc thông qua bưu điện để chuyển cho ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có, trả cho đơn vị khác hay đã làm thủ tục chuyển tiền từ tài khoản tại ngân hàng để trả cho đơn vị khác nhưng chưa nhận được giấy báo Nợ hay bản sao kê của ngân hàng. 1.1.6.2.Nguyên tắc kế toán tiền đang chuyển: Tiền đang chuyển gồm tiền Việt Nam và ngoại tệ đang chuyển trong các trường hợp sau : Thu tiền mặt hoặc séc nộp thẳng vào ngân hàng. Chuyển tiền qua bưu điện để trả cho đơn vị khác. Thu tiền bán hàng nộp thuế vào Kho bạc (Giao tiền tay ba giữa doanh nghiệp với người mua hàng và Kho bạc nhà nước). 1.1.6.3. Phương pháp kế toán tiền đang chuyển : Chứng từ sử dụng : Giấy báo của ngân hàng. Giấy nộp tiền. Phiếu chi. Phiếu chuyển tiền. Séc, Ủy nhiệm chi. Tài khoản sử dụng : Kế toán sử dụng tài khoản 113 “Tiền đang chuyển” để phản ánh số hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các khoản tiền đang chuyển của doanh nghiệp. Kết cấu và nội dung phản ảnh của tài khoản 113 “Tiền đang chuyển”. Tài khoản 113 “Tiền đang chuyển” Các khoản tiền mặt hoặc séc bằng tiền Việt Nam, ngoại tệ đã nộp vào ngân hàng hoặc đã gửi bưu điện để chuyển vào ngân hàng nhưng chưa nhận được giấy báo Có. Số kết chuyển vào tài khoản 112 “Tiền gửi ngân hàng”, hoặc tài khoản có liên quan. Chênh lệch tăng tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ đang chuyển cuối kỳ. Chênh lệch giảm tỷ giá hối đoái do đánh giá lại số dư ngoại tệ đang chuyển cuối kỳ. Số dư: Các khoản tiền còn đang chuyển cuối kỳ. Tài khoản 113 – Tiền đang chuyển có 2 tài khoản cấp 2: Tài khoản 1131 – Tiền Việt Nam: Phản ánh số tiền Việt Nam đang chuyển. Tài khoản 1132 – Ngoại tệ: Phản ánh số ngoại tệ đang chuyển. Phương pháp hạch toán một số nghiệp vụ phát sinh : Thu tiền bán hàng, tiền nợ của khách hàng bằng tiền mặt, séc nộp thẳng vào ngân hàng, kho bạc thông qua nhập quỹ, cuối kỳ, cuối kỳ chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng, kho bạc. Nợ TK 113: Tiền đang chuyển. Có TK 131: Phải thu của hách hàng. Xuất quỹ tiền mặt gửi vào ngân hàng nhưng đến cuối kỳ chưa nhận được giấy báo có của ngân hàng : Nợ TK 113: Tiền đang chuyển. Có TK 111: Tiền mặt. Làm thủ tục chuyển qua ngân hàng, bưu điện để thanh toán nhưng đến cuối kỳ vẫn chưa nhận được giấy báo có của đơn vị thụ hưởng : Nợ TK 113: Tiền đang chuyển. Có TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Nhận được giấy báo có của ngân hàng về khoản tiền đang chuyển kỳ trước : Nợ TK 112: Tiền gửi ngân hàng. Có TK 113: Tiền đang chuyển. 1.1.7 Kế toán các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn : 1.1.7.1 Khái niệm kế toán các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn : Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình mua, bán và thanh toán chứng khoán (cổ phiếu, trái phiếu, tín phiếu …) có thời hạn thu hồi khống quá một năm hoặc mua vào, bán ra chứng khoán để kiếm lời. Tài khoản này cũng được dùng để phản ánh số hiện có và tình hình biến động, tăng, giảm của các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn khác bao gồm cá các khoản cho vay mà thời hạn thu hồi kông quá một năm. Chứng khoán đầu tư ngắn hạn bao gồm : + Cổ phiếu: có thể giao dịch trên thị trường chứng khoán. + Trái phiếu: gồm trái phiếu công ty, trái phiếu Chính Phủ. + Các loại chứng khoán khác theo quy định của Pháp luật. Nhiệm vụ của kế toán các khoản đầu tư ngắn hạn : + Tính toán ghi chép phản ánh chính xác kịp thời đầy đủ giá trị hiện có và tình hình biến động các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn của Doanh Nghiệp. Hạch toán chính xác chi phí và thu nhập của hoạt động đầu tư tài chính ngắn hạn. + Lập và xử lý dự phòng giảm giá đầu tư ngắn hạn theo quy định của chế độ quản lý tài chính. + Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ quy định về quản lý các khoản đầu tư ngắn hạn. 1.1.7.2 Nguyên tắc và phương pháp kế toán đầu tư chứng khoán ngắn hạn : Đầu tư chứng khoán ngắn hạn là việc bỏ vốn mua các chứng khoán có giá trị như cổ phiếu, trái phiếu, các loại chứng khoán khác mà thời hạn thu hồi vốn trong một chu kỳ kinh doanh hoặc trong một năm. Chứng khoán ngắn hạn là một tài sản lưu động tương đương tiền vì khả năng thu hồi trở lại thành tiền rất ngắn, vì nó được tính vào khả năng trả nợ ngắn hạn tức thời của doanh nghiệp. Kế toán đầu tư chứng khoán ngắn hạn cần tuân thủ những quy định sau : + Chứng khoán đầu tư ngắn hạn phải được ghi sổ kế toán theo giá thực tế mua chứng khoán (giá gốc), bao gồm : Giá mua cộng (+) các chi phí mua (nếu có) như chi phí môi giới, giao dịch, cung cấp thông tin, thuế, lệ phí và phí ngân hàng. + Chứng khoán đầu tư ngắn hạn bao gồm cả những chứng khoán dài hạn được mua vào để bán ở thị trường chứng khoán mà có thể thu hồi vốn trong hạn không quá một năm. + Cuối niên độ kế toán, nếu giá trị thị trường của chứng khoán đầu tư ngắn hạn bị giảm xuống thấp hơn giá gốc, kế toán được lập dự phòng giảm giá đầu tư chứng khoán ngắn hạn. + Kế toán phải mở sổ chi tiết để theo dõi từng loại chứng khoán đầu tư ngắn hạn mà đơn vị đang nắm giữ (theo từng loại cổ phiếu, trái phiếu, chứng khoán có giá trị khác; theo từng đối tác đầu tư, theo từng mệnh giá và giá mua thực tế, theo từng hợp đồng vay). Để hạch toán các khoản đầu tư ngắn hạn, kế toán sử dụng tài khoản 121 và các tài khoản có liên quan. Tài khoản 121 phản ánh tình hình mua bán và thanh toán các chứng khoán ngắn hạn. Kết cấu tài khoản 121: Đầu tư tài chính ngắn hạn. Tài khoản 121 “Đầu tư tài chính ngắn hạn” Giá trị các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn tăng. Giá trị các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn giảm. Số dư: Giá trị các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn hiện còn. Tài khoản 121 có hai tài khoản cấp hai : + Tài khoản 1211 cổ phiếu: phản ánh tình hình mua, bán cổ phiếu với mục đích nắm giữ để bán. + Tài khoản 1212 trái phiếu: phản ánh tình hình mua, bán tín phiếu ngắn hạn. Phương pháp hạch toán kế toán một số nghiệp vụ kinh tế chủ yếu : Khi mua chứng khoán đầu tư ngắn hạn, căn cứ vào chi pí thực tế mua (giá mua cộng (+) chi phí môi giới, giao dịch, chi phí thông tin, lệ phí ngân hàng ….), ghi: Nợ TK 121 đầu tư tài chính ngắn hạn Có các TK 111, 112, 141, 331 Khi dùng vốn bằng tiền để đầu tư ngắn hạn, ghi: Nợ TK 121 đầu tư tài chính ngắn hạn Có các TK 111, 112,…. Định kỳ tính lãi và thu lãi tín phiếu, trái phiếu, kỳ phiếu: + Trường hợp nhận tiền lãi và sử dụng tiền lãi tiếp tục mua bổ sung trái phiếu, tín phiếu (không mang tiền về doanh nghiệp), ghi: Nợ TK 121 đầu tư tài chính ngắn hạn. Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính. + Trường hợp nhận tiền lãi bằng tiền, ghi: Nợ các TK 111, 112,….. Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính. + Trường hợp nhận lãi đầu tư bao gồm cả khoản lãi đầu tư dồn tích trước khi mua lại khoản đầu tư đo thì chỉ ghi nhận doanh thu hoạt động tài chính phần tiền lãi của các kỳ mà doanh nghiệp mua khoản đầu tư này còn khoản tiền lãi dồn tích trước khi doanh nghiệp mua lại khoản đầu tư được ghi giảm giá trị của chính khoản đầu tư đó, ghi: Nợ các TK 111, 112,….(Tổng tiền lãi thu được). Có TK 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn (phần tiền lãi đầu tư dồn tích trước khi doanh nghiệp mua lại khoản đầu tư). Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (phần tiền lãi của các kỳ mà doanh nghiệp mua khoản đầu tư này). Định kỳ nhận cổ tức (nếu có), ghi : Nợ các TK 111, 112,…. Nợ TK 138 Phải thu khác (chưa thu được tiền ngay) Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính. Khi chuyển nhượng các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, căn cứ vào giá bán các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn : + Trường hợp có lãi, ghi : Nợ các TK 111, 112,… (Tổng giá thanh toán). Nợ TK 131 Phải thu của khách hàng (Tổng giá thanh toán). Có TK 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn (giá vốn). Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (chênh lệch giữa giá bán lớn hơn giá vốn). + Trường hợp bị lỗ, ghi: Nợ các TK 111, 112,….hoặc 131 (tổng giá thanh toán). Nợ TK 635 – Chi phí đầu tư tài chính (Chênh lệch giữa giá bán nhỏ hơn giá vốn) Có TK 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn (giá vốn). + Chi phí về bán các khoản dầu tư tài chính ngắn hạn, ghi : Nợ TK 635 – Chi phí tài chính. Có các TK 111, 112,… Doanh nghiệp đưa đi đầu tư bàng vật tư, sản phẩm, hàng hoá và thời gian nắm giữ các khoản đầu tư đó dưới một năm : + Nếu giá trị vật tư, sản phẩm, hàng hoá đưa đi đầu tư được đánh giá lại cao hơn giá trị ghi sổ kế toán, ghi: Nợ TK 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn. Có các TK 152, 155, 156,…. Có TK 711 – Thu nhập khác (số chênh lệch giữa giá trị vật tư, hàng hoa được đánh giá lại lớn hơn giá trị ghi sổ). + Nếu giá trị vật tư, sản phẩm, hàng hoá đưa đi đầu tư được đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi trên sổ kế toán, ghi: Nợ TK 121 Đầu tư ngắn hạn. Nợ TK 811 – Chi phí khác (số chênh lệch giữa giá trị vật tư, hàng hoá được đánh giá lại nhỏ hơn giá trị ghi sổ). Có TK 152, 155, 156,…. Khi thu hồi các khoản đầu tư tài chính ngắn hạn, ghi : Nợ các TK 111, 112, 152, 156, 211,…. Nợ TK 635 – Chi phí tài chính (trường hợp lỗ) Có TK 121 Đầu tư tài chính ngắn hạn (giá vốn) Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài chính (trường hợp lãi). 1.1.8 Kế toán các khoản phải thu, phải trả: 1.1.8.1 Khái niệm kế toán các khoản phải thu, phải trả : Quá trình kinh doanh trong doanh nghiệp thường có quan hệ thanh toán với nhiều đối tượng như: Khách hàng, nhà nước, người lao động, các đơn vị liên quan ... Khoản phải thu là một bộ phận vốn kinh doanh của doanh nghiệp bị cá nhân, đơn vị khác chiếm dụng và sử dụng vì vậy Doanh nghiệp cần phải quản lý chặt chẽ và có biến pháp tích cực thu hồi các khoản nợ phải thu, sử dụng vào sản xuất kinh doanh tăng hiệu quả đồng vốn. Nội dung phản ánh: Đối với khoản phải thu : Phải thu của khách hàng, nội bộ, phải thu CBCNV, các khoản phải thu khác, phải thu về thế chấp, ký quỹ, ký cược. 1.1.8.2 Nhiệm vụ của kế toán các khoản phải thu, phải trả : Ghi chép, phản ánh và theo dõi kịp thời các khoản nợ phải thu phát sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh, chi tiết theo từng đối tượng theo thời gian. Thực hiện việc giám sát, phải có biện pháp đôn đốc việc thu hồi kịp thời các khoản phải thu, chấp hành kỷ luật thanh toán tài chính tín dụng. Trong quan hệ bán sản phẩm, hàng hoá, cung cấp dịch vụ theo thỏa thuận giữa doanh nghiệp với khách hàng, nếu sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư đã giao, dịch vụ đã cung cấp không đúng theo thoả thuận trong hợp đồng kinh tế thì người mua có thể yêu cầu doanh nghiệp giảm giá hàng bán hoặc trả lại số hàng đã giao. 1.1.8.3 Nguyên tắc kế toán các khoản phải thu, phải trả : Theo dõi chi tiết theo từng khoản phải thu, phải trả; Định kỳ hoặc cuối tháng kế toán phải kiểm tra, đối chiếu về tình hình công nợ; Trong trường hợp các khoản phải thu, phải trả liên quan đến ngoại tệ thì cuối mỗi kỳ kế toán phải đánh giá lại số dư có gốc ngoại tệ của tài khoản phải thu, phải trả; Đối với các khoản phải thu, cuối mỗi kỳ phải lập dự phòng các khoản phải thu khó đòi; Các tài khoản phải thu có thể có số dư cả hai bên. Đối với tài khoản phải thu nếu có số dư bên Có sẽ được phản ánh bên phần nguồn vốn của Bảng Cân đối kế toán. Với nguyên tắc: Căn cứ vào số dư chi tiết, không căn cứ vào số dư tổng hợp để ghi vào Bảng cân đối kế toán (Không hạch toán bù trừ giữa Nợ và Có). 1.1.8.4 Kết cấu của tài khoản 131: Phải thu của khách hàng Tài khoản 131 “Phải thu của khách hàng” Số tiền phải thu của khách hàng về sản phẩm, hàng hoá, BĐS đầu tư, TSCĐ đã giao, dịch vụ đã cung cấp và được xác định là đã bán trong kỳ. Số tiền thừa trả lại cho khách hàng. Số tiền hàng đã trả nợ Số tiền đã nhận ứng trước, trả trước của khách hàng. Khoản giảm giá hàng bán cho khách hàng sau khi đã giao hàng và khách hàng có khiếu nại. Doanh thu của số hàng đã bán bị người mua trả lại (có thếu GTGT hoặc không có thuế GTGT). Số tiền chiết khấu thanh toán và chiết khấu thương mại cho người mua. Số dư: Số tiền còn phải thu khách hàng. 1.1.8.5 Phương pháp kế toán các khoản phải thu, phải trả : Đối với doanh thu của khối lượng sản phẩm, hàng hoá, bất động sản đầu tư xuất bán, dịch vụ đã cung ấp được xác định là tiêu thụ, nhưng chưa thu được tiền. Đối với hàng hoá, dịch vụ, bất động sản đầu tư thuộc đối tượng chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ và doanh nghiệp nộp thuế GTGT tính theo theo phương pháp khấu trừ, kế toán phản ánh doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ theo giá bán chưa có thuế GTGT, ghi: Nợ TK 131 Phải thu của khách hàng Có TK 511 – Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ Có TK 333.1 Thuế GTGT phải nộp 1.1.8.6 Chứng từ, lập, luân chuyển và hạch toán các khoản phải thu, phải trả : + Chứng từ : Phiếu thu (Mẫu số 01TT) Phiếu chi (Mẫu số 02TT) Giấy đề nghị tạm ứng (Mẫu số 03TT) Giấy thanh toán tiền tạm ứng (Mẫu số 04TT) Giấy đề nghị thanh toán (Mẫu số 05TT) Biên lai thu tiền (Mẫu số 06TT) Hóa đơn giá trị gia tăng (01GTGT3LL) Bảng thanh toán tiền lương (Mẫu số 02LĐTL) Bảng thanh toán tiền thưởng (Mẫu số 03LĐTL) Hợp đồng giao khoán (Mẫu số 08LĐTL).... + Lập và luân chuyển chứng từ : Lập chứng từ kế toán : Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ kế toán chỉ lập 1 lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Nội dung chứng từ kế toán phải đầy đủ các chỉ tiêu, phải rõ ràng, trung thực với nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh. Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy xóa, không viết tắt. Số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết bằng số; Chứng từ kế toán phải được lập đủ số liên theo quy định cho mỗi chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng đảm bảo thống nhất nội dung và tính pháp lý của tất cả các liên chứng từ; Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung quy định cho chứng từ kế toán. Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán: Tất cả các chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập hoặc từ bên ngoài chuyển đến đều phải tập trung vào bộ phận kế toán doanh nghiệp. Bộ phận kế toán kiểm tra những chứng từ kế toán đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh tính pháp lý của chứng từ thì mới dùng những chứng từ đó để ghi sổ kế toán. Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán bao gồm các bước sau : Lập, tiếp nhận, xử lý chứng từ kế toán. Kế toán viên, kế toán trưởng kiểm tra và ký chứng từ kế toán, trình giám đốc doanh nghiệp ký duyệt. Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán. Lưu trữ, bảo quản chứng từ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán : Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán. Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên quan. Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính sách, chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của nhà nước, phải từ chối thực hiện (không xuất quỹ, thanh toán, .....) đồng thời báo ngay cho giám đốc doanh nghiệp biết để xử lý kịp thời theo pháp luật hiện hành. Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ số không rõ ràng, nội dung ghi không đầy đủ thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại, yêu cầu làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ. 1.1.8.7 Kế toán khoản phải trả người lao động và các khoản trích theo lương. Khoản phải trả người lao động là nghĩa vụ hiện tại của doanh nghiệp phát sinh từ sự kiện nợ người lao động về tiền lương, tiền công, tiền thưởng, bảo hiểm xã hội và các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập của người lao động, cụ thể: Tiền lương, tiền công là số tiền công ty trả cho người lao động theo số lượng và chất lượng lao động mà họ đóng góp cho doanh nghiệp nhằm đảm bảo cho người lao động đủ để tái sản xuất sức lao động và nâng cao, bồi dưỡng sức lao động. Tiền thưởng là một loại thù lao bổ sung nhằm khuyến khích người lao động tích cực lao động sản xuất, tiền thưởng cho người lao động bao gồm các khoản thưởng mang tính chất tiền lương (được ghi cụ thể trong hợp đồng lao động hoặc thỏa ước lao động tập thể) và các khoản thưởng từ quỹ khen thưởng như chi thưởng sáng kiến, cải tiến kỹ thuật… Bảo hiểm xã hội phải trả cho người lao động tại doanh nghiệp do ốm đau, thai sản.. Các khoản phải trả khác thuộc về thu nhập người lao động như các khoản phụ cấp lương, tiền ăn ca… Kế toán ghi nhận khoản nợ người lao động là cần thiết nhằm xác lập nghĩa vụ thanh toán của doanh nghiệp tại ngày lập bảng cân đối kế toán và phản ánh đầy đủ chi phí sản xuất kinh doanh phát sinh trong kỳ kế toán tạo ra doanh thu. Các khoản trích theo lương hiện nay bao gồm: bảo hiểm xã hội (BHXH) bắt buộc, Bảo hiểm y tế (BHYT), Bảo hiểm thất nghiệp (BHTN), Kinh phí công đoàn (KPCĐ). Quỹ bảo hiểm xã hội bắt buộc là quỹ tài chính được hình thành chủ yếu từ đóng góp của người lao động và người sử dụng lao động, dùng trợ cấp cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ trong những trường hợp họ bị mất khả năng lao động như ốm đau, thai sản, bị tai nạn lao động, bệnh nghề nghiệp, về hưu hay khi tử tuất. Quỹ bảo hiểm thất nghiệp là quỹ tài chính được hình thành chủ yếu từ đóng góp của người sử dụng lao động và người lao động, dùng hỗ trợ cho người lao động có tham gia đóng góp quỹ khi bị nghỉ việc ngoài ý muốn, gồm trợ cấp thất nghiệp, hỗ trợ học nghề, hỗ trợ tìm việc làm. Quỹ bảo hiểm y tế là quỹ tài chính được hình thành từ nguồn đóng BHYT và các nguồn thu hợp pháp khác, được sử dụng để chi trả chi phí khám chữa bệnh, chữa bệnh cho người có tham gia bảo hiểm y tế, chi phí quản lý bộ máy tổ chức bảo hiểm y tế và những khoản chi hợp pháp khác liên quan đến BHYT. Quỹ kinh phí công đoàn (KPCĐ) là quỹ tài chính được hình thành dùng để tài trợ cho hoạt động công đoàn ở các cấp. Đối với doanh nghiệp việc trích lập quỹ công đoàn được tính vào chi phí sản xuất kinh doanh 2%. 1.1.9 Yêu cầu kiểm soát nội bộ đối với kế toán vốn bằng tiền đầu tư ngắn hạn và các khoản phải thu Thu đủ: Mọi khoản tiền đều phải được thu đầy đủ và gửi vào ngân hàng trong khoảng thời gian ngắn nhất; Chi đúng: Tất cả các khoản chi phải đúng mục đích, phải được xét duyệt và ghi chép đúng đắn; Phải duy trì số dư tồn quỹ hợp lý: Để đảm bảo chi trả cho các nhu cầu về kinh doanh cũng như những khoản thanh toán nợ đến hạn. Tránh việc tồn quỹ quá mức cần thiết và không tạo ra khả năng sinh lời 1.1.10 Công tác kiểm toán nội bộ Lý do để một doanh nghiệp xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ là nhằm giúp cho doanh nghiệp thoả mãn các mục tiêu của mình. Đối với bất kỳ hình thức nghiệp vụ kinh tế nào trong một hệ thống của doanh nghiệp đều có thể xảy ra một vài sai sót của quá trình ghi sổ. Một cấu trúc kiểm soát nội bộ phải thoả mãn để ngăn ngừa sai sót trong các sổ nhật ký và các sổ sách liên quan. Cơ cấu kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là thoả mãn bảy mục tiêu chi tiết của kiểm soát nội bộ, đó là: Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ có căn cứ hợp lý (Tính có căn cứ hợp lý) : Cơ cấu kiểm soát kiểm soát nội bộ không thể cho phép việc ghi vào những nghiệp vụ không tồn tại hoặc những nghiệp vụ giả vào các sổ nhật ký hoặc các sổ sách khác.. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (Sự phê chuẩn) : Nếu một nghiệp vụ kinh tế không được phê chuẩn xảy ra, nó có thể dẫn đến ảnh hưởng làm lãng phí tài sản của công ty. Các nghiệp vụ kinh tế phải được đánh giá đúng đắn (Sự đúng đắn) : Một cơ cấu kiểm soát nội bộ đầy đủ gồm các thể thức tránh sai số khi tính toán và ghi sổ các số tiền của nghiệp vụ đó ở các giai đoạn khác nhau của quá trình ghi sổ. Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ (Tính đầy đủ) : Các thể thức kiểm soát phải ngăn ngừa và gạt bỏ các nghiệp vụ kinh tế ngoài sổ sách . Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (Sự phân loại) : Quá trình phân loại đúng đắn các tài khoản phù hợp với cơ cấu tài khoản của doanh nghiệp phải được thực hiện trên các sổ nhật ký nếu các báo cáo được tạo và trình bày đúng đắn. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phản ánh đúng lúc : Việc ghi sổ các nghiệp vụ kinh tế hoặc trước hoặc sau khi chúng xảy ra làm tăng khả năng bỏ quên không ghi sổ nghiệp vụ đó hoặc khả năng ghi sổ với số tiền không chính xác. Nếu việc ghi sổ trễ xảy ra vào cuối kỳ thì các báo cáo tài chính sẽ bị phản ánh sai lệch. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và được tổng hợp chính xác (Quá trình chuyển sổ và tổng hợp) : Trong nhiều trường hợp, các nghiệp vụ có lẽ phải được tổng hợp và tính tổng cộng trước khi chúng được ghi vào sổ nhật ký. Sau đó từ sổ nhật ký được chuyển sang sổ cái tổng hợp, sổ cái tổng hợp được tổng hợp và được dùng để lập Báo Cáo Tài Chính. Khi xem xét khoản mục vốn bằng tiền và các khoản thanh toán thì mục tiêu các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ghi sổ phải có căn cứ hợp lý hay tính có thực của khoản mục vốn bằng tiền được ghi nhận thường được xem là mục tiêu quan trọng nhất. Kiểm soát nội bộ đối với việc thu chi tiền được thiết kế thay đổi tuỳ theo từng loại hình công ty và tuỳ theo các nguồn thu chi. Bảng dưới đây trình bày minh hoạ các mục tiêu chi tiết của kiểm soát nội bộ áp dụng cho các nghiệp vụ thu tiền: Các mục tiêu của KSNB dạng tổng quát Mục tiêu của KSNB các nghiệp vụ thu tiền Các nghiệp vụ kinh tế ghi sổ phải có căn cứ (Tính căn cứ hợp lý). Các khoản tiền mặt ghi sổ sẽ là số tiền công ty thực tế nhận được. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn (Sự phê chuẩn). Các khoản giảm giá, chiết khấu, tiền thưởng ... được phê chuẩn đúng đắn. Các nghiệp vụ kinh tế hiện có phải được ghi sổ (Tính đầy đủ). Tiền mặt nhận được đều được ghi vào sổ thu tiền mặt. Các nghiệp vụ kinh tế phải đượcđánh giá đúng đắn (Sự đánh giá). Các khoản thu tiền mặt ghi sổ đem gửi và ghi sổ theo số tiền nhận được và chính xác. Các nghiệp vụ kinh tế phải được phân loại đúng đắn (Sự phân loại). Các khoản thu tiền mặt được phân loại đúng đắn. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi sổ đúng lúc. Các khoản thu tiền mặt được ghi căn cứ theo thời gian. Các nghiệp vụ kinh tế phải được ghi đúng đắn vào sổ phụ và tổng hợp chính xác. Các khoản thu tiền mặt được ghi vào sổ phụ đúng đắn và được tổng hợp chính xác. 1.1.10.1 Kế hoạch thu chi và các khoản thanh toán: Vốn bằng tiền là khoản mục được trình bày trước tiên trên bảng cân đối kế toán và là một khoản mục trọng yếu trong tài sản lưu động. Do đó nó được sử dụng để phân tích khả năng thanh toán của một doanh nghiệp nên đây sẽ là khoản thường bị trình bày sai lệch. Vốn bằng tiền còn là khoản mục chịu ảnh hưởng và có ảnh hưởng đến nhiều khoản mục quan trọng như doanh thu, chi phí, công nợ và hầu hết các loại tài sản khác sẽ tác động đến vốn bằng tiền và ngược lại. Tiền lại là tài sản được ưa chuộng nhất nên xác suất gian lận, biển thủ và rủi ro cao, do đó hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu sẽ là phương cách chống sai sót và gian lận. Kế hoạch thu chi tiền và các khoản thanh toán là công cụ để kiểm soát lượng tiền. Kiểm soát nội bộ đối với thu tiền với mục đích cao nhất là thu đủ, phải nộp tiền thu được vào quỹ hay ngân hàng trong ngày hay trong thời gian sớm nhất. Đối với các khoản chi phải chi đúng mục đích đồng thời phải hạn chế việc sử dụng tiền mặt. 1.1.10.2 Chức năng xét duyệt : Người quản lý nên thực hiện sự ủy quyền cho cấp dưới mình một số công việc. Vì thế đối với vốn bằng tiền phải phân công cho những người xét duyệt có đủ khả năng và liêm chính, đồng thời cần ban hành văn bản chính thức về sự phân công. Tất cả các nghiệp vụ kinh tế phải được phê chuẩn đúng đắn nếu muốn thỏa mãn các quá trình kiểm soát. Nếu bất kỳ ai trong tổ chức có thể tùy tiện mua hoặc bán tài sản thì sự hỗn loạn sẽ xảy ra. Việc phân chia trách nhiệm trên nguyên tắc bất kiêm nhiệm là điều cần thiết nhằm tránh những sai phạm có thể xảy ra. Nếu có thể tốt nhất nên ngăn ngừa những người có quyền phê chuẩn các nghiệp vụ kinh tế với người có quyền kiểm soát tài sản. 1.1.10.3 Quá trình ghi chép các nghiệp vụ phát sinh : Ghi chép ngay các nghiệp vụ thu quỹ: Ngăn ngừa sự chiếm dụng tài sản. Tăng cường các thiết bị cho việc thu quỹ. Khuyến khích người nhận tiền đòi biên lai hoặc phiếu thu. Dùng tài khoản chuyên thu, chuyên chi nhằm tách rời thu chi giúp bảo vệ nguồn thu. Đánh dấu chứng từ gốc đã lập phiếu chi. 1.1.10.4 Sổ sách và chứng từ kế toán : Chứng từ và sổ sách là những hồ sơ cụ thể mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và tổng hợp. Cả chứng từ của bút toán gốc và sổ sách mà trên đó các nghiệp vụ kinh tế được phản ánh và đều quan trọng nhưng tính không đầy đủ của chứng từ thường gây ra những vấn đề lớn về kiểm soát. Chứng từ thực hiện chức năng chuyển giao thông tin trong toàn tổ chức của công ty, khách hàng và giữa các tổ chức với nhau. Chứng từ phải đầy đủ để cung cấp sự đảm bảo hợp lý là tất cả đã được kiểm soát đúng đắn và tất cả các nghiệp vụ kinh tế được ghi sổ chính xác. Việc sử dụng chứng từ và sổ sách phải là : Được đánh số liên tục để dễ dàng kiểm soát các chứng từ bị thiếu và là một sự giúp đỡ cho việc định vị chứng từ sau này khi cần đến. Được lập ngay vào lúc nghiệp vụ kinh tế phát sinh hoặc ngay sau đó càng sớm càng tốt. Khi thời gian càng xa thì độ tin cậy của chứng từ càng giảm và cơ hội sai lầm tăng lên. Định kỳ cần kiểm kê quỹ tiền mặt và đối chiếu với ngân hàng. CHƯƠNG II THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CTY CP CHẾ BIẾN THỦY SẢN XNK MINH CƯỜNG 2.1. GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ CÔNG TY CP CHẾ BIẾN THỦY SẢN XNK MINH CƯỜNG 2 .1.1. Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty CP Chế Biến Thủy Sản XNK Minh Cường: Cà Mau là vùng đất cực nam tổ quốc, một vùng đất được coi là rừng vàng biển bạc, có nhiều tiềm năng thủy sản được thiên nhiên ưu đãi với ba mặt giáp biển, đồng thời có bờ biển chạy dài từ Kiên Giang đến mũi Cà Mau. Trong tỉnh Cà Mau có hệ thống sông ngòi chằng chịt rất thuận lợi cho ngành thủy sản phát triển và có nguồn lao động dồi dào từ các vùng lân cận, chính những điều kiện thuận lợi mà thiên nhiên ưu đãi đó mà có nhiều công ty thủy sản được hình thành trong tỉnh Cà Mau trong đó có công ty cổ phần chế biến thủy sản XNK Minh Cường. Công ty CP chế biến thủy sản XNK Minh Cường được thành lập vào ngày 01012007 theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 6102000091 do Sở Kế hoạch và Đầu tư tỉnh Cà Mau cấp ngày 01 tháng 01 năm 2007. (Phụ lục số 01) Tên giao dịch của công ty: Công ty cổ phần chế biến thủy sản XNK Minh Cường. Tên đối ngoại: MC Seafood Import – export Processing Jointstock Company. Tên viết tắt: MC Seafood. Trụ sở giao dịch: Số 254 Ấp 3, Xã Tắc Vân, Thành Phố Cà Mau, tỉnh Cà Mau. Điện thoại: 07803.845 659 – 07803 845 969 – 07803 845 979. Fax: 07803 845989; 0780 3 845 999 Email: minhcuongcmvnn.vn. Website: www.minhcuongseafood.com. 2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức quản lý của Công ty: 2.1.2.1. Chức năng Công ty CP Chế Biến Thuỷ Sản XNK Minh Cường là công ty có tư cách pháp nhân. DN được thành lập theo luật DN trên cơ sở quy chế về thành lập và giải thể DN được huy động vốn SXKD, liên kết hợp tác vay vốn và mở tài khoản giao dịch tại ngân hàng, kho bạc theo quy định của Nhà Nước . 2.1.2.2. Nhiệm vụ . Tổ chức liên doanh liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nước, tạo nguồn vốn đầu tư tiếp nhận và chuyển giao kỹ thuật công nghệ cho ngư dân . Quản lý sử dụng có hiệu quả tất cả các nguồn vốn, cơ sở vật chất kỹ thuật và lao động, tự tạo ra các quy trình sản xuất kinh doanh tự hoàn vốn và bảo toàn vốn thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với Nhà Nước theo quy định . Tổ chức nghiên cứu ứng dụng khoa học kỹ thuật và các biện pháp đáp ứng nhu cầu phát triển của công ty . 2.1.2.3 Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý của Công ty : 2.1.3. Sơ đồ chức năng phòng kế toán tài vụ : 2.1.3.1. Chức năng : Bộ phận kế toán giúp kế toán trưởng, điều hành quản lý thu mua, sản xuất kinh doanh xuất nhập khẩu, mở rộng thị trường tiêu thụ, nhằm mục đích sinh lợi cao nhất. Đồng thời tham mưu cho Giám đốc trong việc quản lý vốn và tài sản cũng như công tác hạch toán kế toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đúng theo chuẩn mực và chế độ kết toán hiện hành. 2.1.3.2. Nhiệm vụ : Cập nhật và phản ánh chính xác, đầy đủ, kịp thời về toàn bộ tài sản hiện có tại Công ty, nhằm cung cấp tình hình tài chính từng thời điểm về Ban Gíam Đốc, Hội Đồng Quản Trị. Quản lý chặt chẽ việc thu, chi tài chính trong phạm vi toàn Công ty, sử dụng hiệu quả, đúng mục đích vật tư, tiền vốn, tài sản toàn Công ty. Xây dựng định mức chi phí sản xuất làm cơ sở cho việc xây dựng giá thành kế hoạch cho từng loại sản phẩm. Phân tích tình hình thực hiện giá thành thực tế so với kế hoạch, nhằm đánh gía việc sử dụng vật tư, tài sản tiết kiệm và hiệu quả. Định kỳ kiểm kê đánh gía tòan bộ tài sản, vật tư hàng hóa nhằm nâng cao hiệu quả việc sử dụng vốn. Thường xuyên quan hệ với Ngân hàng nhằm đảm bảo nguồn vốn vay ổn định với lãi suất hợp lý nhằm đáp ứng nguồn vốn cho kinh doanh. Thực hiện đúng chế độ báo cáo định kỳ theo chế độ kế toán hiện hành. 2.1.3.3. Tổ chức công tác kế toán tại Công ty: Cán bộ phòng kế toán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ cao, năng động, nhạy bén với tình hình kinh tế thị trường, đồng thời được trang bị máy vi tính hoàn chỉnh nên đã thực hiện tốt vai trò là cung cấp và phản ánh chính sát kịp thời những thông tin về tình hình sản xuất kinh doanh của Công ty. Phòng kế toán tài vụ gồm có 7 nhân viên; hình thức áp dụng là kế toán phần mềm trên máy vi tính; nguyên tắc đánh giá tài sản cố định là theo nguyên giá; phương pháp khấu hao TSCĐ theo đường thẳng; phương pháp hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên; nộp thuế theo phương pháp khấu trừ; xuất kho theo phương pháp thực tế đích danh; tính giá thành theo phương pháp trực tiếp. 2.1.3.4. Sơ đồ tổ chức phòng kế toán tài vụ: 2.1.3.5. Chức năng nhiệm vụ của từng thành viên : Kế toán trưởng: Thực hiện việc tổ chức chỉ đạo toàn bộ nghiệp vụ phòng kế toán của Công ty đồng thời còn thực hiện cả chức năng kiểm soát hoạt động kiểm tra tài chính của Công ty, có quyền yêu cầu các bộ phận khác trong công ty cung cấp những tài liệu, thông tin cần thiết cho công tác kế toán. Kiểm tra các loại báo cáo và theo dõi thu, chi, nhập, xuất, tồn nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ, Cuối tháng báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh cho giám đốc để có những chính sách kịp thời và đưa ra phương hướng cho thời gian tới; Cập nhật kịp thời về các văn bản quy phạm pháp luật, chính sách của nhà nước để vận dụng vào công ty đúng theo quy định. Chịu trách nhiệm trước Ban giám đốc về báo cáo tài chính cũng như việc kiểm tra, thanh tra của các cơ quan thuế, hải quan. Tổ chức, hướng dẫn nhân viên kế toán về nghiệp vụ chuyên môn nhằm đảm bảo nhiệm vụ được giao có chất lượng. Kế toán tổng hợp: Tham mưu cho kế toán trưởng trong việc tổng hợp các số liệu: thanh toán tiền lương; kế toán thành phẩm, doanh thu, ngân hàng; kế toán nguyên vật liệu, tài sản cố định, xây dựng cơ bản; kế toán công cụ dụng cụ, công nợ; thu, chi..; Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lý chứng từ kế toán trước khi trình kế toán trưởng duyệt. Kế toán thanh toán – tiền lương: Mở và theo dõi tài khoản 111,133, 138, 141, 333, 334, 338 kiểm tra các chứng từ hạch toán, bảng chấm công, tính lương từ phòng nhân sự chuyển sang, tính trích các khoản bảo hiểm theo lương, các nghiệp vụ kinh tế phát sinh làm cơ sở cho việc ghi sổ; Kế toán thành phẩm – doanh thu – ngân hàng: Mở và theo dõi các tài khoản 155, 511, 112,113, 331, 341, ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn thành phẩm chính sát theo số lượng, chất lượng, chủng loại và thời gian nhập xuất thường xuyên đối chiếu với thủ kho thành phẩm, theo dõi và phản ánh lượng tiền giao dịch tại ngân hàng với các tổ chức tín dụng đồng thời trực tiếp thực hiện các chứng từ có liên quan; Kế toán nguyên vật liệu (NVL) – tài sản cố định (TSCĐ) – xây dựng cơ bản (XDCB) – sửa chữa lớn tài sản cố định (SCL): Mở sổ theo dõi tài khoản 152, 211, 213, 214, 335, 241, ghi chép và lập phiếu nhập xuất NVL chính sát về số lượng, giá trị và thời gian cung cáp của đối tượng khách hàng, ghi chép phản ánh tình hình tăng giảm TSCĐ theo từng bộ phận quản lý, theo từng khoản mục tài sản về chất lượng và giá trị chính sát và kịp thời số khấu hao TSCĐ và chi phí theo dõi đối tượng sử dụng, theo dõi chính sát phản ánh quá trình nâng cấp trang thiết bị sửa chữa và thanh lý tài sản; Kế toán công cụ dụng cụ (CCDC) – công nợ: Mở sổ và theo dõi tài khoản 142, 242, 131, 331 ghi chép phản ánh kịp thời chính sát, kiểm tra chặt chẽ tình hình nhập và cung cấp NVL phục vụ cho sản xuất kinh doanh, xây dựng cơ bản (XDCB) về số lượng, chất lượng, giá trị và thời gian cung cấp cho từng đối tượng chi phí, cập nhật công nợ theo dõi thanh lý hợp đồng; Thủ quỹ: Quản lý thu, chi các khoản tiền mặt, rút tiền tại ngân hàng chịu trách nhiệm về sự thiếu hụt tiền mặt tồn tại quỹ. 2.1.4. Hình thức kế toán áp dụng tại Công ty: Phần mềm AC SOFT của viện tin học Doanh nghiệp thuộc phòng thương mại công nghiệp Việt Nam Bản quyền số 2026VHBQ ngày 290499 của cục sở hữu công nghiệp phòng TM Công nghiệp VN cấp . Công ty đang sử dụng chế độ kế toán theo quyết định số 152006QĐBTC ngày 20032006 của Bộ Trưởng Bộ Tài Chính. Niên độ kế toán bắt đầu từ 0101 và kết thúc vào 3112 hàng năm. Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép vào sổ kế toán là đồng Việt Nam. Đánh giá hàng tồn kho theo nguyên tắc giá gốc. Phương pháp áp dụng hàng tồn kho theo Phương pháp bình quân gia quyền cuối kỳ. Hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên. Tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ. Khấu hao tài sản cố định theo phương pháp đường thẳng. SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN NHẬT KÍ – SỔ CÁI Chú thích: : Ghi hàng ngày : Quan hệ đối chiếu SƠ ĐỒ LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ THEO HÌNH THỨC KẾ TOÁN TRÊN MÁY Ghi chú : In sổ báo cáo cuối tháng Nhập số liệu hàng ngày Đối chiếu kiểm tra. 2.2 QUY TRÌNH VÀ ĐẶC ĐIỂM SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CTY : 2.2.1. Quy trình công nghệ sản xuất thành phẩm :  Quy trình chế biến tôm thịt (Block) :  Quy trình chế biến tôm đông lạnh nguyên con (IQF) :  Quy trình chế biến tôm vỏ (PTO) : 2.2.2. Phương thức kinh doanh: a. Xuất khẩu: Xuất khẩu trực tiếp: Chủ yếu là xuất khẩu chiếm tỷ trọng lớn của Công ty, công ty được phép xuất khẩu trực tiếp với nước ngoài, công ty tìm khách hàng và ký hợp đồng, tiến hành thu mua, sản xuất. Xuất khẩu ủy thác: Mặt hàng chủ lực của Công ty là tôm, do bị hạng ngạch bởi đôi khi xuất khẩu còn gặp phải những khó khăn. Mặt dù vậy Công ty vẫn tìm kiếm những doanh nghiệp trong và ngoài tỉnh để ủy thác. b. Bán hàng trong nước: Khi có yêu cầu của khách hàng, Công ty tiến hành xuất sản phẩm bán theo đơn đặt hàng và kèm theo hóa đơn bán hàng khi xuất kho. c. Nhập khẩu: Nhập trực tiếp: Công ty nhập khẩu các mặt hàng chủ yếu phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như: máy móc, thiết bị điện, thiết bị lạnh, đồng thời nhập khẩu các mặt hàng tiêu dùng thiết yếu cho công nhân. Nhập khẩu ủy thác: Công ty ký hợp dồng với các đơn vị khác để thực hiện nhập khẩu ủy thác. 2.2.3 Nghiệp vụ thực tế phát sinh tai công ty. Trong công ty hằng ngày phát sinh rất nhiều các khoản thu, chi bằng tiền mặt nhưng trong khuôn khổ của báo cáo này em chỉ xin được trích một sô các toán, cách hạch toán và số liệu trong các chứng từ kế toán mà em đã thu hoạch được trong quá trình thực tập tại công ty. 2.2.3.1 Mua hàng hóa • Ngày 6122014 Công ty mua công cụ dụng cụ (CCDC) từ Cty TNHH CN In Bao bì Hoàng Lộc theo hóa đơn GTGT số 0007659, số tiền là 26.985.750 đồng. (Phụ lục số 03) Nợ TK 1532 24.532.500 đ Nợ TK 1331 2.453.250 đ Có TK 331 26.985.750 đ • Ngày 6122014 Công ty mua CCDC từ Cty TNHH Công Nghệ Thái Việt theo hóa đơn GTGT số 0000332, số tiền là 20.763.600 đồng. (Phụ lục số 04) Nợ TK 1532 18.876.000 đ Nợ TK 1331 1.887.600 đ Có TK 331 20.763.600 đ • Ngày 28122014 Công ty mua nguyên vật liệu từ CTY TNHH MTV Tăng Kim Dũng theo hóa đơn số 0092736, số tiền là