(Hình minh họa bảng dữ liệu cần ghi vào mẫu) HƯỚNG DẪN DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG TRỘN THƯ TRONG WORD (Phiên bản Office 2003) Chúng ta muốn tạo ra một văn bản có mẫu như ở hình bên dưới đây, điểm khác giữa các bản in là: Họ tên, ngày sinh, chức vụ, đơn vị công tác. Để làm được như vậy thì chúng ta phải làm như sau: Bước 1: Mở Microsoft Word và tạo bảng chứa các thông tin cần điền vào mẫu văn bản (dữ liệu là 1 Họ tên, ngày sinh, chức vụ, đơn vị công tác của mỗi người). Chúng ta lưu tệp dữ liệu này với 1 tên nào đó (VD chúng ta đặt tên là File du lieu). Copy right: GV Phạm Anh Tùng - Trường THPT Tĩnh Gia 1 1 Bước 2: Mở Microsoft Word và tạo một mẫu văn bản như hình sau: Lưu tệp này lại với 1 tên nào đó (tên phải khác với tên đã lưu ở bước 1), VD chúng ta lưu với tên giay chung nhan. Lúc này chúng ta mở tệp “giay chung nhan” để làm việc: Bước 2.1: Chúng ta chọn menu Tools  Letters and Mailings  Show Mail Merge Toolsbar (như hình minh họa dưới). Copy right: GV Phạm Anh Tùng - Trường THPT Tĩnh Gia 1 2 Hoặc click chuột phải vào vùng trống giữa menu Help và nút Minimize và chọn dòng “Mail Merge” (hình minh họa dưới) Sau khi thao tác theo 1 trong 2 cách trên, chúng ta chuyển sang bước 2.2: Bước 2.2: Chúng ta quan sát trên màn hình word (dòng bên dưới thanh công cụ), di chuyển chuột tới và chọn nút lệnh có tên “Open Data Source” như hình minh họa dưới. Khi đó xuất hiện hộp thoại như hình sau: + Bấm vào mũi tên bên phải mục “Look in” và chọn tới nơi lưu tệp File du lieu (đã tạo ở Bước 1) + Bấm vào mũi tên bên phải mục “Files of type” và chọn tới dòng “All files” Copy right: GV Phạm Anh Tùng - Trường THPT Tĩnh Gia 1 3 Chọn vào tệp có tên là File du lieu và bấm chọn nút Open Sau đó chuyển sang bước 2.3. Bước 2.3: Trong mẫu văn bản đang cần chúng ta điền vào nội dung Họ và tên, ngày sinh, chức vụ, đơn vị công tác của từng người cụ thể. Bây giờ chúng ta sẽ tiến hành thao tác lấy dữ liệu họ tên, ngày sinh, chức vụ, đơn vị công tác của từng người trong tệp File du lieu bỏ vào những chỗ còn khuyết trong tệp giay chung nhan. + Thao tác điền thông tin vào mục Họ và tên: Chúng ta đặt con trỏ chuột ở sau mục Ông (Bà): và đưa chuột tìm chọn nút lệnh có tên “Insert Merge Fields” như hình dưới. Khi đó hiển thị ra hộp thoại như hình bên: + Trong mục Insert: chọn nút “Database Fields”. + Trong mục Fields: chọn dòng có tên “Họ_Và_Tên”. Copy right: GV Phạm Anh Tùng - Trường THPT Tĩnh Gia 1 4 Sau đó chọn nút Insert và bấm chọn nút Close để kết thúc việc điền thông tin vào mục Họ và tên. Lúc này chúng ta nhìn vào tệp giay chung nhan sẽ như hình dưới đây. Thao tác điền thông tin vào các mục ngày sinh, chức vụ và đơn vị: Hoàn toàn giống thao tác điền thông tin vào mục Họ và tên, chỉ khác là trong mục Fields chúng ta sẽ chọn là Ngày_Sinh, Chức_Vụ, Đơn_Vị_Công_Tác. Sau khi đã thao tác điền thông tin vào tất cả các mục, chúng ta sẽ được như hình sau: Copy right: GV Phạm Anh Tùng - Trường THPT Tĩnh Gia 1 5 Bước 3: Chúng ta bấm chọn vào nút “View Merged Data” Lúc này nội dung văn bản sẽ như hình sau: Chúng ta sử dụng các nút chức năng để xem thông tin của người kế tiếp, nút để xem thông tin của người cuối cùng trong danh sách, nút để xem thông tin của người đứng trước người đang xem, nút để xem thông tin của người đầu danh sách. Các nút lệnh này có vị trí như hình vẽ Sau khi đã chắc chắn các thông tin cần đưa vào đầy đủ, đảm bảo hình thức văn bản đẹp thì chúng ta tiến hành chọn và dùng chức năng in ra giấy và lưu lại. Copy right: GV Phạm Anh Tùng - Trường THPT Tĩnh Gia 1 6 . mẫu) HƯỚNG DẪN DẪN SỬ DỤNG CHỨC NĂNG TRỘN THƯ TRONG WORD (Phiên bản Office 2003) Chúng ta muốn tạo ra một văn bản có mẫu như ở hình bên dưới đây, điểm khác giữa các bản in là: Họ tên, ngày sinh, chức. này nội dung văn bản sẽ như hình sau: Chúng ta sử dụng các nút chức năng để xem thông tin của người kế tiếp, nút để xem thông tin của người cuối cùng trong danh sách, nút để xem thông tin của người đứng. tin vào các mục ngày sinh, chức vụ và đơn vị: Hoàn toàn giống thao tác điền thông tin vào mục Họ và tên, chỉ khác là trong mục Fields chúng ta sẽ chọn là Ngày_Sinh, Chức_ Vụ, Đơn_Vị_Công_Tác. Sau