1 PHẦN 1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG THANH TRA - PHÁP CHẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG 1.1. Lý do chọn đề tài Công tác văn thư nói chung, công tác tổ chức quản lý văn bản đi và đến nói riêng có một vị trí hết sức quan trọng trong sự hình thành và phát triển của tất cả các cơ quan tổ chức, đặc biệt là tại Trường Đại học Hải Dương vì vậy được Nhà trường rất đặc biệt quan tâm đến công tác này nó góp phần nâng cao uy tín cũng như chất lượng hoạt động của Nhà trường. Đây là hoạt động đảm bảo cho việc cung cấp thông tin một cách đầy đủ, kịp thời và chính xác nhằm phục vụ đắc lực cho hoạt động quản lý của Hiệu trưởng Nhà trường, đồng thời nó cũng tạo lên một hệ thống đồng bộ xuyên suốt từ trên xuống dưới. Thực tế cho thấy từ nhiều năm qua công tác quản lý văn bản luôn giữ một vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng và là bộ phận không thể thiếu ở bất cứ cơ quan tổ chức nào. Cùng với sự phát triển của bộ máy Nhà nước qua các thời kỳ, công tác quản lý văn bản trong Nhà trường cũng ngày càng được củng cố và mở rộng, nhất là trong giai đoạn hội nhập quốc tế hiên nay. Ở Nhà trường nghiệp vụ này được quy định một cách thống nhất, cụ thể, phổ biến và thường xuyên. Được sự quan tâm và thống nhất chỉ đạo của Chính phủ việc quản lý văn bản đến và đi trong Nhà trường từng bước được nâng cao và hoàn thiện hơn về mọi mặt. Tuy nhiên trong quá trình thực hiện, công tác quản lý văn bản tại trường Đại học Hải Dương cũng không tránh khỏi những hạn chế vướng mắc cần làm rõ. Là một sinh viên ngành Quản trị văn phòng với những kiến thức tiếp thu được tại trường và trong khoảng thời gian thực tập Phòng thanh tra - Pháp chế Nhà trường em đã mạnh dạn chọn đề tài: “Công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế trường Đại học Hải Dương” nhằm đề xuất, kiến nghị một số giải pháp để hoàn thiện công tác này. 2 1.2. Giới thiệu những nét cơ bản về Nhà trường. 1.2.1. Khái quát chung lịch sử hình thành và phát triển của Nhà trường Trường Đại Học Hải Dương (Trường Đại học Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương) là Trường công lập trực thuộc UBND Tỉnh Hải Dương, được thành lập ngày 26 tháng 7 năm 2011 trên cơ sở nâng cấp từ Trường Cao đẳng Kinh tế - Kỹ thuật Hải Dương và được đổi tên theo Quyết định số 378/QĐ- TTg ngày 01 tháng 3 năm 2013 của Thủ tướng Chính phủ; Với truyền thống 52 năm xây dựng và trưởng thành (trên cơ sơ hợp nhất, sát nhập các cơ sở đào tạo từ các ngành: Tài chính, Thương nghiệp, Lao động và Lương thực). Nhà trường có uy tín và thế mạnh đào tạo chuyên nghiệp và dậy nghề theo các bậc: Sơ cấp, trung cấp, cao đẳng và đại học theo cá khối ngành kinh tế - kỹ thuật - xã hội. Với phương châm “Đào tạo chất lượng gắn liền với tiết kiệm chi phí cho người học”, bằng nhiều giải pháp khả thi, chất lượng đào tạo của Nhà trường ngày càng được nâng cao, đáp ứng nhu cầu thực tiễn của xã hội. Hiện Nhà trường luôn năng động, đổi mới, chủ động vượt qua rất nhiều khó khăn, thách thức: tích cực đầu tư xây dựng cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại, đảm bảo phục vụ cho công tác giậy và học của giáo viên, học sinh Nhà trường. Làm tốt công tác sinh viên, học sinh; thực hiện các cơ chế thu hút, đào tạo bồi dưỡng nâng cao năng lực, trình độ đội ngũ cán bộ, giảng viên; đổi mới nội dung, chương trình, phương pháp, đào tạo theo hướng tiên tiến hiện đại; không ngừng nghiên cứu khoa học, mở và đào tạo các ngành bậc đại học, cao đẳng mới gắn với nhu cầu bức xúc của xã hội; phối hợp, trao đổi kinh nghiệm quản lý đào tạo với các trường đại học có uy tín ở trong và ngoài nước để xây dựng và đào tạo phù hợp với cơ chế thị trường và hội nhập quốc tế. Tập thể Nhà trường, nhiều đơn vị cá nhân trực thuộc đã được Đảng, Nhà nước tổ chức chính trị - xã hội ghi nhận và tặng thưởng nhiều phần thưởng cao quý. sinh viên và học sinh các bậc đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp, dạy nghề và bồi dưỡng. 3 1.2.2. Chức năng nhiệm vụ của Nhà trường 1.2.2.1. Chức năng Trường Đại học Hải Dương là đơn vị sự nghiệp công lập tự bảo đảm một phần chi phí hoạt động, trực thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh, là cơ sở đào tạo thuộc hệ thồng giáo dục quốc dân, thực hiện việc đào tạo bồi dưỡng nguồn nhân lực có trình độ cao đẳng, các trình độ thấp hơn cao đẳng và hợp tác, liên kết đào tạo trình độ đại học trong lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật theo quy định, tổ chức nghiên cứu khoa học và triển khai ứng dụng khoa học, công nghệ phục vụ việc đào tạo và yêu cầu phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh, tổ chức cung cấp các dịch vụ phù hợp với chức năng nhiệm vụ của Trường theo quy định của pháp luật; Trường Đại học Hải Dương có tư cách pháp nhân có con dấu và được mở tài khoản theo quy định của pháp luật; chịu sử chỉ đạo, quản lý về tổ chức, biên chế và hoạt động của Uỷ ban nhân dân tỉnh; chịu sự quản lý Nhà nước về đào tạo của Bộ Giáo dục và Đào tạo, đồng thời chịu sự quản lý Nhà nước trên các lĩnh vực chuyên môn của các Sở, ngành có liên quan. 1.2.2.2. Nhiệm vụ Xây dựng quy hoạch, kế hoạch về đào tạo, bồi dưỡng của Trường, trình cấp có thấm quyền phê duyệt và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt; Xây dựng, duyệt và thực hiện các chương trình, giáo trình, học liệu, kế hoạch giảng dạy và học tập đối với ngành, nghề được phép đào tạo; Quản lý quá trình đào tạo, bồi dưỡng và cấp bằng, chứng chỉ cho các đối tượng thuộc các ngành, nghề được phép đào tạo theo pháp luật; Thực hiện công tác tuyển sinh, quản lý, giáo dục, rèn luyện học sinh và xây dựng môi trường giáo dục lành mạnh; giữ gìn và phát huy bản sắc văn hóa dân tộc; Tổ chức các hoạt động nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học công nghệ phục vụ quá trình đào tạo và phát triển kinh tế - xã hội của Tỉnh; Tổ chức kinh doanh và cung cấp dịch vụ phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của Trường theo quy định của pháp luật; Phối hợp với các tổ chức, cá nhân và gia đình của người học trong hoạt động giáo dục; 4 Đăng ký, tổ chức kiểm định chất lượng giáo dục và chịu sự quản lý của cơ quan kiểm định chất lượng giáo dục cấp trên; Hợp tác, liên kết với các trường Đại học, Học viện để đào tạo trình độ Đại học và trên Đại học trong lĩnh vực kinh tế, kỹ thuật theo quy định; Quản lý về tổ chức, biên chế, cán bộ, viên chức và người lao động; về tài sản, tài chính của Trường theo quy định của Nhà nước và của Tỉnh; Thực hiện chế độ báo cáo định kỳ, báo cáo đột xuất theo yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo, của Tỉnh. 1.2.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Phòng Thanh tra - Pháp chế Phòng Thanh tra - Pháp chế chất lượng trực thuộc trường Đại học Hải Dương. Phòng được hình thành và phát triển cùng với sự hình thành và phát triển của Nhà trường, tiền nhân là Nghiên cứu khoa học và kiểm định chất lượng đào tạo. Trải qua quá trình hình thành và phát triển, đã dạt nhiều thành tích góp phần nâng cao vị thế, thương hiệu và sự phát triển của Nhà trường. 1.2.3.1. Sơ đồ cơ cấu tổ chức nhân sự 1.2.3.2. Chức năng Tham mưu cho Ban giám hiệu về công tác khảo thí và kiểm định chất lượng. tổ chức thực hiện công tác khảo thí và kiểm định chất lượng. 1.2.3.3. Nhiệm vụ Tham mưu cho Ban giám hiệu trong việc tổ chức các kỳ thi tuyển sinh, tốt nghiệp cuối khóa theo đúng các quy chế và quy định của Bộ Giáo dục và Đào tạo; Tham mưu cho Ban giám hiệu trong việc tổ chức làm các loại đề thi và hình thức thi các môn học, mỗi môn học sẽ có kết cấu đề thi, nội dung thi cũng như có các thang điểm chấm riêng; Trưởng phòng Phó chủ tịch Hội cựu chiến binh - Bí thư chi bộPhó trưởng phòng 5 Chịu trách nhiệm chính trong việc phối hợp với các Khoa đào tạo, các Ban chuyên môn tổ chức kiểm tra từ khâu ra đề, nhận đề thi, tổ chức coi thi, chấm thi và lưu trữ, phân tích xử lý các kết quả; Phối hợp với các Khoa đào tạo, các Ban chuyên môn xây dựng hệ thống ngân hàng đề thi cho từng môn học, cải tiến và phát triển các phương pháp thi phù hợp với yêu cầu đào tạo của các ngành, các hệ bậc đào tạo nhằm nâng cao hiệu quả đánh giá cũng như chất lượng đào tạo; Tham gia tư vấn nghiệp vụ về quy trình, phương pháp đảm bảo đào tạo chất lượng, thi - kiểm tra đánh giá cho các đơn vị. Thẩm định tính chính xác của việc chấm bài thi, tổ chức chấm thi và đánh giá kết quả bài thi; Nghiên cứu, ứng dụng các trang thiết bị vi tính vào công tác soạn thảo đề thi, chấm thi và đánh giá kết quả thi; Thẩm định tính chính xác của việc chấm bài thi, tổ chức thẩm định ngẫu nhiên kết quả chấm bài các môn học của giảng viên trên cơ sở phân tích, so sánh kết quả từng môn học và qua sự phản ánh của sinh viên; Xây dựng quy trình kiểm tra, thi kết thúc môn học, thi cuối khóa. Tổ chức thi và chấm thi kết thúc các môn học và lưu trữ các kết quả thi. Ngiên cứu và triển khai các giải pháp toàn diện để đảm bảo chất lượng đào tạo chương trình, phương pháp giảng dạy, phương pháp học tập, kiểm tra đánh giá chất lượng đào tạo; Nghiên cứu và xây dựng hệ thống công cụ đánh giá; chương trình đào tạo, việc giảng dạy của giảng viên, học tập của sinh viên, việc làm của sinh viên khi đã tốt nghiệp đã ra Trường; Tổ chức đánh giá trong và tham gia đánh giá ngoài các tiêu chuẩn và kiểm định chất lượng theo yêu cầu của Bộ Giáo dục và Đào tạo; Phối hợp với các tổ chức và cá nhân trong và ngoài nước tổ chức các hoạt động đảm bảo chất lượng thuộc chức năng, nhiệm vụ của Phòng; Tổ chức khóa tập huấn cho cán bộ, giảng viên về hoạt động kiểm định chất lượng. Hướng dẫn, kiểm tra thực hiện công tác kiểm định chất lượng tại các đơn vị. 6 1.3. Thực trạng công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế trường Đại học Hải Dương 1.3.1. Công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế Hiện nay công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế được lãnh đạo Phòng quan tâm nên có những bước tiến mạnh mẽ và tích cực, cơ sở vật chất được trang bị khá đầy đủ, đặc biệt là các phương tiện phục vụ công tác quản lý văn bản như: Máy tính, máy fax, máy photocopy, điện thoại Nhờ vậy mà chất lượng công tác này ngày càng được nâng lên rõ rệt. Đặc biệt là các nghiệp vụ của công tác quản lý văn bản, số lượng văn bản ban hành không đúng thẩm quyền, sai thể thức, vào sổ văn bản sai, chậm thời gian đã giảm đi đáng kể, mọi công việc được đi vào nề nếp và đúng với quy định của Nhà nước cũng như của Nhà trường. Quy trình tổ chức xử lý văn bản đến cũng như quy trình tổ chức xử lý văn bản đi được cán bộ Văn thư của phòng thực hiên theo từng bước cụ thể rõ ràng và đúng với quy định chung. Trình độ chuyên môn của cán bộ Văn thư được nâng cao, có tình thần trách nhiệm trong công việc. Cán bộ Văn thư đã nhận thức rõ được tầm quan trọng của công tác quản lý văn bản đối với công việc cũng như hoạt động của Nhà trường. Việc quản lý văn bản đi, đến thực được thực hiện theo đúng quy định tại Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 của Cục Văn thư và Lưu trữ. Cán bộ văn thư đã làm tốt công việc của mình chưa để xảy ra tình trạng mất mát, thất lạc văn bản, tài liệu góp phần quan trọng trong việc quản lý công việc. Hàng năm Trường Đại học Hải Dương gửi đi, cũng như nhận về rất nhiều văn bản, dưới đây là thống kê văn bản và công văn của Phòng từ năm 2009 đến năm 2012. Năm 2009 2010 2011 2012 Công văn đi 587 696 794 370 Quyết định 487 550 549 264 Công văn đến 516 790 940 430 Nhưng bên cạnh đó thì công tác quản lý văn bản của Phòng vẫn mắc phải những thiếu sót, cũng như những hạn chế nhất định. 7 1.3.2. Quy trình quản lý văn bản đến Trường Đại học Học Hải Dương hàng năm ban hành hàng ngàn văn bản đến, tính đến 0h ngày 01/01 tới 24h ngày 31/12/2011 Phòng đã tiếp nhận tổng số văn bản đến là 940 văn bản. Các bước quản lý văn bản đến được cán bộ Văn thư tiến hành thực hiện theo từng bước cụ thể, rõ ràng đúng quy định. Sơ đồ: Quy trình quản lý văn bản đến (Phụ lục I) Bước 1: Tiếp nhận thư báo Văn bản đến là tất cả những văn bản các cơ quan khác gửi tới Nhà trường, tất cả các văn bản đều được chuyển đến qua đường Bưu điện, gửi qua Fax hay gửi trực tiếp. Đầu tiên việc tiếp nhận văn bản, thư báo cho Nhà trường là của Phòng Thanh tra - Pháp chế, Một cửa liên thông. Bộ phận này tiến hành tiếp nhận kiểm tra toàn bộ văn bản, sách báo…, sau đó cũng tiến hành đăng ký ghi sổ văn bản, ghi rõ ngày, tháng, người chuyển. Kiểm tra, làm thủ tục xong mới chuyển vào cho bộ phận Văn thư để làm những việc tiếp theo. Bước 2: Tiếp nhận, phân loại văn bản đến Các văn bản sau khi kiểm tra xong sẽ được đưa đến bộ phận văn thư của Phòng để làm thủ tục đăng ký văn bản. Khi tiếp nhận văn bản em thấy cán bộ Văn thư của Phòng tiến hành kiểm tra văn bản rất kỹ, xem văn bản đó có đúng là gửi tới Trường mình hay không sau đó văn thư tiến hành công việc tiếp theo là: + Kiểm tra các thông tin trên bìa xem có đúng không. + Kiểm tra số lượng, tình trạng vật lý của bìa xem còn nguyên vẹn hay không. + Đối chiếu số, ký hiệu văn bản, số lượng văn bản ghi ngoài bìa với thành phần tương ứng của văn bản lấy trong phong bì và đối chiếu với phiếu gửi. + Khi nhận văn bản cán bộ văn thư cũng đã ký trả lại phiếu gửi cho cơ quan gửi văn bản qua nhân viên bưu điện. 8 + Sau khi nhận văn bản cán bộ văn thư của Phòng đã đóng dấu đến, ghi số đến, ngày, tháng, năm đến của văn bản. Dấu đến được cán bộ văn thư đóng rõ ràng và thống nhất vào khoảng chống dưới số và ký hiệu trích yếu. Dấu đến của Trường Đại học Hải Dương: Văn bản gửi đến cho Nhà trường gồm có hai loại, đó là loại được bóc bì và loại không được bóc bì. Vì vậy cán bộ văn thư phải kiểm tra thật kỹ loại văn bản đó, nếu là văn bản gửi chung cho Nhà trường, các Phòng, Khoa hay các Trung tâm thì cán bộ Văn thư được phép bóc bì và làm theo trách nhiệm của mình. Còn đối với những loại văn bản gửi đích danh cho cán bộ Nhà trường thì không được phép bóc bì mà phải gửi trực tiếp cho người được nhận văn bản đó. Khi bóc bì cán bộ văn thư lưu ý tới các văn bản mật, khẩn cần bóc bì trước để có hướng giải quyết kịp thời. Bước 3: Vào sổ đăng ký văn bản đến Phòng thanh tra - Pháp chế hiện nay vẫn đang áp dụng cách vào sổ đăng ký văn bản theo cách truyền thống là dùng sổ. Công việc này được cán bộ văn thư thực hiện đúng với quy định hiện hành, cán bộ văn thư đã ghi rõ những thông tin của văn bản, tài liệu được gửi tới và đảm bảo tính không trùng lặp, không bỏ sót văn bản, mỗi văn bản chỉ đăng ký một lần. Tùy theo số lượng văn bản được gửi đến hàng năm mà Nhà trường quy định cụ thể việc lập các loại sổ đăng ký văn bản cho phù hợp. Tại trường ta sổ đăng ký văn bản đến được chia thành sổ đăng ký Quyết định và sổ đăng ký các loại Công văn, Báo cáo, và được phân cách rõ ràng. Các văn bản mật được đăng ký riêng vào một sổ. Mẫu sổ đăng ký văn bản đến của Trường Đại học Hải dương: Phần bìa sổ: (Phụ lục II) Phần bên trong sổ: (Phụ lục III) TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG Số:……………. ĐẾN Ngày:…………. Chuyển: …………………………… 9 Bước 4: Trình duyệt văn bản đến Các loại văn bản sau khi qua quá trình phân loại và đăng ký thì được trình lên Hiệu trưởng hay Phó hiệu trưởng tùy theo vào chức năng thẩm quyền của từng người mà cán bộ Văn thư chuyển văn bản đến để xin ý kiến chỉ đạo về phân công giải quyết văn bản. Ý kiến phân phối văn bản cho các cá nhân hay các Phòng ban chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản theo yêu cầu nội dung văn bản. Ý kiến phân công, giải quyết được ghi tại dòng chuyển văn bản để giải quyết, cán bộ văn thư căn cứ vào đó để theo dõi việc giải quyết văn bản. Bước 5: Duyệt văn bản đến Đối với quy định của Trường Đại học Hải Dương thì mọi văn bản sau khi được kiểm tra kỹ càng sẽ được đưa lên cho Hiệu trưởng duyệt qua trước khi đưa ra thực hiện. Bước 6: Chuyển giao văn bản đến và lưu bản gốc văn bản đến - Chuyển giao văn bản đến Tại Trường Đại học Hải Dương việc chuyển giao văn bản đến được thực hiện trên các sổ đăng ký chuyển giao văn bản, sau khi các văn bản được Hiệu trưởng duyệt qua và có dấu đến thì sẽ được cán bộ Văn thư chuyển tới tận các Phòng, Khoa, Trung tâm hay các cá nhân được Hiệu trưởng giao cho để giải quyết. Văn bản được chuyển đến ngày nào thì cán bộ Văn thư chuyển giao vào đúng ngày đó không để sang ngày hôm sau. Một số văn bản có đóng dấu “thượng khẩn” và “hỏa tốc” thì cán bộ Văn thư ghi rõ thời gian chuyển, ngày tháng chuyển. - Lưu văn bản đến Sau khi chuyền giao văn bản thì cán bộ Văn thư đã lưu bản gốc của văn bản đến, lưu vào hồ sơ văn bản đến và Scan nội dung văn bản gốc và lưu trên máy tính, để trừ khi trường hợp văn bản bị hư hỏng hay bị thất lạc có thể tìm lại được. Việc lưu văn bản đến vô cùng quan trọng nó phục vụ cho việc tìm kiếm văn bản sau này, cũng như phục vụ cho công tác lưu trữ. Công việc này được cán bộ văn thư thực hiện rất chặt chẽ và tỉ mỉ. 10 Bước 7: Giải quyết văn bản đến Sau khi nhận văn bản đến Phòng, Khoa, Trung tâm hay các cá nhân được Hiệu trưởng giao trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết kịp thời theo quy định của Nhà trường và của Nhà nước. Đối với những văn bản có đóng dấu độ khẩn phải được giải quyết khẩn trương, nhanh chóng, kịp thời, không chậm trễ. Căn cứ vào công tác xử lý, giải quyết có thể sẽ được hồi âm thông qua văn bản. Bước 8: Giám sát giải quyết văn bản đến Tất cả các văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết theo quy định của Nhà trường đều được cán bộ Văn thư theo dõi đôn đốc về thời hạn giải quyết. Trách nhiệm giám sát giải quyết văn bản đến do Ban giám hiệu Nhà trường trực tiếp thực hiện và đôn đốc. Cán bộ Văn thư đã có trách nhiệm lập hồ sơ theo dõi giải quyết văn bản đến và thường xuyên tổng hợp số liệu về văn bản, bao gồm tổng số văn bản đến; văn bản đến đã được giải quyết; văn bản đến đã hết hạn nhưng chưa được giải quyết để báo cáo cho Ban giám hiệu Nhà trường xem xét giải quyết. Đối với văn bản đến có đóng dấu “tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi hay gửi trả lại nơi gửi theo theo đúng thời hạn. 1.3.3. Quy trình quản lý văn bản đi Văn bản đi là toàn bộ văn bản do Nhà trường soạn thảo ban hành và gửi cho các cơ quan bên ngoài. Mỗi văn bản được gửi đi đều mang những đặc trưng riêng, nội dung riêng của Nhà trường. Trường Đại học Hải Dương hàng năm ban hành hàng ngàn văn bản đi, tính từ 0h ngày 01/01/2011 đến 24h ngày 31/12/2011 tổng số văn bản gửi đi của Nhà trường là 1334 văn bản, trong đó văn bản quy phạm pháp luật là 554 văn bản. Quy trình xử lý văn bản đi của Phòng do văn thư đảm trách làm. Đây là công việc khó khăn, nặng nề, áp lực công việc lớn nên đòi hỏi tính chuyên môn công việc cao, cũng như tính kiên trì, yêu công việc từ cán bộ Văn thư. Các bước quản lý văn đi của Nhà trường được cán bộ văn thư tiến hành thực hiện theo từng bước cụ thể, rõ ràng đúng quy định. [...]... văn bản chuyên môn thông thường của Trường 2.3 So sánh giữa lý thuyết và thực tế công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế trường Đại học Hải Dương Qua những điều quan sát, cũng như những cơ sở thực tiễn ở trên em thấy công tác quản lý văn bản ở Phòng thanh tra - Pháp chế tại Trường ta đã áp dụng đúng với trình tự các khâu nghiệp vụ như trong lý thuyết mà em đã được học trên ghế Nhà trường. .. chuyên dụng trên thị trường vào công tác quản lý văn bản, nhằm phục vụ cho công việc quản lý được diễn ra nhanh chóng và chuyên nghiệp hơn 21 3.3 Một số kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế Trường Đại học Hải Dương Để công tác quản lý văn bản hoạt động một cách có hiệu quả nhằm thực hiện những mục tiêu chung của Nhà trường theo xu hướng công cuộc cải cách... trong lý thuyết, nhưng do điều kiện công việc cũng như cơ chế hoạt động riêng của Nhà trường, thì công tác quản lý văn bản tại phòng có một số bước khác với trong lý thuyết như: quy trình quản lý văn bản đến thì có những bước được tách biệt rõ ràng hơn, giám sát giải quyết văn bản đến do ban Giám hiệu thực hiên 17 PHẦN 3 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG THANH TRA - PHÁP CHẾ TRƯỜNG... bộ văn thư thực hiện và làm tốt, đảm bảo không bỏ sót văn bản, không làm thất lạc văn bản Tất cả các văn bản được cán bộ Văn thư lưu vào hồ sơ văn bản đi và Scan hết nội dung văn bản gốc và lưu trên máy tính để trừ trường hợp bị mất văn bản 13 PHẦN 2 CƠ SỞ GIẢI QUYẾT CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG THANH TRA - PHÁP CHẾ 2.1 Cơ sở lý thuyết Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản. .. PHÁP CHẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG 3.1 Nhận xét và đánh giá Trong quá trình thực tập tại Phòng thanh tra - Pháp chế trường Đại học Hải Dương trên cơ sở khảo sát thực tế cùng những nhận thức của bản thân em xin đưa ra một số nhận xét chung về công tác quản lý văn bản như sau: Hiện nay cán bộ Văn thư của Trường đang tiến hành quản lý văn bản trên sổ, các loại văn bản đều theo đúng mẫu do Cục văn thư - Lưu... nhu cầu công việc quản lý văn bản của mình để áp dụng 24 PHỤ LỤC Sơ đồ: Quy trình quản lý văn bản đến (Phụ lục I) Trách nhiệm Nội dung thực hiện Thuộc Phòng thanh tra Pháp chế Bộ phận văn thư - Lưu trữ Tiếp nhận thư, báo Tiếp nhận, phân loại văn bản đến UBND TỈNH HẢI DƯƠNG TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG Bộ phận văn thư - Lưu trữ Vào sổ đăng ký văn bản đến Bộ phận văn thư - lưu trữ Trình duyệt văn bản đến... thực tập tại Văn phòng Trường Đại học Hải Dương thời gian đó em đã nhìn nhận về công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế của Nhà trường, nhìn chung công tác này được triển khai khá tốt và đầy đủ quy trình theo đúng quy định của Nhà nước đạt hiệu quả cao trong hoạt động quản lý của Nhà trường Dưới đây là những biện pháp nhằm nâng cao công tác quản lý văn bản như sau: - Cơ sở vật chất cần... chọn trong quá trình sử dụng Phần quản lý văn bản TVAT đây là phần mềm cho phép tiếp nhận và xử lý văn bản đến, văn bản đi Cho phép người dùng có thể tra cứu tìm kiếm, quản lý văn bản một cách nhanh nhất và với giao diện dễ nhận biết 23 Phần mềm quản lý văn bản FSC FWF đây là hệ thống trao đổi thông tin điều hành tác nghiệp và quản lý trình duyệt công văn, văn bản, hồ sơ công việc trên máy tính Ngoài... Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn quản lý văn bản đi văn bản đến - Thông tư 55/BNV-VPCP ngày 07 tháng 4 năm 2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ về việc quản lý văn bản đi - Quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản Nhà trường ban hành tại Quyết định số 312/QĐ-ĐHKTKT ngày 3 tháng 10 năm 2012 của Hiệu trưởng Trường Đại học Kinh tế-Kỹ Thuật Hải Dương (nay là Đại học Hải Dương) ... chuyển phát văn bản đi tại trường Đại học Hải Dương quy định như sau: Chính lãnh đạo Thanh tra - Pháp chế sẽ có trách nhiệm đôn đốc nhân viên của mình thực hiện một cách nhanh chóng, khẩn trương công việc, để đảm bảo mọi văn bản được xem xét và giải quyết đúng theo thời gian quy định Bước 6: Lưu bản gốc văn bản đi Việc lưu văn bản gốc văn bản đi là công việc rất quan trọng và cần thiết ở Trường ta vì . tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế trường Đại học Hải Dương 1.3.1. Công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế Hiện nay công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra. 1 PHẦN 1 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI PHÒNG THANH TRA - PHÁP CHẾ TRƯỜNG ĐẠI HỌC HẢI DƯƠNG 1.1. Lý do chọn đề tài Công tác văn thư nói chung, công tác tổ chức quản lý văn bản đi và. được tại trường và trong khoảng thời gian thực tập Phòng thanh tra - Pháp chế Nhà trường em đã mạnh dạn chọn đề tài: Công tác quản lý văn bản tại Phòng thanh tra - Pháp chế trường Đại học Hải Dương