PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN HỆ THỐNG QUẢN LÝ CÔNG VĂN

LỜI NÓI ĐẦU Hiện nay, việc ứng dụng Tin học vào công tác quản lý ngày càng trở nên phổ biến nhằm phục vụ cho công việc diễn ra một cách chính xác, nhanh chóng, tiện lợi và đạt hiệu suất cao nhất. Chính điều đó đã tạo ra sự thay đổi khá rõ ràng, hiệu quả thu được không thể phủ nhận. Đối với sinh viên Công Nghệ Thông Tin, yêu cầu phải có sự hiểu biết nhất định về công tác quản lý, bởi như trên đã nói, lĩnh vực quản lý và lĩnh vực tin học ngày càng liên quan mật thiết với nhau, do đó việc tìm hiểu về công tác quản lý là một phần trong chương trình học tập. Xuất phát từ những lý do trên, “Quản lý công văn” là một trong số các bài tập nhằm mục đích kiểm tra kiến thức của Sinh viên đối với môn học Phân tích – Thiết kế hệ thống thông tin đã tiếp thu được trong quá trình học tập, đồng thời giúp cho Sinh viên làm quen với lĩnh vực quản lý và bước đầu hiểu được sơ bộ cách giải quyết một bài toán quản lý áp dụng kiến thức tin học của mình .với mong muốn có thể thiết kế được một hệ thống quản lý công văn để thay thế cách lưu trữ công văn cũ nhóm em sẽ cố gắng phân tích và tìm hiểu kỹ về đề tài. Nhóm thực hiện I. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 1 .Lý do chọn đề tài • Như chúng ta đã biết,công tác văn thư lưu trữ có vai trò rất quan trọng đôií với hoạt động của bất cứ tổ chức nào.Vì nó đảm bảo thong tin dưới dạng văn bản cập nhật,lưu trữ và chuyển tới người cử lý một cách kịp thời,chính xác. • Trước đây công tác quản lý công văn được thực hiện thủ công dưới hình thức lưu trữ hồ sơ,sổ sách.Việc làm thủ công này đã gặp không ít khó khăn và hạn chế đặc biệt là trong việc tìm kiếm,sắp xếp. • Trong thời đại công nghệ thong tin phát triển như ngày nay,tin học hóa nghiệp vụ quản lý là một yêu cầu rất cần thiết. Đối với các đơn vị có lượng công văn lưu thong thường xuyên thì việc áp dụng tin học vào quản lý công văn là một bước tiến lớn trong quá trình tin học hóa quản lý,tạo ra sự tiện lợi.chuyên nghiệp va tiết kiệm lớn,xử lý công văn một cách thuận tiện, đảm bảo nhanh chóng,chính xác và có tính mở cao. 2. Phương pháp thực hiện đề tài: • Để thực hiện đề tài này chúng tôi dựa vào bài học về môn phân tích và thiết kế hệ thống có cấu trúc bao gồm : kháo sát, phân tích theo từng phần của bài học và đưa ra các sơ đồ hoạt động cũng như tổ chức của hệ thống,thiết kế ,bổ sung thiếu sót và có thể chạy kiểm thử nếu hoàn thiện được phần thiết kế. • Chúng tôi đã khảo sát hệ thống 2 lần. lần thứ nhất:tìm hiểu chung về cơ quan khảo sát và hệ thống hiện tại.lần 2: tìm hiểu về cách thức hoạt động và đánh giá về hệ thống hiện tại, ngoài ra nhóm chúng tôi có liên hệ qua mail để khảo sát thêm một số thông tin còn thắc mắc. Từ các thông tin trên, chúng tôi đã phân tích về chức năng, về dữ liệu dưa ra được các sơ đồ tổ chức của hệ thống và thiết kế được hệ thống hiện tại. • Công cụ cài đặt được nhà trường sử dụng là phần mềm quản lý văn bản của công ty máy tính Thanh Vân II. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1. Cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng sư phạm hà nội: Trường Cao đẳng Sư phạm Hà Nội được thành lập ngày 06011959. Trong suốt quá trình xây dựng và trưởng thành, nhà trường đã không ngừng phát triển, đóng góp xuất sắc vào sự nghiệp giáo dục đào tạo của Thủ đô nói riêng và của cả nước nói chung. Dưới đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng sư phạm hà nội: SƠ ĐỒ TỔ CHỨC Phòng đào tạo Phòng tổ chức cán bộ Phòng Hành chính – Quản trị Phòng Tài chính –Kế toán Phòng Quản lý khoa họcHợp tác quốc tế Phòng công tác học sinh sinh viên Phòng Thanh traPháp chê Phòng Khảo thí – Đảm bảo chất lượng Trung tâm đào tạo từ xa Trung tâm thông tin thư viện Trung tâm nội trú sinh viên Trung tâm liên kết đào tạo bồi dưỡng Trung tâm ngoại ngữ tin học Trạm y tế Trung tâm mạng kỹ thuật máy tính Khoa học tư nhiên và công nghệ Ngoại ngữ Khoa học xã hội và nhân văn Giáo dục tiểu học Giáo dục thể chất và nghệ thuật Công nghệ thông tin Giáo dục mầm non Giáo dục chính trị Tâm lý –Giáo dục 2. Quy trình hoạt động của hệ thống a. Văn bản đến. Khi có một văn bản mới được gửi đến (trực tiếp hoặc gián tiếp), nhân viên phòng hành chính sẽ tiếp nhận văn bản, lấy các thông tin cần thiết để cập nhật vào sổ theo dõi, phần mềm quản lý như: Ngày đến, trích yếu nội dung… Sau đó tiến hành nhân văn bản đủ số lượng để gửi các đơn vị phòng ban được nhận văn bản đến đã ghi trong văn bản. Các văn bản cần trả lời, phòng hành chính sẽ chuyển qua đơn vị cần lấy ú kiến trả lời và tiến hành trả lời văn bản theo ý kiến đó. b.Văn bản đi. Văn bản đi(gồm cả văn bản nội bộ) sẽ được lãnh đạo phòng, ban giám hiệu hay các đơn vị trong trường soạn thảo. Các văn bản này được chuyển tới đến phòng hành chính để nhân viên cập nhật vào hệ thống với các thông tin như: Ngày gửi, loại văn bản… trước khi gửi đi. Tùy theo phân quyền người sử dụng mà người dùng hệ thống có thể tìm kiếm văn bản đến và đi để tiến hành sao chắp, chỉnh sửa… theo các mục đã được thống kê: theo ngày đến, theo loại văn bản… Hàng tháng, nhân viên phòng hành chính sẽ tổng hợp sổ theo dõi văn bản đến – đi theo các mục đã được thống kê : theo ngày đến, theo loại văn bản… Người dùng có thể tìm kiếm văn bản đến – đi theo các mục đã được thống kê: theo ngày đến, theo loại văn bản… Biểu mẫu văn bản đến STT LOẠI CÔNG VĂN NỘI DUNG NGÀY NHẬN CƠ QUAN NHẬN PHÂN LOẠI MẬT Biểu mẫu văn bản đi STT LOẠI CÔNG VĂN NỘI DUNG NGÀY GỬI CƠ QUAN GỬI PHÂN LOẠI MẬT BỘ PHẬN GỬI NGÀY KÝ 3. Đánh giá về hệ thống hiện tại Qua quá trình khảo sát chúng tôi nhận thấy nhà trường đã và đang sử dụng phần mềm quản lý công văn để thay thế dần dần phương pháp lưu trữ cũ, nên trong quá trình hoạt động đã nhận ra được không ít các tiện ích mà phần mềm quản lý mang lại bên cạnh đó thì cũng có không ít khó khăn ban đầu trong quá trình sử dụng để thay thế hoàn toàn hệ thông cũ. Ưu điểm: Giảm chi phí,công sức tìm kiếm và xử lý công văn. Tự động hóa quá trình nhận, gửi công văn một cách nhanh chóng và chính xác. Lưu trữ công văn an toàn, độ bảo mật cao và an toàn, lượng lưu trữ lớn. Tìm kiếm tra cứu công văn một cách nhanh chóng, dễ dàng. Nhược điểm: Do cán bộ công nhân viên vẫn còn quen với hình thức cũ nên bước đầu khi đưa phần mềm vào hoạt động thì mọi người chưa quen. Phần mềm được xây dựng trên mô hình mạng LAN nên hệ thống người dùng còn nhỏ hẹp chỉ trong nội bộ trường,không thể truy cập từ xa. III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG (KẾT QUẢ) A. Biểu đồ phân cấp chức năng B.Biểu đồ luồng dữ liệu ba mức 1. Mức khung cảnh VB ĐI VB ĐẾN VB ĐI VB ĐẾN TRẢ LỜI YÊU CẦU THỐNG KÊ, THÔNG TIN HỆ THỐNG YÊU CẦU TÌM KIẾM KẾT QUẢ 2. Mức đỉnh 3.Mức dưới đỉnh Gồm các mức phân rã: + Phân rã chức năng quản lý văn bản đến + Phân rã chức năng quản lý văn bản đi + Phân rã chức năng thống kê + Phân rã chức năng cập nhật thông tin hệ thống 3.1 PHÂN RÃ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐẾN 3.2 PHÂN RÃ CHỨC NĂNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI 3.3 PHÂN RÃ CHỨC NĂNG THỐNG KÊ 3.4 PHÂN RÃ CHỨC NĂNG CẬP NHẬT THÔNG TIN HỆ THỐNG C. Lược đồ dữ liệu 1. THEO MÔ HÌNH THỰC THỂ LIÊN KẾT 2. XÂY DỰNG LƯỢC ĐỒ DỮ LIỆU THEO MÔ HÌNH QUAN HỆ IV. THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1.Thiết kế chương trình a. Các modul chương trình Xây dựng chương trình quản lý văn bản gồm 3 modul chính: MODUL CẬP NHẬT VÀ CHỈNH SỬA VĂN BẢN MODUL TÌM KIẾM MODUL THỐNG KÊ BÁO CÁO b.Đặc tả các modul MODUL CẬP NHẬT VÀ CHỈNH SỬA VĂN BẢN MODUL TÌM KIẾM 2.Thiết kế các file dữ liệu Các bảng dữ liễu được xây dựng từ những thực thể đã xác định ở trên. Mỗi bảng tương ứng với một file dữ liệu BẢNG CƠ QUAN BAN HÀNH BẢNG ĐƠN VỊ NHẬN BẢNG LOẠI VĂN BẢN BẢNG LĨNH VỰC BẢNG VĂN BẢN 3.Thiết kế giao diện nhập + Giao diện đăng nhập hệ thống + Giao diện cập nhật văn bản đến + Giao diện cập nhật văn bản đi 4.Thiết kế biểu mẫu xuất + Biểu mẫu xuất văn bản đến + Biểu mẫu xuất văn bản đi V. KẾT LUẬN Xuất phát từ yêu cầu của đề tài ,chúng tôi đã tìm hiểu được một số vấn đề khái quát. Từ đó giúp chúng tôi hiểu được những kiến thức cơ bản cần có đối với bộ môn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin . Mặc dù đã nỗ lực trong quá trình tìm hiểu, khảo sát thực tế nhưng kết quả thu được vẫn còn hạn chế . Vì vậy nhóm chúng tôi rất mong được sự giúp đỡ, đóng góp của thầy cô giáo cũng như các bạn để bài báo cáo được hoàn thành một cách toàn diện nhất. Một lần nữa chúng tôi xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Quang Trình giảng viên hướng dẫn và giảng dạy môn phân tích và thiết kế hệ thống thông tin, các thầy cô trường Cao Đẳng Sư Phạm Hà Nội và toàn thể các bạn đã giúp đỡ nhóm chúng tôi thực hiện hoàn thành đề tài này. Chúng tôi xin chân thành cảm ơn VI. TÀI LIỆU THAM KHẢO STT TÊN TÀI LIỆU TÊN TÁC GIẢ NHÀ XUẤT BẢN NĂM XUẤT BẢN 1 Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Nguyễn Văn Ba Đại học Quốc Gia HN 2009 MỤC LỤC LỜI NÓI ĐẦU 1 I. TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 2 II. KHẢO SÁT HỆ THỐNG 3 1. Cơ cấu tổ chức của trường cao đẳng sư phạm hà nội: 3 2. Quy trình hoạt động của hệ thống 4 3. Đánh giá về hệ thống hiện tại 6 III. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG (KẾT QUẢ) 7 A. Biểu đồ phân cấp chức năng 7 B.Biểu đồ luồng dữ liệu ba mức 8 C. Lược đồ dữ liệu 15 IV. THIẾT KẾ HỆ THỐNG 17 1.Thiết kế chương trình 17 2.Thiết kế các file dữ liệu 22 3.Thiết kế giao diện nhập 26 4.Thiết kế biểu mẫu xuất 29 V. KẾT LUẬN 30 VI. TÀI LIỆU THAM KHẢO 31