2/6/2013 Chương 3: Các công cụ mô tả AIS Nội dung Giới thiệu chung Sự cần thiết công cụ mô tả AIS Lưu đồ hệ thống lưu đồ chứng từ Sơ đồ quy trình biểu đồ luân chuyển liệu Các công cụ lưu đồ khác Lưu đồ với người dùng với hệ thống máy tính 2/6/2013 Giới thiệu chung  Mục tiêu chương: Sử dụng cách tường thuật, lưu đồ, biểu đồ cách thức khác để giải thích cách thức hệ thống hoạt động  Các nội dung:  Lưu đồ tài liệu (lưu đồ chứng từ)  Lưu đồ hệ thống  Lưu đồ chương trình  Sơ đồ luân chuyển liệu Giới thiệu chung  Ví dụ Lưu đồ:  mô tả công việc cần thiết cho việc ghi nhận liệu kế toán, quy trình mà người dùng cần phải tuân theo để chạy phần mềm ứng dụng,  bước quy trình mà AIS tn theo  dịng ln chuyển vật lý điện tử mà dịng thơng tin kế tốn chuyển qua hệ thống 2/6/2013 Ví dụ lưu đồ (Flowchart) Sự cần thiết công cụ mô tả AIS Chỉ cách thức mà hệ thống hoạt động Đào tạo người học Thiết kế hệ thống Kiểm sốt chi phí phát triển trì hệ thống Chuẩn hóa cách thức liên kết với người dùng ẩ hệ thống khác 2/6/2013 Sự cần thiết công cụ mô tả AIS Kiể t thống thơng tin kế t tốn Kiểm tốn hệ thố thơ ti Tài liệu hóa quy trình kinh doanh Tuân thủ điều khoản mà hệ thống luật quy định Thiết lập hệ thống trách nhiệm ập ệ ố g ệ Lưu đồ tài liệu Các lưu đồ tài liệu/chứng từ  ể ủ ố ế Theo dõi luân chuyển vật lý hệ thống tài liệu kế toán qua hệ thống  Được sử dụng để phân tích điểm yếu hệ thống để kiểm soát báo cáo  Lưu đồ chứng từ chứng từ đâu, phân tích nào, mục đích sử dụng, Cho đến chứng từ hủy  Bắt đầu từ việc nhận diện phòng ban nhóm nắm giữ tài liệu kế tốn 2/6/2013 Các biểu tượng chung sử dụng lưu đồ tài liệu kế toán Các biểu tượng chung sử dụng lưu đồ tài liệu kế toán (Online keying) 2/6/2013 Ví dụ lưu đồ tài liệu kế tốn Quy trình xin mua văn phịng phẩm:  Việc đặt hàng văn phòng phẩm đòi hỏi phải có phiếu yêu cầu từ phận sử dụng  Phiếu yêu cầu lập thành liên • Một liên gửi tới phận cung cấp • Một liên lưu lại phòng yêu cầu văn phòng phẩm Ví dụ lưu đồ tài liệu kế tốn 2/6/2013 Ví dụ lưu đồ chứng từ Quy định tuyển dụng:  Phịng ban có nhu cầu lập form đề xuất (Job vacancy form) gửi đến cho phòng nhân  Phòng nhân thực hiện: • Việc đăng tin tìm người • Thi/Phỏng vấn ứng viên chọn ứng viên • Lập form tuyển dụng (Position hiring form): liên – Liên lưu phận nhân – Liên chuyển tới phòng kế tốn để theo dõi tính lương – Liên 3, với form đề xuất tuyển dụng chuyển lại cho phận sử dụng lao động Ví dụ lưu đồ tài liệu kế toán 2/6/2013 Hướng dẫn vẽ lưu đồ chứng từ tài liệu Nhận biết phận liên quan Phân loại tài liệu hoạt động mà phận thực Nhận biết chứng từ theo số hiệu màu sắc Tính toán số copy (liên) chứng từ/tài liệu Hướng dẫn vẽ lưu đồ chứng từ tài liệu Sử dụng dấu hiệu kết nối trang cách trang, không dùng biểu đồ với mũi tên chồng lên (on-page and off-page connectors) Nối dấu hiệu kết nối chữ số Chú thích hoạt động thiếu rõ ràng Xác định bước liên tục cần thiết Tránh dùng ký tự viết tắt dễ gây lẫn Nên sử dụng công cụ lưu đồ tự động hóa 2/6/2013 Bài tập vận dụng Hãy vẽ lưu đồ nghiệp vụ tính lương tốn lương cơng ty ABC:  Bộ phận sử dụng lao động: • Yêu cầu bổ sung thay đổi nhu cầu lao động • Thực việc chấm cơng hợp đồng khốn • Tổng hợp thời gian lao động kết lao động chuyển cho phịng kế tốn (2 liên)  Phịng tổ chức cán bộ: • Quyết định thay đổi cấu lao động (3 liên) ế ổ ấ • Hợp đồng tuyển dụng với lao động (3 liên) • Lập chứng từ cập nhật lao động chuyển cho phịng kế tốn (2 liên) Bài tập vận dụng Phịng kế tốn:  Trên sở bảng tổng hợp kết lao động phận sử dụng lao động chuyển đến Danh sách lao động phịng tổ chức kế tốn chuyển đến  Tính lương, thưởng, phụ cấp, khoản trích theo lương, thuế TNDN  Lập bảng tốn lương (2 liên)  Lập phiếu chi chi tiền (2 liên) 2/6/2013 Study Break #1 The diagram here is most likely a: A B C D Lưu đồ tài liệu Lưu đồ hệ thống Biểu đồ dòng liệu Lưu đồ chương trình Study Break #1 The diagram here is most likely a: A B C D Lưu đồ tài liệu Lưu đồ hệ thống Biểu đồ dòng liệu Lưu đồ chương trình 10 2/6/2013 Hướng dẫn vẽ lưu đồ hệ thống Đọc lưu đồ từ xuống từ trái qua phải Khi vẽ góc bên trái Sử dụng ký hiệu chuẩn hóa, khơng tự sáng tạo Tách biệt ký hiệu xử lý, ký hiệu đầu vào, ký hiệu đầu Hướng dẫn vẽ lưu đồ hệ thống Sử d hiệ ối trang liê trang liên t dụng ký hiệu kết nối t ê t Vẽ phác thảo lưu đồ trước cuối Sử dụng dẫn mô tả lưu đồ để chúng dễ hiểu 14 2/6/2013 Ví dụ lưu đồ hệ thống Ví dụ lưu đồ hệ thống (cont.) 15 2/6/2013 Ví dụ lưu đồ hệ thống Hãy diễn tả dòng luân chuyển liệu máy tính hóa theo lưu đồ đây: 2/6/2013www.thmemgallery.com 32 Company Logo 16 2/6/2013 Ví dụ (cont.)  Bộ phận bán hàng nhập liệu, sửa đổi liệu hàng bán in hóa đơn Tồn liệu bán lưu trữ đĩa tệp doanh số bán Cuối ngày, liệu bán chuyển tới máy tính cơng ty, nơi ỗ ể liệu tổng hợp lại tổng doanh thu hàng bán (theo nhóm hàng) in Dữ liệu bán sau tiếp tục xử lý, in so sánh với liệu trước xử lý để loại bỏ sai sót đảm bảo tính cân đối Dữ liệu cập nhật vào database liên quan đến hàng tồn kho, marketing, công nợ phải thu, sổ nhật ký, sổ g , g, g ợp , ậ ý, ợ cập nhật Những người sử dụng khác truy xuất thông tin từ database, yêu cầu máy in báo cáo giấy qua hình máy tính cá nhân Lưu đồ chương trình (program flowcharts) Phác thảo xử lý logic cho chương trình máy tính Hiện thị bước xử lý theo trình tự Các bước chuẩn hóa (Structured WalkThrough)  Xem xét tính logic chung  Đánh giá tính hợp lý  Phát sửa chữa lỗi thiết kế 34 Company Logo 17 2/6/2013 Lưu đồ chương trình Mối quan hệ lưu đồ hệ thống lưu đồ chương trình 18 2/6/2013 Sơ đồ quy trình kinh doanh (business process maps) Quy trình kinh doanh tập hợp hoạt động kinh doanh doanh nghiệp nhằm tạo giá trị cho tổ chức Sơ đồ quy trình kinh doanh việc tài liệu hóa quy trình kinh doanh theo biểu đồ dễ theo dõi Kiểm toán viên độc lập nội sử dụng sơ đồ để:  Nắm hoạt động đơn vị  Sử dụng cho trình đào tạo tư vấn  Nhận diện vấn đề kiểm sốt nội Sơ đồ quy trìnhQuy trình bán hàng (đầy đủ) 19 2/6/2013 Sơ đồ quy trình- Bậc Hướng dẫn vẽ sơ đồ trình Vẫn sử dụng ký hiệu phần lưu đồ TL/HT Nhận diện định nghĩa phạm vi q trình Hiểu mục đích sơ đồ trình: tìm điểm yếu,… Gặp gỡ nhân viên để thu thập đầu vào Các trình bao gồm đầu vào, đầu xúc tác (enablers- ví dụ công nghệ thông tin) 20 2/6/2013 Hướng dẫn vẽ sơ đồ trình Chỉ điểm định quan trọng (key decision points) Tập trung vào mức độ chi tiết mà bạn nắm Tránh vẽ sơ đồ kiểu “should-be” “could-be” phải vẽ “là gì” Thực hành Sơ đồ dịng ln chuyển liệu (Data Flow Diagrams) DFD sử dụng để mô tả đồ thị dòng liệu luân chuyển hệ thống Sử dụng:  Sử dụng trình phát triển hệ thống  Là công cụ cho việc phân tí h hệ thố đ h iệ hâ tích ột thống sử dụng 21 2/6/2013 Sơ đồ dòng luân chuyển liệu (Data Flow Diagrams) Một DFD bao gồm yếu tố:  Nguồn liệu điểm đến liệu  Dòng luân chuyển liệu  Quá trình chuyển đổi liệu  Lưu trữ liệu Các yếu tố DFD 44 Company Logo 22 2/6/2013 Các yếu tố DFD Các loại sơ đồ DFD Sơ đồ tổ ) tổng quan (C t t diagrams) (Context di Sơ đồ luân chuyển vật lý dòng liệu (Physical Data Flow Diagrams) Sơ đồ luân chuyển logic dòng liệu (Logical Data Flow Diagrams) 23 2/6/2013 Sơ đồ Context Sơ đồ tổng quan (Context diagrams)  Xem xét tổng quan hệ thống  Ở mức độ cao (High-level) Sơ đồ luân chuyển vật lý dòng liệu Sơ đồ luân chuyển vật lý dòng liệu (Physical Data Flow Diagrams)  Tập trung vào phận tổ chức (physical entities of organization) Liệt kê vị trí cơng việc nhân viên đơn vị Đơn giản, dễ đọc, dễ hiểu 24 2/6/2013 Sơ đồ luân chuyển vật lý dòng liệu Sơ đồ luân chuyển liệu logic Sơ đồ luân chuyển logic dòng liệu (Logical Data Flow Diagrams)  Tập trung vào chức xử lý nhân viên AIS 25 2/6/2013 Sơ đồ luân chuyển liệu logic Chi tiết hóa DFD (Decomposition) Chia tách dòng luân chuyển liệu cách chi tiết Level sơ đồ luân chuyển liệu Level sơ đồ luân chuyển liệu 26 2/6/2013 Decomposition – Exploded View of 3.0 (Process Paycheck) Hướng dẫn vẽ DFD  Hiểu hệ thống  Không tập trung vào số mặt hệ thống:  Mục tiêu DFD đồ thị hóa điểm đầu, điểm cuối, dịng ln chuyển, xử lý,… nên khơng tập trung vào q trình kiểm sốt khơng đề cập  Xác định giới hạn hệ thống  Xây dựng sơ đồ tổng quan  Nhận biết dịng liệu ln chuyển  Nhóm dịng liệu vào  Nhận biết q trình chuyển đổi liệu 54 Company Logo 27 2/6/2013 Hướng dẫn vẽ DFD  Nhóm q trình chuyển đổi liệu vào  Nhận biết tệp điểm lưu trữ liệu  Nhận biết điểm đầu điểm cuối thông tin  Đặt tên phận DFD  Tránh chi tiết hóa mức cao DFDs Chỉ khoảng đến quy trình DFD logic  Kiểm tra lại q trình  Hồn tất vẽ DFD 55 Company Logo 28 ... dịng thơng tin kế tốn chuyển qua hệ thống 2/6/2013 Ví dụ lưu đồ (Flowchart) Sự cần thiết công cụ mô tả AIS Chỉ cách thức mà hệ thống hoạt động Đào tạo người học Thiết kế hệ thống Kiểm sốt chi... thống Chuẩn hóa cách thức liên kết với người dùng ẩ hệ thống khác 2/6/2013 Sự cần thiết công cụ mô tả AIS Kiể t thống thông tin kế t tốn Kiểm tốn hệ thố thơ ti Tài liệu hóa quy trình kinh doanh... chung  Ví dụ Lưu đồ:  mô tả công việc cần thiết cho việc ghi nhận liệu kế tốn, quy trình mà người dùng cần phải tuân theo để chạy phần mềm ứng dụng,  bước quy trình mà AIS tuân theo  dòng luân