Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly MỤC LỤC 2.1 Soạn thảo trình bày thể thức 05 văn bản: Quyết định, Công văn, Thơng báo, Biên bản, Tờ trình 38 Nơi nhận: 39 - Giám đốc, PGĐ Sở; .39 - Các phòng, ban; 39 PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG 47 PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG SỞ 47 Hưng Yên, ngày 02 tháng năm 2013 50 SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly LỜI NĨI ĐẦU Trong q trình hoạt động quan, tổ chức, Văn phòng phận có vai trị, vị trí đặc biệt quan trọng Là máy đảm bảo cho yểm trợ, phục vụ công tác hậu cần, đảm bảo sở vật chất thực công tác đối nội, đối ngoại quan Văn phịng ln trung tâm, đầu mối xử lý cung cấp thông tin Chức năng, nhiệm vụ Văn phòng đa dạng phức tạp Đặc biệt yếu tố người có ảnh hưởng trực tiếp đến hoạt động, vai trò to lớn Văn phịng Vì u cầu người làm cơng tác văn phịng khơng ngừng nâng cao kiến thức chuyên môn kĩ quản lí điều hành văn phịng Để có người làm cơng tác văn phịng tốt khâu đào tạo trường cao đẳng, đại học cần phải trọng nâng cao kỹ giúp sinh viên có điều kiện rèn luyện, học tập, tiếp thu kiến thức từ hoạt động thực tiễn Vì cuối năm học thứ III sinh viên ngành Lưu trữ học Quản trị Văn phịng, Bộ mơn Lưu trữ học Quản trị Văn phòng trường Đại học Khoa học xã hội & Nhân văn (Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh) tổ chức đợt thực tập lần thứ nội dung Nghiệp vụ Công tác văn thư, Quản trị hành Văn phịng cho sinh viên Đây thời gian để sinh viên có điều kiện cọ sát với thực tế, vận dụng kiến thức học từ sách vào thực tế; đồng thời tiếp thu kiến thức, kinh nghiệm từ thực tiễn bổ sung vào kiến thức thân Trong trình 01 tháng thực tập Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên (từ 25/625/7/2013), kết em tiếp thu học hỏi nhiều nội dung xuất phát từ thực tế công việc, đúc kết thể báo cáo Bài báo cáo gổm hai nội dung sau: Phần Khảo sát tình hình thực tế Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên Phần Trực tiếp thực hành khâu nghiệp vụ Văn phòng Trong thời gian em thực tập quan tâm hướng dẫn thầy cô tổ môn Lưu trữ Quản trị văn phịng đặc biệt Nguyễn Thị Ly Đồng thời em cịn nhận bảo nhiệt tình tập thể lãnh đạo cán công chức Văn Phòng Sở Nội Vụ Do lần đầu thực tập thực tế quan nên em chưa hoàn thành tốt SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly số vấn đề liên quan đến nội dung thực tập Em mong nhận bảo, giúp đỡ nhiều thầy cô, ý kiến thầy cô giáo giúp em tiếp cận rõ nét lĩnh vực tìm hiểu làm phong phú thêm kinh nghiệm phục vụ cho trình làm sau Em xin chân thành cảm ơn ! Hưng yên, ngày 29 tháng năm 2013 Sinh viên Lê Thị Hồng Nhung SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly  NHẬN XÉT CỦA CƠ QUAN THỰC TẬP  Đại diện quan thực tập ……Điểm…… TL GIÁM ĐỐC PHĨ CHÁNH VĂN PHỊNG PHỤ TRÁCH VĂN PHÒNG SỞ NỘI VỤ Phạm Thị Tuyết SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly  NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN THỰC TẬP  Giảng viên hướng dẫn … Điểm… SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 (Ký & ghi rõ họ tên) Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly NỘI DUNG THỰC TẬP PHẦN I : KHẢO SÁT CƠNG TÁC VĂN PHỊNG, VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ Khái quát chung Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên 1.1 Bối cảnh lịch sử thành lập quan Ngay sau Tổng khởi nghĩa giành quyền tay nhân dân thắng lợi, Chính Phủ Lâm Thời nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hồ thành lập Trong thành phần Chính phủ lâm thời có Bộ Nội vụ, đồng chí Võ Nguyên Giáp làm Bộ trưởng, thực nhiệm vụ xây dựng máy nhà nước bảo vệ quyền cách mạng Ngày 28/8/1945, Bản Tuyên cáo việc thành lập Chính phủ ban hành Văn kiện quan trọng dấu mốc lịch sử ngày thành lập Bộ Nội vụ, sau trở thành Ngày truyền thống ngành Tổ chức Nhà nước Đã 68 năm trôi qua, lịch sử ngành Tổ chức Nhà nước ln gắn liền với q trình xây dựng, phát triển máy Nhà nước cách mạng, gắn liền với trình đấu tranh gian khổ, bền bỉ để giải phóng dân tộc, thống đất nước, xây dựng bảo vệ Tổ quốc Việt Nam xã hội chủ nghĩa Kỳ họp thứ Quốc hội khoá I (năm 1946) nước Việt Nam Dân Chủ Cộng Hoà bầu Chính phủ để lãnh đạo nhân dân thực nhiệm vụ xây dựng lại đất nước đấu tranh giữ gìn độc lập non trẻ Trong cấu Chính phủ, Bộ Nội vụ có nhiệm vụ chủ yếu kiểm sốt hành trị, làm cơng tác trị an, pháp chế hành chính, thơng tin tuyên truyền, quản lý công chức, dân tộc thiểu số, quản lý việc lập hội vấn đề tơn giáo, đảm nhiệm vai trị quan trung ương ngành Tổ chức Nhà nước, thực chức tham mưu cho Chính phủ xây dựng tổ chức máy Nhà nước Theo chức năng, nhiệm vụ quyền hạn mình, Bộ Nội vụ quy định hướng dẫn thành lập Ban Tổ chức dân khu, tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương Việc quy định tổ chức máy làm công tác tổ chức Nhà nước tỉnh, thành phố mốc quan trọng, đánh dấu hoàn thiện hệ thống tổ chức Nhà nước từ Trung ương đến địa phương Ngày 20/02/1973, Hội đồng Chính phủ ban hành Nghị định số 29/CP thành lập Ban Tổ chức Chính phủ, thay Bộ Nội vụ đảm nhiệm vai trị quan đầu mối Chính phủ lĩnh vực Tổ chức nhà nước Nhiệm vụ cụ thể Ban Tổ chức Chính phủ bao gồm: thực nhiệm vụ tổ chức máy; quản lý hội quần chúng; quản lý thực sách, chế độ đội ngũ cán bộ, công chức SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly nhà nước cán sở; quản lý biên chế tinh giản biên chế; công tác xây dựng quyền, cơng tác bầu cử; địa giới hành chính; đào tạo, bồi dưỡng đội ngũ cán quyền cấp; công tác thi đua, khen thưởng Sau giải phóng hồn tồn miền Nam, thống đất nước, nước lên Chủ Nghĩa Xã Hội, chức năng, nhiệm vụ Ban Tổ chức Chính phủ bổ sung thêm nhiều ngày hoàn thiện Đến năm 1990, Hội đồng Bộ trưởng ban hành Nghị định số 135/HĐBT quy định lại vị trí, chức năng, nhiệm vụ đổi tên Ban Tổ chức Chính phủ thành Ban Tổ chức - Cán Chính phủ Năm 2002, Quốc hội khố XI họp thơng qua Nghị số 02/2002/QH11 định thành lập Bộ Nội vụ sở Ban Tổ chức-Cán Chính phủ Ngày 20/11/2003, Thủ tướng Chính phủ định đổi tên Ban Tổ chức quyền tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương thành Sở Nội vụ Từ đến nay, Ngành Tổ chức nhà nước khơng ngừng phát triển lớn mạnh tổ chức quản lý nhà nước đa ngành, đa lĩnh vực Ngày 08/8/2007, Chính phủ ban hành Nghị định số 08/2007/NĐ-CP chuyển Ban Thi đua - Khen thưởng Trung ương, Ban Tơn giáo Chính phủ, Ban yếu Chính phủ vào Bộ Nội vụ Thực Nghị định số 13/2008/NĐ-CP, Nghị định số 14/2008/NĐ-CP ngày 04/02/2008 Chính phủ, quy định tổ chức quan chuyên môn thuộc UBND cấp tỉnh, cấp huyện, UBND tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương định sáp nhập Ban Thi đua - Khen thưởng, Ban Tôn giáo vào Sở Nội vụ, chuyển chức quản lý nhà nước văn thư, lưu trữ từ Văn phòng UBND tỉnh, thành phố sang Sở Nội vụ thành lập Phòng Nội vụ huyện, thị xã kể từ ngày 01/4/2008 Lịch sử đời, trưởng thành phát triển ngành Tổ chức nhà nước gắn liền với đấu tranh giành độc lập xây dựng quyền cách mạng nước ta lãnh đạo Đảng Cộng sản Việt Nam quang vinh Để ghi nhận phấn đấu, trưởng thành cống hiến lớn lao ngành Tổ chức nhà nước, ngày 17/4/2002 Thủ tướng Chính phủ ban hành Quyết định số 279/QĐ-TTg lấy ngày 28/8 hàng năm làm “Ngày truyền thống ngành Tổ chức nhà nước” Sau tái lập tỉnh Hưng Yên (01/01/1997), Ban Tổ chức Chính quyền tỉnh Hưng Yên thành lập, có chức năng, nhiệm vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý thực chủ trương, sách Đảng Nhà nước mặt công tác như: Công tác Tổ SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly chức cán bộ; công tác bầu cử Quốc hội HĐND cấp; công tác địa giới hành chính; cơng tác xây dựng quyền cấp; công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ; Tổ chức máy, công chức viên chức Nhà nước, lập hội quần chúng tổ chức phi Chính phủ, xây dựng củng cố Chính quyền cấp; tổng hợp kết tổ chức thực Quy chế dân chủ sở; công tác Cải cách hành địa bàn tỉnh Từ năm 2004 đến nay, Ban Tổ chức Chính quyền đổi tên Sở Nội vụ Về nhiệm vụ Sở Nội vụ (khi thành lập) nhìn chung khơng có thay đổi so với Ban Tổ chức Chính quyền Đến năm 2006, yêu cầu đất nước, Chính phủ giao cho ngành nhiệm vụ thường trực BCĐ cải cách hành chính, tiếp UBND tỉnh giao cho Sở nhiệm vụ thường trực BCĐ cải cách hành tỉnh thành lập phịng Cải cách hành thuộc Sở Nội vụ Đến năm 2008, yêu cầu cải cách máy, Sở Nội vụ tiếp nhận Tổ chức nhiệm vụ Ban Thi đua - Khen thưởng, Ban Tôn giáo Trung tâm lưu trữ tỉnh để trở thành Sở có chức quản lý đa ngành, đa lĩnh vực tỉnh Năm 2011, UBND tỉnh giao bổ sung chức năng, nhiệm vụ Quản lý Nhà nước công tác niên 1.2 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan 1.2.1 Vị trí chức + Trụ sở Sở Nội vụ tỉnh Hưng yên đặt số – Đường Chùa Chuông – Thành phố Hưng Yên – Tỉnh Hưng Yên + Sở Nội Vụ Hưng Yên nằm trung tâm thành phố, gần kề quảng trường trung tâm tỉnh, gần trục đường giao thông thuận tiện, giáp ranh với Sở, Ban ngành thuận tiện cho việc lại giao lưu công tác trao đổi thông tin + Nằm trung tâm thành phố, ln tiếp nhận nhanh chóng thơng tin UBND tỉnh nên Sở Nội Vụ dẫn đầu phong trào trở thành đơn vị xuất sắc điển hình SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly Hình ảnh : Bản đồ hành Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên + Sở Nội vụ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực chức quản lý nhà nước nội vụ, gồm: tổ chức máy; biên chế quan hành chính, nghiệp nhà nước; cải cách hành chính; quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ, cơng chức, viên chức nhà nước, cán bộ, công chức xã, phường, thị trấn; tổ chức hội, tổ chức phi Chính phủ; văn thư, lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua - khen thưởng + Sở Nội vụ có tư cách pháp nhân, có dấu tài khoản riêng; chịu đạo, quản lý tổ chức, biên chế công tác Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh, đồng thời chịu đạo, kiểm tra, hướng dẫn chuyên môn, nghiệp vụ Bộ Nội vụ SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly Hình ảnh : Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn + Nhiệm vụ quyền hạn Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên thực dựa Thông tư số 05/TT-BNV ngày 19/01/2004 Bộ Nội vụ hướng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức quan chuyên môn giúp UBND tỉnh quản lý nhà nước công tác nội vụ địa phương Căn Quyết định số 1546/QĐ-UBND ngày 13 tháng năm 2008 UBND tỉnh Hưng Yên việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Sở Nội vụ trực thuộc UBND tỉnh Hưng Yên Cụ thể sau: a) Trình Ủy ban nhân dân tỉnh về: quy hoạch, kế hoạch dài hạn, năm hàng năm công tác nội vụ địa bàn tỉnh; định, thị lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Sở; b) Hướng dẫn, kiểm tra chịu trách nhiệm tổ chức thực văn quy phạm pháp luật, quy hoạch, kế hoạch phê duyệt; thông tin, tuyên truyền, phổ biến, giáo dục pháp luật lĩnh vực thuộc phạm vi quản lý Sở SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly Phụ lục 7b Ngày tháng VB Lưu Số văn lượng bản VP,VT 20 -Sở KH&CN VP,VT 03 - Sở TN&MT VP,VT 03 - Sở xây dựng VT 02 VP,VT 03 Số Tên loại trích Người Nơi nhận văn kí hiệu yếu nội dung ký Ghi Về việc thẩm định đơn vị đề nghị 02/01/ 01/TB- cơng nhận 2013 SNV quyền vững mạnh tiêu PGĐ Tạ Xuân - UBND huyện, thành phố Đoán biểu 2012 03/01/ 04/QĐ- Về việc điều động 2013 SNV bổ nhiệm cán Về việc tham gia 07/01/ 07/TB- kế 2013 UBND UBND tỉnh 18/01/ 22/QĐ- Về 2013 SNV hoạch việc PGĐ Tạ Xuân Đoán PGĐ Tạ Xuân Đoán nâng lương đợt II – 2012 GĐ Đỗ Thị Phượng Về việc xác định đối 21/01/ 28/QĐ- tượng 2013 SNV chức, tượng đối công viên chức (Đào Thị Phương GĐ Đỗ Thị - UBND huyện Kim Động Phượng Lan) Phụ lục UBND TỈNH HƯNG YÊN SỞ NỘI VỤ CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự – Hạnh phúc SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly DANH MỤC HỒ SƠ CỦA SỞ NỘI VỤ TỈNH HƯNG YÊN Năm 2013 Số ký Thời hạn hiệu hồ sơ 01/UBND Ủy ban nhân dân tỉnh Hưng tỉnh 02/CCVTLT 03/ĐU 04/TW Yên Chi cục văn thư lưu trữ tỉnh Đảng ủy Trung ương Người lập bảo quản Tiêu đề hồ sơ hồ sơ Ghi Lâu dài Lâu dài Lâu dài Lâu dài Danh mục hồ sơ có: 04 hồ sơ, bao gồm: hồ sơ có thời hạn bảo quản vĩnh viễn 04 hồ sơ có thời hạn bảo quản lâu dài hồ sơ có thời hạn bảo quản tạm thời Hưng Yên, ngày tháng năm 2013 GIÁM ĐỐC Đỗ Thị Phượng SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly Phụ lục 8a UBND TỈNH HƯNG YÊN SỞ NỘI VỤ Ký hiệu thông tin …… Số: ……………… VT HỒ SƠ Tập công văn Sở Nội Vụ việc điều động, bổ nhiệm cán ( Từ ngày 01 tháng 01 năm 2013 đến ngày 31 tháng 12 năm 2013) Phông số: ……… Mục lục số:……… THỜI HẠN BẢO QUẢN 70 năm Hồ sơ số: ……… SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly Phụ lục 8b MỤC LỤC VĂN BẢN Ngày STT Số, ký hiệu tháng Tác giả văn văn văn Trích yếu nội dung văn Tờ số Ghi 10 53/QĐ-SNV 07/1 11 56/QĐ-SNV 12/1 12 67/QĐ-SNV 16/1 13 72/QĐ-SNV 20/2 14 78/QĐ-SNV 24/3 15 85/QĐ-SNV 25/6 GĐ Sở V/v bổ nhiệm lại cán diện Nội Vụ Ban thường vụ tỉnh ủy PGĐ Sở V/v điều động, bổ nhiệm Nội Vụ PGĐ Sở Y Tế GĐ Sở V/v bổ nhiệm cán lãnh Nội Vụ đạo Sở Xây dựng PGĐ Sở V/v điều động, bổ nhiệm cán Nội Vụ Sở KH&CN PGĐ Sở V/v điều động cán bộ, công Nội Vụ chức văn phòng Sở Nội Vụ GĐ Sở Nôi Vụ 01-03 04-06 07-09 10-13 14-16 V/v bổ nhiệm cán lãnh đạo Chi cục văn thư- lưu trữ 17-19 tỉnh SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly Phụ lục 8c UBND TỈNH HƯNG YÊN SỞ NỘI VỤ Ký hiệu thông tin ……… Số: ………………….VT HỒ SƠ QUYẾT ĐỊNH CỦA ỦY BAN NHÂN DÂN TỈNH HƯNG YÊN ( Từ ngày 01 tháng 01 năm 2013 đến ngày 31 tháng 12 năm 2013) Phông số: ……… Mục lục số:……… THỜI HẠN BẢO QUẢN 20 năm Hồ sơ số: ……… SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly Phụ lục 8d MỤC LỤC VĂN BẢN Ngày STT Số, ký hiệu tháng Tác giả văn văn văn Trích yếu nội dung văn Ghi Tờ số 15 16 17 18 19 20 45/QĐUBND 53/QĐUBND 57/QĐUBND 128/QĐUBND 148/QĐUBND 196/QĐUBND Phó CT 16/01 Doãn Thế Cường 24/01 07/02 23/12/2012 UBND tỉnh CT Nguyễn Về việc kê khai tài sản, thu Văn Cường nhập năm 2013 Dỗn Thế Phó CT Dỗn Thế Cường 20/4 ngày 01-03 Văn Cường chủ Cường 27/03 195/KH-UBND CT.Nguyễn Về thực quy chế dân Phó CT 19/03 V/v thực kế hoạch số CT Nguyễn Văn Cường 04-06 07-08 Về thực tiết kiệm điện kiểm tra việc thực tiết kiệm điện năm 2013 09-11 địa bàn tỉnh QĐ việc ban hành đề án “thu hút bác sĩ, dược sĩ (tốt 12-14 nghiệp Đại học quy tỉnh cơng tác Về việc cử đoàn cán giao lưu kinh nghiệm tỉnh 15-18 Sơn La SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly Phụ lục 8đ UBND TỈNH HƯNG YÊN SỞ NỘI VỤ Ký hiệu thông tin ………… Số:…………………VT HỒ SƠ CHƯƠNG TRÌNH HÀNH ĐỘNG THÁNG ĐẦU NĂM 2013 CỦA SỞ NỘI VỤ ( Từ ngày 02 tháng 01 năm 2013 đến ngày 30 tháng 06 năm 2013) Phông số: ……… Mục lục số:……… THỜI HẠN BẢO QUẢN 20 năm Hồ sơ số: ……… SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly Phụ lục 8e MỤC LỤC VĂN BẢN Ngày STT Số, ký hiệu tháng Tác giả văn văn văn Trích yếu nội dung văn Tờ số Ghi V/v phát động tháng thi đua 01 02 06 13/SNV 15/SNV 20/KHSNV 03/02 GĐ Sở 07/03 PGĐ Sở 13/04 PGĐ Sở SNV ngày thành lập tỉnh V/v đề nghị khen thưởng cá nhân, tập thể xuất sắc Kế hoạch đầu tư trang thiết bị đại hóa kho bảo quản tài 01-03 04-06 07-10 liệu Chi cục văn thư-lưu trữ tỉnh Thông tư hướng dẫn xây dựng 32/TT07 chào mừng kỷ niệm 36 năm 14/04 GĐ Sở quy chế công tác VT-LT 11-28 quan, tổ chức 08 20 45/QĐSNV 50/CTrSNV QĐ vệc ban hành quy chế 18/04 PGĐ Sở làm việc quan Sở Nội 29-41 Vụ tỉnh Hưng Yên Chương trình hành động 25/04 GĐ Sở Sở Nội Vụ Hưng Yên năm 42-46 2013 SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 6 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly Phụ lục 8g UBND TỈNH HƯNG YÊN SỞ NỘI VỤ Ký hiệu thông tin ………… Số:………………….VT HỒ SƠ QUYẾT ĐỊNH, KẾ HOẠCH, BÁO CÁO CỦA SỞ NỘI VỤ VỀ CÔNG TÁC THI TUYỂN CÔNG CHỨC ĐỢT II - 2013 ( Từ ngày 01 tháng 07 năm 2013 đến ngày 30 tháng 08 năm 2013) Phông số: ……… Mục lục số:……… THỜI HẠN BẢO QUẢN 20 năm Hồ sơ số: ……… SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly Phụ lục 8h MỤC LỤC VĂN BẢN Ngày STT Số, ký hiệu tháng Tác giả văn văn văn Trích yếu nội dung văn Tờ số Ghi 01 04/KH-SNV 01/07 02 08/QĐ-SNV 13/07 03 12/QĐ-SNV 24/07 04 09/KH-SNV 14/08 05 11/BCUBND 20/08 PGĐ Sở PGĐ Sở GĐ Sở PGĐ Sở GĐ Sở V/v hỗ trợ việc thi tuyển công chức năm 2013 V/v phân công cán phụ trách tập hợp hồ sơ thi công chức V/v bổ nhiệm cán vào hội đồng thi tuyển công chức KH v/v xếp thời gian địa điểm thi cơng chức BC tình hình xếp hội đồng thi tuyển công chức SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 01-02 03-04 05-06 07-09 10-13 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly PHẦN III : NHẬN XÉT CHUNG VÀ ĐỀ XUẤT KIẾN NGHỊ 1.Nhận xét, đánh giá chung Qua văn pháp lý, quan sát khảo sát thực tế với giúp đỡ tạo điều kiện cho thân em tham gia vào hoạt động thực tiễn công việc văn phịng chú, anh chị Sở Nội vụ, em xin đưa số nhận xét chủ quan cá nhân hoạt động Văn phịng sau: * Ưu điểm: - Về mơ hình tổ chức văn phịng: Mơ hình tổ chức văn phòng – Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên thiết kế tương đối hợp lý Các phòng, ban thuộc phận văn phịng bố trí theo hình thức truyền thống, hình thức tập trung tạo nên không gian yên tĩnh, giúp cho đội ngũ cán không bị ảnh hưởng, giúp tập trung vào công việc Phịng văn thư bố trí độc lập, đầu quan tạo điều kiện thuận lợi cho cán văn thư tiếp nhận quản lý văn bản, dấu, đồng thời tạo điều kiện cho quan, đơn vị gửi văn đến quan Cách bố trí phịng làm việc lãnh đạo văn phòng gần phòng văn thư giúp cho lãnh đạo phịng dễ dàng nắm bắt tình hình thực cơng việc nhân viên để kịp thời đưa đạo cần thiết; đồng thời giúp cho cán văn thư tiết kiệm thời gian lại xin ý kiến lãnh đạo việc phân phối ý kiến người xử lý văn - Về tình hình đội ngũ cán văn phòng: Đội ngũ cán nhân viên văn phòng tương đối đầy đủ đáp ứng yêu cầu công việc đặt Việc phân công nhiệm vụ tương đối rõ ràng quy định rõ văn tạo điều kiện nâng cao hiệu chất lượng cơng việc, tránh tình trạng chồng chéo công việc, đồng thời nâng cao tinh thần trách nhiệm cán bộ, nhân viên công việc - Về tình hình hoạt động văn phòng: Qua văn pháp lý,sự quan sát hoạt động thực tiễn, thực trạng hoạt động văn phòng tuân thủ chặt chẽ quy định Pháp luật, khoa học hiệu Đội ngũ cán bộ, nhân viên Văn phòng thi hành nghiêm chỉnh quy định Pháp lệnh Cán công chức tiêu chuẩn đạo đức công vụ SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly Công tác tham mưu tổng hợp, cơng tác hành – tổ chức công tác hậu cần thực hiệu Bảo đảm sở vật chất, trang thiết bị thiết yếu cho phận, phòng, ban thuộc Sở, tạo mơi trường, khơng khí làm việc đảm bảo sức khỏe cho cán bộ, nhân viên Đặc biệt cơng tác hành – tổ chức cụ thể công tác văn thư trọng đầu tư mức chứng tỏ quan tâm cấp lãnh đạo công tác Trình độ cán văn thư đáp ứng u cầu cơng việc địi hỏi, thêm vào cán thường xuyênđược cử học lớp bồi dưỡng nghiệp vụ để nâng cao trình độ tay nghề Việc quản lý văn đến thực nghiêm túc chặt chẽ đảm bảo thơng suốt hoạt động phịng, ban thuộc Sở * Hạn chế nguyên nhân chủ yếu : Bên cạnh đạt hoạt động Văn phịng cịn gặp số khó khăn hạn chế định Đó là: - Thứ phòng thuộc phận Văn phòng Sở bố trí theo hình thức tập trung có nhiều ưu điểm tồn hạn chế định gây khó khăn cho việc giám sát, quản lý cơng việc lãnh đạo quan dễ dẫn đến tình trạng cán làm việc riêng làm việc Bên cạnh đó, phịng làm việc có diện tích cịn trật hẹp, có quan tâm đầu tư cấp nguồn kinh phí cịn hạn hẹp nên trang thiết bị văn phịng chưa đại hóa - Thứ hai công tác văn thư lưu trữ qua trình thực khơng tránh khỏi sai sót: + Đối với số văn phát hành chưa thể thức theo quy định Thông tư 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 Bộ Nội vụ “Hướng dẫn thể thức kỹ thuật trình bày văn hành chính”, văn phát hành cịn sai lỗi tả, cịn tình trạng gửi văn vượt cấp,chất lượng số văn đề án chưa đạt yêu cầu, chưa thể quy trình, thời gian cần báo cáo theo yêu cầu lãnh đạo Sở, không đảm bảo tiến độ,…Nguyên nhân chủ yếu cán trực tiếp làm công tác văn thư, lưu trữ chưa có nhận thức chưa có ý thức tuân thủ pháp luật lơ công việc + Do quan chưa dành kinh phí thỏa đáng cho cơng tác văn thư lưu trữ, công tác xây dựng kho, phân loại, chỉnh lý, bảo quản tài liệu nên chưa bố trí SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly kho lưu trữ Hàng năm, số lượng văn đến tương đối lớn nhiên, việc lưu trữ tài liệu thực phòng văn thư chưa có phịng riêng nên dễ gây mát hư hỏng + Việc khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ gặp nhiều hạn chế, chưa phát huy hết giá trị tài liệu lưu trữ lịch sử Do khối lượng tài liệu lớn, chưa phân loại, chỉnh lý đầy đủ + Đối với việc tổ chức biên chế văn thư hạn chế, điều đơi tạo khó khăn thực công việc, gây tốn việc phải đào tạo bồi dưỡng cán Nó làm ảnh hưởng tới chất lượng cơng việc + Do điều kiện kinh phí chưa có đồng thời việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư chưa phổ biến Sở hầu hết thực phương pháp thủ công Văn tài liệu nhận soạn thảo quan phân loại tài liệu bỏ vào cặp, bó gói bảo quản Điều gây khó khăn, phức tạp cho việc quản lý văn tra tìm tài liệu, tài liệu văn dễ bị thất lạc khâu bảo quản Giải pháp hồn thiện cơng tác văn phịng, văn thư lưu trữ Văn phịng có vị trí quan trọng cấu làm việc tồn Sở Có thể nói hiệu hoạt động Văn phòng ảnh hưởng lớn đến việc thực chức năng, nhiệm vụ phận, phòng, ban thuộc Sở Sau đây, em xin đưa vài ý kiến nhỏ để góp phần hồn thiện hoạt động phận văn phòng thuộc Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên: Thứ nhất: văn phòng Sở nên xây dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng cán cách đồng bộ, nâng cao chất lượng cán phụ trách công việc kế tốn, văn thư, lưu trữ; bên cạnh thực hiện đại hóa phương tiện làm việc để phát huy tính động cán bộ, nhân viên để họ thực tốt chức năng, nhiệm vụ Thứ hai: cơng tác quản lý văn – hoạt động Văn phòng cần có số thay đổi cụ thể sau: + Cần tuyển thêm hai cán có trình độ chuyên môn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ để phân loại, xử lý bảo quản tài liệu, để hồ sơ, giấy tờ quan trọng không bị thất lạc, giúp cho việc nâng cao ý thức trách nhiệm cá nhân, đạt hiệu cao công việc SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly + Thực chế độ sách cán bộ, nhân viên văn phòng + Xây dựng kho lưu trữ văn nhằm bảo quản tránh thất lạc văn + Cần ứng dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin để giảm văn bản, giấy tờ; ứng dụng khoa học công nghệ vào xử lý công việc giúp cho việc tra cứu thông tin nhanh chóng, tiện lợi Trên số kiến nghị em nhằm nâng cao hiệu hoạt động phận văn phòng thuộc Sở Nội vụ Em mong ý phần giúp phận văn phòng đảm bảo tốt chức năng, nhiệm vụ SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly KẾT LUẬN Đợt thực tập với khoảng thời gian tháng văn phòng Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên giúp em nắm nhiều kiến thức thực tế cấu tình hình hoạt động phận văn phịng, trang bị nhiều kinh nghiệm hữu ích cho nghề nghiệp Với khoảng thời gian thực tập quý báu Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên tiếp xúc thực tế với đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức Sở, bước đầu làm quen với công việc thuộc phận văn phòng giúp em phần hiểu tầm quan trọng hoạt động văn phòng thực bị hút đề tài Để hoàn thành báo cáo, em xin bày tỏ lịng biết ơn đến thầy, giáo nhà trường tạo điều kiện thuận lợi cho em có mơi trường học tập tốt, hồn thành phần tiếp thu lý thuyết lớp, làm tảng cho đợt thực tập Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến cấp lãnh đạo, đến cán văn phòng phận khác Sở Nội vụ tỉnh Hưng Yên tạo điều kiện giúp đỡ em q trình thực tập để hồn thành báo cáo thực tập cách thuận lợi Em xin chân thành cảm ơn! Hưng Yên, ngày 29 tháng năm 2013 Sinh viên Lê Thị Hồng Nhung SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 ... xuất phát từ thực tế công việc, đúc kết thể báo cáo Bài báo cáo gổm hai nội dung sau: Phần Khảo sát tình hình thực tế Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên Phần Trực tiếp thực hành khâu nghiệp vụ Văn phòng... Bộ Nội vụ SVTH: Lê Thị Hồng Nhung, MSSV: 1056130048 Báo cáo thực tập chuyên ngành GVHD: Th.S Nguyễn Thị Ly Hình ảnh : Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên 1.2.2 Nhiệm vụ, quyền hạn + Nhiệm vụ quyền hạn Sở Nội. .. ảnh : Bản đồ hành Sở Nội Vụ tỉnh Hưng Yên + Sở Nội vụ quan chun mơn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh có chức tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân cấp tỉnh thực chức quản lý nhà nước nội vụ, gồm: tổ chức máy;