TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN Viện Quản Trị Kinh Doanh o0o BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN XÂY DỰNG HÌNH ẢNH VÀ PHÁT TRIỂN MỐI QUAN HỆ Giảng viên: PGS.TS. Trần Thị Vân Hoa Tình huống thực tế về người quản lý cấp trung Học viên: Trịnh Tuấn Hưng Lớp: VMBA Khóa: 13 Hà nội 2011 1. Cơ sở lý thuyết về người Quản lý cấp trung Vị trí - Người quản lý cấp trung có vị trí ở giữa, tồn tại giữa các sức ép, bị giằng xé bởi các lực lượng dọc ngang. - Chịu tác động bởi các thứ tự ưu tiên khác nhau: cấp trên có thứ tự ưu tiên và mong chờ mình ủng hộ, cấp dưới cũng có những việc ưu tiên cần mình hỗ trợ - Chịu tác động bởi các mong muốn khác nhau: Cấp trên muốn chỉ huy bên dưới, cấp dưới mong muốn đáp ứng nhu cầu, ngang cấp muốn hợp tác phối hợp Các sai lầm thường có - Ngộ nhận về chức vụ - Ngộ nhận về quyền hạn và tầm ảnh hưởng - Ngộ nhận về vai trò - Ngộ nhận về mục tiêu - Ngộ nhận về khả năng và kinh nghiệm - Ngộ nhận về tự do Thách thức - Sự căng thẳng - Sự chán nản - Đội nhiều mũ - Cái tôi - Sự hài lòng - Tầm nhìn - Ảnh hưởng Các mong đợi từ phía công ty đối với quản lý cấp trung - Là người tổ chức/điều hành hoạt động hàng ngày của đơn vị - Thực hiện các mục tiêu và nhiệm vụ của công ty - Thực thi các quy định, chính sách, quy trình của công ty - Báo cáo cho công ty và các nhà quản lý cấp trên hoặc chia sẻ thông tin với đồng nghiệp - Là người giải quyết các vấn đề phát sinh hàng ngày theo thẩm quyền - Sử dụng quyền lực một cách hợp lý theo thẩm quyền - Bồi dưỡng, đào tạo, khuyến khích nhân viên - Năng động và sáng tạo trong việc nắm bắt nhu cầu thông tin: chấp nhận và lựa chọn các thay đổi phù hợp - Lựa chọn và sử dụng nhân viên hợp lý - Đánh giá kết quả hoạt động của nhân viên và góp ý kịp thời - Hỗ trợ và giám sát nhân viên - Sử dụng các nguồn lực hiệu quả và có trách nhiệm Các mong đợi từ phía nhân viên - Giúp nhân viên biết rõ mục đích của công ty và đơn vị - Giúp họ hiểu họ cần phải làm gì - Cung cấp thông tin chính xác, rõ ràng - Đưa ra các ý kiến nhận xét, đánh giá, góp ý đúng lúc, đúng chỗ, chính xác và công bằng - Thừa nhận đóng góp của nhân viên - Đánh giá và thưởng phạt hợp lý - Lắng nghe ý kiến của nhân viên, biết về những điều nhân viên quan tâm, hiểu các vấn đề của họ và đưa ra lời khuyên - Cho nhân viên cơ hội phát triển nghề nghiệp - Đối xử với họ bình đẳng và công bằng - Sử dụng quyền lực một cách thận trọng và hợp lý - Ủng hộ và cung cấp nguồn lực để làm việc - Tư vấn cho họ giải quyết các vấn đề Mong đợi từ phía cán bộ quản lý cấp trên trực tiếp - Thỏa mãn mong đợi của công ty và nhân viên - Thực hiện các nhiệm vụ được giao - Đưa ra các giải pháp để hoàn thiện hoặc giải quyết vấn đề, phản ứng tốt với sự thay đổi - Ủng hộ và triển khai các ý tưởng mới - Làm tốt trách nhiệm với sự chủ động và sáng tạo - Trung thực, thực tế và đáng tin cậy - Hiểu được nhu cầu của họ và đáp ứng nhu cầu đó Công việc của cán bộ quả lý cấp trung - Cụ thể hóa các mục tiêu của công ty thành các mục tiêu của đơn vị - Đề ra mục tiêu của đơn vị và truyền đạt mục tiêu cho nhân viên - Xác định mục tiêu, nhiệm vụ cụ thể cho từng nhân viên - Đảm bảo rằng mục tiêu của cá nhân nhất quán với mục tiêu của đơn vị và công ty - Phát hiện vấn đề chính xác, kịp thời và ra quyết định giải quyết vấn đề của đơn vị - Tổ chức công việc nhằm giải quyết các vấn đề trong đơn vị trong thẩm quyền - Tham mưu cho giám đốc về các phương án/giải pháp để giải quyết vấn đề của công ty - Xác định các tiêu chuẩn hoạt động cụ thể của đơn vị và nhân viên - Xây dựng một tập thể đơn vị làm việc tốt - Làm rõ trách nhiệm của từng nhân viên trong đơn vị - Phối hợp hoạt động trong nội bộ đơn vị và giữa các đơn vị trong công ty - Chịu trách nhiệm trước giám đốc về các công việc trong đơn vị - Triển khai các hoạt động thuộc lĩnh vực chuyên môn của mình - Tạo động lực làm việc cho nhân viên để hoàn thành tốt công việc được giao - Khuyến khích nhân viên tham gia vào việc xác định mục tiêu và tiêu chuẩn hoạt động - Sử dụng thời gian một cách hiệu quả - Gặp gỡ nhân viên thường xuyên để đánh giá hoạt động của họ - Thảo luận với nhân viên về các khó khăn khi thực nhiện công việc - Hỗ trợ nhân viên làm tốt các công việc được giao Vai trò - Người lãnh đạo nhóm - Người hướng dẫn giúp đỡ chuyên môn - Tư vấn và tham mưu - Hỗ trợ và ủng hộ - Ra quyết định - Tổ chức điều phối công việc - Tạo bầu không khí làm việc - Cung cấp thông tin - Cải thiện quá trình làm việc Yêu cầu đối với cán bộ quản lý cấp trung - Hiểu về bản thân (kiến thức, kỹ năng, tố chất cá nhân…) - Hiểu về các đối tác - Hiểu về tổ chức: sản phẩm dịch vụ, mục tiêu kế hoạch, hệ thống lương thưởng, tình trạng tài chính, các chính sách và quy trình làm việc, cấu trúc quyền lực và hình thức tác động Cần sự ủng hộ từ phía cấp trên - Cho phép cán bộ quản lý chủ động phân công và bố trí công việc - Làm rõ mục tiêu và hướng phát triển của công ty - Chủ động sử dụng hệ thống khen thưởng, kỷ luật - Có quyền quản lý kết quả hoạt động của nhân viên Cần sự ủng hộ của nhân viên cấp dưới - Tôn trọng - Tin tưởng và chia sẻ - Sáng tạo, nỗ lực và hợp tác trong đơn vị để có năng suất cao - Có trách nhiệm với công việc - Có ý thức hoàn thiện bản thân nâng cao kỹ năng làm việc Đặc điểm để nhân biết người cán bộ quản lý cấp trung chuyên nghiệp - Luôn làm việc tốt hơn các đồng nghiệp - Luôn hiểu biết chuyên môn sâu và có tầm bao quát hơn những người khác - Luôn cố gắng trau dồi và phát triển nghề nghiệp - Luôn có thể tái tạo lại sản phẩm một cách dễ dàng - Không bị cảm xúc chi phối công việc - Luôn làm việc theo kế hoạch - Làm việc của mình tốt và hướng dẫn người khác làm công việc của họ cũng tốt Cán bộ quản lý cấp trung cần làm gì để có được sự ủng hộ - Làm rõ tránh nhiệm, quyền hạn của từng vị trí công việc - Làm rõ các mục tiêu ưu tiên - Làm rõ quan điểm và quy trình quản lý - Cung cấp thông tin chính xác, đúng thời điểm - Phản ánh và tiếp thu các ý kiến - Có thái độ công bằng, nhất quán và lợi ích của nhân viên và tổ chức - Tạo cơ hội học tập, phát triển và đóng góp cho tổ chức 5 chiến thuật để giành quyề lực của cán bộ quản lý cấp trung - Hãy làm cấp trên khi có thể - Hãy là cấp dưới khi cần - Hãy là ông bầu - Tạo điều kiện thuận lợi, tổ chức phối hợp những người trong đơn vị - Liên kết những người ở giữa thành đội ngũ cấp trung hùng mạnh 2. Tình huống thực tiễn Sau đây tôi đưa ra các trải nghiệm thực tế khi tôi làm việc ở công ty TNHH Quốc Huy Vào tháng 3 năm 2007 sau khi làm việc được 6 tháng tại công ty SmartOSC – một công ty outsourcing của Tây Ban Nha có chi nhánh tại Việt Nam, tôi được Khá - một đồng nghiệp và là cấp dưới của tôi khi làm việc ở một công ty khác trước đó (trước khi làm việc tại SmartOSC) - mời [...]... thức về quản lý, ra trường chưa lâu nhưng có chuyên môn cũng khá tốt tuy nhiên mức độ va chạm chưa nhiều nên thiếu rất nhiều kỹ năng của một người quản lý Các vấn đề gặp phải: - Một số nhân viên không nghe lời - Một số nhân viên không đủ năng lực - Nhân viên báo cáo vượt cấp - Người quản lý ôm đồm quá nhiều việc và hiệu quả công việc của cả phòng thấp - Lãnh đạo cấp trên không ủng hộ Nguyên nhân và cách... quyết Nhân viên không nghe lời nguyên nhân trước hết là do người quản lý chưa có đủ sự ảnh hưởng và uy tín đối với nhân viên, nhất là trong trường hợp này người quản lý được bổ nhiệm trong một thời gian ngắn sau khi vào làm việc, chưa có sự hướng dẫn và sát sao với công việc của nhân viên Mặt khác những nhân viên này có chỗ dựa là lãnh đạo cấp trên nên thường tỏ ra không tuân lệnh với người quản lý trực... với các nhân viên không đủ năng lực, nguyên nhân đầu tiên là xuất phát từ nội tại bản thân nhân viên do trong quá trình học tập và làm việc hoặc do khả năng tiếp thu hạn chế Tuy nhiên lỗi cũng một phần do người quản lý đã không đào tạo chỉ bảo tận tình để nhân viên tiến bộ mà chỉ biết giao việc cho nhân viên và để nhân viên tự làm Nên tổ chức thường xuyên các buổi đào tạo về năng lực nghiệp vụ cho các... các nhân viên này, trường hợp mà nhân viên thực sự không đủ năng lực dù được đào tạo và hướng dẫn thì phải kiên quyết sa thải và tìm người thay thế phù hợp Việc nhân viên báo cáo vượt cấp cũng không phải là vấn đề mới mẻ và hiếm gặp Trường hợp này người quản lý nên gặp trực tiếp lãnh đạo cấp trên để làm rõ phạm vi quyền lực của mình và cần thiết phải nhắc nhở hoặc kỷ luật đối với nhân viên vi phạm Người. .. viên vi phạm Người quản lý phải ôm đồm quá nhiều việc mà hiệu quả công việc của cả phòng vẫn thấp, điều này xuất phát từ các nguyên nhân trên, nhân viên không chịu làm việc hoặc không đủ năng lực Ở đây người quản lý cần thiết phải sử dụng đúng người đúng việc, phải biết cách giao việc cho người khác và mình chỉ nên đứng ở vị trí hướng dẫn, chỉ bảo và hỗ trợ nhân viên Đối với lãnh đạo cấp trên trực tiếp... định hợp lý về việc cho phép tôi có toàn quyền tự quyết” Nói chung là không nên dùng những lời nói mang tính chỉ trích mà nên trên cơ sở chia sẻ góp ý trên cùng một mục tiêu chung 3 Bài học rút ra Quản lý cấp trung là một vị trí chịu rất nhiều áp lực, “trên đe dưới búa”, bị mắc kẹt ở giữa Để trở thành một người quản lý cấp trung không những phải có chuyên môn giỏi để có thể hướng dẫn vào chỉ bảo nhân viên... hơn Anh ta sẽ bắt đầu phải phân tích các mối quan hệ, thiết lập các mối quan hệ cần thiết để đảm bảo vững chắc vị trí của mình và luôn nhận được sự ủng hộ tốt nhất từ cấp trên, cấp dưới cũng như các đối tác 2 Thông thường, tuyển dụng, đào tạo, bổ nhiệm cán bộ thuộc quyền hạn của người quản lý cấp trung Do đó, anh ta thường xuyên phải tính toán, cân nhắc công tác nhân sự để đảm bảo cả hệ thống hoạt động... đó là do phó Giám đốc Khá dung túng Để giải quyết vấn đề này đòi hỏi người quản lý phải có sự khéo léo khi làm việc với nhân viên, thường xuyên quan tâm gặp gỡ và nói chuyện thẳng thắn với nhân viên để hiểu tính cách của từng người và tâm tư nguyện vọng của họ, từ đó có cách làm việc phù hợp với từng người Khi phân công công việc mà nhân viên nói là không thể hoàn thành đúng thời hạn thì phải hỏi rõ... tồi về làm việc là vì biết năng lực của tôi chứ không phải vấn đề tình cảm, anh ta nói rằng “anh về đây chỉ có một việc là giúp em xây dựng phòng thật mạnh rồi sau đó tách ra làm một công ty con, tuy nhiên ở đây cũng toàn anh em nên khi anh quản lý thì cũng không nên gò bó quá mà để cho anh em có tâm lý thoải mái để làm việc” Theo quy định của công ty thì tôi chịu sự quản lý trực tiếp của Khá và báo cáo... phải làm nhiều việc do nhân viên không đáp ứng được hoặc không chịu làm Mọi chuyện cứ diễn ra như vậy được 3 tháng sau tôi quyết định từ chức và xin thôi việc mặc cho Khá nài nỉ và mong tôi ở lại thêm một vài tháng nữa, tổng cộng tôi làm việc ở đó được 4 tháng Phân tích tình huống trên: Tình huống trên diễn cách đây gần 4 năm, khi đó tôi là một kỹ sư CNTT được đào tạo bài bản về chuyên môn nhưng hoàn . KINH TẾ QUỐC DÂN Viện Quản Trị Kinh Doanh o0o BÀI TẬP CÁ NHÂN MÔN XÂY DỰNG HÌNH ẢNH VÀ PHÁT TRIỂN MỐI QUAN HỆ Giảng viên: PGS.TS. Trần Thị Vân Hoa Tình huống thực tế về người quản lý cấp trung . 2011 1. Cơ sở lý thuyết về người Quản lý cấp trung Vị trí - Người quản lý cấp trung có vị trí ở giữa, tồn tại giữa các sức ép, bị giằng xé bởi các lực lượng dọc ngang. - Chịu tác động bởi các thứ tự. với cán bộ quản lý cấp trung - Hiểu về bản thân (kiến thức, kỹ năng, tố chất cá nhân ) - Hiểu về các đối tác - Hiểu về tổ chức: sản phẩm dịch vụ, mục tiêu kế hoạch, hệ thống lương thưởng, tình