Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Lời nói đầu Bớc vào nền kinh tế thị trờng nh hiện nay, thật sôi động và nóng bỏng cho sự cạnh tranh của mọi hoạt động kinh doanh. Sự thành đạt hay suy thoái của doanh nghiệp là những vấn đề bức bách nhất trong giai đoạn hiện nay. Để đứng vững đợc trên thị trờng thì lúc này các nhà doanh nghiệp phải luôn tìm hiểu và đi sâu vào thị trờng để tìm kiếm nguồn hàng sao cho có giá bán phù hợp, có sự cải tiến về công nghệ cũng nh về bộ máy quản lý kinh tế nhằm nâng cao chất lợng, hạ giá bán của sản phẩm Công tác hạch toán kế toán là một bộ phận cấu thành quan trọng của hệ thống công tác quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp. Kế toán có vai trò tích cực trong việc quản lý điều hành và kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh, phản ánh trung thực chính xác kịp thời tình hình kinh tế của doanh nghiệp. Kế toán cũng là cơ sở nguồn thông tin quan trọng trong quản trị kinh doanh của doanh nghiệp, là một công cụ quản lý kinh tế. Tài chính kế toán luôn gắn liền với mọi hoạt động của doanh nghiệp phản ánh đầy đủ mọi tính pháp chế tài chính của Nhà nớc. Để quản lý kinh doanh có hiệu quả và đúng pháp luật của Nhà nớc, công tác kế toán tài chính là khâu không thể thiếu đợc trong quá trình quản trị điều hành doanh nghiệp nó là cơ sở để phát hiện những u khuyết điểm trong công tác kinh doanh và là tiền đề cho kế hoạch kinh doanh mới. Dựa trên những kiến thức đã đợc học ở trờng cùng với thời gian công tác thực tập tại Công ty Tạp Phẩm và Bảo hộ Lao động của Bộ Thơng Mại, tôi đã nghiên cứu tìm hiểu khái quát về Công ty, tổ chức bộ máy hoạt động kinh doanh cũng nh nguyên tắc hạch toán kế toán và đã hoàn thành "Báo cáo Thực tập" của mình với 3 phần: Phần 1: Giới thiệu tổng quan về Công ty Phần 2: Tình hình Tổ chức công tác Tài chính của Công ty Phần 3: Tình hình Tổ chức công tác Hạch toán Kế toán tại Công ty 1 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Phần I Giới thiệu tổng quan về công ty 1.Quá trình hình thành và phát triển của doanh nghiệp Công ty Tạp Phẩm và Bảo hộ Lao động là một đơn vị kinh tế quốc doanh trực thuộc Bộ Thơng Mại. Công ty thực hiện chế độ kinh tế độc lập, tự chủ về tài chính, có t cách pháp nhân và mở tài khoản riêng tại Ngân hàng Công thơng Ba Đình. Trụ sở chính của Công ty đặt tại số 11E phố Cát Linh, Quận Ba Đình, Thành phố Hà nội. Công ty trớc kia là Trung tâm bán buôn Bách hoá trực thuộc Tổng công ty Bách hoá - Bộ Thơng Mại, đợc thành lập từ năm 1985 với nhiệm vụ chính là bán buôn, bán lẻ và gia công các mặt hàng dụng cụ gia đình, tạp phẩm và bảo hộ lao động. Năm 1986 để phù hợp với chức năng và nhiệm vụ Trung tâm đã đổi tên thành Công ty Dụng cụ gia đình và Tạp phẩm. Đến năm 1993, theo Quyết định thành lập doanh nghiệp số 388/CP, công ty thành lập lại doanh nghiệp với tên gọi là Công ty Tạp phẩm. Trải qua hai năm hoạt động căn cứ vào tình hình thực tế của công ty và phơng hớng kế hoạch của Bộ Th- ơng Mại đến tháng 5 năm 1995, công ty sát nhập với Công ty Bảo hộ lao động hình thành Công ty Tạp phẩm và Bảo hộ Lao động trực thuộc Bộ Th- ơng Mại. Công ty có số vốn pháp định là 5,3 tỷ đồng trong đó vốn ngân sách cấp 3,7 tỷ đồng. Hiện nay, toàn công ty có 127 cán bộ công nhân viên, trong đó có 15 ng- ời là lao động gián tiếp phục vụ sản xuất kinh doanh, số cán bộ còn lại đều tham gia trực tiếp và sản xuất kinh doanh. 2 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Biểu 1: Tình hình kết quả hoạt động kinh doanh của công ty trong 2 năm 1999 và 2000 Đơn vị tính: đồng Chỉ tiêu 1999 2000 Chênh lệch 1. Tổng doanh thu Trong đó doanh thu bán hàng (doanh thu thuần) 198.979.753.816 197.668.754.713 242.883.377.764 241.573.488.836 + 43.903.623.948 + 43.904.734.123 2. Tổng chi phí Trong đó Chi phí HĐKD - Giá vốn hàng bán - Chi phí bán hàng - Chi phí QLDN 198.464.136.199 198.092.994.894 195.000.691.744 2.467.190.891 625.112.259 242.366.553.736 241.149.202.270 238.661.890.759 2.312.731.040 174.580.471 + 43.902.417.537 +43.056.207.376 + 43.661.199.015 - 154.459.851 - 450.531.788 3. Thu nhập hoạt động TC + BT - Chi phí hoạt động TC + BT 1.310.999.103 371.141.305 1.309.888.928 1.217.351.466 - 1.110.175 - +846.210.161 3. Lợi tức trớc thuế 515.617.617 516.824.028 + 1.206.411 4. Nộp ngân sách - Thuế lợi tức - Thuế vốn 164.997.637 204. 887. 220 165.383.688 204.887.220 + 386.051 5. Lợi nhuận còn lại 145.732.760 146.553.120 + 820.360 6. Thu nhập b/q ngời lao động 916.737 1.042.924 Qua Biểu 1 ta nhận thấy trong năm 2000 công ty đã đạt đợc kết quả hoạt động kinh doanh cao hơn năm 1999. Cụ thể doanh thu của doanh nghiệp đạt 241.573.488.836 đồng, số tiền lãi từ hoạt động kinh doanh là: 424.286.566 đồng. Đó là do công ty đã có các biện pháp nhằm tiết kiệm chi phí bán hàng cũng nh chi phí quản lý doanh nghiệp. Thu nhập bình quân của ngời lao động trong năm tăng lên từ đó khuyến khích ngời lao động. 2.Đặc điểm về tổ chức hoạt động kinh doanh Nội dung hoạt động chính của công ty nh sau: - Tổ chức thu mua nguồn hàng tạp phẩm, dụng cụ gia đình và bảo hộ lao động cho các đối tợng có nhu cầu. - Tổ chức bán buôn, bán lẻ rộng rãi các mặt hàng thuộc diện kinh doanh của công ty, tổ chức các hoạt động dịch vụ ở những nơi có nhu cầu. - Tổ chức sản xuất, gia công các mặt hàng bách hoá. - Nhận uỷ thác, mua bán đại lý các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của công ty cho các tổ chức sản xuất - kinh doanh. 3 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Xuất nhập khẩu các mặt hàng thuộc phạm vi kinh doanh của công ty nh hàng dụng cụ gia đình, bảo hộ lao động. . . Từ nội dung hoạt động của công ty có thể nói công ty là một doanh nghiệp Nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại trong và ngoài nớc. Tuy nhiên, xuất phát từ đặc điểm của công ty mới đợc tiến hành xuất khẩu, nhập khẩu hàng hoá nên hoạt động này còn yếu. Trong khi đó, công ty có số lợng bạn hàng trong nớc ngày càng mở rộng. Trong những năm gần đây, việc tổ chức sản xuất gia công, chế biến chiếm tỷ trọng không lớn trong hoạt động của công ty mà hoạt động chính của công ty là khai thác và tiêu thụ hàng hoá. 3.Đặc điểm về tổ chức quản lý Với nội dung và nhiệm vụ trên, công ty đã tổ chức bộ máy quản lý kiểu trực tuyến chức năng. Tức là: 0Đứng đầu bộ máy quản lý là Giám đốc công ty. Giám đốc là ngời điều hành mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ trởng và chịu trách nhiệm trớc cấp trên về mọi mặt hoạt động của công ty, đại diện quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trớc pháp luật. Giúp việc cho giám đốc là 2 phó giám đốc. Phó giám đốc thứ nhất phụ trách về công tác tổ chức hành chính, xây dựng cơ bản của công ty. Phó giám đốc thứ hai là ngời chỉ đạo trực tiếp các hoạt động kinh doanh bảo hộ lao động. Phó giám đốc đợc uỷ quyền giải quyết công việc khi giám đốc đi vắng. Toàn công ty đợc chia thành 2 bộ phận lớn: Các phòng ban chức năng và các bộ phận kinh doanh. Công ty có 2 phòng ban chức năng giúp giám đốc quản lý theo ngành dọc và tham mu cho giám đốc trong việc chỉ đạo hoạt động kinh doanh. - Phòng tổ chức hành chính: Làm nhiệm vụ tham mu cho Giám đốc trong khâu tổ chức cán bộ, lao động và thực hiện các chính sách, chế độ với ngời lao động . . làm công tác hành chính soạn thảo văn bản, công văn, lu trữ. . . - Phòng kế toán - kế hoạch: Tổ chức hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin cho quản lý, cho ra các quy định kinh doanh, lập kế hoạch kinh doanh của công ty. Quản lý việc huy động và sử dụng vốn của công ty, hoàn thành nghĩa vụ của công ty với ngân sách Nhà nớc. Bộ phận kinh doanh của công ty đợc tổ chức thành 7 bộ phận: cửa hàng số 1, cửa hàng số 2, cửa hàng số 3, trạm bách hoá, trạm bảo hộ lao động và hai phòng nghiệp vụ kinh doanh số 1 và số 2. Các bộ phận này trực tiếp hoạt động kinh doanh có nhiệm vụ chủ động tổ chức thu mua, bảo quản, vận chuyển và tiêu thụ hàng hoá nhằm thực hiện kế hoạch kinh doanh của công ty. 4 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Các bộ phận kinh doanh đợc bán buôn, bán lẻ tất cả các mặt hàng kinh doanh của công ty, đợc chủ động tạo nguồn hàng và tiêu thụ hàng, chủ động quyết định giá mua và giá bán hàng hoá. Trởng bộ phận kinh doanh đợc giám đốc uỷ quyền ký kết các hợp đồng mua bán hàng hoá và phải chịu trách nhiệm trớc giám đốc về pháp luật về hoạt động kinh doanh của mình. Các bộ phận kinh doanh phải có trách nhiệm quản lý và sử dụng có hiệu quả vốn của công ty cũng nh phải thực hiện đầy đủ nghĩa vụ với ngân sách nhà nớc, cũng nh với công ty. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty Tạp phẩm và Bảo hộ Lao động Là một đơn vị nhà nớc hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh thơng mại, công tác kế toán ở công ty hiện nay thực hiện theo chế độ kế toán do Bộ Tài Chính ban hành: - Về hình thức sổ sách kế toán: Công ty áp dụng hình thức Nhật ký chứng từ 5 Giám đốc Phó giám đốc Các phòng ban chức năng Các bộ phận kinh doanh Phòng tổ chức hành chính Phòng nghiệp vụ kinh doanh số 1 Phòng nghiệp vụ kinh doanh số 2 Cửa hàng BH số 1 Cửa hàng BH số 2 Phòng kế toán kế hoạch Trạm Bách hoá Cửa hàng BH số 3 Trạm BHLĐ Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 - Hạch toán nghiệp vụ tồn kho ở công ty bao gồm: hạch toán nghiệp vụ ở kho, ở quầy hàng do thủ kho và nhân viên bán hàng thực hiện, hạch toán tổng hợp tồn kho tại phòng kế toán. Hiện nay, các mặt hàng của công ty thờng bán ra với khối lợng lớn nên công ty chọn phơng pháp kê khai thờng xuyên để hạch toán tổng hợp tồn kho hàng hoá. áp dụng phơng pháp này, kế toán theo dõi hàng hoá tồn kho trên TK 156 theo từng nghiệp vụ phát sinh một cách thờng xuyên, kịp thời. Nhờ đó bám sát đợc lợng hàng hoá hiện có. Hạch toán chi tiết hàng xuất kho đợc áp dụng theo phơng pháp thẻ song song cụ thể nh sau: Hạch toán nghiệp vụ ở kho do thủ kho tiến hành theo dõi hàng hoá thông qua chỉ tiêu hiện vật. Thủ kho căn cứ vào các phiếu nhập kho, xuất kho để nhập kho hàng hoá và ghi thẻ kho. Thẻ kho dùng để theo dõi lợng hàng hoá của từng nghiệp vụ mua bán theo từng dòng. Thẻ kho đợc mở cho từng kho và từng loại hàng hoá theo các giá nhập khác nhau. Ngoài ra thủ kho có nhiệm vụ bảo quản hàng hoá tránh mất mát, hao hụt. Định kỳ thủ kho kiểm tra đối chiếu số lợng thực tế với số lợng trên thẻ kho và số liệu của kế toán kho. Hạch toán tồn kho ở quầy do nhân viên bán hàng ghi chép trên các thẻ quầy hàng (thẻ hàng). Thẻ hàng đợc mở để ghi chép sự biến động của từng mặt hàng đã nhập về mặt số lợng hiện vật và giá trị. Hàng ngày căn cứ vào phiếu xuất kho nội bộ nhân viên bán hàng ghi vào các thẻ hàng. Định kỳ (5 ngày) nhân viên bán hàng kiểm kê hàng còn lại, xác định lợng hàng bán ra của từng mặt hàng để ghi vào cột xuất trên thẻ hàng và lập báo cáo bán hàng. Hàng ngày, bộ phận kế toán căn cứ vào các phiếu nhập, phiếu xuất kho ghi thẻ kho nh ở kho. Cuối tháng kế toán đối chiếu với thủ kho về mặt số l- ợng để lập bảng cân đối nhập - xuất - tồn kho hàng hoá. Bảng cân đối đợc mở cho từng kho và theo dõi tổng hợp từng loại hàng hoá theo các đơn giá khác nhau cả về mặt số lợng và giá trị. Mỗi đơn giá khác nhau của từng loại hàng hoá khác nhau đợc ghi trên một dòng của bảng tổng hợp. Tổng giá trị nhập của một kho phải bằng tổng giá trị phát sinh nợ trên TK 156.1. Tổng giá trị xuất kho của một kho phải bằng tổng giá trị phát sinh có trên TK 156.1. 6 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 7 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 8 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 9 Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Phần II Tình hình tổ chức công tác tài chính của Công ty Công tác tài chính là công tác quan trọng quyết định trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và chế độ bảo toàn vốn. Do vậy, công ty đã rất quan tâm đến việc tổ chức công tác tài chính với nhiều phơng pháp linh hoạt phù hợp với tình hình kinh doanh của công ty cũng nh phù hợp với sự biến động của thị trờng. 1. Tình hình phân cấp quản lý tài chính của Công ty: Việc phân cấp quản lý tài chính là sự phân chia quyền hạn và trách nhiệm giữa các bộ phận trong công tác quản lý tài chính của Công ty. Công ty có mô hình phân cấp quản lý là vừa tập trung vừa phân tán. Do đó công ty rất chú trọng trong việc phân cấp về vốn cũng nh phân cấp về chi phí. Việc huy động vốn của công ty là nhằm sử dụng vào kinh doanh, do vậy việc sử dụng vốn phải dựa trên nguyên tắc và mục đích rõ ràng sao cho đạt hiệu quả kinh tế cao nhất. Công ty đặc biệt chú trọng về quản lý vốn, chứng từ hoá đơn và việc ký kết các hợp đồng kinh tế. Khi vay vốn kinh doanh các đơn vị làm đúng qui định từ việc xây dựng các phơng án kinh doanh, ký hợp đồng tạm ứng vay vốn, nhập xuất, báo cáo tồn kho hàng hoá. Phân cấp về chi phí: Khi kết thúc một niên độ tài chính thì kế toán phải lập Báo cáo quyết toán tài chính các hoạt động kinh tế , trên cở sở đó để lập kế hoạch chi tiêu tài chính cho niên độ sau, từ đó xác định nhu cầu về vốn và tìm biện pháp huy động cho công ty để đáp ứng nhu cầu kinh doanh. 2. Công tác kế hoạch tài chính của Công ty: Trong Công ty kế hoạch tài chính là một kế hoạch quan trọng và cần thiết cho hoạt động của công ty. Vì vậy, khi tham gia vào kinh doanh công ty đã đặt ra cho mình những kế hoạch cụ thể, thiết thực nhằm huy động và sử dụng có hiệu quả nguồn tài chính và các quỹ để đạt những mục tiêu kinh doanh của mình. Công ty đã xây dựng kế hoạch tài chính một cách cụ thể nh kế hoạch về doanh số bán hàng, kế hoạch đầu t về xây dựng mua sắm TSCĐ, kế hoạch khấu hao TSCĐ, kế hoạch chi phí, kế hoạch phát triển nguồn hàng (gồm cả hàng nội địa cũng nh xuất khẩu), kế hoạch xuất khẩu (Xuất khẩu cafê nhân, găng tay bảo hộ lao động, xuất khẩu theo hình thức hàng đổi hàng), dự kiến lợi nhuận và phân phối lợi nhuận . 10