1 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp MỤC LỤC 1 2 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp CHƯƠNG I: TỔNG QUAN 1.Tổng quan 1.1 Cơ sở lựa chọn đề tài Thời đại công nghệ thông tin bùng nổ tạo ra một khả năng thu thập và xử lý thông tin rộng khắp trong mọi mặt của cuộc sống, của nền kinh tế. Các doanh nghiệp là đối tượng nhanh nhậy nhất trong việc áp dụng công nghệ thông tin để phục vụ công việc của mình. Một trong những quá trình ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp đó là lựa chọn được một phần mềm phục vụ công việc bán hàng.Một phầm mềm bán hàng tốt có thể nói nó sẽ mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bán hàng, giúp doanh nghiệp nắm bắt được thông tin về háng hoá, vật tư, thông tin khách hàng, và trạng thái các đơn đặt hàng, hay tình hình công nợ… của doanh nghiệp một cách chính xác và kịp thời. Từ đó người quản lý có thể đưa ra các kế hoạch và quyết định đúng đắn, giảm chi phí và tăng cường khả năng cạnh tranh, nâng cao kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Thực tế đã chứng minh rằng doanh nghiệp nào nhanh chóng đưa việc áp dụng phần mềm vào công việc thì hầu như phát triển tốt. Giám đốc các doanh nghiệp đó đã ý thức được tầm quan trọng của việc “Đo lường hiệu quả kinh doanh”. Họ sẵn sàng đầu tư những khoản tiền đáng kể cho việc tin học hóa quá trình quản lý.Họ biết rằng việc đầu tư này sẽ có lợi và tạo thêm được lợi thế cạnh tranh trên thương trường. Bởi vậy việc xây dựng một phần mềm quản lý bán hàng là tất yếu cho công cuộc tin học hoá ở trong các doanh nghiệp. Đặc biệt đối với công ty TNHH Minh Ngọc là công ty kinh doanh về lĩnh vực thiết bị y tế.Các sản phẩm, dịch vụ phục vụ trong nghành y tế cũng trở nên đa dạng hơn để đáp ứng được nhu cầu thị trường trong nước đang ngày càng khắt khe. Với khối lượng dữ liệu khổng lồ về các sản phẩm trang 2 3 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp thiết bị y tế như vậy thì việc quản lí thủ công đã không còn phù hợp nữa. Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lí thủ công: thông tin về đối tượng quản lí nghèo nàn, lạc hậu không được cập nhật thường xuyên, việc lưu trữ bảo quản gặp nhiều khó khăn, thông tin lưu trữ trong công ty không nhất quán, dễ bị trùng lặp trong các bộ phận. Đặc biệt là mất nhiều công sức để kiểm tra, thống kê, phân tích nhằm đưa ra các thông tin chính xác để phục vụ cho việc ra quyết định kinh doanh. Chính vì vậy việc áp dụng một phần mềm tiện ích trong việc quản lí bán hàng sẽ giải quyết được các khó khăn và giúp bộ phận kinh doanh tìm kiếm được những thông tin chính xác và nhanh chóng. Và từ đó ban giám đốc sẽ có được những báo cáo chính xác, kịp thời về tình hình hoạt động để có thể đưa ra những quyết định kinh doanh đúng đắn trong tương lai. Vì vậy, em đã lựa chọn đề tài là: “Xây dựng phần mềm quản lí bán hàng tại công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc” 1.2.Mục tiêu của đề tài Xây dựng phần mềm quản lí bán hàng giúp công việc quản lý bán hàng được thực hiện một cách có hiệu quả hơn. Phần mềm quản lý bán hàng sẽ giúp quản lý bán hàng được tốt hơn, giảm nhẹ thao tác tính toán, nhập liệu đơn thuần, đưa ra báo cáo, thống kê theo yêu cầu của nhà quản lý một cách chính xác nhanh chóng 2.Thực trạng ứng dụng tin học trong việc bán hàng tại công ty TNHH Minh Ngọc . Cho đến nay công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc mới chỉ áp dụng phần mềm tiện ích kế toán trong việc quản lí tài chính, báo cáo tình hình hoạt động kinh doanh trong từng chu kì hoạt động. Trong khi việc quản lí bán hàng, tình hình sản phẩm trong kho vẫn còn được quản lí một cách thủ công. Điều này 3 4 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp đã gây ra một số khó khăn trong việc kiểm kê hàng hóa, gây mất thời gian trong việc đưa ra danh mục sản phẩm cho khách hàng hay thông tin đưa ra không được nhất quán giữa các bộ phận. 2.1. Tìm hiểu chung về công tác quản lý 2.1.1.Các nghành nghề kinh doanh chủ yếu: - Xây lắp điện dân dụng, công nghiệp, nông nghiệp, giao thông thủy lợi, san lấp mặt bằng hạ tầng cơ sở. - Sản xuất, buôn bán trang thiết bị y tế, máy móc, thiết bị phục vụ ngành y tế, mỹ phẩm, văn phòng phẩm, vật liệu xây dựng. - Nghiên cứu thị trường. - Vận tải hàng hóa, vận chuyển hành khách. - Dịch vụ Makerting. - Dịch vụ cho thuê xe ôtô, nhà, văn phòng. - Dịch vụ mô giới kinh doanh bất động sản. - Sản xuất, buôn bán phần mềm, phần cứng máy vi tinh, linh phụ kiện máy vi tính. - Buôn bán thiết bị điện, điện tử, điện lạnh. - Cho thuê thiết bị công ty kinh doanh. Trong những năm gần đây, công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực trang thiết bị y tế, cung cấp các sản phẩm về y tế cho các bệnh viện, phòng khám lớn nhỏ trong nước. 2.1.2.Kinh nghiệm hoạt động: Công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc bắt đầu kinh doanh trong lĩnh vực trang thiết bị y tế từ cuối năm 2004 cho đến nay. Danh mục sản phẩm thiết bị y tế của công ty cung cấp vào thị trường Việt Nam rất đa dạng, bao gồm những thiết bị hiện đại, chất lượng đảm bảo, được sản xuất tại các nước phát 4 5 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp triển với nên y học phát triển vượt bậc và trình độ khoa học công nghệ cao. Bên cạnh mặt hàng thiết bị y tế, trong danh mục sản phẩm kinh doanh của công ty còn bao gồm thiết bị đặc chủng, thiết bị thí nghiệm, xét nghiệm. Công ty đã liên tục giành được những hợp đồng cung cấp các thiết bị y tế quan trọng cho các đơn vị trong và ngoài nghành y tế. Quí 3 năm 2005, công ty mở rộng danh mục kinh doanh trang thiết bị y tế với mặt hàng nẹp vít xương thần kinh. Đối tác của công ty là nhà sản xuất BK Meditech (Hàn Quốc), một doanh nghiệp lớn và có uy tín trên thị trường chỉnh hình. Chúng tôi hiện đang là nhà cung cấp duy nhất sản phẩm của hãng này vào thị trường Việt Nam. Khách hàng của công ty là những bệnh viện lớn: Bệnh viện quân y 108, bệnh viện Bạch mai,…và các bệnh viện khác thuộc địa bàn phía bắc. 2.2.Cơ cấu tổ chức của công ty 2.2.1.Cơ cấu nhân sự: - Giám đốc: Ông Đinh Anh Hào - Phó giám đốc kinh doanh: Bà Trần Minh Ngọc - Phó giám đốc kĩ thuật: Ông Nguyễn Hồng Khanh - Trưởng phòng tài chính: Bà Trần Thị Tuyết Mai - Trưởng phòng kinh doanh: Ông Phạm Tiến Sơn - Trưởng phòng vật tư: Ông Đông Dược Thảo - Trưởng phòng kĩ thuật: Ông Mai Văn Tiến 2.2.2.Cơ cấu phòng ban 5 6 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp a. Ban giám đốc: Bao gồm: Một giám đốc và hai phó giám đốc (phó giám đốc kinh doanh và phó giám đốc kĩ thuật) thực hiện các chức năng sau: - Nghiên cứu và đề ra các chiến lược cho việc phát triển kinh doanh của công ty, lập kế hoạch kinh doanh cho từng chu kì, thời kì hoạt động. - Điều hành và kiểm tra trực tiếp các hoạt động của cấp dưới. - Trực tiếp xây dựng các qui định, chế độ, chính sách chung của công ty về tổ chức nhân sự, lương, tài chính kế toán. Bên cạnh đó các phó giám đốc là những người trực tiếp giúp giám đốc điều hành công ty và được giám đốc phân công trách nhiệm trong một số lĩnh vực cụ thể. - Phó giám đốc kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm về tình hình kinh doanh của công ty. Dưới sự chỉ đạo của giám đốc thì phó giám đốc sẽ giao nhiệm vụ cho cấp dưới quyền đồng thời thu thập, tổng hợp thông tin để từ đó ban giám đốc có thể lập kế hoạch kinh doanh trong thời gian tới. - Phó giám đốc kĩ thuật sẽ chịu trách về kĩ thuật của công ty, là người trực tiếp lập kế hoạch kiểm tra, bảo trì sản phẩm, tìm hiểu thông tin những chức năng kĩ thuật những mặt hàng chuẩn bị nhập về rồi báo cáo lên ban giám đốc. 6 7 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp b. Phòng tài chính Bao gồm: Trưởng phòng tài chính kiêm kế toán trưởng, thủ quĩ và một nhân viên có nhiệm vụ thống kê sổ sách, báo cáo tình hình tài chính lên ban giám đốc, tổng hợp tình hình hoạt động tài chính trong từng chu kì kinh doanh giúp ban giám đốc có thể đưa ra các sách lược trong thời gian tới. c. Phòng kinh doanh: Bao gồm: Trưởng phòng kinh doanh, phó phòng kinh doanh và bốn nhân viên thực hiện các chức năng sau: - Khai thác thị trường: phòng kinh doanh ngoài việc phát triển thị trường trong nước, họ còn cần tìm hiểu thị trường nước ngoài để có thể mở rộng phạm vi kinh doanh. Tìm những mặt hàng mà trong nước đang cần, hay có thể giới thiệu các sản phẩm của công ty ra các nước trên thế giới. - Bán hàng: bộ phận bán hàng sẽ do 2 nhân viên phụ trách, có nhiệm vụ giới thiệu những tính năng của sản phẩm đến khách hàng giúp họ có thể đưa ra được những lựa chọn đúng đắn, phù hợp với nhu cầu. - Dự án: do ban giám đốc đưa xuống cho phòng kinh doanh, trưởng phòng là người trực tiếp tiếp nhận rồi giao nhiệm vụ xuống cho cấp dưới, họ có trách nhiệm tìm hiểu về dự án mà công ty sắp tham gia, từ đó lập kế hoạch để có thể giành được những lợi thế trong việc dự thầu. - Xuất nhập khẩu: phòng kinh doanh có trách nhiệm trực tiếp làm giấy tờ xuất nhập khẩu cho các lô hàng mà công ty nhập về nước hay xuất ra nước ngoài theo cam kết hợp đồng đã kí với khách hàng. Tất cả các hoạt động của phòng kinh doanh sẽ do trưởng phòng kinh doanh trực tiếp báo cáo lên ban giám đốc để từ đó nhận các chỉ thị để lập kế hoạch kinh doanh cho phòng trong thời gian tới. d. Phòng vật tư: Bao gồm: Trưởng phòng vật tư và 2 nhân viên quản lí kho trực tiếp quản lí kho hàng, dán tem cho sản phẩm. Để đảm bảo quản lí kho một cách chặt 7 8 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp chẽ thì mỗi lần nhập hàng hay xuất hàng đánh giá chất lượng, kiểm kê số lượng các sản phẩm. e. Phòng kĩ thuật: Bao gồm: Trưởng phòng kĩ thuật, phó phòng kĩ thuật và 6 nhân viên thực hiện các chức năng sau: - Kiểm tra sản phẩm đối với những sản phẩm mà công ty chuẩn bị nhập vào. - Trực tiếp thực hiện các nghĩa vụ sau bán hàng theo như hợp đồng đã kí với khách hàng: lắp đặt, hướng dẫn sử dụng, cung cấp các tài liệu kĩ thuật có liên quan đến thiêt bị bàn giao, bảo hành. 2.3.Một số sản phẩm của công ty 2.3.1. Túi y tế thôn bản: - Kẹp Korcher thẳng 160mm có mấu và khóa hãm - Kẹp cong 160mm có mấu và khóa hãm - Kẹp phẫu tích 160mm - kẹp thẳng 160mm có đầu tù - y nhiệt kế 42 độ C - thước dây nhựa 2m - đè lưỡi các loại vô trùng - bơm tiêm nhựa loại 5ml - kim tiêm cho bơm tiêm 5ml - bơm tiêm nhựa loại 10ml - kim tiêm cho bơm tiêm 10ml - đèn pin + 2 pin đại 1,5V-A - Bông y tế - băng vết thương y tế - lam kích (hộp 72 chiếc) - Kim chích máu (vô trùng) 8 9 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp - bút viết kính - Hộp nhôm đựng dụng cụ (22cm x 10cm x 5cm) - túi giả da y tế đựng dụng cụ - cồn y tế 2.3.2. Máy phá rung tim: POWER HEART AED (Cardiac Sience-Mỹ) - hệ thống máy chính POWER HEART AED 3G - bộ điện cực khử rung tim - Túi đeo - tài liệu hướng dẫn sử dụng 2.3.3. Máy truyền dịch tự động: TOP 3300 (Nhật Bản) - thân máy chính - giá treo máy - cây treo máy (Inox-SX tại Việt Nam) 2.3.4. Bơm tiêm tự động: TOP 5300 (Nhật Bản) - sử dụng được nhiều loại bơm tiêm khách nhau - lưư trữ lần cài đặt trước để sử dụng cho lần cài đặt sau mà không cần cài đặt lại - có thể sử dụng nguồn điện DC trên xe cứu thương 2.3.5. Máy đo điện tâm đồ: P80 ESAOTE.a Iso9001, EN 46001 (Ý) - có thể đo 12 kênh đồng thời - in ra 3 kênh trên khổ giấy 80mm - máy in có độ phân giải cao - tốc độ in 5/25/50mm/giây - bàn phím nổi bọc cao su - lựa chọn ngôn ngữ Anh, Nga, Pháp - Sử dụng nguồn điện 230V 50/60HZ - pin sạc sử dụng (2h liên tục) 2.3.6. Hệ thống chụp X-Quang CORNAD (sản xuất tại Mỹ) 9 10 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp - Máy phát tia cao tần HF: + Kiểm soát vi xử lí, quản lí thông số chụp chính xác và đáng tin cậy + độ tuyến tính cao không ripple, dòng của bóng phát tia 300-400mA + bảng điều khiển phẳng dễ sử dụng + hoạt động với sự lựa chọn 3 thông số của Generator (kVp, mA, thời gian) cùng với lựa chọn mÁ + dải chọn thời gian chiếu rộng, dễ dàng và linh hoạt trong sự lựa chọn thông số + Mode chuẩn tự động chụp nhanh giảm thời gian xử lí khi đang tiến hành chụp + giảm liều lượng tia chiếu tới bệnh nhân - Bàn chụp X-Quang: + Cấu trúc chịu được tải trọng lớn + bàn dịch chuyển được theo bốn hướng có khóa từ + khoang chứa Grid, khay bằng Inox - Giá đỡ đèn đầu: + khóa điện cho dịch chuyển lên xuống + tube quay 360 độ có khóa điện + hoạt động ít gây ồn nhờ hệ thống nâng đỡ thiết kế đặc biệt + hoàn toàn đối trọng, hệ thống dây đôi đảm bảo an toàn + bộ trực chuẩn chùm tia bảo đảm dễ địng vị + Collimator điều khiển bằng tay - Bóng phát tia X-Quang - Giá chụp phổi: + dịch chuyển lên xuống dọc theo cột + khoang chứa Grid với khay bằng Inox 2.3.7. Máy rửa phim tự động Hãng sản xuất: ELK Corporation (Nhật Bản) 10 [...]... doanh thu 3.2.Sơ đồ luồng dữ liệu DFD  Sơ đồ ngữ cảnh Lập báo cáo Lưu trữ 31 Đồ án tốt nghiệp 32 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp y/c Khách hàng Đơn đặt hàng Mua hàng B P.bảo hành Phần mềm quản lý bá Hàng và hóa đơn P.giao nhận hàng y/c mua hàng Quản lý bán hàng Khách hàng Hồ sơ đơn hàng NCC y/c bảo hành Sp bảo hành Bảo hành Quản lý mua hàng Quản lý kho Đơn đăt hàng B/c Xuất nhập tồn Sơ đồ luồng dữ liệu... tra sp và nhập kho quản sp Kiểm Bảo Xuất kho Lập báo cáo Đặc tả:-Nhà cung cấp gửi hàng và phiếu giao nhận hàng đến kho hàng. Cán bộ phụ trách kho sẽ kiểm tra thông tin và số lượng sản phẩm để nhập hàng vào kho.Khi công ty cần xuât sản phẩm để bán, cán bộ kho sẽ lập báo cáo về sản phẩm và số lượng cần xuất 26 27 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp  Quá trình bán hàng: Quá trình bán hàng Nhận yêu câu KHvà... chức năng nghiệp vụ Quản lý bán hàng Quản lý mua hàng uản lý kho hàng trình bán hàngBảo hành Q Quá 3.1.1Sơ đồ phân rã chức năng nghiệp vụ  Quản lý mua hàng: 25 26 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp Đặc tả:-Phòng vật tư yêu cầu đặt mua hàng và lựa chọn nhà cung Quản lý hàng. Sau khi cấp(xem hồ sơ nhà cung cấp) để đặt mua hàng đã lựa chọn được nhà cung cấp phòng vật tư sẽ làm hồ sơ đơn hàng và lập báo cáo... Dũng Đồ án tốt nghiệp Hàng tồn kho Hàng đã xuất 3.3 Yêu cầu về các chức năng của mô hình hệ thống -Cập nhật hàng hóa:hệ thống sẽ cập nhật các danh mục hàng hóa,nhóm hàng hóa để có thể nắm bắt các thông tin và sửa chữa thông tin hàng hóa đó -Thống kê:hệ thống sẽ thống kê số lượng hàng còn tồn hay số lượng hàng đã xuất thông qua các báo cáo về tình hình nhập xuất -Nhà cung cấp:Bộ phận quản lý bán hàng. .. 11 12 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp TNHH Minh Ngọc Công ty TNHH Minh Ngọc hoạt động kinh doanh chủ yếu trong lĩnh vực trang thiết bị y tế, với danh mục sản phẩm đa dạng bao gồm nhiều trang thiết bị hiện đại, chất lượng bảo đảm, được sản xuất tại các nước phát triển với trình độ công nghệ cao Trước đây khi qui mô công ty nhỏ, với số lượng sản phẩm ít nên việc quản lí bằng thủ công vẫn còn có thể đạt... Lãnh Đạo 35 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp Sơ đồ phân rã mức 2 chức năng quản lý kho hàng NCC P.giao hàng Quản lý kho Thông tin HH Lãnh đạo TT hàng hóa nhập kho Hồ sơ kho 35 Lập báo cáo xuât kho Quản lý bán hàng 36 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp Sơ đồ phân rã mức 2 chức năng bảo hành y/c bảo hành Khách hàng Quản lý bán hàng Hổ sơ HH và KH Hóa đơn BH Lập báo cáo 3.3.Thiết kế cơ sở dữ liệu 36 Sp... nay khi mà công việc kinh doanh đang ngày càng mở rộng để đáp ứng nhu cầu thị trường, với số lượng sản phẩm lớn, đa dạng về chủng loại đòi hỏi phải áp dụng tin học trong quản lí để có thể kiểm soát tốt được các qui trình bán hàng như: quản lí kho hàng, mua bán sản phẩm Khi khách hàng có nhu cầu về hàng hóa thì phòng kinh doanh sẽ tiếp nhận yêu cầu này, khách hàng có thể đặt mua tại công ty hay gọi... về việc nhập hàng hóa bằng các văn bản yêu cầu.Sau đó nhà cung cấp tiếp nhận đơn đặt hàng của bộ phận quản lý bán hàng và đáp ứng đủ số lượng hàng yêu cầu.Và sau cùng là phục vụ yêu cầu của khách hàng thông qua danh sách mua 23 24 Nguyễn Việt Dũng hàng và xuất các hóa đơn bán hàng 24 Đồ án tốt nghiệp 25 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp CHƯƠNG III : PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG 3.1.Sơ đồ phân cấp... Lãnh Đạo B/c hàng mua NCC 32 Hồ sơ NCC 33 Nguyễn Việt Dũng  Sơ đồ fân rã mức 2 chức năng quản lý mua hàng 33 Đồ án tốt nghiệp 34 Nguyễn Việt Dũng Yêu cầu Đồ án tốt nghiệp Chức năng lựa chọn NCC Lãnh Đạo Hồ sơ NCC Mua hàng TT NCC Chức năng đặt hàng NCC Hồ sơ đơn hàng Đơn đặt hàng H.hóa Kiểm tra nhập kho TT Nhập kho Báo cáo 34 Báo cáo mua Lãnh Đạo 35 Nguyễn Việt Dũng Đồ án tốt nghiệp Sơ đồ phân rã mức... lãnh đạo của công ty duyệt.Khi công ty đã phê duyệt đơn hàng thì nhà cung cấp gửi hóa Lựa đến Đặt để lập Lập báo đơn hàngchọn phòng kế toán hàng phiếu chi Kiểm tra và cáo gửi lên lãnh đạo rồi lập báo NCC nhập kho sp cáo cho công ty. Sau khi đã hoàn thành các thủ tục nhà cung cấp gửi hàng đến kho và làm thủ tục kiểm tra để nhập kho, lập báo cáo nhập xuất tồn kho  Quản lý kho hàng: Quản lý kho hàng Yêu cầu . chọn đề tài là: Xây dựng phần mềm quản lí bán hàng tại công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc 1.2.Mục tiêu của đề tài Xây dựng phần mềm quản lí bán hàng giúp công việc quản lý bán hàng được thực hiện. chóng 2.Thực trạng ứng dụng tin học trong việc bán hàng tại công ty TNHH Minh Ngọc . Cho đến nay công ty TNHH quốc tế Minh Ngọc mới chỉ áp dụng phần mềm tiện ích kế toán trong việc quản lí tài chính, báo. ứng dụng công nghệ thông tin của doanh nghiệp đó là lựa chọn được một phần mềm phục vụ công việc bán hàng. Một phầm mềm bán hàng tốt có thể nói nó sẽ mang lại bước đột phá mới cho công tác quản lý bán