Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), chi nhánh Sở Giao Dịch 3 Hà Nội.doc

Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), chi nhánh Sở Giao Dịch 3 Hà Nội.

MỤC LỤC

Lời mở đầu 1

Chương 1: Lý luận chung về thanh toán quốc tế và quy trình thanh toánquốc tế tại các ngân hàng 3

I Thanh toán quốc tế: 3

1 Khái niệm thanh toán quốc tế (TTQT) 3

2 Sơ lược hoạt động TTQT ở các ngân hàng Việt Nam hiện nay: 4

II Quy trình thanh toán quốc tế tại các ngân hàng: 5

1 Khái niệm quy trình thanh toán quốc tế (QTTTQT) : 5

2 Quy trình thanh toán quốc tế ở các ngân hàng Việt Nam hiện nay: 6

3 Hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế là gì 6

Chương II Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầutư và Phát triển Việt Nam: 8

I Khái quát về sở giao dịch III – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển ViệtNam: 8

1 Sơ lược về hệ thống Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam: 8

2 Tổng quan về sở giao dịch III – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển ViệtNam 12

II Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư vàPhát triển Việt Nam 14

1 Nội dung quy trình: 14

1.1 Quy trình phát hành thư tín dụng 14

1.2 Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay (IB) 17

1.3 Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm (UB) 23

1.4 Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng (SG) 28

1.5 Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng (AE) Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng bao gồm 8 bước: 31

1.6 Quy trình nhờ thu đến (IC) 34

1.7 Quy trình thông báo thư tín dụng (IL) 39

1.8 Quy trình nhờ thu đi (OC) 42

1.9 Quy trình chiết khấu bộ chứng từ (BP) 45

2 Sơ lược về kết quả kinh doanh từ việc áp dụng các quy trình thanhtoán quốc tế tại Sở Giao Dịch 3 – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển ViệtNam (BIDV) 52

3 Đánh giá về quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư vàPhát triển Việt Nam 55

3.1 Nhận xét chung 55

3.2 Một số kết quả đã đạt được 56

3.3 Những mặt hạn chế, khó khăn 58

Chương III: Giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại Ngânhàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam, chi nhánh Sở Giao Dịch 3 Hà Nội 60

I Định hướng phát triển hoạt động than toán tại Ngân hàng Đầu tư vàPhát triển Việt Nam 60

1 Định hướng chung của Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 60

2 Phương hướng hoạt động kinh doanh của Sở Giao Dịch 3 – Ngânhàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 61

II Giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại Sở Giao Dịch3 – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam 63

1 Đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ, mở rộng phạm vi hoạt động 63

2 Cải tiến kỹ thuật công nghệ 64

3 Đơn giản hoá trong việc thực hiện nghiệp vụ TTQT đồng thời phốihợp chặt chẽ với các nghiệp vụ liên quan nhằm nâng cao hiệu quảhoạt động TTQT 64

4 Giữ vững mối quan hệ với khách hàng 64

5 Tăng cường công tác kiểm tra kiểm soát 65

Kết luận 66

Tài liệu tham khảo 68

DANH MỤC BẢNG, HÌNH

Bảng 1: Quy trình phát hành thư tín dụng [4] 14

Bảng 2: Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay (IB) [4] 17

Bảng 3: Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm 23

Bảng 4: Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng [4] 28

Bảng 5: Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng (AE) 32

Bảng 6: Quy trình nhờ thu đến 34

Bảng 8: Quy trình nhờ thu đi (OC) 42

Bảng 9: Quy trình chiết khấu bộ chứng từ (BP) 46

Bảng 11: Doanh số thanh toán quốc tế tại Sở giao dịch 3 [5] 53

Bảng 12: Mức phí dịch vụ theo quy định thống nhất của BIDV: [5] 54

Bảng 13: Doanh thu phí từ hoạt động thanh toán quốc tế [5] 54

Bảng 14: Doanh số L/C nhập khẩu tại Sở giao dịch 3 [5] 54

Bảng 15: Doanh số chuyển tiền tại Sở giao dịch 3 [5] 55

Hình 1: Hệ thống tổ chức của BIDV [4] 12

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

NHĐT&PTVN Ngân hàng đầu tư và phát triển Việt Nam

Lời mở đầu

Hơn 2 năm kể từ ngày gia nhập WTO, nền kinh tế nước ta đã chứng kiến những chuyển biến tích cực và mạnh mẽ Hoạt động giao thương mở rộng khiến nhu cầu làm ăn với các công ty nước ngoài của doanh nghiệp trong nước tăng vọt, theo đó cũng mở ra một trang mới đầy xán lạn cho ngành ngân hàng Thanh toán quốc tế từ đó phát triển như một tất yếu khách quan để đáp ứng nhu cầu thương mại quốc tế của các doanh nghiệp trong nước.

Tham gia hoạt động thanh toán quốc tế từ năm 1993 mà tiền thân là Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV) sau hơn 10 năm hoạt động đã đạt được rất nhiều thành quả, góp phần đa dạng hoá dịch vụ, nâng cao hiệu quả kinh doanh của ngân hàng, mở rộng các sản phẩm dịch vụ phục vụ khách hàng Trong số đó phải kể đến việc hệ thống và chuẩn hóa quy trình nghiệp vụ thanh toán quốc tế Kể từ khi áp dụng quy trình trên cơ sở ứng dụng công nghệ điện tử, hiệu quả kinh doanh của BIDV đã được nâng cao rõ rệt: thời gian giao dịch giảm xuống, sai sót trong giao dịch giảm và giảm thiểu cả chi phí quản lý hoạt động Tuy nhiên, trước những biến đổi không ngừng của nền kinh tế trong nước và thế giới, các bộ luật được ban hành và sửa đổi liên tục khiến các cán bộ ngành ngân hàng đứng trước áp lực phải có những đổi mới nhằm cải tiến hiệu quả quy trình thanh toán Đề tài báo cáo thực tập “Thực trạng và giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam (BIDV), chi nhánh Sở Giao Dịch 3 Hà Nội” sẽ góp phần đưa thêm một góc nhìn chi tiết hơn về vấn đề này

Với độ dài 70 trang, bố cục báo cáo gồm ba phần chính là:

Chương I: Lý luận chung về thanh toán quốc tế và quy trình thanhtoán quốc tế tại các ngân hàng.

Chương II: Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàngĐầu tư và Phát triển Việt Nam.

Chương III: Giải pháp hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế tạiBIDV, chi nhánh Sở Giao Dịch 3 Hà Nội.

Nhân đây, người viết xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành nhất tới Ths Đặng Thị Lan – Giảng viên Chính, Chủ nhiệm Bộ Môn Quản Trị Nguồn Nhân Lực, Khoa QTKD đã nhiệt tình giúp đỡ và hướng dẫn trong quá trình hoàn thành báo cáo này Tuy đã nỗ lực và cố gắng, nhưng do hạn chế về mặt thời gian, kinh nghiệm thực tiễn cũng như khả năng nghiên cứu của người viết, nên bài báo cáo sẽ không tránh khỏi những khiếm khuyết và sai sót Do đó, người viết rất mong nhận được các đánh giá đóng góp từ các thầy cô giáo và độc giả có quan tâm.

Hà Nội, ngày 27 tháng 4 năm 2009.

Đỗ Thị Xuân Khánh

Lớp Anh2 – K44 – QTKD, Đại học Ngoại Thương

Chương 1: Lý luận chung về thanh toán quốc tế và quytrình thanh toán quốc tế tại các ngân hàng

I Thanh toán quốc tế:

1 Khái niệm thanh toán quốc tế (TTQT)

Theo định nghĩa của trang web bách khoa toàn thư Wikipedia, “thanh toán quốc tế” có nghĩa là “một trong số các nghiệp vụ của ngân hàng trong việc thanh toán giá trị của các lô hàng giữa bên mua và bên bán hàng thuộc lĩnh vực ngoại thương”[10] Đây là cách hiểu thông thường nhất của khái niệm TTQT, khi quan hệ giao thương giữa bên mua và bên bán có yếu tố nước ngoài và ngân hàng đóng vai trò trung gian trong thanh toán giữa hai bên Tuy nhiên TTQT không đơn thuần chỉ xảy ra giữa cá nhân hay tổ chức mà còn là giữa các quốc gia và vùng lãnh thổ Vì vậy một khái niệm mang tính vĩ mô được đưa ra trong Giáo trình Thanh Toán Quốc Tế của trường Đại học Ngoại Thương như sau:

“Việc trao đổi các hoạt động kinh tế và thương mại giữa các quốc gia làm phát sinh các khoản thu và chi bằng tiền của nước này đối với một nước khác trong từng giao dịch hoặc trong từng định kỳ chi trả do hai nước quy định Trong mối quan hệ chi trả này, các quốc gia phải cùng nhau quy định những yếu tố cấu thành cơ chế thanh toán giữa các quốc gia như quy định về chủ thể tham gia thanh toán, lựa chọn tiền tệ, các công cụ và các phương thức đòi và hoặc chi trả tiền tệ Tổng hợp các yếu tố cấu thành cơ chế đó tạo thành thanh toán quốc tế giữa các quốc gia”[1, tr.11]

Trong khuôn khổ phân tích quy trình thanh toán quốc tế của các ngân hàng, khái niệm TTQT hiểu theo nghĩa hẹp được áp dụng cho toàn bài báo cáo.

2 Sơ lược hoạt động TTQT ở các ngân hàng Việt Nam hiện nay:

Tính đến thời điểm này, mặc dù chịu ảnh hưởng khá nhiều từ cuộc suy thoái kinh tế toàn cầu cuối năm vừa qua, nhưng nước ta vẫn giữ được đà tăng trưởng và gặt hái thành công đáng kể Tốc độ tăng trưởng kinh tế nhanh và ổn định trên 7,5% trong nhiều năm cùng với hội nhập ngày càng sâu hơn vào nền kinh tế khu vực và thế giới đã đưa đến sự phát triển bùng nổ của hệ thống ngân hàng và thị trường vốn Hệ thống ngân hàng mở rộng – cả về số lượng ngân hàng lẫn các chi nhánh trực thuộc – chính là tiền đề cho sự phát triển của hoạt động TTQT

Nhận thức được tầm quan trọng của hoạt động thanh toán trong nền kinh tế, chính phủ đã ban hành nhiều nghị định, thông tư và hành lang pháp lý hỗ trợ cho các doanh nghiệp và ngân hàng Trong số đó phải kể đến Nghị định 161/2006/NĐ-CP quy định thanh toán bằng tiền mặt, Quyết định 291/2006/QĐ-TTg phê duyệt Đề án thanh toán không dùng tiền mặt giai đoạn 2006 – 2010 và định hướng đến năm 2020 [6] Tỉ trọng tiền mặt trong tổng phương tiện thanh toán ở các ngân hàng đã giảm từ 20% năm 2004 đến 18% năm 2005, và đến cuối 2008 chỉ còn dưới 15% Nhiều phương tiện thanh toán và dịch vụ thanh toán hiện đại đã ra đời trên cơ sở ứng dụng công nghệ thông tin, đáp ứng kịp thời nhu cầu phát triển dịch vụ thanh toán Giao dịch thanh toán chuyển dần từ phương thức thủ công (chứng từ giấy) sang phương thức xử lý bán tự động sử dụng chứng từ điện tử Từ 2002, ứng dụng công nghệ và đầu tư trang thiết bị hạ tần về dịch vụ thanh toán qua ngân hàng phát triển mạnh Đến nay, 25 Ngân hàng Thương mại đã trang bị hơn 5.00 máy ATM và trên 25.700 máy quét thẻ, mạng lưới đơn vị chấp nhận thẻ ngân hàng tăng nhanh [7] Bắt đầu cuối 2005, hoạt động thanh toán đã được đổi mới theo hướng tổ chức thanh toán tập trung một tài khoản cho các Ngân hàng Thương mại tại Sở giao dịch Ngân Hàng Nhà Nước, đầu tiên là các chi nhánh Ngân hàng Nông Nghiệp Việt Nam (Agri Bank), tiếp theo là một số chi nhánh Ngân

hàng Đầu tư và Phát triển (BIDV) và gần đây là các chi nhánh Ngân hàng Công thương Các ngân hàng góp phần quan trọng mang lại nguồn doanh thu to lớn từ hoạt động thanh toán quốc tế, dẫn đầu là Ngân hàng TMCP Ngoại thương Việt Nam (Vietcombank),với doanh số 22,8 tỷ USD, chiếm 27% thị phần cả nước Tiếp theo là các ngân hàng BIDV, Incombank, Sacombank, Đông Á, VPBank…

Những thành tựu trong hoạt động TTQT kể trên cho thấy bước phát triển vượt bậc của các ngân hàng Việt Nam Tuy nhiên không thể phủ nhận vẫn còn rất nhiều vấn đề tồn tại, cả khách quan lẫn chủ quan đang tác động tiêu cực, làm hạn chế sự phát triển của TTQT Tính cạnh tranh trên thị trường dịch vụ vẫn còn ở mức thô sơ và dưới mức tiềm năng Một số ngân hàng gần đây đã đi tiên phong trong phát triển thêm loại hình dịch vụ mới, như direct banking hoặc máy ATM di động ( NH Đông Á); đây có thể coi là cố gắng không nhỏ của ngân hàng nhằm đa dạng hóa dịch vụ, đem đến cho khách hàng nhiều sự lựa chọn hơn Sự bùng nổ các chi nhánh ngân hàng, đi cùng với đó là những thay đổi về quản trị ngân hàng theo thông lệ quốc tế đòi hỏi các ngân hàng phải đầu tư đồng bộ cả về cơ sở vật chất, hệ thống công nghệ thông tin và cả nguồn nhân lực Tuy nhiên các chi nhánh ngân hàng ở vùng miền xa trung ương lại chưa đủ khả năng đáp ứng cả 3 yếu tố trên Nhất là đội ngũ cán bộ làm công tác thanh toán chưa được đào tạo chuyên sâu, chưa đáp ứng đòi hỏi về tác phong phục vụ và đạo đức nghề nghiệp Những nguyên nhân chủ quan này kết hợp với nguyên nhân khách quan – cuộc khủng hoảng kinh tế toàn cầu cuối năm vừa qua, đã làm ảnh hưởng rất lớn đến sự phát triển của hoạt động TTQT [8]

II Quy trình thanh toán quốc tế tại các ngân hàng:

1 Khái niệm quy trình thanh toán quốc tế (QTTTQT) :

Từ hai khái niệm về thanh toán quốc tế ở trên, ta có thể hiểu QTTTQT chính là các chương trình đã được quy định về nghiệp vụ thanh toán quốc tế,

được Tổng Giám Đốc ngân hàng ban hành nhằm thống nhất trình tự và thủ tục thực hiện nghiệp vụ thanh toán quốc tế của ngân hàng đó, từ đó nâng cao chất lượng dịch vụ và đảm bảo an toàn cho hệ thống [1, tr.11],[10].

2 Quy trình thanh toán quốc tế ở các ngân hàng Việt Nam hiện nay:

Nghiệp vụ thanh toán quốc tế ở các ngân hàng Việt Nam hiện nay được quy định bởi các quy trình sau:

- Quy trình phát hành thư tín dụng.

- Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay (IB) - Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm (UB).

- Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng (SG) - Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng

- Quy trình nhờ thu đến (IC) - Quy trình nhờ thu đi (OC).

- Quy trình chiết khấu bộ chứng từ (BP) - Quy trình thông báo bảo lãnh (AG)

3 Hoàn thiện quy trình thanh toán quốc tế là gì.

Trước đây khi sự phát triển của Internet và công nghệ chưa bùng nổ, hầu hết các giao dịch TTQT đều được thực hiện thông qua các chứng từ giấy Liên lạc giữa khách hàng và ngân hàng cũng chỉ giới hạn trong một số phương tiện như fax, điện thông báo, điện thoại cố định Đây là một hạn chế rất lớn Các chứng từ giấy quá nhiều khiến ngân hàng không những phải vất vả phân loại và lưu trữ, mà mỗi khi có chỉnh sửa cũng tốn kém không ít thời gian và công sức Hơn nữa quy trình TTQT là một nghiệp vụ phức tạp đòi hỏi cán bộ thanh toán phải nắm vững chuyên môn, do đó nếu có sai sót nào xảy ra, hậu quả đưa đến sẽ là giao dịch của khách hàng thất bại còn ngân hàng mất uy tín Vì vậy áp lực đặt ra cho các ngân hàng là làm thế nào để chuẩn hóa quy trình, ban hành chuẩn mực và thứ tự các công việc phải làm cho từng

nghiệp vụ thanh toán, phân chia rõ ràng trách nhiệm của từng cán bộ và phải đổi mới không ngừng, đơn giản hóa các bước thực hiện, nhằm giảm thời gian thực hiện và nâng cao chất lượng giao dịch Tất cả những công việc này chính là nhằm hoàn thiện QTTTQT [4, tr 12].

Chương II Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tạiNgân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam:

I Khái quát về sở giao dịch III – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển ViệtNam:

1 Sơ lược về hệ thống Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam:

Tên đầy đủ: Ngân hàng Đầu Tư và Phát Triển Việt Nam (NHĐT & PTVN)

Tên giao dịch quốc tế: Bank for Investment and Development of Viet Nam

Tên gọi tắt: BIDV

Địa chỉ: Tháp A, toà nhà VINCOM, 191 Bà Triệu, quận Hai Bà Trưng, Hà Nội

Hiện BIDV đang có 3 công ty thành viên là Công ty cho thuê tài chính NHĐT&PTVN (BLC), Công ty chứng khoán NHĐT&PTVN (BSC) và Công ty bảo hiểm NHĐT&PTVN (BIC) Trong đó BLC hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực huy động vốn, cho thuê tài chính, mua và cho thuê lại theo hình thức cho thuê tài chính, cho vay vốn lưu động và thực hiện bao thanh toán [11] BSC cung cấp các dịch vụ chứng khoán, phân tích và tư vấn đầu tư, tư

vấn tài chính, bảo lãnh phát hành, đầu tư tài chính và các dịch vụ hỗ trợ khác[12] BIC kinh doanh dịch vụ bảo hiểm phi nhân thọ, tái bảo hiểm, đầu tư tài chính và các hoạt động khác theo quy định của pháp luật[13]

* Lịch sử thành lập:

NHĐT&PTVN được thành lập theo quyết định 177/TTg ngày 26/04/1957 của Thủ tướng Chính phủ Trong quá trình hoạt động và trưởng thành, Ngân hàng được mang các tên gọi khác nhau phù hợp với tứng thời kỳ xây dựng và phát triển của đất nước:

Ngân hàng Kiến thiết Việt Nam từ ngày 26/04/1957

Ngân hàng Đầu tư và xây dựng Việt Nam từ ngày 24/06/1981 Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam từ ngày 14/11/1990

Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam là một trong bốn ngân hàng thương mại nhà nước lớn nhất ở Việt Nam được hình thành sớm nhất và lâu đời nhất, là doanh nghiệp nhà nước hạng đặc biệt, được tổ chức hoạt động theo mô hình Tổng công ty nhà nước Tính đến ngày 10/10/2008, tổng tài sản

của BIDV đạt 232.099 tỷ VND, tăng 13,5% so đầu năm và tăng 15,1% cùng

kỳ năm trước [13] Hệ thống tổ chức được hình thành và hoàn thiện dần theo mô hình của một tập đoàn trong tương lai Hiện nay, mô hình tổ chức của BIDV gồm 5 khối lớn: Khối ngân hàng thương mại quốc doanh( bao gồm 3 sở giao dịch và các chi nhánh trên toàn quốc); Khố Công ty; KhốI các đơn vị sự nghiệp; Khối liên doanh; Khối đầu tư Tổng số cán bộ công nhân viên của toàn hệ thống đạt trên 12000 người làm việc chuyên nghiệp, nghiêm túc và hiệu quả, đặc biệt có kinh nghiệm trong lĩnh vực đầu tư phát triển, là thế mạnh cạnh tranh của BIDV (xem hình 1).

Bên cạnh việc hoạt động đầy đủ các chức năng của một ngân hàng thương mại được phép kinh doanh đa năng tổng hợp về tiền tệ, tín dụng, dịch vụ ngân hàng và phi ngân hàng, làm ngân hàng đại lý, phục vụ các dự án từ các nguồn vốn, các tổ chức kinh tế, tài chính, tiền tệ trong và ngoài nước,

BIDV luôn khẳng định là ngân hàng chủ lực phục vụ đầu tư và phát triển, huy động vốn cho vay dài hạn, trung hạn, ngắn hạn cho các thành phần kinh tế; là ngân hàng có nhiều kinh nghiệm về đầu tư các dự án trọng điểm.

Trong suốt quá trình hình thành và phát triển, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luôn làm tròn nhiệm vụ được Đảng, Nhà nước và nhân dân giao cho Cùng với hệ thống ngân hàng thương mại nhà nước, BIDV luôn là ôcng cụ sắc bén, là lực lượng chủ lực trong thực thi chính sách tiền tệ quốc gia Trong hoạt động, BIDV luôn tuân thủ pháp luật, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách Nhà nước, bảo toàn và phát triển vốn.

Giai đoạn hiện nay, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam xác định mục tiêu hoạt động là: Hiệu quả, an toàn, phát triển bền vững và hội nhập quốc tế.

Trong quan hệ với khách hàng, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luôn nêu cao phương châm hành động" Hiệu quả kinh doanh của khách hàng là mục tiêu hoạt động của BIDV", quan hệ giữa BIDV và bạn hàng là mối quan hệ " Hợp tác cùng phát triển", cùng chia sẻ kinh nghiệm, khó khăn, cơ hội kinh doanh với bạn hàng Chính vì lẽ đó, BIDV luôn lắng nghe, tiếp thu ý kiến từ khách hàng để không ngừng nâng cao chất lượng phục vụ, luôn tìm hiểu để thoả mãn nhưng nhu cầu ngày một đa dạng của khách hàng Với cam kết" cung cấp những sản phẩm, dịch vụ ngân hàng có chất lượng cao, tiện ích tốt nhất cho khách hàng", trong hơn 3 năm trở lại đây, BIDV luôn được tổ chức BVQI và Quacert chứng nhận có hiệ thống quản lý chất lượng đạt tiêu chuẩn chất lượng ISO 9001:2000.

Là đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tín dụng, tiền tệ, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luôn duy trì sự phối hợp, chia xẻ kiến thức, kinh nghiệm với các ngân hàng, các tổ chức tín dụng bè bạn trong nước và quốc tế theo tinh thần hợp tác phát triển cùng có lợi.

Là thành viên tích cực của cộng đồng, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam luôn quan tâm đến cộng đồng, tham gia tích cực vào các chương trình xã hội, chương trình từ thiện xoá đói, giảm nghèo, khắc phục thiên tai, quĩ bảo trợ trẻ em Việt Nam, chương trình kiên cố hoá trường học, quĩ khuyến học, quĩ ủng hộ nạn nhân chất độc màu da cam…

Luôn coi con người là nhân tố quyết định mọi thành công, Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam thực hiện phương châm:" mỗi cán bộ BIDV phải là một lợi thế trong cạnh tranh" về cả năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức Vì vậy, BIDV luôn đảm bảo những quyền lợi hợp pháp của người lao động Từ đó, BIDV cũng đã đang và không ngừng chăm lo, cải thiện đời sống vật chất, tinh thần cho người lao động để mọi người đều thấy rằng:" BIDV chính là ngôi nhà chung" của mình.

Hình 1: Hệ thống tổ chức của BIDV [4].

2 Tổng quan về sở giao dịch III – Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam

Trên cơ sở thực hiện dự án" Tài chính nông thôn giai đoạn I" do NHNN làm chủ, dự án được đánh giá là có tác động tích cực và to lớn đến điều kiện sống ở khu vực nông thôn, nguồn vốn của dự án đã được đầu tư đúng mục đích, đúng đối tượng và có hiệu quả Ngày 9/9/2002 Hiệp hội phát triển quốc tế IDA thuộc nhóm ngân hàng thế giới WB đã đồng cấp cho Chính phủ Việt Nam 1 khoản tín dụng số 3648-VN trị giá tương đương 200 triệu USD tiếp thục tài trợ cho" dự án nông thôn giai đoạn II" nhằm mục đích hỗ

Ngân hàng Đầu tư vàPhát triển Việt Nam

trợ cho chính phủ Việt Nam trong nỗ lực đẩy mạnh phát triển kinh tế và cải thiện điều kiện sống ở khu vực nông thôn Sau khi xem xét Chính phủ Việt Nam đã tiến hành đàm phán và được hiệp hội chấp nhận về việc lựa chọn Ngân hàng Đầu tư và Phát triển Việt Nam là ngân hàng bán buôn thực hiện việc quản I và sử dụng quỹ phát triển nông thôn II, đồng thời tiếp nhận dự án I từ ngân hàng Nhà nước.

Do vậy bên cạnh việc thực hiện nhiệm vụ của 1 ngân hàng bán buôn( thực hiện việc quản lý và cho vay tiếp toàn bộ số vốn vay từ khoản tín dụng 3648-VN tới các định chiế tài cính, các tổ chức tài chính Vi mô) để đáp ứng nhu cầu huy động và cung ứng vốn cho phát triển kinh tế xã hội, cung ứng các dịch vụ ngày càng đa dạng cho khách hàng, Hội đồng ngân hàng ĐT& PT Việt Nam đã ra quyết định số39/ QĐ- HĐQT ngày 1/7/2002 về việc thành lập hoạt động của Sở giao dịch III- Ngân hàng ĐT&PT Việt Nam với mục đích, một mặt để tách bạch hoạt động ngân hàng bán buôn, mặt khác là để mở rộng phạm vi hoạt động, tăng quy mô của toàn hệ thống.

Như vậy Sở giao dịch III là 1 đơn vị trực thuộc của hệ thống ngân hàng ĐT&PT Việt Nam và là đơn vị hạch toán phụ thuộc trong hệ thống, có bảng cân đối kế toán, có con dấu riêng.

Sở giao dịch III được quyền độc lập hơn các chi nhánh khác, được quyết định trực tiếp với các đối tác, trực tiếp soạn thảo tờ trình quan trọng Bộ hoặc các tổ chức quốc tế.

Bên cạnh tuân thủ 2 Bộ luật: luật các tổ chức tín dụng và luật tổ chức doanh nghiệp, Sở giao dịch III phải chịu sự chi phối của Hội sở chính, mô hình do Hội sở chính thông qua, và riêng mô hình của dự án" Tài chính nông thôn" do ngân hàng thế giới thông qua.

Hoạt động chung

-Trực tiếp làm nhiệm vụ là chủ dự án( Ngân hàng bán buôn), quản lí và cho vay tiếp toàn bộ số vốn vay từ các tổ chức, đối tác quốc tế tớI các PFIs/ MFIs

+ Tiếp nhận quản lí và cho vay theo qui định RFPI, trực tiếp làm chủ dự án TCNT2

+ Quản lí và là ngườI cho vay lại nguồn vốn tài trợ từ các tổ chức quốc tế tới các PFIs/ MFIs

- Thực hiện dịch vụ NHĐL, quản lí vốn đầu tư cho các dự án ODA và dự án uỷ thác.

- Thực hiện các hoạt động nguồn vốn, thanh toán quốc tế và trong nước + Huy động đầu tư tiền gửI có hiệu quả

+ Kinh doanh ngoại tệ + Thư tín dụng

+ Chuyển tiền thanh toán trong và ngoài nước

II Thực trạng quy trình thanh toán quốc tế tại Ngân hàng Đầu tư vàPhát triển Việt Nam.

1 Nội dung quy trình:

1.1 Quy trình phát hành thư tín dụng.

Khi phát hành quy trình thư tín dụng, cán bộ TTV và KSV phải thực hiện theo 10 bước dưới đây (xem bảng 1).

- Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ (BM-01)

- Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận.

2 Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS

2/ TTV 1 Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch (HD-01-01) Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng thì thông báo tới khách hàng, Phòng Tín dụng để chỉnh sửa/bổ sung; Kiểm tra hạn mức phát hành thư tín dụng của khách hàng:

- Nếu hạn mức đã được thiết lập: chuyển bước 2.2

Bước/Cán bộthực hiện

Thao tác

- Nếu hạn mức chưa được thiết lập hoặc còn thiếu: thông báo Phòng Tín dụng thiết lập hoặc bổ sung hạn mức 2 Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu phát hành thư

tín dụng Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ sang KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu; Đối với các LC có điều khoản đặc biệt, cần lưu ý nội dung của điện LC khi phát hành (HD-01-02)

3/ KSV 1 Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập. 2 Kiểm tra nội dung các chứng từ được tạo ra

4a/ KSV 1 Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà TTV

3 Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.

4b/ KSV 1 Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.

2 Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa

5/ TTV 1 Chuyển chứng từ:

- cho khách hàng: 1 bản dành cho khách hàng thư tín dụng có đóng dấu Issued và 1 giấy báo nợ

- bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ 2 Lưu hồ sơ phát hành thư tín dụng gồm:

- Hồ sơ đề nghị phát hành thư tín dụng của khách hàng - Giấy phê duyệt nguồn thanh toán để mở thư tín dụng.(BM-03) - Giấy báo nợ, thư tín dụng.

- Các giấy tờ có liên quan

Bước/Cán bộthực hiện

Thao tác

Ghi chú: Trường hợp phát hành thư tín dụng bằng thư: Trình Giám đốc

ký, đóng dấu và gửi thư tín dụng tới ngân hàng thông báo 6/ TTV 1 Theo dõi tình trạng của thư tín dụng đã phát hành.

2 Lưu điện/thư xác nhận (acknowledge) của ngân hàng thông báo (nếu có)

7/ TTV 1 Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu huỷ thư tín dụng trong các trường hợp sau:

- Thư tín dụng còn số dư nhưng đã hết hạn (trên 1 tháng) theo yêu cầu của người đề nghị mở L/C

- Thư tín dụng còn hiệu lực nhưng được các bên liên quan (Người đề nghị mở L/C, Người thụ hưởng L/C, ngân hàng thông báo, xác nhận) đồng ý huỷ.

2 Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu * Thư tín dụng sẽ được tự động đóng bởi chương trình TF-SIBS

trong các trường hợp sau: - Thư tín dụng hết số dư

- Sau 3 tháng kể từ ngày hết hiệu lực 8/ KSV 1 Kiểm tra lại hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.

9a/ KSV 1 Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc huỷ thư tín dụng và dữ liệu mà TTV đã nhập.

2 In chứng từ:

- thông báo đã huỷ thư tín dụng: 1 bản gốc, 1 bản lưu

- Giấy báo nợ (phí huỷ L/C - nếu có): 1 bản gốc, 1 bản lưu,

- Tới kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ (nếu có)

2 Lưu hồ sơ thư tín dụng đã huỷ và các giấy tờ liên quan.

Nhận xét: Việc kiểm tra được thực hiện nhiều lần qua từng bước bởi KSV giúp hạn chế tối đa sai sót trong quá trình phát hành thư tín dụng.

1.2 Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay (IB)

Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay gồm 17 bước như sau:

Bảng 2: Quy trình thanh toán thư tín dụng trả ngay (IB) [4]Bước / Cán bộ

1/ TTV 1. Tiếp nhận chứng từ từ ngân hàng gửi chứng từ :

- Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy đòi tiền (coversheet) của ngân hàng gửi chứng từ, nếu có sai lệch phải thông báo tới ngân hàng gửi ngay.

- Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận.

- Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS

* Lưu ý: trường hợp LC cho phép đòi tiền bằng điện

hoặc chỉ ra ngân hàng hoàn trả thực hiện theo hướng dẫn.(HD-01-04)

2/ TTV 1 Kiểm tra chứng từ với LC đã phát hành để xác định tình trạng bộ chứng từ (HD-01-03)

3a/ TTV 1. Nếu chứng từ phù hợp: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập thông báo bộ chứng từ về gửi khách hàng.

* Trường hợp khách hàng trước đây đã được ký phát hành bảo lãnh nhận hàng/ký hậu vận đơn theo bộ chứng từ này thì thực hiện bước 9a.

3b/ TTV 1. Nếu chứng từ có bất đồng: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện từ chối bộ chứng từ gửi ngân hàng đã gửi chứng từ và lập thông báo bộ chứng từ có bất đồng gửi khách hàng

* Trường hợp bất đồng của chứng từ theo LC đã được mở bằng vốn vay của ngân hàng, có liên quan đến số tiền, bản chất lô hàng, Phòng TTQT thông báo nội dung bất đồng cho Phòng Tín dụng (BM -11) 4/ KSV 1. Kiểm tra lại kết quả kiểm tra chứng từ của

Bước / Cán bộ

TTV

2 Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.

5a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận kết quả kiểm tra chứng từ và dữ liệu mà TTV đã nhập + thông báo bất đồng (2 bản) 1 bản gốc, 1 bản lưu + điện thông báo bất đồng bộ chứng từ: 1 bản gốc 3 Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.

5b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận kết quả kiểm tra chứng từ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập 2 Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa

6/ TTV 1. Fax bản thông báo bộ chứng từ về hoặc thông báo bộ chứng từ có bất đồng tới khách hàng (chuyển trả khách hàng bản gốc khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch).

2 Chuyển Phòng Tín dụng: 1 bản thông báo bộ chứng từ về (để phát tiền vay nếu sử dụng vốn vay) 3 Theo dõi giao dịch đã thực hiện.

7/ TTV 1. Nhắc nhở khách hàng chuẩn bị tiền để thanh toán bộ chứng từ phù hợp hoặc có ý kiến về bộ chứng từ có bất đồng.

8/ TTV 1. Phân loại phản hồi từ khách hàng - Đối với bộ chứng từ phù hợp:

+ Nếu khách hàng đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì chuyển bước 9a

+ Nếu khách hàng không chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì thông báo Phòng Tín dụng và chuyển bước 9c (BM-07)

- Đối với bộ chứng từ có bất đồng:

Bước / Cán bộ

+ Nếu khách hàng chấp nhận bất đồng và bộ phận Tín dụng không phản đối đồng thời đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì chuyển bước 9a

+ Nếu khách hàng không chấp nhận bất đồng hoặc khách hàng chấp nhận nhưng bộ phận Tín dụng không đồng ý thì chuyển bước 9b.

TTV 1.theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập 05 nếu trước đây ngân hàng chưa ký hậu vận đơn 2 Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ (sử dụng chức năng Immediate settlement) Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.

3 Chuyển chứng từ tới KSV.

9b/ TTV 1. Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thông báo cho ngân hàng gửi chứng từ về việc khách hàng đã từ chối bộ chứng từ có bất đồng, yêu cầu chỉ dẫn xử lý bộ chứng từ Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.

2 Chuyển chứng từ tới KSV.

9c/ TTV 1. Trên cơ sở thông báo cho vay bắt buộc của phòng Tín dụng, TTV sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ (sử dụng chức năng Pending settlement) (BM-08) Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu 2 Chuyển chứng từ tới KSV.

10/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 11a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu

+ 2 bản Điện thanh toán : 1 bản gốc, 1 bản lưu + 1 bản gốc Điện thông báo thanh toán (nếu có).

Bước / Cán bộ

- Trường hợp khách hàng không có tiền thanh toán: + 4 bản Giấy báo nợ kiêm thông báo ngân hàng đã cho vay bắt buộc: 1 bản gốc, 2 bản lưu và 1 bản dành cho khách hàng;

+ Điện thanh toán: 1 bản gốc, 1 bản lưu - Trường hợp khách hàng từ chối bất đồng:

+ 1 bản lưu điện thông báo khách hàng từ chối bất đồng 3 Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV 11b/ KSV 1. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu

mà TTV đã nhập.

2 Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.

12/ TTV 1. Phân loại giao dịch cần hoàn tất.

- Giao dịch đã thực hiện tại bước 9a thì chuyển

13a/ TTV 1. Phô tô chứng từ mỗi loại 1 bản (nếu ngân hàng gửi chứng từ không gửi bản sao bộ chứng từ dành cho ngân hàng phát hành).

2 Trả chứng từ cho khách hàng, bao gồm cả vận đơn đã được ký hậu (nếu có), (yêu cầu khách hàng ký đã nhận chứng từ trước khi trao chứng từ).

3 Chuyển chứng từ:

- Cho khách hàng: 1 bản giấy báo nợ;

- Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ, 1 bản gốc điện thanh toán

4 Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm:

- Bộ chứng từ đã phô tô nói trên (gồm cả coversheet).

- Giấy báo nợ, điện thanh toán.

- Các giấy tờ liên quan khác (nếu có)

Bước / Cán bộ

13b/ TTV 1. Theo dõi phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ. 2 Xử lí phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ: - Nếu ngân hàng gửi bộ chứng từ có thay đổi chỉ dẫn thanh toán như về giá cả, thời hạn thì thông báo cho khách hàng biết và chờ chỉ dẫn của khách hàng, chuyển thực hiện bước 8.

- Nếu ngân hàng gửi chứng từ gửi chứng từ thay thế/bổ sung thì thực hiện bước 2.

- Nếu ngân hàng gửi chứng từ yêu cầu gửi lại chứng từ: lập điện đòi phí gửi chứng từ và phí xử lý giao dịch Sau khi nhận được phí thì lập coversheet để gửi lại bộ chứng từ gốc theo chỉ dẫn (lưu bộ chứng từ phô tô + phiếu gửi chứng từ)

- Nếu sau một thời gian nhất định không nhận được phản hồi của ngân hàng gửi bộ chứng từ thì làm điện thông báo hết trách nhiệm với bộ chứng từ, lưu và đóng hồ sơ theo quy định

3 Lưu hồ sơ thực hiện giao dịch gồm: - Bộ chứng từ đã phô tô nói trên.

- Giấy từ chối thanh toán của khách hàng - Điện yêu cầu gửi trả chứng từ (nếu có) 13c/ TTV 1. Chuyển chứng từ

- cho khách hàng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc

- Cho phòng Tín dụng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc

- Phòng Kế toán: 1 bản gốc thông báo đã cho vay bắt buộc + 1 bản gốc điện thanh toán

2 Theo dõi giao dịch.

* Ghi chú : Cán bộ Phòng Tín dụng có trách

nhiệm nhắc nhở và thực hiện các xử lí thích hợp đối với khách hàng để thu hồi khoản cho vay bắt buộc đã thực hiện.

14/ TTV 1. Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05 nếu trước đây ngân hàng chưa ký hậu vận đơn 2 Sử dụng chương trình TF-SIBS để thu nợ gốc

Bước / Cán bộ

và lãi cho vay bắt buộc đã thực hiện trước đây.

3 Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.

15/ KSV 1. Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập. 16a/ KSV 1. Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ

2 Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) sau khi đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa

17/ TTV 1. Phô tô chứng từ mỗi loại 1 bản (nếu ngân hàng gửi chứng từ không gửi bản sao bộ chứng từ dành cho

4 Thông báo cho Phòng Tín dụng biết phòng TTQT đã thu nợ khoản cho vay bắt buộc (gửi kèm 1 bản lưu giấy báo nợ).

5 Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm:

- Bộ chứng từ đã phô tô hoặc bản sao dành cho ngân hàng phát hành (gồm cả coversheet).

- Các chứng từ liên quan đến cho vay và thu nợ vay bắt buộc.

- Giấy báo nợ và các chứng từ khác (nếu có).

1.3 Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm (UB)

Bao gồm 15 bước chia theo từng trường hợp có thể xảy ra trong khi thực hiện quy trình (xem bảng 3)

Bảng 3: Quy trình thanh toán thư tín dụng trả chậm

1/ TTV 1. Tiếp nhận chứng từ từ ngân hàng gửi chứng từ :

- Kiểm tra số lượng chứng từ với liệt kê chứng từ trên giấy đòi tiền (coversheet) của ngân hàng gửi chứng từ nếu có sai lệch phải thông báo tới ngân hàng gửi ngay.

- Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận.

2 Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS

2/ TTV 1. Kiểm tra chứng từ với LC đã phát hành (HD-01-03)

3a/ TTV 1 Ký hậu vận đơn (trong trường hợp vận đơn lập theo lệnh của ngân hàng) theo hướng dẫn số HD-01-05 nếu trước đây ngân hàng chưa ký hậu vận đơn.

2 Nếu chứng từ phù hợp: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập thông báo bộ chứng từ về, thông báo ngày đến hạn gửi khách hàng, thông báo chấp nhận chứng từ gửi ngân hàng gửi chứng từ

3b/ TTV 1 Nếu chứng từ có bất đồng: Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện từ chối bộ chứng từ gửi ngân hàng gửi chứng từ và lập thông báo bộ chứng từ có bất đồng gửi khách hàng * Trường hợp bất đồng của chứng từ theo LC đã được mở bằng vốn vay của ngân hàng, có liên quan đến số tiền, bản chất lô hàng, Phòng TTQT thông báo nội dung bất đồng cho Phòng Tín dụng (BM -11)

4/ KSV 1. Kiểm tra lại kết quả kiểm tra chứng từ của TTV 2 Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu mà TTV đã nhập.

5a/ KSV 1 Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận kết quả kiểm tra chứng từ và dữ liệu mà TTV đã nhập.

2 In chứng từ:

3 Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.

5b/ KSV 1 Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận kết quả kiểm tra chứng từ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.

2 Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa.

6/ TTV 1. Phân loại giao dịch cần hoàn tất.

- Giao dịch đã thực hiện tại bước 3a thì chuyển bước 7a - Giao dịch đã thực hiện tại bước 3b thì chuyển bước 7b-1 7a/ TTV 1 Fax giấy thông báo bộ chứng từ về cho khách hàng (gửi

bản gốc khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch) Yêu cầu khách hàng ký chấp nhận kỳ hạn thanh toán

2 Phô tô chứng từ mỗi loại một bản (nếu không có bản sao bộ chứng từ dành cho ngân hàng phát hành)

3 Khi khách hàng ký chấp nhận kỳ hạn thanh toán thì trả chứng từ cho khách hàng bao gồm cả vận đơn đã được ký hậu (nếu có) (yêu cầu khách hàng ký đã nhận chứng từ trước khi trao chứng từ).

4 Lưu hồ sơ bộ chứng từ đã chấp nhận gồm:

- Bộ chứng từ phô tô nói trên (gồm cả coversheet) - Các thông báo / điện đã tạo.

5 Theo dõi giao dịch đã thực hiện 7b-1/

TTV 1.hàng (gửi bản gốc khi khách hàng tới ngân hàng giao dịch).Fax giấy thông báo bộ chứng từ có bất đồng cho khách 2 Theo dõi giao dịch đã thực hiện.

TTV 1.- Phân loại phản hồi của khách hàng:Nếu khách hàng chấp nhận bất đồng và bộ phận Tín

KSV 1.TTV đã nhập.Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà 2 In chứng từ: 1 bản gốc điện thông báo khách hàng từ chối bất đồng.

3 Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV 7b-5b/

KSV 1.nhập. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã 2 Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa

7b-6/

TTV 1. Theo dõi phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ. 7b-7/

TTV 1.- Xử lí phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ: Nếu ngân hàng gửi bộ chứng từ có thay đổi chỉ dẫn thanh toán như về giá cả, thời hạn thì thông báo cho khách hàng biết và tiếp tục thực hiện bước 7b-2.

- Nếu ngân hàng gửi chứng từ gửi chứng từ thay thế/ bổ sung thì thực hiện bước 2.

- Nếu ngân hàng gửi chứng từ yêu cầu gửi lại chứng từ thì lập điện đòi phí gửi chứng từ và phí xử lý giao dịch Sau khi nhận được phí thì lập coversheet để gửi lại bộ chứng từ gốc theo chỉ dẫn (lưu bộ chứng từ phô tô + coversheet)

- Nếu sau một thời gian nhất định không nhận được phản hồi của ngân hàng gửi chứng từ thì làm điện thông báo hết trách nhiệm với bộ chứng từ, lưu và đóng hồ sơ theo quy định 2 Lưu hồ sơ thực hiện giao dịch gồm:

- Bộ chứng từ đã phô tô nói trên.

- Giấy từ chối thanh toán của khách hàng - Điện yêu cầu gửi trả chứng từ (nếu có).

8/ TTV 1. Phân loại phản hồi từ khách hàng khi đến hạn:

- Nếu khách hàng đã chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì chuyển bước 9a

- Nếu khách hàng không chuẩn bị đủ tiền để thanh toán thì thông báo Phòng Tín dụng và chuyển bước 9b (BM-07).

9a/ TTV 1 Sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ khi khách hàng có tiền Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.

2 Chuyển chứng từ tới KSV.

9b/ TTV 1 Trên cơ sở thông báo cho vay bắt buộc của phòng Tín dụng, TTV sử dụng chương trình TF-SIBS để lập điện thanh toán bộ chứng từ khi khách hàng không có tiền (BM-08) Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.

- Trường hợp khách hàng có tiền thanh toán bộ chứng từ: + 3 bản Giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu

+ 2 bản Điện thanh toán : 1 bản gốc, 1 bản lưu + Điện thông báo thanh toán (nếu có): 1 bản gốc - Trường hợp khách hàng không có tiền thanh toán:

+ 4 bản Giấy báo nợ kiêm thông báo ngân hàng đã cho vay bắt

buộc: 1 bản gốc, 2 bản lưu và 1 bản dành cho khách hàng ; + Điện thanh toán : 1 bản gốc, 1 bản lưu

+ Điện thông báo thanh toán (nếu có): 1 bản gốc 3 Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV 11b/

KSV 1.nhập. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã 2 Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa 12/ TTV 1 Phân loại giao dịch cần hoàn tất.

- Giao dịch đã thực hiện tại bước 9a thì chuyển bước

- Tới bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ và 1 bản gốc điện thanh toán

2 Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm:

- Giấy báo nợ, điện thanh toán và các giấy tờ, điện khác (nếu có).

TTV 1.- Chuyển chứng từ:cho khách hàng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc

- Cho phòng Tín dụng: 1 bản giấy báo nợ kiêm thông báo đã cho vay bắt buộc

- Phòng Kế toán: 1 bản gốc thông báo đã cho vay bắt buộc + 1 bản gốc điện thanh toán

2 Theo dõi giao dịch.

* Ghi chú : Cán bộ Phòng Tín dụng có trách nhiệm nhắc

nhở và thực hiện các xử lí thích hợp đối với khách hàng để thu hồi khoản cho vay bắt buộc đã thực hiện.

14/ TTV 1 Sử dụng chương trình TF-SIBS để thu nợ gốc và lãi cho vay bắt buộc đã thực hiện trước đây.

2 Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.

15/ KSV 1 Kiểm tra hồ sơ và dữ liệu do TTV đã nhập 16a/

KSV 1.TTV đã nhập.Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận hồ sơ và dữ liệu mà 2 In chứng từ: giấy báo nợ: 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 2 bản lưu

3 Chuyển chứng từ tới TTV 16b/

TTV 1.nhập. Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận dữ liệu mà TTV đã 2 Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa

17/ TTV 1 Chuyển chứng từ:

- 1 bản giấy báo nợ cho khách hàng.

- 1 bản gốc giấy báo nợ tới khách hàng và bộ phận kế toán 2 Thông báo Phòng Tín dụng biết phòng TTQT đã thu nợ khoản cho vay bắt buộc (gửi kèm 1 bản lưu giấy báo nợ).

3 Lưu hồ sơ thanh toán bộ chứng từ gồm:

- Các chứng từ liên quan đến cho vay và thu nợ vay bắt buộc - Giấy báo nợ và các giấy tờ khác (nếu có).

1.4 Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng (SG)

Để thực hiện nghiệp vụ phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng cần trải qua 11 bước dưới đây (xem bảng 4)

Bảng 4: Quy trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo thư tín dụng[4]

- Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận.

2 Đăng ký giao dịch vào chương trình TF-SIBS

2/ TTV 1. Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch xem đã đầy đủ chưa Hồ sơ đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng gồm:

- Đơn xin phát hành bảo lãnh nhận hàng (BM-04) - Giấy báo nhận hàng.

- Bản sao chứng từ vận tải - Bản sao hoá đơn.

2 Kiểm tra nội dung của hồ sơ:

- Kiểm tra chữ ký, dấu trên đơn đề nghị phát hành bảo lãnh nhận hàng của khách hàng để đảm bảo rằng chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị phù hợp với mẫu chữ ký, dấu đã đăng ký tại ngân hàng.

- Kiểm tra nội dung đơn xin phát hành bảo lãnh nhận hàng với chứng từ vận tải, hoá đơn và thư tín dụng (nếu lô hàng nhập khẩu thực hiện theo thư tín dụng đã phát hành).

* Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng thì thông báo tới khách hàng để chỉnh sửa/bổ sung.

3 Lập phiếu trình phát hành bảo lãnh nhận hàng theo mẫu BM-10

4 Kiểm tra nguồn thanh toán: Kiểm tra để đảm bảo rằng giao dịch đã được khách hàng chuẩn bị đủ tiền thanh toán hoặc đã được Phòng Tín dụng đảm bảo nguồn thanh toán Nếu giao dịch chưa được đảm bảo nguồn thanh toán thì chuyển hồ sơ sang Phòng Tín dụng để xác nhận.

5 Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu phát hành bảo lãnh nhận hàng (thu ký quỹ nếu cần) Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ sang KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu 3/ KSV 1 Kiểm tra hồ sơ xin phát hành bảo lãnh nhận hàng của

khách hàng đảm bảo hợp lệ, hợp pháp 2 Kiểm tra lại dữ liệu mà TTV đã nhập.

4a/ KSV 1 Nếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, KSV ký trên phiếu trình phát

+ Báo cáo phát hành bảo lãnh nhận hàng: 1 bản lưu

+ Giấy báo nợ: 1 bản gốc, một bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu.

3 Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.

4b/ KSV 1 Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.

2 Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa

5/ TTV 1. Trình Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền ký phát hành thư bảo lãnh nhận hàng Đóng dấu thư bảo lãnh đã phát hành, chụp (copy) thư bảo lãnh.

2 Chuyển chứng từ:

- Tới khách hàng: 1 bản gốc thư bảo lãnh, 1 bản dành cho khách hàng giấy báo nợ (yêu cầu khách hàng ký nhận khi giao thư bảo lãnh gốc)

- Tới Bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ 3 Lưu hồ sơ phát hành bảo lãnh nhận hàng gồm:

- Các giấy tờ trong hồ sơ xin phát hành bảo lãnh nhận hàng của khách hàng.

- Phiếu trình phát hành bảo lãnh nhận hàng - Báo cáo phát hành bảo lãnh nhận hàng.

- Giấy báo nợ, thư phát hành bảo lãnh nhận hàng (bản phôtô).

- Các chứng từ khác (nếu có).

6/ TTV 1. Theo dõi tình trạng thư bảo lãnh đã phát hành.

7/ TTV 1. Trường hợp hãng tàu yêu cầu phải đổi vận đơn lấy bảo lãnh đã phát hành:

- Khi bộ chứng từ gốc về đến ngân hàng, thực hiện thanh toán/chấp nhận thanh toán (theo quy trình thanh toán thư tín

- Chuyển vận đơn gốc đã ký hậu tới hãng tàu trực tiếp hoặc thông qua khách hàng để đổi lại bảo lãnh đã phát hành

- Theo dõi, nhắc nhở khách hàng việc đổi lại bảo lãnh đã phát hành.

* Ghi chú: Những thư bảo lãnh nhận hàng quy định bảo lãnh

chỉ hết hiệu lực khi hãng tàu nhận được vận đơn gốc thì thủ tục để đổi lại thư bảo lãnh đã phát hành là bắt buộc.

8/ TTV 1. Khi đã đổi được bảo lãnh nhận hàng từ hàng tàu hoặc khi bảo lãnh đã hết hiệu lực, sử dụng chương trình TF-SIBS để huỷ

KSV 1.dữ liệu mà TTV đã nhập.Phê duyệt giao dịch nếu chấp nhận việc huỷ bảo lãnh và 2 In chứng từ: thông báo đã huỷ bảo lãnh: 1 bản gốc, 1 bản lưu 3 Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV.

KSV 1.và/hoặc dữ liệu mà TTV đã nhập.Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận việc huỷ bảo lãnh 2 Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa

11/ TTV 1 Đóng dấu ‘HUỶ’ lên thư bảo lãnh (trường hợp thu hồi

được bảo lãnh gốc).

2 Chuyển tới khách hàng: 1 bản gốc thông báo đã huỷ bảo lãnh 3 Lưu hồ sơ bảo lãnh đã huỷ và các giấy tờ liên quan.

1.5 Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng (AE)Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng bao gồm 8bước:

Bảng 5: Quy trình ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân

- Kiểm đếm số lượng hồ sơ/chứng từ - Đóng dấu ‘ĐÃ NHẬN’ và ghi ngày nhận.

2 Đăng ký giao dịch vào hệ thống TF-SIBS

2/ TTV 1 Kiểm tra hồ sơ đề nghị thực hiện giao dịch Hồ sơ đề nghị ký hậu vận đơn khi chứng từ chưa về đến ngân hàng gồm:

- Đơn đề nghị ký hậu vận đơn (BM-04) - Giấy báo nhận hàng của hãng tầu

- Vận đơn bản chính lập theo lệnh của ngân hàng - Bản sao hoá đơn thương mại

2 Kiểm tra nội dung của hồ sơ:

- Kiểm tra chữ ký, dấu trên đơn đề nghị ký hậu vận đơn của khách hàng để đảm bảo rằng chữ ký, dấu trên hồ sơ đề nghị phù hợp với mẫu chữ ký, dấu đã đăng ký tại ngân hàng.

- Kiểm tra nội dung đơn xin ký hậu vận đơn với chứng từ vận tải, hoá đơn và thư tín dụng (nếu lô hàng nhập khẩu thực hiện theo thư tín dụng đã phát hành).

* Nếu hồ sơ không đầy đủ hoặc có những điểm không rõ ràng thì thông báo tới khách hàng để chỉnh sửa/bổ sung.

3 Lập phiếu trình ký hậu vận đơn theo mẫu BM-10

4 Kiểm tra nguồn thanh toán: Kiểm tra để đảm bảo rằng giao dịch đã được khách hàng chuẩn bị đủ tiền thanh toán hoặc đã được Phòng Tín dụng đảm bảo nguồn thanh toán Nếu giao dịch chưa được phê duyệt nguồn thanh toán thì chuyển hồ sơ sang Phòng Tín dụng để phê duyệt.

5 Sử dụng chương trình TF-SIBS để nhập dữ liệu ký hậu vận đơn (thu ký quỹ nếu cần) Đẩy giao dịch vào hàng đợi duyệt và chuyển hồ sơ sang KSV khi hoàn tất việc nhập dữ liệu.

3/ KSV 1 Kiểm tra hồ sơ xin ký hậu vận đơn của khách hàng đảm bảo hợp lệ, hợp pháp.

2 Kiểm tra lại dữ liệu mà TTV đã nhập.

KSV 1.hậu vận đơn, đóng dấu (ghi) chuyển nhượng hàng hoá cho kháchNếu hồ sơ đầy đủ và hợp lệ, KSV ký trên phiếu trình ký hàng, ghi ngày thực hiện và ký vào mặt sau của vận đơn.

2 Phê duyệt giao dịch trên máy nếu chấp dữ liệu mà TTV đã nhập.

3 In chứng từ:

- Giấy báo nợ (nếu có) (3 bản): 1 bản gốc, 1 bản dành cho khách hàng và 1 bản lưu.

- Báo cáo ký hậu vận đơn: 1 bản lưu.

4 Chuyển hồ sơ đã được phê duyệt tới TTV 4b/

KSV 1.liệu mà TTV đã nhập.Từ chối giao dịch nếu không chấp nhận hồ sơ và/hoặc dữ 2 Ghi lí do từ chối, gạch chéo huỷ bản nháp mà TTV đã in (nếu có) và chuyển hồ sơ lại cho TTV để bổ sung/chỉnh sửa

5/ TTV 1 Trình Giám đốc chi nhánh hoặc người được uỷ quyền ký hậu vận đơn Đóng dấu vào phần đã ký hậu, chụp (copy) vận đơn đã ký hậu (mặt trước và mặt có ký hậu).

2 Chuyển chứng từ:

- Cho khách hàng: 1 bản gốc vận đơn đã ký hậu (yêu cầu khách hàng ký nhận vào bản phô tô) và giấy báo nợ (nếu có).

- Cho bộ phận kế toán: 1 bản gốc giấy báo nợ (nếu có) 3 Lưu hồ sơ:

- Hồ sơ đề nghị ký hậu vận đơn của khách hàng - Phiếu trình ký hậu vận đơn.

- Bản sao vận đơn đã ký hậu (mặt trước và mặt sau) - Giấy báo nợ (nếu có)

- Các chứng từ khác.

6/ TTV 1 Theo dõi tình trạng giao dịch ký hậu vận đơn.

7/ TTV 1 Giao dịch ký hậu vận đơn sẽ được tự động đóng khi tiến hành thanh toán bộ chứng từ đòi tiền liên quan tới vận đơn đã ký hậu.

8/ TTV 1 Đóng dấu ‘ĐÓNG’ lên bản phô tô vận đơn đã ký hậu.

2 Lưu hồ sơ ký hậu vận đơn và các giấy tờ liên quan.