Đang tải... (xem toàn văn)
Tìm hiểu hệ thống ERP trong doanh nghiệp
Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 0 TRƢỜNG ĐẠI HOC BÁCH KHOA TP HỒ CHÍ MINH KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP BÀI LUẬN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ Đề tài: Tìm Hiểu Hệ Thống ERP Trong Doanh Nghiệp GVHD : Võ Thị Ngọc Trân Sinh viên : Nguyễn Hữu Thuyết MSSV : 40702398 - Lớp: Bằng II TP Hồ Chí Minh , Tháng 06 năm 2011 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 1 HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP Sinh viên: Nguyễn Hữu Thuyết MSSV: 40702398 Chương I – Một Số Khái Niệm Cơ Bản Chương II – Chức Năng ERP Chương III – Xây Dựng Hệ Thống ERP Chương IV – Phần mềm ERP Chương V - Ứng dụng ERP Trong Doanh Nghiệp Việt Nam. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 2 Chƣơng I Một Số Khái Niệm Cơ Bản I/-Hệ thống thông tin quản lý Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống cung cấp thông tin cho công tác quản lý của tổ chức. Nó bao gồm con người, thiết bị và quy trình thu thập, phân tích, đánh giá và phân phối những thông tin cần thiết, kịp thời, chính xác cho những người soạn thảo các quyết định trong tổ chức. Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học. Ngành khoa học này thường được xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh. Ngoài ra, do ngày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến công nghệ thông tin, nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thống máy tính vào mục đích tổ chức. 1.Các loại thông tin quản lý Thông tin quản lý là những dữ liệu được xử lý và sẵn sàng phục vụ công tác quản lý của tổ chức. Có 3 loại thông tin quản lý trong một tổ chức, đó là thông tin chiến lược, thông tin chiến thuật, và thông tin điều hành. Thông tin chiến lƣợc: là thông tin sử dụng cho chính sách dài hạn của tổ chức, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý cao cấp khi dự đoán tương lai. Loại thông tin này đòi hỏi tính khái quát, tổng hợp cao. Dữ liệu để xử lý ra loại thông tin này thường là từ bên ngoài tổ chức. Đây là loại thông tin được cung cấp trong những trường hợp đặc biệt. Thông tin chiến thuật: là thông tin sử dụng cho chính sách ngắn hạn, chủ yếu phục vụ cho các nhà quản lý phòng ban trong tổ chức. Loại thông tin này trong khi cần mang tính tổng hợp vẫn đòi hỏi phải có mức độ chi tiết nhất định dạng thống kê. Đây là loại thông tin cần được cung cấp định kỳ. Thông tin điều hành: (thông tin tác nghiệp) sử dụng cho công tác điều hành tổ chức hàng ngày và chủ yếu phục vụ cho người giám sát hoạt động tác nghiệp của tổ chức. Loại thông tin này cần chi tiết, được rút ra từ quá trình xử lý các dữ liệu trong tổ chức. Đây là loại thông tin cần được cung cấp thường xuyên. 2.Cấu trúc hệ thống thông tin quản lý Một hệ thống thông tin quản lý được thiết kế cấu trúc tốt gồm bốn hệ thống con, đó là các hệ thống ghi chép nội bộ, hệ thống tình báo, hệ thống nghiên cứu và hệ thống hỗ trợ quyết định. Hệ thống ghi chép nội bộ: Đảm bảo cung cấp những số liệu hiện thời, nhiều tổ chức đã phát triển những hệ thống ghi chép nội bộ tiên tiến có sử dụng máy tính để có thể cung cấp thông tin nhanh và đầy đủ hơn. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 3 Hệ thống tình báo: Cung cấp cho các nhà quản lý những thông tin hàng ngày, tình hình đang diễn ra về những diễn biến của môi trường bên ngoài. Hệ thống nghiên cứu thông tin: Thu thập những thông tin liên quan đến một vấn đề cụ thể đặt ra trước tổ chức, đặc điểm của việc nghiên cứu thông tin tốt là có phương pháp khoa học, sử dụng nhiều phương pháp, xây dựng mô hình, lượng định tỷ lệ chi phí/lợi ích của giá trị của thông tin. Hệ thống hỗ trợ quyết định: Gồm các phương pháp thống kê và các mô hình quyết định để hỗ trợ các nhà quản lý ban hành các quyết định đúng đắn hơn. 3.Phân loại hệ thống thông tin quản lý Một tổ chức có thể có nhiều cấp, và mỗi cấp có thể cần có một hệ thống thông tin quản lý riêng của mình. Một tổ chức điển hình có thể có 4 cấp là chiến lược, chiến thuật, chuyên gia và tác nghiệp. Vì thế, trong một tổ chức có thể có 4 hệ thống thông tin quản lý cho 4 cấp này. Các cấp có thể có những bộ phận chung. 4.Các nguồn thông tin quản lý Thông tin quản lý có thể lấy từ bên trong tổ chức hoặc từ bên ngoài tổ chức. Thông tin nội tại tổ chức thường được lấy từ các báo cáo, sổ sách của tổ chức. Thông tin bên ngoài có thể lấy từ đối tác, đối thủ cạnh tranh, tổ chức có liên quan, các nhà cung cấp, chính phủ, v.v . 5.Vai trò của công nghệ thông tin Mặc dù một hệ thống thông tin quản lý không nhất thiết phải sử dụng công nghệ thông tin, nhưng công nghệ thông tin (phần cứng lẫn phần mềm) đang ngày càng rẻ và góp phần tạo ra năng suất xử lý, lưu trữ, phân phối thông tin ngày một cao, nên hệ thống thông tin quản lý hiện đại thường tích cực sử dụng công nghệ thông tin. Hàng ngày, có biết bao luồng thông tin mạnh mẽ và dồn dập đưa vô vàn các dữ liệu vào máy tính, điện thoại và bàn làm việc của các nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Trong khối lượng thông tin khổng lồ đó có thể chứa đựng những bí quyết giúp đem lại ưu thế cạnh tranh,nhưng đồng thời cũng có thể đem lại những bước đi sai lầm nếu sa đà vào những dữ liệu chẳng có liên quan mà đánh mất đi những chi tiết quý giá. Trước tình hình như vậy, một điều trở nên tuyệt đối quan trọng để duy trì sức cạnh tranh trên thị trường là phải tìm cách quản lý được thông tin hiệu quả, từ khi nó bắt đầu thâm nhập, cho tới khi nó được dùng để thực hiện. B. Foster, Giám đốc phụ trách về các Hệ thống kinh doanh và thương mại điện tử của hãng Alean Inc, Montreal, nhận định: “Những công ty nào thông thạo nhất trong việc xử lý khối lượng thông tin khổng lồ của mình sẽ là những doanh nghiệp có được lợi thế cạnh tranh.” 6.Quản lý thông tin: doanh nghiệp đƣợc gì? Một trong những tác dụng lớn nhất của việc quản lý tốt thông tin trong kinh doanh là giúp giảm được phí tổn, kể cả trước mắt cũng như lâu dài. Trong lĩnh vực sản xuất có 2 ngành gặt hái được nhiều lợi ích, đó là hậu cần và mua sắm. Ví dụ, Alean là Hãng hàng năm thu gom và tái chế trên 20 tỷ lon nhôm, một số năm gần đây đã tăng được số lượng lon thu gom và tái chế lên gấp 3, trong khi không cần phải tăng số lượng công nhân. Foster cho biết, sở dĩ hãng đạt được thành tích như vậy là nhờ cải tiến các quy trình kinh doanh và sử dụng công nghệ đúng đắn. Dựa vào các công cụ Web, hãng đã tạo một Web site trên Internet phục vụ cho việc hợp tác, nhờ đó các nhà cung cấp hậu cần và các nhân viên hậu cần của hãng có thể truyền thông tin hiệu quả hơn; thông tin liên tục được cập nhật liên quan đến quá trình vận chuyển, tái chế Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 4 và cung cấp lon nhôm. Foster tiết lộ rằng hãng còn dự định tiến xa hơn bằng cách đề ra một quy trình thanh toán mới, trong đó mọi người không cần phải nộp hoá đơn vận chuyển. Do nắm được giá cả và mức thuế vận chuyển nên việc thanh toán sẽ được thực hiện tự động. Alean cũng xây dựng được một cơ sở dữ liệu cho việc chuyên chở hàng, nhờ vậy các nhóm hậu cần có thể sử dụng nó để giảm bớt số lượng xe chuyên chở và duy trì mức thuế thấp. Foster cho biết: “Việc quản lý thông tin sẽ hiệu quả nhất khi có sự cộng tác chặt chẽ giữa những nhà hoạt động kinh doanh và các chuyên gia công nghệ thông tin để cùng nhau phấn đấu cho mục tiêu chung của tổ chức”. Charles Peters, Phó Chủ tịch Hãng Emerson cho biết lĩnh vực hậu cần của hãng cũng tiết kiệm được nhiều nhờ quản lý tốt thông tin. Năm 2002, Hãng đã thực hiện việc quản lý tập trung công tác hậu cần mà trước đây để cho 50 bộ phận tự tiến hành. Theo phương pháp cũ, mạng lưới vận tải bị phân tán, với hàng nghìn điểm xuất phát và điểm đến, gây ra lãng phí rất lớn. Cách tiếp cận mới cho phép các bộ phận chia sẻ thông tin với nhau một cách tức thời (Real time) về nhu cầu hậu cần. Vì vậy, mọi hoạt động đã được liên kết với nhau trong một hệ thống quản lý chung. Peters cho biết cho tới nay, nhờ có Hub System (Hệ thống trung tâm), mà Emerson đã tiết kiệm được khoảng 20 triệu USD và có triển vọng tiết kiệm được toàn bộ là 150 triệu USD. Ngoài ra, 5 năm qua Emerson còn tiết kiệm được trên 100 triệu USD nhờ hợp nhất được các khâu mua vật liệu, dựa vào Mạng Thông tin Vật liệu (MIN) của hãng (MIN là một cơ sở dữ liệu, giúp hợp nhất được việc mua vật liệu từ trên 1.000 địa phương theo định dạng chung, tạo điều kiện thuận lợi cho việc theo dõi và phân tích. Nhờ sự giúp đỡ của MIN, các nhóm quản lý hàng hoá theo kiểu tập trung của Emerson có thể cộng tác được với các nhà cung ứng theo quan hệ liên bộ phận). Peters cho biết, đây là lần đầu tiên hãng có khả năng quản lý được thực sự và hữu hiệu cơ sở cung ứng ở quy mô toàn công ty. Không chỉ các hãng lớn như Emerson hay Alean là cần thực hiện tốt công tác quản lý thông tin để duy trì sức cạnh tranh, mà cả các doanh nghiệp vừa và nhỏ cũng phải thực hiện như vậy. John Hayer, Giám đốc điều hành phụ trách về thông tin (CIO) cho Forexco, là người đã lĩnh hội được điều đó. Hiện nay, Hayer đang hợp tác với hãng Oracle để nâng cấp các hệ thống công nghệ thông tin. Ông cho biết: “Thị trường bây giờ trở nên rất phức tạp và với hàng đống thông tin thu được đã khiến công ty gặp rất nhiều khó khăn để truy cập, trong khi cần phải nhanh chóng có những quyết định đúng đắn. Chiến lược của Công ty là chuyển toàn bộ thông tin đó vào một môi trường tích hợp, trong đó Công ty có thể thiết lập được mối quan hệ giữa các thông tin từ nhiều nguồn khác nhau, giúp cho việc phân tích được dễ dàng hơn”. Hayer dự kiến sẽ sử dụng các thiết bị đầu cuối ở trong công ty để cung cấp thông tin liên quan đến công việc. Biện pháp này sẽ tiết kiệm được nhiều thời gian và tiền bạc, vì mỗi một cánh cửa và cửa sổ do Công ty sản xuất được đều được làm theo mẫu đặt hàng. Việc dùng thiết bị điện tử để cung cấp thông tin sẽ giúp giảm được sai sót và dễ dàng hơn trong việc đạt các đặc trưng chính xác. 7.Quản lý thông tin nhƣ thế nào? B Foster cho biết khi lựa chọn các công cụ quản lý thông tin, hãng chú trọng vào việc làm sao để công nghệ thật phù hợp với các quy trình hoạt động của mình. Mạng nội bộ (Intranet) của Alean là một phương tiện quan trọng và không đắt lắm, phục vụ cho việc phổ biến thông tin, và hiện tại nó đang được nâng cấp để chứa những cổng có khả năng thích ứng được hơn với từng nhóm hoạt động. Foster nói: “Chúng tôi cố gắng để chỉ đầu tư thấp cho công nghệ thông tin và chỉ chú trọng vào một số ít công cụ”. Ở nơi tiếp nhận thông tin, Hãng Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 5 sử dụng công nghệ cơ sở dữ liệu để kết hợp các thông tin đến, sau đó áp dụng chương trình Cogno để phân tích và đưa ra quyết định kinh doanh. Một loạt các phần mềm mới, hay là các chương trình dựa vào tri thức (Knowledge- Based Programs) đã được phát triển, giúp tiết kiệm thời gian cho các kỹ sư và các nhà thiết kế sản phẩm bằng cách giải phóng họ khỏi những công việc cực nhọc, quản lý nguồn vốn trí tuệ của công ty, thậm chí còn “đọc” được các bằng sáng chế, tài liệu kỹ thuật và các loại tài liệu khác. Những phần mềm thông minh này đã tạo điều kiện cho các kỹ sư, các nhà thiết kế có thể tập trung phần lớn thời gian và công sức của mình vào công việc chủ yếu là đổi mới và sáng tạo, cũng như giúp các nhà sản xuất nhanh chóng chế tạo được sản phẩm để đưa ra thị trường. Heide Corp. đưa ra Chương trình mang tên Intent, có công dụng tự động hoá việc tạo ra các sản phẩm theo đơn hàng. Hãng C-Mold (Louisville) phát triển được Know How, một cổng Intranet có chức năng cung cấp thông tin theo nhu cầu, mà có ý nghĩa quan trọng cho các ngành khác nhau, đồng thời cũng lưu giữ được nguồn tri thức của các công nhân để khỏi bị thất lạc khi có sự luân chuyển. Hãng Invention Machine Corp. phát triển được Tech- Optimizer – một công cụ giải quyết vấn đề dựa vào cơ sở tri thức kỹ thuật. Nó đưa ra các giải pháp cần khi người kỹ sư mô tả các hệ thống và nhập câu hỏi vào phần mềm. Giải pháp này rất kịp thời, bởi lẽ Invention Machine có một đội ngũ cán bộ nghiên cứu đa ngành, nên đã có một khối lượng lớn kiến thức được đưa vào trong phần mềm. Để tận dụng, Hãng đã phải phát triển một bộ xử lý ngữ nghĩa, trên cơ sở đó xây dựng được 2 chương trình: CoBrain và Knowledgist. Các chương trình này có khả năng “đọc” hàng đống tài liệu trong một thời gian rất ngắn, để rút ra từ đó những khái niệm then chốt, đánh chỉ số và đưa ra những giải pháp liên quan nhất cho các vấn đề mà ta đang quan tâm tìm kiếm. “Chúng tôi đã lâm vào tình trạng bị ngập ứ thông tin. Vấn đề đặt ra là liệu có cách gì để tận dụng được lợi ích trong khối lượng thông tin khổng lồ đó không? Liệu có cách gì để tự động hoá việc “đọc” các tài liệu không? CoBrain và Knowledgist đã giúp khẳng định là những việc đó hoàn toàn có thể thực hiện được”, P. George ở Invention Machine cho biết. Hãng Nghiên cứu và Tư vấn Brown ở Port Chester, đã phân loại các chương trình trên thành 2 loại: Kỹ thuật quản lý tri thức (KM) và Kỹ thuật dựa vào tri thức (KBE). Các hệ thống quản lý tri thức có nhiệm vụ khai thác dữ liệu, thường là các tài liệu lưu trữ với số lượng lớn, chất đống năm này sang năm khác. Còn các hệ thống kỹ thuật dựa vào tri thức lại có chức năng vận dụng các nguyên tắc và sau đó tự động hoá khâu phát triển sản phẩm. Nhưng cả hai loại hình chương trình trên đều có chung một đặc điểm, đó là phát huy tính ưu việt của Internet, của băng thông ngày càng được mở rộng, của các chương trình nội bộ ngày càng được tích hợp với nhau và những máy tính cá nhân mạnh hơn, nhanh hơn, để vươn khỏi phạm vi của những nhiệm vụ tương đối hẹp nói trên. Một báo cáo mới đây của Hãng Brown cho biết: “Cho tới nay, vẫn còn ít tổ chức quan tâm đến cơ hội này. Những tổ chức mà đã tận dụng được nó, thông báo rằng họ đã giảm được thời gian và chi phí thiết kế tới 90%”. Ngoài việc tiết kiệm được thời gian và tăng chất lượng chế tạo, một lợi ích nữa thu được, đó là giúp các kỹ sư cảm thấy hứng thú với công việc của mình, vì họ không còn phải mất thời gian và sức lực cho những phần việc nhàm chán. 8.Bƣớc tiến trong quản lý thông tin: cung cấp tri thức đúng thời điểm (Just-in-time Knowledge) Tình trạng quá tải thông tin sẽ ngày một trầm trọng thêm lên. Ví dụ, các bác sĩ ở Anh, ngoài việc phải nắm vững kiến thức cơ bản và chuyên môn, còn phải biết về nhiều loại văn bản hướng dẫn của Chính phủ, thông tin của các công ty dược phẩm, những cảnh báo về tác Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 6 dụng phụ của thuốc v.v… Mỗi tháng, nếu cân lên, số văn bản đó có thể nặng 2 kg (Manka, 1997). Với công nghệ thông tin (IT) ta có khả năng quản lý tri thức để chuyển tải tới cho ai cần đến nó ở dạng cần thiết, đáp ứng nhu cầu cụ thể của họ. Tuy nhiên, nếu chỉ quan niệm điều đó đơn giản là việc chuyển những thông tin hiện có về dạng điện tử, rồi phân phối và đưa đến cho người dùng, thì hoàn toàn chưa đạt yêu cầu. Phải làm sao để người dùng không những dễ dàng lấy được những mảng thông tin có liên quan, mà còn phải biết cách tổ chức chúng có hiệu quả. Ngành sản xuất đã từng áp dụng một phương pháp, gọi là phương pháp đáp ứng đúng thời điểm (Just-in-time), nhờ đó không cần xây dựng những kho chứa vật tư, chi tiết (mà không phải lúc nào cũng cần đến), mà dựa vào việc tổ chức công tác cung ứng hiệu quả, đảm bảo đưa những chi tiết cần thiết vào đúng lúc và đúng nơi cần. Hướng chú trọng đã chuyển từ khâu lưu trữ sang khâu phân phối, cung ứng hiệu quả. Tương tự, mọi người bắt đầu nghĩ đến phương pháp để cung cấp được tri thức cần thiết đúng vào lúc cần có. Do vậy, rất có thể, những công cụ giúp cung cấp tri thức vào đúng thời điểm sẽ có vai trò quan trọng ở thế kỷ 21. Có thể nói, thông tin hiện nay đối với các nhà điều hành doanh nghiệp cũng giống như lửa đối với những người cổ đại trước đây. Nếu biết kiểm soát và ứng dụng nó thì doanh nghiệp sẽ tồn tại và phát triển, nhưng nếu làm sai hoặc không quan tâm đến thì sẽ nhanh chóng tàn lụi. Chính vì vậy mà doanh nghiệp cần phải nhận thức được tầm quan trọng của việc quản lý thông tin, biết cách chú trọng vào các dữ liệu có tầm chiến lược, đầu tư sáng suốt vào một số lượng hạn chế các công nghệ và tạo ra các luồng dữ liệu thích hợp để tạo ra cho mình lợi thế cạnh tranh trên thương trường. II/- Khái niệm ERP 1.ERP là gì? Thời gian gần đây trong giới CNTT và các doanh nghiệp xuất hiện một thuật ngữ khá phổ biến, đó là ERP. Có thể ai cũng có một số khái niệm căn bản về ERP là Enterprise Resource Planning: Quản lý nguồn lực doanh nghiệp, nhưng hầu như đó chỉ là khái niệm mơ hồ. Vậy chính xác ERP là gì? ERP được định nghĩa là một hệ thống ứng dụng đa phân hệ” (Multi Module Software Application) giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và điều hành tác nghiệp . Bản chất ERP là một hệ thống tích hợp các phần mềm ứng dụng đa phân hệ nhằm giúp tổ chức, doanh nghiệp quản lý các nguồn lực và tác nghiệp. Giải pháp ERP cung cấp cho các nhà quản lý doanh nghiệp khả năng quản lý và điều hành tài chính – kế toán, quản lý vật tư, quản lý sản xuất, quản lý kinh doanh và phân phối sản phẩm, quản lý dự án, quản lý dịch vụ, quản lý khách hàng, quản lý nhân sự, các công cụ dự báo và lập kế hoạch, báo cáo, .v.v. Thêm vào đó, như một đặc điểm rất quan trọng mà các giải pháp ERP cung cấp cho các doanh nghiệp, là một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 7 2.Workflow là gì? Định nghĩa đơn giản nhất của workflow: là các định nghĩa của các qui trình đã chuẩn hóa. Và khi mình viết các module cho từng công việc, workflow là 1 chuỗi công việc phải làm. Thường thì các công ty nước ngoài hoặc các doanh nghiệp lớn mới có được sự ổn định trong các quy trình làm việc, nên workflow của họ thường là 1 dòng chảy thống nhất, ví dụ: A –> B –> C –> D. Tuy nhiên ở các doanh nghiệp Việt Nam, sự ổn định trong dòng chảy đó thường là hiếm, nên nhiều khi các ERP có workflow phải thường là workflow động. Ví dụ, tại một thời điểm X thì workflow của phòng sản xuất là A –> B –> C –> D, tuy nhiên có thể tại thời điểm Y thì workflow đó được thay đổi là: B –> A –> C –> D, và … Tuy nhiên để rộng đường tìm hiểu workflow, tôi xin mượn ý kiến của 1 bài viết mà tôi đã có dịp đọc được trên mạng (của Phí Anh Tuấn). Theo bài viết đó thì workflow trong một ERP thể hiện ở các yếu tố căn bản sau : a. Các quy trình và khả năng xử lý công việc theo trình tự công việc. Ví dụ trình tự công việc cho việc mua hàng trong hệ thống ERP minh hoạ như sau : Các bộ phận có nhu cầu mua hàng xây dựng yêu cầu mua hàng POP (Purchase order Proposal) -> phòng mua hàng -> Nhân viên phụ trách mua ứng với từng loại hình xem xét -> Đề nghị mua hàng của bộ phận mua hàng -> phê duyệt của lãnh đạo phòng -> đề nghị báo giá hoặc đấu thầu -> đánh giá nhà cung cấp -> lựa chọn NCC-> lập đơn hàng chính thức PO -> nhận khẳng định cung ứng từ NCC -> theo dõi nhận hàng -> nhận hóa đơn từ NCC -> chuyển hoá đơn đến kế toán thanh toán…. b. Khả năng xem xét trình tự công việc và phê duyệt công việc trên hệ thống . Lúc này việc hoạch định phân quyền cho từng bước xử lý công việc của mỗi một quy trình phải nghiêm ngặt để đảm bảo tính đúng đắn của thông tin và truy cứu trách nhiệm sau này. c. Giống như ví dụ workflow động mà tôi nêu trên, cái này được thực thi qua hệ thống tham số quy trình nghiệp vụ và khả năng ánh xạ tham số vào thiết lập quy trình nghiệp vụ (mapping). Đây cũng là một chỉ tiêu rất quan trọng để đánh giá khả năng của một ERP. Một vài ví dụ trong hệ thống tham số mà mình đã thiết lập. Doanh nghiệp vừa có một Khách hàng mới. Do thời gian ban đầu muốn có những ưu đãi doanh nghiệp có thể quyết định không tính phạt chậm trả cho thanh toán trễ cũng như vẫn cho phép xuất hàng khi tổng công nợ + doanh thu lớn hơn tín dụng (tất nhiên là trong một phạm vi nào đó) lúc này các tham số phạt chậm trả bằng “No”, giao hàng có giá trị “Yes”. Một thời gian sau doanh nghiệp có thể thay đổi quy trình này bằng tham số phạt chậm trả bằng “Yes”, giao hàng có giá trị “No” hệ thống sẽ tự động tính phạt lãi suất chậm trả ứng với Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 8 từng lần thanh toán chậm và khi khách hàng mua vượt quá tín dụng hệ thống sẽ bắt buộc phải phê duyệt lệnh xuất hàng này từ lãnh đạo.Nói chung đây là một ví dụ về tham số và còn rất nhiều tham số khác. 3.SCM là gì? Có thể nói 1 cách đơn giản: SCM (Supply Chain Management – Quản lý dây chuyền cung ứng) là 1 phần trong ERP. Nhưng thực chất SCM là gì, ứng dụng ra sao? Vậy SCM là gì? SCM là sự phối kết hợp nhiều thủ pháp nghệ thuật và khoa học nhằm cải thiện cách thức các công ty tìm kiếm những nguồn nguyên liệu thô cấu thành sản phẩm/dịch vụ, sau đó sản xuất ra sản phẩm/dịch vụ đó và phân phối tới các khách hàng. Điều quan trọng đối với bất kỳ giải pháp SCM nào, dù sản xuất hàng hoá hay dịch vụ, chính là việc làm thế nào để hiểu được sức mạnh của các nguồn tài nguyên và mối tương quan giữa chúng trong toàn bộ dây chuyền cung ứng sản xuất. Về cơ bản, SCM sẽ cung cấp giải pháp cho toàn bộ các hoạt động đầu vào của doanh nghiệp, từ việc đặt mua hàng của nhà cung cấp, cho đến các giải pháp tồn kho an toàn của công ty. Trong hoạt động quản trị nguồn cung ứng, SCM cung cấp những giải pháp mà theo đó, các nhà cung cấp và công ty sản xuất sẽ làm việc trong môi trường cộng tác, giúp cho các bên nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh và phân phối sản phẩm/dịch vụ tới khách hàng. SCM tích hợp hệ thống cung ứng mở rộng và phát triển một môi trường sản xuất kinh doanh thực sự, cho phép công ty của bạn giao dịch trực tiếp với khách hàng và nhà cung cấp ở cả hai phương diện mua bán và chia sẻ thông tin. Các mô hình dây chuyền cung ứng được sắp xếp từ đơn giản đến phức tạp. Một công ty sản xuất sẽ nằm trong “mô hình đơn giản”, khi họ chỉ mua nguyên vật liệu từ một nhà cung cấp, sau đó tự làm ra sản phẩm của mình rồi bán hàng trực tiếp cho người sử dụng. Ở đây, bạn chỉ phải xử lý việc mua nguyên vật liệu rồi sản xuất ra sản phẩm bằng một hoạt động và tại một địa điểm duy nhất (single-site). Trong mô hình phức tạp, doanh nghiệp sẽ mua nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp (đây cũng chính là thành phẩm của đơn vị này), từ các nhà phân phối và từ các nhà máy “chị em” (có điểm tương đồng với nhà sản xuất). Ngoài việc tự sản xuất ra sản phẩm, doanh nghiệp còn đón nhận nhiều nguồn cung cấp bổ trợ cho quá trình sản xuất từ các nhà thầu phụ và đối tác sản xuất theo hợp đồng. Trong mô hình phức tạp này, hệ thống SCM phải xử lý việc mua sản phẩm trực tiếp hoặc mua qua trung gian, làm ra sản phẩm và đưa sản phẩm đến các nhà máy “chị em” để tiếp tục sản xuất ra sản phẩm hoàn thiện. Các công ty sản xuất phức tạp sẽ bán và vận chuyển sản phẩm trực tiếp đến khách hàng hoặc thông qua nhiều kênh bán hàng khác, chẳng hạn như các nhà bán lẻ, các nhà phân phối và các nhà sản xuất thiết bị gốc (OEMs). Hoạt động này bao quát nhiều địa điểm (multiple-site) với sản phẩm, hàng hóa tại các trung tâm phân phối được bổ sung từ các nhà máy sản xuất. Đơn đặt hàng có thể được chuyển từ các địa điểm xác định, đòi hỏi công ty phải có tầm nhìn về danh mục sản phẩm/dịch vụ đang có trong toàn bộ hệ thống phân phối. Các sản phẩm có thể tiếp tục được phân bổ ra thị trường từ địa điểm nhà cung cấp và nhà thầu phụ. Sự phát triển trong hệ thống quản lý dây chuyền cung ứng đã tạo ra các yêu cầu mới cho các quy trình áp dụng SCM. Chẳng hạn, một hệ thống SCM xử lý những sản phẩm được đặt tại các địa điểm của khách hàng và nguyên vật liệu của nhà cung cấp lại nằm tại công ty sản xuất. Nguồn gốc của SCM Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP ================================================================== SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 9 SCM là một giai đoạn phát triển của lĩnh vực Logistic (hậu cần). Trong tiếng Anh, một điều thú vị là từ Logistics này không hề có liên quan gì đến từ “Logistic” trong toán học. Khi dịch sang tiếng Việt, có người dịch là hậu cần, có người dịch là kho vận, dịch vụ cung ứng. Tuy nhiên, tất cả các cách dịch đó đều chưa thoả đáng, không phản ánh đầy đủ và chính xác bản chất của Logistics. Vì vậy, tốt hơn cả là chúng ta hãy giữ nguyên thuật ngữ Logistics và sau đó tìm hiểu tường tận ý nghĩa của nó. Ban đầu, logistics được sử dụng như một từ chuyên môn trong quân đội, được hiểu với nghĩa là công tác hậu cần. Đến cuối thế kỷ 20, Logistics được ghi nhận như là một chức năng kinh doanh chủ yếu, mang lại thành công cho các công ty cả trong khu vực sản xuất lẫn trong khu vực dịch vụ. Uỷ ban kinh tế và xã hội châu Á Thái Bình Dương (Economic and Social Commission for Asia and the Pacific – ESCAP) ghi nhận Logistics đã phát triển qua 3 giai đoạn: Giai đoạn 1: Phân phối (Distribution) Đó là quản lý một cách có hệ thống các hoạt động liên quan với nhau nhằm đảm bảo cung cấp sản phẩm, hàng hoá cho khách hàng một cách hiệu quả nhất. Giai đoạn này bao gồm các hoạt động nghiệp vụ sau: -Vận tải, -Phân phối, -Bảo quản hàng hoá, -Quản lý kho bãi, -Bao bì, nhãn mác, đóng gói. Giai đoạn 2: Hệ thống Logistics Giai đoạn này có sự phối kết hợp công tác quản lý của cả hai mặt trên vào cùng một hệ thống có tên là Cung ứng vật tư và Phân phối sản phẩm. Giai đoạn 3: Quản trị dây chuyền cung ứng (SCM) Theo ESCAP thì đây là khái niệm mang tính chiến lược về quản trị chuỗi quan hệ từ nhà cung cấp nguyên liệu – đơn vị sản xuất – đến người tiêu dùng. Khái niệm SCM chú trọng việc phát triển các mối quan hệ với đối tác, kết hợp chặt chẽ giữa nhà sản xuất với nhà cung cấp, người tiêu dùng và các bên liên quan như các công ty vận tải, kho bãi, giao nhận và các công ty công nghệ thông tin. Vai trò của SCM đối với hoạt động kinh doanh Đối với các công ty, SCM có vai trò rất to lớn, bởi SCM giải quyết cả đầu ra lẫn đầu vào của doanh nghiệp một cách hiệu quả. Nhờ có thể thay đổi các nguồn nguyên vật liệu đầu vào hoặc tối ưu hoá quá trình luân chuyển nguyên vật liệu, hàng hoá, dịch vụ mà SCM có thể giúp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh cho doanh nghiệp. Có không ít công ty đã gặt hái thành công lớn nhờ biết soạn thảo chiến lược và giải pháp SCM thích hợp, ngược lại, có nhiều công ty gặp khó khăn, thất bại do đưa ra các quyết định sai lầm như chọn sai nguồn cung cấp nguyên vật liệu, chọn sai vị trí kho bãi, tính toán lượng dự trữ không phù hợp, tổ chức vận chuyển rắc rối, chồng chéo… Ngoài ra, SCM còn hỗ trợ đắc lực cho hoạt động tiếp thị, đặc biệt là tiếp thị hỗn hợp (4P: Product, Price, Promotion, Place). Chính SCM đóng vai trò then chốt trong việc đưa sản phẩm đến đúng nơi cần đến và vào đúng thời điểm thích hợp. Mục tiêu lớn nhất của SCM là cung cấp sản phẩm/dịch vụ cho khách hàng với tổng chi phí nhỏ nhất. Điểm đáng lưu ý là các chuyên gia kinh tế đã nhìn nhận rằng hệ thống SCM hứa hẹn từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất của công ty và tạo điều kiện cho chiến lược thương mại điện tử phát triển. Đây chính là chìa khoá thành công cho B2B. Tuy nhiên, như [...].. .Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 10 ================================================================== không ít các nhà phân tích kinh doanh đã cảnh báo, chiếc chìa khoá này chỉ thực sự phục vụ cho việc nhận biết các chiến lược dựa trên hệ thống sản xuất, khi chúng tạo ra một trong những mối liên kết trọng yếu nhất trong dây chuyền cung ứng Trong một công... Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 19 ================================================================== Tiềm năng: Thông tin về các khách hàng tiềm năng của doanh nghiệp Tổ chức: Thông tin về các công ty khách hàng của doanh nghiệp cũng như những đối tác Liên hệ: Thông tin về người liên hệ của công ty khách hàng Cơ hội:... hiện khóa sổ lại Tự động tính thuế thu nhập doanh nghiệp và kết chuyển lãi lỗ Nếu cần có thể tự động trích các quỹ (phân phối kết quả hoạt động kinh doanh) Không cho phép cập nhật dữ liệu sau khi đã xác định khóa sổ hoàn chỉnh Hệ thống chứng từ báo cáo SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 22 ==================================================================... MSSV: 40702398 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 25 ================================================================== Phân tích tổng quát Và hơn 60 báo cáo liên quan chi tiết đến các chức năng IV/-Quản lý Kho Hàng Một phân hệ hoàn chỉnh, cung cấp đầy đủ các thông tin về hàng hóa, nguyên vật liệu, sản phẩm trên toàn bộ hệ thống kho của công ty Doanh nghiệp có bao... đang xảy ra trong dây chuyền cung ứng mở rộng, bạn có thể chủ động tìm kiếm một nhà cung cấp giấy khác để đảm bảo sự ổn định cho toàn bộ hoạt động sản xuất SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 18 ================================================================== Công nghệ nào sẽ ảnh hƣởng đến Dây chuyền Cung ứng? Công nghệ nổi bật... Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 13 ================================================================== Với ERP, mọi hoạt động của công ty bạn, từ quản trị nguồn nhân lực, quản lý dây chuyền sản xuất và cung ứng vật tư, quản lý tài chính nội bộ, đến việc bán hàng, tiếp thị sản phẩm, trao đổi với đối tác, khách hàng… đều được thực hiện trên một hệ thống duy nhất ERP. .. MSSV: 40702398 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 20 ================================================================== Chƣơng II Chức Năng ERP I/-Các chức năng cơ bản của ERP Một phần mềm ERP cần phải thể hiện được tất cả các chu trình kinh doanh Việc tích hợp một cách xuyên suốt và từ bỏ các giải pháp cô lập dẫn đến một hệ thống được trung tâm hóa trở lại mà qua đó... máy scan trong hệ thống tự động quét qua Với kiểu thông tin này, P&G biết rõ khi nào cần sản xuất, vận chuyển và trưng bày thêm sản phẩm tại các cửa hàng của Wal-Mart Từ đó, P&G sẽ không cần phải giữ quá nhiều SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 16 ================================================================== sản phẩm trong. .. của bạn trong việc cài đặt hệ thống có thể khiến các nhà cung cấp khác lo ngại… SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 17 ================================================================== Ví dụ, sự cộng tác giữa Wal-Mart và P&G làm cho P&G phải gánh vách thêm trách nhiệm quản lý hàng tồn kho – điều mà các nhà bán lẻ truyền thống thường... phục hồi, xóa và điều chỉnh yêu cầu thu chi Duyệt yêu cầu thu chi SV: Nguyễn Hữu Thuyết - MSSV: 40702398 Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP 24 ================================================================== Phân bổ các khoản thu chi vào điều khoản trong hệ thống điều khoản của kế hoạch ngân sách Thực hiện yêu cầu thu chi bao gồm thực hiện yêu cầu thu chi thông . kinh doanh vào một hệ thống duy nhất nhằm tự động hoá các quy trình quản lý…. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP. bạn trong việc cài đặt hệ thống có thể khiến các nhà cung cấp khác lo ngại…. Hệ Thống Thông Tin Quản Lý – TÌM HIỂU HỆ THỐNG ERP TRONG DOANH NGHIỆP