SAMPLE 11 Chѭѫng 1. VĂN BҦN Trong chѭѫng này 1.1 Giӳ các tiêu ÿӅ bҧng trong khung nhìn 1.2 Tính tәng mӝt cӝt trong bҧng 1.3 Tính thuӃ cho mӝt hóa ÿѫn 1.4 Nêu bұt mӑi thӇ hiӋn cӫa mӝt tӯ hay cөm tӯ 1.5 Sӱ dөng AutoCorrect ÿӇ chèn chӳ ký cӫa bҥn 1.6 Sӱ dөng AutoCorrect ÿӇ nhұp văn bҧn thҧo sҹn 1.7 Sӱ dөng văn bҧn thҧo sҹn làm khӕi xây dӵng AutoText 1.8 Tҥo mӕc giӳ chӛ “nhҳp-và-gõ” 1.9 Yêu c ҫ u ngѭӡi dùng nhұp dӳ liӋu 1.10 Tҥo mӝt mөc AutoCorrect ÿӝng 1.11 Thêm văn bҧn giҧ vào tài liӋu 1.12 Chèn siêu liên kӃt vào tài liӋu 1.13 HiӇn thӏÿӝ dài cӫa các câu trong tài liӋu 1.14 Tìm câu dài nhҩt trong mӝt tài liӋu 1.15 Ĉҧo trҥng thái ҭn/hiӋn văn bҧn và mã ҭn 1.16 Tҥo mӝt tӯÿiӇn kiӇm tra chính tҧ tùy biӃn 1.17 Chèn biӇu thӭc toán hӑc 1.18 Sӱ dөng wildcard ÿӇ tìm các chӳÿһc bi Ӌt 1.19 Sӱ dөng mã ÿӇ tìm các chӳ, ÿӏnh dҥng, trѭӡng, hoһc các ký tӵÿһc biӋt http://dvpub.vn/dv/details.aspx?itemid=396 &UHDWHGE\1JX\ӉQ1JӑF%uQK3KѭѫQJ SAMPLE 12 Con ngѭӡi cҫn hai năm ÿӇ biӃt tiӃng nói nhѭng cҫn sáu mѭѫi năm ÿӇ giӳ gìn lӡi ăn tiӃng nói. Laphongvante http://dvpub.vn/dv/details.aspx?itemid=396 &UHDWHGE\1JX\ӉQ1JӑF%uQK3KѭѫQJ SAMPLE 13 Chѭѫng 1. Văn bҧn- Thӫ thuұt Microsoft Word 2007 1.1 Giӳ các tiêu ÿӅ bҧng trong khung nhìn Các bҧng (table) trong Word là mӝt phѭѫng cách tuyӋt vӡi ÿӇ hiӇn thӏ dӳ liӋu hàng và cӝt mӝt cách gӑn gàng và hiӋu quҧ. Ngoài ra, vӟi các kiӇu dáng (style) mӟi cho bҧng trong Word 2007 , bҥn có thӇ tҥo nên các bҧng rҩt bҳt mҳt chӍ vӟi vài cú nhҳp chuӝt. Tuy nhiên, các bҧng nhiӅu trang gһp mӝt trӣ ngҥi: Hàng tiêu ÿӅ (header row) cӫa bҧng chӍ xuҩt hiӋn trên trang ÿҫu tiên, cho nên khi bҥn duyӋt sang trang nào khác, hàng tiêu ÿӅ biӃn mҩt, và dӳ liӋu trӣ nên khó ÿӑc. Mӝt cách ÿӇ giҧi quyӃt vҩn ÿӅ này là chia cӱa sә tài liӋu (document window) thành hai khung (pane): Bҥn giӳ hàng tiêu ÿӅ trong khung phía trên và sӱ dөng khung phía dѭӟ i ÿӇ duyӋt phҫn còn lҥi cӫa bҧng. ĈӇ chia cӱa sә tài liӋu, bҥn có hai tùy chӑn: 9 Chӑn View , Split ÿӇ hiӇn thӏ thanh chia (split bar). Sӱ dөng chuӝt hay bàn phím (mNJi tên lên và xuӕng) ÿӇ di chuyӇn thanh chia tӟi cҥnh dѭӟi cӫa hàng tiêu ÿӅ rӗi nhҳp (hoһc nhҩn Enter ). 9 Nhҳp và kéo nút Split hiӇn thӏӣÿҫu thanh cuӝn ÿӭng (bên trên nút View Ruler ) rӗi thҧ nó lên cҥnh dѭӟi cӫa hàng tiêu ÿӅ. Hình 1.1 cho thҩy cӱa sә tài liӋu ÿѭӧc chia làm ÿôi vӟi khung trên hiӇn thӏ hàng tiêu ÿӅ và khung dѭӟi hiӇn thӏ phҫn còn lҥi cӫa bҧng. ĈӇ trӣ vӅ khung nhìn bình thѭӡng, chӑn View , Remove Split hoһc nhҳp ÿúp vào thanh chia. Hình 1.1 Chia cӱa sә tài liӋu thành hai khung ÿӇ giӳ các tiêu ÿӅ bҧng trong tҫm nhìn. http://dvpub.vn/dv/details.aspx?itemid=396 &UHDWHGE\1JX\ӉQ1JӑF%uQK3KѭѫQJ SAMPLE 14 Chѭѫng 1. Văn bҧn- Thӫ thuұt Microsoft Word 2007 Mӝt giҧi pháp khác là cҩu hình cho bҧng lһp lҥi hàng tiêu ÿӅ cӫa nó trên mӛi trang. Cách này không hay bҵng cách chia cӱa sә vì hàng tiêu ÿӅ vүn bӏ cuӝn khӓi tҫm nhìn nӃu thiӃt lұp hiӋn hành không cho phép bҥn thҩy ít nhҩt nguyên mӝt trang dӳ liӋu cùng mӝt lúc. Tuy nhiên vӟi cách này, dӉ dàng duyӋt tài liӋu hѫn và hàng tiêu ÿӅ cNJng hiӇn thӏӣÿҫu ÿҫu mӛi trang khi in tài liӋu. # Có hai cách ÿӇ thҩy ít nhҩt nguyên mӝt trang cӫa tài liӋu tҥi mӑi thӡi ÿiӇm. Trong Word, ÿiӅu chӍnh thiӃt lұp Zoom xuӕng cho ÿӃn khi bҥn thҩy toàn bӝ trang. Cách dӉ nhҩt ÿӇ làm ÿiӅu này là ҩn giӳ phím Ctrl rӗi xoay nút wheel cӫa chuӝt (tiӃn tӟi ÿӇ phóng to; quay lui ÿӇ thu nhӓ). Bҥn cNJng có thӇ chӑn View , Zoom (hoһc nhҳp giá trӏ Zoom Level trong thanh trҥng thái), chӑn Whole Page, rӗi nhҳp OK. Cách khác là tăng ÿӝ phân giҧi màn hình cӫa Windows. Trong Vista, nhҳp phҧi vào Desktop, chӑn Personalize, nhҳp Display Settings, rӗi kéo thanh trѭӧt Resolution vӅ phía High. Trong Windows XP, nhҳp phҧi vào Desktop, chӑn Properties, chӑn thҿ Settings, rӗi kéo thanh trѭӧt Screen Resolution vӅ phía More. ĈӇ hiӇn thӏ hàng tiêu ÿӅ ӣ ÿҫu mӛi trang, nhҳp bên trong bҧng ÿӇ kích hoҥt thҿ Table Tools , rӗi chӑn Layout , Repeat Header Rows . Hình 1.2 cho thҩy mӝt khung nhìn hai trang (chӑn View , Two Pages ), trong ÿó bҥn có thӇ thҩy hàng tiêu ÿӅ ӣ ÿҫu cҧ hai trang. Hình 1.2 Kích hoҥt lӋnh Repeat Header Rows ÿӇ thҩy hàng tiêu ÿӅ ӣ ÿҫu mӛi trang. 1.2 Tính tәng mӝt cӝt trong bҧng Các bҧng trong Word giúp tә chӭc văn bҧn thành các hàng và cӝt, và cung cҩp mӝt tùy chӑn layout (bӕ cөc) cho danh sách và các dӳ liӋu khác. Tuy nhiên, các bҧng sӁ mҥnh và ÿӝng khi bҥn áp dөng công thӭc cho nhӳng dӳ liӋu sӕ bên trong các hàng hay cӝt cӫa bҧng. Ví dө, nӃu http://dvpub.vn/dv/details.aspx?itemid=396 &UHDWHGE\1JX\ӉQ1JӑF%uQK3KѭѫQJ SAMPLE 15 Chѭѫng 1. Văn bҧn- Thӫ thuұt Microsoft Word 2007 có mӝt bҧng gӗm doanh thu cӫa các phòng ban khác nhau, bҥn có thӇ hiӇn thӏ tәng doanh thu trong mӝt ô ӣ chuӕi bҧng. Tѭѫng tӵ, nӃu bҧng chӭa mӝt hóa ÿѫn vӟi mӝt cӝt là giá tiӅn cho mӛi khoҧn mөc, bҥn có thӇ hiӇn thӏ tәng giá hóa ÿѫn trong mӝt ô. ĈӇ ÿѭa công thӭc vào bҧng, bҥn có thӇ sӱ dөng tham chiӃu tѭѫng ÿӕi (relative referencing): Tham chiӃu tѭѫng ÿӕi Mô tҧ ABOVE Tҩt cҧ các ô bên trên ô công thӭc trong cùng mӝt cӝt. BELOW Tҩt cҧ các ô bên dѭӟi ô công thӭc trong cùng mӝt cӝt. LEFT Tҩt cҧ các ô bên trái ô công thӭc trong cùng mӝt hàng. RIGHT Tҩt cҧ các ô bên phҧi ô công thӭc trong cùng mӝt hàng. ĈӇ hiӇn thӏ tәng các giá trӏ hiӇn thӏ trong cӝt bên trên mӝt ô, bҥn ÿһt công thӭc =SUM(ABOVE) trong mӝt trѭӡng Word tҥi ô ÿó: 1. Nhҳp bên trong ô. 2. Nhҩn Ctrl+F9 ÿӇ tҥo mӝt trѭӡng Word mӟi. 3. Gõ =SUM(ABOVE) . 4. Nhҩn F9 . Word sӁ cұp nhұt ô ÿӇ hiӇn thӏ tәng cӫa các ô bên trên nó. Hình 1.3 Thành tiӅn trong hóa ÿѫn này ÿѭӧc tính bҵng công thӭc =SUM(ABOVE). http://dvpub.vn/dv/details.aspx?itemid=396 &UHDWHGE\1JX\ӉQ1JӑF%uQK3KѭѫQJ SAMPLE 16 Chѭѫng 1. Văn bҧn- Thӫ thuұt Microsoft Word 2007 Hình 1.3 cho thҩy trѭӡng công thӭc (formula field) này trong ô THÀNH TIɽN (cho kӃt quҧ là 1,482,000 VNĈ ). ĈӇ ý rҵng ô này ÿѭӧc ÿánh dҩu vӟi tên Subtotal ÿӇ bҥn có thӇ sӱ dөng tên ÿó trong công thӭc (vҩn ÿӅ này sӁÿѭӧc bàn kӻ trong mөc “Tính thuӃ cho mӝt hóa ÿѫn”). Ví dө này sӱ dөng hàm SUM , nhѭng Word còn cung cҩp nhiӅu hàm khác nӳa, các hàm này ÿѭӧc liӋt kê trong Bҧng 1.1. Bҧng 1.1 Các hàm cho trѭӡng công thӭc (formula field) Hàm Trҧ vӅ ABS(x) Trӏ tuyӋt ÿӕi cӫa x . AND(x,y) 1 nӃu cҧ x và y ÿӅu ÿúng; 0 nӃu ngѭӧc lҥi. AVERAGE(x,y,z, ) Trӏ trung bình cӫa danh sách gӗm các giá trӏÿѭӧc cho bӣi x , y , z , COUNT(x,y,z, ) Sӕ phҫn tӱ trong danh sách gӗm các giá trӏÿѭӧc cho bӣi x , y , z , DEFINED(x) 1 nӃu biӇu thӭc x có thӇ tính ÿѭӧc; 0 nӃu ngѭӧc lҥi. FALSE 0. INT(x) Phҫn nguyên cӫa x . MIN(x,y,z, ) Giá trӏ nhӓ nhҩt trong danh sách gӗm các giá trӏÿѭӧc cho bӣi x , y , z , MAX(x,y,z, ) Giá trӏ lӟn nhҩt trong danh sách gӗm các giá trӏÿѭӧc cho bӣi x , y , z , MOD(x,y) Phҫn dѭ khi chia x cho y . NOT(x) 1 nӃu x sai; 0 nӃu x ÿúng. OR(x,y) 1 nӃu x hoһc y ÿúng; 0 nӃu cҧ x và y ÿӅu sai. PRODUCT(x,y,z, ) KӃt quҧ cӫa phép nhân các phҫn tӱ trong danh sách gӗm các giá trӏ ÿѭӧc cho bӣi x , y , z , ROUND(x,y) Giá trӏ x ÿѭӧc làm tròn ÿӃn y chӳ sӕ thұp phân. SIGN(x) 1 nӃu x dѭѫng; -1 nӃu x âm. SUM(x,y,z, ) Tәng cӫa các phҫn tӱ trong danh sách gӗm các giá trӏÿѭӧc cho bӣi x , y , z , TRUE 1. 1.3 Tính thuӃ cho mӝt hóa ÿѫn Mӝt phép tính phә biӃn trên bҧng là tính thuӃ cho mӝt hóa ÿѫn dӵa trên giá tiӅn cӫa các khoҧn mөc. ĈӇ thӵc hiӋn phép tính này, bҥn cNJng sӱ dөng mӝt trѭӡng (field), nhѭng vì cҫn tham khҧo các ô cө thӇ trong công thӭc, bҥn sӁ sӱ dөng “tham chiӃu tuyӋt ÿӕi” (absolute http://dvpub.vn/dv/details.aspx?itemid=396 &UHDWHGE\1JX\ӉQ1JӑF%uQK3KѭѫQJ SAMPLE 17 Chѭѫng 1. Văn bҧn- Thӫ thuұt Microsoft Word 2007 referencing), cNJng tѭѫng tӵ nhѭ “tham khҧo ô” (cell referencing) cӫa Excel . Ĉó là, các cӝt cӫa bҧng ÿѭӧc gán các chӳ cái A (cho cӝt thӭ nhҩt), B (cho cӝt thӭ hai), và tiӃp tөc; các hàng cӫa bҧng ÿѭӧc gán các sӕ 1 (cho hàng thӭ nhҩt), 2 (cho hàng thӭ hai), và tiӃp tөc. Dѭӟi ÿây là mӝt sӕ ví dө: Tham chiӃu tuyӋt ÿӕi Mô tҧ A1 Ô trong hàng ÿҫu tiên và cӝt ÿҫu tiên. D5 Ô trong hàng thӭ năm và cӝt thӭ tѭ. A1,D5 Ô A1 và D5 . A1:D5 Vùng chӳ nhұt ÿѭӧc tҥo bӣi A1 ӣ góc trên trái và D5 ӣ góc dѭӟi phҧi. B:B Tҩt cҧ các ô trong cӝt thӭ hai. 3:3 Tҩt cҧ các ô trong hàng thѭ ba. Ví dө, trong hóa ÿѫn ӣ Hình 1.3, giá tiӅn cho mөc Thͧ thuɪt Visual Basic 6 ÿѭӧc suy tӯ trѭӡng công thӭc sau: { =A2 * C2 } , NӃu bҥn muӕn sӱ dөng mӝt tham chiӃu tuyӋt ÿӕi cho toàn bӝ mӝt cӝt (nhѭ A:A) hay toàn bӝ mӝt hàng (nhѭ 1:1), ÿҧm bҧo rҵng bҥn ÿһt công thӭc trong mӝt hàng hay cӝt khác. Ví dө, xét trѭӡng công thӭc sau: { =SUM(A:A) } Công thӭc này tính tәng tҩt cҧ các giá trӏ ô trong cӝt ÿҫu tiên. Tuy nhiên, nӃu bҥn chèn trѭӡng vào mӝt ô trong cӝt A, kӃt quҧ trѭӡng cNJng sӁÿѭa vào tәng khi bҥn cұp nhұt trѭӡng. Trong Excel, ÿiӅu này ÿѭӧc báo là mӝt tham chiӃu vòng (circular reference). Trong Word, bҥn chӍ nhұn ÿѭӧc kӃt quҧ sai. Cuӕi cùng, bҥn cNJng có thӇ sӱ dөng bookmark ÿӇ tҥo công thӭc có các toán hҥng (operand). Ví dө, nӃu bҥn chӑn mӝt ô và chèn mӝt bookmark vӟi tên là GrossMargin , bҥn có thӇ tham khҧo ô ÿó bҵng tên bookmark nhѭ sau: { =B3 * GrossMargin } Trong hóa ÿѫn ӣ Hình 1.3, mӝt bookmark có tên là Subtotal ÿѭӧc gán cho ô THÀNH TIɽN . ĈӇ tính giá trӏ thuӃ (giҧ sӱ thuӃ là 5%), sӱ dөng trѭӡng công thӭc sau: { =Subtotal * .05 } Í ĈӇ tҥo mӝt bookmark, chӑn text rӗi chӑn Insert | Bookmark ÿӇ mӣ hӝp thoҥi Bookmark. Gõ mӝt tên trong hӝp Bookmark Name rӗi nhҳp Add. Hình 1.4 cho thҩy tҩt cҧ các công thӭc ÿѭӧc sӱ dөng trong hóa ÿѫn (ÿӇ ý rҵng mӛi trѭӡng công thӭc còn chӭa \# “0,000 VNĈ ” nhҵm báo vӟi Word hiӇn thӏ kӃt quҧӣ dҥng VNĈ). Í ĈӇ ÿҧo mӝt trѭӡng giӳa hiӇn thӏ kӃt quҧ cӫa nó và mã cӫa nó, nhҳp chӑn trѭӡng ÿó rӗi nhҩn Shift+F9. NӃu thay ÿәi dӳ liӋu, bҥn có thӇ cұp nhұt mӝt trѭӡng bҵng cách nhҳp chӑn nó rӗi nhҩn F9. http://dvpub.vn/dv/details.aspx?itemid=396 &UHDWHGE\1JX\ӉQ1JӑF%uQK3KѭѫQJ SAMPLE 18 Chѭѫng 1. Văn bҧn- Thӫ thuұt Microsoft Word 2007 Hình 1.4 Các công thӭc ÿѭӧc sӱ dөng ÿӇ tính các giá trӏÿѭӧc trình bày trong hóa ÿѫn ӣ Hình 1.3.  ĈӇ biӃt cách sӱ dөng macro ÿӇ cұp nhұt tҩt cҧ các trѭӡng mӝt lѭӧt, xem mөc 3.19 “Tӵÿӝng cұp nhұt tҩt cҧ các trѭӡng”. 1.4 Nêu bұt mӑi thӇ hiӋn cӫa mӝt tӯ hay cөm tӯ NӃu sӱ dөng thanh công cө Google khi duyӋt web, có lӁ bҥn ÿã tӯng thӱ qua mӝt trong nhӳng tính năng hӳu ích nhҩt cӫa nó: nút Highlight . Ví dө, sau khi bҥn thӵc hiӋn tìm kiӃm mӝt tӯ và duyӋt mӝt trang, nhҳp nút này sӁ tô sáng mӑi thӇ hiӋn cӫa tӯÿó trong trang. Ĉó là mӝt cách rҩt hay ÿӇ biӃt chính xác vӏ trí cӫa thông tin bҥn muӕn, nó xuҩt hiӋn có thѭӡng không, v.v… Mӝt tính năng tѭѫng tӵ nhѭ thӃ cNJng có trong Word 2007 . Ĉó là Reading Highlight , và là mӝt phҫn cӫa tính năng Find . Dѭӟi ÿây là cách sӱ dөng nó: 1. Chӑn Home | Find ÿӇ hiӇn thӏ thҿ Find cӫa hӝp thoҥi Find and Replace . 2. Gõ văn bҧn mà bҥn muӕn tô sáng trong hӝp Find What . 3. Nhҳp Reading Highlight rӗi nhҳp Highlight All . Word sӁ tô sáng mӑi thӇ hiӋn cӫa văn bҧn trong tài liӋu và báo cho bҥn biӃt sӕ lѭӧng mөc ÿѭӧc tô sáng, nhѭ Hình 1.5. 4. ĈӇ xóa các chӛ sáng, nhҳp Reading Highlight rӗi nhҳp Clear Highlighting . ĈӇ kiӇm soát màu cӫa chӛ sáng, chӑn thҿ Home rӗi nhҳp mӝt màu trong bҧng màu Text Highlight Color . http://dvpub.vn/dv/details.aspx?itemid=396 &UHDWHGE\1JX\ӉQ1JӑF%uQK3KѭѫQJ SAMPLE 79 Chѭѫng 3. TÀI LIӊU Trong chѭѫng này 3.1 Khôi phөc công viӋc vӟi khoҧng thӡi gian AutoRecover ngҳn hѫn 3.2 Tӵÿӝng lѭu công viӋc mӝt cách thѭӡng xuyên 3.3 Ĉóng mӝt tài liӋu nhѭng không lѭu 3.4 Ĉóng tҩt cҧ tài liӋu ÿang mӣ 3.5 Tҥo các bҧn sao lѭu dӵ phòng 3.6 HiӇn thӏ nhiӅu mөc trong danh sách Recent Documents 3.7 Mӣ tài liӋu ÿѭӧc sӱ dөng gҫn ÿây nhҩt lúc khӣi ÿӝng 3.8 Xóa danh sách Recent Documents 3.9 Tҥo và mӣ các workspace 3.10 Tӵÿӝ ng nhҳc bҥn nh ұp các thuӝc tính tài liӋu 3.11 Tҥo mӝt nѫi lѭu trӳÿáng tin cұy cho các tài liӋu 3.12 Cұp nhұt thӡi lѭӧng biên tұp theo thӡi gian thӵc 3.13 Tính tiӅn công 3.14 Khóa ÿӏnh dҥng tài liӋu 3.15 Chһn nhӳng thay ÿәi không ÿѭӧc theo dõi 3.16 ThiӃt lұp mӝt tài liӋu cho viӋc hiӋu chӍnh có cҩu trúc 3.17 ĈiӅu tra thông tin cá nhân cӫa mӝt tài liӋu 3.18 Ĉһt hai tài liӋu cҥnh nhau 3.19 Tӵÿӝ ng cұp nhұt tҩt cҧ các tr ѭӡng 3.20 Lѭu tài liӋu Word dѭӟi dҥng PDF 3.21 Bҧo vӋ tài liӋu bҵng mұt khҭu 3.22 Ĉăng mӝt bài blog trên Windows Live Spaces 3.23 Tҥo trang web trong Word 3.24 Tҥo lӏch 2008 trong Word http://dvpub.vn/dv/details.aspx?itemid=396 &UHDWHGE\1JX\ӉQ1JӑF%uQK3KѭѫQJ SAMPLE 80 Hãy sӕng hӃt mình và không bao giӡ hӕi tiӃc vӅ nhӳng gì ÿã qua. Joan Hitlin http://dvpub.vn/dv/details.aspx?itemid=396 &UHDWHGE\1JX\ӉQ1JӑF%uQK3KѭѫQJ . nӃu http://dvpub.vn/dv/details.aspx?itemid=396 &UHDWHGE1JXӉQ1JӑF%uQK3KѭѫQJ SAMPLE 15 Chѭѫng 1. Văn bҧn- Thӫ thu t Microsoft Word 2007 có mӝt bҧng gӗm doanh thu cӫa các phòng ban khác nhau, bҥn có thӇ hiӇn thӏ tәng doanh thu trong mӝt ô ӣ chuӕi bҧng. Tѭѫng tӵ,. Laphongvante http://dvpub.vn/dv/details.aspx?itemid=396 &UHDWHGE1JXӉQ1JӑF%uQK3KѭѫQJ SAMPLE 13 Chѭѫng 1. Văn bҧn- Thӫ thu t Microsoft Word 2007 1.1 Giӳ các tiêu ÿӅ bҧng trong khung nhìn Các bҧng (table) trong Word là mӝt phѭѫng cách tuyӋt vӡi ÿӇ hiӇn thӏ dӳ. Hitlin http://dvpub.vn/dv/details.aspx?itemid=396 &UHDWHGE1JXӉQ1JӑF%uQK3KѭѫQJ SAMPLE 81 Chѭѫng 3. Tài liӋu - Thӫ thu t Microsoft Word 2007 3.1 Khôi phөc công viӋc vӟi khoҧng thӡi gian AutoRecover ngҳn hѫn Ngѭӡi sӱ dөng Word trong mӝt khoҧng thӡi gian dài cҫn biӃt