PHẦN I: GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ KHÁCH SẠN BÌNH DƯƠNG 1.1. Tên, địa chỉ Khách sạn Bình Dương- Binh Đoàn 15 Khách sạn Bình Dương - Binh Đoàn 15 toạ lạc tại số 493 Đại lộ An Dương Vương - TP.Quy Nhơn, Tỉnh Bình Đinh. Mặt trước giáp với Đại lộ An Dương Vương - con đường đẹp nhất Thành phố biển Quy Nhơn. Mặt sau là bãi tắm xinh đẹp. Cách khu du lịch Ghềnh Ráng và Đồi Thi Nhân Hàn Mạc Tử khoảng 1 km về hướng Đông Nam. Cách sân bay Phù Cát khoảng 30 Km về hướng Bắc. Cách Ga Quy Nhơn khoảng 1,5 Km về hướng Đông Bắc . Cách bến xe liên tỉnh Bình Định 1.km về hướng Tây Nam. Trung tâm Bưu điện : 1.km Cảng quy Nhơn :1.km Bệnh viện đa khoa tỉnh : 1.km về hướng Đông Bắc Cách Trung Tâm Thương Mại Quy Nhơn 500 m về hướng Bắc Khách sạn nằm trên đường An Dương Vương con đường đẹp nhất TP. Quy Nhơn. Đạt chuẩn 2 sao, quy mô 6 tầng gồm 60 phòng ngủ được trang bị đầy đủ tiện nghi hiện đại sang trọng, bố trí khoa học mang lại cho quý khách một cảm giác thư giãn như chính ngôi nhà của mình. Tọa lạc ngay trên biển Quy Nhơn một trong sáu bãi biển đẹp nhất khu vực Miền Trung. Nơi đây quý khách có thể ngắm nhìn hoặc tản bộ trên bờ biển với cảm giác thú vị khi chìm đăm trong vẻ huy hoàng của bình minh và sự lặng lẽ của hoàng hôn nơi có vùng sơn thủ hữu tình. Khách sạn Bình Dương- Binh Đoàn 15 tự tin mang lại cho bạn sự phục vụ tốt nhất với phương châm"VUI LÒNG KHÁCH ĐẾN ,VỪA LÒNG KHÁCH ĐI" 1.2. Lịch sử hình thành Ngày 2 tháng 6 năm 1988 Bộ tư lệnh Binh Đoàn 15 giao cho đoàn 385 khởi công xây dựng công trình nhà Điều Dưỡng của Binh Đoàn tại khu vực Cổ Loa – đường Nguyễn Huệ (Nay là số 493, đường An Dương Vương, Tp. Quy Nhơn, tỉnh Bình Định). Thiết kế ban đầu là nhà cấp 2, gồm 2 tầng với 50 giường ngủ, diện tích xây dựng 1800m 2 . Những năm 1991 – 1992 hoạt động kinh doanh Nhà nghỉ, Khách sạn phát triển mạnh mẽ. Nhà Điều Dưỡng được nâng cấp lên 3 tầng với 28 phòng ngủ, nhà hàng rộng rãi, các trang thiết bị đổi mới, biên chế tăng lên 28 người và đổi tên thành “Khách Sạn Binh Đoàn 15”. Qua nhiều lần đổi tên theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Tháng 9/2000 Khách sạn Binh Đoàn 15 đổi tên thành “Nhà khách Binh Đoàn 15” thuộc công ty Bình Dương – Tổng công ty 15(Binh Đoàn 15). Ngày 23/01/2006 đổi tên thành Nhà khách Bình Dương – Binh Đoàn 15. Nhà Khách Bình Dương – Binh Đoàn 15 hoàn thành sửa chữa nâng cấp và tổ chức khánh thành với quy mô thiết kế 6 tầng gồm 57 phòng ngủ, tương đương với Khách sạn 3 sao, có nhà hàng lớn, có cà phê giải khát, trang thiết bị hiện đại, kiến trúc khang trang sạch đẹp. Đồng chí Thiếu tá chuyên nghiệp Lê Bảo Hoàn thay đồng chí Hoàng Văn Thuyết ở cương vị phó chủ nhiệm Nhà khách. Biên chế hiện nay gồm 63 người. Đến ngày 01/01/2008 đồng chí Lê Đình Hùng thay cho đồng chí Lê Đức Trí ở cương vị giám đốc Nhà Khách Bình Dương – Bình Đoàn 15, đồng chí Trần Đình Trường giữ cương vị Phó giám đốc Nhà Khách. Tháng 11/2010 đồng chí Trần Đức Niên thay cho đồng chí Lê Đình Hùng ở cương vị Giám đốc Nhà khách Bình Dương – Binh Đoàn 15, đồng chí Lê Thuận Sự thay cho đồng chí Trần Đình Trưởng ở vị trí Phó Giám Đốc. Theo quyết định của Bộ Tư Lệnh Binh Đoàn 15, ngày 01/07/2012 Nhà Khách Bình Dương được đổi sang Khách Sạn Bình Dương – Binh Đoàn 15. PHẦN II: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ ĐƠN GIẢN HÓA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ HỒ SƠ 2.1. Đơn giản hóa công việc hành chính văn phòng 2.1.1. Sơ đồ phân phối công việc:  Khái niệm: Sơ đồ phân phối công việc đôi khi còn gọi là sơ đồ tương quan công việc là một sơ đồ ttrình bày một cách tổng thể các công việc và hoạt động của một đơn vị hay bộ phận phòng ban phân theo từng cá nhân. SƠ ĐỒ PHÂN PHỐI CÔNG VIỆC BỘ PHẬN: Người thiết kế: Ngày tháng duyệt: Họ và tên: Chức vụ: Họ và tên: Chức vụ: Người duyệt: Xếp hạng: Xếp hạng: STT Hoạt động Giờ/tuần Công việc cụ thể Giờ /tuần Công việc cụ thể Giờ /tuần 1 2 3 4 Tổng số giờ trong tuần Sơ đồ phân phối công việc là một công cụ sơ khởi trong việc đơn giản hóa công việc HCVP bởi vì nó cho thấy bức tranh tổng thể của một đơn vị nhỏ( tổ hay phòng) mà chỉ cần mô tả tối thiểu. Bên cột đầu tiên (Hoạt động) nó cho thấy đơn vị phải làm những gì, và cột kế tiếp cho thấy từng cá nhân làm các công việc cụ thể gì so với tổng thể của đơn vị. Nó giúp giải quyết các vấn đề tồn tại như công việc phân phối không quân bình, nỗ lực sai hướng, kỹ năng sử dụng không phù hợp, thiếu phối hợp và trùng lặp. Sơ đồ này giúp cho cấp quản trị khởi sự nghiên cứu các mức độ ưu tiên của công việc bởi vì nó cho thấy một bảng danh sách các công việc theo thứ tự ưu tiên (cột số thứ tự ngoài cùng là cột nói lên thứ tự: ưu tiên của từng loại hoạt động). 2.1.2. Sắp xếp chỗ làm việc hợp lý Tổ chức nơi làm việc, sắp xếp bàn ghế dụng cụ sao cho hợp lý để có một tiện nghi tối đa cho nhân viên và cho khách, xếp đặt sao cho việc di chuyển tài liệu càng ngắn càng dễ kiểm soát, đó là mục tiêu của công việc này. Việc sắp xếp phòng ốc, bàn ghế một cách khoa học và thẩm mỹ sẽ làm cho tinh thần nhân viên phấn chấn, thư giãn bớt căng thẳng, và nhất là năng suất lao động cao. Việc sắp xếp phòng ốc của từng bộ phận chuyên môn không khoa học, sẽ gây ra hậu quả là mất rất nhiều công sức và thời gian di chuyển luồng công việc và như thế sẽ rất phí phạm. Ngoài ra, việc bố trí văn phòng làm việc riêng cho nhân viên sẽ gây ra lãng phí. Để sắp xếp các phòng làm việc sao cho hợp lý cần tuân thủ theo một số nguyên tắc: 1. Chú ý đến mối tương quan giữa các bộ phận phòng ban Nhà quản trị phải quan tâm sắp xếp các phòng ban dưới cái nhìn tổng thể của hệ thống. Các bộ phận này quan hệ mật thiết với nhau: • Các bộ phận phòng ban được bố trí gần các bộ phận chính của Công ty như: bộ phận điều hành, kinh doanh, kế toán, tài chính, nhân sự. • Sắp xếp sao cho một khi tổ chức phát triển, chúng ta dẽ dàng thay đổi vị trí phòng ban. • Sắp xếp các phòng ban có quan hệ mật thiết với nhau ở gần hay sát nhau. • Bố trí các bộ phận hay tiếp xúc với khách hàng hay với các cơ quan bên ngoài ở gần lối ra vào, thang máy hoặc khu vực tiếp tân. • Cách ly xa chỗ làm vệc bộ phận hay gây tiếng ồn hoặc gây dơ dáy bẩn thỉu. • Tách các bộ phận cần bảo mật xa khỏi chỗ công cộng hoặc nhiều người hay lui tới. 2. Bố trí phòng- Ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc: Cố gắng sắp xếp các phòng ban hoặc bàn làm việc theo luồng công việc nhằm tối thiểu hóa việc di chuyển khi chuyển giao tài liệu hay trao đổi công việc, tránh lãng phí thời gian, đảm bao công việc ít bị gián đoạn. Khoảng cách quá xa sẽ mất rất nhiều thời gian. Ngoài ra còn giúp giảm bớt khả năng làm thất lạc giấy tờ, gây trì hoãn công việc. 3. Hạn chế sử dụng phòng riêng: Việc hạn chế sử dụng phòng riêng tại các tổ chức là vì một vài lý do sau: • Phòng riêng chiếm diện tích gấp nhiều lần diện tích giành cho một nhân viên làm việc. • Phòng riêng làm cho công ty tăng chi phí nhiều hơn để trả tiền điện, ánh sáng, thông gió. • Phòng riêng ít thuyên chuyển trong việc thay đổi công việc, thay đổi vị trí. • Khó kiểm tra và làm trì trệ luồn công việc. Do đó việc hạn chế sử dụng phòng riêng để tiết kiệm chi phí, tiết kiệm thời gian di chuyển, tăng tính linh hoạt trong bố trí và dễ kiểm soát. 4. Sử dụng vách ngăn: Thay vì bố trí phòng riêng cho nhân viên, các công ty thường bố trisvachs ngăn để ngăn cách các nhân viên khỏi nhìn thấy nhau và trò chuyện hoặc giúp mỗi nhân viên có chỗ riêng để làm việc. Lợi điểm của việc sử dụng vách ngăn trong một khu vực rộng lớn là giúp cho mỗi người làm việc có tính cách riêng tư, nhưng lại không gây gián đoạn luồng công việc.Nó dễ dàng trong việc xê dịch khi phải thay đổi vị trí lúc cần thiết và tiết kiệm điện, vật dụng. 5. Bố trí phòng của các cấp lãnh đạo: Cần bố trí văn phòng của cấp trên đầy đủ các không gian theo tiêu chuẩn quốc tế, đảm bảo tính sang trọng, tiện nghi, phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của doanh nghiệp. 6. Bố trí phòng họp chung: Phòng họp chung là một bộ phận văn phòng của cấp quản trị cấp cao. Tuy nhiên, nó cũng được sử dụng cho nhân viên, các cấp quản lý khác. Nên sắp xếp bàn ghế sao cho mỗi thành viên ngồi họp đều thấy mặt nhau, mặt đối mặt. Cần phải có đủ các bảng, biểu đồ, bản đồ…phù hợp với yêu cầu giao tiếp trong hội họp. 2.2. Quản trị hồ sơ 2.2.1. Tiến trình quản trị hồ sơ 2.2.2. Các công cụ lưu trữ hồ sơ Có rất nhiều công cụ để lưu trữ hồ sơ, có thể chia các công cụ lưu trữ hồ sơ như sau: + Hồ sơ để đứng. + Hồ sơ để nằm. + Hồ sơ để ở hai bên. + Hồ sơ đễ truy tìm. Hủy bỏ hồ sơ Phân loại hố sơ Lên lịch lưu trữ Lưu chuyền hồ sơ + Hồ sơ bánh xe. + Hồ sơ di động. + Hồ sơ để trên bàn. + Hồ sơ treo. 2.2.3. Hệ thống lưu trữ hồ sơ( xếp theo mẫu tự ABC) Hệ thống sắp xếp thao mẫu tự bao gồm các loại hệ thống sau: + Hồ sơ theo tên. + Hồ sơ đề tài. + Hồ sơ khu vực địa lý. 2.2.4. Thủ tục lưu trữ hồ sơ Thủ tục lưu trữ hồ sơ bao gồm phần chính sau đây: + Chuẩn bị hồ sơ để lưu trữ. + Tiến hành thủ tục bỏ hồ sơ vào tủ/ ngăn kéo. Riêng việc chuẩn bị hồ sơ lưu trữ bao gồm các bước sau: B1: kiểm tra. B2: Làm thư mục tra cứu. B3: Ghi mã số hoặc ký hiệu. B4: Làm thư mục tra cứu. B5: Sắp xếp thứ tự bỏ vào tủ. 2.2.5. Lưu trữ hồ sơ qua hệ thống máy tính Mỗi một doanh nghiệp cần có các chương trình lưu trữ hồ sơ một cách khoa học. Có rất nhiều loại hồ sơ văn bản, lưu trữu bẳng phần mềm và CD.ROM cũng rất thuận lợi. Đây là hệ thống lưu trữ hồ sơ tiện lợi nhất và nhanh nhất. PHẦN III: THỰC TRẠNG VỀ ĐƠNG GIẢN HÓA CÔNG VIỆC VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ HỒ SƠ 3.1. Đơn giản hóa công việc hành chính văn phòng 3.1.1. Sơ đồ phân phối công việc của phòng Hành Chính Qua sơ đồ phân phối công việc của phòng hành chính ở phía dưới, ta thấy: - Sự phân phối công việc cho các cá nhân trong phòng không đều nhau. Thời gian làm việc theo quy định đối với mỗi cá nhân là 48 giờ/tuần. Tổng thòi gian làm việc trong tuàn của cả phòng là 194 giờ/tuần (=48 giờ/tuần *4 nhân viên). Tuy nhiên, thời gian làm việc của các cá nhân trong phòng không đều nhau. Kế toán trưởng phải làm việc với số giờ nhiều nhất (56 giờ/tuần), văn thư phải làm việc 54 giờ/tuần, vượt thời gian quy định 6 giờ. Trong khi đó kế toán tiền lương và thủ quỹ lại chưa làm hết số giờ theo quy định. - Có sự chồng chéo trong một số công việc như: + Trong việc tiếp nhận, kiểm tra và trả lời thư có cả văn thư và kế toán cùng làm gây ra sự lãng phí thời gian, hiệu quả làm việc giảm. + Việc soạn thảo văn bản do nhiều người thực hiện dẫn đến sự chồng chéo trong phân công công việc. Mặt khác, do không được đào tạo và tìm hiểu chuyên sâu nên có thể trình bày các văn bản không đúng quy định… BỘ PHẬN: HÀNH CHÍNH Người thiết Ngày tháng duyệt: Họ tên: Lê Thị Thu Hường Họ tên: Nguyễn Thị Thu An Chức vụ: Kế toán tiền lương Họ tên: Phan Ngọc Nhi Chức vụ: Thủ quỹ kế Chức vụ: Kế toán trưởng Người duyệt: Xếp hạng Xếp hạng Xếp hạng STT HOẠT ĐỘNG Giờ/ tuần CÔNG VIỆC CỤ THỂ Giờ/ tuần CÔNG VIỆC CỤ THỂ Giờ/ tuần CÔNG VIỆC CỤ THỂ Giờ/ tuần 1 Lập kế hoạch, họp triển khai công việc 4 Chuẩn bị tài liệu và họp giao ban 2 Tổng hợp số lượng, chất lượng thời gian sử dụng LĐ 2 Thực hiện thu, chi tiền theo chứng từ 13 2 Lập báo cáo tài chính 20 Kiểm tra các báo cáo trước khi trình lên cấp trên 2 Lập bảng báo tiền lương, tiền thưởng, trợ cấp 7 Kiểm tra, phân loại tiền trước khi cho vào két 12 3 Thực hiện công tác thu, chi tiền 30 Tổng hợp chúng từ, lập báo cáo tài chính định kỳ hàng tháng 20 Kiểm tra tình hình các quỹ tiền lương, BHXH, BHYT, KPCĐ 12 Sắp xếp các chứng từ thu, chi tiền 5 4 Xử lý công văn đi/đến 21 Phổ biến, triển khai thực hiện các chỉ thị của cấp trên 5 Lập báo cáo phân tích tình hình sử dụng LĐ, quỹ tiền lương 3 5 Phổ biến, triển khai công việc do cấp trên yêu cầu 10 Giải quyết vướng mắc của phòng 5 Giải quyết vướng mắc với người LĐ về lương, phụ cấp 7 6 Giải quyết vướng mắc 5 Kiểm tra hợp đồng kinh tế, sổ sách, giấy tờ… 1 7 Lập báo cáo phân tích sử dụng LĐ và bảng báo lương 29 Kiểm tra, trả lời thư, soạn thảo báo cáo, giấy tờ… 2 8 Thực hiện soạn thảo, trích lục công văn, giấy tờ… 12 Tổng số giờ trong tuần 131 37 31 30 Sơ đồ phân phối công việc của phòng Hành Chính 3.1.2. Sắp xếp nơi làm việc hợp lý Hiện nay cách tổ chức nơi làm việc phòng Hành chính khách sạn Bình Dương như sau: Sơ đồ cách tổ chức nơi làm việc Qua sơ đồ trên ta thấy rằng, phòng Hành chính có diện tích tương đối rộng rãi, thoáng mát nên dễ dàng bố trí được một không gian làm việc thoải mát cho nhân viên. Tuy nhiên cách tổ chức nơi làm việc của phòng còn những điểm chưa hợp lý. - Cách bố trí bàn ghế, dụng cụ còn những điểm chưa phù hợp. + Vị trí làm việc của văn thư ở xa cửa ra vào và tủ đựng hồ sơ như vậy sẽ tốn rất nhiều thời gian cho việc đi lấy hồ sơ, tài liệu và việc nhận, chuyển thư từ, công văn. Vị trí làm việc của thủ quỹ cần đảm bảo về an ninh nhưng lại đặt ngay cửa ra vào. + Bàn làm việc của thủ quỹ quá to nhưng thủ quỹ lại không có nhiều tài liệu, giấy tờ. Trong khi đó, văn thư phải làm việc với nhiều giấy tờ và máy móc, dụng cụ hơn nhưng bàn làm việc lại nhỏ hơn. + Điện thoại của phòng nên đặt tại bàn làm việc của văn thư sẽ giúp giảm thời gian di chuyển để trả lời điện thoại. + Bình nước nên đặt tại bàn tiếp khách để thuận lợi và giảm thời gian đi lấy nước cho tất cả các thành viên. + Máy photocopy được đặt gần vị trí thủ quỹ và gần cửa sổ nên tốn thời gian cho văn thư photo, in ấn tài liệu và ảnh hưởng xấu đến tuổi thọ của máy. - Giữa các bàn làm việc không sử dụng vách ngăn, do đó các nhân viên có thể dễ dàng nói chuyện với nhau làm ảnh hưởng đến năng suất lao động. Đồng thời, không tạo ra được không gian làm việc riêng cho mỗi người. Giải pháp - Đối với vị trí làm việc cần bố trí lại như sau: + Đổi vị trí làm việc của văn thư và thủ quỹ. Văn thư nên làm việc gần cửa ra vào, thủ quỹ làm việc tại vị trí hiện tại của văn thư. (Chèn sơ đồ mới) + Máy photocopy nên đặt giữa vị trí văn thư và thủ quỹ vì thủ quỹ sẽ hỗ trợ văn thư trong việc in ấn tài liệu. ngoài ra nên bố trí tại nơi tránh ánh sang gay gắt của mặt trời. + Điện thoại phòng nên chuyển gần vị trí của văn thư vì văn thư là người trực tiếp trả lời điện thoại nhiều nhất. Tương tự bình nước sẽ chuyển đến vị trí bàn làn việc để thuận tiện cho tất cả các thành viên và cho cả quá trình tiếp khách. - Đặc biệt, nên sử dụng vách ngăn thấp để tạo không gian làn việc riêng cho các nhân viên, làm các nhân viên hạn chế nói chuyện riêng trong giờ làm việc. Đồng thời vách ngăn thấp không cản gió, ánh sáng và giúp trưởng phòng có thể dễ dàng quan sát các thành viên trong giờ làm việc. Mặt khác các thành viên sẽ có cảm giác thoải mái hơn vì nghĩ rằng mình không bị quan sát. (chèn hình ảnh bàn làm việc có vách ngăn thấp) [...]... cầu phát triển của khách sạn Bình Dương PHẦN IV: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN CÔNG TÁC ĐƠN GIẢN HÓA CÔNG VIỆC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG VÀ QUẢN TRỊ HỒ SƠ 4.1 Đề xuất giải pháp hoàn thiện việc đơn giản hóa công việc hành chính văn phòng 4.1.1 Đề xuất giải pháp hoàn thiện sơ đồ phân phối công việc tại phòng Hành chính của - khách sạn Bình Dương Phòng Hành Chính của khách sạn Bình Dương cần tiến hành... của phòng 2.2 Các công cụ lưu trữ hồ sơ Tại khách sạn Bình Dương sử dụng một số dụng cụ lưu trữ hồ sơ sau: 1 Kệ đựng hồ sơ gắn trên tường nơi làm việc 2 Tủ hồ sơ tổng hợp 3 Hồ sơ để trên bàn 4 Bìa đựng hồ sơ 5 Kệ nhựa đựng hồ sơ để đứng 2.3 Hệ thống lưu trữ hồ sơ Khách sạn Bình Dương sử dụng hệ thống mẫu tự ABC để lưu trữ hồ sơ của khách sạn mình và được thực hiện của thể như sau: Hồ sơ tên theo mẫu... của khách sạn Bình Dương được chia thành 2 giai đoạn: + Chuẩn bị hồ sơ để lưu trữ + Tiến hành thủ tục bỏ hồ sơ vào tủ/ ngăn kéo Riêng việc chuẩn bị hồ sơ lưu trữ bao gồm các bước sau: B1: kiểm tra B2: Làm thư mục tra cứu B3: Ghi mã số hoặc ký hiệu B4: Làm thư mục tra cứu B5: Sắp xếp thứ tự bỏ vào tủ  Nhận xét: Việc thực hiện thủ tục lưu trữ hồ sơ tại Khách Sạn Bình Dương trong thời gian qua đã thực. .. phòng Hành chính của khách sạn Bình Dương được sắp xếp tại tủ hồ sơ của văn thư và tủ hồ sơ chung của phòng và được chia thành các loại hồ sơ như sau: + Hồ sơ cần thiết: hồ sơ khách hàng, hồ sơ nhân viên, hồ sơ về các hợp đồng, các dự án của khách sạn, các văn bản quy phạm pháp luật do nhà nước ban hành Trong đó: hồ sơ thường hay sử dụngbao gồm: các hồ sơ về nhân viên, các hồ sơ về khách hàng… + Hồ sơ... thị trường và thực trạng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý lưu trữ văn bản ở Khách sạn Bình Dương Để ứng dụng tốt, có hiệu quả việc quản lý văn bản, tài liệu ở phòng nghiệp vụ văn thư của nhà trường cần phải đảm bảo một số yêu cầu và nội dung cơ bản sau: + Về trình độ chuyên môn, nghiệp vụ của nhân viên văn thư: Nhân viên văn thư phải tăng cương tập huấn thông qua các lớp bồi dưỡng, tập huấn ứng... dựng một hệ thống mã hoá quản lý lưu trữ hồ sơ phù hợp thực tế ở khách sạn Bình Dương để ứng dụng trong quản lý khai thác tài liệu, lưu trữ hồ sơ nhằm tiết kiệm diện tích của tủ lưu trữ hồ sơ + Về việc ứng dụng các phần mềm quản lý: Hiện nay có rất nhiều phần mềm quản lý văn bản lưu trữ hồ sơ, tuy nhiên, tuỳ thuộc vào chức năng hoạt động của khách sạn mà cài đặt phần mềm cho tương thích, tránh không... dụng nhân viên, các quyết định đào tạo nhân viên…  B2: Lên lịch lưu trữ Việc lên lịch lưu trữ hồ sơ tại phòng Hành chính của khách sạn Bình Dương được thực hiên theo quy định của pháp luật Trong đó: + Các hồ sơ được lưu trữ: các hồ sơ có giá trị sử dụng trên một năm + Người thực hiện công việc lưu trữ hồ sơ: Văn thư lưu trữ hồ sơ tại tủ hồ sơ riêng của mình Đồng thời các nhân viên khác trong phòng... thư Kế toán trưởng chỉ thực hiện trả lời các thư trong phạm vi thẩm quyền của mình, những thư khác sẽ được chuyển đến những bộ phận có liên quan xử lý Nhằm giảm thời gian trả lời thư cho kế toán trưởng và cho văn thư, đảm bảo 4.1.2 Đề xuất giải pháp để hoàn thiện việc sắp xếp 4.2 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện quá trình quản trị hồ sơ tại phòng Hành Chính của khách sạn Bình Dương 4.2.1 Đề xuất giải... liên tục, khách sạn nên phân loại theo từng giai đoạn Nếu các hồ sơ khác nhau nhưng có cùng tên : đặt mã phụ sau tên, hoặc sử dụng bìa hồ sơ có màu khác để phân biệt 4.2.3 Đề xuất giải pháp nhằm hoàn thiện thủ tục lưu trữ hồ sơ Nâng cao nhận thức, ý nghĩa, tầm quan trọng của công tác lưu trữ hồ sơ và tăng cường trách nhiệm của các nhân viên văn thư ở phòng Hành Chính của Khách Sạn Trước mắt cần tập trung... nữa thì được hủy bỏ theo lịch đã quy định của khách sản Bình Dương là 6 tháng 1 lần  Nhận xét: - Ưu điểm: Phòng Hành Chính của công ty đã tiến hành quản trị hồ sơ tương đối tốt tại đây, phòng đã tiến hành phân loại hồ sơ, lên lịch lưu trữ một cách khoa học Khi các hồ sơ không còn hoạt động nữa đã được phòng lưu chuyển vào kho hồ sơ không hoạt động của khách sạn nhằm làm giảm diện tích của tủ hồ sơ, để . KHÁI QUÁT VỀ KHÁCH SẠN BÌNH DƯƠNG 1.1. Tên, địa chỉ Khách sạn Bình Dương- Binh Đoàn 15 Khách sạn Bình Dương - Binh Đoàn 15 toạ lạc tại số 493 Đại lộ An Dương Vương - TP.Quy Nhơn, Tỉnh Bình Đinh tên thành Khách Sạn Binh Đoàn 15 . Qua nhiều lần đổi tên theo quyết định của cấp có thẩm quyền. Tháng 9/2000 Khách sạn Binh Đoàn 15 đổi tên thành “Nhà khách Binh Đoàn 15 thuộc công ty Bình Dương. thuộc công ty Bình Dương – Tổng công ty 15 (Binh Đoàn 15) . Ngày 23/01/2006 đổi tên thành Nhà khách Bình Dương – Binh Đoàn 15. Nhà Khách Bình Dương – Binh Đoàn 15 hoàn thành sửa chữa nâng cấp và tổ