Hồ Hoàng Hôn, Cao học khóa 17 trường Đại học Vinh Khái niệm cơ bản: Hệ thống: là một tập hợp các phần tử khác nhau, giữa chúng có mối liên hệ và tác động qua lại theo một quy luật nhất định tạo thành một chỉnh thể, có khả năng thực hiện được những chức năng cụ thể nhất định. Đầu vào và đầu ra của hệ thống: Đầu vào của hệ thống là tất cả những gì mà môi trường tác động vào hệ thống. Đầu ra là những gì mà hệ thống tác động vào môi trường. Hiệu quả hoạt động của hệ thống phụ thuộc vào: - Xác định hợp lý đầu vào và đầu ra của hệ thống. - Khả năng biến đổi nhanh, chậm các yếu tố đầu vào để cho ra yếu tố đầu ra. - Các hình thức biến đổi những yếu tố đầu vào cho ra các yếu tố đầu ra. Nội dung của cơ chế điều khiển hệ thống: Cơ chế điều khiển hệ thống bao gồm rất nhiều nội dung, nhưng có thể khái quát thành bốn nội dung cơ bản sau: - Xác định mục tiêu chung nhất có thời hạn dài nhất để hoàn thiện tính thích nghi và tính chọn lọc có hệ thống. - Thu thập và xử lý thông tin về môi trường, về các hệ thống xung quanh, về các phân hệ và phần tử của hệ phải điều khiển. - Tổ chức các mối liên hệ ngược. - Tiến hành điều chỉnh. Phân tích các nguồn lực: - Nguồn lực là tất cả các yếu tố và phương tiện mà hệ thống có thể sử dụng để thực hiện mục tiêu của mình. - Nguồn lực là các yếu tố nằm bên trong của hệ thống mà người lãnh đạo hệ thống có quyền chi phối, điều khiển vì mục đích của hệ thống. Thí dụ: Nguồn tài sản gồm tài nguyên, thiết bị, nguyên liệu 1 Hồ Hoàng Hôn, Cao học khóa 17 trường Đại học Vinh Nguồn nhân lực gồm trí tuệ và thể lực 1. Các nguyên lý điều khiển: Nguyên lý điều khiển là các quy tắc bắt buộc để chủ thể điều khiển phải tuân thủ trong quá trình điều khiển. Có các nguyên lý điều khiển như sau: a. Nguyên lý mối liên hệ ngược: Nguyên lý hệ ngược là nguyên lý cơ bản của điều khiển, đòi hỏi chủ thể trong quá trình điều khiển phải nắm được hành vi của đối tượng thông qua các thông tin phản hồi Để điều khiển đối tượng, chủ thể phải tổ chức nắm thông tin về kết quả thực hiện của đối tượng trước các tác động điều khiển của mình. Có thể biểu diễn bằng sơ đồ sau: C Chủ thể Quá trình đảm bảo đ: Tác động điều khiển Thông tin vật chật V Đ R Nếu không theo dõi hoạt động của cấp dưới Đ qua mối liên hệ ngược thì việc điều khiển mất hết ý nghĩa. Mối liên hệ ngược là linh hồn của điều khiển. Đây là nguyên lý quan trọng nhất. 2 Hồ Hoàng Hôn, Cao học khóa 17 trường Đại học Vinh Có 2 loại liên hệ ngược: + Liên hệ ngược âm là mối liên hệ khi đầu ra (R) tăng nếu đầu vào (V) giảm (địa phương làm ăn tốt thì trung ương đỡ chi viện). + Liên hệ ngược dương là mối liên hệ khi đầu ra (R) tăng kéo theo đầu vào (V) tăng. Hệ không ổn định. Thí dụ: Trong đơn vị người thủ trưởng khi phát lệnh hay nói cách khác đưa ra quyết định về vấn đề gì đó cần có thời gian để theo dõi, quan sát và đối chứng xem cấp dưới ủng hộ hoặc thực hiện như thế nào. Luôn lắng nghe và thu thập và sử lí thông tin phải chính xác. Muốn vậy người thủ trưởng phải gần gũi cấp dưới để tiếp nhận những tâm tư tình cảm, nguyện vọng và những suy nghỉ của cấp dưới để từ đó có điều chỉnh kịp thời và tốt hơn cho công tác quản lý của mình. Từ đó chủ trương lần sau sẽ thành công hơn. b. Nguyên lý bổ sung ngoài: Do nhà toán học Anh S.Beet đưa ra nhằm xây dựng cơ chế đền bù hậu quả (khắc phục hậu quả) gây nên do tính không đầy đủ của mô hình điều khiển hình thức hoá ban đầu. Trong kinh tế, nguyên lý này có tên gọi: Nguyên lý “thử – sai – sữa” Nguyên lý bổ sung ngoài là nguyên lý điều khiển khi phải xử lý cho một đối tượng phức tạp Đ + Bước đầu người ta mô tả đối tượng Đ qua mô hình M 1 cùng hợp đen H 1 + Sau đó chỉnh lý mô tả Đ bằng mô hình M 2 tốt hơn với hộp đen H 2 cho đến khi hoàn toàn điếu khiển được đối tượng. Đây là phương pháp nghiên cứu khi đã biết đầu vào-đầu ra của hệ thống, nhưng chưa nắm được cơ cấu của nó. Nguyên lý này có thể biểu diễn bằng sơ đồ: 3 Hồ Hoàng Hôn, Cao học khóa 17 trường Đại học Vinh Dự báo ban đầu (gần đúng cấp 1) Hợp đen Điều chỉnh (đối tượng thực) (gần đúng cấp 2) Nếu áp dụng trong kinh tế nguyên lý này có tên gọi là Nguyên lý: thử -sai – sữa. Thí dụ: Việc nhà quản lý đưa ra kế hoạch có thể chưa phù hợp hiện tại nhưng trong tương lai quyết định này đúng thì nhà quản lý mạnh dạn tổ chức thực hiện. Bởi nhà quản lý có suy nghỉ đột phát dám nghỉ dám làm thì cấp dưới hoặc phụ huynh thấy ủng hộ. Tuy nhiên đây là vấn đề mạo hiểm, có thể quyết định thất bại tuy nhiên cũng có thể đem lại sự thành công nhưng không cao thì nhà quản lý cứ mạnh dạn làm như việc phát động phong trào xã hội hóa xây dựng phòng học đa năng kinh phí từ sự đóng góp của phụ huynh. Đây là mô hình mới nên ít nhà quản lý mạo hiểm dám làm tuy nhiên nếu nhà quản lý có quan hệ tốt với phụ huynh, lãnh đạo đại phương và nói rõ ý nghĩa của việc làm này cho phụ huynh học sinh biết thì sẽ đem đến thành công và ngược lại. c. Nguyên lý độ đa dạng cần thiết: Nguyên lý được phát biểu cô đọng như sau: “Chỉ có tính đa dạng mới thủ tiêu được tính đa dạng”, là nguyên tắc điều khiển đòi hỏi chủ thể phải đưa ra các tác động điều khiển Đ và các đảm bảo V đủ phong phú cho từng loại đối tượng mà ở các đối tượng đó có hành vi rất đa dạng và phong phú, phức tạp. 4 M 1 (Mô hình) Đ M 2 H 1 H 2 Hồ Hoàng Hôn, Cao học khóa 17 trường Đại học Vinh Trong trường hợp này chủ thể điều khiển phải có một hệ thống các tác động đa dạng nhằm đảm bảo khả năng chỉ huy được, nhằm hạn chế chế độ bất định trong hành vi của đối tượng điều khiển Nhờ nguyên lý này, ta thấy độ đa dạng của cơ quan quản lý cần phải lớn hơn độ đa dạng của đối tượng quản lý thí quản lý mới có kết quả. d. Nguyên lý phân cấp: Về nguyên tắc: Quản lý tập trung hoàn toàn từ một trung tâm là không thể làm được. Chẳng hạn hệ thống kinh tế – xã hội là một hệ thống lớn và phức tạp vì phải thường xuyên phân tích và xử lý một khối lượng khổng lồ thông tin. Do đó phải xây dựng cấu trúc phân cấp. Nguyên lý phân cấp đòi hỏi chủ thể phải tạo ra các chủ thể cấp dưới (trung gian) để chia bớt nhiệm vụ điều khiển, mỗi phân cấp xử lý một lượng thông tin (nhất định, nhờ đó có thể điều khiển được (không trực tiếp) toàn bộ hệ thống. Trong kinh tế đây là nguyên tắc tập trung dân chủ trong khi điều kiện nền kinh tế được phân cấp theo từng ngành, từng lĩnh vực,… Cấu trúc phân cấp trong điều khiển hệ thống dựa trên cơ sở: mỗi hệ con giải quyết 1 bài toán riêng nào đó trong những điều kiện độc lập tương đối. Cấu trúc phân cấp có thể biểu diễn dưới dạng một cây: Thí dụ: Một xí nghiệp có thể phân cấp theo cơ cấu hành chánh: xí nghiệp- phân xưởng- tổ sản xuất- nơi làm việc. e. Nguyên lý khâu xung yếu: Trong hoạt động của các hệ thống thường có những biến cố tại những điểm nhất định làm ảnh hưởng đến toàn bộ hoạt động của hệ thống. Nếu giải toả được các nút này (thì sự hoạt động của hệ thống sẽ được khơi thông). 5 Hồ Hoàng Hôn, Cao học khóa 17 trường Đại học Vinh Thí dụ: Có những lúc nhà quản lý gặp trường hợp cấp dưới gây khó khăn bằng cách không hợp tác thực hiện chủ trương kế hoạch mà lãnh đạo đã đặt ra. Như vậy nhà quản lý phải có cách ứng xử phù hợp và giải thích cho cấp dưới biết. Hoặc nhà quản đưa ra giả định năm nay đơn vị sẽ bị cắt phong trào thi vì không đạt thành tích bởi một lí do học lực học sinh yếu kém quá nhiều, khi nhà quản lí đưa ra tình huốn xung đột để cấp dưới giải quyết và đưa ra biện pháp để thực hiện thì sẽ đem đến sự điều chỉnh thái độ của giáo viên. Đối với một đơn vị nên quan tâm đến nguyên lý mối liên hệ ngược. Theo quan điểm nhà quản lý thì mối liên hệ ngược rất cần thiết để tìm chuẩn số tối ưu cho việc truyền tin. Nếu nhà quản lý không có chuẩn số thì mọi kế hoạch đề ra hiệu quả đạt không cao không đạt được mục đích do mối liên hệ ngược (phản hồi) bị phá vỡ. Mối liên hệ là vấn đề quan trọng cấu thành không thể thiếu được trong quá trình điều khiển. Vì vậy mối liên hệ ngược cấp dưới với nhà quản lý là rất cần thiết, nó chúng cho nhà quản lý có thể kiểm định (đo lường) việc nắm thông tin (tiếp thu) của cấp dưới. Đây là vấn đề quan trọng để biết được kế hoạch, chủ trương có được cấp dưới ủng hộ hay không. Việc nhà quản lý và cấp dưới có sự quan hệ tốt, có thông tin quan lại kịp thời để cùng nhau thực hiện tốt các chủ trương đã đề ra mà ngành giao phó thì đơn vị sẽ luôn phát triển và đoàn kết nội bộ ngày càng tốt hơn./. 6 . đầu ra của hệ thống: Đầu vào của hệ thống là tất cả những gì mà môi trường tác động vào hệ thống. Đầu ra là những gì mà hệ thống tác động vào môi trường. Hiệu quả hoạt động của hệ thống phụ thuộc. tính chọn lọc có hệ thống. - Thu thập và xử lý thông tin về môi trường, về các hệ thống xung quanh, về các phân hệ và phần tử của hệ phải điều khiển. - Tổ chức các mối liên hệ ngược. - Tiến. mà hệ thống có thể sử dụng để thực hiện mục tiêu của mình. - Nguồn lực là các yếu tố nằm bên trong của hệ thống mà người lãnh đạo hệ thống có quyền chi phối, điều khiển vì mục đích của hệ thống. Thí