BÀI THUYẾT TRÌNH Môn : QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM PHẦN THUYẾT TRÌNH: LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN Giáo viên hướng dẫn : Thầy Nguyễn Đức Lưu Nhóm thực hiện : + Nguyễn Đức Hòa + Lâm Quốc Việt + Nguyễn Anh Tuấn + Nguyễn Trung Đức + Chu Khải Hoàn + Nguyễn Trung Thành + Kiều Xuân Vân + Nguyễn Quang Tuấn + Nguyễn Việt Cường + Nguyễn Văn Lam + Nguyễn Văn Quyền Lớp : Đ6LT-CNTT3 Hà Nội 4-2013 TẬP ĐOÀN ĐIỆN LỰC TRƯỜNG ĐẠI HỌC ĐIỆN LỰC KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN MỤC LỤC Trang LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN………………………………………………… 3 Phần Trình Bày………………………………………………………………………………3 I. Bảng Công Việc…………………………………………………………………… 3 II. Ước Lượng………………………………………………………………………… 3 III. Kiểm Soát Rủi Ro……………………………………………………………………3 Các Mục Tiêu Đối Với Phần Này………………………………………………………… 3 I.BẢNG CÔNG VIỆC……………………………………………………………………….3 1. Định nghĩa………………………………………………………………………………3 2. Vai trò Bảng Công Việc ( WBS )…………………………………………………… 3 3. Các tính chất của WBS…………………………………………………………………3 4. Nguồn thông tin để xây dựng WBS ……………………………………………………4 5. Cấu trúc của WBS………………………………………………………………………5 6. Danh sách sản phẩm…………………………………………………………………….5 7. Danh sách công việc……………………………………………………………………6 8. Xây dựng WBS…………………………………………………………………………7 9. Kết hợp cả 2 danh sách… …………………………………………………………… 8 10. Các cách dàn dựng khác nhau………………………………………………………….9 11. Làm thế nào để đưa ra một bảng công việc……………………………………………11 12. Các nội dung cần thiết cho mô tả công việc………………………………………… 11 13. Các cách trình bày khác nhau đối với WBS………………………………………… 11 14. Đạt tới sự đồng thuận (giảm thiểu sự chống đối) …………………………………… 11 15. Đánh giá mội WBS tốt……………………………………………………………… 11 16. Kiểm soát các phiên bản của WBS………………………………………………… 12 II. ƯỚC LƯỢNG…………………………………………………………………………….12 1. Định nghĩa……………………………………………………………………………12 2. Trở ngại gặp phải khi ước lượng…………………………………………………… 12 3. Những Lưu ý khi làm Ước lượng…………………………………………………….13 4. Các Kỹ Thuật Để Làm Ước Lượng……………………… ……………………… 13 Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 2 4.1 Ước lượng phi khoa học…………………………………………………… 13 4.2 Ước lượng PERT…………………………………………………………… 13 5. Năng Suất toàn cục (Global Effective Factor – GEF) ……………………………….14 III.Kiểm soát rủi ro……………………………………………………………………….16 1. Tại sao lại cần quản lý rủi ro…………………………………………………………16 2. Vai trò của quản lý rủi ro…………………………………………………………… 16 3. Các công việc Quản lí rủi ro………………………………………………………….16 4. Năm bước Quản lý rủi ro…………………………………………………………… 18 4.1 Bước 1 : Xác định các mức rủi ro ban đầu của dự án……………………19 4.2 Bước 2: Chỉ ra các loại rủi ro cụ thể …………………………………….20 4.3 Bước 3: Phân tích ảnh hưởng…………………………………………….20 4.4 Bước 4: Quy trình quản lý rủi ro……………………………………… 22 4.5 Bước 5: Quản lý rủi ro hiệu quả cần…………………………………… 23 IV. Kết Luận……………………………………………………………………………….24 LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 3 Phần Trình Bày IV. Bảng Công Việc V. Ước Lượng VI. Kiểm Soát Rủi Ro Các Mục Tiêu Đối Với Phần Này o + Giải thích mối quan hệ giữa Sản Phẩm và Công Việc. o + Cung cấp phương pháp lập lịch biểu. o + Cung cấp kỹ năng thực hiện được phân tích đánh giá rủi ro dự án. o + Cung cấp kỹ năng quản lý rủi ro hiệu quả. I.BẢNG CÔNG VIỆC 1. Định nghĩa về Bảng Công Việc ( Work Breakdown Structure – WBS ) • WBS là một danh sách chi tiết những gì cần làm để hoàn thành dự án. • Nếu làm WBS tốt, sẽ xác định chính xác các bước để hoàn thành dự án. • Tham gia xây dựng WBS : người quản lý dự án, khách hang, thành viên tổ, người tài trợ dự án 2. Vai trò Bảng Công Việc ( WBS ) • WBS là cơ sở để ước lượng chi phí. Từ WBS sẽ có 1 bức tranh chung về kinh phí dự án. • WBS là cơ sở để xác định trách nhiệm giữa các cá nhân. • WBS là cơ sở để xây dựng lịch trình thực hiện dự án. 3. Các tính chất của WBS • WBS có thể được chia thành nhiều mức • Bắt đầu từ sản phẩm cuối, các công việc lần lượt được chia nhỏ theo nhu cầu, không phải mọi nhánh của WBS đều cần chi tiết • Có chiều hướng từ trên xuống • Công việc : Động từ, mô tả một quá trình hoạt động, xử lý Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 4 • WBS có thể được phân thành nhiều mức. Không phải tất cả các “ nhánh “ của WBS đều cần chi tiết cùng số mức. Mỗi mức cho phép tạo ra lịch biểu và báo cáo tóm tắt thông tin tại từng mức đó. • WBS viết “ cái gì “, chứ không viết “ như thế nào “. • Trình tự của từng công việc là không quan trọng. Chỉ xác định trình tự trong giai đoạn lập lịch trình. • Liệt kê công việc dự án 4. Nguồn thông tin để xây dựng WBS • Tài liệu có liên quan tới dự án: Phác thảo dự án, báo cáo nghiên cứu tiền khả thi, báo cáo nghiên cứu khả thi • Tài liệu không liên quan tới dự án: Cho các thông tin phụ trợ. i. Ví dụ : sơ đồ tổ chức cơ quan, các thủ tục hành chính, quy tắc làm việc,… • Con người: Những người có mối quan hệ trực tiếp hay gián tiếp với dự án 5. Cấu trúc của WBS Thường theo trình tự từ trên xuống, bao gồm 2 thành phần chính: • Danh sách sản phẩm: PBS (Product Breakdown Structure) Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 5 • Danh sách công việc: TBS (Task Breakdown Structure) 6. Danh sách sản phẩm…. • Mô tả theo trình tự từ trên xuống. • Mức độ phân cấp tùy theo độ phức tạp của sản phẩm. Nói chung, sản phầm càng phức tạp thì số các mức càng lớn hơn. • Sản phẩm toàn bộ và từng sản phẩm con được mô tả bằng danh từ. 7. Danh sách công việc…. • Xác định các công việc cần thực hiện. • Danh sách công việc được chia thành nhiều mức và mô tả từ trên xuống. Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 6 • Danh sách công việc có thể được chia thành các mức khác nhau, mức độ phân cấp tùy thuộc vào độ phức tạp của sản phẩm toàn bộ hay sản phẩm con. • Mỗi công việc đều được mô tả bằng động từ (hành động) và một bổ ngữ Liệt kê công việc dự án Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 7 8. Xây dựng WBS • Các mục tiêu dự án được chia nhỏ thành các phần có thể quản lý Xác định các kết quả bàn giao Thực hiện việc chuyển giao một phần hữu ích của mục tiêu dự án Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 8 Các mục êu dự án Sản Phẩm bàn giao • Các công việc cần đạt được các kết quả bàn giao mốc đã được xác định trong WBS Xác định các kết quả bàn gi Định nghĩa kế hoạch 9. Kết hợp cả 2 danh sách… Cả phần DSSP và DSCV đều được đánh mã duy nhất. Mã số xác định vị trí hay mức của phần tử trong WBS Lưu ý : • Nửa trên của WBS bao gồm các mô tả sản phẩm • Nửa dưới của WBS bao gồm các mô tả công việc (để ra được sản phẩm) Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 9 Các mục êu dự án Sản Phẩm bàn giao Kế hoạch công việc 10. Các cách dàn dựng khác nhau a.Dàn dựng theo Sản Phẩm b.Dàn dựng theo giai đoạn Phân chia công việc theo giai đoạn Mức 1 Mức 2 Mức 3 Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 10 Nhà mới 0.0 Phòng bếp 1.0 Phòng ngủ 3.0Phòng khách 2.0 Salon 2.3 Ánh sang 2.1 Trang trí 2.2Tủ bếp 1.2Bàn ăn 1.1 Nhà mới 0.0 Tầng2 3.0Tầng1 2.0Móng bê tông 1.0 Trần 2.3Cửa 2.2Tường 2.1Đổ móng 1.2Ghép sắt 1.1 Chát 2.1.2Xây gạch 2.1.1 Giai đoạn Sản phẩmSản phẩm Công việcCông việc Công việc Công việc [...]... hoạch gốc của mình Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 12 Cần ghi ngày tháng cho từng phiên bản, đánh số hiệu phiên bả II ƯỚC LƯỢNG 1 Định nghĩa : • Ước lượng thời gian khó hơn xây dựng bảng công việc • Ước lượng thời gian cho mỗi công việc nhỏ, để ước lượng toàn bộ thời gian • • Dự Án Ước lượng thời gian sẽ là cơ sở để đánh giá tiến độ của quá trình thực hiện dự án Xác định công việc quan trọng,... 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 15 Các bước khi làm ước lượng III.Kiểm soát rủi ro  Rủi ro là một sự kiện có thể đe doạ và cản trở dự án thực hiện những mong muốn đã được xác định trong tài liệu dự án của những cổ đông  Kiểm soát rủi ro nhằm ngăn chặn và giảm thiểu những tổn thất do rủi ro gây ra cho dự án 1 Tại sao lại cần quản lý rủi ro • Tất cả các dự án đều phụ thuộc vào rủi ro Nhóm 4: Lập. .. thiết: Hoàn cảnh có thể làm xuất hiện rủi ro  Xác suất: Ước lượng khả năng xuất hiện (%)  Đánh giá ảnh hưởng đối với dự án  Cách giải quyết (đối sách) Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 18 4 Năm bước Quản lý rủi ro 1 Xác định các mức rủi ro ban đầu của dự án 2 Lập thành văn bản các loại rủi ro cụ thể 3 Tiến hành phân tích ảnh hưởng rủi ro 4 Xây dựng và triển khai kế hoạch quản lý rủi ro 5 Giám... lượng thời gian và chi phí • Đề xuất kế hoạch dự phòng, kinh phí dự phòng • Tận dụng sự tham gia, phối hợp của mọi người vào việc hạn chế rủi ro • Tập trung vào kiểm soát những công việc trọng yếu nhất, có ảnh hưởng lớn nhất đén sự thành công của dự án Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 17 Mối quan hệ và trình tự các bước trong quy trình kiểm soát rủi ro Lập bảng "Quản lý rủi ro", có dạng sau:... lượng Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 13 • • • • 4 Khi ước lượng quá chênh lệch so với dự kiến: Kiểm chứng bằng cách tham khảo ý kiến khác hoặc dựa vào lịch sử các dự án Khi ước lượng quá thấp so với dự kiến: Thường do sự lạc quan của người ước lượng, cần tăng thêm một số % nào đó hoặc yêu cầu người ước lượng ký cam kết Khi ước lượng quá cao so với dự kiến: Thu hẹp phạm vi dự án bằng cách... rủi ro • Tất cả các dự án đều phụ thuộc vào rủi ro Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 16 • • Tiến trình sẽ không đúng theo kế hoạch trong một số giai đoạn của dự án Rủi ro không thể được loại trừ triệt để 2 Vai trò của quản lý rủi ro • Giảm thiểu ảnh hưởng của các sự cố không biết trước • Nâng cao xác suất thực hiện thành công dự án • Tạo ra ý thức kiểm soát • Có được các giải pháp hiệu quả... lược và minh họa các phương pháp đối phó rủi ro thường gặp Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 19 4.1 Bước 1 : Xác định các mức rủi ro ban đầu của dự án • Phân loại rủi ro dự án: • vốn có sẵn o liên quan đến các vấn đề o dự án có thể quản lý nhưng không thể loại trừ loại rủi ro này • Acquired o liên quan đến các giải pháp o dự án phải kiểm soát trên những rủi ro vốn có và cả những rủi ro lan... của dự án (có thể quy ra thời gian và tiền bạc thì càng tốt) Bảng phân loại độ nguy hiểm Tác động đến DA Thấp Cao 70- 90% Trung bình (TB) Cao Không chấp nhận (KCN) 40-60% Thấp Cao Không chấp nhận (KCN) 10-30% Khả năn g Xảy ra Trung bình Thấp Trung bình (TB) Cao Ảnh hưởng rủi ro – lợi nhuận Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 21 4.4 Bước 4: Quy trình quản lý rủi ro Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện. .. đoán được???) Hàng hoá, thiết bị về muộn hơn so với dự kiến (dự đoán được) Tiền mất giá (dự đoán trước) 4.2 Bước 2: Chỉ ra các loại rủi ro cụ thể • Mô tả • lý do • Hậu quả Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 20 • • • Xác suất các hoạt động phòng ngừa và bất ngờ 4.3 Bước 3: Phân tích ảnh hưởng Đánh giá (phân tích) rủi ro • • Xác định xác suất xuất hiện (thấp, trung bình, cao) đối với những đe dọa... Dàn dựng theo trách nhiệm Nhà mới 0.0 Đồ gỗ 1.0 Cửa 1.1 Nề 2.0 Cầu thang 1.2 Tường 2.1 Điện 3.0 Trần 2.2 Xây gạch 2.1.1 Bể nước 2.3 Chát 2.1.2 Phân chia công việc theo giai đoạn… Mức WBS 1 Dự án Giai đoạn 2 Giai đoạn 3 Sản phẩm 4 Sản phẩm 5 Sản phẩm Các công việc đưa ra kết quả bàn giao góp phần vào các mục tiêu của dự án 11 Làm thế nào để đưa ra một bảng công việc Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án . BÀI THUYẾT TRÌNH Môn : QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM PHẦN THUYẾT TRÌNH: LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN Giáo viên hướng dẫn : Thầy Nguyễn Đức Lưu Nhóm thực hiện : + Nguyễn Đức Hòa. ro hiệu quả cần…………………………………… 23 IV. Kết Luận……………………………………………………………………………….24 LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 3 Phần Trình Bày IV. Bảng Công Việc V. Ước. kê công việc dự án Nhóm 4: Lập Kế Hoạch Thực Hiện Dự Án Trang 7 8. Xây dựng WBS • Các mục tiêu dự án được chia nhỏ thành các phần có thể quản lý Xác định các kết quả bàn giao Thực hiện việc chuyển