TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM YÊN BÁI KHOA TỰ NHIÊN BÁO CÁO THỰC TẬP Đề tài: QUẢN LÝ HỌC SINH TRƯỜNG THCS YÊN THỊNH Giáo viên hướng dẫn: Phạm Xuân Trường Sinh viên thực hiện: Lưu Thiếu Kỳ Lớp: Tin ứng dụng 12 Địa điểm thực tập: Trường THCS Yên Thịnh Yên Bái Yên Bái, tháng 4 năm 2015 - 2 - PHẦN NHẬN XÉT ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC TẬP Giáo viên hướng dẫn - 3 - MỤC LỤC Lời Giới Thiệu 5 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 6 1.1. Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu 6 1.2. Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống 7 1.2.1. Thiết kế tổng thể 7 1.2.2. Thiết kế giao diện 8 1.2.3. Thiết kế kiểm soát 9 1.2.4. Thiết kế tệp (file) 9 1.3. Tổng quan về phần mềm Microsoft Access 9 1.3.1 Các thành phần trong màn hình Access 9 1.3.2. Các đối tượng trong Access 10 1.4. Tổng quan về bài toán quản lý học sinh trong trường THCS 12 CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT VÀ PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 13 2.1. Khảo sát bài toán 13 2.1.1. Giới thiệu về trường THCS Yên Thịnh 13 2.1.2 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý học sinh 15 2.2. Phân tích thiết kế hệ thống quản lý học sinh 15 2.2.1. Thông tin vào ra của hệ thống 15 2.2.2. Biểu đồ phân cấp chức năng 16 2.2.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 18 2.2.4. Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh 19 2.3 Mô hình thực thể liên kết (ER) 22 CHƯƠNG 3: CÀI ĐẶT CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ ĐIỂM THCS 23 3. Giao diện chính của chương trình 23 - 4 - 3.1. Các bảng dữ liệu 23 3.1.1 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu học sinh 23 3.1.2 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu giáo viên 24 3.1.3 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu vi phạm 25 3.1.4 Thiết kế các bảng cơ sở dữ liệu đăng nhập 26 3.2. Giao diện Đăng Nhập 27 3.3. Giao diện của chức năng cập nhật thông tin 28 3.3.1. Form cập nhật thông tin học sinh 28 3.3.2. Form tìm kiếm thông tin học sinh 28 4.3. Form thống kê vi phạm 29 KẾT LUẬN 30 TÀI LIỆU THAM KHẢO 31 - 5 - LỜI GIỚI THIỆU Trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng, công nghệ thông tin đã trở thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, nó là một ngành khoa học - kỹ thuật không thể thiếu trong đời sống. Trong thời đại công nghệ thông tin phát triển như hiện nay, phải kể đến việc áp dụng tin học vào các lĩnh vực xã hội như: quản lý, thông tin, kinh tế, đã cho ra đời những phần mềm ứng dụng để thay thế về cơ bản các công tác quản lý thủ công, giảm nhẹ tới mức tối thiểu việc sử dụng sức người trong công tác quản lý, tăng cường hiệu quả, tiết kiệm chi phí, thời gian và sức lao động. Ở nước ta hiện nay, việc đưa một số phần mềm ứng dụng vào trong việc quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp và nhà trường đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Là một sinh viên thực tập tại trường THCS Yên Thịnh – Yên Bái, việc đưa ứng dụng quản lý học sinh vào nhà trường là một việc cần thiết để phục vụ cho việc quản lý thông tin học sinh… Vì vậy em đã mạnh dạn chọn đề tài “ Quản lý học sinh trường THCS Yên Thịnh ” Do trình độ và thời gian có hạn nên trong quá trình thực tập chuyên ngành và quá trình làm báo cáo cho chương trình quản lý học sinh chắc chắn còn có một số những chỗ sai sót và chưa hợp lý. Vì vậy, em rất mong có được sự đóng góp ý kiến, giúp đỡ của quý thầy cô và các bạn để chương trình được hoàn thiện hơn. Em xin được chân thành cảm ơn Thầy giáo Phạm Xuân Trường và các thầy cô giáo trong trường THCS Yên Thịnh đã tận tình giảng dạy và tạo điều kiện cho em hoàn thành được đề tài này. Yên Bái, tháng 4 năm 2015 Sinh viên Lưu Thiếu Kỳ - 6 - CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT 1.1. Lý thuyết chung về cơ sở dữ liệu Cơ sở dữ liệu là một bộ sưu tập rất lớn về các loại dữ liệu tác nghiệp, bao gồm các loại dữ liệu âm thanh, tiếng nói, chữ viết, văn bản, đồ hoạ, hình ảnh tĩnh hay hình ảnh động Được mã hoá dưới dạng các chuỗi bít và được lưu trữ dưới dạng File dữ liệu trong các bộ nhớ của máy tính. Cấu trúc dữ liệu tuân theo các quy tắc dựa trên lý thuyết toán học. Cơ sở dữ liệu phản ánh trung thực thế giới dữ liệu hiện thực khách quan. Cơ sở dữ liệu là tài nguyên thông tin dùng chung cho nhiều người: Cơ sở dữ liệu (CSDL) là tài nguyên thông tin chung cho nhiều người cùng sử dụng. Bất kỳ người sử dụng nào trên mạng máy tính, tại các thiết bị đầu cuối, về nguyên tắc có quyền truy nhập khai thác toàn bộ hay một phần dữ liệu theo chế độ trực tuyến hay tương tác mà không phụ thuộc vào vị trí địa lý của người sử dụng với các tài nguyên đó. CSDL được các hệ ứng dụng khai thác bằng ngôn ngữ con dữ liệu hoặc bằng các chương trình ứng dụng để xử lý, tìm kiếm, tra cứu, sửa đổi, bổ sung hay loại bỏ dữ liệu. Tìm kiếm và tra cứu thông tin là một trong những chức năng quan trọng và phổ biến nhất của các dịch vụ CSDL. Hệ quản trị CSDL-HQTCSDL là phần mềm điều khiển các chiến lược truy nhập CSDL. Khi người sử dụng đưa ra yêu cầu truy nhập bằng ngôn ngữ con dữ liệu nào đó, HQTCSDL tiếp nhận và thực hiện các thao tác trên CSDL lưu trữ. Đối tượng nghiên cứu của CSDL là các thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể. Thực thể và mối quan hệ giữa các thực thể là hai đối tượng khác nhau về căn bản. Mối quan hệ giữa các thực thể cũng là một loại thực thể đặc biệt. Trong cách tiếp cận CSDL quan hệ, người ta dựa trên lý thuyết đại số quan hệ để xây dựng các hệ chuẩn, khi kết nối không tổn thất thông tin và khi biểu diễn dữ liệu là duy nhất. Dữ liệu được lưu trữ trong bộ nhớ của máy tính không những phải tính đến yếu tố về tối ưu không gian lưu trữ, mà phải đảm bảo tính khách quan, trung thực của dữ liệu hiện thực. Nghĩa là phải đảm bảo tính nhất quán của dữ liệu và giữ được sự toàn vẹn của dữ liệu. - 7 - 1.2. Lý thuyết về phân tích thiết kế hệ thống * Một số phương pháp về phân tích thiết kế hệ thống - Phương pháp SA. Do De Macro và những người khác đề xuất những năm 70. Đặc điểm cơ bản của phương pháp này là phân tích hệ thống thành các chức năng nhỏ và đơn giản dần. Đặc điểm của phương pháp: . Phương pháp phân tích hệ thống theo hướng chức năng. . Sử dụng một biểu đồ phân cấp chức năng. . Dùng các biểu đồ luồng dữ liệu. . Phân tích từ trên xuống. . Sử dụng các biểu diễn dưới dạng đồ hoạ. Ưu điểm của phương pháp là đơn giản, gọn nhẹ, dễ hiểu dễ thực hiện phù hợp với nhiều loại hệ thống lớn vừa và nhỏ. - Phương pháp E/A: Do H.Tardieu và P.Chen phát triển năm 1976. Đặc điểm: . Đây là phương pháp phân tích theo hướng dữ liệu. . Các thông tin được gom nhóm xung quanh vật thể. . Sử dụng mô hình thực thể liên kết (mô hình E/A). Ưu điểm của phương pháp là khá đơn giản và gần với tư duy trực quan. 1.2.1. Thiết kế tổng thể Xuất phát: Mô tả logic của hệ thống mới. Cụ thể bao gồm biểu đồ phân cấp chức năng của hệ thống mới. Biểu đồ phân cấp chức năng các mức hoặc mô hình thực thể liên kết hoặc mô hình quan hệ.  Nhiệm vụ của giai đoạn thiết kế: Chuyển mức mô tả logic thành mô tả vật lý muốn vậy phải bổ sung thêm các biện pháp, phương tiện và các cài đặt. - 8 -  Cách tiến hành: chia thành 5 bước. - Bước 1: Thiết kế tổng thể: + Phân định danh giới giữa phần thực hiện bằng máy tính và phần thực hiện thủ công. + Phân định các hệ thống con máy tính. - Bước 2: Thiết kế giao diện: Thiết kế đầu vào, đầu ra và thiết kế danh giới giữa thủ công và máy tính. - Bước 3: Thiết kế các kiểm soát, các vấn đề liên quan đến bảo vệ va bảo mật dữ liệu. - Bước 4: Chúng ta chỉ quan tâm đến đủ, không dư thừa, không trùng lặp còn ở phần thiết kế thì phải quan tâm đến hai yêu cầu tiện lợi và nhanh chóng. - Bước 5: Thiết kế chương trình. 1.2.2. Thiết kế giao diện Thiết kế tài liệu xuất: Tài liệu xuất có các dạng sau: In ra giấy, report, ra màn hình hoặc lưu trữ lại trên đĩa những tệp dữ liệu.  Tài liệu xuất có những loại sau: - Tài liệu có cấu trúc chứa thông tin theo yêu cầu: trả lời với các yêu cầu đưa vào. - Tài liệu xuất có thể được đưa ra dưới dạng một khung đã tạo sẵn để điền thông tin hoặc không có khung sẵn.  Thiết kế tài liệu vào: Thường là những mẫu thu thập thông tin yêu cầu của các thông tin này đáp ứng yêu cầu sử dụng. Không có lỗi; Trình bày không rõ ràng; Gõ phím vào là ít nhất.  Thiết kế màn hình: Là giao diện của người dùng. Thiết kế màn hình đảm bảo đối thoại người và hệ thống. Dễ nhìn, hiểu, có trật tự nhất quán, diễn đạt được những điều cần thực hiện, đảm bảo số thao thác ít. Cần các giá trị ngầm định, đặt thông số cung cấp các thông tin hướng dẫn trợ giúp, cung cấp khả năng thoát ra khi cần thiết, cung cấp các thao tác tương đương. - 9 - 1.2.3. Thiết kế kiểm soát  Độ chính xác: Tính xác thực của dữ liệu trong cơ sở dữ liệu được toàn vẹn dữ liệu thông qua: Thuộc tính khoá, kết nối, tính đúng đắn của dữ liệu.  Độ tin cậy: Khi có sự cố kỹ thuật hỏng phần cứng và mềm phải có khả năng phục hồi dữ liệu.  Độ an toàn: Hệ thống không có sơ hở gây ra thất thoát về thông tin cho dù cố tình hoặc vô tình.  Tính riêng tư: Kết thúc quá trình truy nhập cá nhân thường các cá nhân có mức độ truy nhập không giống nhau. 1.2.4. Thiết kế tệp (file) Chọn một hệ quản trị cơ sở dữ liệu: Có các ngôn ngữ định nghĩa dữ liệu. Dữ liệu là một tập các thao tác cho phép chúng ta mô tả dữ liệu chúng ta cần lưu trữ. - Xây dựng các tệp dữ liệu: chúng ta phải biết cách tổ chức nó. Cho phép chúng ta tạo ra, việc quản lý chúng ta phải làm. Vậy công việc chúng ta làm là từ biểu đồ cấu trúc dữ liệu dựa trên một Hệ quản trị cơ sở dữ liệu nào đó ta tổ chức các tệp dữ liệu của mình sao cho việc truy nhập dữ liệu trên tệp là phải nhanh và tiện để đảm bảo hai yêu cầu trên, nhiều khi dạng chuẩn 3NF bị phá vỡ. + Nói chung mỗi kiểu thực thể hoặc kiểm liên kết thì tương ứng với một tệp căn cứ vào yêu cầu sử dụng một số tập các thuộc tính hay sử dụng trong cùng một truy nhập thì được phân rã thành các tệp riêng biệt hoặc ngược lại được gộp vào thành một thực thể hoặc 1 tệp khi chúng nằm ở các thực thể khác nhau. Để đảm bảo quá trình truy nhập nhanh thường thực hiện phương pháp lập chỉ dẫn. 1.3. Tổng quan về phần mềm Microsoft Access 1.3.1 Các thành phần trong màn hình Access Gồm có các thành phần sau: Toolbar, menubar, menu: File, Edit, View, Insert, Tools, Windown, Help và cửa sổ Database là một trong những cửa sổ quan trọng nhất của Access. Gồm các đối tượng cụng cụ sau: Bảng(Table), truy vấn (Query), mẫu biểu (Form), báo cáo (Report), Macro và Module. Các đối tượng trên có đầy - 10 - [...]... cầu Thống kê báo cáo, thông tin học sinh Quản lý học sinh THCS Yêu cầu Lý lịch của học sinh Học sinh Trong đó có các tác nhân: + Ban giám hiệu: Là Hiệu trưởng chỉ đạo chung và 1 Phó hiệu trưởng chỉ đạo chuyên môn của trường Khi lãnh đạo có yêu cầu muốn lấy bất kì một thông tin nào đó từ học sinh thì từ ban quản lý học sinh sẽ phải có trách nhiệm cung cấp thông tin hoặc các yêu cầu báo cáo thống kê... yêu cầu( Ban Giám Hiệu, phụ huynh học sinh, học sinh ) về học sinh, thông tin chi tiết đến từng học sinh, từng lớp, và thông tin về các học sinh vi phạm… d Thông kê báo cáo: Chức năng này thực hiện việc thống kê số liệu theo yêu cầu( Ban Giám Hiệu, phụ huynh học sinh, học sinh ) về học sinh, thông tin chi tiết đến từng học sinh, từng lớp, và thông tin về các học sinh - 18 - 2.2.3 Biểu đồ luồng... cơ cấu tổ chức của trường THCS Yên Thịnh như sau: Ban Giám Hiệu Tổ Hành chính Tổ KHTN Tổ KHXH Văn thư Toán Ngữ văn Thư viện Vật lý Lịch sử Hóa học Địa lý Sinh học Tiếng Anh Kế toán Thiết bị Bảo vệ Công nghê Thể dục Tin học - 15 - GDCD Mĩ thuật Âm nhạc Hệ thống quản lý học sinh của một trường THCS được xây dựng trên cơ sở khảo sát thực tế hệ thống quản lý học sinh của một trường THCS với chương trình... tin học sinh khối 9 - 17 - Thống kê báo cáo In bảng thông tin học sinh In bảng học sinh của từng khối In danh sách học sinh vi phạm Mức 1 : Nút gốc là chức năng của hệ thống : Quản lý học sinh THCS Mức 2 : Phân rã thành các chức năng chính : a Cập nhật : Chức năng này cho phép cán bộ quản lý, cán bộ giáo viên cập nhật và chỉnh sửa hồ sơ học sinh Việc cập nhật tiến hành theo lớp b Thông tin học sinh: ... các trường THCS trong cả nước - Đó là trường THCS Yên Thịnh – TP Yên Bái - Khảo sát được tiến hành trên 2 mức khác nhau: + Mức lãnh đạo: Một Hiệu trưởng, một Hiệu phó có nhiệm vụ quản lý chung trong nhà trường + Mức điều phối quản lý: giáo Giáo viên chủ nhiệm có nhiệm vụ cập nhật thông tin học sinh, cập nhật xử lý học sinh từ giáo viên bộ môn 2.1.2 Các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý học. .. bố lịch học đảm bảo đúng quy chế, phù hợp với điều kiện của nhà trường b) Thông tin ra của hệ thống - Danh sách học sinh theo lớp 2.2.2 Biểu đồ phân cấp chức năng QUẢN LÝ HỌC SINH Cập Nhật CN giáo viên CN học sinh CN lớp học Thông tin học sinh Tìm kiếm Thống kê vi phạm Thông tin học sinh khối 6 Tìm hs theo mã Vi phạm khối 6 Thông tin học sinh khối 7 Tìm hs theo tên Vi phạm khối 7 Thông tin học sinh khối... người mới bước vào tin học Với Wizard và các phương tiện hoạt động tự động khác, sẽ tiết kiệm được thời gian, công sức trong việc xây dựng và thiết kế chương trình 1.4 Tổng quan về bài toán quản lý học sinh trong trường THCS Quản lý học sinh là một trong những công việc quan trọng trong nhà trường, việc đưa bài toán quản lý học sinh trong nhà trường sẽ mang lại nhiều - Bộ máy quản lý gọn nhẹ, chỉ cần... cập nhật thông tin học sinh ban quản lý học sinh, ngoài ra còn phải sửa chữa, bổ sung - 19 - 2.2.4 Biểu đồ dữ liệu mức đỉnh TÌM KIẾM (3) XỬ LÝ (2) Yêu cầu tìm kiếm học sinh Yêu cầu tìm Trả lời tìm kiếm HỌC SINH Kho dữ liệu GIÁO VIÊN Y/c tìm kiếm CẬP NHẬT (1) THỐNG KÊ, BÁO CÁO (4) HỌC SINH Cập nhật hồ sơ Yêu cầu in ấn Các báo cáo GIÁO VIÊN Trả lời tìm kiếm BAN GIÁM HIỆU Kết quả xử lý 2.3 Biểu đồ luồng... 2.2 Phân tích thiết kế hệ thống quản lý học sinh 2.2.1 Thông tin vào ra của hệ thống Qua quá trình khảo sát thực tế và các yêu cầu của người dùng đối với hệ thống quản lý học sinh thì các thông tin vào/ra của hệ thống như sau: a) Thông tin vào của hệ thống - 16 - - Khi nhập học sinh cần nhập hồ sơ của học sinh và nhà trường phân phối học sinh vào các lớp theo khối - Nhà trường căn cứ vào quy chế để phân... Y/c xử lý Thông tin Y/c xử lý Thông tin Ghi chú Y/c xử lý CHA MẸ HỌC SINH Thông tin K/q xử lý HỌC SINH Hồ sơ K/q xử lý BAN GIÁM HIỆU - 21 - y/c Chức năng 3: Phân rã chức năng “Tìm kiếm” K/q tìm kiếm Y/c tìm h.s theo tên Kq tìm kiếm K/q tìm kie m Y/c tìm học sinh K/q tìm kiếm HỌC SINH Y/c tìm học sinh K/q tìm kiếm TÌM THÔNG TIN CỦA HS TÌM TÊN CỦA HS Y/c tìm học sinh theo lóp học K/q tìm kiếm BAN GIÁM . thông tin học sinh ban quản lý học sinh, ngoài ra còn phải sửa chữa, bổ sung. - 19 - Thống kê báo cáo, thông tin học sinh Lý lịch của học sinh Giáo viên Học sinh Quản lý học sinh THCS Ban. TRƯỜNG CAO ĐẲNG SƯ PHẠM YÊN BÁI KHOA TỰ NHIÊN BÁO CÁO THỰC TẬP Đề tài: QUẢN LÝ HỌC SINH TRƯỜNG THCS YÊN THỊNH Giáo viên hướng dẫn: Phạm Xuân Trường Sinh viên thực hiện: Lưu Thiếu. việc quản lý tại các cơ quan, xí nghiệp và nhà trường đang rất phổ biến và trở nên cấp thiết. Là một sinh viên thực tập tại trường THCS Yên Thịnh – Yên Bái, việc đưa ứng dụng quản lý học sinh