§µo TÊt Th¾ng - Líp 620 1 Lời mở đầu Bất kỳ một lĩnh vực hoạt động nào của xư hội cũng cần phải có sự tham gia của hoạt động quản lý. Trong thời gian qua nhiều doanh nghiệp của Việt Nam đư và đang thực hiện các thay đổi hệ thống quản lý. Với thời cơ và thách thức mới trong hoạt động kinh doanh, việc thay đổi hệ thống quản lý cho phù hợp với điều kiện cạnh tranh, với sức ép quốc tế hoá ngày càng tăng, là một yêu cầu có tầm quan trọng chiến lợc đối với quá trình phát triển lâu dài của các doanh nghiệp Việt Nam. Hiệu quả hệ thống quản lý tổ chức đợc thể hiện cụ thể qua hiệu quả, tính hợp lý của cơ cấu tổ chức, các hệ thống nhân sự, tuyển dụng, đánh giá thực hiện công việc, đào tạo…Hệ thống quản lý tiên tiến đòi hỏi cũng phải tơng xứng với bộ máy quản lý của doanh nghiệp. Xuất phát từ điều đó bộ máy quản lý trong một tổ chức ngày cũng trở nên quan trọng trong vai trò quản lý của mình. Nhng bộ máy quản lý muốn hoạt động tốt thì trớc hết cần phải có một cơ cấu tổ chức bộ máy phù hợp, đó là một cơ cấu chuyên tinh, gọn nhẹ, hợp lý không có sự chồng chéo. Bộ máy quản lý hoạt động tốt đòi hỏi chất lợng đội ngũ quản lý cũng phải ngày càng đợc năng cao. Do vậy, việc tuyển dụng, bố trí, đào tạo và sử dụng cán bộ phải phù hợp với năng lực thực sự và yêu cầu của chính vị trí quản lý ấy. Việc tổ chức bộ máy quản lý sao cho có thể đáp ứng mục tiêu của tổ chức là một vấn đề làm đau đầu các nhà lưnh đạo. Ngày nay xu hớng chuyển giao quản lý trực tiếp trong các doanh nghiệp FDI (doanh nghiệp có vốn đầu t trực tiếp nớc ngoài) tạo ra ảnh hởng lan toả, tích cực góp phần nâng cao năng lực cán bộ và chất lợng hệ thống quản lý trong các doanh nghiệp Việt Nam. Thấy đợc vai trò quan trọng của cơ cấu tổ chức quản lý trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp nên trong thời gian thực tập tại công ty xây dựng phát triển hạ tầng Tân Thành, đợc sự giúp đỡ của mọi ngời trong công ty em đư nghiên cứu tìm hiểu về cơ cấu tổ chức quản lý của công ty để hiểu rõ đợc sự tác động của cơ cấu tổ chức quản lý trong hoạt động của công ty, thấy đợc mặt u và mặt còn hạn chế. §µo TÊt Th¾ng - Líp 620 2 chương I khái quát chung về công ty xây dựng phát triển hạ tầng tân thành 1. Khát quát về quá trình hình thành và phát triển của công ty xây dựng phát triển hạ tầng Tân Thành Công ty xây dựng và phát triển hạ tầng Tân Thành trớc đây là hợp tác xư vận tải Tân Thành. Xuất phát từ yêu cầu nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, tốc độ phát triển đô thị một cách nhanh chóng của địa phơng cũng nh các nơi khác, nhu cầu xây dựng hạ tầng cơ sở đang tăng lên, các thành viên sáng lập hợp tác xư đư quyết định thành lập Công ty xây dựng phát triển hạ tầng Tân Thành cùng với việc mở rộng ngành nghề kinh doanh của mình. Công ty Tân thành đợc thành lập vào ngày 19/06/1999 trên cơ sở là hợp tác xư vận tải Tân Thành. Trụ sở chính của công ty đặt tại Tổ 1 – phờng Hồng Hà, thành phố Hạ Long, tỉnh Quảng Ninh. Công ty Tân Thành đợc thành lập dới sự cho phép của sở kế hoạch và đầu t Quảng Ninh – phòng đăng ký kinh doanh và quyết định của Uỷ ban nhân dân tỉnh Quảng Ninh. 2. Hoạt động sản xuất kinh doanh 2.1. Ngành nghề kinh doanh:  Thi công nền móng, các công trình kỹ thuật hạ tầng đồ thị  Thi công xây lắp các công trình dân dụng, công nghiệp;  Thi công các công trình giao thông;  Thi công các công trình cấp thoát nớc và vệ sinh môi trờng  Sản xuất kinh doanh thiết bị, phụ tùng vật t vật liệu xây dựng.  Vận tải hàng hoá đờng bộ §µo TÊt Th¾ng - Líp 620 3 §µo TÊt Th¾ng - Líp 620 4 2.2. Đặc điểm hoạt động Công ty Công ty là một doanh nghiệp trong lĩnh vực xây dựng. Tuy nhiên công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng hạ tầng kỹ thuật. Công ty có 3 mảng hoạt động chính đó là: thi công các công trình hạ tầng, thi công các công trình cấp thoát nớc, kinh doanh vật t thiết bị và vận tải hàng hoá đờng bộ. Đối với các công trình hạ tầng thì công ty thờng đợc đảm nhận công việc san nền, làm đờng nội bộ, đó là những khâu đầu tiên của một công trình xây dựng, vì vậy một yêu cầu đặt ra là những công trình mà công ty đảm nhận phải đảm bảo đúng tiến độ. Nếu không đúng tiến độ thì sẽ ảnh hởng tới các khâu sau này của công trình. 2.3. Kết quả kinh doanh của Công ty trong thời gian vừa qua. 2.3.1 Về giá trị tổng sản lợng Bảng 1: Giá trị tổng sản lượng Đơn vị: triệu đồng 2002 2003 2004 TH % TH % TH % Giá trị tổng sản lượng 28.300 100 31.124 100 33.676 100 Xây lắp 18.400 65,02 22.120 71,07 26.257 77,97 Kinh doanh vật tư, cho thuê thiết bị 9.900 34,98 9.004 28,93 7.419 22,03 Qua bảng chỉ tiêu chúng ta thấy giá trị tổng sản lợng (GTTSL) của Công ty năm sau cao hơn năm trớc: năm 2002 đạt 28.300 triệu đồng bằng 116,7% so với năm 2001; năm 2003 đạt 31.124 triệu đồng bằng 109,9% so với năm 2002; năm 2004 đạt 33.676 triệu đồng bằng 108,2% so với năm 2003. Nh vậy mức tăng trởng giá trị tổng sản lợng hàng năm của công ty vào khoảng từ 10-15%. Đây là một thành công đáng kể đối với một công ty có tuổi đời hơn 6 năm. §µo TÊt Th¾ng - Líp 620 5 2.3.2 Kết quả kinh doanh Bảng 2: Kết quả kinh doanh Chỉ tiêu 2002 2003 2004 1. Lợi nhuận (tr.đồng) 234 250 300 2. Vốn sản xuất (tr.đồng) 26.000 27.525 30.138 3. Doanh thu (tr.đồng) 22.500 23.069 25.106 4. Chi phí (tr.đồng) 22.266 22.819 24.806 5. Tỷ suất lợi nhuận theo vốn (%) 0,9 0,91 0,99 6. Tỷ suất lợi nhuận theo chi phí (%) 1,05 1,09 1,21 7. Tỷ suất lợi nhuận theo doanh thu (%) 1,04 1,08 1,19 Doanh thu của Công ty Tân Thành có sự tăng trởng đều đặn. Năm 2002, đạt 22.500 triệu đồng; năm 2003, doanh thu đạt 23.069 triệu đồng bằng 102,5% so với năm 2002 (tăng 2,5%); năm 2004 đạt 25.106 triệu đồng bằng 108,8% so với năm 2003 (tăng 8,8%). Về lợi nhuận của công ty năm sau cao hơn năm trớc và đạt 80 – 85% kế hoạch đề ra. §µo TÊt Th¾ng - Líp 620 6 Chương II: phân tích thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty xây dựng phát triển hạ tầng tân thành 1. Tổ chức bộ máy quản lý hiện nay của công ty 1.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức Tại công ty các phòng ban đợc bố trí tách biệt và trởng phòng của mỗi phòng cũng đều có phòng riêng. Tuy nhiên do công ty đợc bố trí tại nơi có vị trí chật hẹp lại chung một khu nhà với một công ty khác cho nên việc tu sửa nâng cấp là rất khó khăn. Công ty có các phòng sau: 1) Phòng Tổ chức Hành chính 2) Phòng Tài chính kế toán 3) Phòng Kinh tế kế hoạch 4) Phòng Thiết bị 5) Phòng Thi công Cách bố trí mỗi phòng ban riêng biệt có u điểm là tạo nên tính độc lập giữa các phòng ban hạn chế những sự tác động gây cản trở công việc do mỗi phòng đều có chức năng, nhiệm vụ riêng biệt công việc của từng ngời độc lập với nhau. §µo TÊt Th¾ng - Líp 620 7 1.2 . Cơ cấu nhân sự bộ máy quản lý của công ty Hầu hết các cán bộ nhân viên của công ty đều đợc đào tạo và đợc bố trí công việc đúng chuyên môn, nghiệp vụ của họ.  Trình độ nhân viên Bảng 4: Trình độ củanhân viên Bộ phận Tổng Đại học Cao đẳng Trung cấp Phòng Tổ chức Hành chính 14 3 3 4 Phòng Tài chính Kế toán 6 4 0 2 Phòng Kinh tế kế hoạch 8 5 3 0 Phòng Thiết bị 7 3 4 0 Phòng Thi công 13 5 4 4 Tổng cộng 48 20 14 10 Giám đốc Phó Giám đốc Phó Giám đốc Phòng Tổ chức Hành chính Phòng Tài chính kế toán Phòng Kinh tế Kế hoạch Phòng Thiết bị Phòng Thi công §µo TÊt Th¾ng - Líp 620 8 Theo bảng 4 tại văn phòng công ty có 20 nhân viên có trình độ Đại học chiếm 41,67% số lao động tại văn phòng công ty, còn lại là lao động có trình độ cao đẳng và trung cấp, có 4 lao động phổ thông. Ta thấy đa số nhân viên của văn phòng công ty đư đợc đào tạo đáp ứng ngày càng cao của công việc, tuy nhiên trình độ cao đẳng và trung cấp vẫn chiếm tỷ lệ lớn do vậy công ty phải quan tâm hơn nữa đến việc đào tạo, bồi dỡng nâng cao trình độ nhân viên.  Độ tuổi của nhân viên Bảng 5: Độ tuổi của nhân viên tại văn phòng công ty Bộ phận Tổng Tuổi nhân viên <30 30-50 >50 Phòng Tổ chức Hành chính 14 5 6 3 Phòng Tài chính Kế toán 6 4 1 1 Phòng Kinh tế kế hoạch 8 6 1 1 Phòng Thiết bị 7 3 2 2 Phòng Thi công 13 7 4 2 Tổng cộng 48 25 14 9 Qua bảng 5 ta thấy: độ tuổi dới 30 có 25 ngời chiếm 52,08% lao động tại văn phòng công ty; nhóm tuổi từ 30-50 có 14 ngời chiếm 29,17% và độ tuổi trên 50 có 9 ngời chiếm 18,75%. Nhìn chung độ tuổi của nhân viên công ty còn trẻ do công ty mới thành lập đợc hơn 6 năm. Chính vì tuổi đời và tuổi nghề của nhân viên còn trẻ nên kinh nghiệm làm việc còn hạn chế do đó ảnh hởng đến hiệu quả công việc. Những cán bộ trên 50 đợc bố trí vào một số vị trí chủ chốt. §µo TÊt Th¾ng - Líp 620 9 Về giới tính hiện tại có 32 nam chiếm 66,67% tổng lao động của văn phòng công ty và 16 lao động nữ chiếm 33,33% số lao động tại văn phòng công ty. Nh vậy, số lao động nam chiếm tỷ lệ tơng đối cao so với nữ phản ánh đặc thù của ngành xây dựng. 1.3 . Trang thiết bị văn phòng tại công ty Do địa điểm đặt văn phòng của công ty có diện tích chật hẹp nên đư ảnh hởng tới việc tu sửa nâng cấp trang bị cơ sở vật chất cho văn phòng. Nhân viên phải làm việc trong điều kiện chật hẹp, bên cạnh đó các thiết bị làm việc lại lạc hậu, điều đó ảnh hởng rất lớn đến hiệu quả công việc của văn phòng. Hiện nay trang thiết bị văn phòng của công ty gồm: - Máy vi tính: 12 chiếc - Máy in: 7 chiếc - Máy photocopy: 2 chiếc - Máy điều hoà: 10 chiếc - Máy điện thoại: 10 chiếc - Máy fax: 1 chiếc Tất cả các máy tính của công ty đều hoạt động độc lập cha đợc nối mạng nội bộ dẫn đến việc trao đổi thông tin liên kết công việc giữa các phòng ban bị hạn chế. Do số lợng máy in ít hơn máy tính cho nên có khi 2 máy tính phải dùng chung 1 máy in điều này cũng làm giảm tốc độ xử lý công việc. Nhìn chung trang thiết bị văn phòng công ty Tân Thành cha đáp ứng đợc yêu cầu của sự phát triển kinh tế chung của đất nớc. Trong xu thế hội nhập kinh tế quốc tế thì trong thời gian tới công ty cần phải đổi mới trang thiết bị văn phòng để tăng hiệu quả trong sản xuất kinh doanh, giảm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh đứng vững trên thị trờng. §µo TÊt Th¾ng - Líp 620 10 1. 4. Quy định về chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban 1.4.1 Những quy định chung [...]... Bộ máy quản lý của công ty Ban giám đốc: Gồm một giám đốc và hai phó giám đốc Ban giám đốc chịu trách nhiệm quản lý chung toàn công ty, xét duyệt, lập kế hoạch kinh doanh cho công ty, quyết định mọi hoạt động của công ty Quan tâm chăm lo đến đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty Nhiệm vụ và quyền hạn của giám đốc công ty Giám đốc là ng ời đại diện theo pháp luật của công ty là ng ời trực... hành hoạt động của công ty và trực tiếp hoạt động kinh doanh 2 Đánh giá hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý Là một Công ty mới thành lập lại là Công ty hoạt động trong lĩnh vực xây dựng Hoạt động của bộ máy quản lý của Công ty có nhiều thuận lợi nh ng cũng đối mặt với nhiều khó khăn Với những kết quả mà Công ty đư đạt đ ợc trong mấy năm qua chứng tỏ sự nổ lực cố gắng của toàn thể Công ty đặc biệt là... Trong thời gian thực tập tại công ty em thây bộ máy quản lý tại đây hoạt động t ơng đối tốt đ ợc tổ chức phù hợp với quy mô đặc điểm của Công ty, song bên cạnh đó còn tồn tại một số mặt hạn chế cần phải giải quyết Vì vậy em đư chọn đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty xây dựng phát triển Hạ tầng Tân Thành cho luận văn của em Việc lựa chọn đề tài này của em cố gắng đ a ra một... nhiệm về công tác kế hoạch, vật t , thiết bị, đấu thầu Phân tích t vấn đầu t và phân tích các hoạt động đầu t của công ty Nhiệm vụ Xây dựng các quy trình và sổ tay nghiệp vụ theo chức năng, nghiệp vụ đ ợc giao Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch Phối hợp với các phòng chức năng trong công ty thực hiện các công việc trong phạm vi chức trách của phòng Tổ chức đánh giá, lập báo cáo kết quả triển khai... năng của công ty, thực hiện các công việc trong phạm vi chức trách của phòng Xây dựng kế hoạch đào tạo và tổ chức triển khai thực hiện kế hoạch đào tạo cán bộ trong toàn công ty Tổ chức đánh giá, lập báo cáo kết quả triển khai các nhiệm vụ của phòng định kỳ; tham m u cho ban giám đốc các vấn đề liên quan đến hoạt động của phòng L u trữ, quản lý hồ sơ, tài liệu liên quan đến hoạt động của công ty Thực... hàng ngày của công ty, chịu trách nhiệm tr ớc pháp luật về hoạt động kinh doanh của công ty Quyết định các vấn đề về hoạt động hàng ngày của công ty Thay đổi nội dung, phạm vi, thời gian hoạt động của công ty Liên doanh, chia tách, hợp nhất, sáp nhập, mua lại, giải thể công ty Bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen th ởng, kỷ luật các chức danh thuộc thẩm quyền; tổ chức tuyển dụng lao động Đại diện công ty trong... lao động, công tác định mức trả l ơng sản phẩm Công tác lễ tân tiếp khách Đảm bảo các công việc về hành chính quản trị, bảo vệ và y tế cơ quan Nhiệm vụ: Thực hiện các nhiệm vụ liên quan đến các chức năng của phòng §µo TÊt Th¾ng - Líp 620 12 Soạn thảo và trình ban hành các văn bản, quy trình nghiệp vụ và sổ tay nghiệp vụ liên quan đến nghiệp vụ của phòng Xây dựng kế hoạch phát triển nghiệp vụ của phòng... và bình đẳng để hoàn thành tót nhiệm vụ đ ợc giao và mang lại hiệu quả tốt cho công ty Trao đổi nghiệp vụ, chế độ, thể lệ Phối hợp hỗ trợ nhau trong việc nghiên cứu chính sách, chế độ thể lệ của Nhà n ớc để đề xuất, áp dụng và thực hiện các nghiệp vụ trong hoạt động của công ty - Đối với tổ chức và cá nhân khác Đặt các quan hệ với các tổ chức, cá nhân trên cơ sở hợp tác phát triển, vì lợi ích của công. .. quyền và nghĩa vụ đ ợc giao một cách trung thực, mẫn cán vì lợi ích hợp pháp của công ty, không đ ợc tiết lộ bí mật công ty §µo TÊt Th¾ng - Líp 620 15 Phó giám đốc là ng ời giúp việc giám đốc Phó giám đốc là ng ời giúp việc giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh vực hoạt động của công ty theo phân công của giám đốc, chịu trách nhiệm tr ớc giám đốc Các phòng chuyên môn, nghiệp vụ tại công ty công ty có... thi công có chức năng giúp giám đốc công ty tổ chức triển khai các công việc về công tác nghiệp vụ kỹ thuật trong thi công xây lắp, khảo sát thiết kế, quản lý công trình Thực hiện công tác an toàn, bảo hộ lao động 1.4.6 Phòng quản lý thiết bị Có chức năng quản lý, h ớng dẫn thực hiện việc khai thác có hiệu quả, các thiết bị, xe máy, các dây chuyền công nghệ Tổ chức thực hiện các công trình, quy phạm