Đang tải... (xem toàn văn)
Quản trị công tác thông tin và ra quyết định tại công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu
BÀI THIẾT KẾ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH LỜI MỞ ĐẦU Trong nền kinh tế thị trường hiện nay thì hoạt động kinh doanh được xem là rất quan trọng và đầy rủi ro,muốn đảm bảo cho hoạt động diễn ra theo hướng làm chủ thì đòi hỏi nhà quản trị phải ra quyết định đúng và chính xác.Muốn vậy cần có đủ thông tin, hiện nay thông tin là rất nhiều và luôn méo.Vì vậy,đòi hỏi nhà quản trị cần phải phân tích đúng và kĩ truớc khi ra quyết định.Thông tin là một phần không thể thiếu với mỗi doanh nghiệp muốn tồn tại và phát triển trong nền kinh tế thị trường hện nay.Người có thông tin là người lắm quyền lực. Quyết định là sản phẩm sáng tạo của nhà quản trị,là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp,để có được quyết định đúng và chính xác thì đòi hỏi chủ doanh nghiệp cần có thông tin, phân tích thông tin. Khi có đựợc thông tin rồi cần phải có kĩ năng phân tích và dự đoán kết quả của quyết định của mình đẻ tránh rủi ro và có được những phương án dự phòng những trường hợp không may xảy ra,đồng thời đảm bảo hoạt động kinh doanh diễn ra tốt đẹp. Vì vậy, việc nghiên cứu công tác dự đoán thông tin và ra quyết định cho công tác quản lý của công ty là vấn đề rất quan trọng và cần thiết với mỗi nhà quản trị nói chung và với doanh nghiệp nói riêng. 1 BÀI THIẾT KẾ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN I. CƠ SỞ LÝ THUYẾT VỀ THÔNG TIN VÀ DỰ BÁO 1. Các khái niệm chung về thông tin 1.1 Khái niệm thông tin Thông tin thường được hiểu là các tin tức mà con người trao đổi với nhau, hay rộng hơn thông tin bao gồm cả những tri thức về các đối tượng Hiểu một cách tổng quát thông tin là kết quả phản ánh các đối tượng trong sự tương tác và vận động của chúng Như vậy thông tin không phải là vật chất nhưng thông tin không thể tồn tại được bên ngoài cái giá vật chất của nó tức là các vật mang tin. 1.2 Đơn vị đo lường thông tin Ta sẽ dùng phương pháp xác suất để đo số lượng thông tin mà người nghiên cứu nhận được từ một thông báo, dữ liệu về đối tượng xét theo một phương diện nghiên cứu nào đó - Độ đa dạng và độ bất định – Đơn vị đo Độ đa dạng V của hệ thống X phụ thuộc vào số trạng thái n của nó V = f (n) thỏa mãn các điều kiện sau: + Nếu hệ thống X chỉ có một trạng thái duy nhất ( n = 1 ) thì độ đa dạng bằng 0 f (1) = 0 + Nếu 2 hệ thống X ( X 1, X 2 , X -3 , .X n ) và Y ( Y 1 , Y 2, .Y n ) độc lập với nhau nếu kết hợp 2 hệ thống này lại thì độ đa dạng của hệ thống mới bằng độ đa dạng của hai hệ thống thành phần Để đo độ bất định của hệ thống X ta đưa vào khái niệm entrobi 1.3 Định nghĩa thông tin trong quản trị kinh doanh 2 BÀI THIẾT KẾ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH Thông tin là những tin tức mới,được thu nhận, được cảm thụ và được đánh giá là có ích cho việc ra quyết định hoặc giải quyết một nhiệm vụ nào đó trong quản trị kinh doanh Sơ đồ về quá trình lĩnh hội thông tin: a. Vai trò của thông tin trong quản trị kinh doanh - Thông tin là đối tượng lao động của cán bộ quản trị nói chung và người lãnh đạo nói riêng - Thông tin là công cụ của quản trị kinh doanh - Thông tin là căn cứ để tiến hành xây dựng chiến lược của doanh nghiệp - Thông tin là cơ sở để thực hiện hạch toán kinh tế - Thông tin trực tiếp tác động đến các khâu của quá trình quản trị kinh doanh b. Phân loại thông tin * Xét theo mối quan hệ giữa bên trong doanh nghiệp và bên ngoài môi trường gồm: - Thông tin bên trong: là những thông tin phát sinh bên trong nội bộ của doanh nghiệp gồm các số liệu về đội ngũ cán bộ, nhân lực, vốn, tài sản thiết bị, nguyên nhiên vật liệu . - Thông tin bên ngoài: gồm các thông tin trên thị trường như giá cả, chất lượng, chủng loại sản phẩm, sự biến động của tiền tệ, dân cư . * Xét theo chức năng của thông tin gồm: - Thông tin chỉ đạo: + Mang các mệnh lênh, chỉ thị, chủ trương, nhiệm vụ mục tiêu kinh tế đã định + Có các tác động quy định đến mọi phương hướng hoạt động của đối tượng quản lý Tài liệu Thu nhận Cảm thụ Đánh giá Sử dụng thông tin 3 BÀI THIẾT KẾ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH - Thông tin thực hiện: phản ánh toàn diện kết quả thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp * Xét theo cách truyền tin - Thông tin có hệ thống: truyền đi theo nội dung và thủ tục đã định trước theo định kỳ và trong thời hạn nhất định - Thông tin không có hệ thống: là những thông tin được truyền đi khi có sự kiện đột xuất nảy sinh trong quá trình sản xuất kinh doanh hoặc xảy ra trên thị trường, mang tính chất ngẫu nhiên, tạm thời * Theo phương pháp thu nhận và xử lý thông tin - Thông tin về khoa học kỹ thuật + Làm cơ sở cho việc chế tạo ra các loại thiết bị kỹ thuật và tổ chức các quá trình công nghệ + Do các cơ quan khoa học kỹ thuật thu thập trong các sách, tạp chí, khoa học kỹ thuật, các bằng chứng nhận, phát minh sáng chế, các văn bản thiết kế, các chế tạo và công nghệ - Thông tin về tình hình kinh tế như giá cả, doanh thu, lãi suất, cung cầu trên thị trường . * Xét theo hướng chuyển động của thông tin - Thông tin chiều ngang: nối các chức năng quản trị của một cấp - Thông tin chiều dọc: nối chức năng ở các cấp khác nhau trong cơ cấu quản trị * Xét theo số lần gia công - Thông tin ban đầu: còn gọi là thông tin sơ cấp tức là những thông tin thu thập ban đầu chưa qua xử l - Thông tin thứ cấp: là những thông tin đã qua xử lý tức là các báo cáo, các biểu mẫu đã được chỉnh lý theo một yêu cầu nào đó 4 BÀI THIẾT KẾ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH c. Yêu cầu đối với thông tin * Thông tin chính xác và trung thực - Thông tin cần được đo lường chính xác và phải được chi tiết hóa đến mức độ cần thiết làm căn cứ cho việc đề ra quyết định được đúng đắn mà tiết kiệm được chi phí - Thông tin cần phản ánh trung thực tình hình khách quan của đối tượng quản lý và môi trường xung quanh để có thể trở thành kim chỉ nam tin cậy cho nhà quản trị * Tính kịp thời và linh hoạt - Thời gian là kẻ thù của thông tin, thời gian là cho thông tin lỗi thời và vô ích - Tính kịp thời của thông tin được quyết định bởi những điều kiện cụ thể, bởi độ chín muồi của vấn đề - Thu thập và xử lý thông tin quá sớm sẽ không có mục đích vì vấn đề chưa chín muồi và sự thay đổi của tình hình diễn ra sau đó làm cho thông tin trở nên vô dụng - Thu thập và xử lý thông tin quá muộn dẫn đến ra quyết định không kịp thời, làm cho quyết định trở nên kém hiệu quả - Mâu thuẫn giữa tính đầy đủ và tính kịp thời được khắc phục bằng cách hoàn thiện kỹ thuậtvà công nghệ xử lý thông tin, nâng cao trình độ chuyên môn cho người làm công tác thông tin - Thông tin cần tiện lợi cho việc sử dụng * Tính đầy đủ - Bảo đảm cung cấp cho chủ thể quản lý những thông tin cần và đủ để ra quyết định có cơ sở khoa học và tác động có hiệu quả đến đối tượng quản trị - Tránh tình trạng thiếu hoặc thừa thông tin * Tính hệ thống và tổng hợp - Kết hợp các loại thông tin khác nhau theo trình tự nghiêm ngặt nhằm phục vụ cho việc quản lý có hiệu quả 5 BÀI THIẾT KẾ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH - Làm cho chủ thể quản lý có thể xem xét đối tượng quản lý với toàn bộ tính phức tạp, đa dạng của nó, điều chỉnh sự hoạt động của đối tượng quản lý cho phù hợp với tình huống cụ thể * Tính cô đọng và lôgic Thông tin phải có tính nhất quán, tính có luận cứ, không có chi tiết thừa, tính có nghĩa của vấn đề, tính rõ ràng của mục tiêu đạt tới nhờ sử dụng thông tin d. Bảo đảm thông tin cho các quyết định trong quản trị kinh doanh * Xác định nhu cầu thông tin trong quản trị kinh doanh Dịch vụ thông tin phải được tổ chức sao cho phù hợp với các cấp quản trị, vì mỗi cấp quản trị đều có phạm vi hoạt động nhất định và chỉ cần những thông tin có liên quan đến quyền hạn và trách nhiệm đã quy định Trong công tác quản trị kinh doanh nhười ta chia người lãnh đạo ra làm 3 cấp: - Người lãnh đạo cấp cao - Người lãnh đạo cấp trung - Người lãnh đạo cấp thấp Dựa vào chức năng, nhiệm vụ của họ để xác định nhu cầu về thông tin cho phù hợp * Tổ chức hệ thống thông tin trong kinh doanh - Sự cần thiết phải tổ chức hệ thống thông tin của doanh nghiệp + Mở rộng khả năng thu thập thông tin của cơ quan quản trị và người lãnh đạo có thể nhanh chóng đưa ra được những quyết định đúng đắn + Bảo đảm cho người quản trị nhanh chóng nắm được những thông tin chính xác về tình hình hoạt động của thị trường và của đối tượng quản trị, để có thể tăng cường tính linh hoạt trong quản trị sản xuất kinh doanh + Tạo điều kiện để thực hiện nguyên tắc hệ thống trong quản trị: tiết kiệm được thời gian và chi phí về thu thập, xử lý thông tin - Chức năng hệ thống thông tin của doanh nghiệp - Thu thập thông tin 6 BÀI THIẾT KẾ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH Thu thập thông tin thị trường bằng phương pháp phỏng vấn trực tiếp khách hàng Ưu điểm: + Thu thập thông tin nhanh + Người đi phỏng vấn vẫn nắm được nhu cầu thị hiếu của khách hàng một cách cụ thể Nhược điểm: + Không hỏi được nhiều người vì hỏi nhiều sẽ lâu và tốn kém + Rất tùy thuộc vào quan điểm của người đi hỏi + Khó khăn trong công tác tổng hợp vì mỗi nhân viên hỏi một kiểu nên độ đa dạng khi khách hàng trả lời rất lớn Thu thập thông tin thị trường bằng phương tiện kỹ thuật như điện thoại, Fax hoặc qua mạng máy tính Ưu điểm: + Thu thập thông tin nhanh + Thu thập được tất cả những thông tin gần, cả những thông tin từ rất xa Nhược điểm: + Sẽ tốn kém kinh phí + Cũng phụ thuộc chủ quan của người đi phỏng vấn + Độ đa dạng của cách trả lời rộng nên khó tổng hợp Thu thập thông tin thị trường băng các phiếu điều tra tức là các vấn đề cần hỏi khách hàng được thể hiện trên một văn bản và gửi cho khách hàng Ưu điểm: + Câu hỏi chuẩn xác + Thuận lợi cho công tác tổng hợp phân tích đánh giá + Có chứng từ lưu trữ sử dụng cho nhiều lần Nhược điểm: 7 BÀI THIẾT KẾ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH + Tỷ lệ thu hồi ít, theo kinh nghiệm thì cao nhất cũng chỉ đạt 20% số phát ra, chính vì vậy để nâng tỷ lệ thu thập ý kiến khách hàng một số hãng dùng phương pháp khuyến khích có thưởng cho ý kiến khách hàng gửi về sớm và có chất lượng, nhờ cách này mà tỷ lệ thu hồi các ý kiến khách hàng tăng lên rõ rệt + Thời gian thu thập thông tin chậm, vì vậy người ta hay dùng cho việc đánh giá thông tin trong việc ra quyết định chiến lược Đối với việc thu thập thông tin bằng phiếu điều tra thì việc xây dựng bảng câu hỏi là rất quan trọng * Nguyên tắc xây dựng hệ thống thông tin - Căn cứ vào nhu cầu thông tin của cơ quan quản trị các cấp để xác định cấu trúc của hệ thống thông tin - Thuận tiện cho việc sử dụng, hệ thống thông tin cần gọn nhẹ, phù hợp với trình độ của cán bộ quản trị, dịch vụ thông tin cần được tổ chức cho phù hợp với quy chế về quyền hạn, trách nhiệm của từng bộ phận quản trị và với tác phong của người lãnh đạo - Đưa tin vào một lần và sử dụng nhiều lần - Đảm bảo sự trao đổi qua lại giữa các hệ thống - Mô hình hóa các quá trình thông tin - Kết hợp xử lý thông tin: Làm sao cho cán bộ quản trị nói chung và người lãnh đạo nói riêng phải bận tâm về việc xử lý thông tin, dành thời gian tập trung vào các hoạt động sáng tạo như xây dựng và lựa chọn các phương án quyết định - Đảm bảo sự phát triển liên tục, không ngừng của hệ thống thông tin, phải từng bước hợp lý hóa hệ thống thông tin để có thể bảo đảm thu thập, xử lý và cung cấp cho quản lý những thông tin chính xác và kịp thời - Cán bộ quản trị và người lãnh đạo phải trực tiếp tham gia vào việc thiết kế và xây dựng hệ thống thông tin - Bảo đảm tính hiệu quả của hệ thống thông tin II. CƠ SỞ LÝ THUYẾT RA QUYẾT ĐỊNH 8 BÀI THIẾT KẾ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH 1. Khái niệm Quyết đinh quản trị kinh doanh là hành vi sáng tạo của chủ doanh nghiệp ( giám đốc ), nhằm định ra mục tiêu, chương trình và tính chất hoạt động của doanh nghiệp, để giải quyết một vấn đề đã chín muồi trên cơ sở hiểu biết các quy luật vận động khách quan của hệ thống và việc phân tích các thông tin về hiện trạng của hệ thống và môi trường 2. Phân loại quyết định 2.1 Theo cách phản ứng của người ra quyết định - Các quyết định trực giác là các quyết định xuất phát từ trực giác của con người - Các quyết định lý giải là các quyết định dựa trên sự nghiên cứu và sự phân tích có hệ thống một vấn đề 2.2 Theo tính chất của quyết định - Quyết định về sản phẩm - Quyết định về giá cả của sản phẩm - Quyết định về thị trường 2.3 Xét theo tầm quan trọng của quyết định - Quyết định chiến lược ví dụ quyết định xây dựng doanh nghiệp mới hay quyết định mua doanh nghiệp khác - Quyết định sách lược là để khai thác hết tiềm năng của doanh nghiệp - Quyết định tác nghiệp là những quyết định dùng để triển khai các quyết định chiến lược 2.4 Xét theo thời gian - Quyết định dài hạn thường từ 5 năm trở lên - Quyết định trung hạn thường từ 1 năm đến dưới 5 năm - Quyết định ngắn hạn là những quyết định thực hiện 1 tháng, 1 quý hoặc 1 năm 3. Các yêu cầu đối với quyết định trong quản trị kinh doanh 3.1 Tính khách quan và khoa học 9 BÀI THIẾT KẾ MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH Các quyết định là những cơ sở cho việc bảo đảm tính hiện thực và hiệu quả của việc thực hiện chúng, cho nên các quyết định không được chủ quan tùy tiện, thoát ly thực tế. Vì quyết định là sản phẩm chủ quan sáng tạo của con người, do đó việc bảo đảm tính khách quan không đơn giản, nhất là trong những trường hợp việc thực hiện các quyết định có liên quan đến lợi ích của người ra quyết định Tính khoa học của các quyết định là sự thể hiện của những cơ sở, căn cứ, thông tin, nhận thức, kinh nghiệm của nhà quản trị mạng trong việc xử lý, giải quyết những tình huống cụ thể, đòi hỏi có sự can thiệp bằng các quyết định của nhà quản trị. Ngoài ra các quyết định phải tuân thủ đòi hỏi các quy luật khách quan 3.2 Tính tối ưu Trước mỗi vấn đề đặt ra cho doanh nghiệp thường có thể xây dựng được nhiều phương án khác nhau nhằm đạt tới mục tiêu. Yêu cầu phải đảm bảo tính tối ưu có nghĩa là phương án quyết định sẽ đưa ra để thực hiện phải tốt hơn những phương án quyết định khác và trong trường hợp có thể thì đó phải là phương án quyết định tốt nhất 3.3 Tính cô đọng dễ hiểu Dù được biểu hiện dưới hình thức nào các quyết định đều phải ngắn gọn, dễ hiểu, để một mặt tiết kiệm được thông tin tiện lợi cho việc bảo mật và di chuyển, mặt khác làm cho người thực hiện không thể hiểu sai lệch về mục tiêu, phương tiện và cách thức thực hiện 3.4 Tính pháp lý Đòi hỏi các quyết định đưa ra phải hợp pháp và các cấp thực hiện phải thực hiện nghiêm chỉnh 3.5 Tính có độ đa dạng hợp lý Trong nhiều trường hợp, các quyết định có thể phải được điều chỉnh trong quá trình thực hiện. Những quyết định quá cứng nhắc sẽ khó thực hiện và hoàn thành để cấp thực hiện không được kéo dài thời gian thực hiện 4. Các căn cứ ra quyết định 10 [...]... chuyển và hợp đồng bảo hiểm hàng hóa *Phòng xây dựng cơ bản ( gồm 5 thành viên ) Tham mưu giúp ban giám đốc quản lý công tác cơ bản của công ty Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lí hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Châu Hiện nay cơ cấu tổ chức bộ máy của công ty như sau: +Hội đồng quản trị là cơ quan quản lý của công ty. Hội đồng quản trị có toàn quyền nhân danh công ty để giải quyết. .. của quyết định với hao phí về sức lực, phương tiện và thời gian ít nhất 5.7 Đề ra quyết định Sau khi đánh giá những kết quả dự tính của quyết định và lựa chọn phương án tốt nhất, ban quản lý doanh nghiệp phải trực tiếp đề ra quyết định và chịu trách nhiệm trực tiếp về quyết định đó 6 Triển khai thực hiện quyết định 6.1 Truyền đạt quyết định đến người thi hành và lập kế hoạch tổ chức thực hiện quyết định. .. doanh của công ty Giám đốc công ty do Đại hội đồng cổ đông công ty bổ nhiệm và miễn nhiệm Giám đốc chịu trách nhiệm trước hội đồng quản trị và đại hội đồng cổ đông về trách nhiệm quản lý và điều hành công ty *Ban kiểm soát (gồm 3 thành viên ) Ban kiểm soát là tổ chức thay mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động kinh doanh quản trị và điều hành công ty BKS do Đại hội đồng cổ đông bầu và bãi miễn theo... ra quyết định hay không 8 Cơ sở dự đoán trong trường hợp đủ, thiếu và rất ít thông tin Dựa trên các nguyên tắc ra quyết định đã xét ở các phần trên, việc ra quyết định trong thực tế kinh doanh có những vấn đề rã ràng nhưng cũng có những vấn đề không được rõ ràng, vấn đề là phải xử lý như thế nào Thông thường việc ra quyết định xảy ra trong 3 trường hợp: 8.1 Trường hợp có đủ thông tin Việc ra quyết định. .. của công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu Đại hội đồng cổ đông Hội đồng quản trị Ban Giám Đốc Phòng tổ chức hành chính Phòng Kế toán Phòng nghiệp vụ kinh doanh Ban kiểm soát Phòng xây dựng cơ bản Nhận xét : Đây là cơ cấu quản lý trực tuyến - chức năng Diễn giải sơ đồ : *Đại hội đồng cổ đông: Đại hội đồng cổ đông là cơ quan quyết định cao nhất của Công ty Cổ phần bao gồm tất cả các Cổ đông có quyền biểu quyết. .. kinh doanh khác do Hội đồng Quản trị quyết định trong từng thời kỳ - Các ngành nghề khác phù hợp với năng lực của Công ty, phù hợp với quy định của pháp luật 1.3 Tổ chức bộ máy -Công ty có đại hội đồng cổ đông , hội đồng quản trị và giám đốc Trong trường hợp công ty có trên 11 cổ đông là cá nhân hoặc có cổ đông là tổ chức sở hữu trên 50% tổng số cổ phần của công ty thì phải có ban kiểm soát - Người... công ty : Giám đốc là người đại diện theo pháp luật của công ty được quy định tại điều lệ công ty Người đại diện theo pháp luật của công ty phải thường trú tại Việt Nam, trường hợp vắng mặt trên 30 ngày ở Việt Nam thì phải ủy quyền bằng văn bản cho người khác theo quy định tại Điều lệ công ty để thực hiện các quyền và nhiệm vụ của người đại diện theo pháp luật của công ty 22 BÀI THIẾT KẾ MÔN QUẢN TRỊ... là công ty nước ngoài, ta chưa nắm bắt được ý đồ của họ, dựa theo kinh dịch nếu ta hợp tác có thể nảy sinh tranh chấp vì ta sẽ không thu được lợi ích thậm chí còn bị hao hụt Ta nên quyết định từ chối thư hỏi hàng của công ty KẾT LUẬN Cũng như tất cả các doanh nghiệp khác trong quá trình sản xuất kinh doanh công ty cổ phần bánh kẹo Hải Châu đã luôn quan tâm, chú trọng đến công tác dự đoán thông tin và. .. tổng kết, lựa chọn và kiểm tra những thông tin cần thiết, phân tích và so sánh các chỉ tiêu kinh tế - kỹ thuật, tìm ra nguyên nhân thành công hoặc thất bại và đánh giá tổng hợp 7 Các trở ngại khi ra quyết định Một số vấn đề đã chín muồi và đã được đặt ra song quyết định đưa ra có thự hiện được hay không còn phụ thuộc vào động cơ và bản lĩnh của ban lãnh đạo doanh nghiệp Một quyết định đúng đắn phụ thuộc... MÔN QUẢN TRỊ KINH DOANH lợi của công ty trừ những vấn đề thuộc Đại hội đồng cổ đông .Quyết định giải pháp phát triển thị trường, công nghệ máy móc thông qua hợp đồng mua ,bán, vay, cho vay và hợp đồng khác có giá trị bằng hoặc lớn hơn 50% tổng giá trị tài sản ghi trong sổ kế toán của công ty. Bổ nhiệm ,miễn nhiệm, cách chức Giám đốc, Phó giám đốc và Trưởng, Phó các đơn vị và phòng ban công ty; quyết định . thông tin d. Bảo đảm thông tin cho các quyết định trong quản trị kinh doanh * Xác định nhu cầu thông tin trong quản trị kinh doanh Dịch vụ thông tin phải. diễn ra tốt đẹp. Vì vậy, việc nghiên cứu công tác dự đoán thông tin và ra quyết định cho công tác quản lý của công ty là vấn đề rất quan trọng và