Trang 1 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ NGHIỆP VỤ VÀ KỸ THUẬT HÀNH CHÍNH 1.1.KHÁI NIỆM NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH Đến nay, ở nước ta chưa có tài liệu nào đưa ra được khái niệm về nghiệp vụ hành chính một cách khoa học. Tuy nhiên, khoa học và thực tiễn những năm gần đây thường đề cập đến các thuật ngữ: hành chính văn phòng, nghiệp vụ hành chính văn phòng, hành chính công sở, nghiệp vụ hành chính Để hiểu như thế nào là nghiệp vụ hành chính cần làm rõ các thuật ngữ “nghiệp vụ” và “hành chính”. Theo Đại từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ “nghiệp vụ” được hiểu là: “công việc chuyên môn riêng của từng nghề, trình độ nghiệp vụ, bồi dưỡng nghiệp vụ” 1 . Thuật ngữ “hành chính” được hiểu dưới ba góc độ: l. Thuộc phạm vi quản lý nhà nước theo luật định: cơ quan hành chính, đơn vị hành chính; 2. Thuộc những công việc giấy tờ, văn thư, kế toán trong cơ quan nhà nước: cán bộ hành chính, ăn lương hành chính; 3. Có tính chất nghiêm minh, thẳng tay xử phạt, không nới lỏng để giáo dục, thuyết phục: dùng biện pháp hành chính” 2 . Theo Từ điển Luật học, thuật ngữ “hành chính” được hiểu dưới hai góc độ: “1. Hoạt động dưới sự lãnh đạo của bộ máy nhà nước cao nhất là Chính phủ để tổ chức thi hành pháp luật, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của các cơ quan nhà nước; 2. Thi hành pháp luật hành chính, nội quy, quy chế của cơ quan, đơn vị nhằm quản lý, bảo đảm hoạt động thường xuyên, liên tục của cơ quan, đơn vị. Ví dụ: công tác hành chính văn thư” 3 . Từ các cách hiểu khác nhau về các thuật ngữ “nghiệp vụ”, “hành chính” nêu trên thì dưới góc độ khoa học hành chính, khái niệm nghiệp vụ hành chính được hiểu là kỹ năng nghiệp vụ chuyên môn của cán bộ, công chức nhà nước trong cơ quan sự nghiệp, đơn vị hành chính. Kỹ năng nghiệp vụ hành chính bao gồm: - Kỹ năng xây dựng chế độ làm việc và lập chương trình công tác của cán bộ, công chức hành chính. - Kỹ năng công vụ hành chính của thủ trưởng cơ đơn vị - Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị. - Kỹ năng nghiệp vụ công tác hành chính – văn phòng. - Kỹ năng sử dụng phương tiện kỹ thuật hiện đại trong công tác hành chính 1.2. NHỮNG KỸ NĂNG NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH CHỦ YẾU 1.2.1.Xây dựng chế độ làm việc và lập chương trình công tác của cán bộ, công chức hành chính nhà nước Căn cứ và chức năng, nhiệm vụ của cán bộ, công chức mà xây dựng chế độ, chương trình công tác và lịch làm việc cho phù hợp. Khi có chế độ, chương trình công tác cụ thể thì cán bộ, công chức phải tuân thủ nghiêm chỉnh. Thông thường chế độ, chương trình này gồm: a. Chế độ lập chương trình công tác và lịch làm việc Muốn làm việc một cách khoa học và có hiệu quả cao thì mỗi cán bộ, công chức căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ của mình, xây dựng cho mình một chế độ, chương trình làm việc cụ thể và khoa học. 1 Đại từ điển Tiếng Việt, Nxb. Văn hóa Thông tin, H. 1998, tr. 1199. 2 Sđd, tr. 799. 3 Từ điển Luật học, Nxb. Từ điển Bách khoa, H. 1999, tr.183. Trang 2 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng Điều đó giúp cho bản thân mỗi người chủ động được việc làm, tránh được tình trạng làm việc nhỏ, bỏ việc lớn, giải quyết công việc trước mắt, quên mất công việc lâu dài. Thường mỗi cán bộ, công chức cần phải xây dựng cho mình: - Chương trình công tác hàng năm, sáu tháng và hàng tháng. Chương trình này là cụ thể hóa chương trình công tác của cơ quan, đơn vị. - Lịch làm việc hàng tuần và hàng ngày: + Lịch làm việc này được xây dựng dựa trên cơ sở lịch làm việc hàng tuần của cơ quan, đơn vị. Cần chú ý những ngày trong tuần có những cuộc họp gì thì đánh dấu vào khung của ngày đó để nhớ không bố trí công việc khác. + Buổi sáng của ngày làm việc, cán bộ, công chức đến công sở làm việc phải dự kiến và ghi vào lịch những việc cần làm trong ngày để tự nhắc nhở; phải xây dựng thành thói quen làm việc theo lịch đã ghi. Tuy nhiên, có những việc đột xuất trong ngày không dự kiến trước được thì cần chuyển ngay công việc ngày đó sang ngày sau hoặc tuần sau. b. Chế độ báo cáo, thông tin Chế độ báo cáo, thông tin là chế độ bắt buộc đối với cán bộ, công chức hành chính nhà nước. Tùy từng đối tượng và loại công việc đảm trách, cán bộ, công chức có thể thực hiện chế độ báo cáo hàng ngày, báo cáo tuần và báo cáo tháng. Tùy theo tính chất và nội dung báo cáo có thể dùng các hình thức báo cáo như: báo cáo bằng văn bản, báo cáo không bằng văn bản. Chế độ báo cáo phải theo quy trình và trình tự luật định. Luật Cán bộ, công chức quy định: “Cán bộ, công chức phải chấp hành quyết định của cấp trên, khi có căn cứ để cho là quyết định đó trái pháp luật thì phải báo cáo ngay với người ra quyết định; trong trường hợp vẫn phải chấp hành quyết định thì phải báo cáo lên cấp trên trực tiếp của người ra quyết định và không phải chịu trách nhiệm vì hậu quả của việc thi hành quyết định đó”. Cán bộ, công chức hành chính trong truyền đạt thông tin phải đảm bảo tính trung thực, khách quan, không làm sai lệch và nói theo ý mình. Phải có quan điểm nhất quán là nói và làm việc theo đường lối, nghị quyết của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước; phải có ý thức kỷ luật trong phát ngôn. Bảo đảm tính kịp thời và nhanh chóng trong việc truyền đạt các nguồn tin có ích cho công tác quản lý của cơ quan, đơn vị. c. Chế độ tiếp dân, giao tiếp Nhà nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam là nhà nước của dân, do dân, vì dân. Vì vậy, hơn ai hết, cán bộ, công chức nhà nước phải luôn tôn trọng dân, hết lòng, hết sức phục vụ nhân dân và là “công bộc” của nhân dân. Luật Cán bộ, công chức đã quy định rõ: cán bộ, công chức trong khi thi hành công vụ, ngoài việc chấp hành nghiêm đường lối, chủ trương của Đảng và chính sách, pháp luật của Nhà nước còn phải: “ tận tụy phục vụ nhân dân, tham gia sinh hoạt cộng đồng nơi cư trú, lắng nghe ý kiến và chịu sự giám sát của nhân dân”, “ không được cửa quyền, hách dịch, sách nhiễu, gây khó khăn phiền hà đối với cơ quan, tổ chức, cá nhân trong khi giải quyết công việc”. Tùy theo thẩm quyền mà cán bộ, công chức phải có chương trình kế hoạch tiếp dân cụ thể và công khai (có thể tiếp dân theo tuần, theo ngày). Đồng thời, phải có trách nhiệm trả lời cho dân về những vấn đề nhân dân đặt ra. Nếu vấn đề đã nêu ra thuộc thẩm quyền giải quyết của người tiếp dân thì phải trả lời ngay với dân. Còn những vấn đề không thuộc thẩm quyền của người tiếp dân thì phải báo cáo kịp thời cho các cơ quan có thẩm quyền liên quan giải quyết trong thời gian ngắn nhất. Cùng với chế độ tiếp dân, cán bộ, công chức nhà nước luôn phải trau dồi kiến thức, tâm lý giao tiếp. Trong giao tiếp, cán bộ, công chức phải hòa nhã, không được cửa quyền, hách dịch với dân. d.Chế độ làm việc với cơ sớ Một đặc điểm trong hoạt động công vụ của cán bộ, công chức là ngày làm 8 giờ, gắn với công sở. Nếu trong quỹ thời gian làm việc không xây dựng chế độ làm việc cụ thể với cơ sở thì dễ dẫn đến bệnh quan liêu giấy tờ, không hiểu hoặc hiểu rất hạn chế thực tiễn. Trang 3 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng Điều đó, dẫn đến việc đưa ra những quyết sách không đúng, không phù hợp hoặc xa thực tiễn. Tùy theo chức năng, nhiệm vụ mà mỗi cán bộ, công chức cần xây dựng cho mình một chế độ làm việc với cơ sở cho phù hợp (chế độ này có thể là theo ngày, theo tuần, theo tháng). Khi đi thực tế, làm việc với cơ sở, cán bộ, công chức phải có tác phong đi sâu, đi sát để nắm bắt được thông tin cụ thể, phải lắng nghe hết ý kiến của quần chúng và cấp dưới, giải quyết kịp thời các yêu cầu chính đáng của cơ sở trong phạm vi thẩm quyền. Tránh họp nhiều mà nghị ít, kết quả không rõ ràng, chiếm mất nhiều thời gian, ảnh hưởng đến chế độ làm việc với cơ sở. 1.2.2. Kỹ năng công vụ hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị a. Thu thập và xử lý thông tin quản lý Hoạt động công vụ của thủ trưởng cơ quan, đơn vị luôn gắn với các thông tin. Các quyết định của thủ trưởng đúng hay sai, phù hợp hay không phù hợp phụ thuộc không nhỏ vào các thông tin được cung cấp. Nếu thông tin bị sai lệch thực tế và không chính xác sẽ dẫn đến việc ra quyết định của thủ trưởng thiếu cơ sở thực tiễn, hiệu quả của quyết định đưa ra sẽ thấp, thậm chí là có tác dụng ngược lại. Vì vậy, thông tin được coi là tiền đề quan trọng không thể thiếu để thủ trưởng ra quyết định quản lý. -Yêu cầu của thu thập thông tin và xử lý thông tin: việc thu thập, cung cấp, xử lý thông tin phải đảm bảo các yêu cầu sau: +Phải có tính tổng hợp cao; +Phải mang tính liên tục, không ngắt quãng; +Phải bảo đảm độ tin cậy và chính xác cao; +Phải bảo đảm tính kịp thời. -Quy trình thu thập, xử lý thông tin: +Xác định nhu cầu tin để xây dựng và tổ chức hệ thống thông tin cần thiết cho công vụ của mình. +Các nguồn thông tin thu thập qua nhiều kênh và hình thức khác nhau. -Các kênh thu thập thông tin gồm: từ các cơ quan của Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế, nhân dân và dư luận xã hội -Hình thức thu thập thông tin: thông qua chế độ báo cáo; qua các văn bản của Đảng, của các tổ chức chính trị, đoàn thể, văn bản quản lý nhà nước; qua hội nghị, giao ban, qua khảo sát thực tiễn; qua số liệu thống kê và các phương tiện thông tin đại chúng -Xử lý thông tin qua kiểm tra, phân tích, đánh giá, phán đoán, dự đoán để tìm ra giải pháp tối ưu. -Cung cấp và lưu trữ thông tin. Thông tin nếu không được cung cấp cho các đối tượng cần thiết sử dụng và khai thác phục vụ cho công việc của họ cũng như vào công việc chung của cơ quan, đơn vị thì chỉ là thông tin “chết” trên giấy tờ. Vì vậy, việc cung cấp thông tin kịp thời, đầy đủ cho đối tượng sử dụng là một khâu quan trọng, làm cho thông tin được sử dụng trong thực tiễn. Những thông tin quan trọng và cần thiết cho nghiên cứu, có giá trị cho hoạt động công vụ cần được lưu trữ. Quy trình thu thập và xử lý thông tin là một chu trình khép kín, liên hoàn, bao gồm những bước trên. Quy trình đó càng ngắn bao nhiều thì hiệu quả của công tác thông tin càng cao bấy nhiêu. Ngày nay, với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học, công nghệ, các thủ trưởng cần phải biết sử dụng những thành tựu khoa học này để thu thập, xử lý thông tin và thực hiện có hiệu quả chức năng, nhiệm vụ của mình trong hoạt động công vụ. b. Ra quyết định quản lý và tổ chức thực hiện quyết định Việc ra quyết định và tổ chức thực hiện quyết định theo quy trình sau: Trang 4 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng -Phân loại quyết định: +Quyết định về tổ chức: thành lập phòng, ban mới, bổ nhiệm cán bộ thuộc thẩm quyền. +Quyết định ban hành quy chế. +Quyết định về một vấn đề nào đó. -Xác định các bộ phận cấu thành một quyết định. +Phần mở đầu: nêu rõ các căn cứ cho quyết định: căn cứ pháp lý, căn cứ thực tiễn, theo đề nghị của thủ trưởng cơ quan, ngành hữu quan Mỗi căn cứ được trình bày thành một hàng riêng. +Nội dung quyết định: trình bày thành điều khoản, theo trình tự nhất định, nếu nhiều nội dung thì có thể trình bày thành chương, mục Nội dung trình bày phải rõ ràng, không được nhiều nghĩa. -Phần biện pháp thực hiện. Phần này nêu các biện pháp tổ chức thực hiện, phân công trách nhiệm thi hành quyết định. c. Tổ chức lao động khoa học công vụ hành chính của thủ trưởng cơ quan, đơn vị -Xây dựng kế hoạch và phân bố quỹ thời gian. Thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần phải xây dựng một chương trình, kế hoạch làm việc khoa học và cụ thể. Chương trình, kế hoạch này phải bảo đảm được các yêu cầu: vừa giải quyết được công việc của cơ quan, vừa chú ý đến công việc chung; vừa đi sâu vào công tác trọng tâm, trọng điểm, vừa thực hiện công việc trước mắt và quan tâm đến công việc lâu dài. Căn cứ vào chương trình, kế hoạch của cơ quan, thủ trưởng xây dựng chương trình, kế hoạch làm việc cho mình. Chương trình kế hoạch này bao gồm: chương trình kế hoạch làm việc năm, sáu tháng và hàng tháng; chương trình kế hoạch làm việc truong tuần. -Phân bố quỹ thời gian. Quỹ thời gian của một thủ trưởng cơ quan, đơn vị thường được phân bố theo từng nội dung công việc. Những nội dung này gồm: hội họp, giao ban; đi cơ sở; tiếp khách, giao tiếp; mạn đàm, điện thoại; nghiên cứu văn bản; công tác tổ chức, cán bộ; học tập, giải trí và một lượng thời gian dự trữ nhất định để giải quyết những việc đột xuất. Ngoài thời gian ở công sở, thủ trưởng cần dành thời gian nhất định cho việc giải trí văn nghệ, nghỉ ngơi, thể dục, thể thao, lao động chân tay khác. Tùy chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, thủ trưởng cơ quan có thể phân bố lượng thời gian thích hợp cho mỗi nội dung công việc nêu trên. -Tổ chức lao động khoa học trong công tác văn bản. Công tác văn bản của cán bộ, công chức cơ sở có những chuyên đề nghiên cứu riêng. Việc tổ chức lao động công tác văn bản của thủ trưởng ngoài những nội dung, yêu cầu chung của công tác này, đối với cán bộ, công chức nói chung, thủ trưởng cơ quan cần chú ý một số vấn đề sau: +Dự thảo các văn bản, dự án phải tuân thủ theo một quy trình công nghệ nhất định, theo phương pháp khoa học. +Duyệt, ký văn bản là công vụ quan trọng của thủ trưởng. Cần tuân thủ đầy đủ các bước, xem xét, cân nhắc kỹ lưỡng trước khi đặt bút ký văn bản. +Giám sát và kiểm tra việc ban hành văn bản của cấp dưới để tránh tình trạng sai thẩm quyền, không phù hợp với cơ chế quản lý mới, vi phạm lợi ích chính đáng của công dân. Cần kiên quyết sửa đổi những văn bản bất hợp lý và bãi bỏ những văn bản bất hợp pháp. +Cần sử dụng thành tựu khoa học - công nghệ mới vào công tác soạn thảo, quản lý, sử dụng và lưu trữ văn bản của mình. -Hội họp, phát biểu, giao tiếp. Trang 5 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng +Hội họp: những cuộc họp cần thiết cần đưa vào chương trình, kế hoạch làm việc chính của tuần, tháng Nội dung của những cuộc họp này cần phải được chuẩn bị trước và công khai cho các đối tượng dự họp. Trong hội họp, ngoài những nội dung được xác định và chuẩn bị trước khi tiến hành cuộc họp thì nghệ thuật điều hành, khả năng diễn đạt và phong cách của thủ trưởng có một ảnh hưởng không nhỏ đến chất lượng và hiệu quả của phiên họp. Trong phát biểu, phối hợp cần phải thực hiện tốt các bước: xác định rõ chủ đề, mục đích của cuộc họp; nội dung gọn, rõ ràng; bảo đảm phương pháp sư phạm trong phát biểu và trình bày ý kiến. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “ N N ó ó i i c c h h o o g g ọ ọ n n g g à à n n g g , , c c ó ó đ đ ầ ầ u u , , c c ó ó đ đ u u ô ô i i , , c c ó ó n n ộ ộ i i d d u u n n g g . . N N ó ó i i l l u u n n g g t t u u n n g g n n h h ư ư n n h h i i ề ề u u c c á á n n b b ộ ộ n n ó ó i i r r ồ ồ i i t t h h ì ì k k h h ô ô n n g g b b i i ế ế t t n n ó ó i i c c á á i i g g ì ì , , n n h h ư ư v v ậ ậ y y l l à à t t h h i i ế ế u u c c h h u u ẩ ẩ n n b b ị ị t t r r ư ư ớ ớ c c . . N N ó ó i i d d ù ù í í t t n n h h ư ư n n g g n n ó ó i i c c h h o o t t h h ấ ấ m m t t h h í í a a , , c c h h ắ ắ c c c c h h ắ ắ n n t t h h ì ì q q u u ầ ầ n n c c h h ú ú n n g g v v ẫ ẫ n n t t h h í í c c h h h h ơ ơ n n n n ó ó i i d d à à i i , , n n ó ó i i d d a a i i”. +Giao tiếp là một trong những nội dung bắt buộc trong công vụ của thủ trưởng. Công vụ giao tiếp tốt sẽ giúp cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị nắm được nhiều nguồn tin bổ ích cho quản lý và đáp ứng kịp thời nguyện vọng của nhân dân. Để giao tiếp có hiệu quả, thủ trưởng cơ quan, đơn vị cần phải hiểu biết kiến thức về tâm lý quản lý. Không được hách dịch, cửa quyền trong khi giao tiếp. Phải có thái độ cầu thị, lắng nghe nghiêm túc các ý kiến của đối tượng giao tiếp. Tránh thô bạo, cục cằn, công thần trong khi giao tiếp. d.Kiện toàn tổ chức, bộ máy và sử dụng người dưới quyền của thủ trưởng cơ quan, đơn vị -Thủ trưởng là người đứng đầu cơ quan, đơn vị. Vì vậy, vấn đề tổ chức bộ máy luôn là mối quan tâm hàng đầu của thủ trưởng. Trong quá trình kiện toàn tổ chức, bộ máy cơ quan, đơn vị cần quán triệt các nguyên tắc: cấp ủy Đảng lãnh đạo, khách quan, khoa học, công khai, dân chủ và pháp chế. Đối với thủ trưởng, phải có kiến thức khoa học tổ chức, nắm vững được các quan điểm và nguyên tắc trong tổ chức, bộ máy nhà nước. Khi kiện toàn tổ chức, bộ máy cần: +Xác định rõ mục tiêu. +Xây dựng cơ cấu và cơ chế hoạt động. +Tuyển chọn và sử dụng con người. +Những điều kiện bảo đảm cho tổ chức và hoạt động của bộ máy. -Sử dụng người dưới quyền của thủ trưởng. Chủ tịch Hồ Chí Minh đã dạy: “ D D ù ù n n g g n n g g ư ư ờ ờ i i n n h h ư ư d d ù ù n n g g g g ỗ ỗ , , n n g g ư ư ờ ờ i i t t h h ợ ợ k k h h é é o o t t h h ì ì g g ỗ ỗ t t o o , , n n h h ỏ ỏ , , t t h h ẳ ẳ n n g g , , c c o o n n g g đ đ ề ề u u t t ù ù y y c c h h ỗ ỗ m m à à d d ù ù n n g g đ đ ư ư ợ ợ c c”. Như vậy, để dùng người dưới quyền có hiệu quả thủ trưởng cần phải: +Hiểu rõ những con người cụ thể về nguồn gốc, hoàn cảnh gia đình, năng khiếu, sở trường của từng người. Đồng thời cần nắm được những biến đổi thường xuyên về tâm, sinh lý, tư duy, những mối quan hệ xã hội tác động đến những người dưới quyền. +Thủ trưởng sử dụng người con phải thấy rõ tính phức tạp, đa dạng, đan xen nhau giữa con người với con người trong tổ chức, cơ quan, đơn vị. Đồng thời, phải có những kiến thức về tâm lý quản lý, tâm lý cá nhân, tâm lý tập thể, tâm lý xã hội để từ đó có kế hoạch sử dụng, quy hoạnh đào tạo, bồi dưỡng cán bộ dưới quyền một cách có hiệu quả. +Khi sử dụng và đào tạo người dưới quyền, thủ trưởng cũng cần quán triệt một số nguyên tắc: dân chủ, công khai, xuất phát từ công việc mà sử dụng, đào tạo cán bộ, công chức, nguyên tắc ưu tiên 1.2.3.Nghiệp vụ về tổ chức lao động khoa học trong cơ quan, đơn vị a.Lập bảng phân công công tác giữa cán bộ, công chức Dựa trên danh mục các loại công việc phải làm và số lượng, chất lượng, khả năng của cán bộ, công chức thực có của từng cơ quan, đơn vị mà lập bảng phân công công tác cho phù hợp. Trang 6 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng Mục đích của việc lập bảng phân công công tác là giúp cho mỗi thành viên trong đơn vị hiểu rõ công việc mình làm, đồng thời giúp cho thủ trưởng kiểm tra, giám sát được mọi công việc của các thành viên. Thông thường, các cơ quan hiện nay tồn tại ba cách phân công: -Mỗi công chức được phân công thực hiện một công việc riêng của mình, được sử dụng tài liệu, văn bản và các phương tiện thực thi công vụ riêng. -Một số cán bộ, công chức của cơ quan thực hiện cùng loại công việc liên quan đến cùng một lĩnh vực. -Một số cán bộ, công chức cùng sử dụng một hồ sơ tổng hợp nhưng mỗi người chỉ làm một bộ phận nhất định hay một nghiệp vụ nhất định. b.Lập bảng định mức lao động và phân loại hao phí thời gian làm việc của cán bộ, công chức -Để lập bảng định mức lao động đúng cần dựa vào chức năng, nhiệm vụ của từng loại đối tượng lao động. Theo cách phân loại cán bộ, công chức hiện hành, có thể phân loại đối tượng để lập bảng định mức lao động. +Loại thứ nhất, áp dụng đối với cán bộ, công chức thực hành và phục vụ. Công việc của loại đối tượng này thường đơn giản, lặp đi lặp lại hàng ngày. Những nhân viên văn thư, đánh máy, điều khiển máy tính thuộc loại này. +Loại thứ hai, áp dụng đối với cán bộ, công chức chuyên môn. Sản phẩm của loại đối tượng này chủ yếu là số lượng, chất lượng văn bản ban hành, các quyết định quản lý mà họ tham gia. -Tính toán mức hao phí thời gian làm việc đối với cán bộ, công chức là khâu không thể thiếu trong tổ chức lao động khoa học của cơ quan. Hao phí thời gian công việc được tính theo từng loại công việc, từng loại đối tượng cán bộ, công chức. -Hao phí thời gian làm việc có thể do: +Mất mát do thiếu sót trong việc tổ chức và phục vụ nơi làm việc. +Áp dụng, sử dụng không hợp lý các phương tiện kỹ thuật. +Phân công công tác không rõ ràng, chồng chéo lẫn nhau. +Bố trí chỗ làm việc thiếu khoa học c.Sắp xếp chỗ làm việc và điều kiện làm việc Khoa học đã chứng minh rằng, việc sắp xếp chỗ làm việc, điều kiện làm việc một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho cán bộ, công chức phấn chấn, tinh thần thoải mái, tạo hưng phấn cao để thực hiện tốt công việc và đạt năng suất, hiệu quả cao. Ngược lại, sắp xếp chỗ làm việc không khoa học, điều kiện làm việc thiếu, lạc hậu sẽ gây ra hậu quả mất nhiều công sức và thời gian di chuyển hướng công việc sẽ phí phạm, tinh thần làm việc căng thẳng, hạn chế đến chất lượng và hiệu quả công việc. Ngoài ra, nếu cơ quan bố trí nhiều phòng làm việc riêng cho nhân viên sẽ gây ra lãng phí và tốn kém. Những điều cần chú ý khi sắp xếp chỗ làm việc và điều kiện làm việc: -Bố trí, sắp xếp hợp lý các phòng làm việc cho cả cơ quan và từng đơn vị trong cơ quan. -Sắp xếp hợp lý cán bộ trong một phòng làm việc. -Tổ chức hợp lý chỗ làm việc cho từng cán bộ, công chức. -Đảm bảo điều kiện ánh sáng, không khí, môi trường thuận lợi cho làm việc. -Bảo đảm máy móc, phương tiện kỹ thuật làm việc cho cán bộ, công chức. 1.2.4.Kỹ năng nghiệp vụ công tác hành chính văn phòng Văn phòng được hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau như đối tượng nghiên cứu văn phòng được xem xét dưới góc độ là bộ phận tổng hợp - giúp việc thủ trưởng, ban lãnh đạo thực hiện chức năng, nhiệm vụ và điều hành công việc của cơ quan, tổ chức trực tiếp thực hiện các nghiệp vụ hành chính trong cơ quan, đơn vị. Trang 7 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng Theo góc độ này, văn phòng có hai chức năng cơ bản là: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần quản trị. Để thực hiện hai chức năng đó, văn phòng có các nhiệm vụ sau: -Xây dựng chương trình công tác và chương trình làm việc. -Giúp thủ trưởng thu thập thông tin, đôn đốc, theo dõi việc chuẩn bị đề án do thủ trưởng giao cho cán bộ chuyên môn, dự thảo những văn bản, tổng hợp các công văn giao dịch của cơ quan. -Quản lý công tác văn bản. -Thực hiện các tác nghiệp hành chính của cơ quan (tiếp khách, tiếp dân, lễ nghi ). -Giữ vị trí là cầu nối giữa cấp trên, cấp dưới với mọi công dân và công tác đối ngoại. -Bảo đảm công tác hậu cần, kinh phí cho các mặt hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý tài sản, vật tư chặt chẽ theo đúng chế độ, chính sách của Nhà nước. -Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức văn phòng, từng bước hiện đại hóa công tác hành chính, văn phòng. Thực hiện các nhiệm vụ trên đây, công tác hành chính văn phòng có những kỹ năng tác nghiệp trên các lĩnh vực cụ thể: -Công tác thông tin; -Công tác tổng hợp; -Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ. 1.3. PHƯƠNG HƯỚNG HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG Mục tiêu chung của chương trình tổng thể cải cách hành chính nhà nước giai đoạn 10 năm được Chính phủ xác định là: “ X X â â y y d d ự ự n n g g m m ộ ộ t t n n ề ề n n h h à à n n h h c c h h í í n n h h d d â â n n c c h h ủ ủ , , t t r r o o n n g g s s ạ ạ c c h h , , v v ữ ữ n n g g m m ạ ạ n n h h , , c c h h u u y y ê ê n n n n g g h h i i ệ ệ p p , , h h i i ệ ệ n n đ đ ạ ạ i i h h ó ó a a , , h h o o ạ ạ t t đ đ ộ ộ n n g g h h i i ệ ệ u u l l ự ự c c , , h h i i ệ ệ u u q q u u ả ả t t h h e e o o n n g g u u y y ê ê n n t t ắ ắ c c c c ủ ủ a a n n h h à à n n ư ư ớ ớ c c p p h h á á p p q q u u y y ề ề n n x x ã ã h h ộ ộ i i c c h h ủ ủ n n g g h h ĩ ĩ a a d d ư ư ớ ớ i i s s ự ự l l ã ã n n h h đ đ ạ ạ o o c c ủ ủ a a Đ Đ ả ả n n g g ; ; X X â â y y d d ự ự n n g g đ đ ộ ộ i i n n g g ũ ũ c c á á n n b b ộ ộ , , c c ô ô n n g g c c h h ứ ứ c c c c ó ó p p h h ẩ ẩ m m c c h h ấ ấ t t , , n n ă ă n n g g l l ự ự c c đ đ á á p p ứ ứ n n g g y y ê ê u u c c ầ ầ u u c c ủ ủ a a c c ô ô n n g g c c u u ộ ộ c c x x â â y y d d ự ự n n g g , , p p h h á á t t t t r r i i ể ể n n đ đ ấ ấ t t n n ư ư ớ ớ c c”. Như vậy, hiện đại hóa nền hành chính là nội dung mới trong chương trình tổng thể cải cách hành chính, bao gồm nhiều nhiệm vụ phải thực hiện. Cùng với việc đổi mới cách làm việc, phương thức điều hành của hệ thống hành chính, hiện đại hóa công sở và điều kiện làm việc cho các cơ quan hành chính, việc ứng dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong hoạt động của hệ thống các cơ quan hành chính nhà nước là một yêu cầu bức xúc. Trong quá trình hiện đại hóa nền hành chính, việc nâng cao trình độ quản lý, kỹ năng hành chính của cán bộ, công chức và từng bước hiện đại hóa hành chính, văn phòng là những khâu không thể thiếu. Để từng bước hiện đại hóa công tác hành chính, văn phòng trong thời gian tới, cần tập trung vào những hướng chủ yếu: -Hiện đại hóa công sở và nơi làm việc cho cán bộ, công chức nói chung và công chức văn phòng nói riêng -Từng bước tin học hóa, tự động hóa, viễn thông hóa công tác hành chính, văn phòng. Bảo đảm các trang thiết bị cần thiết và hiện đại phục vụ cho hoạt động tác nghiệp cụ thể: văn thư, chuyển nhận thông tin, quản lý -Xây dựng đội ngũ cán bộ, công chức có trình độ quản lý, chuyên môn và nghiệp vụ, kỹ năng hành chính cao Trang 8 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng CHƯƠNG 2 VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC VÀ KỸ THUẬT SOẠN THẢO VĂN BẢN 2.1.KHÁI NIỆM VÀ VAI TRÒ CỦA VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC 2.1.1.Khái niệm văn bản quản lý nhà nước Văn bản là một phương tiện ghi và truyền đạt thông tin bằng ngôn ngữ hay một loại ký hiệu nhất định. Nó vừa là sản phẩm, vừa là phương tiện không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước của bất cứ một cơ quan nào. Văn bản quản lý nhà nước là loại văn bản không chỉ phản ánh thông tin quản lý mà còn thể hiện ý chí, mệnh lệnh của chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý, nhằm hiện thực hóa các quy định của Nhà nước, tạo ra các quan hệ pháp lý cụ thể trong hoạt động của cơ quan quản lý nhà nước. Như vậy, văn bản quản lý nhà nước là loại văn bản do cơ quan quản lý nhà nước có thẩm quyền ban hành theo những thể thức, thủ tục và thẩm quyền do luật định, thể hiện ý chí, mệnh lệnh của các cơ quan nhà nước đối với đối tượng quản lý, nhằm hiện thực hóa các quy định của pháp luật và tạo ra các quan hệ pháp lý cụ thể trong hoạt động quản lý nhà nước. 2.1.2.Vai trò của văn bản quản lý nhà nước -Văn bản quản lý là phương tiện đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý của các cơ quan nhà nước. Hoạt động quản lý gắn liền với thông tin và thông tin được coi như hệ thần kinh của hệ thống quản lý. Bất cứ một quyết định quản lý nào cũng chứa đựng thông tin và sản phẩm của quyết định quản lý cũng là thông tin. Trong số các nguồn thông tin thì thông tin bằng văn bản có vị trí đặc biệt quan trọng. -Văn bản quản lý là phương tiện truyền đạt các quyết định quản lý của chủ thể đến đối tượng quản lý. Các quyết định quản lý phải được truyền đạt một cách nhanh chóng, chính xác, đúng đối tượng. Với sự phát triển của khoa học - công nghệ hiện nay, có rất nhiều phương tiện để truyền đạt quyết định quản lý đến đối tượng quản lý (rađiô, vô tuyến truyền hình, điện tín ), tuy nhiên, văn bản quản lý vẫn là phương tiện chính thống và đảm bảo độ tin cậy nhất. -Văn bản quản lý là cơ sở cho công tác kiểm tra, thanh tra, giám sát hoạt động của chủ thể quản lý đối với đối tượng quản lý. Kiểm tra là khâu tất yếu, đảm bảo cho bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả. Quy trình quản lý bao gồm: ban hành quyết định quản lý, tổ chức thực hiện, kiểm tra để uốn nắn lệch lạc và bổ sung khi cần thiết. Cơ sở để so sánh, đánh giá giữa hoạt động thực tế và mục tiêu đặt ra ban đầu phải bắt nguồn từ những nội dung, những chỉ tiêu đã được đề ra và được thể chế hóa bằng văn bản. 2.2.CÁC LOẠI VĂN BẢN QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC Văn bản quản lý nhà nước bao gồm ba loại: văn bản pháp quy, văn bản hành chính và văn bản chuyên môn, kỹ thuật. 2.2.1.Văn bản pháp quy a.Khái niệm văn bản pháp quy Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật ở nước ta hiện nay rất đa dạng, bao gồm: -Văn bản do Quốc hội ban hành: Hiến pháp, luật, nghị quyết. -Văn bản do Ủy ban Thường vụ Quốc hội ban hành: pháp lệnh, nghị quyết. -Văn bản do Chủ tịch nước ban hành: lệnh, quyết định của Chủ tịch nước. -Văn bản do Chính phủ ban hành: nghị quyết, nghị định của Chính phủ. -Văn bản do Thủ tướng Chính phủ ban hành: quyết định, chỉ thị của Thủ tướng. -Văn bản do Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ ban hành: quyết định, chỉ thị, thông tư. -Nghị quyết của Hội đồng thẩm phán Tòa án nhân dân tối cao; quyết định, chỉ thị, thông tư của Chánh án Tòa án nhân dân tối cao, Viện trưởng Viện Kiểm sát nhân dân tối cao. Trang 9 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng -Nghị quyết liên tịch do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền hoặc cơ quan nhà nước có thẩm quyền cùng với cơ quan Trung ương của đoàn thể, tổ chức chính trị - xã hội cùng ban hành, nhằm quyết định thực hiện một văn bản của cơ quan Nhà nước cấp trên. -Thông tư liên tịch: văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền phối hợp với nhau hoặc phối hợp với cơ quan Trung ương của các tổ chức chính trị - xã hội có chức năng tham gia quản lý nhà nước ban hành. - Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp. - Quyết định, chỉ thị của Ủy ban nhân dân các cấp. Trong hệ thống các văn bản nêu trên, các văn bản do các cơ quan hành chính nhà nước ở Trung ương (Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ) ban hành và văn bản do Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp ban hành được gọi là văn bản pháp quy. Vậy, văn bản pháp quy là văn bản chứa đựng các quy tắc xử sự chung do các cơ quan hành chính nhà nước ở Trung ương và Hội đồng nhân dân, Ủy ban nhân dân các cấp ban hành nhằm cụ thể hóa và thực hiện văn bản quy phạm pháp luật của Quốc hội, Ủy ban Thường vụ Quốc hội, Chủ tịch nước và văn bản của cơ quan nhà nước cấp trên. b.Hình thức và chức năng của các loại văn bản pháp quy Tên gọi của văn bản là hình thức văn bản (nghị quyết, nghị định, quyết định, chỉ thị, thông tư). Mỗi hình thức văn bản có chức năng khác nhau (tùy thuộc vào chức năng, thẩm quyền của cơ quan ban hành). - Các văn bản pháp quy của Chính phủ +Nghị quyết: ban hành các chủ trương, chính sách lớn, các chính sách cụ thể; thông qua dự án kế hoạch ngân sách nhà nước trước khi trình Quốc hội; phê duyệt điều ước quốc tế nhân danh Chính phủ; và những công tác quan trọng khác thuộc thẩm quyền của Chính phủ, do tập thể Chính phủ quyết định; đánh giá kết quả thực hiện pháp luật, kế hoạch nhà nước, ngân sách nhà nước và các chủ trương, chính sách của Chính phủ. +Nghị định: quy định cụ thể việc thi hành luật của Quốc hội, pháp lệnh của Ủy ban Thường vụ Quốc hội; ban hành các chế độ, thể lệ cụ thể thi hành các quy định của Hiến pháp và của luật, pháp lệnh về quản lý mọi mặt của đời sống xã hội, về quyền lợi và nghĩa vụ của công dân; quyết định việc thành lập, sát nhập, giải thể cơ quan thuộc Chính phủ; quy định nhiệm vụ, quyền hạn, tổ chức bộ máy của các cơ quan nhà nước; các quy định về chế độ quản lý hành chính nhà nước. -Văn bản pháp quy của Thủ tướng Chính phủ +Quyết định: dùng để quy định các chính sách cụ thể, các chế độ bổ nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức; phê chuẩn các kế hoạch, các phương án kinh tế - kỹ thuật, các phương án kinh tế xã hội; phê chuẩn hoặc bãi bỏ các văn bản sai trái của cơ quan cấp dưới. +Chỉ thị: dùng để truyền đạt những chủ trương, chính sách, biện pháp quản lý; chỉ đạo về tổ chức và hoạt động đối với các ngành, các cấp. -Văn bản pháp quy của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ +Quyết định: dùng để ban hành các biện pháp, thể lệ cụ thể để thực hiện luật pháp nhà nước và các chủ trương, chính sách của Chính phủ về quản lý ngành, lĩnh vực trong cả nước; các tiêu chuẩn, quy trình, quy phạm và các định mức kinh tế - kỹ thuật thuộc ngành; thành lập, giải thể, quy định nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức bộ máy của các cơ quan, đơn vị thuộc thẩm quyền của bộ, cơ quan ngang bộ; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cho nghỉ hưu, khen thưởng, kỷ luật cán bộ thuộc thẩm quyền của Bộ trưởng, thủ trưởng cơ quan ngang bộ; quyết định những vấn đề khác thuộc thẩm quyền được pháp luật quy định hoặc được ủy quyền của Chính phủ. Trang 10 Người thực hiện: NCS.ThS.Nguyễn Nam Thắng +Thông tư: dùng để hướng dẫn, giải thích các nghị quyết, nghị định của Chính phủ, quyết định, chỉ thị của Thủ tướng Chính phủ hoặc hướng dẫn thực hiện những quy định về quản lý thuộc ngành, lĩnh vực do bộ, cơ quan ngang bộ phụ trách. Trong trường hợp các bộ, cơ quan ngang bộ cùng phối hợp với nhau hoặc phối hợp với một cơ quan Trung ương của đoàn thể nhân dân để quy định chi tiết hoặc hướng dẫn thực hiện các quy định của Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ thì gọi là thông tư liên tịch. +Chỉ thị: dùng để đề ra chủ trương, biện pháp và chỉ đạo các cơ quan, đơn vị thuộc quyền thực hiện quyết định, chủ trương, luật pháp thuộc lĩnh vực công tác của ngành; giao nhiệm vụ cho các đơn vị thuộc trách nhiệm quản lý của bộ, cơ quan ngang bộ; giải quyết các vấn đề khác thuộc thẩm quyền của bộ, cơ quan ngang bộ đã được luật pháp quy định. -Văn bản pháp quy của Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các cấp +Nghị quyết của Hội đồng nhân dân các cấp: dùng để ban hành các biện pháp đảm bảo thi hành nghiêm chỉnh Hiến pháp và pháp luật của Nhà nước ở địa phương; chuẩn y kế hoạch phát triển kinh tế - xã hội và ngân sách, chuẩn y kế hoạch quốc phòng, an ninh ở địa phương, chuẩn y các biện pháp ổn định và nâng cao đời sống của nhân dân địa phương. +Ủy ban nhân dân các cấp ban hành: *Quyết định: dùng để ban hành các chủ trương, biện pháp, các chế độ, thể lệ thuộc thẩm quyền quản lý của địa phương, nhằm thực hiện các chủ trương, chính sách của Trung ương và các nghị quyết của Hội đồng nhân dân cùng cấp; thành lập, sửa đổi, bãi bỏ các cơ quan, đơn vị trực thuộc; bổ nhiệm, khen thưởng, kỷ luật công chức; phê chuẩn các kế hoạch sản xuất kinh doanh, các luận chứng kinh tế - kỹ thuật hoặc các quyết định của các cơ quan cấp dưới. *Chỉ thị: dùng để truyền đạt, hướng dẫn, chỉ đạo các chủ trương, chính sách của cấp trên, các nghị quyết của Hội đồng nhân dân và quyết định của Ủy ban nhân dân, giao nhiệm vụ, đôn đốc các cơ quan cấp dưới thực hiện các nhiệm vụ. Căn cứ vào chức năng của văn bản pháp quy trong quản lý nhà nước, người ta còn chia ra hai loại văn bản: -Văn bản quy phạm pháp luật: là văn bản do cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành, chứa đựng các quy tắc xử sự chung áp dụng cho mọi đối tượng và được lặp đi lặp lại nhiều lần, áp dụng trên quy mô toàn quốc hoặc từng địa phương. -Văn bản cá biệt (văn bản áp dụng pháp luật) chỉ chứa đựng các quy tắc xử sự riêng do cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền ban hành theo chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của mình để giải quyết những vụ việc cụ thể, đối với những đối tượng cụ thể (ví dụ: quyết định lên lương, khen thưởng, bổ nhiệm, miễn nhiệm, kỷ luật v.v ). 2.2.2.Văn bản hành chính a.Khái niệm Văn bản hành chính được sử dụng thường xuyên trong các cơ quan nhà nước, các tổ chức xã hội và các doanh nghiệp nhằm chuyển giao các thông tin từ tổ chức này sang tổ chức khác, đề ra các yêu cầu, phục vụ các quan hệ giao dịch, trao đổi công tác; phối hợp với nhau cùng giải quyết một vấn đề cụ thể. Văn bản hành chính vừa có ý nghĩa pháp lý, vừa có ý nghĩa thực tiễn trong quản lý nhà nước, quản lý kinh tế - xã hội. b.Hình thức -Công văn hành chính: là hình thức văn bản hành chính được sử dụng phổ biến nhằm thông tin về quy định của Nhà nước trong các hoạt động giao dịch, trao đổi công tác với các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp bên ngoài, cấp trên và cấp dưới trực thuộc; nhằm đề nghị giải thích, phúc đáp, yêu cầu v.v. tới các chủ thể cần giao dịch, quan hệ, bao gồm một số loại hình sau: [...]... cách khẩu ngữ, phong cách văn chương, phong cách chính luận v.v , còn trong phong cách hành chính hầu như không dùng đến câu nghi vấn Người thực hiện: NCS. ThS. Nguyễn Nam Thắng Trang 18 Trong trường hợp yêu cầu trả lời điều gì người soạn thảo văn bản hành chính phải diễn đạt nội dung câu hỏi dưới hình thức câu tường thuật Chẳng hạn, trong văn bản hành chính không đặt các câu hỏi: “Khóa tập huấn này nhằm... quốc gia thành các nhóm, trên cơ sở đó tổ chức mạng lưới các kho lưu trữ nhà nước Theo Điều 2 Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 8-4-2004, thành phần tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam bao gồm: Người thực hiện: NCS. ThS. Nguyễn Nam Thắng Trang 32 +Thành phần tài liệu Phông lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam do cơ quan có thẩm quyền của Đảng quy định; +Thành phần Phông lưu trữ Nhà nước Việt Nam bao gồm:... “lấy nhau” phải thay bằng “kết hôn”, “dạy dỗ” phải thay bằng “giáo dục”v.v -Nhóm từ mang đặc thù phong cách ngôn ngữ hành chính Người thực hiện: NCS. ThS. Nguyễn Nam Thắng Trang 17 Nhóm từ này bao gồm tên gọi các tổ chức bộ máy, các chức vụ, các lĩnh vực hoạt động hành chính như: ban, cục, vụ, phòng; nghị định, thông tư, chỉ thị; chuẩn y, sao y; tường trình, phúc đáp Đặc biệt, trong các văn bản quản lý... thực hiện: NCS. ThS. Nguyễn Nam Thắng Trang 13 Ngày, tháng, năm là thời điểm vào sổ đăng ký ở văn thư ban hành văn bản Đối với những văn bản yêu cầu tính chính xác cao thì những chữ số chỉ ngày dưới 10 và tháng dưới 2 phải viết thêm con số 0 ở trước Ví dụ: Hà Nội, ngày 03 tháng 01 năm 2003 Theo Công văn số 900/VPCP-HC ngày 14-3-1998 của Văn phòng Chính phủ về ký hiệu các văn bản quản lý hành chính nhà... ban hành thì địa danh là tên xã, phường Ví dụ: Thanh Lĩnh, ngày Nếu văn bản do cấp quận, huyện ban hành thì địa đanh là tên quận, huyện theo sự phân chia địa giới hành chính hiện hành Ví dụ: Cầu Giấy, ngày Nếu văn bản do cơ quan cấp tỉnh, thành phố ban hành thì địa danh thường ghi là tên tỉnh lỵ, thành phố của tỉnh Ví dụ: Ninh Bình, ngày , Thành phố Hồ CHí Minh, ngày Đối với các cơ quan của thành... trật tự xuôi, trung tính về màu sắc tu từ Ví dụ: “Trường đã thực hiện đầy đủ nhiệm vụ đóng bảo hiểm cho cán bộ, công chức” Câu ghép được dùng trong phong cách hành chính công vụ nhằm diễn đạt thêm thành phần phụ chỉ điều kiện, bởi trong văn bản hành chính thường phải quy định cụ thể chức năng, nhiệm vụ của người thi hành Ví dụ: “Cán bộ giảng dạy trong các trường đại học, ngoài trách nhiệm đảm bảo giờ... đặt ở phòng hành chính, hoặc văn phòng cơ quan b.Chỗ làm việc của văn thư Phòng làm việc của văn thư cơ quan phải là một phòng độc lập, được bố trí ở vị trí thuận lợi cho việc tiếp nhận văn bản, tiếp nhận thông tin với nhiều người trong và ngoài cơ quan Thông thường, phòng văn thư ở gần phòng làm việc của Chánh văn phòng hoặc Trưởng phòng hành chính Người thực hiện: NCS. ThS. Nguyễn Nam Thắng Trang 22... bản trong hồ sơ và sự hình thành các văn bản đó, người ta phân chia hồ sơ thành các loại sau: Người thực hiện: NCS. ThS. Nguyễn Nam Thắng Trang 27 +Hồ sơ việc: là toàn bộ các văn bản có nội dung liên quan với nhau về việc giải quyết một vấn đề, một công việc Ví dụ: hồ sơ về việc giải quyết tranh chấp giữa Hợp tác xã X và Xí nghiệp Y xảy ra ở thị trấn Đông Anh, huyện Đông Anh, thành phố Hà Nội +Hồ sơ nguyên... phòng hành chính ở các cơ quan nho không có Chánh văn phòng): Chánh văn phòng có trách nhiệm tham mưu cho thủ trưởng cơ quan trực tiếp chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành đối với cơ quan cấp dưới Chánh văn phòng là người tổ chức thực hiện việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ hiện hành tại cơ quan; Người thực hiện: NCS. ThS. Nguyễn Nam Thắng. .. tài chính, ngân hàng có nét đặc thù là những con số, những khoản mục tài chính; văn bản quản lý của ngành tòa án thì nội dung chủ yếu phản ánh các hoạt động xét xử các vụ án Các ngành sau đây thường có nhiều văn bản chuyên môn: thống kê, kế hoạch; tài chính, ngân hàng, kiểm toán ; y tế, văn hóa, giáo dục; tòa án, viện kiểm sát; ngoại giao, an ninh, quốc phòng v.v Người thực hiện: NCS. ThS. Nguyễn Nam Thắng . chính công sở, nghiệp vụ hành chính Để hiểu như thế nào là nghiệp vụ hành chính cần làm rõ các thuật ngữ nghiệp vụ và hành chính . Theo Đại từ điển Tiếng Việt, thuật ngữ nghiệp vụ được hiểu. nghiệp, đơn vị hành chính. Kỹ năng nghiệp vụ hành chính bao gồm: - Kỹ năng xây dựng chế độ làm việc và lập chương trình công tác của cán bộ, công chức hành chính. - Kỹ năng công vụ hành chính. Trang 1 Người thực hiện: NCS. ThS. Nguyễn Nam Thắng CHƯƠNG 1 MỘT SỐ VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ NGHIỆP VỤ VÀ KỸ THUẬT HÀNH CHÍNH 1.1.KHÁI NIỆM NGHIỆP VỤ HÀNH CHÍNH Đến nay, ở nước ta chưa có