Đang tải... (xem toàn văn)
543 Thu thập thông tin cho kiểm tra & điều chỉnh các hoạt động Sản xuất kinh doanh tại Công ty TNHH hệ thống công nghiệp LG - VINA
Lời mở đầu Có thể thấy kinh doanh thời đại ngày đòi hỏi nhà quản trị doanh nghiệp phải đơng đầu với hàng loạt khó khăn thử thách từ môi trờng bên nh vấn đề nảy sinh nội doanh nghiệp Ngời ta thờng nói: Quản trị kinh doanh khoa học, quản trị kinh doanh nghệ thuật với ý nghĩa nhà quản trị phải nắm biết vận dụng quy luật trình vận động tự nhiên xà hội nh tạo mối quan hệ hài hoà cá nhân để phát huy tối đa lợi họ phục vụ cho mục tiêu chung doanh nghiệp Các chức quản trị bao gồm: Lập kế hoạch, Tổ chức, LÃnh đạo, Điều hành kiểm tra Trong chức kiểm tra có vai trò quan träng Theo H Rayol: " Trong kinh doanh, kiÓm tra việc kiểm chứng xen việc có đ ợc thực theo nh kế hoạch đà đợc vạch ra, theo thị, nguyên tắc đà đợc ấn định hay không? Nó có nhiệm vụ tìm khuyết điểm sai lầm để sửa chữa, ngăn ngừa vi phạm Nó đối phó với gồm có vật, ngời hoạ động " Đối với nhà quản trị, kiểm tra có ý nghĩa giúp họ đa định điều chỉnh cách phù hợp, nhanh chóng, xác, đảm bảo hoạt động tổ chức theo mục tiêu chung đà định Không có doanh nghiệp suốt trình hoạt động mà thực định điều chỉnh Điều chỉnh tất yếu điều chỉnh giúp cho doanh nghiệp thích ứng với biến động môi trờng kinh doanh, nâng cao hiệu hoạt động nh tạo điều kiện cho doanh nghiệp đứng vững phát triển lâu dài Với kiến thức đà đợc học với kinh nghiệm thực tế qua trình thực tập công ty TNHH hệ thống công nghiệp LGISVINA, chuyên đề em xin trình bày số vấn đề công tác thu thập thông tin cho trình kiểm tra điều chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh việc nâng cao hiệu doanh nghiệp Nội dung chuyên đề bao gồm hai phần chính: Phần 1: Phần lý thuyết chung Thế điều chỉnh? Lập sơ đồ phân hệ thông tin điều chỉnh định sản xuất kinh doanh doanh nghiệp ứng dụng khái niệm sơ đồ vào thực tế hoạt động công ty Phần 2: Phần thực hành Xác định nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra việc thực định sản xuất kinh doanh công ty LGIS-VINA Để giải đợc vấn đề em đà cố gắng vận dụng kiến thức đà học vào thực tế hoạt động công ty LGIS-VINA Tuy nhiên hạn chÕ vỊ nhËn thøc cịng nh kinh nghiƯm thùc tÕ, chuyên đề em không tránh khỏi thiếu sót, em mong nhận đợc góp ý, đánh giá thầy để hòan thiện chuyên đề Trong trình thực chuyên đề, em đà nhận đ ợc hớng dẫn tận tình thầy Nguyễn Kim Truy nh giúp đỡ anh chị công ty LGIS-VINA Em xin chân thành cảm ơn Phần Lý luận chung công tác kiểm tra điều chỉnh định sản xt kinh doanh doanh nghiƯp I Tỉng quan vỊ hoạt động kiểm tra doanh nghiệp 1.1.Khái niệm kiểm tra Kiểm tra trình xem xét, đo lờng, đánh giá điều chỉnh việc thực nhằm đảm bảo cho mục tiêu, hế haọch doanh nghiệp đợc hoàn thành cách có hiệu Kiểm tra đợc thực không nhằm phát sai sót, ách tắc hoạt động kinh doanh doanh nghiệp để có giả pháp xử lý kịp thời mà nhằm tìm kiếm hội, tiềm khai thác để tận dụng, thúc đẩy doanh nghiệp nhanh chóng đạt tới mục tiêu đà định 1.2 Vai trò kiểm tra ã Kiểm tra giúp thẩm định tính sai đờng lối chiến lợc, kế hoạch, chơng trình dự án, tính tối u cấu tổ chức ã Kiểm tra đảm bảo cho kế hoạch đợc thực với hiệu cao ã Kiểm tra giúp cho nhà quản trị doanh nghiệp thực thi đợc quyền lực quản lý ã Kiểm tra giúp doanh nghiệp theo sát đối phó với biến động môi trờng ã Kiểm tra tạo tiền đề cho trình hoàn thiện ®ỉi míi doanh nghiƯp 1.3 B¶n chÊt cđa kiĨm tra ã Kiểm tra hệ thống phản hồi kết hoạt động Theo hệ thống này, nhà quản trị tiến hành đo l ờng kết thực tế, so sánh kết với tiêu chuẩn, xác định phân tích sai lệch Sau để thực điều chỉnh cần thiết, họ phải đa chơng trình điều chỉnh thực chơng trình nhằm tới kết mong muốn Kết mong muốn Thực điều chỉnh Kết thực tế Đo lờng kết thực tế Xây dựng chơng trình điều chỉnh Phân tích nguyên nhân sai lệch So sánh với tiêu chuẩn Xác định sai lệch Tuy nhiên chế xác định sai lệch nh có nhiều khuyết điểm: - Gây tốn cho doanh nghiệp phải khắc phục hậu sai lệch - Hầu nh tác dụng việc nâng cao chất lợng trình tạo sản phẩm - Hình thức kiểm tra tác dụng dự báo cho nhà quản trị doanh nghiệp Đó nguyên nhân đời hệ thống kiểm tra dự báo ã Kiểm tra hệ thống phản hồi dự báo Hệ thống kiểm tra dự báo giám sát đầu vào hệ thống trình thực để khẳng định xem đầu vào trình thực có đảm bảo cho hệ thống thực kế hoạch hay không Hình thức kiểm tra đảm cho hoạt dộng điều chỉnh thực trớc đầu hệ thống bị ảnh hởng Sơ đồ: Hệ thống kiểm tra dự báo Đầu vào Quá trình thực Đầu Hệ thống kiĨm tra Víi hƯ thèng kiĨm tra nµy doanh nghiƯp phải đảm bảo trình thu thập thông tin đầu vào thông tin hoạt động đáy ứng số yêu cầu sau: Phân tích kỹ hệ thống lập kế hoạch kiểm tra nh đầu vào trình quan trọng Xây dựng mô hình hệ thống thể mối quan hệ đầu vào đầu thông qua hoạt động định Đảm bảo mối liên hệ thờng xuyên đầu vào, đầu hệ thống Đánh giá thờng xuyên sai lệch đầu vào, đầu so với kế hoạch ảnh hởng chúng tới kết cuối Tiến hành tác động kịp thời lên yếu tố hệ thống dể điều chỉnh sai lệch nhằm thực mục tiêu 1.4 Những yêu cầu hệ thống kiểm tra Tất nhà quản trị doanh nghiệp vơn tới mục tiêu xây dựng hệ thống kiểm tra thích hợp hữu hiệu giúp họ thực thành công kế hoạch đặt Hệ thống cần đáp úng yêu cầu: 1.4.1 Hệ thống kiểm tra cần đợc thiết kế theo kế hoạch Hệ thống kiểm tra phải phản ánh kế hoạch mà chúng theo dõi Thông qua hệ thống kiểm tra, nhà quản trị phải nắm đợc diễn biến trình thực kế hoạch 1.4.2 Hệ thống kiểm tra phải đồng Theo nghĩa phải quan tâm đến chất lợng trình quan tâm đén chất lợng cuối hoạt động 1.4.3 Kiểm tra phải công khai, chĩnh xác, khách quan Việc kiểm tra phải dựa vào thông tin phản hồi xác, đầy đủ, kịp thời Tránh thái độ định kiến, không công bằng, u thành tích 1.4.4 Kiểm tra cần phù hợp với tổ chức ngời doanh nghiƯp - HƯ thèng kiĨm tra ph¶i phï hợp với đặc điểm doanh nghiệp - Hệ thống kiểm tra phải phản ánh cấu tổ chức ngêi doanh nghiƯp - HƯ thèng kiĨm tra phải phù hợp với vị trí công tác cán quản trị - Kiểm tra phải đơn giản, tạo điều kiện cho cá nhân sử dụng kinh nghiệm, kháo léo để hoàn thành công việc đợc giao 1.4.5 Hệ thống kiểm tra phải linh hoạt có độ đa dạng hợp lý Hệ thống kiểm tra phải cho phép tién hành đo lờng đánh giá, điều chỉnh hoạt động cách có hiệu nh áp dụng nhiều phơng pháp kiểm tra khác đối tợng 1.4.6 Kiểm tra cần phải hiệu Theo nghĩa, kiểm tra có khả làm sáng tỏ nguyên nhân điều chỉnh sai lệch tiềm tàng thực tế so với kế hoạch với møc chi phÝ thÊp nhÊt 1.5 HƯ thèng kiĨm tra Một hệ thống kiểm tra phải bao gồm ngời, phơng pháp công cụ để thực nhiệm vụ trình kiểm tra: giám sát hoạt động, đo lờng, đánh giá hoạt động tiến hành điều chỉnh 1.5.1 Quá trình kiểm tra Một trình kiểm tra phải bao gồm công việc: xác định hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra, thu thập thông tin đấnh giá hoạt động có biện pháp điều chỉnh nhằm sử dụng cách hiệu nguồn lực có, đảm bảo cho doanh nghiệp mục tiêu đà định Sơ đồ: Quá trình kiểm tra Xác định hệ thống tiêu chuẩn kiểm tra Đo lờng đánh giá hoạt động Sự thực hoạt động, phù hợp với tiêu chuẩn Không cần điều chỉnh Tiến hành điều chỉnh cần thiết 1.5.2 Xác định tiêu chuẩn kiểm tra Tiêu chuẩn kiểm tra chuẩn mực mà cá nhân, tập thể doanh nghiệp phải thực để đảm bảo cho toàn doanh nghiệp hoạt động có hiệu Các dạng tiêu chuẩn kiểm tra Các mục tiêu doanh nghiệp, lĩnh vực, phận ngời Mục tiêu tiêu chuẩn kiểm tra tốt thớc đo thành công kế hoạch; đánh giá két hoạt động doanh nghiệp mức độ hoàn thành nghĩa vụ đợc giao tập thể, phân hệ cá nhân Các tiêu chuẩn thực chơng trình Các xhỉ tiêu chất lợng sản phẩm, dịch vụ Các định mức kinh tế kỹ thuật trình sản xuất phân phối sản phẩm Các tiêu chuẩn vốn : sở đánh giá đầu t hiệu sử dụng vón kinh doanh doanh nghiệp Các tiêu thu nhập Khi xây dựng tiêu chuẩn doanh nghiệp cần ý lợng hoá tiêu chuẩn kiểm tra dạng định lợng; tối thiểu hoá tiêu chuẩn nh đảm bảo linh hoạt, phù hợp với đặc thù doanh nghiệp 1.5.3 Đo lờng đánh giá thực Đo lờng thực Việc đo lờng thực hoạt động đợc tiến hành điểm kiểm tra thiết yếu khu vực hoạt động thiết yếu Không đo lờng yếu tố đầu vào trình sản xuất, doanh nghiệp cần tiến hành đo lờng giai đoạn hoạt động, dáu hiệu thay đổi ảnh hởng đến kết hoạt động để có tác động điều chỉnh kịp thời Đánh giá thực hoạt động Dựa tiêu chuẩn đà đợc vạch doanh nghiệp cần tiến hành xem xét phù hợp thực với kế hoạch Nếu có sai lệch trình thực nhà quản trị phải tiến hành phân tích nguyên nhân sai lệch hậu hoạt động cảu doanh nghiệp để tới kết luận có cần điều chỉnh hay không tién hành xây dựng chơng trình điều chỉnh cần 1.5.4 Điều chỉnh hoạt động Điều chỉnh tác động bổ sung trình quản trị để khắc phục sai lệch thực hoạt động so với mục tiêu, kế hoạch nhằm không ngừng cải tiến hoạt động 1.6 Các kỹ thuật kiểm tra Ngµy víi sù tin bé cđa khoa häc quản lý xuất công cụ đại, hàng loạt công cụ phơng tiện đà đời đáp ứng yêu cầu nâng cao hiệu kiểm tra quản trị kinh doanh 2.3.1 Các công cụ kiểm tra truyền thống Các liệu thống kê Dữ liệu thống kê phản ánh rõ ràng kết thực kế hoạch lĩnh vực hay toàn hoạt động doanh nghiệp nh: - Tình hình lÃi - lỗ sản xuất kinh doanh - Doanh số bán hàng - Giá - Chi phí - Khả thu hồi vốn đầu t - Năng suất - Tình hình sản xuất sản phẩm Qua phân tích liệu thống kê cho ta thấy xu vận động vật tợng Chính công cụ hữu hiệu kiểm tra Các báo cáo kế toán tài Báo cáo kế toán tài phân tích tổng hợp tình hình tài nh tài sản, vốn, công nợ nh kết kinh doanh kỳ doanh nghiệp Các báo cáo tài đợc sử dụng để theo dõi giá trị tiền tệ sản phẩm dịch vụ vào, khỏi doanh nghiệp Chúng công cụ để giám sát ba điều kiện tài chủ yếu doanh nghiệp: - Khả toán - Điều kiện tài chung - Khả sinh lợi doanh nghiệp Hình thức báo cáo tài chính: - Bảng cân đối kế toán: Phản ánh tổng quát tình trạng tài doanh nghiệp thời điểm định Thông qua bảng cân đối kế toán đánh giá cách tổng quát tình hình kết kinh doanh, trình độ sử dụng vốn triển vọng kinh tế, tài doanh nghiệp - Báo cáo kết hoạt động kinh doanh: Báo cáo kết hoạt động kinh doanh báo cáo tài phản ánh tóm lợc khoản doanh thu, chi phí kết kinh doanh nghiệp thời kỳ định - B¸o c¸o lu chun tiỊn tƯ: B¸o c¸o lu chuyển tiền tệ báo cáo tài phản ánh khoản thu chi tiền mặt kỳ doanh nghiệp theo hoạt động kinh doanh, hoạt động đầu t hoạt động tài Báo cáo lu chuyển tiển tệ công cụ kiểm tra quan trọng chúng thể khả toán doanh nghiƯp - Ng©n q Ng©n q cđa doanh nghiƯp thể biến dộng lu lợng tiền mặt doanh nghiệp thời kỳ định Tuy nhiên để kiểm tra ngân quỹ có hiệu quả, đòi hỏi doanh nghiệp phải xác lập đợc tiêu chuẩn hợp lý để dựa vào đó, chơng trình công việc chuyển thành nhu cầu lao ®éng, chi phÝ ho¹t ®éng, chi phÝ vỊ vèn, vỊ nguồn lực khác Đồng thời doanh nghiệp phải có hệ thống thông tin phản hồi có hiệu để biết đợc ngân quỹ đợc thực nh - Các báo cáo phân tích chuyên môn Tài liệu thờng đợc sử dụng phạm vi vấn đề riêng lẻ có tầm quan trọng đặc biệt doanh nghiệp Nhờ báo cáo phân tích chuyên môn nhà quản trị phát đợc nguyên nhân sâu xa sai lệch mà không báo cáo thống kê phản ánh đầy đủ dự báo đợc vấn đề càn giải quyết, hội cần tận dụng 2.3.2 Các công cụ kiểm tra đại Phơng pháp đánh giá kiểm tra tiến độ thực công việc theo sơ đồ mạng Lập ngân quỹ cho chơng trình mục tiêu 1.7 Các công cụ phơng tiện kiểm tra Ngoài công cụ kiểm thông thơng nh hệ thống biểu mẫu, văn báo cáo, ngày doanh nghiệp sử dụng phơng tiện đại nh điện thoại, máy fax, máy vi tính, hệ thống vô tuyến, thiết bị, dụng cụ theo dõi đo lờng xác, thiết bị kiểm tra tâm lý II Điều chỉnh phân hệ thông tin điều chỉnh doanh nghiệp 2.1 Khái niệm điều chỉnh 10 o Trong năm qua thu nhập bình quân ngời lao động Việt Nam tăng lên đáng kể Công ty không đảm bảo đủ công ăn việc làm cho ngời lao động mà quan tâm đến công tác động viên khen thởng khích lệ tinh thần lao động tập thể cho ngời Đời sống ngời lao động công ty không ngừng đợc cảI thiện Đó kết nh thành hiệp tác lao động, phù hợp với mục tiêu phát triển sản xuất, mở cửa hội nhập kinh tế, phù hợp với công Công nghiệp hóa- Hiện đại hóa đất nớc, xây dựng đất nớc ngày văn minh giàu đẹp II Quá trình định điều chỉnh công ty LGIS - VINA 2.1 Quá trình điều chỉnh Để ®¶m b¶o hiƯu qu¶ s¶n xt kinh doanh cịng nh phối hợp tốt hoạt động, cung ứng cho khách hàng sản phẩm hoàn hảo, LGIS - VINA luôn đề thực công tác kiểm tra, phát sai lệch điều chỉnh cách thích hợp Dĩ nhiên để có định điều chỉnh xác công ty đà xây dựng không ngừng hoàn thiƯn hƯ thèng th«ng tin doanh nghiƯp Th«ng tin đợc thu thập từ kênh, từ tổ đội sản xuất nhỏ, phân xởng, khách hàng thông tin từ phận quản lý doanh nghiệp Không thu thập thông tin nội bộ, doanh nghiệp phải nắm thông tin từ môi trờng bên nh: thông tin khoa học công nghệ, tiến kỹ thuật mới, thông tin đói thủ cạnh tranh nh thông tin sách quản lý nhà nớc có ảnh hởng trực tiếp hay gián tiếp đến hoạt động doanh nghiệp Đợc trang bị phơng tiện quản lý đại đội ngũ cán quản trị hoạt động hiệu quả, công tác thu thập thông tin công ty đợc thùc hiƯn mét c¸ch nhanh chãng chÝnh x¸c phơc vơ đắc lực cho ban giám đốc việc đa định điều chỉnh Thông thờng có sai lệch trình sản xuất kinh doanh, cung ứng dịch vụ cho khách hàng, thông tin đợc chuyển đến phận quản lý thích hợp để kịp thời đa định điều chỉnh Quá trình định điều chỉnh đợc thông tin thu đợc lĩnh vực để đối chiếu so sánh với mục tiêu, kế hoạch đặt thời kỳ doanh nghiệp Đăc biệt công ty chuyên 22 hoạt động sản xuất, cung ứng dịch vụ với giá trị hợp đồng lín bc doanh nghiƯp ph¶i hÕt søc thËn träng đa định điều chỉnh Nghiên cứu trình định điều chỉnh công ty LGIS - VINA khái quát theo sơ đồ sau: 23 Sơ đồ định điều chỉnh sản xuất kinh doanh Quá trình H¹ng ThiÕt kÕ Kinh doanh P KÕ ho¹c h Mua bán Sản xuất Quản lý chất lợng Bảo hành Khách hàng Lập Dự báo nhu cầu kế hoạch thiết kế khách hàng Kiểm tra Y Kiểm tra N Y Kiểm tra Dự tính báo giá Y Đấu thầu Tiếp nhậ n hợp đồng Hợp đồng Lập kế hoạch sản xuất Yêu cầ u xuấ t hàng / OFM Thiết kế §Çu thiÕt kÕ VËt t O Thù c hiƯn Đặt hàng Nhận vật t Đơn hàng Bản vẽ N Dơn mua hàng Kiểm tra hàng nhận YN Gia công Kiểm Nhập tra quábảo kho trình quản Y Lắp ráp Kiểm tra lần cuối C A Khách hàng kiểm tra Y Điều h Kết kiểm tra Giao hàng Lắp đặt chạy thử Đóng gói dự kiến N Điều chỉnh ngăn chặn Kiểm tra đóng gói Y 24 Khách hàng phàn nàn Qua sơ đồ thấy việc thu thập thông tin cho trình định điều chỉnh có khâu, phận phòng chức doanh nghiệp Với nguyên tắc tự kiểm tra, cá nhân tự kiểm tra công việc mình, cán qủan lý bé phËn kiĨm tra viƯc thùc hiƯn c«ng viƯc cđa nhân viên phòng nh xem xét tính phù hợp đầu vào đợc lu chuyển doanh nghiệp để phát sai lệch phối hợp với phận liên quan điều chỉnh lại theo mục tiêu, kế hoạch đặt Đối với nhngx sai lệch ảnh hởng lớn đến tiến độ thực công việc chung doanh nghiệp định điều chỉnh ban giám đốc công ty chịu trách nhiệm xem xét điều chỉnh Thông tin ban đầu đợc thu thập từ phía khách hàng Với phơng châm: Làm hài lòng khách hàng thông qua sản phẩm hoàn hảo, Chất lợng sản phẩm dịch vụ mục tiêu hàng đầu doanh nghiệp Không nh ngành sản xuất hàng tiêu dùng thờng ngày, sản phẩm công ty đợc sản xuất theo đơn đặt hàng, giá trị sản phẩm lớn Chính vậy, việc thu thập, nghiên cứu thông tin đặc tính sản phẩm ma khách hàng yêu cầu điều quan trọng Đó thông tin sở dẫn dắt hoạt động phận khác có liên quan Phßng kinh doanh cã nhiƯm vơ thu thËp ngn thông tin nh thông tin đến khách hàng đa phận thiết kế phận sản xuất Không thu thập thông tin ban đầu làm sở cho việc lập kế hoạch sản xuất, phòng kinh doanh có nhiệm vụ theo dõi khách hàng phản ứng họ sản phẩm để có điều chỉnh kịp thời trình sản xuất, lắp ráp cung ứng bảo dỡng Tất thông tin đặc tính sản phẩm yêu cầu khách hàng điểm cha hợp lý sản phẩm đợc chuyển qua phòng thiết kế Thông tin cho việc hiệu chỉnh thiết kế không lấy từ phía khách hàng mà đợc thu thập trực tiếp trình sản xuất, lắp ráp sản phẩm Tất sai lệch phòng sản xuất phòng quản lý chất lợng đa đến phòng thiết kế để hiệu chỉnh lại Sau có thông tin đăc tính sản phẩm, phòng thiết kế chịu trách nhiệm dự trù nguyên vật liệu cân thiết cho trình sản xuất chuyển qua phòng tông hợp Bộ phận mua bán vật t xem xét toàn hạng mục chi phí nguyên vật liệu cấu thành nên sản phẩm đồng thời phối hợp với phòng thiết kế để kiểm chứng lại tính xác, tính phù hợp đặc tính sản phẩm Nếu trình 25 kiểm tra đợc công nhận, phận mua bán vật t với phòng kế toán dựa số liệu định møc hao phÝ vËt t còng nh chi phÝ cho việc sản xuất, hoàn thành sản phẩm để dự trù tính giá cho sản phẩm Bộ phận báo giá phòng kinh doanh có nhiệm vụ kiểm tra lại phù hợp giá bán dự tính so với khả chấp nhận khách hàng nh giá bán phổ biến thị trờng Nếu giá bán phù hợp, tài liệu khả nh tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp, thống kê giá thành sản phẩm đợc gửi đến khách hàng để tham gia đấu thầu Ngợc lại có điểm không hợp lý giá bán dự tính sản phẩm phòng kinh doanh phải thông báo cho lại cho phòng khác để điều chỉnh lại nhằm đảm bảo khả thắng thầu cho doanh nghiệp Sau báo giá đợc khách hàng chấp nhận, phòng kinh doanh trực tiếp tiếp nhận hợp đồng lập yêu cầu xuất hàng gửi cho phận sản xuất phận thiết kế Khi có đợc đơn hàng, phận sản xuất lập kế hoạch sản xuất, phận thiết kế lập kế hoạch thiết kế, tién hành thiết kế sản phẩm Kết phận thiết kế phải cho đợc danh sách vật t cần thiết cho trình sản xuất, vẽ thiết kế đơn đặt hàng mua nguyên vật t Phong tổng hợp chịu trách nhiệm phát đơn đặt hàng, lựa chọn nhà cung cÊp, tiÕn hµnh kiĨm tra nhµ cung cÊp vµ toán hợp đồng mua hàng Vật t mua phòng quản lý chất lợng nhận hàng, kiểm tra hàng nhận Quá trình kiểm tra đảm bảo quy cách, số lợng vật t đợc nhập kho bảo quản phục vụ cho trình sản xuất Nếu vật t không đảm bảo quy cách chất lợng phòng quản lý chất lợng phải thông báo cho phòng tổng hợp để có biện pháp xử lý, đièu chỉnh cho kịp tiến độ dự án Biện pháp điều chỉnh buộc nhà cung cấp thực yêu cầu hợp đồng, phải tìm nhà cung cấp khác cần thiết Theo kế hoạch sản xuất, vật t mua đợc đa vào chế biến, gia công Bộ phận quản lý chất lợng có nhiệm vụ kiểm tra chất lợng hoạt động sản xuất Công tác kiểm tra đợc tiến hành khâu, đảm bảo tèi thiĨu ho¸ c¸c sai lƯch so víi thiÕt kÕ nh đảm bảo chất lợng trình gia công Sản phẩm cuối hoàn thành phận sản xuất qua công đoạn kiểm tra cuối phong quản lý khách hành tiến hành Nếu tất đặc tính sản phẩm đạt yêu cầu chất lợng sản phẩm đợc đóng gói chuyển qua phận kiểm tra quy cách đóng hàng theo yêu cầu khách hàng 26 Sản phẩm sau qua khâu kiểm tra cuối cùng, chuyển đến tay khách hàng nhng công ty chịu trách nhiệm việc lắp đặt chạy thử, tiến hành dịch vụ bảo hành cho sản phẩm Sau lắp đặt chạy thử mà nhận đợc thông tin phản hồi từ phía khách hàng phận quản lý chất lợng bảo hành phải chịu trách nhiệm xem xét, ghi nhận đa biện pháp điều chỉnh phù hợp Những thông tin phản hồi từ phía khách hàng sở thông tin cho định điều chỉnh việc sản xuất kinh doanh nh kế hoạch sản xuất doanh nghiệp thời kỳ tới Nh trình định điều chỉnh công ty đợc thực khâu dựa thông tin thu thập từ tất hoạt động sản xuất kinh doanh nh thông tin thu thập đợc từ phía khách hàng Để hiểu rõ việc định ®iỊu chØnh cã thĨ xem xÐt s¬ ®å ®iỊu chØnh kế hoach sản xuất công ty LGIS - VINA Việc điều chỉnh kế hoạch sản xuất công ty LGIS - VINA xảy khi: Trờng hợp tải trọng sản xuất lớn lực sản xuất Thực tế cho thấy doanh nghiệp nhận cung ứng dự án với thời hạn giao hàng nhanh, khả sản xuất công ty không đáp ứng nổi, phận sản xuất phải có trách nhiệm thông báo hạn chế nguồn lực cho giám ®èc tµi chÝnh vµ hµnh chÝnh biÕt ®ång thêi phèi hợp với phòng hành để đa phơng án điều chỉnh số lợng công nhân tham gia sản xuất, khối lợng nguyên vật liệu nh công suất máy móc thiết bị Thông thờng trờng hợp này, giám đốc công ty thờng đa phơng án điều chỉnh sau; - Gia tăng sản xuất cách làm thêm giờ, làm thêm vào ngày nghỉ - Thuê thêm số lao động tạm thời Khi thực dự án Thành Hng - Cao LÃnh, để kịp tiến độ giao hàng công ty không huy động công nhân làm thêm ca mà tiến hành tuyển dụng thêm 10 lao dộng tạm thời yêu cầu bên liên doanh Là công ty Chế tạo thiết bị điện VIHEM điều động thêm công nhân sang LGIS- VINA - Cùng với biện pháp điều chỉnh trên, công ty gia tăng lực sản xuất cách đầu t thêm máy móc thiết bị - Tiến hành điều chỉnh công việc cho dự án phù hợp với thời gian giao hàng Có thể ngõng thùc hiƯn viƯc s¶n xt cung øng cho mét dự án cha đến thời hạn giao hàng để tập trung cho dự án cần hoàn thành gấp, đảm bảo uy tÝn cho doanh nghiƯp 27 - Trong trêng hỵp đà khắc phục nhiều phơng án mà không giải đợc công ty tiến hành thơng lợng với khách hàng để điều chỉnh thời gian giao hàng Điều chỉnh kế hoạch sản xuất Thông Khách hàng tin Phòng kinh doanh Phòng thiết kế Phong mua bán Phòng sản xuất Kế hoạch Khả sản xuất thực tế No Kiểm tra LÃnh đạo Yes Tiến hành sản xuất QĐ điều chỉnh 2.2 Nhận xét công tác định điều chỉnh công ty LGIS - VINA Thực tế hoạt động doanh nghiệp phải đối mặt với thay đổi thờng xuyên diễn môi trờng kinh doanh nh điều kiện sản xuất bên doanh nghiệp Chính công ty coi việc định điều chỉnh điều tất yếu Điều chỉnh nghĩa công ty phải chấp nhận sai lầm trình sản xuất kinh doanh, trái lại điều chỉnh giúp cho công ty ngày thích ứng với môi trờng hoạt động bên nh đảm 28 bảo phù hợp kế hoạch, mục tiêu doanh nghiệp với khả đáp ững sẵn có nguồn lực Với phơng châm làm hài lòng khách hàng thông qua sản xuất sản phẩm hoàn hảo, chất lợng sản phẩm, dịch vụ mục tiêu hàng đầu doanh nghiệp, trình sản xuất kinh doanh nh cung ứng dịch vụ bên ngoài, công ty luôn đề cao công tác kiểm tra dự phòng sai sót xảy điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế Công tác điều chỉnh không xảy ban giám đốc công ty mà xảy phận, khâu sản xuất Bất kỳ sai sót nhanh chóng đợc thông báo đến phận quản lý đa đến ban giám đốc công ty để có định thích hợp Đó kết việc xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin nội việc cập nhật thu thập thông tin bên đặc biệt thông tin phản hồi từ phía khách hàng - nơi khởi nguồn kế hoạch, định sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Không việc hoàn thiện hệ thống thông tin doanh nghiệp, định điều chỉnh ban giám đốc công ty có đợc hiệu lực hiệu nhờ vào cấu tổ chức máy quản lý nhỏ gọn linh hoạt, phối hợp đồng khâu, phận liên kết cá nhân trình thực công việc Mọi sai lƯch xt ph¸t tõ viƯc cung øng c¸c u tè đầu vào: nguyên vật liệu, lao động, thiết bị máy móc kỹ thuật, vốn đầu t đợc kiểm soát từ khâu cung ứng, lựa chọn nhà cung cấp, vận chuyển, nhập kho đợc đa vào sản xuất Trong quâ trình sản xuất kinh doanh, có trục trặc xảy ảnh hởng đến kế hoạch, chất lợng sản phẩm dịch vụ đợc phân tích để tìm nguyên nhân sai hỏng đa biện pháp điều chỉnh thích hợp Công việc đòi hỏi tham gia giám sát kiểm tra cá nhân nh hiệu hoạt động quản lý chất lợng doanh nghiệp Phòng quản lý chất lợng chịu trách nhiệm phối hợp với phòng khác để đảm bảo chất lợng hoạt động sản xuất kinh doanh cung ứng dịch vụ cho khách hàng Qua công tác kiểm tra, điều chỉnh định công ty LGIS _ VINA, cã thĨ nhËn thÊy râ sù liªn kÕt, phèi hợp hoạt động doanh nghiệp Đó hiệu cung cách quản lý mới: phân công , chuyên môn hoá nhiệm vụ đến cá nhân đồng thời ban giám đốc công ty kiểm soát đợc hoạt động, đảm bảo nắm thông tin cần thiết cho việc định Đây yếu tố dẫn đến thành công doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp đững vững ngày phát triển, sẵn sàng đối phó với thách thức thay đổi từ môi trờng bên 29 III Xác định nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra thực định sản xuất kinh doanh công ty LGIS - VINA Để đánh giá hiệu hoạt động nh đo lờng việc thực định sản xuất kinh doanh doanh nghiệp công tác kiểm tra điều tất yếu Đối với công ty LGIS - VINA, việc kiểm tra không kiểm tra hoạt động cuối lẽ kiểm tra sản phẩm cuối để sửa chữa sai lệch mà hoạt động kiểm tra mang tính chất phòng ngừa, kiểm tra phát sai lệch tiềm tàng để sẵn sàng đa biện pháp đối phó, đảm bảo chủ động cho doanh nghiệp Nh đà trình bày phần 2.1 Quá tr×nh kiĨm tra doanh nghiƯp , mn thùc hiƯn công tác kiểm tra doanh nghiệp phải có đợc thông tin cần thiết kế hoạch, mục tiêu cần đạt đợc tình hình thực kế hoạch, mục tiêu Khi đa định sản xuất kinh doanh ban giám đốc công ty phải dựa thông tin khách hàng đáp ứng sẵn có nguồn lực doanh nghiệp Quá trình kiểm tra công ty LGIS- VINA việc thu thập thông tin ban đầu Thực khâu vô quan trọng lẽ có thu thập đợc thông tin xác cần thiết giúp cho doanh nghiệp đánh giá đợc tình hình hoạt động, đa định điều chỉnh kịp thời nh có phơng hớng cho thời gian tới Nhu cầu thông tin cho công tác kiểm tra LGIS- VINA bao gồm: ã Kế hoạch, mục tiêu sản xuất kinh doanh kỳ ã Các báo cáo tài chính: Bảng cân đối kế toán, bảng xác định kết hoạt động kinh doanh, bảng lu chuyển tiền tệ, ngân quỹ kỳ ã Báo cáo phận , phòng ban tình hình thực công việc mình: phòng sản xuất, phòng kinh doanh, phòng kỹ thuật, phòng hành chính, phòng tông hợp, phòng quản lý chất lợng ã Các văn thống kê số lợng nh chất lợng nguồn nhân lực kỳ ã Các báo cáo tình hình mua bán vật t, lu kho bảo quản vật t lợng tiêu hao vật t cho trình sản xuất kinh doanh 30 ã Tình hình thực hợp đồng, tiến độ sản xuất, cung ứng sản phẩm, dịch vụ cho khách hàng ã Các kiến nghị khiếu nại khách hàng chất lợng sản phẩm, dịch vụ Nhìn chung khối lợng thông tin cần thiết để phục vụ cho công tác kiểm tra việc thực định sản xuất kinh doanh công ty LGIS - VINA vô lớn Thế nhng việc phân cấp quản lý, phân công nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn cách rõ ràng làm cho lÃnh đạo doanh nghiệp thu thập đợc thông tin xác cần thiết cho việc điều hành doanh nghiệp, tránh đợc tình trạng thông tin nhiều gây nhiễu Thực tế với phong cách quản lý đại với việc trang bị phơng tiện tối tân đà đảm bảo cho doanh nghiệp xây dựng đợc hệ thống thông tin hoàn chỉnh Không thu thập thông tin nội mà thu thập xác thông tin thị trờng, khách hàng nh thông tin sách văn pháp luật nhà nớc liên quan đến hoạt động công ty, đặc biệt thông tin sách thuế quan Tát thông tin mà doanh nghiệp có đợc đảm bảo độ xác, tin cậy nhờ doanh nghiệp đà thực tổ chức tốt công tác hạch toán - kế toán, hạch toán thống kê hạch toán hiệu sản xuất kinh doanh 3.1 Kế hoạch mục tiêu sản xuất kinh doanh kỳ Các kế hoạch sản xuất kinh doanh doanh nghiệp đợc xây dựng dựa hợp đồng đạt đợc thông qua công tác đấu thầu, dự thầu Dựa khối lợng chủng loại sản phẩm khách hàng yêu cầu mà phòng kinh doanh phòng thiết kế lập dự thảo kế hoạch cung ứng vật t vẽ kỹ thuật liên quan đến việc sản xuất sản phẩm cho phòng sản xuất để lập kế hoạch sản xuất đơn hàng Kế hoạch sản xuất doanh nghiệp đợc xây dựng theo trình tự từ kế hoạch sản xuất bản: kế hoạch bán hàng ba tháng, kế hoạch bán hàng tháng, kế hoạch cho lô sản phẩm, kế hoạch sản xuất dao động ba tháng, kế hoạch áp tải, kế hoạch sản xuất dài hạn, kế hoạch chuyển đổi sản xuất hàng ngày Những tiêu nêu kế hoạch sở để tính toán lập kế hoạch nguồn nhân lực, kế hoạch mua sắm vật t, kế hoạch sử dụng máy móc thiết bị kế hoạch bảo dỡng kỳ 31 Kế hoạch sản xuất kinh doanh cung ứng dịch vụ công ty đợc sử dụng làm để lập dự toán ngân sách cho lĩnh vực hoạt động, tính toán nguồn vốn điều chỉnh cho dự án có kế hoạch bổ sung vốn cần thiết 3.2 Nhu cầu thông tin cho công tác kiểm tra định sản xuất Sau kế hoạch sản xuất đợc ban giám đốc thông qua, phòng sản xuất phải chịu trách nhiệm thực kế hoạch chuẩn bị nguồn lực cần thiết cho việc sản xuất: nguyên vật liệu, nhân lực, máy móc thiết bị Thông tin cho công tác kiểm tra việc thực kế hoạch sản xuất kỳ báo cáo công việc phòng quản lý sản xuất: 3.2.1 Quản lý kết nguồn lực lao động: ã Phơng pháp thu thập thông số: Nhân viên có trách nhiƯm cđa bé phËn qu¶n lý s¶n xt sÏ thu nhập liệu đà đợc biên soạn trờng vào nhật ký làm việc tổ: Tổ gia công, tổ lắp ráp, tổ kiểm tra ã Dữ liệu kết nguồn lực sản xuất Hàng tháng, trởng phòng sản xuất có trách nhiệm lập danh sách lực lực sản xuất bao gồm: nguồn lực sản xuất trực tiếp, nguồn lực không làm việc, nguồn lực tái sản xuất, tỉ lệ làm việc thực tế yếu tố đầu vào tỉ lƯ phơc håi 3.2.2 Qu¶n lý kÕt qu¶ s¶n xt ã Phơng pháp thu thập thông số Nhân viên phụ trách quản lý kết sản xuất thuộc phận quản lý sản xuất hàng tháng kiểm tra định hình tiến độ đự án đồng thời có tham khảo tài liệu, hiệu suất tiến độ đà đợc tập hợp nhà máy ã Lập bảng so sánh kết sản xuất thực tế với kế hoạch sản xuất Hàng tháng, trởng phòng sản xuất có trách nhiệm lập báo cáo sau có số sản xt thùc tÕ ®ã bao gåm tiỊn chi theo kế hoạch, chi phí thực tế, tỉ lệ đạt đợc, cộng trừ chi phí thực tế Bảng báo cáo sở cho việc kiểm tra tình hình thực kế hoạch sản xuất doanh nghiệp đồng thời điều chỉnh kế hoạch sản xuất thời gian 32 tới Việc điều chỉnh bao gồm lập kế hoạch cho việc gia công chi tiết bên ngoài, thuê thêm nhân công, điều chỉnh khả máy móc thiết bị 3.2.3 Nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra lựa chọn nhà cung cấp Thông tin phục vụ cho công tác kiểm tra nhà cung cấp đợc thể bảng sau: Phân loại Phơng pháp kiểm tra Đối t¸c KiĨm tra 1.KiĨm tra theo danh s¸ch kiĨm tra Công ty thực công nhà máy nhà máy đoạn kiểm tra 2.Tổ kiểm tra tới thăm kiểm tra mhà máy 3.Thực theo quy định kiểm tra Kiểm tra 1.Kiểm tra theo biên chất lợng sản Khi yêu cầu kiểm tra chất tài liệu phẩm( tiêu chuẩn, quy cách ) lợng định ph2.Kiểm tra lý lịch ( giao hàng thực tế ơng pháp kiểm tra, vào tìa liệu kèm theo ly lịch sản xuất) 3.Kiểm tra chứng đạt đợc 4.Kiểm tra theo hợp đồng Sau lên kế hoạch thực công tác kiểm tra, trởng phòng quản lý tiến hành lập báo cáo kết kiểm tra nhà cung cấp thông báo cho trởng phận mua hàng Những liệu kiểm tra nhà cung cấp có thời hạn ba năm Các tài liệu đợc lu giữ lại làm sở cho việc kiểm tra, lựa chọn nhà cung cấp thời gian tới Với phơng pháp kiểm tra nh trình hoạt động LGIS - VINA công ty luôn tìm kiếm đợc nhà cung cấp đầu vào nguyên vật liệu có chất lợng cao, đảm bảo uy tín tiến độ giao hàng, sản xuất Có nhà công ty đà trở thành nhà cung cÊp chÝnh thøc thêng xuyªn cho LGIS - VINA nh: Công ty chế tạo lắp máy LILAMA, công ty đầu t xây dựng nhà khu công nghiệp, Chính điều giúp cho công ty có đợc nguồn cung cấp thờng xuyên, ổn định, đảm bảo chất lợng đầu vào 3.2.4 Nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra nhận hàng Mục đích công tác kiểm tra: 33 Đây công việc kiểm tra để so sánh vật t nhận đợc từ bạn hàng kể khách hàng cung cấp với tiêu chuẩn để kết luận loại vật t có thích hợp hay không Đông thời để định có tiếp tục hợp tác với họ thời gian tới hay không? Thông tin cho công tác kiểm tra: Thông tin cho công tác kiểm tra hàng nhập trởng phận mua hàng phối hợp với trởng phòmg quản lý chất lợng lập Báo cáo hàng nhập gửi lên ban giám đốc phải bao gồm thông tin về: - Kiểm tra số lợng hàng nhập - Kiểm tra quy cách đóng gói sản phẩm - Kiểm tra chất lợng hàng nhập theo yêu cầu - Kiểm tra điều kiện bảo quản vận chuyển, giao hàng - Phơng thức toán 3.2.5 Nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra sản phẩm cuối Mục đích việc kiểm tra: Các sản phẩm sản xuất hoàn thiƯn xong sÏ qua mét kh©u kiĨm tra ci cïng để xác định đặc tính chúng có đáp ứng yêu cầu khách hàng tiêu chuẩn kiểm tra hay không Thực tế khâu vô quan trọng, giúp cho công ty nắm sản phẩm cung ứng cho khách hàng thoả mÃn yêu cầu cầu họ tiến tới việc cung ứng đơn đặt hàng Thông tin cho công tác kiểm tra Bộ phận quản lý chất lợng có nhiệm vụ lập báo cáo chất lợng sản phẩm cuối cùng, kiểm tra đặc tính kỹ thuật sản phẩm có đáp ứng yêu cầu không, sản phẩm có đáp ứng tiêu chuẩn thiết kế hay không? Báo cáo chất lợng sản phẩm cuối đợc thông kê dựa biểu đồ: - Biểu đồ tích lỗi sản phẩm - Thống kê chi phí cho sản phẩm sai hỏng - Thống kê sai hỏng sữa chữa đợc chi phí cho việc khắc phục chúng - Thống kê h hại sữa chữa đợc 34 Ngoài nhu cầu thông tin cho công tác kiểm tra nh trên, thực tế công ty tiến hành nhiều hoạt động kiểm tra lĩnh vực: Kiểm tra hợp đồng, Kiểm tra hoạt động dịch vụ cho khách hàng, Kiểm tra việc bảo quản xử lý vật t, Kiểm tra công đoạn sản xuất Các hoạt động kiểm tra thực đợc công ty dà tổ chức tốt việc phân công nhiệm vụ cách rõ ràng cho phận, cá nhân, đảm bảo thông tin báo cáo cho ban giám đốc nhanh chóng kịp thời 3.3 Nhu cầu thông tin cho việc kiểm tra tông thể tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Để đánh giá cách xác xem xét tổng thể tình hình sản xuất kinh doanh doanh nghiệp thời kỳ định, ban giám đốc công ty không cần báo cáo phận mà cần thống kê toàn bé vỊ: - Chi phÝ s¶n xt kinh doanh thời kỳ: Chi phí cho qua trình sản xuất, chi phí quản lý doanh nghiệp, chi phí bán hàng cung cấp dịch vụ, chi phí tài chính, chi phí cho hoạt động đầu t - Doanh thu bán hàng cung cấp dịch vụ - Lợi nhuận thu đợc kỳ - Tình hình thực nghĩa vụ với nhà nớc: Thuế GTGT, thuế thu nhâp, thuế tiêu thụ đặc biệt - Tình hình phân phối lợi nhuận sau thuế cho hoạt động - Tình hình khả sử dụng vốn đầu t doanh nghiệp - Khả ứng phó với nghĩa vụ trả nợ Tát thông tin đợc phản ánh báo cáo tài chính: - Bảng cân đối kế toán - Bảng xác định kết hoạt động kinh doanh - Bảng lu chuyển tiền tệ Những báo cáo phòng kế toán soạn thảo định kỳ, nhằm cung cấp thông tin kết tình hình tài doanh nghiệp Thông tin cho việc lập báo cáo tài đợc thu thập tất phòng ban doanh nghiệp Tuy nhiên khoản thu chi phòng đợc kế toán đa vào sổ mà phải qua kiểm duyệt chi giám đốc tài hành Điều giúp cho việc kiểm soát chi phí đợc dễ dàng thuận lợi 35 đồng thời nâng cao ý thức tự giác ngời việc tiết kiệm chi phí sản xuất, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp Trên sở thông tin báo cáo tài cung cấp định kỳ, tổng giám đốc tiến hành hoạt động phân tích, đánh giá tình hình tài doanh nghiệp, thông qua phát mặt tích cực tiêu cực hoạt động tài chính, nguyên nhân đà ảnh hởng đến mặt từ đề xuất biện pháp cần thiết, kịp thời để cải tiến hoạt động tài chính, tạo tiền đề để tăng hiệu sản xuất kinh doanh Bên cạnh tác dụng , thông tin báo cáo cung cấp giúp cho giám đốc công ty đánh giá đợc tình hình hạ thấp giá thành s¶n phÈm, hiƯu qu¶ sư dơng ngn vèn , kh¶ toán, tình hình luân chuyển vốn kinh doanh IV Đánh giá chung công tác thu thập thông tin cho việc kiểm tra định điều chỉnh công ty LGIS - VINA Những thành mà công ty thu đợc năm vừa qua đà khẳng định rõ hiệu công tác quản lý doanh nghiệp Đặc biệt với việc xây dựng hoàn thiện hệ thống thông tin doanh nghiệp tạo điều kiện cho ban giám đốc kiểm soát đợc biến động nh sai lệch xảy trình sản xuất kinh doanh cung ứng dịch vụ cho khách hàng Những yếu tố đa đến thành công doanh nghiệp: 4.1 Hoàn thiện công tác hạch toán kế toán Ban giám đốc công ty có trách nhiệm lập báo cáo tài năm phản ánh cách trung thực hợp lý tình hình tài nh kết hoạt động kinh doanh, tình hình lu chuyển tiền tệ công ty năm Để hoàn thiện công tác hạch toán, kế toán, Ban giám đốc đà xác định rõ trách nhiệm: ã Lựa chọn sách kế toán thích hợp áp dụng sách cách quán ã Đa phán đoán ớc tính cách hợp lý thận trọng ã Nêu rõ nguyên tắc kế toán thích hợp phải đợc tuân thủ ã CÃc báo cáo tài đợc lập sở hoạt động liên tục trừ trờng hợp cho Công ty tiếp tục hoạt động kinh doanh 36 ... cầu thông tin cho việc kiểm tra thực định sản xuất kinh doanh công ty LGIS - VINA Để đánh giá hiệu hoạt động nh đo lờng việc thực định sản xuất kinh doanh doanh nghiệp công tác kiểm tra điều. .. cho việc điều chỉnh Trên vài giải pháp đa để hoàn thiện hệ thống thông tin doanh nghiệp phục vụ cho công tác kiểm tra, điều chỉnh định sản xuất kinh doanh công ty LGIS- VINA Muốn thực thành công. .. dựa thông tin thu thập từ tất hoạt động sản xuất kinh doanh nh thông tin thu thập đợc từ phía khách hàng Để hiểu rõ việc định điều chỉnh xem xét sơ đồ điều chỉnh kế hoach sản xuất công ty LGIS -