Đang tải... (xem toàn văn)
Quảng cáo 1 mảng sản phẩm của công ty đưa các sản phẩm này tới người tiêu dùng nhanh hơn, hiệu quả hơn, góp phần thúc đẩy sự phát triển của công ty Hồng Hà nói riêng và nền kinh tế nước ta nói chung.
Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel : 0918.775.368 Lời cảm ơn Trớc hết, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến thày giáo Vũ Chí Quang- Bộ môn Toán Tin, Học viện An ninh Nhân dân đã quan tâm, tận tình giúp đỡ, hớng dẫn, cung cấp tài liệu, phơng pháp nghiên cứu và tạo mọi điều kiện thuận lợi để em hoàn thành tốt khoá luận này. Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong khoa Toán tin và Chuyên khoa IV đã dạy dỗ, giúp đỡ em trong suốt quá trình học tập tại Học viện An ninh Nhân dân. Em xin cảm ơn Lãnh đạo và các anh, chị trong Trung tâm Thông tin khoa học và t liệu giáo khoa của Học viện An ninh nhân dân đã nhiệt tình giúp đỡ em về thông tin cũng nh tài liệu trong quá trình thực hiện đề tài khoá luận. Xin cảm ơn tất cả các bạn bè đã cổ vũ, động viên và giúp đỡ tôi trong suốt quá trình học tập và hoàn thành khoá luận. Chơng trình quản lý th viện 1 Khoá luận tốt nghiệp Sinh viên: Vũ Thanh Nhân Mở đầu. 1. Tính cấp thiết của đề tài: Thế kỷ XXI đánh dấu sự ra đời của một nền kinh tế mới Kinh tế tri thức, dựa trên sự phát triển nh vũ bão của khoa học kỹ thuật mà đặc biệt là sự phát triển của công nghệ thông tin. Có thể nói công nghệ thông tin đã đi vào mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế- xã hội. Việc áp dụng những thành tựu của công nghệ thông tin vào các lĩnh vực đã đem lại những hiệu quả cực kỳ to lớn. Ngành thông tin th viện cũng không nằm ngoài xu thế ấy. Trên thế giới, công nghệ thông tin đã có mặt trong hầu hết các hoạt động của th viện, đem lại nhiều thuận lợi lớn cho những ngời làm công tác quản lý th viện cũng nh độc giả. Tuy nhiên, khách quan mà nói, công tác tin học hoá th viện ở nớc ta cha đợc chú ý đầu t đúng mức, cả về yếu tố con ngời, tài chính và công nghệ. Đa số đều không muốn nói là hầu hết, các trung tâm thông tin th viện của các trờng Đại học, các cơ quan nghiên cứu - quản lý . đều có cơ sở công nghệ hạ tầng yếu kém: máy tính ít và lạc hậu, công nghệ mạng kém, đội ngũ chuyên môn về Công nghệ thông tin thiếu . Từ cuối những năm 80, phần mềm quản lý thông tin t liệu CDS/ISIS phiên bản chạy trên môi trờng DOS do UNESCO cung cấp miễn phí đã đợc triển khai ứng dụng tại các th viện. Hiện nay đó là phần mềm phổ biến nhất tại các trung tâm thông tin th viện ở nớc ta, điển hình là Th viện Khoa học kỹ thuật. Cũng nh nhiều th viện khác, th viện của Học viện An ninh Nhân dân là nơi có chức năng lu trữ, quản lí, phục vụ việc đọc, tra cứu các t liệu nghiệp vụ và các tài liệu liên quan nhiều lĩnh vực khoa học khác phục vụ cho việc giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học. Đây là một khối lợng dữ liệu khổng lồ đợc lu trữ dới nhiều dạng ấn phẩm khác nhau. Bên cạnh đó, do tính chất đặc thù của Học viện nên yêu cầu bảo mật các tài liệu nghiệp vụ đợc đặt ra rất nghiêm ngặt. Tuy nhiên, mọi công việc quản lý chủ yếu đợc làm thủ công không có sự trợ giúp của máy tính nên mọi hoạt động của th viện thực sự phức tạp, nặng nề và trùng Chơng trình quản lý th viện 2 Khoá luận tốt nghiệp Sinh viên: Vũ Thanh Nhân lặp, công việc tra cứu tài liệu bằng phích rất bất tiện và gây lãng phí rất nhiều thời gian của bạn đọc. Tại Học viện An ninh do tính chất đặc thù của các tài liệu cần quản lý nên việc ứng dụng các phần mềm quản lý th viện cũng có nhiều đặc điểm khác biệt và cho đến nay việc xây dựng th viện điện tử mới chỉ dừng lại ở mức dự án. Trong khi đó, các th viện trên thế giới hiện có xu thế phát triển rất nhanh và đa dạng cụ thể là: - Nguồn thông tin ngày một đa dạng, một thông tin th viện hiện đại không chỉ có sách tài liệu dới dạng in ấn mà còn có dạng khác: Sách điện tử, CSDL, băng, đĩa CD . - Cách lu trữ tra cứu nguồn tài nguyên thông tin ngày một đa dạng dựa vào công nghệ mạng: LAN, WAN, ON LINE. - Xu hớng toàn cầu hoá: Sự liên thông liên kết, chia sẻ thông tin t liệu cho phép tận dụng nguồn lực của các Th viện lớn trên Thế giới thông qua Internet. Thông qua hình thức này, ta sẽ rút ngắn đợc nguồn lực và tài chính. - Nhu cầu thông tin ngày càng cao về chất lợng, số lợng và thời gian. Khả năng đáp ứng với nguồn t liệu quý hiếm không sẵn có trong nớc càng cao. Vì vậy chỉ trong một khoảng thời gian ngắn nữa, các phần mềm quản lý th viện hiện có ở nớc ta khó có thể đáp ứng đợc với xu thế phát triển ấy Vì những lý do đó, trong Khoá luận tốt nghiệp của mình em xin chọn đề tài: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý tài liệu, sách báo trong th viện Học viện An ninh Nhân dân . 2. Phạm vi nghiên cứu: Với thời gian và trình độ còn hạn chế, đề tài mới chỉ dừng lại ở việc quản lý độc giả của th viện và quản lý tài liệu, sách báo dới dạng các ấn phẩm thể hiện dới dạng ký tự trên giấy hoặc trên đĩa CD. Việc quản lý mới chỉ thực hiện trên máy đơn, cha có môi trờng mạng giao tiếp giữa các phòng ban. Phạm vi ứng dụng có thể là trong th viện của các trờng Đại học, Cao đẳng nói chung đồng thời đáp ứng đợc các yêu cầu đặc trng của th viện Học viện an ninh. Chơng trình quản lý th viện 3 Khoá luận tốt nghiệp Sinh viên: Vũ Thanh Nhân 3. Phơng pháp nghiên cứu: Trong khi thực hiện khoá luận, em đã sử dụng kết hợp các phơng pháp nghiên cứu: tổng kết các phơng pháp phát triển hệ thống đã có từ trớc (nghiên cứu hệ thống CDS/ISIS và hệ thống th viện Quốc gia); khảo sát quá trình quản lý để hình thành dự án, kế hoạch phát triển hệ thống; thu thập thông tin qua chuyên gia và các báo cáo nhằm xác định nhu cầu thông tin của th viện. 4. Kết cấu của đề tài gồm 6 chơng: + Chơng I: Khảo sát hệ thống. + Chơng II: phân tích hệ thống. + Chơng III: Phân tích CSDL hệ thống. + Chơng IV: thiết kế hệ thống. + Chơng V: một số modul chính. + Chơng VI: kết luận, đánh giá, hớng phát triển. Chơng trình quản lý th viện 4 Khoá luận tốt nghiệp Sinh viên: Vũ Thanh Nhân Chơng I: Khảo sát hệ thống: 1.1. Mô hình hoạt động của Th viện : Th viện thuộc Trung tâm Thông tin khoa học và T liệu giáo khoa của Học viện. Vị trí của Th viện trong Trung tâm và các bộ phận của Th viện đợc mô tả qua sơ đồ sau: 1.2. Các quy trình nghiệp vụ chính của Th viện Th viện của Học viện bao gồm 1 phòng mợn sách tham khảo, sách văn học, 1 phòng đọc tài liệu nghiệp vụ, 1 phòng đọc tài liệu chính trị, tạp chí, sách báo tham khảo và 1 phòng mợn tài liệu nghiệp vụ. Các tài liệu thờng ở 3 dạng chính là sách, báo- tạp chí và luận văn. Mỗi phòng đảm nhận cùng một số chức năng với với những loại tài liệu khác nhau: - Nhận tài liệu mới. - Phân loại tài liệu. - Cho bạn đọc mợn tài liệu. Chơng trình quản lý th viện 5 Trung Tâm Thông tin khoa học và tư liệu giáo khoa Xưởng in Thư viện . Phòng ảnh Phòng đọc tài liệu nghiệp vụ Phòng đọc chính trị Phòng mượn tài liệu nghiệp vụ Khoá luận tốt nghiệp Sinh viên: Vũ Thanh Nhân - Nhận tài liệu do bạn đọc trả. - Tra cứu tài liệu. - Thông báo tài liệu mợn quá hạn. - Huỷ tài liệu quá hạn lu trữ. - Thống kê tài liệu: thống kê tần suất mợn tài liệu theo thời gian. - Làm báo cáo hoạt động của th viện. - Cấp thẻ cho bạn đọc - Thống kê tài liệu mợn. - Thống kê bạn đọc. - Quản lý kho tài liệu. Các chức năng nghiệp vụ trên đợc thực hiện theo một trình tự và phải tuân theo các quy tắc nghiệp vụ và các ràng buộc. Các tiến trình nghiệp vụ: Tiến trình cập nhật độc giả, làm thẻ độc giả: Tiến trình này bao gồm việc nhập mới, xoá, thay đổi thông tin và độc giả. Với đặc thù của trờng, công việc này đợc tiến hành khá thờng xuyên do lợng độc giả của Học viện luôn biến động nhất là khi có một khoá ra trờng hoặc một khoá nhập trờng. Việc nhập mới độc giả thờng tiến hành theo từng đơn vị, khi mà mỗi khoá mới nhập trờng, việc xoá độc giả thờng đợc tiến hành theo từng khoá học khi khoá đó ra trờng. Vì vậy khối lợng thông tin về độc giả cần nhập mới hoặc xoá đi là rất lớn, nếu làm thủ công thì mất rất nhiều thời gian và công sức. Tuy nhiên công việc này sẽ rất dễ dàng, nhanh chóng khi ứng dụng tin học vì khi thao tác với từng khoá hoặc từng đơn vị sẽ rất nhanh và tiết kiệm đợc thời gian, công sức. Mỗi độc giả sẽ đợc quản lý thông qua một thẻ độc giả và việc đánh mã số cho độc giả tiến hành theo quy tắc sau: Hiện nay trong th viện của Học viện đồng thời tồn tại hai loại thẻ có thể mợn tài liệu. Đối với Phòng đọc tài liệu nghiệp vụ và phòng đọc tài liệu chính trị, tạp chí thì sử dụng Thẻ học viên làm thẻ mợn tài liệu trong khi đó phòng cho mợn sách thì Chơng trình quản lý th viện 6 Khoá luận tốt nghiệp Sinh viên: Vũ Thanh Nhân sử dụng một Thẻ th viện riêng. Tuy nhiên cách đánh mã số cho hai loại thẻ này là giống nhau và hai thẻ của của cùng một học viên có mã số giống nhau. Theo em trong quá trình hoàn thiện cơ chế hoạt động của th viện, nên thống nhất sử dụng Thẻ học viên đồng thời làm thẻ th viện. Cách đánh mã cho hai loại thẻ trên nh sau: Mã đơn vị + Số thứ tự trong đơn vị (đầy đủ 3 chữ số). Ví dụ sinh viên Vũ Thanh Nhân, đơn vị D29Tin, số thứ tự là 28 thì sẽ có thẻ th viện mang mã số: D29T028. Tiến trình cập nhật tài liệu, đánh mã số cho tài liệu: Một tài liệu mới nhận về đợc th viện xử lý, phân loại và tiến hành đánh mã số, thiết lập vị trí, tạo phích tra cứu và đa vào sử dụng. - Quy tắc đánh mã số cho tài liệu: Hiện nay trong Học viện chỉ thực hiện đánh mã số cho các tài liệu dạng sách và tồn tại hai cách đánh mã số + Cách đánh mã số cho tài liệu nghiệp vụ: Việc đánh mã số đợc thực hiện theo từng khoa nghiệp vụ (từ Nghiệp vụ I đến Nghiệp vụ V). Nói chung cách đánh mã số này đợc thực hiện theo một quy chế bảo mật chặt chẽ và bằng thủ công. + Cách đánh mã số cho tài liệu không phải là tài liệu nghiệp vụ: đợc thực hiện theo các chuẩn của Th viện Quốc gia. - Quy tắc xác định vị trí: Vị trí của một tài liệu đợc xác định bởi hai yếu tố: vị trí giá sách và số thứ tự của tài liệu trong giá sách đó Tiến trình cho mợn sách và nhận sách trả: - Khi nhận đợc yêu cầu mợn sách của độc giả, th viện kiểm tra thẻ độc giả, đối với độc giả mợn sách thì kiểm tra sổ mợn sách của độc giả ấy xem đã trả hết sách cũ cha, có đủ điều kiện đọc sách ấy không (đối với trờng hợp sách mật hoặc hiếm). - Hiện nay, Th viện của trờng chỉ cho phép mỗi độc giả mợn một tài liệu, khi trả tài liệu cũ mới có thể mợn tài liệu mới. Chơng trình quản lý th viện 7 Khoá luận tốt nghiệp Sinh viên: Vũ Thanh Nhân - Thời gian mợn một tài liệu tuỳ thuộc vào từng loại tài liệu. Với tài liệu nghiệp vụ, báo, tạp chí thì chỉ đợc mợn trong ngày, với sách tham khảo, sách văn học thì thời gian mợn tối đa là 10 ngày. - Nếu độc giả mợn quá hạn hoặc làm mất, rách sách đều phải chịu một hình thức kỷ luật nhất định. - Sau mỗi tháng, th viện đều có sự kiểm kê và theo dõi tình hình phục vụ và lập các báo cáo. Hệ thống hiện tại có các nhợc điểm sau: - Hầu hết các công việc nghiệp vụ th viện đều làm bằng thủ công với hiệu quả thấp và mất nhiều công sức. - Việc tra cứu, tìm kiếm của độc giả rất mất thời gian, hiệu quả phục vụ không cao. - Việc nhập mới, sửa chữa thông tin tài liệu, thông tin độc giả rất mất thời gian. - Công tác báo cáo, thống kê khó khăn, dễ nhầm lẫn. 1.3. Chức năng của hệ thống mới 1.3.1. Chức năng của hệ thống mới: Trong hoạt động của hệ thống mới, một số khâu trong quy trình nghiệp vụ sẽ vẫn phải thực hiện bằng thủ công nh: Bảo quản sách, liên hệ, vận chuyển . Tuy nhiên có thể đa tin học vào thực hiện một số chức năng để giảm bớt thao tác thủ công và nâng cao hiệu quả hệ thống: - áp dụng ngay Tin học hoá trong công tác tìm kiếm và tra cứu, đây là công việc từ trớc tới nay tốn nhiều công sức. - áp dụng Tin học hoá trong khâu nhập, sửa đổi, bổ sung và phân loại tài liệu. Đây cũng là một khâu dễ sai sót, nhầm lẫn và mất nhiều công sức. - áp dụng Tin học hoá trong khâu thống kê và in ấn, đây cũng là một khâu tốn thời gian, hay nhầm do công việc lớn, nhân viên có hạn và không hiệu quả. - áp dụng tin học hoá trong công tác quản lý mợn trả của Th viện. Chơng trình quản lý th viện 8 Khoá luận tốt nghiệp Sinh viên: Vũ Thanh Nhân 1.3.2. Thuận lợi, khó khăn: Thuận lợi: - Giảm công việc thủ công nhàm chán cho cán bộ Th viện. - Cán bộ, sinh viên nói chung sẽ rất thú vị khi công việc của mình hoàn tất nhanh chóng. - Khâu quản lý, kiểm kê, báo cáo nhanh, chính xác chuyên nghiệp hơn, cập nhập thông tin nhanh nhiều, giao tiếp trong ngoài thuận tiện hơn. Khó khăn: - Yêu cầu trang bị máy tính, cài đặt mạng. - Hớng dẫn chỉ đạo sử dụng hệ thống quản lý bằng máy tính. - Kiểm soát dữ liệu trong máy tính phải chính xác, khoa học không cẩu thả trong việc cập nhập sửa đổi, bổ sung thông tin. Nh vậy, nếu giải quyết tốt những khó khăn trên ta sẽ xây dựng đợc một hệ thống thông tin th viện tốt, kết hợp hài hoà những u điểm của công nghệ thông tin với công việc thủ công truyền thống. Chơng trình quản lý th viện 9 Khoá luận tốt nghiệp Sinh viên: Vũ Thanh Nhân Chơng II: Phân tích hệ thống: 2.1. Một số khái niệm sử dụng trong phân tích hệ thống: - Phơng pháp phân tích: quá trình phân tích hệ thống dựa trên phơng pháp phân tích Top down, giai đoạn phát triển sau kế thừa các kết quả của giai đoạn phát triển trớc. - Sơ đồ chức năng nghiệp vụ: là sơ đồ thể hiện sự phân rã có thứ bậc các chức năng của hệ thống. Mỗi chức năng đợc thể hiện trong một khung và khi cần có thể đ- ợc phân rã thành nhiều chức năng con ở mức thấp hơn. - Sơ đồ luồng dữ liệu: là mô hình mối quan hệ giữa chức năng hoặc tiến trình của hệ thống với thông tin mà chúng thể hiện. Các chức năng đã đợc xác định trong quá trình mô hình hoá sơ đồ chức năng nghiệp vụ Xuất phát từ các khái niệm trên ta có: 2.2. Khái quát sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống: Hệ thống quản lý th viện gồm 4 chức năng lớn sau: + Hệ thống (các chức năng chung của một hệ thống thông tin). + Quản lý độc giả. + Quản lý tài liệu. + Quản lý mợn, trả. Đây là 4 chức năng ở mức cao nhất trong sơ đồ chức năng nghiệp vụ của hệ thống, chúng đợc phân rã thành các chức năng khác nhỏ hơn. Bên cạnh 4 chức năng lớn này còn có một chức năng đợc sử dụng khá thờng xuyên đó là chức năng thống kê, in ấn. Tuy nhiên chức năng này chỉ là chức năng phục vụ cho 4 chức năng chính trên Chơng trình quản lý th viện 10 [...]... hiện ánh xạ thực thể thành bảng: mỗi thực thể thành một bảng + Thực hiện ánh xạ thuộc tính thành cột: tính chất của cột hoàn toàn tơng tự nh tính chất của thuộc tính Thông thờng ánh xạ định danh thành khoá chính + Thực hiện ánh xạ quan hệ thành khoá ngoài tơng ứng với thực thể của đầu nhiều Đặc tính của khoá ngoài đợc xác định bằng đặc tính của khoá chính tơng ứng với thực thể của đầu kia Chơng trình... phục vụ cho việc quản lý và tra cứu, hệ thống cần phải đề cập tới nh: - Thực thể Tác giả: ta cần quản lý một số thuộc tính sau: + Tên tác giả + Học hàm + Học vị - Thực thể Nhà xuất bản: Nhà xuất bản có quan hệ với th viện về mặt cung cấp sách Nhà xuất bản có thể thông báo cho th viện về kế hoạch xuất bản của mình để th viện chủ động đặt sách hoặc có thể xuất bản sách theo đơn đặt hàng riêng của th viện... phân tích tổng thể, phân tích và cụ thể hoá chúng thành các modul thành phần riêng lẻ đảm nhiệm một phần chức năng của hệ thống Sau đó thực hiện liên kết lại thành một thể thống nhất, đa vào sử dụng 4.2 Thiết kế chi tiết: 4.2.1 Dữ liệu đầu vào: Dữ liệu thông tin đầu vào cho hệ thống th viện đợc lấy từ: - Những giấy giới thiệu, những hồ sơ thủ tục cần thiết để làm thẻ Th viện - Các phiếu yêu cầu mợn,... III: Phân tích cơ sở dữ liệu của hệ thống 3.1 Xây dựng mô hình và mối quan hệ giữa các thực thể (E- R) 3.1.1 Mô hình thực thể Khái niệm thực thể (entity): Các thực thể đợc xác định là một một đối tợng có thật, mang thông tin cần thiết cho hệ thống Tên của thực thể phải thể hiện kiểu hay lớp của các đối tợng Trong một bảng dữ lữ liệu (table) thì mỗi thể hiện (instance) của một thực thể tơng đơng với... viện Quản lý độc giả Độc giả Việc thiết kế sơ đồ này nhằm chỉ ra những phơng tiện, biện pháp thực hiện những công việc của hệ thống, chỉ ra hệ thống làm việc nh thế nào, các luồng dữ liệu biểu thị cho các tài liệu liên quan trong lu chuyển thông tin của hệ thống là những bộ Chơng trình quản lý th viện 17 Khoá luận tốt nghiệp Thanh Nhân Sinh viên: Vũ phận hoạt động điều hành Các kho dữ liệu là các tệp... một nhóm ngời hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vực nghiên cứu của hệ thống nhng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tin với hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, và định rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài Đây là phần sống còn của hệ thống, chúng là nguồn cung cấp thông tin cho hệ thống cũng nh chúng nhận các sản phẩm thông tin từ... nhiều một 4 Quan hệ giữa sách và nhà xuất bản - Một sách chỉ thuộc một nhà xuất bản - Một nhà xuất bản thì xuất bản nhiều sách Quan hệ thể hiện: nhiều một Tơng tự nh vậy ta có thể phân tích đợc quan hệ giữa tất cả các thực thể đã phân tích 3.2 Phân tích cơ sở dữ liệu logic của hệ thống Chuyển mô hình thực thể thành mô hình dữ liệu logic sử dụng các nguyên tắc của dữ liệu quan hệ Bao gồm các yếu... giấy báo quá hạn - Phích tra cứu 4.2.3 Thiết kế file dữ liệu: Bao gồm tất cả file dbf, mỗi file chứa một bảng dữ liệu nh đã nêu ở phần trên 4.2.4 Thiết kế kiến trúc chơng trình và đặc tả moduls: Hệ thống quản lí th viện đợc phân làm 3 phân lớp chính: a Phân lớp nhất: Là phân lớp bao trùm tổng thể toàn bộ hệ thống b Phân lớp hai: Là phân lớp của các chức năng chính của hệ thống gồm: - Hệ thống - Quản lí... liệu (data flows): Là luồng thông tin vào hay ra của một chức năng xử lí Bởi vậy nó đợc coi nh các giao diện giữa các thành phần của sơ đồ Tên nhãn Biểu diễn luồng dữ liệu trên sơ đồ Chơng trình quản lý th viện 14 Khoá luận tốt nghiệp Thanh Nhân Sinh viên: Vũ Tên nhãn là tên luồng thông tin mang theo Mũi tên chỉ hớng của luồng thông tin Tên nhãn nhất thiết phải là duy nhất và đợc viết dới dạng danh... đơn thuần là quản lí các thông tin về độc giả của th viện Chức năng cập nhập thông tin độc giả sẽ cập nhập thông tin của độc giả và cấp cho độc giả một thẻ bạn đọc trên có ghi thông tin cá nhân, ghi số thẻ Khi thẻ của độc giả không còn giá trị, chức năng huỷ bỏ sẽ dựa vào số thẻ để xoá độc giả đó trong hồ sơ lu trữ với điều kiện độc giả đó trả hết tài liệu cho Th viện Khi có sự nhầm lẫn hoặc sai sót . triển của công nghệ thông tin. Có thể nói công nghệ thông tin đã đi vào mọi lĩnh vực của đời sống kinh tế- xã hội. Việc áp dụng những thành tựu của công. Thuận lợi: - Giảm công việc thủ công nhàm chán cho cán bộ Th viện. - Cán bộ, sinh viên nói chung sẽ rất thú vị khi công việc của mình hoàn tất nhanh chóng.
