Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Công Nghệ Thông Tin  BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề tài: Quản lý kí túc xá  Nhóm thực hiện: Lê Duy Thanh Phan Văn Thành  Lớp: KTPM-CLC-K7  Giáo viên hướng dẫn: Vũ Minh Yến Hà Nội, 9 Tháng 6, Năm 2014 1 MỤC LỤC 2 Mở đầu Ngày nay, ngành công nghệ thông tin đang phát triển vô cùng mạnh mẽ. Nó đã chứng tỏ được sức mạnh của mình trong mọi lĩnh vực của cuộc sống. Nước ta ngành tin học đã và đang khẳng định vai trò, vị trí lớn của mình trong mọi lĩnh vực kinh tế, xã hội. Rất nhiều cơ quan công sở, xí nghiệp, trường học, bệnh viện đã đưa tin học vào ứng dụng. Trong đó việc quản lý thông tin là một ứng dụng cần thiết và mang lại nhiều lợi ích. Nó giúp cho các công ty, xí nghiệp, trường học tiết kiệm được thời gian, tiền bạc, nhân công và có độ chính xác rất cao. Tại các trường Đại học vấn đề quản lý chỗ ở của sinh viên là một trong những vấn đề cần thiết và cấp bách. Một sinh viên muốn đạt được thành quả cao trong hoc tập phải có một môi trường sống và học tập tốt. Thực tế các trường đại học việc quản lý chỗ ở hầu hết cũng chỉ quản lý trên giấy tờ, sổ sách. Vì vậy việc áp dụng tin học, đưa máy tính vào trợ giúp quản lý kí túc xá sinh viên là rất cần thiết, nó giúp cho người quản lý thu hẹp không gian lưu trữ, tránh được thất lạc dữ liệu, xử lý nhanh một khối lượng lớn về thông tin, tra cứu tìm kiếm một cách nhanh chóng với độ chính xác cao, tiết kiệm được nhiều thời gian và công sức không chỉ đối với người quản lý mà còn đối với cả người thân, bạn bè hay chính bản thân sinh viên. Xuất phát từ nhận thức trên, với mong muốn áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý, dựa trên những hoạt động thực tiễn em xin mạnh dạn xây dựng những bước đầu tiên của phần mềm “Quản lí kí túc xá sinh viên trường đại học công nghiệp Hà Nội”, với các chức năng lưu trữ, xử lý thông tin về sinh viên và tình hình trong kí túc. Chúng em xin chân thành cảm ơn Ths. Vũ Minh Yến, giảng viên khoa công nghệ thông tin Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội đã tận tình hướng dẫn chúng em trong quá trình thực hiện hoàn thành bài tập này. 3 4 PHẦN 1. Khảo sát và xác lập dự án 1.1. Giới thiệu Ký túc xá (KTX) sinh viên, là nơi tạm trú của sinh viên nhằm đảm bảo cho sinh viên có đủ điều kiện về sức khoẻ và thể lực trong thời gian học tập tại trường. Phụ trách KTX là Phòng Công tác chính trị sinh viên. Đây là bộ phận trực thuộc trường có nhiệm vụ quản lý sinh viên. Ngoài việc tổ chức các hoạt động học tập và văn hoá thể thao cho sinh viên nội trú còn có nhiệm vụ kết hợp với Tổ Bảo vệ và các lực lượng an ninh địa phương nhằm bảo đảm ninh cho khu KTX. Việc quản lý sinh viên gặp rất nhiều khó khăn. Vì vậy một hệ thống quản lý KTX sinh viên tự động sẽ giúp cho Tổ công tác chính trị sinh viên quản lý sinh viên một cách hiệu qủa hơn. Đó chính là lý do để chúng em tiến hành đề tài “Quản lý Kí túc xá sinh viên”. Đề tài được khảo sát tại kí túc xá của trường đại học Công Nghiệp Hà Nội. 1.2. Hiện trạng hệ thống 1.2.1. Sơ đồ tổ chức cơ quan của hệ thống 5 1.2.2. Mô tả quy trình nghiệp vụ của từng công việc trong hệ thống 1.2.2.1. Quy trình  Tiếp nhận sinh viên nội trú - Sinh viên khoá cũ có nhu cầu tạm trú tại KTX viết đơn theo mẫu và nộp cho Trung tâm ký túc xá . Trung tâm ký túc xem xét ký tiếp hoặc chấm dứt hợp đồng thông qua kết quả rèn luyện của năm học trước. - Sinh viên khóa mới đủ điều kiện nội trú làm thủ tục, nộp lệ phí, nhận phòng. - Cán bộ quản lý sinh viên nhập danh sách sinh viên vào chương trình quản lý sinh viên và in danh sách nộp cho ban quản lý. Sau đó, tổng hợp và nộp cho phòng tài vụ một bản.  Thủ tục ra khỏi KTX • Các trường hợp ra khỏi KTX - Hết hợp đồng ở KTX: cán bộ quản lý sinh viên thông báo cho sinh viên trước một tháng. - Chấm dứt hợp đồng trước thời hạn: + Sinh viên nộp đơn ra khỏi KTX: nộp cho Trung tâm ký túc xá duyệt và trả lời trong một tuần. + Sinh viên bị đình chỉ học tập, từ chối đào tạo phải ra khỏi KTX từ ngày quyết định có hiệu lực. + Sinh viên vi phạm nhiều lần nội quy, quy chế của KTX phải ra khỏi KTX theo thông báo. • Khi ra khỏi KTX - Sinh viên phải làm các thủ tục thanh toán, bàn giao tài sản theo quy định. - Cán bộ quản lý sinh viên xoá tên sinh viên khỏi danh sách sinh viên nội trú. 6  Xét kỉ luật sinh viên - Khi sinh viên vi phạm kỉ luật và có chứng cứ vi phạm cán bộ quản lý sinh viên yêu cầu sinh viên viết bản kiểm điểm. - Cán bộ quản lý sinh viên tổ chức họp để kiểm điểm, đề nghị hình thức kỉ luật và lập biên bản gửi Trung tâm ký túc xá. Trưởng phòng Trung tâm ký túc xá ký quyết định kỷ luật và viết giấy triệu tập. - Cán bộ quản lý sinh viên chuyển giấy triệu tập cho sinh viên vi phạm kỷ luật và yêu cầu ký nhận. - Hội đồng kỷ luật họp và đưa ra quyết định, cán bộ quản lý sinh viên chuyển quyết định kỷ luật cho sinh viên bị kỷ luật về lớp, khoa, phòng đào tạo. 1.2.2.2. Quy tắc Điều 1: HS, SV có nguyện vọng ở trú phải làm đơn gửi trung tâm ký túc xá, ký hợp đồng thuê nhà ở và phải thực hiện những cam kết ghi trong hợp đồng. Điều 2: Giữ gìn an ninh, trật tự chung. Chấp hành nội quy giờ giấc học tập, sinh hoạt. Không tụ tập, tổ chức bè phái, kích động, gây gổ đán nhau gây mất trật tự KTX. Không ngồi, leo trèo, đi lại trên lan can. Không vượt rào, trèo tường ra khỏi ký túc xá. Không thức khuya quá 23h30. Điều 3: Không uống rượu, bia trong KTX. Không vận chuyển, tàng trữ, sử dụng và lôi kéo người khác sử dụng các loại vũ khí, hung khí, chất nổ, các chất ma túy, tài liệu, băng đĩa có nội dung đồi trụy, đánh bài, cờ bạc, mại dâm dưới bất kỳ hình thức nào. Điều 4: Có trách nhiệm giữ vệ sinh chung, thực hiện vệ sinh hằng ngày, phòng ở sạch sẽ, gọn gàng, ngăn nắp, đồ dùng tư trang cá nhân để đúng nơi quy định. Không khạc nhổ bừa bãi, viết, vẽ, dán giấy tranh ảnh, đóng đinh lên tường, cửa. Giấy rác, đổ thải bỏ đúng nơi quy định. 7 Điều 5: Có trách nhiệm giữ gìn, bảo vệ tài sản cá nhân và tài sản trong nội trú. Không mang tài sản được bị từ nơi này đến nơi khác. Nếu làm hư hỏng, mất mát phải bồi hoàn theo quy định. Đưa tài sản cá nhân giá trị vào ký túc phải được sự đồng ý của Trung tâm ký túc xá. Điều 6: Không tự ý thay đổi chỗ ở, không tiếp khách trong phòng. Bạn bè, người nhà đến thăm tiếp đón tại nơi nh, nghỉ lại qua đêm phải đăng ký, làm đơn bảo lãnh với Trung tâm ký túc xá và phòng bảo vệ. Điều 7: Không leo trè, hái hoa, bẻ cành, chặt phá cây, ngồi chơi trên thảm cỏ bồn hoa. Không đá bóng, đi, để xe máy trong ký túc xá. Không ngồi tự học, đi chơi đôi nam, nữ ở nơi vắng vẻ, trong đêm tối. Điều 8: Chấp hành nghiêm chỉnh nội quy sử dụng cầu thang máy, nhà ăn, quy định sử dụng điện nước, điện thoại. Nghiêm cấm nấu ăn, tổ chức sinh nhật trong phòng ở dưới bất kỳ hình thức nào. Điều 9: Tôn trọng, lễ phép với Cán bộ, Giáo viên, Công nhân viên trong nhà trường. Ứng xử hòa nhã, lịch sự, có văn hóa với bạn bè. 1.2.2.3. Các biểu mẫu kèm theo  Đơn đăng ký ở kí túc ĐƠN ĐĂNG KÝ Ở KTX Kính gửi: - Hiệu trưởng trường Đại học Công Nghiệp Hà Nội. - Trung tâm ký túc xá Em tên là: Sinh ngày…………tháng……… năm…… Hộ khẩu thường trú: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc  Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 8 Lớp: Khoa: Khóa: Hệ đào tạo: Do điều kiện gia đình ở xa, không có chỗ ở gần trường, em mong muốn được vào ở KTX của trường năm học 20…- 20… Em xin hứa chấp hành đầy đủ mọi nội quy, quy định học tập của nhà trường và quy chế công tác học sinh, sinh viên nội trú. Nếu sai phạm em xin hoàn toàn chịu trách nhiệm. Em xin chân thành cảm ơn! Hà nội, ngày … tháng … năm 20… Sinh viên (ký và ghi rõ họ tên)  Hợp đồng ở kí túc Ngày tháng … năm … HỢP ĐỒNG Ở KTX Chúng tôi gồm: …………………………………………………………… Bên A: Trường đại học Công nghiệp Hà Nội. Đại diện: Chức vụ: Địa chỉ: Bên B: Sinh viên: Ngày sinh:………………………………………Nam (nữ):………………… Lớp:………………Khoá:………………Ngành:…………Khoa:………… Hộ khẩu thường trú: CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự do - Hạnh phúc  Trường Đại học Công nghiệp Hà Nội 9 Địa chỉ gia đình: Điện thoại: Hai bên thoả thuận kí hợp đồng với nội dung sau: Điều 1: Bên A đồng ý cho bên B ở phòng số: ………….Nhà:…… Kí túc xá sinh viên từ ngày … tháng … năm 200 … đến ngày … tháng … năm 200… Điều 2: Trách nhiệm của các bên: - Trách nhiệm của bên A: + Thực hiện đúng, đầy đủ quyền hạn và quy định tại điều 12 quy chế công tác học sinh sinh viên nội trú. + Cung cấp thiết bị, đồ dùng sinh hoạt trong phòng ở cho sinh viên theo yêu cầu của nhà trường. - Trách nhiệm của bên B: Thực hiện đúng, đầy đủ quyền và nghĩa vụ của sinh viên nội trú quy định tại Quy chế và Nội quy KTX sinh viên.Cụ thể: + Không uống rượu, đánh bạc; tàng trữ, hút hít, tiêm chích ma tuý trong Kí túc xá. + Không gây mất trật tự, ồn ào, tiếp khách trong phòng vàogiờ tự học; không đưa người lạ vào KTX; không gây gổ đánh nhau, gây mất đoàn kết nội bộ. + Ăn ở gọn gàng, sạch sẽ; gấp chăn màn vuông vắn. + Tham gia tập thể dục buổi sáng đầy đủ và đúng giờ. + Nếu làm hỏng hoặc mất mát tài sản của nhà trường phải bồi thường theo quy định. + Thanh toán đầy đủ và đúng thời hạn các chi phí. + Thực hiện việc điều chuyển phòng ở theo yêu cầu của tổ trưởng TT KTX. Điều 3: Chi phí: - Phí nội trú: ……………………đồng/tháng. Phí nội trú được nộp vào đầu mỗi học kì tại bộ phận tài vụ. - Chi phí điện, nước: được thanh toán dựa trên số lượng thực tế sử dụng. Điều 4: Chấm dứt hợp đồng. Hợp đồng chấm dứt hiệu lực khi: + Kết thúc năm học. + Sinh viên bị kỉ luật, từ chối đào tạo. + Sinh viên rèn luyện yếu kém, vi phạm nội quy, quy định của khách sạn sinh viên. + Sinh viên đề nghị chấm dứt hợp đồng trước thời hạn. Trường hợp này phải được sự đồng ý của tổ trưởng tổ Quản Lí. Điều 5: Hiệu lực hợp đồng: 10 [...]... - Báo cáo : Cuối tháng thì nhân viên kế toán sẽ đăng nhập vào hệ thống để hạch toán , thống kế số lượng hợp đồng và hóa đơn cũng như số lượng sinh viên đang ở 2.2 Sơ đồ luồng dữ liệu 2.2.1 Mức khung cảnh 2.2.2 Mức đỉnh 19 2.2.3 Mức dưới đỉnh - Quản lý nhân viên: - Quản lý sinh viên: 20 - Quản lý đăng kí vào ra ký túc: - Quản lý phòng: 21 - Quản lý thu phí điện nước: - Báo cáo: 22 23 PHẦN 3 Phân tích. .. thống kế, báo cáo Đòi hỏi tốn nhiều nhân lực mà hiệu quả quản lý không cao, do liên quan đến nhiều phòng ban.nên việc tổng hợp dữ liệu lại mất rát nhiều thời gian và công sức nhân lực Tuy nhiên với cách quản lý đó yêu cầu, đòi hỏi trình độ không cao, cách quản lý đơn giản 1.4 Yêu cầu với hệ thống mới - Cập nhật và lưu trữ được số lượng lớn sinh viên ở trong kí túc - Hệ thống có tính bảo mật cao - Hệ. .. dấu) 1.3 Đánh giá hiện trạng hệ thống - Những khó khăn chính: Sau khi khảo sát và tìm hiểu ta thấy hệ thống quản lý kí túc xá sinh viên còn rất nhiều bất cập Trên thực tế hiện nay, kể từ khi sinh viên nhập trường và vào ở ký túc xá cho đến lúc ra trường hoặc xin ra khỏi ký túc xá, mọi quy trình, thủ tục đều được thực hiện trên giấy tờ và sổ sách thủ công Với cách quản lý đó dẫn đến : + Khối lượng giấy... tin học vào lĩnh vực quản lý nơi ở của sinh viên tại ký túc xá của trường sẽ là phương pháp có khả thi nhằm mục tiêu: - Rút ngắn thời gian làm việc bàn giấy và giảm bớt công việc bàn giấy - Phân phối thông tin về số lượng phòng và thông tin sinh viên nhanh chóng và chính xác - Cho phép kiểm soát quản lý cao hơn dựa trên việc cung cấp thông tin chính xác và kịp thời cho báo cáo quản lý, tránh được việc... tâm quản lý kí túc kiểm duyệt 16 17 PHẦN 2 Phân tích và thiết kế logic về chức năng 2.1 Sơ đồ phân cấp chức năng 2.1.1 Sơ đồ 2.1.2 Mô tả chức năng mức lá - Quản lí thông tin sinh viên : Ở chức năng này thì nhân viên quản lí sinh viên sẽ có quyền thêm, sửa, xóa thông tin của một sinh viên nào đó và tìm kiếm thông tin sinh viên theo yêu cầu - Quản lí thông tin nhân viên : Quản lí nhân sự của kí túc sẽ... sinh viên ở trong kí túc - Hệ thống có tính bảo mật cao - Hệ thống phải thỏa mãn yêu cầu dễ dàng nâng cấp hoặc mở rộng khi cần thiết hay tương tác dễ dàng với tương thích với các hệ thống khác - Phục vụ việc tra cứu, tìm kiếm sinh viên nhanh chóng - Lên được những báo cáo phục vụ quản lý (Báo cáo về tình hình vào ra của sinh viên trong kí túc, Bản nhận xét lưu trú, ) - Giao diện thân thiện với người... họ tên)  Đơn xin ra khỏi ký túc Cộng hoà xã hội chủ nghĩa Việt Nam Độc lập - Tự do - Hạnh phúc *** ĐƠN XIN RA KHỎI KÍ TÚC XÁ SINH VIÊN Kính gửi: Trung tâm ký túc xá Em tên là: Sinh viên lớp: …… Khoá ……….… Ngành:………… Khoa:…………… Theo hợp đồng ở kí túc sinh viên, em được ở tại phòng: ……… từ ngày … / … / 200… đến ngày …/…/ 200… Nay em xin ra khỏi Kí túc xá sinh viên vì những lý do sau: ………………………………………... túc thì phải thông báo cho nhân viên để nhân viên sẽ vào hệ thống để kiểm tra sau đó thông tin về bạn sẽ được xóa đi - Quản lí phòng : Hàng tháng nhân viên sẽ đi kiểm tra phòng, nhập những thông tin về phòng có thay đổi và thanh toán tiền phòng sử dụng - Quản lí thu phí điện nước : Hàng tháng thì nhân viên sẽ đi kiểm tra số điện và số nước sau đó nhập vào máy tính của hệ thống, hệ thống sẽ tự động tính... về Quản lý hoạt động liên kết, dịch vụ” áp dụng trong nội bộ Trường QUYẾT ĐỊNH Điều 1: Thi hành kỷ luật sinh viên vì những lý do sau: ……………………………………………………………………………………… Điều 2: ……………………………………………………………………………… Điều 3………………………………………………………………………… Phòng Đào tạo, tổ Công tác sinh viên, phòng Hành chính - tổng hợp và sinh viên chịu trách nhiệm thực hiên quyết định này./ Trưởng phòng Trung tâm ký túc xá (Ký. .. ban quản trị có thêm tìm kiếm những thông tin của nhân viên , hay của chính bản thân mình Khi có nhân viên bị đuổi việc thì ban quản trị chỉ cần chọn thông tin của nhân viên rồii ấn nút xóa 5.3.3 Chức năng quản lí đăng kí vào ra kí túc 5.3.3.1 Chức năng quản lí hợp đồng - Tên biểu mẫu: Quản lí hợp đồng - Người thực hiện: Nhân viên - Thời gian thực hiện: Khi có sinh viên đăng kí thành công vào Hệ thống . Trường Đại Học Công Nghiệp Hà Nội Khoa Công Nghệ Thông Tin  BÁO CÁO BÀI TẬP LỚN MÔN PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG Đề tài: Quản lý kí túc xá  Nhóm thực hiện: Lê Duy Thanh Phan Văn Thành. Trưởng phòng Trung tâm ký túc xá (Ký tên, đóng dấu) 1.3. Đánh giá hiện trạng hệ thống - Những khó khăn chính: Sau khi khảo sát và tìm hiểu ta thấy hệ thống quản lý kí túc xá sinh viên còn rất. việc quản lý chỗ ở hầu hết cũng chỉ quản lý trên giấy tờ, sổ sách. Vì vậy việc áp dụng tin học, đưa máy tính vào trợ giúp quản lý kí túc xá sinh viên là rất cần thiết, nó giúp cho người quản lý