A. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỆNH VIỆN NHIỆT ĐỚI TRUNG ƯƠNG B. CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC BỆNH VIỆN NHIỆT ĐỚI TRUNG ƯƠNG 1. Chuyên môn hóa công việc Mô hình tổ chức của bệnh viện mang tính chuyên môn hóa cao với các phòng, khoa, trung tâm có từng nhiệm vụ cụ thể, tách biệt. - Ưu điểm: Tính chuyên môn hóa cao có nhiều ưu điểm. + Cán bộ, công nhân viên của viện được tập trung vào làm những công việc theo đúng chuyên môn, họ có điều kiện để phát huy hết năng lực của mình. + Công việc được phân chia cho các phòng ban tương ứng nên nâng cao hiệu lực của bệnh viện, thời gian được rút ngắn. + Quyền hạn và trách nhiệm của các phòng, khoa được quy định rõ ràng, tạo sự dễ dàng cho quản lí và phát triển cán bộ của bệnh viện. + Chuyên môn hóa cũng mở rộng đối tượng tuyển dụng cho bệnh viện, tận dụng được những bác sĩ, nhân viên không cần thiết phải có kiến thức rộng mà chỉ cần có kĩ năng chuyên môn tốt. - Nhược điểm: Bên cạnh đó, chuyên môn hóa cũng có những hạn chế. + Các phòng, khoa thiếu sự liên kết với nhau. Điều này tạo ra khó khăn, bối rối khi phải thực hiện những công việc phức tạp, đòi hỏi sự hợp sức của nhiều bộ phận. + Do tính đặc thù của ngành, nếu các bác sĩ chỉ giỏi về chuyên ngành mà thiếu kinh nghiệm ở các lĩnh vực khác thì sẽ dễ dẫn đến những đánh giá sai về tình trạng bệnh nhân cũng như xác định phương pháp điều trị không phù hợp. Điều này là vô cùng nguy hiểm. 2. Hình thành các bộ phận Bệnh viện có mô hình tổ chức theo chức năng. Các bộ phận cùng chức năng được đặt trong cùng một nhóm (hành chính, lâm sàng, cận lâm sàng, các trung tâm. - Ưu điểm: Mô hình này có nhiều ưu điểm. + Ưu điểm dễ nhận thấy nhất là nó đơn giản, rõ ràng và mang tính logic cao.Ưu điểm này tạo thuận lợi cho công tác quản lí cũng như đánh giá thực trạng tổ chức, tạo điều kiện cho việc lập kế hoạch phát triển về lâu dài. + Một điều quan trọng là sử dụng mô hình này có thể phát huy những ưu thế của chuyên môn hóa do các bộ phận theo chức năng tập trung vào những công việc có tính chất tương đồng nên cán bộ, công nhân viên dễ dàng tích lũy kinh nghiệm để nâng cao kĩ năng hoạt động, phát huy được lợi thế quy mô, giảm được sự trùng lắp trong hoạt động. Việc đào tạo cũng đơn giản và ít tốn kém hơn. + Mô hình này tạo ra và giữ được sức mạnh và uy tín của các chức năng cơ bản, đặc biệt là các khối lâm sàng và cận lâm sàng – nơi diễn ra những hoạt động chính của bệnh viện. + Mô hình này cũng giúp ích cho việc chú trọng hơn đến tiêu chuẩn nghề nghiệp và tư cách nhân viên. Trình độ nhân viên, khả năng cũng như y đức của các bác sĩ luôn được để ý bồi dưỡng. + Mô hình tổ chức theo chức năng tạo điều kiện cho việc kiểm tra chặt chẽ của cấp cao hơn. Mọi thông tin về hoạt động của các phòng ban đều dễ dàng đến được với nhà quản lí. Từ đó, những nhà quản lí cấp cao có được cái nhìn cụ thể, chi tiết về điểm mạnh, yếu của tổ chức. - Nhược điểm: + Đầu tiên phải kể đến việc thường xuyên dẫn đến mâu thuẫn giữa các đơn vị chức năng khi đề ra mục tiêu cũng như phương hướng hoạt động. Do các đơn vị này không có được cái nhìn đúng đắn và cụ thể về tổng thể hoạt động của bệnh viện nên thường dẫn đến sự khác nhau trong quan điểm, khiến cho việc xác định mục tiêu và phương hướng hoạt động khác nhau, mâu thuẫn nhau. Điều này vô cùng bất lợi đối với bệnh viện với tư cách là một tổ chức thống nhất. + Sự thiếu phối hợp hành động giữa các bộ phận: Cơ cấu tổ chức đơn giản đi kèm với nó là sự rời rạc, không tạo ra được mối quan hệ giữa các khối chuyên môn. Điều này làm giảm sự linh động trong hoạt động, phân tán sức mạnh của bệnh viện. + Việc chuyên môn hóa quá mức có thể tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các nhà quản lí. Các nhà quản lí bậc thấp sẽ có xu hướng không quan tâm đến hoạt động chung, dẫn đến việc thiếu nắm bắt thông tin tổng thể. + Với mỗi phòng, khoa thực hiện công việc chuyên biệt của mình, bệnh viện sẽ giảm tính nhạy cảm đối với dịch vụ và khách hàng. Bệnh viện sẽ không nắm bắt được ảnh hưởng cụ thể của từng hoạt động đối với khách hàng. + Tổ chức theo chức năng làm hạn chế việc phát triển đội ngũ các nhà quản lí chung. + Mô hình này dễ dẫn đến việc đổ trách nhiệm về thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất. Vì các đơn vị chỉ tập trung vào chuyên môn nên họ cũng tự cho rằng mình không có trách nhiệm trong hoạt động chung. Khi tổ chức gặp khó khăn, mặc nhiên cấp lãnh đạo cao nhất là những người chịu trách nhiệm. Với những ưu và nhược điểm nêu trên, mô hình này thích hợp với bệnh viện ở giai đoạn đầu, khi quy mô của bệnh viện còn chưa lớn, hoạt động trong một lĩnh vực. 3. Cấp quản lí và tầm quản lí - Cơ cấu tổ chức của bệnh viện có thể coi là hình tháp. Điều này là dễ hiểu trong một cơ quan nhà nước. Tuy nhiên, bệnh viện đã hạn chế số cấp quản lí. - Tầm quản lí hẹp, thường sử dụng phương thức hành chính ra lệnh – kiểm tra. Công việc được mô tả chi tiết và được kiểm soát gắt gao. Điều này dễ gây ra căng thẳng, chán nản trong cán bộ, công nhân viên, khiến họ mất hứng thú đối với công việc. - Cơ cấu hình tháp phù hợp với sự chuyên môn hóa của các phòng, khoa trong bệnh viện. Các đơn vị này mang tính độc lập cao và thường không có liên hệ gì với các bộ phận khác. Công việc bị giới hạn một cách cứng nhắc. Các cá nhân làm việc độc lập, thiếu sự hợp tác. Tính linh hoạt của toàn thể bệnh viện vì thế cũng không cao. - Cơ cấu hình tháp khiến cho sự phát triển của cán bộ, công nhân viên chỉ nằm trong phạm vi của một nhóm chức năng. Điều này cũng dựa trên cơ sở của việc chuyên môn hóa. Từ mô hình cơ cấu tổ chức, có thể nhận thấy bệnh viện đã cố gắng làm giảm số cấp quản lí để có thể kết hợp được những ưu điểm của cơ cấu tổ chức nằm ngang, đó là nâng cao khả năng phối hợp giữa các đơn vị, tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu lực. 4. Quyền hạn và trách nhiệm trong bệnh viện - Quyền hạn : +Các trưởng phòng, trưởng khoa: quyền tham mưu : cung cấp lời khuyên cho Ban giám đốc + Ban Giám đốc : quyền hạn trực tiếp : ra quyết định và giám sát trực tiếp với thành viên cấp dưới. - Trách nhiệm : + Trách nhiệm của Ban Giám đốc Bệnh viện: Giám đốc là người đứng đầu bệnh viện nhiệt đới trung ương, chịu trách nhiệm về toàn bộ công tác của bệnh viện, đồng thời chịu sự hướng dẫn về chuyên môn kỹ thuật của Sở Y tế. Phó Giám đốc bệnh viện là người giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc phân công phụ trách một số công việc cụ thể, liên đới chịu trách nhiệm trước cấp trên về những phần việc được phân công phụ trách và được ủy quyền bằng văn bản thực hiện một số công việc cụ thể khi Giám đốc đi vắng. + Trách nhiệm của Trưởng, Phó các khoa, phòng trực thuộc Bệnh viện Điều hành tất cả các hoạt động chuyên môn, quản lý nhân sự và chịu trách nhiệm trước Giám đốc về mọi hoạt động của khoa, phòng do mình phụ trách. Có trách nhiệm báo cáo cho Giám đốc hoặc các Phó Giám đốc phụ trách khối những việc đã thực hiện, những khó khăn, nhu cầu của khoa, phòng (báo cáo trực tiếp hoặc bằng văn bản) để Giám đốc hoặc Phó Giám đốc phụ trách khối xem xét quyết định. +Trách nhiệm của cán bộ, viên chức và người lao động Hoàn thành nhiệm vụ được giao với tinh thần trách nhiệm cao, trong giờ làm việc phải mặc đồng phục và đeo bảng tên theo quy định. Thực hiện nếp sống và cư xử có văn hóa nơi công sở. Cán bộ, viên chức và người lao động phải có thái độ, phong cách làm việc lịch sự, tận tụy, khiêm tốn, tôn trọng và lắng nghe ý kiến của cán bộ phụ trách và lãnh đạo Bệnh viện, của đồng nghiệp, cũng như của bệnh nhân và thân nhân người bệnh. Giờ giấc làm việc được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và của ngành y tế. 5. Tập trung và phi tập trung trong quản lý của bệnh viện - Có ủy quyền và trao quyền - Ảnh hưởng đến toàn bệnh viện do giám đốc đứng đầu bộ máy quản lý - Các Trưởng phòng, ban, trưởng khoa được ủy quyền và trao quyền cho thành viên + Ưu điểm: hoạt động của bệnh viện linh hoạt hơn, nâng cao khả năng quản lý của ban Giám đốc, giảm bớt gánh nặng của các cấp quản lý. + Nhược điểm: áp đặt, gây áp lực cho các cấp thấp hơn. 6. Sự phối hợp giữa các bộ phận, phân hệ của bệnh viện - Kế hoạch: có các kế hoạch chiến lược, chính sách cụ thể từ Ban giám đốc và các phòng, ban để phát triển bệnh viện - Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế- xã hội của bệnh viện đã có sự phối hợp nhờ: + Chuẩn hóa các kết quả: Phải đạt đc gì?(giải quyết được các vấn đề, nhu cầu của bệnh nhân ) + Chuẩn hóa các quy trình: Phải làm thế nào? + Chuẩn hóa các kĩ năng: Phải thỏa mãn những yêu cầu gì?(nâng cao trình độ các y bác sĩ, công nghệ kỹ thuật y học ) - Giám sát trực tiếp: Ban Giám đốc giám sát công việc cấp dưới và đưa ra các mệnh lệnh buộc cấp dưới thực hiện, các trưởng phòng, trưởng khoa tự quản lí - Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông: Phương diện hành vi: ban điều hành bệnh viện họp mặt toàn bộ để xem xét hoạt động và trao đổi trực tiếp công tác quản ly, khám chữa bệnh cho bệnh nhân -Văn hóa tổ chức: văn hóa của từng phòng, ban, các khoa chức năng làm tăng khả năng phối hợp của cơ cấu tổ chức bệnh viện + Ưu: đạt hiệu quả cao trong công việc, tăng tính nguyên tắc chuẩn mực cho bệnh viện + Nhược: nhiều khi hơi cứng nhắc trong các chuẩn mực C. ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỆNH VIỆN I. Đánh giá trên 5 phương diện 1. Tính thống nhất trong mục tiêu. Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức của bệnh viện hiên nay, ta thấy đây là một tổ chức có hiệu lực, bởi vì mỗi cá nhân trong tổ chức đều góp phân công sức vào mục tiêu của tổ chức . Mục tiêu của bệnh viên cũng chính là chức năng và nhiệm vụ của bệnh viện, đó là : - Khám, chữa bệnh và phục hồi chức năng ( khối lâm sàng ) . - Phòng , chống các dịch bệnh ( khối cận lâm sàng ). - Nghiên cứu khoa học ( hội đồng khoa học công nghệ ). - Đào tạo cán bộ ( các trung tâm, hội đồng đạo đức trong nghiên cứu y học ). - Chỉ đạo tuyến. - Hợp tác quốc tế. - Quản lý đơn vị ( khối hành chính ) . Mục tiêu chung của bệnh viện nhiệt đới trung ương đó là đáp ứng tốt nhu cầu chăm sóc sức khỏe của con người. Mục tiêu, nhiệm vụ và chức năng của từng bộ phận đều thống nhất với mục tiêu chung của tổ chức. Ngoài ra, các bộ phận còn được gắn kết với nhau chặt chẽ, logic, thể hiện tính thống nhất của cơ cấu tổ chức. 2. Tính tối ưu. Thứ nhất là tối ưu về các bộ phận. Cơ cấu của bệnh viện hiện nay có đầy đủ các phân hệ, bộ phận và con người ( không thừa cũng không thiếu ) để thực hiện các hoạt động cần thiết. Tuy nhiên, nên mở rộng them quy mô của bệnh viện, do đó cũng sẽ bổ sung them các khoa lâm sàng ( như Liên chuyên khoa Răng – Hàm – Mặt – Mắt – Tai – Mũi – Họng , Y học cổ truyền, Khám chữa bệnh quốc tế , Khám và điều trị bệnh thong thường , … ) và các khoa cận lâm sàng ( như Miễn dịch học, Sinh học phân tử , Kiểm soát nhiễm khuẩn , … ) để đạt được tính tối ưu, thực hiện chiến lược đa dạng hóa và chuyên môn hóa của bệnh viện. Thứ hai là giữa các bộ phận và các cấp tổ chức đều thiết lập được những mối quan hệ hợp lí với số cấp quản lí nhỏ nhất , bởi vì cơ cấu chỉ là khung cho mọi người hoạt động có hiệu quả hơn, nhờ đó cơ cấu mang tính năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục tiêu chăm sóc sức khỏe người dân của tổ chức. 3.Tính tin cậy. -Cơ cấu tổ chức của bệnh viện hiện nay đảm bảo tính chính xác, kịp thời, đầy đủ của các thông tin sử dụng trong tổ chức ( thông tin khám sức khỏe của bệnh nhân, tình trạng bệnh viện, thông tin về dịch bệnh , … ) , do nó được thiết kế một cách tối ưu và đội ngũ y bác sĩ la những người trung thành, đáng tin cậy, có đạo đức tốt. -Các mối quan hệ tối ưu đã được thiết kế được công khai minh bạch bằng các công cụ tổ chức ( sơ đồ cơ cấu, … ) , điều này làm cho các thành viên được hiểu biết rõ rang về quyền hạn, trách nhiệm, nhiệm vụ của mình và nhiệm vụ của đồng nghiệp. Vì vậy mà mọi người sẽ hợp tác làm việc một cách tốt hơn, có hiệu quả . 4.Tính linh hoạt. Bệnh viện nhiệt đới hiện nay đang có xu hướng chú trọng đến tính linh hoạt, tức là khả năng thích nghi với bất kỳ tình huống nào xảy ra trong tổ chức cũng như ngoài môi trường. Việc xây dựng các hội đồng, các khoa cũng như tối ưu hóa số cấp quản lý và các mối quan hệ giúp cho bệnh viện cải thiện tính thích nghi. 5.Tính hiệu quả - Cơ cấu tổ chức đã đảm bảo thực hiện những mục tiêu của tổ chức với chi phí được tối thiếu hóa. Số cấp quản lí được giảm thiểu đến mức tối đa. Có 4 khối ngành chịu sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban giám đốc không thông qua bước trung gian nào. Các chủ tịch hội đồng, chủ tịch tổ chức đoàn thể được giao trách nhiệm quản lí các công việc cụ thể, đồng thời chịu trách nhiệm đầu tiên về chuyên môn trong khám, chữa bệnh. - Cơ cấu tổ chức bệnh viện đã tách biệt khá rõ ràng các chức năng nhiệm vụ giữa các bộ phận. Cơ cấu đã đảm bảo nhiệm vụ chính là nghiên cứu, khám chữa bệnh với tỉ trọng các thành phần liên quan lớn - gồm chủ tịch hội đồng nghiên cứu khoa học và chủ tịch hội đồng đạo đức, khối lâm sàng, cận lâm sàng và các trung tâm. Nhiệm vụ thứ 2 là các nghiệp vụ hành chính đảm bảo bệnh viện hoạt động bình thường như các cơ quan hành chính sự nghiệp khác do chủ tịch các tổ chức đoàn thể và khối hành chính đảm nhiệm. Tuy nhiên trong cơ cấu vẫn có sự chồng chéo nhất định, như khoa điều dưỡng nằm trong khối hành chính sẽ chồng chéo trách nhiệm với khoa cấp cứu, điều trị tích cực trong khối lâm sàng. II. Điểm mạnh, điểm yếu và biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bệnh viện nhiệt đới trung ương 1. Điểm mạnh, điểm yếu của cơ cấu tổ chức Điểm mạnh Điểm yếu • Cơ cấu có tính chuyên môn hóa cao, phân công công việc chi tiết, rõ ràng cho các bộ phận, giúp y bác sĩ làm việc đúng với chuyên môn của mình đảm bảo việc chữa trị sẽ nhanh chóng, hiệu quả, đúng người đúng bệnh. • Tính chuyên môn hóa làm việc chữa bệnh bị chia nhỏ, y bác sĩ chỉ được chữa theo chuyên môn định trước, không được tiếp cận các ca bệnh mới, dẫn đến nhàm chán, áp lực cao và dễ gây sai sót trong khám chữa. • Bệnh viện có mô hình tổ chức theo chức năng : rất đơn giản, rõ ràng, mang tính logic cao; giúp phát huy những ưu thế của chuyên môn hóa; y bác sĩ tập trung vào chuyên môn được giao; thuận tiện cho việc kiểm tra, giám sát. • Phân chia bộ phận làm cơ cấu trở nên rời rạc, thiếu sự liên kết giữa các phòng ban, việc trao đổi chuyên môn, phối hợp khám chữa các ca bệnh phức tạp sẽ gặp khó khăn. Đồng thời dễ gây ra tình trạng đùn đẩy trách nhiệm giữa các bộ phận. • Cơ cấu tổ chức hình tháp với số cấp quản lí được giảm thiểu; sử dụng phương thức hành chính ra lệnh – kiểm tra giúp giám sát gắt gao, Cơ cấu hình tháp phù hợp với sự chuyên môn hóa của các phòng, khoa trong bệnh viện; cơ cấu hình tháp phù hợp với sự chuyên môn hóa của các phòng, khoa trong bệnh viện • Tính kiểm soát cao của cơ cấu hình tháp dễ gây ra căng thẳng, chán nản trong cán bộ, công nhân viên, khiến họ mất hứng thú đối với công việc. • Có sự ủy quyền và giao quyền nhưng dưới sự quyết định chung của Ban giám đốc, các trưởng Khoa, ngành, các y bác sĩ được quyền quyết định các vấn đề chuyên môn: tăng tính linh hoạt trong công việc, nhanh chóng đi đến quyết định đặc biệt trong đặc thù ngành y. • Các cấp thấp phải chịu trách nhiệm rất nặng nề, liên quan đến tính mạng bệnh nhân. [...]... bộ phận nhỏ lẻ, qua nhiều bước trung gian Vẫn còn sự chồng chéo nhiệm vụ trong cơ cấu 2 Biện pháp cải thiện cơ cấu tổ chức của bệnh viện nhiệt đới trung ương Thành lập đủ các khoa, phòng, trung tâm theo điều lệ đã được Bộ Y tế phê duyệt - Ban giám đốc: 4 (Giám đốc, 3 Phó giám đốc) - Phòng chức năng: 08 (Kế hoạch tổng hợp; Hành chính Quản trị, Vật tư-Thiết bị Y tế; Tổ chức cán bộ; Tài chính kế toán;...• Sự phối hợp giữa các bộ phận hành chính và chuyên môn diễn ra nhịp nhàng đảm bảo vận hành bình thường bệnh viện, bệnh nhân khám chữa bệnh theo qui trình hợp lí • Các bộ phận đảm bảo tính thống nhất trong việc thức hiện mục tiêu nhiệm vụ của bệnh viện do bộ Y tế giao • Tính tin cậy được đảm bảo với sự đầy đủ các phòng ban đảm nhiệm chuyên môn hóa, đội ngũ bác sĩ chuyên sâu,... Các khoa lâm sàng: 18 (Khám bệnh và Điều trị ngoại trú; Cấp cứu; Điều trị tích cực; Viêm gan; Nhiễm khuẩn tổng hợp; Nhiễm khuẩn hô hấp; Nhiễm khuẩn tiêu hóa; Nhi; Ký sinh trùng; Virus; HIV/AIDS; Ngoại – sản truyền nhiễm; Liên chuyên khoa Răng Hàm Mặt-Mắt- Tai Mũi Họng; Y học cổ truyền; Phục Hồi chức năng; Khám chữa bệnh quốc tế; Khám chữa bệnh theo yêu cầu; Khám và điều trị bệnh thông thường; ) - Các... thường; ) - Các khoa cận lâm sàng: 12 (Chẩn đoán hình ảnh; Thăm dò chức năng; Sinh hóa; Huyết học-Truyền máu; Vi sinh; Miễn dịch học; Ký sinh trùng và nấm; Sinh học phân tử; Dược; Dinh dưỡng; Kiểm soát nhiễm khuẩn; Giải phẫu bệnh) - Các trung tâm: 04 (Phòng chống dịch; Đào tạo và chỉ đạo tuyến; Thông tin, tuyên truyền và giáo dục sức khỏe cộng đồng; Thử nghiệm lâm sàng và chuyển giao công nghệ) . A. SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỆNH VIỆN NHIỆT ĐỚI TRUNG ƯƠNG B. CÁC THUỘC TÍNH CƠ BẢN CỦA CƠ CẤU TỔ CHỨC BỆNH VIỆN NHIỆT ĐỚI TRUNG ƯƠNG 1. Chuyên môn hóa công việc Mô hình tổ chức của bệnh viện. ĐÁNH GIÁ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA BỆNH VIỆN I. Đánh giá trên 5 phương diện 1. Tính thống nhất trong mục tiêu. Nhìn vào sơ đồ cơ cấu tổ chức của bệnh viện hiên nay, ta thấy đây là một tổ chức có hiệu. mạnh, điểm yếu và biện pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức bệnh viện nhiệt đới trung ương 1. Điểm mạnh, điểm yếu của cơ cấu tổ chức Điểm mạnh Điểm yếu • Cơ cấu có tính chuyên môn hóa cao, phân công