Giáo viên hướng dẫn:PGS.TS. Đỗ PhúcHọc viên thực hiện:Vũ Xuân VinhMã số học viên:CH1301117 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 Trang 1 Tháng 6, 2014 HỆ HỖ TRỢ NHÓM HỖ TRỢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHÂN SỰ BÀI THU HOẠCH MÔN HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG TIN KHOA KHOA HỌC MÁY TÍNH HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 LỜI GIỚI THIỆU Hiện nay, có rất nhiều công nghệ đa dạng về chất lượng và cả số lượng đã được nghiên cứu phát triển nhằm hỗ trợ cho các vấn đề quản lý nhân sự (HRM) cũng như hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS). HRIS bao gồm cả hệ chuyên gia (ES), hệ hỗ trợ quyết định (DSS) và hệ thông tin thực thi (EIS). Trong đó, hệ hỗ trợ quyết định và hệ hỗ trợ nhóm (GSS) đã hỗ trợ cho đội ngũ quản lý nhân sự các chức năng như đánh giá quan điểm ứng viên hay nhân viên, khả năng đọc hiểu, sự thỏa mãn và nâng cao chất lượng của các hoạt động quản lý nhân sự, tăng tính hợp tác trong nhóm và ra quyết định cho các kế hoạch của HRIS trong hiện tại và tương lai. Vì vậy, hệ hỗ trợ quyết định nhóm có thể giúp các nhóm chuyên gia quản lý nhân sự khai phá và sử dụng hiệu quả các dữ liệu và thực hiện một cách thông minh trong việc ra quyết định. Trong bài thu hoạch này em sẽ đề cập đến hệ hỗ trợ nhóm là gì và nó hoạt động ra sao trong việc nâng cao và hỗ trợ các nhà quản lý nhân sự chuyên nghiệp trong việc ra quyết định nhóm và tính tương thích của nó trong một hệ thống thông tin quản lý nhân sự và hỗ trợ việc quản lý nhân sự trong công ty. Qua đây, em cũng xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến thầy Đỗ Phúc, người không những tận tâm truyền đạt những kiến thức nền tảng cơ bản về môn học “Hệ hỗ trợ quyết định” mà còn giúp em có được cơ sở vững chắc để phục vụ cho việc nghiên cứu sau này. Trang 2 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 THUẬT NGỮ THƯỜNG DÙNG Thuật ngữ Ý nghĩa Human Resource Management (HRM) Quản lý nhân sự Human Resource Information System (HRIS) Hệ thống thông tin quản lý nhân sự Expert System (ES) Hệ chuyên gia Decision Suport System (DSS) Hệ hỗ trợ quyết định Executive Information System (EIS) Hệ thông tin thực thi (điều hành) Group Support System (GSS) Hệ hỗ trợ nhóm Management Suport System (MSS) Hệ hỗ trợ quản lý Group Decision Support System (GDSS) Hệ hỗ trợ quyết định nhóm Transaction Processing System (TPS) Hệ thống xử lý giao dịch MỤC LỤC HÌNH ẢNH Hình 1: Hệ thống hỗ trợ quyết định nhóm(GDSS) 6 Hình 2: Giao diện hệ thống GroupSystem của IBM 8 Trang 3 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 Hình 3: Cuộc họp truyền thống trong phòng họp 12 Hình 4: Mô hình đào tạo từ xa 13 Hình 5: Mô hình cấp bậc cho việc ra quyết định trong HR 18 MỤC LỤC LỜI GIỚI THIỆU 2 THUẬT NGỮ THƯỜNG DÙNG 3 MỤC LỤC HÌNH ẢNH 3 Trang 4 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 1.Hệ thống hỗ trợ nhóm (GSS) 7 1.1 Định nghĩa. 7 1.2 Ưu khuyết điểm của GSS 9 2 Những nghiên cứu gần đây về GSS 10 3 Những ứng dụng GSS trong thực tế 11 3.1 GSS ra quyết định trong phòng họp 11 3.2 GSS dựa trên Web 12 3.3 Đào tạo từ xa (Distance Learning) 12 1.Cấu trúc của một GSS tổng quát trong HRM 14 2Mối quan hệ giữa các chức năng trong GSS hỗ trợ HR 16 3 Vai trò của quyết định nhóm trong hệ thống HRM 17 TÀI LIỆU THAM KHẢO 19 BÀI TOÁN ĐẶT RA Ra quyết định không phải là nhân tố đứng đầu trong một nhóm làm việc. Tuy nhiên, với sự phát triển của làm việc nhóm, ra quyết định nhóm trở thành một tiến trình quen thuộc trong các tổ chức và kinh doanh. Thông thường, những nhóm làm việc trong các tập đoàn đa quốc gia có sự phân tán về địa lý làm cho việc ra quyết định nhóm rất khó khăn và tốn kém. Do đó bài toán đặt ra cho các nhà quản lý cũng như các nhà lập trình làm sao có thể xây dựng một hệ thống có thể giải quyết và nâng cao tiến trình ra quyết định nhóm trong việc cung cấp khả năng giao tiếp và truyền tải thông tin giữa các đội ngũ làm việc cách xa nhau trên các công ty có các chi nhánh toàn cầu. Hệ hỗ trợ nhóm đã được phát triển sau khi hệ hỗ trợ quyết định ra đời, đã trở thành một công nghệ quan trọng trong việc hỗ trợ ra quyết định của các tổ chức. Khái niệm gắn liền với hệ hỗ trợ quyết định (DSS) được đề cập đầu tiên vào đầu những năm 1970 bởi Scott-Morton qua cụm từ hệ hỗ trợ quản lý (MSS). Ông ta định nghĩa hệ thống này là “Hệ tương tác dựa trên máy tính nhằm giúp người ra quyết định tận Trang 5 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 dụng dữ liệu và các mô hình để giải quyết các vấn đề không có tính chất cấu trúc”. DSS có thể hỗ trợ điều hành, quản lý tài chính và ra các quyết định chiến lược. Hệ thống hỗ trợ quyết định nhóm (GDSS) ra đời với mục tiêu hướng đến các lợi ích của sự hợp tác và giảm thiểu những thiếu sót hiện có của các môi trường tương tác dựa trên công nghệ nhằm hỗ trợ cho việc phối hợp trong nhóm để hoàn thành nhiệm vụ đặt ra. Thuật ngữ Hệ thống hỗ trợ nhóm (GSS) đã được đặt ra vào đầu những năm 1990 thay thế cho thuật ngữ GDSS. Lý do của nó là nhằm nhấn mạnh vai trò hợp tác hơn là hỗ trợ cho việc ra quyết định. Trong thực tế, không giống với các phòng ban khác trong một công ty, quản lý nhân sự (HR) hiếm khi sử dụng các dữ liệu tổng hợp đã qua xử lý, bởi các nhóm HR thường chủ yếu kết nối với các hệ thống xử lý giao dịch (TPS) để đưa thông tin vào hệ thống và lưu lại chỉ cho mục đích báo cáo. Đối với hầu hết các phòng ban khác, dữ liệu được thu thập từ các TPS có thể ban đầu không thể hiện ý nghĩa với các nhà quản lý khi chưa được xử lý. Sau khi được xử lý, chúng có thể tạo ra giá trị đáng kể cho việc ra quyết định cuối cùng. Dữ liệu thu thập được của HR qua TPS ngược lại hiếm khi được xử lý hoặc tổng hợp. Tuy nhiên, tiến trình ra quyết định của việc quản lý nhân sự có thể cần có sự hỗ trợ của người ra quyết định,hệ thống máy tính, hệ thống thông tin và công nghệ liên lạc. Do đó cần phải có một hệ thống riêng biệt vừa hỗ trợ cho việc xử lý các dữ liệu của HR đồng thời nâng cao hiệu quả khả năng làm việc nhóm. Do đó bài toán xây dựng hệ hỗ trợ nhóm trong việc quản lý nhân sự ra đời là một đòi hỏi hợp lý phù hợp với xu thế. Trang 6 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 Hình 1: Hệ thống hỗ trợ quyết định nhóm(GDSS) CƠ SỞ LÝ THUYẾT Trong phần này sẽ đề cập về GSS là gì và những ưu điểm, nhược điểm của nó. Dựa trên những phân tích đó, GSS hỗ trợ như thế nào cho những nhân viên HR hiểu được những chức năng và giá trị của nó trong quá trình ra quyết định của việc quản lý nhân sự. 1. Hệ thống hỗ trợ nhóm (GSS) 1.1 Định nghĩa. Vào đầu những năm 1980, các nhà nghiên cứu đã phát triển một loạt công cụ phần mềm mới để hỗ trơ quyết định nhóm bao gồm Execucom Systems được phát triển bởi Mindsight, GroupSystems phát triển bởi đại học Arizona, và đại học Minnesota phát triển Trang 7 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 hệ thống SAMM. Những sản phẩm trên là những ví dụ cho hệ thống hỗ trợ nhóm ban đầu. “Một hệ thống hỗ trợ nhóm có thể là bất kỳ sự kết hợp của phần cứng hay phần mềm nhằm tăng cường khả năng làm việc nhóm. GSS là là một thuật ngữ chung của tất cả hệ thống tính toán cộng tác”. Nhu cầu không ngừng gia tăng của GSS phát sinh từ thực tế rằng ra quyết định thường diễn ra trong một nhóm và hơn nữa máy tính có thể hỗ trợ cho việc liên lạc và khả năng tích hợp nhiều dữ liệu đầu vào trong DSS. Việc sử dụng GSS cũng bắt nguồn từ nhu cầu đưa các công nghệ hỗ trợ cho nhóm. Hình 2: Giao diện hệ thống GroupSystem của IBM GSS được thiết kế để khắc phục các khó khăn gặp phải của ra quyết định nhóm như tư duy tập thể (group think), thiếu sự phối hợp, quá tải thông tin, sự tập trung… Những hệ thống này dần trở nên quen thuộc trong nhiều tổ chức bằng sự kết hợp các máy tính, liên lạc và công nghệ nhằm nâng cao cho tiến trình ra quyết định. Vai trò của GSS nhằm tối đa các lợi ích của làm việc nhóm, đồng thời tối thiểu các hạn chế của làm việc nhóm. Sự tối đa và tối thiểu này có thể được thực hiện bởi GSS dựa trên 2 nhân tố chính: sự ẩn danh (anonymity) và làm việc song song (parallelism). Sự ẩn danh nghĩa là nó có thể loại Trang 8 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 bỏ nhận dạng của những thành viên tham gia đóng góp ý kiến. Sự song song nghĩa là các ý kiến từ những thành viên đóng góp vào có thể được truyền tải qua lại trong nhóm qua các thiết bị truyền thông điện tử mà không cần thêm sự hỗ trợ nào khác. Với phương pháp này thúc đẩy việc ra ý kiến và giải quyết vấn đề giao tiếp một cách tối ưu và các yếu tố gây hạn chế có thể được tối thiểu trong nhóm, đặt biệt trong một nhóm phân cấp. 1.2Ưu khuyết điểm của GSS 1.2.1 Ưu điểm GSS cung cấp ra quyết định nhóm, hỗ trợ giao tiếp, cộng tác, đặt biệt với nhóm có sự phân tán về địa lý hay nhóm mang tính tạm thời. Làm việc nhóm có nhiều lợi ích và thuận lợi. Đầu tiên, nhóm rất tốt cho việc nắm bắt những khó khăn và tìm ra thiếu sót của mỗi thành viên. Thứ hai, một nhóm sẽ thu thập được nhiều thông tin hơn là một người có được, và khi tổng hợp lại thông tin đó sẽ tạo ra những kiến thức mới. Thứ 3, làm việc trong nhóm kích thích sự sáng tạo và năng lượng. Cuối cùng, nhóm cân bằng cho các nguy cơ rủi ro và nguy cơ bất hòa giữa các cá nhân trong nhóm. GSS tăng cường thêm lợi ích của làm việc nhóm. Đầu tiên, GSS hỗ trợ xử lý thông tin ngang hàng, thảo luận trên máy tính song song và thúc đẩy đưa ra những ý kiến đột phá. Thứ hai, nó cung cấp sự ẩn danh, cho phép những thành viên nhút nhát hoặc những ai không muốn tiết lộ danh tính có thể đóng góp ý kiến và hạn chế một thành viên nào đó độc chiếm quyền kiểm soát cả cuộc họp. Cuối cùng, hệ thống giúp giữ cho nhóm không bị lạc hướng và thấy được mục tiêu chung. 1.2.2 Khuyết điểm Một vài khuyết điểm của làm việc nhóm cũng không hoàn toàn bị loại bỏ trong GSS. Thứ nhất, tư duy tập thể, các thành viên đưa ra những ý kiến giống nhau và không tìm ra những ý tưởng mới. Thứ hai, thiếu sự phối hợp, tiêu tốn nhiều thời gian, các giải pháp chất lượng kém và nhiều thời gian chờ. Thứ ba là sự tiêu tốn do trùng lắp công việc và chi phí cao phải trả ra cho việc họp, bao gồm cả việc di chuyển. Cuối cùng là thông tin bị quá tải, sự tập trung giảm và năng lực thuyết trình trong nhóm có thể ảnh hưởng nhiều Trang 9 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 đến làm việc nhóm. Làm việc nhóm cũng bị ảnh hưởng nếu như có một thành viên cố gắng kiểm soát nhóm hay có quá nhiều thành viên cùng đưa ra những ý kiến trái chiều dẫn tới thông tin bị quá tải. Ngoài ra làm việc trên GSS giữa những người có khoảng cách địa lý sẽ không diễn tả được hết những cảm xúc của người tham gia dẫn tới các thành viên trong nhóm không thể truyền tải được ý kiến của mình và làm cho người nghe cũng không cảm nhận được hết những gì người nói muốn đưa ra. 2 Những nghiên cứu gần đây về GSS Ra quyết định trong một tổ chức ngày nay đã trở nên đa dạng hơn với nhiều hình thức khác nhau. Cho dù nhóm này là một hội đồng quản trị, một nhóm hay chỉ một vài thành viên thì cũng có nhiều vấn đề cần được giải quyết. Một câu hỏi luôn được đặt ra trong các nhóm trên là: Liệu GSS có ảnh hưởng tiêu cực hay tích cực đến chất lượng của các quyết định được đưa ra hay không ? Những nghiên cứu hiện tại đã đưa ra rằng GSS khi được thực thi và sử dụng hiệu quả, có thể làm tăng chất lượng của các quyết định giá trị được đưa ra, làm tối thiểu các ảnh hưởng tiêu cực của ra quyết định nhóm và tối ưu lợi ích của sự hợp tác và ra quyết định trong nhóm. GSS đã đi được một chặng đường dài từ khi nó ra đời. Các nỗ lực nghiên cứu hiện tại và trước đây đã cố gắng thực hiện nhằm tìm ra những tiêu chí ảnh hưởng đến quá trình ra quyết định trong một nhóm khi sử dụng GSS. Kết quả nghiên cứu cho thấy Internet đã làm cho việc sử dụng GSS ngày càng dễ dàng và ít hao tổn chi phí hơn so với trước, ảnh hưởng mang tính xã hội của một hệ ra quyết định nhóm có thể ảnh hưởng đến kết quả của việc ra quyết định trong nhóm. Bằng cách sử dụng các chức năng hỗ trợ như công cụ trực quan, tính ẩn danh, thông tin phản hồi, khả năng lãnh đạo, chế độ liên lạc, các loại công cụ hỗ trợ việc giao tiếp trực tiếp có sự cách xa về khoảng cách địa lý, mối quan hệ với nhiệm vụ trọng tâm… những yếu tố đó có thể ảnh hưởng đáng kể chất lượng của các quyết định bởi một nhóm sử dụng GSS. Trong thực tế, dựa theo Barkhi, Jacod và Pirkul, GSS được chia thành 2 nhóm : GDSS phân tán (DGDSS) và GDSS trực diện (FGDSS). Nhóm DGDSS bao gồm những thành viên sử dụng GSS trong cùng một thời gian nhưng khác nhau bởi địa điểm. Trái lại, Trang 10 [...]... là một công cụ GSS mạnh nâng cao sự cộng tác và quản lý tri thức Hình 4: Mô hình đào tạo từ xa ỨNG DỤNG GSS ĐỂ GIẢI QUYẾT BÀI TOÁN RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Trang 13 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 Các nhân viên thuộc HR đã được tham gia vào quá trình xây dựng các hệ thống quản lý nhân sự HRM để hỗ trợ việc ra quyết định ở cấp độ doanh nghiệp Định nghĩa cho một hệ thống” ở đây bao gồm nó là một... đóng góp nhiều thành quả cho những hoạt động của tiến trình ra quyết định trong việc quản lý nhân sự của tổ chức doanh nghiệp Về cá nhân em, qua môn học này cộng với thực hiện bài thu hoạch về hệ hỗ trợ quyết định nhóm, em đã phần nào hiểu được tổng quan về môn học hệ hỗ trợ ra quyết định nói chung cũng như về hệ hỗ trợ nhóm Những tìm hiểu phân tích của em chắc chắn vẫn còn nhiều thiếu sót Chân thành... để hỗ trợ cho quá trình quyết định cũng như lựa chọn 3 Vai trò của quyết định nhóm trong hệ thống HRM Việc đưa ra quyết định của HR không chỉ bao gồm quyết định của một cá nhân, mà còn bao gồm những phân tích và quyết định ở nhiều cấp độ khác nhau Một hệ thống tương thích phải bao gồm những cấp độ cho một nhóm/ đơn vị, hay từ một cá nhân riêng biệt cho đến cấp bậc của một ban quản trị Ví dụ, những quyết. .. quản trị Ví dụ, những quyết định lựa chọn ứng viên, Trang 17 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 đánh giá năng lực một nhân viên được đựa ra từ một nhóm nhân viên thuộc HR hay sự huấn luyện bởi một nhóm chuyên viên Hệ thống hỗ trợ quyết định nhóm cần phải cung cấp những cơ chế cho phép phân tích những chức năng của HR với yếu tố đa người dùng Hình 5: Mô hình cấp bậc cho việc ra quyết định trong HR TỒNG KẾT GSS... Chức năng Công nghệ cần dùng Trang 14 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 Nhân sự Lựa chọn ứng viên Hệ chuyên gia/ Hệ tri thức, Data Mining và Mạng Nơron nhân tạo, DSS Huấn luyện và phát triển Nhóm Training Hệ tri thức, hệ chuyên gia và lý thuyết tập thô Hệ thống lương và thăng tiến Thái độ làm việc Phần mềm hướng agent Đánh giá năng lực Mạng Nơron nhân tạo và lý thuyết mờ, DSS Quản trị Lên lịch họp Phần mềm hướng... lý giao dịch và lưu trữ thông tin HRIS nên tập trung vào việc kết hợp tính năng cho phép hỗ trợ doanh nghiệp ra quyết định liên quan đến HR, không chỉ là giải quyết khó khăn mà còn hỗ trợ các tác vụ trở nên tốt hơn Những quyết định bao gồm khi nào, tại sao, làm như thế nào, ai là người được lựa chọn, đánh giá, huấn luyện và khen thưởng phải được hỗ trợ bởi Hệ thông hỗ trợ HR ra quyết định (HRDSS) Hệ. .. với sự hỗ trợ của Internet đã làm cho việc dùng GSS trở nên dễ dàng và tiết kiệm chi phí hơn so với trước đây, ảnh hưởng của những quyết định tập thể trong nhóm phản ảnh đến chất lượng của những kết quả đạt được khi sử dụng Trang 18 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 GSS Dựa trên những chức năng thống nhất và hỗ trợ của công nghệ GSS đã đóng góp nhiều thành quả cho những hoạt động của tiến trình ra quyết định. .. lượng của ra quyết định nhóm, làm giảm một cách tốt thiểu những yếu tố tiêu cực của làm việc nhóm và tăng cường tối đa những lợi ích của việc hợp tác và ra quyết định của nhóm trong việc hỗ trợ quản lý nhân sự GSS đã trải qua chặng đường dài từ khi còn trong quá trình ý tưởng Những nỗ lực nghiên cứu trước đây và hiện tại đã tìm ra những yếu tố ảnh hưởng đến tiến trình ra quyết định trong một nhóm khi sử... ngoài Hệ thống HRM theo định nghĩa trên chỉ là một tập hợp của các hoạt động HR trong thực tế Quản lý nhân sự bao gồm việc tuyển dụng, việc huấn luyện, lương bổng và các tiến trình hay hoạt động thường ngày của nhân viên trong công ty như quản lý chấm công, quản lý việc huấn luyện, năng suất và các tiện ích Những nhiệm vụ thường ngày đó còn bao gồm lập kế hoạch chiến lược, kiểm soát việc quản lý và... về đánh giá và quản lý lương bổng Đầu tiên là dựa trên bằng cấp và kinh nghiệm làm việc để đưa ra quyết định cấp bậc cũng như chế độ lương Tiêu chí thứ hai là dựa trên sự liên kết giữa vị trí công việc và mức lương cụ thể Hai chiến lược này đều tạo nên nhận định rằng vị trí càng cao càng phải phụ thuộc vào kinh nghiệm làm việc Trang 16 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 và vị trí công việc Mỗi nhân viên đều . viên:CH1301117 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 Trang 1 Tháng 6, 2014 HỆ HỖ TRỢ NHÓM HỖ TRỢ BÀI TOÁN QUẢN LÝ NHÂN SỰ BÀI THU HOẠCH MÔN HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ THÔNG. như hệ thống thông tin quản lý nhân sự (HRIS). HRIS bao gồm cả hệ chuyên gia (ES), hệ hỗ trợ quyết định (DSS) và hệ thông tin thực thi (EIS). Trong đó, hệ hỗ trợ quyết định và hệ hỗ trợ nhóm. nâng cao sự cộng tác và quản lý tri thức. Hình 4: Mô hình đào tạo từ xa ỨNG DỤNG GSS ĐỂ GIẢI QUYẾT BÀI TOÁN RA QUYẾT ĐỊNH TRONG QUẢN LÝ NHÂN SỰ Trang 13 HỆ HỖ TRỢ QUYẾT ĐỊNH 2014 Các nhân viên