Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính LỜI CAM ĐOAN Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực, xuất phát từ tình hình thực tế nơi đơn vị tôi thực tập. Tác giả đồ án Nguyễn Thị Hải SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 vii Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính LỜI CẢM ƠN Sau bốn năm học tập và rèn luyện tại Học viện tài chính, em đã được tiếp thu những kiến thức hết sức bổ ích từ sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy giáo, cô giáo trong trường. Những kiến thức đó sẽ là những hành trang quý báu cho em sau khi ra trường. Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn dạy dỗ của các thầy, các cô. Qua đây, em cũng xin chân thành cảm ơn các thầy, các cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế đã nhiệt tình giảng dạy, cung cấp cho em những kiến thức chuyên nghành vững chắc phục vụ hữu ích trong quá trình thực tâp tại Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9. Đặc biệt, với lòng biết ơn sâu sắc, em xin gửi lời cảm ơn đến thầy giáo Th.sĩ Phan Phước Long, người đã tận tình hướng dẫn, chỉ bảo em trong suốt thời gian thực hiện đề tài. Những kiến thức bổ ích mà thầy cung cấp đã giúp em hoàn thành đề tài một cách tốt nhất. Bên cạnh đó, em cũng xin gửi lời cảm ơn tới tất cả các nhân viên ban kế toán nói riêng và tất cả các nhân viên trong Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9 nói đã tạo điều kiện thuận lợi giúp em tiếp cận được với những công việc thực tế của công ty qua đó hoàn thành tốt những yêu cầu của khóa luận đặt ra. Mặc dù em đã cố gắng hoàn thiện đồ án với tất cả sự nổ lực của bản thân, nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi những thiếu sót. Kính mong quý Thầy Cô tận tình chỉ bảo. Em xin chân thành cảm ơn! Hà Nội, ngày 02 tháng 5 năm 2013 Sinh viên Nguyễn Thị Hải SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 viii Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính DANH MỤC CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT Tên thuật ngữ Tên đầy đủ BTC Bộ tài chính CNTT Công nghệ thông tin CSDL Cơ sở dữ liệu HTTT Hệ thống thông tin HTTTQL Hệ thống thông tin quản lí NKC Nhật ký chung TSCĐ Tài sản cố định SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 ix Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính PHẦN MỞ ĐẦU Trong thời đại ngày nay, không chỉ những nước phương Tây mà ngay cả những nước phương Đông chúng ta cũng phải công nhận một thực tế rằng, số lượng người thu nhập và xử lý thông tin ngày càng tăng. Mỗi năm ước tính có khoảng hàng triệu máy tính ra đời. Các hệ thống máy tính này đã kết nối chúng ta lại với nhau, và có thể nói rằng thời đại chúng ta ngày nay đó là thời đại công nghệ thông tin (CNTT). Như chúng ta đã biết, trong những năm đầu của thế kỷ, các doanh nghiệp thường tập trung tiềm lực của họ vào những vấn đề như tự động hóa các công việc thủ công để đem lại hiệu quả kinh tế, thì trong những năm gần đây, thực tế đã chứng minh rằng chỉ có những công việc trí óc mới đem lại lợi nhuận cao, nền kinh tế thế giới mới phát triển nhanh hơn. Nếu ở nước ta ngày càng phát triển nhiều sản phẩm kĩ thuật cao, nền kinh tế của nước ta sẽ đi lên nền kinh tế tri thức. Một trong những nhân tố thúc đẩy nền kinh tế phát triển như vậy chính là sự tác động của CNTT. CNTT đóng vai trò của một lực lượng trợ giúp và là một chất xúc tác cho nền kinh tế phát triển. Những khái niệm về cơ sở dữ liệu, phần mềm thế hệ thứ tư, hệ chuyên gia, vệ tinh viễn thông và tin học là những công cụ quản lý vô cùng tốt cho các doanh nghiệp. Sự phát tán của những công cụ này đôi khi được thực hiện nhanh như chớp, như chúng ta đã biết. CNTT đang hiện diện và đóng vai trò quan trọng không thể thiếu trong quá trình quản trị, điều hành các hoạt động sản xuất kinh doanh của các doanh nghiệp. Sự phát triển và ứng dụng CNTT đã làm thay đổi mô hình và cách thức hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, ảnh hưởng đến vị trí, vai trò và ứng dụng của doanh nghiệp. Việc tin học hóa các hoạt động quản lý của doanh nghiệp thông qua việc ứng dụng các hệ thống thông tin quản lý đòi hỏi phải có những thay đổi phù hợp. Đứng trước thực tế như vậy, một số doanh nghiệp đã nhận biết được điều này nên đang và sẽ áp dụng CNTT vào trong lĩnh vực quản lý của doanh nghiệp mình. Qua thời gian thực tập tại Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9, em nhận thấy hệ thống tin học ở đây còn sơ sài, một số khâu, một số phòng còn SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 1 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính chưa áp dụng công nghệ thông tin rộng rãi. Đặc biệt, em thấy vẫn chưa có một hệ thống thông tin nào đặc thù cho công tác quản lý tài sản cố định tại công ty. Do vậy, em chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin kế toán tài sản cố định tại Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9” làm công trình nghiên cứu của mình. Với công trình nghiên cứu này, em tin nó sẽ phần nào giúp công ty khắc phục được những hạn chế, khó khăn trong công tác quản lý TSCĐ nói riêng, để từ đó thúc đẩy sự phát triển nhanh và ổn định cho công ty trong tương lai. - Mục đích, phạm vi đề tài Công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9 là công ty chuyên về xây dựng. Công ty được chia làm nhiều phòng ban. Mỗi phòng ban đảm nhiệm một công việc nhất định. Trong đó, công tác quản lý TSCĐ cũng là một khâu quan trọng. Do vậy, yêu cầu đặt ra là phải quản lý tốt, xử lý thông tin về TSCĐ phải được thực hiện một cách chính xác, kịp thời. Em chọn đề tài trên vì em mong muốn xây dựng được một HTTT kế toán TSCĐ trong công ty sao cho phù hợp với tình hình hoạt động thực tế của công ty, đảm bảo tiết kiệm chi phí, tài nguyên máy tính và sử dụng thông tin được hiệu quả nhất. - Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu của đề tài là hệ thống thông tin kế toán tài sản cố định tại công ty Cổ phần xây Dựng và Thương mại Bắc 9. - Phương pháp nghiên cứu Để thực hiện đề tài em đã vận dụng phương pháp nghiên cứu duy vật biện chứng kết hợp với các phương pháp: Thu thập thông tin, phương pháp phát triển hệ thống thông tin quản lý, phương pháp phân tích hệ thống thông tin quản lý. Cùng với khả năng tư duy phân tích, kết hợp các phương pháp nghiên cứu để nắm bắt được thực trạng hệ thống thông tin của công ty và kiến thức chuyên môn chuyên sâu để thực hiện đề tài. SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 2 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính Kết cấu của đề tài: Tên đề tài:”Xây dựng HTTT kế toán tài sản cố định tại công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9”. Đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về HTTT kế toán và tổ chức kế toán TSCĐ trong doanh nghiệp. Chương 2: Thực trạng về HTTT kế toán TSCĐ tại công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9. Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán TSCĐ tại công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9. SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 3 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính CHƯƠNG 1 TỔNG QUAN VỀ HTTT KẾ TOÁN VÀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TSCĐ TRONG DOANH NGHIỆP 1.1 TỔNG QUAN VỀ HTTT KẾ TOÁN 1.1.1. Một số khái niệm Thông tin : có thể hiểu là dữ liệu đã được xử lý thành dạng dễ hiểu, tiện dụng, có ý nghĩa và có giá trị đối với đối tượng nhận tin trong việc ra quyết định. Với mục đích quản lý, trong doanh nghiệp, thông tin thường được phân theo hai loại chính: Thông tin tự nhiên: là các thông tin sinh ra và thu nhận bởi con người trực tiếp bằng các cơ quan biểu đạt hay cảm thụ tự nhiên của con người. Cụ thể: Thông tin viết (văn bản) Thông tin hình ảnh (tranh, ảnh, sơ đồ, …) Thông tin miệng (lời nói) Thông tin xúc giác, khứu giác, âm thanh, … Thông tin có cấu trúc: là thông tin được chắt lọc từ các thông tin tự nhiên, bằng cách cấu trúc hóa lại, làm cho cô đọng hơn, chặt chẽ hơn. Hệ thống : là một thể thống nhất được hình thành từ các phần tử khác nhau có mối liên hệ hữu cơ với nhau tương đối ổn định nhằm giải quyết một số vấn đề nào đó. Hệ thống thông tin : là một hệ thống được tổ chức để thu nhập, xử lý, lưu trữ, phân phối,… dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cần thiết cho quá trình quyết định để quản lý, điều hành hoạt động của tổ chức, doanh nghiệp. 1.1.2. Phân loại HTTT HTTT phát triển qua các loại hình sau: - Hệ thống xử lý giao dịch (Transaction Processing Systems) Là hệ thống hỗ trợ cho việc lưu trữ và cập nhật dữ liệu hàng ngày nhờ việc duy trì những bản ghi thông tin chi tiết. Chúng trợ giúp cho các hoạt động ở mức tác SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 4 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính nghiệp vì vậy sẽ giúp công ty giám sát được công việc và duy trì mối liên hệ gữa những hoạt động trong kinh doanh. - HTTT quản lý (Management IS) Là hệ thống thông tin gồm CSDL hợp nhất và các dòng thông tin trợ giúp các hoạt động tổ chức, quản lý, quyết định, sản xuất. Chúng làm giảm nhẹ công việc quản lý bằng cách đưa ra những báo cáo có cấu trúc dựa trên cơ sở hoạt động có tính lặp đi lặp lại và qui chuẩn. Hình 1.1 - Cấu trúc của HTTT quản lý - Hệ thống trợ giúp quyết định (Decision Support Systems) Là một phần của HTTT được thiết kế với mục đích trợ giúp các hoạt động ra quyết định của các cấp quản lý. - Hệ thống chuyên gia (ES) Là các HTTT đặc biệt, hỗ trợ các nhà quản lý giải quyết các công việc và đưa ra các quyết định thông minh. - Hệ tự động văn phòng (Office Automation Systems) Là những hệ thống tạo ra, lưu trữ, biến đổi và xử lý những thông tin liên lạc giữa các cá nhân dưới dạng chữ viết, lời nói hay hình ảnh. SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 5 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính - Hệ thống hỗ trợ quản trị (ESS) Hệ thống này hỗ trợ thông tin cần thiết cho những nhà quản trị cao cấp bằng cách tóm tắt và trình bày dữ liệu có mức tập trung cao nhất. 1.1.3. Thành phần của một HTTTQL trong doang nghiệp Một HTTTQL bao gồm 5 thành phần: (1) Con người, (2) Phần cứng, (3) Thủ tục, (4) Dữ liệu, (5) Chương trình. (1) Con người: Là yếu tố quyết định trong hệ thống, thực hiện biến đổi các thủ tục để tạo ra thông tin. (2) Phần cứng (máy tính điện tử): Là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu tự động với tốc độ nhanh, chính xác thành các thông tin có ích cho người dùng. (3) Thủ tục: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người. (4) Dữ liệu: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ cho việc xử lý trong hệ thống, trợ giúp các quyết định cho nhà quản lý. (4) Chương trình: Gồm một tập hợp các lệnh được viết bằng ngôn ngữ mag máy hiểu được để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo các thuật toán đã chỉ ra. Hình 1.2 - Mối quan hệ giữa 5 thành phần của HTTT SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 6 Đồ án tốt nghiệp Học Viện Tài Chính 1.1.4. Tầm quan trọng của một HTTTQL Để công tác quản lý tổ chức được thực hiện một cách có hiệu quả thì yếu tố hết sức quan trọng không thể thiếu được chính là chất lượng thông tin do các HTTT chính thức sản sinh ra. Chính vì thế, sự hoạt động kém của một HTTT sẽ là nguồn gốc gây ra những hậu quả xấu, nghiêm trọng. Hoạt động tốt hay xấu của một HTTT được đánh giá thông qua chất lượng của thông tin mà nó cung cấp. Tiêu chuẩn chất lượng của tín hiệu như sau: - Tin cậy. - Đầy đủ. - Thích hợp. - Dễ hiểu. - Được bảo vệ. - Đúng thời điểm (1) Độ tin cậy: Độ tin cậy thể hiện các mặt về độ xác thực và độ chính xác. Thông tin ít độ tin cậy để gây những hậu quả không tốt, làm ảnh hưởng tới quá trình phân tích, xử lý để đưa ra những quyết định đối với một tổ chức. (2) Tính đầy đủ: Tính đầy đủ thông tin thể hiện sự bao quát các vấn đề đáp ứng yêu cầu của nhà quản lý. Nhà quản lý sử dụng một thông tin không đầy đủ có thể dẫn đến các quyết định và hành động không đáp ứng với đòi hỏi của tình hình thực tế. (3) Tính thích hợp và dễ hiểu: Một HTTT không thích hợp hoặc khó hiểu do có quá nhiều thôn g tin không thích ứng với người nhận, thiếu sự sáng sủa, dùng nhiều từ viết tắt hoặc đa nghĩa, do các phần tử thông tin bố trí chưa hợp lý. Một HTTT như vậy sẽ dẫn đến hoặc làm hoa tổn chi phí cho việc tạo ra các thông tin không cần thiết hoặc ra các quyết định sai do thiếu sót thông tin cần thiết. (4) Tính được bảo vệ: Thông tin là một nguồn lực quý báu của tổ chức cũng như nguồn nguồn vốn và nguyên liệu. Thật hiếm có doanh nghiệp nào mà bất kì ai cũng có thể tiếp cận được nguồn thông tin. Do đó, thông tin phải được bảo vệ và chỉ những người được SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 7 [...]... thực hiện hệ thống Đây chính là công tác nghiên cứu hệ thống Sau khi khảo sát và nghiên cứu hệ thống, phải đưa ra được một kế hoạch dự án cơ sở Kế hoach này cần được phân tích, đảm bảo một số nội dung sau: - Dựa trên khả năng kỹ thuật hiện có (thiết bị, công nghệ và khả năng làm chủ công nghệ) để thực hiện các giải pháp công nghệ thồng tin được áp dụng để xây dựng hệ thống - Dựa vào năng lực tài chính... thức kế toán sau: - Hình thức kế toán Nhật ký chung; - Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái; - Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ; - Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ; - Hình thức kế toán trên máy vi tính SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 Đồ án tốt nghiệp 24 Học Viện Tài Chính Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối... các loại sổ kế toán 1.3.6.1 Hình thức kế toán Nhật ký chung Hình 1.5 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 Đồ án tốt nghiệp 25 Học Viện Tài Chính 1.3.6.2 Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái Hình 1.6 – Trình tựu ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 Đồ án tốt nghiệp 26 Học Viện Tài Chính 1.3.6.3... Xác định và phân tích các yêu cầu về dữ liệu SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 Đồ án tốt nghiệp 16 Học Viện Tài Chính - Mô hình hóa dữ liệu: Xây dựng mô hình thực thể liên kết biểu diễn các yêu cầu về dữ liệu 1.2.2.3 Thiết kế hệ thống Thiết kế là tìm ra giải pháp công nhệ thông tin để đáp ứng các yêu cầu ở trên Thiết kế hệ thống bao gồm các pha: Thiết kế kiến trúc hệ thống, thiết kế CSDL hệ thống, ... Chuyển đổi - Khai thác và bảo trì - Đánh giá SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 Đồ án tốt nghiệp 1.2 12 Học Viện Tài Chính CHU TRÌNH PHÁT TRIỂN MỘT HTTT KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP 1.2.1 Hệ thống thông tin kế toán Từ hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp, hàng ngày có các nghiệp vụ kinh tế phát sinh Các nghiệp vụ này được hệ thống thông tin kế toán phân tích, ghi chép và lưu trữ ở các chứng... Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ Hình 1.7 – Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán chứng từ ghi sổ SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 Đồ án tốt nghiệp 27 Học Viện Tài Chính 1.3.6.4 Hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ Hình 1.8 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – Chứng từ SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 Đồ án tốt nghiệp 27 Học Viện Tài Chính 1.3.6.5 Hình thức kế toán trên... Học Viện Tài Chính 1.3.6.5 Hình thức kế toán trên máy vi tính Hình 1 .9 – Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy vi tính SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 Đồ án tốt nghiệp 28 Học Viện Tài Chính 1.3.7 Các tài khoản kế toán và chứng từ sử dụng 1.3.7.1 Các tài khoản kế toán Tk 211 – Tài sản cố định hữu hình (Gồm 6 tài khoản cấp 2) Tk 2111 – Nhà cửa, vật kiến trúc Tk 2112 – Máy móc, thiết... pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán (2) Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động, sản xuất kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang thiết bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra,... mô hình quan hệ 1.2.2.4 Thực hiện và kiểm thử hệ thống Công việc này cần lựa chọn môi trường cài đặt, lựa chọn công cụ cài đặt dữ liệu và chức năng hệ thống, lựa chọn công cụ tạo giao diện và lập báo cáo Tiếp đến là xây dựng hệ thống và viết tài liệu sử dụng, đồng thời thử nghiệm HTTT và khắc phục lỗi nếu có 1.2.2.5 Vận hành và bảo trì hệ thống Trong giai đoạn vận hành, người sử dụng và chuyên viên... tài chính của tổ chức cho phép xây dựng hệ thống, chi phí vận hành hệ thống, đảm bảo lợi ích mà hệ thống được xây dựng mang lại tối thiểu phải đủ bù đắp chi phí bỏ ra để xây dựng nó - Dự án phải triển khai, xây dựng trong giới hạn thời gian cho phép, đảm bảo hoàn thành đúng hạn SV: Nguyễn Thị Hải Lớp: CQ 47/41.03 Đồ án tốt nghiệp 15 Học Viện Tài Chính - Hệ thống xây dựng nên phải được vận hành trôi . 2: Thực trạng về HTTT kế toán TSCĐ tại công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9. Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán TSCĐ tại công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9. SV: Nguyễn Thị Hải. đề tài Xây dựng hệ thống thông tin kế toán tài sản cố định tại Công ty cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9 làm công trình nghiên cứu của mình. Với công trình nghiên cứu này, em tin nó sẽ phần. tài: Tên đề tài: Xây dựng HTTT kế toán tài sản cố định tại công ty Cổ phần Xây dựng và Thương mại Bắc 9 . Đề tài gồm 3 chương: Chương 1: Tổng quan về HTTT kế toán và tổ chức kế toán TSCĐ trong doanh