Đang tải... (xem toàn văn)
Công cụ tra cứu khoa học TLLT KHKT là các phương tiện tra tìm nội dung hồ sơ, ĐVBQ và tài liệu lưu trữ KHKT nhằm cung cấp cho người khai thác tài liệu thoả mãn các yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác. Về cơ bản công cụ tra cứu khoa học TLLT KHKT và tài liệu quản lý hành chính giống nhau về thể loại. Trong các kho lưu trữ tài liệu KHKT thường áp dụng các công cụ tra cứu khoa học như sổ thống kê tài liệu KHKT, các bộ thẻ tra tìm tài liệu và các CSDL tài liệu lưu trữ KHKT.
Chương VIII CÁC CÔNG CỤ TRA CỨU KHOA HỌC TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHKT Công cụ tra cứu khoa học TLLT KHKT là các phương tiện tra tìm nội dung hồ sơ, ĐVBQ và tài liệu lưu trữ KHKT nhằm cung cấp cho người khai thác tài liệu thoả mãn các yêu cầu một cách nhanh chóng, chính xác. Về cơ bản công cụ tra cứu khoa học TLLT KHKT và tài liệu quản lý hành chính giống nhau về thể loại. Trong các kho lưu trữ tài liệu KHKT thường áp dụng các công cụ tra cứu khoa học như sổ thống kê tài liệu KHKT, các bộ thẻ tra tìm tài liệu và các CSDL tài liệu lưu trữ KHKT. Mục đích, tác dụng và cấu tạo của các sổ thống kê tài liệu KHKT đã trình bày trong chương VII (công tác thống kê tài liệu lưu trữ KHKT) của giáo trình này. Sổ thống kê tài liệu lưu trữ KHKT là công cụ dùng để thống kê tài liệu là chủ yếu, nhưng các kho lưu trữ chưa tổ chức được các công cụ tra cứu khoa học khác tốt hơn thì vẫn sử dụng các sổ thống kê tài liệu KHKT để tra tìm tài liệu. Nhưng việc tra tìm nội dung tài liệu lưu trữ KHKT bằng các sổ thống kê tài liệu là rất chậm, thiếu khoa học. Đó là việc làm bất đắc dĩ. Trong phạm vi chương này chúng tôi trình bày hai loại công cụ tra cứu khoa học tài liệu KHKT chính như sau: A. Xây dựng các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ KHKT Các bộ thẻ tra tìm tài liệu lưu trữ KHKT là một loại công cụ tra cứu khoa học được sử dụng phổ biến trong các TTLTQG và các kho lưu trữ tài liệu KHKT cơ quan. Bởi vì, nó có nhiều tác dụng thiết thực: - Giới thiệu nội dung tài liệu KHKT phù hợp với các yêu cầu của độc giả, nhanh chóng giải đáp được các câu hỏi do độc giả đề ra. 137 - Giới thiệu nội dung tài liệu KHKT dưới nhiều góc độ khác nhau, đặc điểm khác nhau của tài liệu như theo chuyên đề, theo tác giả tài liệu theo thời gian sản sinh tài liệu … - Hướng dẫn độc giả tự tìm kiếm tài liệu lưu trữ KHKT trên phạm vi diện rộng trong phông lưu trữ quốc gia hoặc trên phạm vi hẹp trong một kho lưu trữ. I. Các loại bộ trẻ tra tìm tài liệu KHKT Căn cứ vào đối tượng giới thiệu tài liệu KHKT và loại hình tài liệu để phân loại các bộ thẻ tra tìm tài liệu KHKT. 1. Các bộ thẻ tra tìm tài liệu XDCB: Các bộ thẻ tra tìm tài liệu XDCB thường phân chia thành 2 loại: a) Bộ thẻ công trình là bộ thẻ giới thiệu toàn bộ nội dung tài liệu lưu trữ KHKT về XDCB theo từng loại công trình. Bộ thẻ này áp dụng ở các TTLTQG, lưu trữ cơ quan. Khung phân loại thông tin tài liệu XDCB của bộ thẻ công trình phân chia thành hai cấp độ. Cấp độ 1 người ta phân chia thông tin các công trình theo loại có cùng đặc điểm, cùng công năng sử dụng. Mỗi loại công trình là một đề mục: Ví dụ: + Các công trình nhà ở + Các công trình khách sạn + Các công trình trụ sở làm việc + Các công trình về trường học + Các công trình về bệnh viện + Các công trình nhà hát + Các công trình giao thông. + v.v… 138 Đối với những loại công trình có nhiều tài liệu KHKT thì có thể phân chia thông tin tài liệu cấp độ 1 thành các loại nhỏ hơn. Mỗi loại nhỏ là một tiểu đề mục. Ví dụ: Các công trình trường học được phân chia thành các tiểu đề mục: * Các trường phổ thông cơ sở * Các trường phổ thông trung học * Các trường trung cấp chuyên nghiệp * Các trường cao đẳng * Các trường đại học. Cấp độ 2 người ta phân chia thông tin tài liệu của từng công trình xây dựng thành từng mục phản ánh quá trình thi công công trình từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Ví dụ thông tin tài liệu của công trình khách sạn Daewoo Hà Nội được phân loại thành các tiểu mục như sau: + Tài liệu pháp lý + Tài liệu khảo sát địa chất, thuỷ văn … + Tài liệu thiết kế và thi công + Tài liệu hoàn công. b) Bộ thẻ bộ phận kiến trúc của các công trình xây dựng là bộ thẻ giới thiệu nội dung tài liệu của các bộ phận kiến trúc thường được nghiên cứu, sử dụng của từng công trình xây dựng cơ bản. Ví dụ: + Bộ phận móng nhà + Bộ phận dầm + Bộ phận mái nhà + Bộ phận cột + Bộ phận cầu thang 139 + Bộ phận phòng tiếp khách + Bộ phận Hội trường + Bộ phận nhà vệ sinh + v.v… Thông tin tài liệu của bộ thẻ bộ phận kiến trúc được phân loại theo từng bộ phận. Các thông tin của bộ phận hội trường sắp xếp với nhau; các thông tin của bộ phận móng nhà sắp xếp với nhau, các thông tin của bộ phận cầu thang sắp xếp với nhau. Trong phạm vi các bộ phận kiến trúc của công trình các thông tin sắp xếp theo từng lĩnh vực chuyên môn thiết kế của bộ phận kiến trúc đó. Ví dụ: Bộ phận móng bè của khách sạn Daewoo Hà Nội, các thông tin được phân loại theo chuyên môn thiết kế như sau: - Các thông tin tài liệu về kiến trúc móng - Các thông tin tài liệu về kết cấu móng - Các thông tin tài liệu về hệ thống cấp nước - Các thông tin tài liệu về hệ thống xử lý và thoát nước thải. - Các thông tin tài liệu về điện - Các thông tin tài liệu về hơi đốt v.v… Bộ thẻ bộ phận của công trình XDCB thường sử dụng trong lưu trữ của cơ quan tư vấn thiết kế. Các cơ quan này phải nghiên cứu để thiết kế những công trình xây dựng mới; họ tận dụng kinh nghiệm thiết kế của những người đi trước để lại để tiếp thu, chọn lọc những ưu điểm áp dụng cho công trình thiết kế mới. Ví dụ: Khi thiết kế một cầu thang của công trình mới, người thiết kế phải tham khảo nhiều kiểu cầu thang khác nhau để lựa chọn một cầu thang thích hợp cho công trình đang thiết kế. 140 2. Các bộ thẻ tra tìm tài liệu nghiên cứu khoa học: Các cán bộ khoa học thường nghiên cứu các đề tài, giải quyết những vấn đề mắc mớ thường gặp trong thực tiễn, tìm ra quy luật để có giải pháp khắc phục. Trong nghiên cứu khoa học bao giờ cũng kế thừa, học tập kinh nghiệm của những người đi trước không chỉ trong nước mà cả các nước có nền khoa học phát triển. Tài liệu lưu trữ của các đề tài nghiên cứu khoa học thường được nghiên cứu theo chuyên đề, theo tác giả. Vì vậy, để phục vụ tra tìm tài liệu nghiên cứu khoa học có hiệu quả cần phải lập các bộ thẻ như sau: a) Bộ thẻ chuyên đề là bộ thẻ trong đó các thông tin về công trình nghiên cứu khoa học được phân loại theo đặc trưng chuyên đề. Trong phạm vi chuyên đề, các thông tin lại được phân loại theo đề mục. Bộ thẻ chuyên đề tra tìm tài liệu nhanh chóng, hướng dẫn độc giả mở rộng kiến thức về quá khứ của những đồng nghiệp đi trước. Ví dụ: Bộ thẻ các đề tài nghiên cứu về chuyên đề lưu trữ học, thông tin tài liệu lưu trữ được phân loại như sau: - Thông tin các đề tài nghiên cứu Luật pháp lưu trữ. - Thông tin các đề tài nghiên cứu về xác định giá trị tài liệu. - Thông tin các đề tài nghiên cứu về phân loại tài liệu lưu trữ - Thông tin các đề tài nghiên cứu về bảo quản tài liệu lưu trữ - Thông tin các đề tài nghiên cứu về ứng dụng tin học trong lưu trữ. - v.v… Trong phạm vi chuyên đề, các thông tin được phân loại theo đề mục thích ứng chuyên sâu. Ví dụ: Chuyên đề nghiên cứu về bảo quản tài liệu lưu trữ, các thông tin phân loại theo đề mục như: + Nhà kho lưu trữ + Giá kệ bảo quản tài liệu lưu trữ + Khử côn trùng cho tài liệu lưu trữ 141 + Chống cháy cho tài liệu lưu trữ + Phục chế tài liệu lưu trữ + Bảo hiểm tài liệu lưu trữ v.v… b) Bộ thẻ tác giả là bộ thẻ trong đó các thông tin về công trình nghiên cứu khoa học được phân loại theo đặc trưng tác giả của công trình. Thông tin về các công trình nghiên cứu khoa học của một tác giả được sắp xếp với nhau. Tên các tác giả công trình nghiên cứu khoa học sắp xếp theo vần chữ cái Tiếng Việt (A, B, C …). Bộ thẻ tác giả giúp người đọc tra tìm tài liệu nhanh chóng nếu người đó biết được tên tác giả của đề tài. Đồng thời, thông qua bộ thẻ tác giả người đọc sẽ tạo mối quan hệ đông nghiệp trong nghiên cứu khoa học. Tác giả công trình nghiên cứu khoa học có thể là cá nhân nhà khoa học hoặc một cơ quan nghiên cứu khoa học nào đó. Khung phân loại thông tin của bộ thẻ tác giả công trình nghiên cứu khoa học rất đơn giản. Các tác giả được sắp xếp theo vần chữ cái tiếng Việt. Thông tin tài liệu của một tác giả lập thành một đề mục. Trong phạm vi đề mục các thông tin sắp xếp theo thời gian, hoặc theo thể loại đề tài nghiên cứu khoa học. Ví dụ: Bộ thẻ tác giả các công trình nghiên cứu khoa học của các nhà sử học được phân loại như sau: - Đào Duy Anh - Trần Văn Giàu - Đinh Xuân Lâm - Phan Huy Lê - Nguyễn Hồng Phong - Văn Tạo - Hà Văn Tấn 142 - Trần Quốc Vượng v.v… 3. Các bộ thẻ tra tìm tài liệu bản đồ: Nội dung tài liệu bản đồ liên quan đến nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân. Vì thế, tài liệu bản đồ được sử dụng rộng rãi cho nhiuều đối tượng khác nhau. Những cán bộ quản lý sử dụng bản đồ phụ vụ công tác quản lý cơ quan, địa phương, ngành hoặc lĩnh vực chuyên môn nào đó. Cán bộ nghiên cứu sử dụng bản đồ cho mục đích nghiên cứu của mình. Một đặc điểm cơ bản của nội dung tài liệu bản đồ là phản ánh tình hình tự nhiên và kinh tế - xã hội về từng địa phương, vùng lãnh thổ. Một đặc điểm thứ hai về nội dung tài liệu bản đồ là phản ánh theo từng chủ đề (gọi là bản đồ chuyên đề). Dựa trên hai đặc điểm nêu trên cho nên đối với tài liệu bản đồ người ta thành lập 2 bộ thẻ tra tìm tài liệu như sau: a) Bộ thẻ địa dư là bộ thẻ trong đó các thông tin về bản đồ được phân loại theo đặc trưng từng vùng lãnh thổ (tên địa dư: tỉnh, huyện, khu v,v…). Trong phạm vi từng vùng lãnh thổ các thông tin bản đồ phân loại theo chuyên đề, hoặc theo thời gian. Ví dụ: Bộ thẻ bản đồ Hà Nội. Trong đó các thông tin bản đồ Hà Nội được phân loại theo chuyên đề như sau: - Bản đồ hành chính Hà Nội - Bản đồ giao thông Hà Nội - Bản đồ công nghiệp Hà Nội - Bản đồ du lịch Hà Nội - Bản đồ quy hoạch Hà Nội - Bản đồ lịch sử Hà Nội v.v… 143 Bộ thẻ địa dư phục vụ đông đảo đọc giả thuộc nhiều đối tượng khác nhau. Vì thế, bộ thẻ này rất thiết thực trong việc tra tìm tài liệu lưu trữ ở các TTLTQG, TTLT tỉnh hoặc lưu trữ cơ quan. b) Bộ thẻ bản đồ chuyên đề là bộ thẻ trong đó các thông tin về bản đồ được phân loại theo đặc trưng chuyên đề. Trong phạm vi từng chuyên đề các thông tin bản đồ phân loại tỷ lệ bản đồ hoặc theo thời gian đo vẽ bản đồ. Ví dụ: - Bộ thẻ bản đồ về địa hình Việt Nam - Bộ thẻ bản đồ địa chất Việt Nam - Bộ thẻ bản đồ địa giới hành chính Việt Nam v.v… Trong bộ thẻ bản đồ địa hình Việt Nam, các thông tin phân loại theo thời gian: + Bản đồ địa hình Việt Nam trước 1945 + Bản đồ địa hình Việt Nam1945 - 1975 + Bản đồ địa hình Việt Nam 1975 - 2003 v.v… II. Cấu tạo của tấm thẻ giới thiệu tài liệu lưu trữ KHKT Tấm thẻ là một đơn vị để giới thiệu và thông tin tài liệu lưu trữ KHKT đến với độc giả. Các tấm thẻ trong bộ thẻ giúp người đọc tìm hiểu khái quát nội dung tài liệu KHKT của từng đối tượng nhất định. Mỗi tấm thẻ mô tả những thông tin cơ bản, quan trọng nhất của hồ sơ, ĐVQG hoặc tài liệu. Qua đó người đọc tra tìm được những tài liệu KHKT cần thiết. Hiện nay cấu tạo của các tấm thẻ mô tả tài liệu lưu trữ KHKT chưa được Nhà nước tiêu chuẩn hoá, cho nên trong giáo trình này chỉ trình bày những nội dung cơ bản cần được mô tả lên tấm thẻ của từng loại tài liệu lưu trữ KHKT. Cấu tạo của các tấm thẻ: Nội dung các tấm thẻ phải mô tả ba nhóm thông tin chính: 144 + Nhóm thông tin phân loại thẻ + Nhóm thông tin giới thiệu đặc điểm tài liệu + Nhóm thông tin về địa chỉ tài liệu trong kho lưu trữ Nội dung thông tin của từng nhóm nêu trên đối với từng loại tài liệu lưu trữ KHKT có sự khác nhau. Sau đây sẽ giới thiệu cấu tạo các tấm thẻ của từng loại tài liệu KHKT. Kích thước các tấm thẻ như nhau 105 x 148mm, những kho lưu trữ tận dụng từ thẻ cũ để lại thì kích thước có thể khác nhau. 1. Cấu tạo tấm thẻ giới thiệu tài liệu XDCB: Tài liệu XDCB được giới thiệu theo từng công trình (bộ thẻ công trình) và từng bộ phận của công trình (bộ thẻ bộ phận). - Cấu tạo tấm thẻ của bộ thẻ công trình giới thiệu các đặc điểm tài liệu của công trình như: Tên công trình, địa điểm xây dựng, tên cơ quan chủ đầu tư, tên cơ quan tư vấn thiết kế, tên công trình thi công, nội dung ĐVQB, ký hiệu phân loại thông tin, số lưu trữ. (Xem phụ lục số 30) - Cấu tạo tấm thẻ của bộ thẻ bộ phận tài liệu XDCB giới thiệu các đặc điểm của bộ phận kiến trúc như: tên bộ phận kiến trúc, tên công trình, địa điểm xây dựng, tên cơ quan tư vấn thiết kế, nội dung ĐVBQ, thời gian thiết kế, số lưu trữ v.v… (Xem phụ lục số 31). 2. Cấu tạo tấm thẻ giới thiệu tài liệu nghiên cứu khoa học: Tài liệu nghiên cứu khoa học được giới thiệu trong các bộ thẻ chuyên đề và bộ thẻ tác giả. Cấu tạo tấm thẻ của hai bộ thẻ này cơ bản giống nhau. Các thông tin tài liệu nghiên cứu khoa học được giới thiệu trong tấm thẻ gồm: Tên đề tài, ngành khoa học, tác giả, thời gian nghiên cứu, nội dung ĐVQB, số lưu trữ v.v… (Xem phụ lục số 32). 145 3. Cấu tạo tấm thẻ giới thiệu tài liệu bản đồ: Tài liệu bản đồ được giới thiệu trong các bộ thẻ địa dư và bộ thẻ bản đồ chuyên đề. Cấu tạo tấm thẻ của hai bộ thẻ này cơ bản giống nhau. Các thông tin tài liệu bản đồ được giới thiệu trong tấm thẻ gồm: Tên bản đồ, tên địa dư được thể hiện trên bản đồ, tên cơ quan đo vẽ bản đồ, thời gian đo vẽ, tỷ lệ, nội dung ĐVBQ, tên nhà xuất bản, năm xuất bản, số xuất bản, ngôn ngữ, số lưu trữ … (Xem phụ lục số 33). III. Ký hiệu phân loại thông tin của các bộ thẻ tài liệu KHKT Ký hiệu phân loại thông tin của các bộ thẻ tài liệu KHKT dùng để hướng dẫn phân loại các tấm thẻ thành từng bộ thẻ và trong phạm vi bộ thẻ tài liệu phân loại theo một đặc trưng nào đó thích hợp. Ký hiệu phân loại thông tin của các bộ thẻ phải đảm bảo yêu cầu về tính thống nhất (thống nhất hệ thống ký hiệu, thống nhất vị trí thể hiện trên thẻ, thống nhất hình thức thể hiện …), ngắn gọn và dễ nhớ cho cán bộ lưu trữ và độc giả. Ký hiệu phân loại thông tin có thể bằng số, bằng chữ cái hoặc chữ cái và số kết hợp. Ví dụ: Trong bộ kẻ công trình giới thiệu nội dung tài liệu lưu trữ KHKT về XDCB đã nêu ở trên. Các đề mục ký hiệu bằng chữ cái: A, B, C … A. Các công trình nhà ở B. Các công trình khách sạn C. Các công trình trụ sở làm việc D. Các công trình trường học Trong mỗi đề mục thì các tiểu đề mục ký hiệu bằng số Arập, viết dưới dạng bách phân. Ví dụ: D. Các công trình trường học D.00. Các trường phổ thông cơ sở 146 [...]... nghiên cứu kỹ quy trình này Hiện nay các TTLTQG đang thực hiện việc tu bổ tài liệu theo quy trình trên Chương X CÔNG TÁC KHAI THÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHKT I Mục đích khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ KHKT Khai thác sử dụng (KTSD) tài liệu lưu trữ KHKT là công việc quan trọng nhất và là mục đích của công tác lưu trữ Khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ có quan hệ với nhiều cơ quan, tổ... thức bảo vệ tài liệu lưu trữ, trong khi khai thác sử dụng ghi chép lên tài liệu, đánh tráo tài liệu, cố ý lấy cắp tài liệu lưu trữ hoặc làm va đập mạnh xây xước tài liệu lưu trữ Nhiều tài liệu lưu trữ KHKT đưa thi công trên hiện trường, bị tác động bởi mưa, nắng, va chạm, xây xát trong khi sử dụng đã làm hư hỏng rất nhiều tài liệu lưu trữ II Các biện pháp kỹ thuật bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ KHKT.. . đánh tráo tài liệu v.v III Bảo hiểm tài liệu lưu trữ và tu bổ phục chế tài liệu 1 Bảo hiểm tài liệu lưu trữ Điều 17 Pháp lệnh lưu trữ quốc gia ban hành ngày 15/4/2001 quy định Tài liệu lưu trữ đặc biệt quý, hiếm phải được bảo quản theo chế độ bảo hiểm 170 tài liệu lưu trữ Việc bảo hiểm tài liệu lưu trữ ở các nước phát triển được lập kho lưu trữ riêng Những tài liệu quý, hiếm của Quốc gia được bảo quản... dụng tài liệu rất dễ làm hư hỏng tài liệu do vô tình hoặc hữu ý Để bảo quản tốt tài liệu lưu trữ khi thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, cán bộ lưu trữ phải thực hiện nghiêm chỉnh quy chế bảo quản tài liệu lưu trữ của cơ quan Đối với độc giả khai thác tài liệu phải được tuyên truyền phổ biến quy chế bảo quản tài liệu khi khai thác sử dụng như không được viết lên tài liệu lưu trữ, không được làm rách tài liệu, ... quanh, đảm bảo các công năng của một nhà kho lưu trữ Các tài liệu lưu trữ KHKT có ý nghĩa quốc gia được bảo quản tại các TTLTQG Nhưng rất nhiều tài liệu lưu trữ KHKT có giá trị hiện hành được bảo quản trong các kho lưu trữ cơ quan Quy mô của các kho lưu trữ cơ quan bé hơn TTLTQG, bảo quản tài liệu ít hơn, các trang thiết bị bảo quản tài liệu lưu trữ còn đơn giản hơn Những ngành sản sinh ra tài liệu KHKT.. . dáng bộ thẻ công trình XDCB nhà máy dụng cụ cắt gọt B Xây dựng các cơ sở dữ liệu tra tìm tài liệu lưu trữ KHKT Công nghệ thông tin được ứng dụng rộng rãi trong ngành lưu trữ để phục vụ cho nhiều lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ khác nhau Các kho lưu trữ ứng dụng CNTT để thống kê tài liệu lưu trữ KHKT, để quản lý độc giả khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ, để phục chế, nhân bản tài liệu lưu trữ có nguy... Chương IX CÔNG TÁC BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ KHKT Bảo quản tài liệu lưu trữ KHKT là quá trình áp dụng các biện pháp KHKT nhằm đảm bảo an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài liệu Bảo quản tài liệu lưu trữ nói chung là một công việc phức tạp, liên quan đến nhiều vấn đề về môi trường sinh thái, nhiệt độ, độ ẩm, vật liệu chế tạo ra tài liệu lưu trữ, đến sự tác động của sinh vật lên tài liệu và sự tác động... KHKT Để chống lại các nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu lưu trữ đã nêu trên, cần phải áp dụng nhiều biện pháp kỹ thuật để bảo quản an toàn tài liệu Đối với các TTLTQG bảo quản nhiều tài liệu quý hiếm thì các biện pháp kỹ thuật bảo quản tài liệu được thực hiện nghiêm ngặt, sử dụng nhiều công nghệ hiện đại, trang thiết bị đắt tiền phục vụ công tác bảo quản tài liệu ở các kho lưu trữ tài liệu KHKT của cơ... nên các biện pháp bảo quản an toàn tài liệu còn nhiều hạn chế 162 Giáo trình này chỉ trình bày những biện pháp kỹ thuật cơ bản bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ KHKT hiện nay ở nước ta đang áp dụng và sẽ triển khai áp dụng trong thời gian tới ở các kho lưu trữ 1 Nhà kho bảo quản tài liệu lưu trữ: Nhà kho bảo quản lưu trữ có tác dụng quan trọng đến việc bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ Nhà kho bảo. .. Bảo quản tài liệu lưu trữ của giáo trình Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ Với thời lượng học tập về môn học lưu trữ tài liệu KHKT bị hạn chế, chúng tôi chỉ trình bày những nội dung cơ bản, những thông tin mới về công các bảo quản tài liệu KHKT I Những nguyên nhân làm hư hỏng tài liệu lưu trữ KHKT Tài liệu lưu trữ KHKT bị hư hỏng do nhiều nguyên nhân khác nhau 1 Chất liệu làm ra tài liệu lưu trữ: . liên quan đến nhiều cơ quan, tổ chức và cá nhân. Vì thế, tài liệu bản đồ được sử dụng rộng rãi cho nhiuều đối tượng khác nhau. Những cán bộ quản lý sử dụng bản đồ phụ vụ công tác quản lý cơ quan, . các kho lưu trữ cơ quan hiện hành có thể vận dụng khung phân loại thông tin này để phân loại. Nếu không đáp ứng yêu cầu của từng lưu trữ cơ quan thì các lưu trữ KHKT cơ quan có thể xây dựng. trữ cơ quan đang phải nghiên cứu tiếp. 1 47 IV. Việc mô tả tài liệu lên các tấm thẻ 1. Yêu cầu: Việc mô tả tài liệu lên các tấm thẻ là một việc làm mất nhiều thời gian. Theo tiêu số GB/ 379 2-5-85