• Chương 7: Kiểm soát việc thực dự án Các thay đổi thường diễn dự án – Sự thay đổi yêu cầu khách hàng – Sự thay đổi quy chế quản lý doanh nghiệp hay quy chế quản lý nhà nước – Sự xuất công nghệ – Sự lạc hậu công nghệ sử dụng – Sự sát nhập hay mua lại doanh nghiệp hay bộ phận doanh nghiệp – Sự nghỉ việc, thay đổi vị trí cơng tác nhân viên tham gia dự án Sự cần thiết phải kiểm soát dự án – Đảm bảo dự án đạt mục tiêu đề – Thấy sớm vấn đề nảy sinh đề có hành động xử lý chúng – Trao đổi thông tin với nên liên quan DA – Khuyến khích nhân viên, tái khẳng định cam kết vào mục tiêu DA – Rút học kinh nghiệm cho dự án khác (hiện tương lai) Sự cần thiết phải kiểm sốt dự án Khối lượng công việc hoàn thành, chất lượng công trình Thời gian nguồn lực sử dụng Rủi ro làm dự án không theo kế hoạch – Trễ tiến độ – Vượt chi phí – Nguồn lực thay đổi Những khó khăn xảy Thu thập thơng tin kiểm sốt dự án BẢNG THỜI GIAN Nhân viên: John Smith Ngày báo cáo hàng tuần (cuối tuần): 26/03/99 Số làm việc công tác phân công theo kế hoạch Dự án MS c.việc P21 P34 A243 B771 Mô tả Mã hóa module A3 Soạn thảo tài liệu Số giờ/ tuần 12 20 Tổng số % hoàn thành 30 90 Ngày hoàn thành theo kế hoạch 24/4/99 1/4/99 Ngày hoàn thành dự báo 24/4/99 29/3/99 32 Số làm việc công tác không phân công theo kế hoạch MS công việc Z99 Mô tả Thiết kế module X Tổng số Số giờ/ tuần 8 Được đề nghị Giám đốc dự án Thu thập thơng tin kiểm sốt dự án S ố hiệu dự án : _ _ S ố hiệu rủi ro: N ga øy : _ _ _ B iểu m a ãu x ác đ ịn h rủi ro K năn g xảy C oự khaỷ naờn g (p > 50% ) ă t coự khaỷ naờn g (p < 50% ) ă P hát biểu rủi ro A Ûn h hưởn g tiềm a ån Đ ề xuất giải rủi ro T hụứi gian G a n ă ă Xa M ức ản h hưởn g N ghiêm trọn g ¨ ¨ Đ a ùn g kể K hôn g ủaựn g keồ ă Lý trờ tin ụ d án TRỄ TIẾN ĐỘ TRỄ TIẾN ĐỘ § Thời tiết xấu § Thiết bị hư hỏng § Thiếu vốn § Khan nguyên vật liệu § Ước tính thời gian ngắn § Các công việc bị chểnh mảng Lý vượt chi phí dự án VƯT CHI PHÍ VƯT CHI PHÍ § Vượt thời gian § Sử dụng nhiều nhân lực § Sử dụng nhiều thiết bị § Chi phí nhân lực cao § Chi phí nguyên vật liệu cao § Các công việc bị chểnh mảng § Ước lượng sai khối lượng công việc § Sự thay đổi thứ tự ưu tiên § Các yêu cầu bổ sung thêm vào dự án Lý khơng kế hoạch dự án NGUỒN LỰC NGUỒN LỰC THAY ĐỔII THAY ĐỔ § Thiết bị hư hỏng § Nhân viên bị bệnh § Nhân viên nghỉ việc § Chi phí nhân lực cao § Ước tính nguồn lực thấp So sánh kế hoạch và thực tiễn triển khai dự án Yêu cầu kỹ thuật: yêu cầu kỹ thuật đưa với thực tế đạt Tiến độ dự án: thời gian dự kiến với thời gian thực tế Chi phí thực hiện: chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế – Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống – Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm (kết hợp thời gian chi phí) Quản lý chất lượng • Đánh giá chất lượng (Technical review) – Là đánh giá chuyên môn về tài liệu dự án – Nhằm: • Tìm lỗi việc phát triển hệ thống từ giai đoạn đầu • Theo dõi tiến đợ dự án • Cung cấp phản hồi • Chấp nhận chuyển sản phẩm sang giai đoạn kế tiếp Quản lý chất lượng • Technical Walk-through: – Nhằm xác định và đảm bảo tính xác và chất lượng tài liệu – Được tiến hành suốt chu kỳ dự án – Được tiến hành cách thân thiện, chuyên nghiệp (khác với phương cách thức, trịnh trọng phiên họp) – Kết quả: Tạo tài liệu khơng có lỗi, hiệu về chi phí Cải thiện quy trình • Điều chỉnh quy trình hay hệ thống để nâng cao suất tạo lợi cạnh tranh gọi cải thiện quy trình – Sử dụng thẻ điểm cân để cải thiện quy trình đảm bảo cân góc nhìn Cải thiện quy trình • Mục tiêu thẻ điểm cân IT: – Tạo phù hợp kế hoạch IT, mục tiêu kế hoạch kinh doanh doanh nghiệp – Thiết lập thang đo phù hợp để đo lường hiệu IT – Tạo phù hợp nhân viên với việc đạt mục tiêu IT – Kích thích cải thiện thành tích IT – Đạt kết cân nhóm có liên quan Cải thiện quy trình • Thẻ điểm cân cho IT đo lường góc nhìn: – – – – – Thành tích tài chánh Thành tích dự án Thành tích vận hành Thành tích tri thức (nhân viên) Sự thỏa mãn khách hàng Cải thiện quy trình • Ví dụ thẻ điểm cân IT Cải thiện quy trình Mơ hình trưởng thành lực (Capability Maturity Model – CMM) Cải thiện quy trình • Mơ hình trưởng thành lực nguồn nhân lực • (People - Capability Maturity Model – P - CMM) Quản lý chất lượng • Quản lý chất lượng dự án: – Bao gồm quản lý thực hành phát triển hệ thống toàn chu kỳ dự án – Là trách nhiệm thành viên dự án – Được quản lý Trưởng Dự Án Quản lý chất lượng hệ thống : – Là trách nhiệm Trưởng Dự Án – Được thực nhóm Đảm Bảo Chất Lượng (Quality Assurance Team) Quản lý chất lượng • Các nội dung QA: – Thiết lập kế hoạch QA – Tham dự phiên họp phát triển phần cứng, phần mềm, walk-through và đánh giá kết phát triển để đảm bảo đạt yêu cầu kỹ thuật, người dùng – Đo lường sản phẩm tiêu chí và quy trình chuẩn hóa – Đánh giá phép thử (test plan, procedure, scenario, cases for testing) – Đánh giá tài liệu tạo – Các đề nghị để cải thiện chất lượng – Báo cáo phát cho Trưởng Dự Án – Thiết lập và thực QA Checklist và hướng dẫn – Đánh giá chất lượng Quản lý chất lượng • Quy tắc Pareto: 80% lỗi chất lượng gây 20% lý • Xây dựng giản đồ Pareto để phân tích vấn đề chất lượng: – Xác định tất nguyên nhân cho lỗi – Xác định tần suất lỗi (chi phí thiệt hại) ứng với nguyên nhân – Vẽ giản đồ: • Trục hoành nguyên nhân theo thứ tự tần suất/chi phí giảm dần • Trục tung tần suất/chi phí ứng với nguyên nhân Quản lý chất lượng Quản lý chất lượng • Biểu đồ xương cá (Ishikawa’s fishbone): – Thể mối quan hệ nhân yếu tố – Phân tích nguyên nhân gây lỗi theo phương pháp tuyến tính Quản lý chất lượng Quản lý thành hệ thống quản lý • Một số thuộc tính cần thiết cho đo thành hệ thống quản lý: Khung nguyên tắc để đo lường thành hệ thống quản lý Sự truyền thông tốt nội với bên Trách nhiệm cho kết quả: Được giao hiểu rõ ràng Hệ thống đo lường thành phải cung cấp tảng cho việc định – Lương, thưởng công nhận phải liên quan trực tiếp đến thành tích – Hệ thống đo lường thành tích nên “tích cực” – Nhận diện điểm mạnh, yếu định hướng để phát triển thành tích – Kết tiến theo hướng tích cực cho dự án/chương trình cần thơng báo rõ công khai cho người – – – – ... nhà quản lý có quan điểm khác vấn đề tranh cãi – Các chế báo cáo thông tin hạch toán không Báo cáo dự án – Là phần quan trọng quản lý dự án – Giúp nhà quản lý dự án quản lý dự án – Giúp nhà quản. .. phẩm/các cơng việc dự án • Báo cáo chi phí điều chỉnh dự trù ngân sách dự án Đo lường thông số dự án Một số đo lường hoạt động dự án Đo lường thông số dự án Một số đo lường kỹ thuật dự án Đo lường... dự kiến với thời gian thực tế Chi phí thực hiện: chi phí, ngân sách theo dự trù với chi tiêu thực tế – Kiểm soát chi phí dự án theo truyền thống – Kiểm soát chi phí dự án theo giá trị làm (kết