Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU .3 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA ĐỀ TÀI .5 1.1 Kế toán vốn tiền .5 1.1.1 Kế toán vốn tiền .5 1.1.1.1 Khái niệm kế toán vốn tiền .5 1.1.1.2 Nhiệm vụ kế toán vốn tiền .5 1.1.1.3 Các nguyên tắc kế toán vốn tiền 1.1.2 Kế toán tiền mặt 1.1.2.1 Khái niệm 1.1.2.2 Chứng từ sử dụng kế toán tiền mặt 1.1.2.3 Tài khoản sử dụng 1.1.2.4 Trình tự kế toán tiền mặt 1.1.3 Kế toán tiền gửi ngân hàng 12 1.1.3.1 Khái niệm 12 1.1.3.2 Tài khoản sử dụng 13 1.1.3.3 Trình tự kế toán tiền gửi ngân hàng 14 1.2 Hệ thống thông tin doanh nghiệp .18 1.2.1 Khái niệm hệ thống hệ thống thông tin 18 1.2.1.1 Hệ thống 18 1.2.1.2 Hệ thống thông tin 19 1.2.2 Các bước phát triển hệ thống thông tin 21 1.2.3 Các mơ hình hệ thống 23 1.2.3.1 Mơ hình nghiệp vụ hệ thống 23 1.2.3.2 Mơ hình hố q trình xử lý 24 1.2.3.3 Mơ hình thực thể – liên kết ERM 24 1.2.3.4 Mơ hình liệu – quan hệ 24 1.3 Cơ sở liệu hệ quản trị sở liệu 25 1.3.1 Khái niệm cở liệu hệ quản trị cở liệu 25 1.3.1.1 Cơ sở liệu 25 1.3.1.2 Hệ quản trị sở liệu .26 1.3.2 Hệ quản trị sở liệu Mirosoft Visual Foxpro 27 CHƯƠNG 2: CÔNG TÁC KẾ TỐN TẠI TỔNG CƠNG TY THÉP VIỆT NAM 28 2.1 Giới thiệu Tổng công ty Thép Việt Nam 28 2.2 Tổ chức máy kế tốn Tổng cơng ty Thép Việt Nam 32 2.2.1 Chức Phịng tài kế tốn 33 2.2.2 Nhiệm vụ chủ yếu Phịng tài kế toán 33 2.2.3 Cơ cấu tổ chức nhân Phòng tài kế tốn gồm có: 34 2.3 Hạch toán kế toán Tổng công ty Thép Việt Nam 34 2.3.1 Hình thức kế tốn 34 2.3.2 Nguyên tắc hạch toán kế toán .38 2.3.3 Hệ thống phân hành kế tốn Tổng cơng ty 39 2.4 Kế toán vốn tiền Tổng công ty Thép Việt Nam .40 2.4.1 Kế toán tiền mặt 40 2.4.2 Kế toán tiền gửi ngân hàng 41 2.4.3 Các mẫu chứng từ sử dụng hạch toán 42 2.5 Đánh giá tình hình ứng dụng CNTT vào cơng tác kế tốn Tổng cơng ty .49 3.1 Phân tích hệ thống thơng tin kế toán vốn tiền .52 Lê Thế Quyền – Lớp K44/41.02 Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp 3.1.1 Khảo sát yêu cầu hệ thống 52 3.1.2 Phạm vi triển khai 52 3.1.3 Mô tả hoạt động của hệ thống .53 3.1.4 Mơ hình chức hệ thống 56 3.1.4.1 Biểu đồ ngữ cảnh 56 3.1.4.2 Biểu đồ phân cấp chức 56 3.1.4.5 Ma trận thực thể chức 57 3.1.4.4 Tài liệu đặc tả chức 57 3.1.4.5 Biểu đồ luồng liệu hệ thống 60 3.1.5.1 Mơ hình thực thể liên kết 63 3.1.5.2 Mơ hình quan hệ 66 3.2 Thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn vốn tiền 68 3.2.1 Thiết kế cở liệu 68 3.2.1.2 Mối quan hệ bảng 73 3.2.2 Thiết kế Module hệ thống 73 3.2.3 Thiết kế giao diện hệ thống 74 3.2.3.1 Thiết kế thực đơn hệ thống 74 3.2.3.2 Thiết kế form giao diện 76 KẾT LUẬN 89 Lê Thế Quyền – Lớp K44/41.02 Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp LỜI MỞ ĐẦU Sản xuất kinh doanh lĩnh vực hoạt động kinh tế sơi động, có nhiều thời có nhiều thách thức Đặc biệt giai đoạn nay, mà cạnh tranh kinh tế thị trưòng ngày khốc liệt Để tồn phát triển thị trường đòi hỏi doanh nghiệp phải động để tìm phương thức, chế quản lý kinh doanh có hiệu nâng cao sức cạnh tranh thị trường đem lại lợi nhuận cao Và kế tốn cơng cụ quan trọng phục vụ cho quản lý kinh tế, gắn liền với hoạt động quản lý Nó cung cấp thơng tin kế toán chất lượng cho quan chức nhà quản lý Ngày nay, sống giới công nghệ thông tin Tin học vào tất “ngõ ngách” đời sống xã hội, từ công việc đơn giản giải toán tuý đến vấn đề phức tạp việc áp dụng tin học công nghệ viễn thông hay nghiên cứu vũ trụ…Việc ứng dụng công nghệ thông tin quản lý đem lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp từ việc lưu trữ liệu đến việc tìm kiếm thơng tin, lên báo cáo…giúp cho cơng tác quản lý thực cách dễ dàng Tin học hóa cơng tác kế tốn việc làm thiết thực giúp cho cơng việc kế tốn doanh nghiệp nhanh chóng, kịp thời, xác tăng hiệu suất làm việc nhân viên kế toán nói riêng cơng tác quản lý nói chung Bởi tầm quan trọng tính cấp thiết cần phải hồn thiện việc tin học hóa cơng tác kế tốn doanh nghiệp với trình tìm hiểu lý luận thực tiễn cơng tác kế tốn Tổng cơng ty Thép Việt Nam, em lựa chọn đề tài: “Xây dựng hệ thống kế toán vốn tiền Tổng cơng ty Thép Việt Nam” để trình bày viết với mong muốn góp phần hồn Lê Thế Quyền – Lớp K44/41.02 Học viện Tài Chính Đồ án tốt nghiệp thiện tổ chức kế toán nhằm tăng cường khả cạnh tranh Tổng cơng ty Nội dung đồ án gồm có chương sau: Chương 1: Cơ sở lý luận chung đề tài Chương 2: Cơng tác kế tốn Tổng cơng ty Thép Việt Nam Chương 3: Phân tích thiết kế hệ thống thơng tin kế tốn vốn tiền Để hoàn thành đồ án, em nhận giúp đỡ, bảo nhiệt tình thầy Nguyễn Hữu Xuân Trường, thầy giáo, cô giáo trường với anh chị phịng tài kế tốn Tổng cơng ty Thép Việt Nam Em xin chân thành cảm ơn ! Lê Thế Quyền – Lớp K44/41.02 CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG CỦA ĐỀ TÀI 1.1 Kế toán vốn tiền 1.1.1 Kế toán vốn tiền 1.1.1.1 Khái niệm kế toán vốn tiền Vốn tiền phận vốn sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thuộc tài sản lưu động hình thành chủ yếu trình bán hàng quan hệ tốn Vốn tiền doanh nghiệp bao gồm: Tiền mặt tồn quỹ, tiền gửi ngân hàng tiền chuyển (kể ngoại tệ, vàng bạc đá quý, kim khí quý) 1.1.1.2 Nhiệm vụ kế toán vốn tiền Vốn tiền vận động không ngừng, phức tạp có tính lưu chuyển cao Quản lý chặt chẽ vốn tiền điều kiện tăng hiệu vốn lưu động, bảo vệ chặt chẽ tài sản, ngăn ngừa tượng lãng phí, tham tài sản đơn vị Để góp phần quản lý tốt tài sản doanh nghiệp, kế toán vốn tiền cần thực tốt nhiệm vụ sau: – Phản ánh xác, đầy đủ, kịp thời số có tình hình biến động loại vốn tiền – Kiểm tra, giám sát chặt chẽ việc chấp hành chế độ, quy định, thủ tục quản lý vốn tiền 1.1.1.3 Các nguyên tắc kế toán vốn tiền Kế toán vốn tiền phải tuân thủ theo nguyên tắc, chế độ quản lý tiền tệ Nhà nước sau đây: - Sử dụng đơn vị tiền tệ thống đồng Việt Nam - Các loại ngoại tệ phải quy đổi đồng Việt Nam theo quy định theo dõi chi tiết riêng nguyên tệ TK 007 “Ngoại tệ loại” - Các loại vàng bạc, đá quý, kim khí quý phải đánh giá tiền tệ thời điểm phát sinh theo giá thực tế (nhập, xuất) phải theo dõi chi tiết số lượng, trọng lượng, quy cách phẩm chất loại - Vào cuối kì, kế tốn phải điều chỉnh lại loại ngoại tệ theo tỷ giá thực tế 1.1.2 Kế toán tiền mặt 1.1.2.1 Khái niệm Tiền mặt số vốn tiền thủ quỹ bảo quản quỹ (két) doanh nghiệp bao gồm: Tiền Việt Nam, ngoại tệ, vàng bạc, đá quý, kim khí quý, tín phiếu ngân phiếu Trong doanh nghiệp có lượng tiền mặt định quỹ để phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh hàng ngày Số tiền thường xuyên tồn quỹ phải tính tốn định mức hợp lý, mức tồn quỹ tùy thuộc vào quy mơ, tích chất hoạt động , số tiền doanh nghiệp phải gửi vào ngân hàng tổ chức tài khác Mọi khoản thu chi, bảo quản tiền mạt thủ quỹ chịu trách nhiệm thực Thủ quỹ không trực tiếp mua bán vật tư, hàng hóa, tiếp liệu khơng kiêm nhiệm cơng tác kế tốn Tất khoản thu, chi tiền mặt phải có chứng từ hợp lệ chứng minh phải có chữ kí Kế toán trưởng thủ trưởng đơn vị Sau thực thu chi tiền, thủ quỹ giữ lại chứng từ để cuối ngày ghi vào sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ Sổ quỹ kiêm báo cáo quỹ lập thành liên, liên lưu lại làm sổ quỹ, liên làm báo cáo quỹ kèm theo chứng từ thu, chi gửi cho kế toán quỹ Số tồn quỹ cuối ngày phải khớp với số dư cuối ngày sổ quỹ 1.1.2.2 Chứng từ sử dụng kế toán tiền mặt - Phiếu thu – mẫu 01 – TT (BB) - Phiếu chi – mẫu số 02 – TT (BB) - Bảng kê vàng bạc, đá quý – mẫu số 07 – TT (HD) - Bảng kiểm kê quỹ – mẫu số 08a – TT, 08b – TT (HD) Các chứng từ sau kiểm tra đảm bảo tính hợp lệ ghi chép, phản ánh vào sổ kế toán liên quan bao gồm: - Sổ quỹ tiền mặt - Các sổ kế toán tổng hợp - Sổ kế toán chi tiết tiền mặt 1.1.2.3 Tài khoản sử dụng Để phản ánh tình hình thu chi tồn quỹ tiền mặt doanh nghiệp, kế toán sử dụng tài khoản 111 “Tiền mặt”, tài khoản 111 có kết cấu: Bên Nợ: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc… nhập quỹ - Số tiền thừa phát kiểm kê - Chênh lệch tăng tỉ giá hối đoái đánh giá lại cuối kỳ Bên Có: - Các khoản tiền mặt, ngoại tệ, vàng bạc… xuất quỹ - Số tiền thiếu phát kiểm kê - Chênh lệch tỉ giá hối đoái giảm đánh giá lại cuối kỳ Số dư bên Nợ: Số tiền mặt tồn quỹ có Tài khoản 111 có tài khoản cấp 2: - Tài khoản 1111 – Tiền Việt Nam - Tài khoản 1112 – Ngoại tệ - Tài khoản 1113 – Vàng bạc, kim khí q, đá q Ngồi kế tốn cịn sử dụng tài khoản liên quan khác TK 112, TK 113, TK 331, TK 152, TK 211, TK 133… 1.1.2.4 Trình tự kế tốn tiền mặt  Kế toán khoản thu chi tiền Việt Nam - Các nghiệp vụ thu tiền: Nợ TK 111 – Tiền mặt Có TK 511, 512, 515 – DT bán hàng ngồi, nội tài Có TK 711 – Thu nhập khác Có TK 131, 138, 141 – Thu hồi khoản nợ phải thu Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng Có TK 128, 221, 222 – Thu hồi tiền đầu tư Có TK 144, 244 – Thu hồi khoản kí cược, kí quỹ - Các nghiệp vụ chi tiền mặt: Nợ TK 152, 153, 156, 211 – Chi tiền mua vật tư, hàng hóa, TSCĐ Nợ TK 331, 311, 315 – Chi tiền trả nợ cho người bán, vay ngắn hạn Nợ TK 333, 334, 336 – Chi tiền toán với NN, với CNV, với nội Nợ TK 112, 113 – Chi tiền gửi vào ngân hàng, gửi qua bưu điện… Nợ TK 121, 221, 128, 222, 228 – Chi tiền đầu tư Nợ TK 144, 244 – Chi tiền kí cược, kí quỹ Nợ TK 621, 627, 641, 642, 635, 241… Có TK 111 – Tiền mặt  Kế tốn khoản thu chi ngoại tệ - Việc hạch toán ngoại tệ phải quy đổi đồng Việt Nam đơn vị tiền tệ thức sử dụng kế toán (nếu chấp thuận) nguyên tắc doanh nghiệp phải vào tỷ giá giao dịch thực tế nghiệp vụ kinh tế phát sinh tỷ giá giao dịch bình quân thị trường ngoại tệ liên ngân hàng Ngân hàng Nhà nước công bố thời điểm phát sinh nghiệp vụ kinh tế (gọi tắt tỉ giá giao dịch) để ghi sổ kế toán - Đối với tài khoản thuộc loại chi phí, doanh thu, thu nhập, vật tư, hàng hóa, tài sản cố định, bên Nợ tài khoản vốn tiền, tài khoản Nợ phải thu bên Có tài khoản Nợ phải trả… Khi có nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngoại tệ phải ghi sổ kế toán theo tỷ giá giao dịch - Đối với bên Có tài khoản vốn tiền, khoản Nợ phải thu bên Nợ tài khoản Nợ phải trả có nghiệp vụ kinh tế phát sinh ngoại tệ phải ghi sổ kế toán theo tỷ giá ghi sổ kế toán (tỷ giá xuất quỹ theo phương pháp bình quân gia quyền; nhập trước xuất trước; nhập sau xuất trước…, tỷ giá nhận nợ…) - Cuối năm tài chính, doanh nghiệp phải đánh giá lại khoản mục tiền tệ có gốc ngoại tệ theo tỷ giá giao dịch bình quân thị trường ngoại tệ liên ngân hàng NHNN Việt Nam công bố thời điểm lập bảng cân đối kế toán - Trường hợp mua bán ngoại tệ đồng Việt Nam hạch tốn theo tỷ giá thực tế mua, bán • Kế tốn nghiệp vụ kinh tế liên quan đến ngoại tệ tiền mặt giai đoạn sản xuất kinh doanh (kể hoạt động đầu tư xây dựng doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh có hoạt động đầu tư xây dựng bản) • Khi phát sinh doanh thu, thu nhập khác thu tiền ngoại tệ nhập quỹ, kế toán quy đổi ngoại tệ đồng Việt Nam theo tỷ giá hối đoái ngày giao dịch, tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng, ghi: Nợ TK 111(1112) – Tiền mặt (theo tỷ giá giao dịch BQLNH) Có TK 511, 711 – Doanh thu bán hàng (theo tỷ giá giao dịch BQLNH) Có TK 3331 – Thuế GTGT phải nộp Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 007 – Ngoại tệ loại • Khi toán nợ phải thu ngoại tệ, nhập quỹ tiền mặt: + Nếu phát sinh lãi chênh lệch tỷ giá hối đối giao dịch ghi: Nợ TK 111(1112) – Tiền mặt (theo tỷ giá giao dịch BQLNH) Có TK 131, 136, 138 (Tỷ giá ghi sổ kế tốn) Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài (số chênh lệch tỷ giá giao dịch BQLNH lớn tỷ giá ghi sổ kế toán TK 131, 136, 138) + Nếu phát sinh lỗ chênh lệch tỷ giá giao dịch toán nợ phải trả (tỷ giá giao dịch bình quân liên ngân hàng nhỏ tỷ giá ghi sổ kế toán khoản phải thu) số chênh lệch ghi: Nợ TK 111(1112) – Tỷ giá hối đoái ngày giao dịch (Tỷ giá BQLNH) Nợ TK 635 – Chi phí tài (Lỗ tỷ giá hối đối) Có TK 131, 136, 138 (Tỷ giá hói đối ghi sổ kế tốn) Đồng thời ghi đơn vào bên Nợ TK 007 – Ngoại tệ loại • Khi xuất quỹ ngoại tệ để mua tài sản, vật tư, hàng hóa chi trả khoản chi phí ngoại tệ: + Trường hợp phát sinh lãi tỷ giá hối đoái giao dịch ghi: Nợ TK 152, 153, 156, 211, 611, 623, 627, 642… (theo tỷ giá giao dịch BQLNH) Có TK 111(1112) – Tiền mặt (Tỷ giá ghi sổ kế tốn) Có TK 515 – Doanh thu hoạt động tài (số chênh lệch tỷ giá giao dịch BQLNH lớn tỷ giá ghi sổ kế toán) + Trường hợp phát sinh lỗ tỷ giá hối đoái giao dịch ghi: - Giao diện Đăng ký người dùng Người dùng nhập thông tin tài khoản, lựa chọn quyền đăng nhập (Có lựa chọn tồn quyền bán quyền) người nhập mã đăng ký lựa chọn quyền đăng nhập tồn quyền Nếu tên đăng nhập chưa tồn tài khoản người sử dụng ghi danh - Giao diện “In sổ quỹ” Form dùng để in sổ quỹ khoảng thời gian nhập từ bàn phím - Giao diện chương trình Sau đăng nhập thành cơng, Form giao diện chương trình lên cho phép người sử dụng thao tác hệ thống theo quyền phân cấp người dùng Người dùng thực cơng việc thông qua việc thao tác với Menu hệ thống - Giao diện “Đổi mật khẩu” Bất kì người dùng hệ thống sau đăng nhập thành công đổi mật Chọn menu “Hệ thống”, sau chọn “Thay đổi mật mật đăng nhập” - Giao diện “Đổi mã đăng ký” Chỉ người có tồn quyền sử dụng hệ thống đổi mã đăng ký hệ thống - Giao diện “Danh mục tài khoản” Ở Form này, người dùng thực thao tác thêm, sửa, xoá ghi lựa chọn, xem ghi từ đầu đến cuối tệp - Giao diện form “Sổ chi tiết tài khoản” - Giao diện “Cập nhật danh mục Khách hàng” - Giao diện “Sổ tổng hợp chữ T” - Giao diện “In bảng kê chứng từ” - Giao diện “Cập nhật danh mục ngân hàng” - Giao diện form “Xác định lượng tiền mặt tồn quỹ loại” - Giao diện “Nhập phiếu thu chi” - Giao diện “Cập nhật tỷ giá” - Giao diện “Cập nhật danh mục tiền tệ” - Giao diện form “Tìm phiếu thu chi” - Giao diện “Nhập giấy báo nợ có” - Giao diện form “ Xác định lượng tiền gửi ngân hàng tại” - Giao diện form “Tìm khách hàng” - Giao diện form “Tìm Giấy báo” KẾT LUẬN Trong kinh tế thị trường, việc tổ chức quản lý doanh nghiệp ảnh hưởng lớn đến kết hoạt động sản xuất kinh doanh Nhân tố đóng vai trị quan trọng việc tổ chức quản lý doanh nghiệp cơng tác kế tốn doanh nghiệp Vì cơng tác kế toán cần phải tổ chức đổi thường xuyên, cải tiến cho phù hợp với đặc điểm ngành sản xuất kinh doanh Áp dụng công nghệ thơng tin vào cơng tác kế tốn doanh nghiệp giúp không ngừng nâng cao chất lượng hiệu cơng tác kế tốn cho doanh nghiệp Sau q trình thực tập nghiên cứu thực tiễn việc tổ chức cơng tác kế tốn Tổng cơng ty, kết hợp với kiến thức lý luận tổ chức cơng tác kế tốn nói chung kế tốn vốn tiền nói riêng, nhận thức vai trị vơ quan trọng kế tốn vốn tiền doanh nghiệp Em nghiên cứu đề tài “Xây dựng hệ thống kế toán vốn tiền Tổng công ty Thép Việt Nam” Trong đề tài, em nêu lên sở lý luận, thực trạng, đánh giá cơng tác tổ chức hạch tốn vốn tiền tiến hành xây dựng hệ thống kế tốn vốn tiền Tổng cơng ty Thép Việt Nam Hệ thống thực hệ quản trị sở liệu ngơn ngữ lập trình Microsoft Visual FoxPro Hệ thống kế toán vốn tiền thiết kế gồm chức chính: - Cập nhật thông tin liên quan vào hệ thống - Theo dõi lượng tiền tồn quỹ tiền mặt tiền gửi ngân hàng - Lập chứng từ, sổ sách phục vụ cho cơng tác kế tốn Với kiến thức lĩnh hội từ giảng đường đại học kinh nghiệm thực tế q trình thực tập, tơi hoàn thành đồ án tốt nghiệp song đồ án tránh khỏi hạn chế thiếu sót Em mong nhận ý kiến đóng góp từ thầy anh chị phịng Tài kế tốn Tổng cơng ty để đồ án hoàn thiện Cuối cùng, em xin cảm ơn thầy Nguyễn Hữu Xuân Trường với anh chị phịng tài kế tốn Tổng cơng ty Thép Việt Nam giúp đỡ em hoàn thành đề tài Hà nội, ngày…tháng 05 năm 2010 Sinh viên Lê Thế Quyền ... http://www.vnsteel.vn/ Tổng Công ty Thép Việt Nam hình thành tảng nguồn lực hợp Tổng Công ty: Tổng Công ty Thép Tổng Công ty Kim khí Trong đó: - Tổng Cơng ty Thép chuyên sản xuất gang thép với sở chủ lực Công ty. .. 2.3.3 Hệ thống phân hành kế tốn Tổng cơng ty Các phân hành kế toán áp dụng Tổng cơng ty gồm: - Kế tốn tiền mặt - Kế toán tiền gửi ngân hàng - Kế toán khoản phải thu - Kế toán tạm ứng - Kế tốn... hạn - Kế tốn TSCĐ - Kế toán khoản đầu tư dài hạn - Kế tốn tiền lương khoản trích theo lương - Kế toán giá vốn hàng bán xác định kết kinh doanh … 2.4 Kế toán vốn tiền Tổng công ty Thép Việt Nam