Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC Lời cảm ơn 02 Lời nói đầu 03 Nội dung báo cáo Phần I: khảo sát và báo cáo tình hình công tác văn phòng, văn thư lưu trữ của nhà máy thuốc lá Khánh Hội 05 Chương I: Khảo sát và báo cáo tình hình công tác văn phòng 05 I: Giới thiệu về nhà máy 05 II: Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức nhân sự 07 III: Các loại quy chế, quy định 15 IV: Phân công nhiệm vụ giữa các lãnh đạo 15 V: Báo cáo công tác tổ chức lao động khoa học trong phòng tổ chức hành chính 17 1: Phân công nhiệm vụ giữa trưởng phòng với từng nhân viên 17 2: Khảo sát tình hình trang thiết bị văn phòng 19 Chương II: Khảo sát và báo cáo tình hình công tác soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ của nhà máy 20 I: Về tổ chức công tác văn thư của cơ quan 21 II: Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản 21 1: Việc quảm lý văn bản đến 21 2: Việc quản lý văn bản đi 22 III: Việc quản lý và sử dụng con dấu 22 Phần II: nội dung một số công việc được cơ quan giao 24 Phần III: các phụ lục Kết luận Tài liệu tham khảo SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang1 Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI CẢM ƠN Trước tiên, cho phép em xin gửi lời chúc sức khỏe đến Ban Giám Hiệu, tập thể quý thầy cô trường Đại Học Sài Gòn. Em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô khoa Quản Trị Kinh Doanh đã dành trọn tâm huyết, công sức và thời gian để truyền đạt những kiến thức về quản trị cho chúng em trong suốt quá trình học tập. Nhất là trong thời gian thực tập và làm báo cáo tốt nghiệp, cô Phan Hồng Liên đã hết sức tận tình hướng dẫn, giúp đỡ và bổ sung thêm những kiến thức chuyên môn cũng như những kinh nghiệm thực tiễn vô cùng quý báu cho em, giúp em nâng cao hơn nữa những kiến thức đã học và hoàn thành bài báo cáo này theo đúng yêu cầu mà nhà trường đặt ra. Đồng thời em cũng xin cảm ơn Tổng Công Ty Công Nghiệp Sài Gòn đã tạo điều kiện và giới thiệu em đến thực tập tại Nhà máy thuốc lá Khánh Hội Em xin chân thành cảm ơn Ban Giám Đốc cùng toàn thể nhân viên Nhà máy thuốc lá Khánh Hội. Đặc biệt cho em gửi lời cảm ơn chân thành đến Phòng Tổ Chức Hành Chính, chú Võ Hồng Phong-Phó Giám Đốc và anh Đỗ Thuận Hải đã tận tình, hết lòng giúp đỡ em trong quá trình thực tập, thu thập dữ liệu nhằm hoàn thành bài báo cáo thực tập tốt nghiệp này Trong thời gian thực tập em được tiếp xúc với công việc thực tế rất mới, đầy bỡ ngỡ nên không tránh khỏi những sai lầm thiếu sót. Kính mong Ban lãnh đạo cơ quan cùng các cô chú, anh chị cán bộ cơ quan bỏ qua và thông cảm cho em. Em xin chân thành cảm ơn SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang2 Báo cáo thực tập tốt nghiệp LỜI NÓI ĐẦU  Chúng ta thấy rằng, cho dù là cơ quan quản lý nhà nước, doanh nghiệp nhà nước, doanh nghiệp tư nhân, hay công ty đa quốc gia…cũng không thể thiếu được bộ phận văn phòng, bộ phận này đóng vai trò rất quan trọng hoạt động của cơ quan cũng như doanh nghiệp. Quản trị văn phòng là một lĩnh vực quản trị có nội dung phong phú và phức tạp mà không phải nhà quản lý nào, thủ trưởng nào cũng được trang bị đầy đủ kiến thức về quản trị văn phòng Đối với sinh viên ngành quản trị văn phòng, sau khi tốt nghiệp, công việc của chúng em gắn liền với công tác văn phòng nên việc trang bị kiến thức quản trị văn phòng là hết sức cần thiết. Trong thời gian em học dưới mái Trường Đại Học Sài Gòn. Tuy thời gian không dài nhưng nhờ sự tận tâm tận lực của các thầy, các cô đã truyền đạt cho em những kiến thức vô cùng quý báu, để cho em có được hành trang thật vững vàng. Từ những kiến thức đã học trên lý thuyết nhà trường đã truyền đạt, ngoài ra trường còn tạo điều kiện cho em va chạm vào thực tế để em biết được học và hành là hai công việc khác biệt nhau hoàn toàn. Từ đó em mới biết được “học” là dùng lý thuyết để thuyết phục còn “hành” thì nó là một công việc rất thực tế không giống như lý thuyết. Qua đợt thực tập tốt nghiệp đã khẳng định lại một lần nữa là việc “học” phải đi đôi với "hành” của Nhà trường Khóa thực tập này có ý nghĩa rất quan trọng đối với sinh viên chúng em, giúp cho em củng cố lại những kiến thức đã học , đồng thời gắn cơ sở lý thuyết với thực hành. Bên cạnh đó, thực tập còn tạo điều kiện để em làm quen với hoạt động của các đơn vị hành chính văn phòng. Qua đó tác nghiệp cụ thể một số khâu nghiệp vụ thuộc nhiệm vụ văn phòng để rèn luyện kỹ năng quản trị hành chính văn phòng. Đồng thời còn giúp cho em rèn luyện ý thức, tác phong làm việc của một cán bộ văn phòng trong tương lai. Đối với việc thực tập em luôn bám sát đề cương thực tập và luôn cố gắng tìm hiểu mọi hoạt động của cơ quan để học hỏi, tiếp thu và bổ sung thêm những kiến thức còn thiếu. Đồng thời nhằm tạo điều kiện cho công việc đạt hiệu quả cao em luôn kết hợp lý thuyết và thực tế để hoàn thành báo cáo thực tập đúng thời gian qui định Tuy nhiên trong thời gian thực tập em cũng gặp một số khó khăn và thuận lợi : Thuận lợi: SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang3 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Được sự chỉ bảo tận tình, cụ thể và chi tiết của cán bộ chuyên môn tại cơ quan mà cụ thể là phòng Tổ Chức Hành Chánh. - Mọi thắc mắc trong quá trình thực tập tại cơ quan em đều được các cô, chú giải thích tận tình, cụ thể. - Được tiếp thu kinh nghiệm chuyên môn của cán bộ cơ quan. - Tiếp xúc với trang thiết bị văn phòng hiện đại như: Máy vi tính, máy photocopy, máy fax, điện thọai… Khó khăn Do kiến thức còn hạn chế của một sinh viên nên việc giải quyết công việc còn nhiều lúng túng, chậm chạp và còn nhiều thiếu xót. Em xin trân trọng cám ơn ban lãnh đạo Nhà máy thuốc lá Khánh Hội các cô chú phòng Tổ Chức Hành Chánh đã tạo điều kiện thuận lợi trong quá trình thực tập để em hoàn thành tốt đợt thực tập này. SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN I: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỘI CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO I:GIỚI THIỆU VỀ NHÀ MÁY Tên nhà máy: Nhà Máy thuốc Lá Khánh Hội Trụ sở giao dich: Lô 26-Đường số 3-Khu Công Nghiệp Tân Tạo-Quận Bình Tân Tên đơn vị cấp trên trực tiếp: Tổng Công Ty Công Nghiệp Sài Gòn Chức năng: sản xuất thuốc lá điếu Điện thoại:08.7542388 Fax:750784 Email: khanhhoi@cnn.com.vn 1: VÀI NÉT VỀ LỊCH SỬ HÌNH THÀNH VÀ PHÁT TRIỂN NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỘI: GIAI ĐOAN 1:TỪ 1985 ĐẾN 1992: Từ 1985, nền kinh tế Việt Nam chuyển đổi sang cơ chế thị trường. ngành sản xuất thuốc lá điếu Việt Nam bắt đầu chuyển mình để vươn lên phục vụ cho nhu cầu xã hội. nhiều xí nghiệp sản xuất thuốc lá điếu lần lượt ra đời theo quy luật cùng cạnh tranh để cùng phát triển. Với xu hướng đó, tháng 04/1985, trường dạy nghề 15/10 trực thuộc Quận Đoàn 4 được phép sản xuất thử 20000 gói thuốc lá điếu mang nhãn hiệu Khánh Hội. sản phẩm này đã đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng, nhanh chóng xâm nhập thị trường, mở đầu cho việc hình thành và phát triến Nhà Máy Thuốc Lá Khánh Hội. Ngay từ lúc mới thành lập, xí nghiệp có tên là Xưởng Quốc Doanh Thuốc Lá Khánh Hội, chính thức hoạt động vào ngày 12/08/1985. đến tháng 05/1986 xưởng được SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang5 Báo cáo thực tập tốt nghiệp nâng cấp thành Xí Nghiệp Quốc Doanh Thuốc Lá Khánh Hội có pháp nhân kinh doanh, có hạch toán độc lập, có mộc dấu và tài khoản riêng. Giai đoạn II từ 1993 đến 1997: Trong giai đoạn này, nền kinh tế Việt Nam có nhiều chuyển biến tích cực, mức sống xã hội tăng dần, do vậy nhu cầu tiêu dùng thuốc lá điếu cũng thay đổi tăng thêm về chất. Mặt khác, thị trường thuốc lá điếu cũng bắt dầu phát sinh cạnh tranh gay gắt giữa các doanh nghiệp sản xuất trong nước, giữa sản phẩm nội địa với sản phẩm liên doanh, sản phẩm nhập lậu. Do vậy, để tồn tại và phát triển, xí nghiệp đã tập chung mọi nỗ lực để chuyển đổi mô hình sản xuất từ thủ công sang cơ khí hóa. Năm 1996, xí nghiệp có sự thay đổi tên gọi là Xí Nghiệp Thuốc Lá Khánh Hội. đến tháng 10/1997, xí nghiệp sát nhập vào Công ty thuốc lá Bến Thành trở thành đơn vị phụ thuộc mất pháp nhân kinh tế. Giai đoạn 3 từ 1998 đến 2005: Sau khi sát nhập vào Công ty thuốc lá Bến Thành, với sự hỗ trợ của công ty, xí nghiệp đã được bổ sung thêm các nguồn lực sản xuất như tài chính, cơ sở hạ tầng, máy móc thiết bị…do vậy, sản lượng hàng năm tăng lên một cách đáng kể nhất là khi xí nghiệp di dời ra Khu Công Nghiệp Tân Tạo vào năm 2002. lao động tăng lên và có sự thay đổi về chất, ngoài 3 sản phẩm truyền thống như Khánh Hội tím, Khánh Hội trắng, Olimpic, nhà máy còn phát triển thêm nhiều sản phẩm mới như: BTC, Khánh Hội vàng, Khánh Hội đỏ, Khánh Hội Class "A", Khánh Hội đồng tiền. Sản phẩm lan rộng khắp 11 tỉnh thành từ miền Trung trở vào Nam thông qua hệ thống kênh phân phối khoảng 30 doanh nghiệp đầu mối. Giai đoạn từ 2006 đến nay: Một số đặc điểm của nhà máy trong giai đoạn này; Thay đổi pháp nhân: với chủ trương quản lý của Nhà Nước, Công ty thuốc Lá Bến Thành đổi tên thành Tổng Công Ty Công Nghiệp Sài Gòn và Xí nghiệp thuốc lá Khánh Hội đổi tên thành Nhà máy thuốc lá Khánh Hội với cơ chế hoạt động vẫn như cũ đầu tư thêm một dây chuyền sản xuất liên hợp Decoufle-focke (6000 điếu/phút) để từng bước công nghiệp hóa hiện đại hóa nhà máy Phát triển thêm 2 sản phẩm mới :Dolphin và Samba hiện đang trong giai đoạn giới thiệu sản phẩm mới Sản lượng trong giai đoạn này phát triển tuơng đối ổn định năm 2006 : 157 triệu gói/năm, năm 2007:177,3 triệu gói/năm Với quyết tâm vừa sản xuất vừa xây dựng để tồn tại và phát triển, đến nay Nhà máy thuốc lá Khánh Hội đã đạt được một số thành tựu và trở thành một trong những doanh nghiệp Nhà Nước làm ăn có hiệu quả đóng góp cho năng xuất nhà nước rất lớn (hàng trăm tỷ đồng /năm) SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang6 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Để nâng cao năng lực quản lý và đáp ứng yêu cầu ngày càng cao của khách hàng, hiện nay nhà máy đã xây dựng và áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO 9001:2000. 2: CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỘI Nhà máy thuốc lá khánh hội bao gồm 08 bộ phận và phân xưởng sản xuất. mỗi bộ phận được quy định cụ thể về chức năng, nhiệm vụ SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang7 Báo cáo thực tập tốt nghiệp II:QUY ĐỊNH CỤ THỂ VỀ CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, CƠ CẤU TỔ CHỨC NHÂN SỰ CỦA CÁC BỘ PHẬN VÀ PHÂN XƯỞNG SẢN XUẤT 1: Bộ phận Tổ Chức Hành Chính-lao động tiền lương Bộ phận Tổ Chức-Hành Chính hiện có 30 người. Trong đó có 01 trưởng phòng phụ trách về lao động tiền lương, 01 nhân viên phụ trách công tác bảo hiểm, 01 nhân viên văn thư, 01 thư ký ban ISO, 14 bảo vệ, 1 tạp vụ, nhân viên nhà ăn 07 người, và nhân viên lái xe 04 người Bộ phận Tổ Chức Hành Chính thực hiện chức năng nhiệm vụ sau: 1.1 Chức năng: Là bộ phận tham mưu, giúp việc cho Ban Giám Đốc xí nghiệp trong các nhiệm vụ sau: - Tổ chức bộ máy và quản lý nhân sự -Nghiên cứu, tổ chức, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, chính sách về lao động - tiền lương trong toàn Xí nghiệp theo qui định của Bộ luật lao động và các chính sách về lao động của Nhà Nước. Toàn bộ các công tác quản trị, hành chính, phục vụ đối nội, đối ngoại liên quan đến việc điều hành mọi hoạt động của xí nghiệp. 1.2:Nhiệm vụ: Thực hiện những công việc cụ thể về tổ chức bộ máy điều hành, quản lý nhân sự của doanh nghiệp, căn cứ vào luật lao dộng, văn bản thỏa ước lao động tập thể, nội quy xí nghiệpp và các chủ trương chính sách của nhà nước về lao động, nhằm hoàn thành tốt kế hoạch sản xuất kinh doanh, đạt hiệu quả kinh tế cao. - Nhân sự- lao độmg: + Căn cứ nhu cầu thực hiện nhiệm vụ sản xuất-kinh doanh của xí nghiệp trong từng giai đoạn nhất định, mà lập kế hoạch và tổ chức thực hiện việc tuyển dụng, điều động, thuyên chuyển, đề bạt, sắp xếp, đào tạo và bố trí nhân sự theo đúng yêu cầu, đúng người, đúng việc. Tổ chức quản lý lao động khoa học và không ngừng hợp lý hóa, tăng năng suất, nhằm phát huy cao nhất mọi nguồn năng lực và hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý của mỗi cán bộ công nhân viên. + Quản lý, lưu trữ lý lịch và hồ sơ của cán bộ, công nhân viên. Thực hiện tốt công tác bảo vệ an ninh chính trị nội bộ. + Xây dựng, phổ biến, kiểm tra theo dõi thực hiện nội quy, quy định của xí nghiệp, và các chế độ, chính sách của nhà nước về lao động và an toàn lao động. + Tổ chức việc học tập, giáo dục và đưa vào thực hiện các chủ trương, chính sách và pháp luật của nhà nước, nhằm bảo đảm việc chấp hành tốt mọi nghĩa vụ công dân trong cán bộ công nhân viên. - Tiền lương và các chế độ khác: + Tham gia công tác xây dựng quỹ lương, đơn giá, định mức lao động và tiền lương. Chịu trách mhiệm hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện. theo dõi, ghi chép, kiểm SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang8 Báo cáo thực tập tốt nghiệp tra, công tác chấm công lao động. giải quyết đúng, đầy đủ các chế độ về tiền lương phụ cấp, bảo hiểm xã hội , trong xí nghiệp. + Phối hợp công ty thi nâng bậc, nâng lương theo niên hạn cho cán bộ công nhân viên theo chính sách và quy định hiện hành. + Xây dựng, phổ biến, đưa vào thực hiện các quy chế thi đua khen thưởng và kỷ luật lao động . - Giáo dục và đào tạo : + Thực hiện công tác đào tạo chung về mọi mặt: chuyên môn, nghiệp vụ, phổ cập văn hóa, học tập lý luận chính trị, giáo dục tư tưởng…cho cán bộ công nhân viên. + Chịu trách nhiệm lập kế hoạch, tổ chức thực hiện công tác đào tạo và đào tạo lại các kỹ năng và kiến thức chuyên môn, nghiệp vụ cần thiết cho từng loại công việc, bậc thợ, nghành nghề khác nhau. + Đánh giá kết quả đào tạo, huấn luyện, từ đó theo dõi tiến bộ của từng cán bộ công nhân viên, làm cơ sở để bố trí, sắp xếp nhân sự, phục vụ cho nhu cầu sử dụng trước mắt và lâu dài của xí nghiệp - Thực hiện công tác quản lý hành chánh: + Về văn thư: chuyển, nhận, phát, lưư trữ, đánh máy, sao chép…, các loại công văn, tài liệu. + Về nghiệp vụ và trang thiết bị phục vụ dùng cho thông tin liên lạc: điện thoại, fax… + Về luật pháp (pháp chế): tiến hành nghiên cứu, học tập, đưa vào triển khai thực hiện các văn bản pháp quy, và những chủ trương, chế độ chính sách của Nhà Nước có liên quan đến hoạt động của xí nghiệp. - Xây dựng lực lượng: bảo vệ chuyên nghiệp, lực lượng tự vệ, PCCC và phương tiện, dụng cụ PCCC, đảm bảo an toàn xí nghiệp. - Tổ chức phục vụ: bố trí tổ xe và tổ bốc xếp vận chuyển vật tư, hàng hóa cho sản xuất kinh doanh, đưa đón cán bộ công nhân viên đi công tác. Chịu trách nhiệm bảo quản xe tốt. - Chăm lo đời sống: phục vụ ăn uống giữa ca, vệ sinh lao động, bảo hiểm, y tế, trang bị bảo hộ lao động, văn thể mỹ…trong toàn xí nghiệp. 2: Bộ phận kế toán-tài chính-thống kê: Bộ phân kế toán bao gồm 4 nhân viên. Trong đó có 1 trưởng phòng, 1 phó phòng, 1 thủ quỹ và 1 kế toán công nợ. 2.1 chức năng: Bộ phận kế toán có chức năng giúp cho Giám Đốc tổ chứcvà chỉ đạo thực hiện toàn bộ công tác thống kê, thông tin kinh tế và hạch toán kinh tế toàn xí nghiệp theo quy chế tài chính và hạch toán kinh doanh do Công ty ban hành và theo pháp luật Nhà Nước hiện hành. 2.2 nhiệm vụ SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang9 Báo cáo thực tập tốt nghiệp - Chịu trách nhiệm tổ chức, thực hiện toàn bộ về nghiệp vụ tài chánh, kế toán, thống kê ở xí nghiệp theo đúng quy chế của Công ty và pháp luật Nhà Nước hiện hành. -Thiết lập dự toán, kế hoạch tài chính trong phạm vi xí nghiệp theo các chỉ tiêu kế hoạch sản xuất kinh doanh và các chỉ tiêu kế hoạch khác do công ty giao. -Mở đầy đủ sổ sách chi tiết và tổng hợp, ghi chép cập nhật số liệu kịp thời, rõ ràng, chính xác,trung thực và khách quan tất cả các nghiệp vụ kế toán phát sinh. -Lập báo cáo tài chánh và báo cáo thống kê theo đúng quy định, gửi về công ty kịp thời, kèm theo chứng từ gốc có đầy đủ chữ ký của người có kinh nghiệm. -Quản lý thu chi quỹ tiền mặt, việc gửi tiền vào và nhận ra qua hoạt động giao dịch với các ngân hàng có liên quan. -Theo dõi, đối chiếu, quản lý trên sổ sách toàn bộ vật tư, hàng hóa ….của toàn xí nghiệp. -Căn cứ luật và các quy định của nhà nước để xây dựng kế hoạch nộp thuế và các khoản khác vào ngân sách nhà nước theo đúng quy định hiện hành. -Chiết tính giá thành và lập báo cáo hàng tháng cho từng lọai sản phẩm gửi về công ty theo đúng quy định và kịp thời. -Quyết toán tháng, quý, 6 tháng và năm để làm sáng tỏ tình hình tài chính, kết quả kinh doanh của xí nghiệp báo cáo Ban Giám Đốc xí nghiệp và cấp trên xem xét. -Thực hiện tổng kiểm kê cuối năm về tài sản, hàng hóa tồn kho. -Tổng kết hoạt động sản xuất kinh doanh, so sánh các chỉ tiêu kế hoạch và thực hiện, nhằm tìm ra nguyên nhân và đề xuất biện pháp đối phó trong phạm vi xí nghiệp. 3: Bộ phận Kế Hoạch -Vật Tư. Bộ phận Kế Hoạch-Vật Tư bao gồm 12 nhân viên, trong đó bao gồm 1trưởng phòng, 1 phó phòng và 10 nhân viên. 3.1 Chức năng: Bộ phận Kế Hoạch-Vật Tư có chức năng tham mưu cho Giám Đốc xí nghiệp trong các nghiệp vụ: Lập, theo dõi, thực hiện các kế hoạch liên quan tới tình hình sản xuất kinh doanh, cung ứng, tiêu thụ sản phẩm và nghiên cứu thị trường; lập, theo dõi thực hiện các hợp đồng ký kết với các thành phần kinh tế trong nước, quản lý kho tàng, tổ chức vận chuyển,giao nhận, xuất nhập nguyên liệu, vật tư, thành phẩm. 3.2 Nhiệm vụ: Lập và thực hiện các kế hoạch sản xuất kinh doanh dài hạn, trung và ngắn hạn (tháng, quý, năm, 5 năm) - Xây dựng kế hoạch sản xuất kinh doanh của xí nghiệp sao cho sát với tình hình thực tế, trên cơ sở tham khảo các bộ phận nghiệp vụ chuyên môn tại xí nghiệp và các phòng nghiệp vụ của công ty nếu có: + Lập kế hoạch sản xuất kinh doanh tháng, năm. + Cần theo dõi sát tình hình biến động thị trường, nhằm kịp thời đáp ứng yêu cầu của khách hàng. SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang10 [...]... II:KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC SOẠN THẢO VĂN BẢN VÀ CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ CỦA NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỘI: I: Về tổ chức công tác văn thư cơ quan: Do quy mô của nhà máy nhỏ hẹp, số lượng cán bộ, công nhân viên trong nhà máy ít, chỉ khoảng trên 300 người , do đó nhà máy vẫn chưa thành lập phòng hay bộ phận văn thư riêng mà chỉ bố trí cán bộ văn thư chuyên trách đảm nhiệm công tác văn thư. .. hành văn bản đi Tùy theo từng loại văn bản, có những văn bản do các bộ phận trực tiếp phát hành đi,tuy nhiên hầu hết những văn bản là do bộ phận Tổ Chức Hành Chính làm thủ tục chuyển phát đến nơi cần gửi - Cách lưu văn bản đi của nhà máy: Văn bản đi được lưu lại tổ văn thư đồng thời lưu lại một bản tại đơn vị soạn thảo bản lưu văn bản đi tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền văn. .. thư cho toàn nhà máy Số lượng cán bộ nhân viên văn thư là 01 nhân viên, có trình độ chuyên môn về nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ II: Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản của cơ quan: 1) Việc quản lý văn bản đến: - Nhà máy thuốc lá Khánh Hội là nhà máy trực thuộc Tổng Công Ty Công Nghiệp Sài Gòn do đó phần lớn các văn bản đến là của Tổng Công Ty Công Nghiệp Sài Gòn để chỉ đạo và xử lý công việc,... nhiệm nhận văn bản dến và đăng ký vào sổ lưu văn bản đến sau đó bộ phận bảo vệ chuyển các văn bản đến vào phòng Tổ chức -Hành chính Phòng Tổ Chức Hành Chính tiếp nhận các văn bản đến và ký nhận vào sổ lưu văn bản đến trước khi nhận phải kiểm tra sơ bộ về số lượng văn bản, tình trạng bì, dấu niêm phong… B2: Phân loại sơ bộ và bóc bì văn bản dến: Sau khi tiếp nhận văn bản dến, nhân viên văn thư phân loại... Nghiệp Sài Gòn do đó nhà máy không có con dấu riêng sử dụng con dấu chung của Tổng công ty Công Nghiệp Sài Gòn Do đó con dấu do Tổng công ty Công Nghiệp Sài Gòn quản lý Nhà máy khi cần đóng dấu phải lên tổng công ty đóng dấu *Nhận xét: - Ưu điểm: nhà máy đã bố trí cán bộ văn thư đảm nhiệm công tác văn thư của nhà máy và thực hiện các khâu nghiệp vụ công tác văn thư theo đúng quy định của Nghị Định số 110/2004/NĐ-CP... quyết căn cứ vào ý kiến của người có thẩm quyền 2: việc quản lý văn bản đi - Những loại văn bản mà nhà máy thư ng ban hành: Bao gồm: kế hoạch, báo cáo, quyết định, thông báo Những loại văn bản mà nhà máy thư ng ban hành bao gồm: kế hoạch, báo cáo, quyết định, thông báo (Mẫu xem phụ lục VII) - Quy trình quản lý văn bản đi: Các văn bản do các bộ phận tự xây dựng, sau khi hoàn thành khâu soạn thảo các bộ... luật - Công cụ đăng ký văn bản đi: sổ đăng ký văn bản đi - Quy trình ban hành văn bản đi Văn bản đi được quản lý theo trình tự sau: Bước 1: Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn bản, ghi số, ngày tháng văn bản Bước 2: Đăng ký văn bản Bước 3: Chuyển phát văn bản đi III: VIỆC QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU Hiện nay, do Nhà máy thuốc lá Khánh Hội là một nhà máy trực thuộc Tổng công ty Công Nghiệp... cán bộ văn phòng trong tương lai SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang25 Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN III - CÁC PHỤ LỤC I LỊCH CÔNG TÁC TUẦN II KẾ HOẠCH CÔNG TÁC THÁNG CỦA PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH III TỰ SOẠN THẢO VÀ TRÌNH BÀY 3 VĂN BẢN (THÔNG BÁO; BÁO CÁO; KẾ HOẠCH) IV SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐÊN VĂN BẢN ĐI(TRANG BÌA VÀ 1 TRANG NỘI DUNG) V TRÌNH BÀY MỘT HỒ SƠ NGUYÊN TẮC(TỜ BÌA VÀ TRANG MỤC LỤC VĂN BẢN )... ngoài ra còn có các văn bản của các Khu Công Nghiệp, các Công ty đối tác, các Doanh nghiệp… - Số lượng văn bản gửi đến trong 1 năm không nhiều cụ thể là: SVTT: Nguyễn Thị Hòa trang21 Báo cáo thực tập tốt nghiệp Năm 2007: có 145 văn bản đến Năm 2008: có 163 văn bản đến - Công cụ để đăng ký văn bản dến là : sổ đăng ký văn bản đến - Quy trình tiếp nhận: B1: Tiếp nhận văn bản: Văn bản đến được chuyển đến... loại sơ bộ các bì văn bản và xử lý như sau: Đối với các bì văn bản có đề gửi cho các đoàn thể trong nhà máy, các tổ chức, các bộ phận cụ thể trong nhà máy hay có đề đích danh người nhận thì nhân viên văn thư gửi không bóc bì mà gửi trực tiếp cho các bộ phận hay cá nhân đó Những văn bản có liên quan đến công việc chung của toàn nhà máy thì nhân viên văn thư bóc bì văn bản B3: Đóng dấu đến và ghi số ngày . II: Khảo sát và báo cáo tình hình công tác soạn thảo văn bản và công tác văn thư lưu trữ của nhà máy 20 I: Về tổ chức công tác văn thư của cơ quan 21 II: Về tổ chức quản lý và ban hành văn bản. trang4 Báo cáo thực tập tốt nghiệp PHẦN I: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO TÌNH HÌNH CÔNG TÁC VĂN PHÒNG, VĂN THƯ, LƯU TRỮ CỦA NHÀ MÁY THUỐC LÁ KHÁNH HỘI CHƯƠNG I: KHẢO SÁT VÀ BÁO CÁO I:GIỚI THIỆU VỀ NHÀ MÁY Tên. Báo cáo thực tập tốt nghiệp MỤC LỤC Lời cảm ơn 02 Lời nói đầu 03 Nội dung báo cáo Phần I: khảo sát và báo cáo tình hình công tác văn phòng, văn thư lưu trữ của nhà máy thuốc lá