MỤC LỤC MỤC LỤC LỜI MỞ ĐẦU CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1. Giới thiệu về đại lý bán hàng laptop 2. Khảo sát hệ thống quản lý bán hàng của cửa hàng 3. Đánh giá hệ thống cũ 4. Xác lập hệ thống mới 4.1. Mục đích của hệ thống 4.2. Yêu cầu của hệ thống 4.3. Tính khả thi của hệ thống 4.3.1. Tính khả thi về kinh tế 4.3.2. Tính khả thi về kỹ thuật 4.3.3. Tính khả thi về tổ chức 5. Một số biểu mẫu thu thập được CHƯƠNG 2: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 1. Phân t ích hệ thống về mặt chức năng 1.1. Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) 1.2. Phân rã và đặc tả các chức năng 1.2.1. Chức năng quản lý người dùng 1.2.2. Chức năng quản lý danh mục 1.2.3. Chức năng quản lý sản phẩm 1.2.4. Chức năng quản lý khách hàng 1.2.5. Chức năng báo cáo 1.2.6. Chức năng tìm kiếm 1.3. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) 1.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 1.3.2. Luồng dữ liệu mức đỉnh 1.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 1.3.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý người dùng (1.0) 1.3.3.2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý danh mục (2.0) -1- 1.3.3.3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý sản phẩm (3.0) 1.3.3.4. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý khách hành (4.0) 1.3.3.5. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý tìm kiếm (5.0) 1.3.3.6. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng báo cáo (6.0) 2. Phân tích hệ thống về mặt dữ liệu 2.1. Xác định thực thể 2.2. Xác định thuộc tính các thực thể và khóa của thực thể 2.3. Xây dựng mô hình thực thể liên kết CHƯƠNG 3: THIẾT KẾ HỆ THỐNG 1. Thiết kế hệ thống về cơ sở dữ liệu 1.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu 1.2. Sơ đồ liên kết dữ liệu 2. Thiết kế giao diện hệ thống KẾT LUẬN TÀI LIỆU THAM KHẢO LỜI MỞ ĐẦU Trong thời đại bùng nổ thông tin ngày nay, máy tính xách tay ngày càng trở lên phổ biến và được sử dụng rộng rãi. Vì thếngày càng xuất hiện nhiều các trung tâm mua bán mặt hàng này. Việc xây dựng một hệ thống thông tin quản lý, phục vụ được công việc bán hàng cũng như quảng cáo hình ảnh của công ty là hết sức quan trọng. Với những kiến thức đã được học, em đã tìm hiểu và xây dựng “hệ thống quản lí bán láp tốp của 1 của hàng” để góp phần đáp ứng được nhu -2- cầu thiết yếu trên, giúp cho công việc quản lý bán hàng nhanh chóng, tiện lợi, phục vụ yêu cầu kinh doanh của cửa hàng. Trong quá trình làm Đồ án tốt nghiệp, có những phần chưa được làm hoàn thiện lắm nên em rất mong nhận được sự chỉ bảo của các thầy cô và sự quan tâm, góp ý của các bạn. Em xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đối với sự giúp đỡ tận tình của thầy Nguyễn Thái Bình, người đã trực tiếp hướng dẫn em hoàn thành đề tài này. -3- CHƯƠNG 1 KHẢO SÁT HỆ THỐNG Khảo sát hệ thống là giai đoạn đầu của quá trình phân tích thiết kế hệ thống và là một công việc quan trọng để nhận định về qui trình cũng như cách thức hoạt động của hệ thống. Nhận định càng sát với thực tiễn sẽ giúp cho giai đoạn phân tích thiết kế hệ thống mới được thuận lợi và đúng đắn. 1. Giới thiệu về cửa hang bán laptop 210- thái hà đống đa hà nội Địa chỉ: 210 – Thái Hà – Đống Đa –Hà Nội Lĩnh vực hoạt động: • Cửa hàng chuyên cung cấp các laptop chính hãng của các hãng nổi tiếng trên thế giới với phương châm tối đa hóa lợi ích của khách hàng. Bên cạnh đó cửa hang còn kinh doanh các phụ kiện đi kèm laptop như chuột,pin,ổ cứng… • Sơ đồ tổ chức cửa hàng: Hình 1.1: Sơ đồ tổ chức cửa hàng - Chủ cửa hàng: Điều khiển các hoạt động kinh doanh của cửa hàng, giải quyết công việc thỏa đáng cho các nhân viên. - Nhân viên bán hàng: quản lý việc xuất, nhập hàng hóa của cửa hàng, quản lý hóa đơn mua hàng của khách hàng. - Nhân viên kĩ thuật: Cài đặt, sửa chữa, thay thế sản phẩm của khách hàng bảo hành, hướng dẫn sử dụng các phần mềm khách hàng yêu cầu trên sản phẩm của họ. Bàn giao sản phẩm cho khách. -4- Chủ cửa hàng Nhân viên khoNhân viên Kĩ thuật Nhân viên bán hàng - Nhân viên kho: Quản lý công việc xuất, nhập hàng hóa trong kho đồng thời theo dõi lượng hàng và thống kê các sản phẩm tồn kho. 2. Khảo sát hệ thống quản lý bán hàng tại cửa hàng Hiện nay, quá trình bán hàng của đại lý bao gồm những nghiệp vụ sau: - Quy trình 1: Quá trình nhập hàng Chủ cửa hàng có nhiệm vụ nắm bắt nhu cầu thị và giá cả các mặt hàng cửa hàng bán, từ đó tìm những nhà cung cấp phù hợp cho cửa hàng. Nhân viên bán hàng có trách nhiệm theo dõi số lượng các mặt hàng trong kho có đủ đáp ứng yêu cầu mua hàng của khách hàng không. Khi có nhu cầu nhập hàng nhân viên bán hàng sẽ thông báo với chủ cửa hàng để chủ cửa hàng nhập hàng về. Nguồn hàng nhập về của cửa hàng thông qua hai cách thức như sau: Nhập hàng trực tiếp từ nhà cung cấp sản xuất ra sản phẩm cửa hàng cần (có đầy đủ chứng từ, hóa đơn nhập và các giấy tờ đi kèm sản phẩm). Nhập hàng gián tiếp thông qua người giao hàng, các thông tin giao hàng chỉ được lưu trong hóa đơn gồm các thông tin như tên hàng, số lượng, đơn giá, thành tiền, tổng tiền, ngày giao hàng. - Quy trình 2: Quá trình xuất hàng - Sau khi khách hàng chọn được sản phẩm cần mua và thanh toán đầy đủ, nhân viên bán hàng sẽ lập hóa đơn mua hàng, đồng thời sẽ gửi yêu cầu xuất lên bộ phận kho. Bộ phận kho giao sản phẩm cho kĩ thuật, sau khi kĩ thuật kiểm tra, cài đặt sản phẩm hoàn chỉnh sẽ giao cho khách hàng. - Khi đã xác nhận được đơn hàng chính xác cùng chi phí, cửa hàng sẽ cung cấp cho khách hàng và những thông tin cần thiết để tiến hành giao dịch. - Quy trình 3: bảo hành sản phẩm -5- Khi khách hàng tới bảo hành sản phẩm, bộ phận kỹ thuật sẽ kiểm tra các thông tin liên quan đến việc xác nhận sản phẩm có thỏa mãn các yêu cầu bảo hành hay không như: phiếu bảo hành của khách hàng, tình trạng sản phẩm lúc mang đến bảo hành, Để nâng cao dịch vụ chăm sóc khách hàng, cửa hàng cung cấp cho quý khách hàng dịch vụ bảo hành sản phẩm như sau:  Một đổi một trong vòng 24 giờ Cửa hàng cam kết đổi máy cho khách hàng trong vòng 24 giờ đối với tất cả các sản phẩm bị lỗi khi mua tại cửa hàng (sản phẩm không bị trầy xước vỏ hộp vẫn còn nguyên).  Nhận chuyển bảo hành tới hãng giúp khách hàng Đối với các sản phẩm bị lỗi ngoài 24h, cửa hàng sẽ nhận chuyển giúp khách hàng sản phẩm đến tận nơi bảo hành một cách nhanh nhất.  Hỗ trợ khách hàng mượn máy thay thế khi mang máy đi bảo hành tại cửa hàng Cửa hàng hỗ trợ khách hàng mượn máy thay thế khi khách hàng để lại máy bảo hành tại cửa hàng.  Chuyển sản phẩm sau bảo hành đến tận nơi Cửa hàng sẽ chuyển giúp sản phẩm đến tận nơi cho khách hàng sau khi bảo hành trong trường hợp khách hàng không có thời gian và điều kiện đến lấy. - - Quy trình 4: Lập báo cáo tồn kho và báo cáo doanh thu -6- Khi có yêu cầu hoặc theo định kỳ trong một khoảng thời gian nào đó,nhân viên kinh doanh lập các báo cáo tồn kho và báo cáo doanh thu… để chủ cửa hàng có thể theo dõi dễ dàng tình hình kinh doanh của cửa hàng. Cửa hàng hiện tính giá hàng tồn kho theo phương pháp nhập trước – xuất trước. 3. Đánh giá hệ thống cũ - Công việc quản lý nhập, xuất hàng với nhiều hóa đơn dẫn đến việc phải lưu trữ nhiều giấy tờ, sổ sách. Điều này làm cho công việc quản lý cũng như tìm kiếm, báo cáo… gặp nhiều khó khăn, chưa kể đến việc thất lạc giấy tờ trong quá trình bảo quản. 4. Xác lập hệ thống mới Đề tài này không nhằm mục tiêu thay đổi quy tắc quản lý hiện có của cửa hàng, mà chỉ dựa vào các qui tắc quản lý có sẵn, giúp việc quản lý dễ dàng, thuận tiện hơn. Với quy mô khiêm tốn của đồ án tốt nghiệp cho một cá nhân tiến hành trong thời gian hạn chế, đề tài này tuy không bao quát chi tiết được mọi hoạt động bán hàng nhưng cũng đã đầy đủ các chức năng cơ bản và cần thiết. 4.1. Mục đích của hệ thống - Xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng mới sẽ đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý bán hàng, quảng cáo sản phẩm, phù hợp với sự phát triển của cửa hàng. - Giảm được các khâu xử lý thủ công, tiết kiệm chi phí cả về vật chất lẫn con người song vẫn đảm bảo đầy đủ thông tin, chính xác. - Chương trình được thiết kế sao cho tìm kiếm nhanh chóng, giao diện thân thiện với người sử dụng, truy cập nhanh,cung cấp các bảng biểu với dữ liệu chính xác, đầy đủ, đáp ứng kịp thời các yêu cầu phát sinh. -7- 4.2. Yêu cầu của hệ thống - Tin học hóa công tác quản lý bán hàng một cách tự động thống nhất trong cửa hàng và hệ thống nhằm hỗ trợ công tác quản lý cho chủ cửa hàng. - Cập nhập, quản lý, theo dõi, báo cáo đánh giá toàn bộ quá trình bán hàng để có những thay đổi phù hợp, kịp thời. - Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu về bán hàng thống nhất với khả năng lưu trữ và xử lý dữ liệu khối lượng lớn. 4.3. Tính khả thi của hệ thống 4.3.1. Tính khả thi về kinh tế - Tiết kiệm lao động: Chỉ cần 1 người để quản lý hệ thống. - Xử lý nhanh và hiệu quả hơn hệ thống hiện thời. - Có lợi cho việc quản lý. - Giảm sai sót khi tính toán. - Dễ dàng đưa ra các thống kê, báo cáo. 4.3.2. Tính khả thi về kỹ thuật - Đối với công việc, hệ thống mới sẽ đáp ứng đầy đủ các yêu cầu công việc hiện tại và tương lai. -8- 5. Một số biểu mẫu thu thập được Anh khang 210 – thái hà – đống đa – hà nội ĐT: (04) 3537.9888 PHIẾU NHẬP HÀNG Mã số:……………………… Ngày: ………… NCC:………………………………………………………………………………. Địa chỉ: …………………………………………………………………………… Số điện thoại: …………………………………………………………………… Nhân viên:…………………………………………………………………………. STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng: Số tiền bằng chữ: …………………………………………………………………. Thanh toán: …………………. Nợ:…………………………… Ngày… tháng….năm 20 Đại diên cửa hàng Hình 1.2: Mẫu phiếu nhập hàng -9- Anh khang 210 – thái hà đống đa hà nội ĐT: (04) 3537.9888 PHIẾU XUẤT HÀNG Mã số:……………………… Ngày: …………… Khách hàng……………………………………………………………………. Địa chỉ…………………………………………………………………………. Số điện thoại: ………………………………………………………………… Nhân viên:……………………………………………………………………… STT Mã hàng Tên hàng Đơn vị Đơn giá Số lượng Thành tiền Ghi chú Tổng cộng: Số tiền bằng chữ: ……………………………………………………………… Ngày… tháng….năm 20 Đại diện khách hàng Hình 1.3: Mẫu phiếu xuất hàng -10- [...]... -27- Hình 2 .13 : Đặc tả chức năng tìm kiếm nhà sản xuất 1. 2.6 Chức năng thống kê 1. 2.6 .1 Đặc tả chức năng thống kê bán hàng  Đầu vào: - Yêu cầu thống kê bán hàng -28- Yêu cầu được duyệt Xác định thời điểm thống kê Đầu ra: - Kết quả thống kê Thực hiện: -   Hình 2 .14 : Đặc tả chức năng thống kê bán hàng -29- 1. 2.6.2 Đặc tả chức năng báo cáo tồn kho sản phẩm  Đầu vào: - Yêu cầu thống kê hàng tồn kho... xử lý) 1 Phân tích hệ thống về mặt chức năng Phân tích hệ thống về mặt chức năng nhằm mục đích lập một mô hình xử lý của hệ thống và trả lời câu hỏi: Hệ thống làm gì?, tức là đi sâu vào bản chất, đi sâu vào chi tiết của hệ thống về mặt xử lý thông tin, và chỉ diễn ra ở mức độ logic tức là trả lời câu hỏi làm gì 1. 1 Biểu đồ phân cấp chức năng (BPC) Mục đích của BPC là: - Xác định phạm vi mà hệ thống. .. KHÁCH HÀNG Hình 1. 4: Mẫu phiếu bảo hành -11 - CHỨ KÝ NV SỬA BÁO CÁO TỒN KHO Kho: Tất cả các kho Từ ngày…… Đến ngày……… ST T Mã vật tư Tên vật tư Đvt Số lượng Tiền ngoại tệ Tiền VNĐ 1 ACER 31 Emechines EMD725 T4300/IG /16 0G 14 .1 Bộ 10 00 30500 8970000 … … … … … … 2 3 4 … Ngày… tháng….năm 20 Nhân viên kho nhân viên bán hàng Hình 1. 6: Mẫu báo cáo tồn kho -12 - CHƯƠNG 2 PHÂN TÍCH HỆ THỐNG Phân tích hệ thống. .. chức năng Quản lý danh mục nhà cung cấp -15 - 1. 2 .1. 2 Đặc tả chức năng qu ản lý danh mục nhà sản xuất Hình 2.7 Đặc tả chức năng Quản lý danh mục nhà sản xuất -16 - 1. 2 .1. 3 Đặc tả chức năng quản lý danh mục sản phẩm Hình 2.8 Đặc tả chức năng Quản lý danh mục sản phẩm 1. 2 .1. 4 Đặc tả chức năng quản lý danh 1. 2.2 Chức năng quản lý sản phẩm 1. 2.2 .1 Đặc tả chức năng quản lý nhập - Đầu vào: o Nhu cầu nhập sản... tới hệ thống mà trong đó các chức năng được làm sáng tỏ để sử dụng cho các mô hình sau này Hình 2 .1 Biểu đồ phân cấp chức năng Quản Lý Bán Hàng laptop Quản lý danh mục Quản lý sản phẩm Quản lý nhập sản phẩm -13 - Quản lý danh mục nhà sản xuất Quản lý xuất sản phẩm Quản lý khách hàng Quản lý thông tin khách hàng Tìm kiếm Báo cáo Tìm kiếmBáo cáo sản sản phẩm phẩm tồn kho Tìm kiếm Tìmphẩm sản kiếm khách hàng. .. bảo hành Quản lý danh mục nhà cung cấp Báo cáo sản phẩm bán chạy Quản lý sản phẩm tồn kho Quản lý danh mục sản phẩm Báo cáo doanh thu Tìm kiếm nhà cung cấp Quản lý sản phẩm bảo hành Tìm kiếm nhà sản xuất Hình 2 .1: Biểu đồ phân cấp chức năng 1. 2 Phân rã và đặc tả các chức năng 1. 2 .1 Chức năng Quản lý danh mục 1. 2 .1. 1 Đặc tả chức năng quản lý danh -14 - mục nhà cung cấp Hình 2.6 Đặc tả chức năng Quản lý... Thông tin hàng xuất kho Nhu cầu nhập hàng Nhân viên bán hàng Hình 2.28 Biểu đồ dữ liệu mức khung cảnh (BLD) Theo mô tả hoạt động bán hàng tại công ty như ở trên, chi tiết các luồng dữ liệu vào ra của hệ thống được mô tả trong sơ đồ BPC phân rã các mức như sau: 1. 3.2 Luồng dữ liệu mức đỉnh -35- Hình 2.29 Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 1. 1 .1. 1 Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh chức năng quản lý danh... quả thống kê  Thực hiện: -30- Hình 2 .15 : Đặc tả chức năng thống kê tồn kho 1. 3 Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) nhằm diễn tả (ở mức logic) tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trước sau trong quá trình xử lý, trong việc bàn giao thông tin cho nhau - 31-  Mục đích của BLD là : - Giúp ta thấy được bản chất của hệ thống, làm rõ chức năng nào cần thiết cho quản. .. hiện: -19 - sản phẩm Hình 2 .12 Đặc tả chức năng Quản lý tồn kho sản phẩm -20- 1. 2.2.4 Đặc tả chức năng quản lý sản Đầu vào: o Thông tin sản phẩm bảo hành o Điều kiện bảo hành o Lập phiếu nhận bảo hành - Đầu ra: o Kết quả bảo hành - Thực hiện: phẩm bảo hành Hình 2 .13 Đặc tả chức năng Quản lý sản phẩm bảo hành 1. 2.3 Chức 1. 2.3 .1 năng quản lý khách hàng Đặc tả chức năng quản lý thông tin khách hàng Chức... xác thực thông tin khách hàng để có thể giao hàng cũng như kiểm tra tính xác thực của đơn hàng được đặt - 21-    1. 2.4 Đầu vào: - Thông tin khách hàng - Xác thực thông tin khách hàng Đầu ra: - Lưu thông tin khách hàng Thực hiện: Hình 2.9: Đặc tả chức năng quản lý thông tin khách hàng Chức năng tìm kiếm 1. 2.5 Đặc tả chức năng tìm kiếm sản phẩm Chắc năng cho phép đại lý và khách hàng tìm kiếm sản phẩm . ĐẦU CHƯƠNG 1: KHẢO SÁT HỆ THỐNG 1. Giới thiệu về đại lý bán hàng laptop 2. Khảo sát hệ thống quản lý bán hàng của cửa hàng 3. Đánh giá hệ thống cũ 4. Xác lập hệ thống mới 4 .1. Mục đích của hệ thống 4.2 thiết. 4 .1. Mục đích của hệ thống - Xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng mới sẽ đáp ứng được yêu cầu của công tác quản lý bán hàng, quảng cáo sản phẩm, phù hợp với sự phát triển của cửa hàng. -. dựng hệ thống quản lí bán láp tốp của 1 của hàng để góp phần đáp ứng được nhu -2- cầu thiết yếu trên, giúp cho công việc quản lý bán hàng nhanh chóng, tiện lợi, phục vụ yêu cầu kinh doanh của