ĐỀ TÀI 3: TÌM HIỂU VỀ SỰ GIỐNG NHAU VÀ KHÁC NHAU GIỮA PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ ERP 1 NHÓM 8: 1) LÊ THỊ DUYÊN 2) NGUYỄN THỊ MỸ DUNG 3) ĐINH THỊ ÁNH HUYỀN 4) TRỊNH THỊ DUYẾN 5) NGUYỄN THỊ DIỄM PHƯƠNG - 01647265687 I. ERP LÀ GÌ? 1) Khái niệm Thời gian gần đây CNTT và các doanh nghiệp xuất hiện một thuật ngữ khá phổ biến đó là ERP. Đây là thuật ngữ viết tắt của cụm từ Enterprise Resource Planning –ERP., cụm từ này có nghĩa là Quản lý nguồn lực doanh nghiệp, nhưng hầu như đây chỉ là khái niệm mơ hồ, vậy chính xác thì ERP là gi? ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp . Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, .v.v. Thêm vào đó, như một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp, là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên. ERP là “một thế hệ hệ thống sản xuất mới” bao gồm hệ MRP (Material Resource Planning), tài chính (finance) và nguồn nhân lực (human resources) được tích hợp toàn diện với nhau trên một cơ sở dữ liệu thống 2 nhất. Hiểu một cách đơn giản, ERP chỉ là việc đóng những ứng dụng CNTT trong kinh doanh vào một gói. Sau này, ERP được mở rộng và kết nối thêm các hệ như APO (tối ưu hóa kế hoạch), CRM (quản trị quan hệ khách hàng). Hệ thống ERP mở rộng như vậy được gọi bằng một cái tên khác: CEA (comprehensive enterprise applications). Các chức năng tiêu biểu của một phần mềm hoạch định tài nguyên doanh nghiệp bao gồm: • Lập kế hoạch, dự toán • Bán hàng và quản lý khách hàng • Sản xuất • Kiểm soát chất lượng • Kiểm soát nguyên vật liệu, kho, tài sản cố định • Mua hàng và kiểm soát nhà cung ứng • Tài chính – Kế toán • Quản lý nhân sự • Nghiên cứu và phát triển Bên cạnh đó, do tính dây chuyền và phức tạp của hệ thống ERP, các doanh nghiệp cung cấp giải pháp ERP còn hỗ trợ khách hàng thông qua dịch vụ tư vấn, thiết kế theo đặc thù của doanh nghiệp. 3 4 2) Phân hệ của ERP Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau: • Kế toán: phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục vật tư, v.v Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP; • Mua hàng; • Hàng tồn kho; • Sản xuất; • Bán hàng; và • Quản lý nhân sự và tính lương. Các nhà cung cấp ERP có các loại phân hệ khác nhau và có các mức độ tích hợp khác nhau giữa các phân hệ. Ở Việt Nam, các công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán và sau đó bổ sung các phân hệ khác khi nhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn. 3) Giới thiệu một số phần mềm kế toán /ERP Việt Nam và trên thế giới a. Phần mềm do các công ty trong nước phát triển Nhóm này bao gồm các phần mềm kế toán được thiết kế sẵn do các công ty trong nước phát triển và đã được nhiều khách hàng sử dụng ở Việt Nam, ví dụ như LacViet’s AccNet 2000, MISA-AD 5.0, Fast Accounting 2003, VSDC’s ACsoft 2004, BSC’s Effect, Scitec’s KTV 2000, Gen Pacific’s CAM, CSC’s IAS 3.0, DigiNet’s Lemon 3, AZ Company’s Esoft 2000, và Kha Thi Software Center’s KT VAS……… b. Phần mềm kế toán /ERP của nước ngoài Cấp thấp: QuickBooks, PeachTree và MYOB…. Các phần mềm này là các phần mềm kế toán nước ngoài được bán trên thế giới và được thiết kế dành cho các doanh nghiệp nhỏ do gia đình làm chủ và chỉ hoạt động ở một địa điểm. Những phần mềm này thường không hỗ trợ các phân hệ được thêm vào nhưng chúng có thể có hiệu quả cao cho các hoạt động kế toán đơn giản. Cấp trung bình và cao: SunSystems, Exact Globe 2000, MS Solomon, Navision, Scala, Accpac, Intuitive ERP, và Marcam, Oracle Financials, SAP, và PeopleSoft……….đây là những phần mềm được thiết 5 kế công phu và hiện đại và được sử dụng cho các công ty vừa và nhỏ cho đến các công ty đa quốc gia 4) Lợi ích của việc sử dụng hệ thống ERP Tiếp cận Thông tin Quản trị đáng Tin cậy ERP giúp các nhà quản lý dễ dàng tiếp cận các thông tin quản trị đáng tin cậy để có thể đưa ra các quyết định dựa trên cơ sở có đầy đủ thông tin. Nếu không có hệ thống ERP, một cán bộ quản lý cấp cao phải dựa vào nhiều nguồn để có được thông tin cần thiết dùng cho việc phân tích tình hình tài chính và hoạt động của công ty. Với hệ thống ERP, điều này có thể được thực hiện một cách dễ dàng bằng cách sử dụng một phần mềm ứng dụng và trong thời gian thực1. Ngoài ra, hệ thống ERP tập trung các dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các phân hệ riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng. Hơn nữa, hệ thống ERP không chỉ thu thập và xử lý khối lượng lớn các giao dịch hàng ngày, mà còn nhanh chóng lập ra các phân tích phức tạp và các báo cáo đa dạng. Công tác Kế toán Chính xác Hơn Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của phần mềm ERP giúp các công ty giảm bớt những sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phần mềm kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Hơn nữa, một phần mềm kế toán được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ cho việc ứng dụng các quy trình kế toán và các biện pháp kiểm soát nội bộ chất lượng. Cải tiến Quản lý Hàng tồn kho Phân hệ quản lý hàng tồn kho trong phần mềm ERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả sản xuất. Tăng Hiệu quả Sản xuất Phân hệ hoạch định và quản lý sản xuất của phần mềm ERP giúp các công ty nhận dạng và loại bỏ những yếu tố kém hiệu quả trong quy trình sản xuất. Chẳng hạn, nhiều công ty không sử dụng phần mềm ERP mà lên kế hoạch sản xuất một cách thủ công dẫn đến tính toán sai và điều này gây nên các điểm thắt cổ chai trong quá trình sản xuất và do đó do đó thường sử dụng không hết công suất của máy móc và công nhân. Nói cách khác, điều này có nghĩa là áp dụng một hệ thống hoạch định sản xuất hiệu quả có thể làm giảm chi phí sản xuất trên mỗi đơn vị sản phẩm. Quản lý Nhân sự Hiệu quả Hơn 6 Phân hệ quản lý nhân sự và tính lương giúp sắp xếp hợp lý các quy trình quản lý nhân sự và tính lương, do đó làm giảm chi phí quản lý đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương. Các Quy trình Kinh doanh được Xác định Rõ ràng Hơn Các phân hệ ERP thường yêu cầu công ty xác định rõ ràng các quy trình kinh doanh để giúp phân công công việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm và các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của công ty II. PHẦN MỀM KẾ TOÁN TRONG CÁC DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM 1) Phần mềm kế toán Việt Nam Trên thị trường có khá nhiều phần mềm kế toán khác nhau. Một số nhà cung cấp sẽ nói với bạn rằng phần mềm của họ có thể áp dụng cho mọi doanh nghiệp có quy mô khác nhau, đáp ứng các yêu cầu của các ngành nghề khác nhau. Thực tế, cũng như bất kỳ các sản phẩm khác thì một phần mềm cũng chỉ phù hợp cho một nhóm khách hàng nhất định mà thôi. Sản phẩm 7 nhắm đến nhóm khách hàng càng hẹp thì khả năng thõa mãn nhu cầu của nhóm khách hàng hẹp đó càng cao. Dưới đây sẽ trình bày 2 tiêu chí phân loại, giúp doanh nghiệp trong việc lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu của mình. Phân loại phần mềm kế toán theo quy mô của doanh nghiệp Theo quy mô của doanh nghiệp mà phần mềm hướng tới thì phần mềm kế toán thường phân thành 3 loại sau: • Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô lớn • Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô vừa • Phần mềm kế toán dành cho các doanh nghiệp có quy mô nhỏ hoặc rất nhỏ. Đối với phần mềm kế toán thì “quy mô” của doanh nghiệp có thể quy về “quy mô” của phòng kế toán. Thường thì doanh nghiệp có quy mô càng lớn thì số lượng nghiệp vụ phát sinh càng nhiều và đòi hỏi càng nhiều số nhân viên kế toán. Như vậy có thể phân loại phần mềm kế toán theo quy mô người sử dụng như sau: • Phần mềm kế toán “nhỏ”, đơn giản dành cho doanh nghiệp có số lượng người sử dụng dưới 3 người • Phần mềm kế toán “vừa” dành cho doanh nghiệp có số lượng người sử dụng từ 3-20 người • Phần phần kế toán “lớn” dành cho doanh nghiệp có số lượng người sử dụng trên 20 người. Các doanh nghiệp có quy mô nhỏ thường không có các yêu cầu cao về phân quyền truy cập theo chức năng menu nghiệp vụ (mua, bán, tồn kho…) và phân quyền về chức năng xử lý số liệu (xem, sửa, xóa), phân quyền truy cập chi tiết đến trường thông tin của từng nghiệp vụ. Các doanh nghiệp nhỏ cũng không cần nhiều báo cáo quản trị. Và như vậy các doanh nghiệp này chỉ cần một phần mềm kế toán đơn giản là đáp ứng nhu cầu. Các doanh nghiệp có quy mô vừa thường có nhu cầu cao hơn về phân quyền xử lý và truy nhập các chức năng, thông tin trong phần mềm. Các yêu cầu về báo cáo quản trị nhiều hơn. Một số doanh nghiệp có quy mô vừa có các bộ phận, đơn vị phân tán trên địa bàn rộng sẽ đòi hỏi chương trình có khả năng chạy nhanh, ổn định thông qua đường truyền internet. 8 Các doanh nghiệp lớn thường yêu cầu chương trình có khả năng xử lý số lượng giao dịch lớn với tốc độ nhanh, chương trình có thể chạy trên mạng diện rộng với số lượng người sử dụng nhiều, có thể vượt trên 30-40 người. Cũng như áo mặc thì khó có phần mềm một size (kích cỡ) lại phù hợp với tất cả các doanh nghiệp với size khác nhau. Ví dụ, một phần mềm phù hợp với doanh nghiệp quy mô vừa thì sẽ chật chội đối với doanh nghiệp lớn và quá rộng đối với doanh nghiệp có quy mô nhỏ. Phân loại phần mềm kế toán theo ngành nghề Có một số phần mềm được thiết kế và phát triển để phục vụ công tác kế toán của một chuyên ngành nào đó. Như vậy theo nghiệp vụ chuyên sâu theo ngành nghề thì có thể có các phần mềm chuyên ngành như sau: • Phần mềm kế toán chuyên ngành xây lắp • Phần mềm kế toán chuyên ngành may mặc • Phần mềm kế toán chuyên ngành vận chuyển, logistics • … Phần mềm kế toán chuyên ngành xây lắp có khả năng theo dõi các phát sinh liên quan đến từng dự án, công trình, hạng mục công trình; cho phép so sánh giữa dự toán và thực tế thực hiện… Phần mềm kế toán chuyên ngành may mặc sẽ có khả năng theo dõi, ví dụ, áo theo kích cỡ, mầu… Thông thường một phần mềm kế toán “không chuyên ngành” áp dụng cho một ngành nghề đặc thù sẽ đòi hỏi phải chỉnh sửa nhiều mới đáp ứng được các yêu cầu đặc thù của ngành nghề. Việc này sẽ đòi hỏi thời gian, chi phí và tổng giá mà doanh nghiệp phải trả thường sẽ cao. Ngoài ra sẽ có khó khăn trong việc nâng cấp mỗi khi có phiên bản mới, vì nhà cung cấp chỉ nâng cấp sản phẩm chung chứ không nâng cấp những chỉnh sửa cho từng doanh nghiệp khách hàng cụ thể. Muốn nâng cấp thì lại cần thời gian và chi phí. Một số phần mềm kế toán ở Việt Nam 1)Phần mềm kế toán Easy Accounting 2)Phần mềm kế toán ASOFT-SB 3)Phần mềm kế toán Seeget 4)Phần mềm Kế toán ASC 5)Phần mềm kế toán 1A 9 6)Phần mềm kế toán Asia Accounting 7)Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán BRAVO 8) Phần mềm tài chính kế toán Ebiz VietNam 9)Phần mềm kế toán Simsoft 7.0 10) Giải pháp Fast Financial 11)Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 12)Phần mềm kế toán METADATA Accounting 13) Phần mềm kế toán AIS 14)Phần mềm kế toán Cyber Accounting 15)Phần mềm kế toán Esoft Financials 16)Phần mềm Kế toán 3S Finance 8.0 17)PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACCNET 2004 18) Phần mềm kế toán MISA Mimosa.NET 19)Phần mềm kế toán “1C:KẾ TOÁN 8″ 20)Phần mềm kế toán CADS Accounting 2008 21)Phần mềm kế toán Visual EFFECT 2.0 …………. 2) Lợi ích của việc sử dụng phần mềm kế toán Những lợi ích của phần mềm kế toán là không thể phủ nhận. Ở các phần hành các khau các lợi ích là khác nhau. Dưới đây là các lợi ích chung của việc sử dụng phần mềm kế toán. Nâng cao hiệu quả: Phần mềm kế toán giúp cải thiện hiệu năng làm việc của doanh nghiệp cho dù doanh nghiệp đó là nhỏ hay lớn. Ngay cả những phần mềm đơn giản nhất cũng có thể mang lại điều này. Tiết kiệm chi phí: Một lợi ích cơ bản của một phần mềm kế toán là nó sẽ giảm thiểu chi phí của doanh nghiệp. Tiết kiệm chi phí có nghĩa là thêm thu nhập và tăng tốc độ phát triển. Tiết kiệm thời gian: Thời gian quản lý chính là một trong những tiêu chuẩn cho phát triển của bất kỳ doanh nghiệp nào. Một tổ chức chỉ có thể phát triển nếu nó quản lý được các chức năng của mình trong thời gian quy định. Với việc sử dụng một phần mềm kế toán doanh nghiệp chúng ta có thể hoàn toàn mong đợi việc hoàn thành công việc trong thời gian đã đề ra. Phát triển theo công ty: Hầu hết các phần mềm kế toán có khả năng phát triển theo tốc độ tăng trưởng của công ty. Với việc thay đổi về nhu 10 [...]... nữa và hỗ trợ tốt hơn nữa Phần mềm kế toán sẽ giúp bạn có một cái nhìn tổng quan về tình hình kinh doanh của bạn, kiểm soát một loạt các vấn đề khác nhau một cách dễ dàng III SỰ GIỐNG NHAU VÀ KHÁC NHAU GIỮA PHẦN MỀM KẾ TOÁN VÀ ERP 1) Điểm giống nhau Cả phần mềm kế toán quản trị và phần mềm ERP đều có mục đích chung là phục vụ công việc quản lý doanh nghiệp Có những modules có mặt trong các hệ thống ERP. .. trong các phần mềm kế toán Việt nam như modules quản lý kho (Inventory), quản lý bán hàng (sales) Vậy thì phần mềm kế toán và phần mềm ERP khác nhau ở chỗ nào? Tại sao doanh nghiệp nhỏ chỉ cần đến phần mềm kế toán là đủ và nói chung không có nhu cầu trang bị hệ thống ERP? Ta hãy cùng nhau xem xét vấn đề này 2) Điểm khác nhau a Công việc kế toán và công tác kế toán Mục đích đầu tiên của phần mềm kế toán. .. nhưng phần mềm ERP thuyên về mục đích quản lý nhiều hơn mục đích kế toán Phần mềm kế toán luôn xử lý các dữ liệu đã xảy ra, tập hợp, thống kê, tính toán và đưa ra các báo cáo còn hệ thống ERP nhắm vào các quy trình tác nghiệp và các công việc hoạch định, khâu xử lý kế toán trên hệ thống ERP chỉ là khâu cuối cùng và mang tính kết quả từ các modules phía trước Như vậy phần mềm kế toán có đầu vào là kết... mặt, tiền gửi ) còn hệ thống ERP thực hiện các công việc lập kế hoạch và điều hành để tạo ra các hoạt động của doanh nghiệp Đây là khác nhau cơ bản nhất giữa phần mềm kế toán và hệ thống phần mềm ERP Một ví dụ minh hoạ đơn giản nhất là: Phần mềm ERP quản lý việc hình thành các số liệu trên phiếu xuất vật tư (nguyên nhân tại sao có các số liệu trên phiếu xuất), còn phần mềm kế toán sử dụng các số liệu có... dụng phần mềm kế toán thì là phần mềm quản lý rời rạc, có nghĩa là phần mềm kế toán chỉ phục vụ cho bộ phận kế toán và như là một ốc đảo đối với phần mềm của các phòng ban khác Việc chuyển thông tin từ phòng, ban này sang phòng, ban khác được thực hiện một cách thủ công (chuyển văn bản, copy file, email, fax ) với năng suất thấp và không có tính kiểm soát Tóm lại: Tiêu thức ERP PMKT Công việc kế toán. .. theo các tài khoản kế toán định nghĩa trước khi setup hệ thống • kiểm tra đối chiếu • kế toán tổng hợp kiểm tra, đóng sổ in báo cáo tài chính theo QĐ 15 • => thông qua phần mềm ERP kế toán có thể kiểm soát hệ thống lập và lưu chuyển chứng từ trong một quá trình cụ thể c Nhập liệu và xử lý dữ liệu kế toán Khi sử dụng phần mềm kế toán hiện nay thí sau khi nhập liệu, thì đa số các phần mềm đều cho phép... ERP PMKT Công việc kế toán & -hệ thống ERP nhắm -Phần mềm kế toán luôn công tác kế toán vào các quy trình tác xử lý các dữ liệu đã xảy nghiệp và các công việc ra, tập hợp, thống kê, hoạch định, khâu xử lý tính toán và đưa ra các kế toán trên hệ thống báo cáo ERP chỉ là khâu cuối cùng và mang tính kết quả từ các modules phía trước - có đầu vào là kết quả -hệ thống ERP thực của những hoạt động hiện các... tháng :D • kế toán nhập liệu lại để hạch toán bằng tay/PMKT • kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết NXT • chuyển báo cáo cho KT tổng hợp tập hợp lên báo cáo tài chính = >kế toán thông qua phần mềm kế toán để thống kê lại tài liệu 12 Kế toán khi đã triển khai ERP: kết nối VP với các CN/XN, 1 server duy nhất đặt ở VP • CN/XN kết nối vào hệ thống ERP lập các chứng từ PN/PX, hóa đơn bút toán được hạch toán tự... nghiệp (mua kế hoạch và điều hành bán hàng hoá vật tư, thu để tạo ra các hoạt động chi tiền mặt, tiền gửi ) của doanh nghiệp Lập và lưu chuyển thông qua phần mềm kế toán thông qua phần chứng từ ERP kế toán có thể mềm kế toán để thống 14 kiểm soát hệ thống lập và lưu chuyển chứng từ trong một quá trình cụ thể Nhập liệu & xử lý dữ ngoài phân hệ KT tổng liệu kế toán hợp thực hiện các bút toán một cách... ngoài phạm vi phần mềm kế toán) b Lập và lưu chuyển chứng từ Trước khi triển khai ERP Làm kế toán bằng tay hay bằng PMKT thì định kỳ các bộ phận phải chuyển chứng từ về cho kế toán để nhập liệu Ví dụ: • hàng tháng/tuần/ngày CN/XN chuyển Phiếu nhập/xuất vật tư/thành phẩm hay hóa đơn/chứng từ về cho kế toán hạch toán, nến cty nào qui trình luân chuyển chứng từ nhanh thì dữ liệu tồn kho kế toán trễ 1 ngày . Seeget 4 )Phần mềm Kế toán ASC 5 )Phần mềm kế toán 1A 9 6 )Phần mềm kế toán Asia Accounting 7 )Phần mềm Quản trị - Tài chính - Kế toán BRAVO 8) Phần mềm tài chính kế toán Ebiz VietNam 9 )Phần mềm kế toán. Financial 11 )Phần mềm kế toán SAS INNOVA 6.8 12 )Phần mềm kế toán METADATA Accounting 13) Phần mềm kế toán AIS 14 )Phần mềm kế toán Cyber Accounting 15 )Phần mềm kế toán Esoft Financials 16 )Phần mềm Kế toán. 3S Finance 8.0 17)PHẦN MỀM KẾ TOÁN ACCNET 2004 18) Phần mềm kế toán MISA Mimosa.NET 19 )Phần mềm kế toán “1C:KẾ TOÁN 8″ 20 )Phần mềm kế toán CADS Accounting 2008 21 )Phần mềm kế toán Visual EFFECT