BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM NGUYỄN NGỌC DUY ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THUYỀN VIÊN CHO CÔNG TY VINIC HẢI PHÒNG – 2014 BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM NGUYỄN NGỌC DUY ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THUYỀN VIÊN CHO CÔNG TY VINIC NGÀNH: CÔNG NGH THÔNG TIN MÃ SỐ: 114 CHUYÊN NGÀNH: CÔNG NGH THÔNG TIN Người hướng dẫn khoa học: Th.S Đặng Hoàng Anh HẢI PHÒNG - 2014 LỜI CẢM ƠN Được sự phân công của Khoa Công nghệ thông tin Trường Đại học Hàng Hải Việt Nam, và sự đồng ý của Thầy giáo hướng dẫn Th.S Đặng Hoàng Anh, chúng em đã hoàn thành báo cáo đồ án tốt nghiệp về đề tài “Xây dựng phần mềm quản lý thuyền viên cho công ty Vinic”. Chúng em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trong Khoa Công nghệ thông tin, và đặc biệt là Thầy giáo hướng dẫn Th.S Đặng Hoàng Anh cùng các nhân viên trong công ty đã tận tình, chu đáo hướng dẫn chúng em thực hiện báo cáo đồ án tốt nghiệp cùng chương trình này. Mặc dù chúng em đã có nhiều cố gắng để thực hiện báo cáo một cách hoàn chỉnh nhất, song do buổi đầu mới làm quen với công tác tiếp cận, khảo sát thực tế với nghiệp vụ quản lý cũng như hạn chế về mặt kiến thức, kinh nghiệm lẫn mặt thời gian, nên không thể tránh khỏi những thiếu sót nhất định mà bản thân chúng em chưa thấy được. Chúng em rất mong được sự góp ý của quý Thầy, Cô giáo và các bạn sinh viên trong khoa công nghệ thông tin để báo cáo đồ án tốt nghiệp cùng chương trình của chúng em được hoàn chỉnh hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn! Hải Phòng, tháng 12 năm 2014 Sinh viên thực hiện Nguyễn Ngọc Duy MỤC LỤC Bảng Phân công công việc cho mỗi thành viên trong nhóm Tên công việc Người thực hiện - Giao diện đăng nhập Nguyễn Ngọc Duy - Giao diện quản trị hệ thống - Giao diện danh mục - Giao diện quản lý thuyền viên + Chức năng Quản lý hợp đồng lao động + Chức năng Quản lý chấm dứt hợp đồng lao động + Chức năng Quản lý thông tin thuyền viên + Chức năng Quản lý lịch sử đi tàu của thuyền viên + Chức năng Quản lý trạng thái thuyền viên + Chức năng Quản lý chương trình đào tạo + Chức năng Quản lý khen thưởng/kỷ luật + Chức năng Quản lý chứng chỉ + Chức năng Quản lý cho mượn/thu hồi chứng chỉ + Chức năng Quản lý thăng chức/cách chức - Giao diện báo cáo/thống kê + Chức năng Thống kê danh sách thuyền viên + Chức năng Thống kê chương trình đào tạo + Chức năng Thống kê khen thưởng/kỷ luật + Chức năng Thông kê chứng chỉ - Giao diện điều động thuyền viên + Chức năng Quản lý hợp đồng đi tàu + Chức năng Quản lý thanh lý hợp đồng đi tàu +Chức năng Quản lý kế hoạch tàu +Chức năng Quản lý thăng cấp +Chức năng Quản lý kế hoạch tàu theo tháng +Chức năng Quản lý điều động thuyền viên +Chức năng Quản lý xác nhận điều động +Chức năng Quản lý thuyền viên hết hạn Đào Trọng Trung - Giao diện báo cáo/thống kê + Chức năng Thống kê thuyền viên đi tàu + Chức năng Thống kê kế hoạch tàu trong tháng + Chức năng Thống kê kế hoạch điều động 5 CHƯƠNG I: TÔNG QUAN 1.1. Giới thiệu về công ty VINIC là Liên doanh giữa Trường Đại học Hàng hải Việt Nam và Công ty Vận tải thép Nhật Bản (Nippon Steel Shipping Co., Ltd.) theo Giấy phép đầu tư số 1939/GP do Bộ Kế hoạch và Đầu tư cấp ngày 27/06/1997 và Giấy chứng nhận đầu tư số 021022000037 do UBND Thành phố Hải Phòng cấp ngày 27/06/2007. Công ty chính thức được chuyển đổi sang loại hình doanh nghiệp 100% vốn Việt Nam với tên đầy đủ là Công ty TNHH Huấn luyện, Cung ứng Lao động và Dịch vụ Hàng hải VINIC theo Giấy phép Kinh doanh số 0202006003 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hải Phòng cấp ngày 15/11/2007. Điện thoại: +84.31. 3829 289/Fax: +84.31. 3853 590 Địa Chỉ: 484 Lạch Tray, Ngô Quyền, Hải Phòng, Việt Nam Website: www.vinic.vn * Chức năng và nhiệm vụ: • Huấn luyện và cấp chứng chỉ nghiệp vụ cho sỹ quan hàng hải theo yêu cầu của Công ước quốc tế STCW78/95 • Cung ứng, quản lý nguồn thuyền viên và lao động khác cho thị trường trong nước • Cung ứng, quản lý nguồn thuyền viên và lao động khác đi làm việc ở nước ngoài • Quản lý khai thác tàu biển • Môi giới thuê tàu, môi giới mua bán tàu • Dịch vụ đại lý vận tải đường biển. 6 1.2. Quy mô hoạt động của công ty VINIC Hình 1.1 - Sơ đồ tổ chức bộ máy của công ty Vinic 1.3. Tổ chức bộ máy trên tàu Hình 1.2 - Sơ đồ tổ chức bộ máy trên tàu 7 CHƯƠNG II: KHẢO SÁT NGHIỆP VỤ THỰC TẾ 2.1. Quy trình tuyển dụng thuyền viên - Khi công ty có nhu cầu tuyền dụng thuyền viên, Phòng Quản lý lao động sẽ lập ra kế hoạch tuyển dụng, sau đó trình lên Ban Giám đốc. - Sau khi được Ban Giám đốc phê duyệt kế hoạch tuyển dụng, Phòng Quản lý lao động thành lập Hội đồng tuyển dụng để thông báo tuyển dụng. - Lúc này, một ứng viên muốn được tuyển dụng vào công ty để trở thành thuyền viên thì cần nộp hồ sơ dự tuyển gồm có đơn xin dự tuyển, sơ yếu lý lịch, bản sao văn bằng, chứng chỉ, giấy khai sinh đã công chứng, CMND, lịch sử đã từng đi tàu. Hội đồng tuyển dụng cùng Phòng Quản lý lao động tiếp nhận và phản hồi thông tin lại cho ứng viên theo thông tin liên lạc có trong hồ sơ để ứng viên dự thi. - Sau đó hội đồng sẽ tổ chức thi tuyển cho các ứng viên, đánh giá xem khả năng của ứng viên có đáp ứng nhu cầu của công việc hay không, nếu: + Không đạt yêu cầu thì hồ sơ ứng viên đó sẽ bị loại và bị thông báo trượt. + Đạt yêu cầu thì Hội đồng ứng viên báo cáo kết quả thi tuyển tới Phòng Quản lý lao động để tổ chức khám sức khỏe cho những ứng viên qua vòng thi tuyển. + Nếu không đạt yêu cầu về sức khỏe thì ứng viên đó bị loại và bị báo trượt, nếu đạt yêu cầu thì Phòng Quản lý lao động sẽ gửi đề nghị tuyển dụng đến Ban Giám đốc để dược duyệt và thông báo trúng tuyển, hẹn lịch làm thủ tiếp nhận đến những ứng viên được tuyển dụng. + Đến ngày hẹn, Phòng Quản lý lao động sẽ chịu trách nhiệm làm thủ tục tiếp nhận thuyền viên mới. 8 Hình 2.1 – Sơ đồ tuyển dụng thuyền viên 2.2. Quy trình quản lý hồ sơ thuyền viên - Phòng Quản lý lao động chịu trách nhiệm kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ chính thức của ứng viên đã được tuyển dụng. - Các thông tin được quản lý bao gồm: thông tin cá nhân (Họ tên, năm sinh, địa chỉ, số chứng minh thư nhân dân, quốc tịch, tôn giáo, tỉnh thành); trình độ chuyên môn; nghiệp vụ; bằng cấp; chứng chỉ; thông tin gia đình nhân thân (họ tên, nghề nghiệp, địa chỉ của người thân trong gia đình); lịch sử đi tàu từ trước khi vào công ty của thuyền viên. 9 Hình 2.2 – Sơ đồ quản lý hồ sơ thuyền viên 2.3. Quy trình quản lý hợp đồng lao động, hợp đồng đi tàu - Phòng Quản lý lao động kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ của ứng viên trúng tuyển, sau đó Ban Giám đốc sẽ chính thức ký hợp đồng lao động, hợp đồng đi tàu của thuyền viên. - Hợp đồng lao động và hợp đồng đi tàu được lưu trữ dưới dạng các văn bản giấy tờ do Phòng Quản lý lao động quản lý. Các số liệu trong hợp đồng được nhập vào một file excel. Phòng Quản lý lao động sẽ theo dõi ngày hết hạn hợp đồng và dựa vào những số liệu được nhập trên file excel để kiểm tra những số liệu này từ 1 đến 2 lần trong một quý để biết những hợp đồng nào sắp hết hạn. Hình 2.3 – Sơ đồ quản lý hợp đồng 2.4. Quy trình tham gia đào tạo của thuyền viên - Thuyền viên sau khi tham gia và hoàn thành xong một khóa đào tạo (không do công ty quản lý) sẽ mang chứng chỉ được cấp đến Phòng Huẩn luyện lao động. - Phòng Huấn luyện lao động nhận chứng chỉ mà thuyền viên mang đến, đồng thời xác nhận cho thuyền viên đã qua khóa đào tạo nào và được cấp chứng chỉ gì. 10 [...]... Sơ đồ quản lý đào tạo thuyền viên Quy trình quản lý chứng chỉ của thuyền viên 2.5 - Thuyền viên khi được nhận vào công ty sẽ cần nộp những chứng chỉ đang có cho Phòng Quản lý lao động giữ - Phòng Quản lý lao động sẽ kiểm tra trạng thái chứng chỉ của thuyền viên còn hạn bao nhiêu lâu (trong vòng 6 tháng) rồi sẽ thông báo đến cho thuyền viên đó biết - Khi chứng chỉ của thuyền viên sắp hết hạn, thuyền viên. .. chỉ cho thuyền viên và lưu lại quá trình mượn của thuyền viên - Khi thuyền viên đi tàu về và hoàn tất thanh lý hợp đồng đi tàu, công ty sẽ thu hồi lại giấy tờ/chứng chỉ của thuyền viên đó - Quá trình cho mượn/thu hồi giấy tờ/chứng chỉ của thuyền viên đều được lại qua giấy tờ trong Phòng Quản lý lao động 12 Hình 2.7 – Sơ đồ quản lý cho mượn/thu hồi chứng chỉ thuyền viên Quy trình điều động thuyền viên. .. và gửi lại cho Phòng Quản lý lao động để cập nhật kịp thời - Chứng chỉ của thuyền viên sẽ được lưu tại Phòng Quản lý lao động dưới dạng giấy tờ, văn bản Hình 2.5 – Sơ đồ quản lý chứng chỉ thuyền viên 11 Quy trình thăng chức/cách chức thuyền viên 2.6 - Quá trình công tác của thuyền viên trong công ty, dựa vào hình thức khen thưởng/kỷ luật hoặc số chứng chỉ thuyền viên đó đang có mà được công ty xét duyệt... thông tin dữ liệu công ty 26 Thông tin dữ liệu công ty 25 3.2.3.3 Biểu đồ luồng dữ liệu chức năng quản lý thuyền viên Hình 3.6 – Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý thuyền viên 26 1 Cập nhật thông tin dữ liệu hợp đồng 2 Thông tin dữ liệu hợp đồng 3 Cập nhật thông tin dữ liệu thuyền viên 4 Thông tin dữ liệu thuyền viên 5 Cập nhật thông tin dữ liệu trạng thái thuyền viên 6 Thông tin... đi theo hỗ trợ thuyền viên ra sân bay và làm thủ tục khởi hành - Sau khi thuyền viên lên tàu, Phòng Quản lý lao động sẽ xác nhận thuyền viên nhập tàu an toàn 13 Hình 2.8 – Sơ đồ quy trình điều động thuyền viên đi tàu 14 Quy trình điều động thuyền viên trở về 2.9 - Khi phát sinh yêu cầu điều động thuyền viên trở về Phòng Quản lý lao động sẽ xác nhận yêu cầu và làm thủ tục cho thuyền viên trở về - Lịch... hay cách chức thuyền viên Hình 2.6 – Sơ đồ quy trình thăng chức / cách chức thuyền viên Quy trình quản lý cho mượn/thu hồi chứng chỉ của thuyền viên 2.7 - Thuyền viên trước khi đi tàu sẽ cần những giấy tờ/chứng chỉ cần thiết để có thể đi tàu, khi đó thuyền viên sẽ qua Phòng Quản lý lao động để mượn giấy tờ/chứng chỉ cần thiết của mình từ công ty - Phòng Quản lý lao động sẽ làm thủ tục cho mượn giấy... đến cho Ban Giám đốc ký Hồ sơ của thuyền viên xin nghỉ việc sẽ được quản lý và lưu trữ tại Phòng Quản lý lao động của công ty - Thuyền viên bị buộc thôi việc + Thuyền viên vi phạm hợp đồng lao động hoặc điều lệ Tổ chức và hoạt động của Công ty, tùy theo mức độ vi phạm có thể bị buộc thôi việc Hội đồng kỷ luật sẽ họp và đưa ra quyết định về việc buộc thôi việc đối với thuyền viên Hình 2.12 – Sơ đồ quy... với đại lý/ thuyền trưởng để biết chính xác thời gian tàu cập bến để đặt vé máy bay, lịch bay và vé máy bay(e-ticket) sẽ được gửi đến cho thuyền viên - Chuyền viên phụ trách của Phòng Quản lý lao động sẽ được bố trí để đón thuyền viên tại sân bay - Sau khi thuyền viên đã về Việt Nam, Phòng Quản lý lao động sẽ xác nhận là thuyền viên đã trở về an toàn Hình 2.9 – Sơ đồ quy trình điều động thuyền viên trở... lên bờ - Thuyền viên đang ở trạng thái chờ lên bờ có thể xảy ra hai trường hợp: + Nếu thuyền viên được lên bờ thì phòng quản lý lao động sẽ lập quyết định thanh lý hợp đồng đi tàu Trạng thái thuyền viên sẽ chuyển thành trên bờ + Nếu thuyền viên không lên bờ mà vẫn tiếp tục hợp đồng đi tàu Trạng thái thuyền viên sẽ trở lại thành đi tàu Hình 2.10 – Sơ đồ quy trình quản lý trạng thái thuyền viên 2.11 - Quy... luật, gửi tới thuyền viên có trong danh sách Hình 2.11 – Sơ đồ quy trình khen thưởng/kỷ luật 2.12 Quy trình quản lý chấm dứt hợp đồng Các hình thức chấm dứt hợp đồng tại công ty: - Thuyền viên xin nghỉ việc + Khi muốn nghỉ việc trước thời hạn hợp đồng, thuyền viên phải làm đơn xin nghỉ việc và lập biên bản bàn giao trước khi chấm dứt hợp đồng Đơn xin nghỉ việc sẽ được gửi cho Phòng Quản lý lao động và . DUY ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP XÂY DỰNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ THUYỀN VIÊN CHO CÔNG TY VINIC HẢI PHÒNG – 2014 BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM NGUYỄN NGỌC DUY ĐỒ ÁN. vào công ty của thuyền viên. 9 Hình 2.2 – Sơ đồ quản lý hồ sơ thuyền viên 2.3. Quy trình quản lý hợp đồng lao động, hợp đồng đi tàu - Phòng Quản lý lao động kiểm tra và tiếp nhận hồ sơ của ứng viên. điều động thuyền viên + Chức năng Quản lý hợp đồng đi tàu + Chức năng Quản lý thanh lý hợp đồng đi tàu +Chức năng Quản lý kế hoạch tàu +Chức năng Quản lý thăng cấp +Chức năng Quản lý kế hoạch