Đang tải... (xem toàn văn)
Nói đến công tác văn thư, lưu trữ là nói đến công văn giấy tờ, soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản lập hồ sơ hiện hành nhằn đảm bảo thông tin. Mọi hoạt động quản lý đếu liên quan đến công văn, giấy tờ, sử dụng công văn giấy tờ làm công cụ phục vụ quản lý. Vì vậy công tác văn thư, lưu trữ là công tác không thể thiếu ở mỗi cơ quan. Công tác văn thư, lưu trữ góp phần vào hoạt động của cơ quan, tổ chức được suôn sẻ thuận lợi hơ
HỌC VIỆN CHÍNH TRỊ - HÀNH CHÍNH QUỐC GIA HỒ CHÍ MINH HỌC VIỆN HÀNH CHÍNH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP Đề tài “Tìm hiểu cơng tác quản lý văn đi, văn đến Văn phòng Bộ - Bộ Lao động Thương binh Xã hội” Đơn vị thực tập Giảng viên hướng dẫn Khoa Sinh viên thực tập Lớp : Bộ Lao động – Thương binh Xã hội : ThS.Đặng Thị Minh : Quản lý Nhà nước Xã hội : Vương Thị Dịu : KH6H – Khố VI HÀ NỘI, 2009 B¸o c¸o thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh MỞ ĐẦU LÍ DO CHỌN ĐỀ TÀI NGHIÊN CỨU Công tác văn thư, lưu trữ hoạt động đảm bảo thông tin phục vụ cho công tác lãnh đạo, đạo điều hành công việc quan Đảng, Nhà nước, tổ chức kinh tế, trị Xã hội Nói đến cơng tác văn thư, lưu trữ nói đến cơng văn giấy tờ, soạn thảo văn bản, ban hành văn bản, tổ chức, quản lý, giải văn lập hồ sơ hành nhằn đảm bảo thông tin Mọi hoạt động quản lý đếu liên quan đến công văn, giấy tờ, sử dụng công văn giấy tờ làm công cụ phục vụ quản lý Vì cơng tác văn thư, lưu trữ công tác thiếu quan Cơng tác văn thư, lưu trữ góp phần vào hoạt động quan, tổ chức suôn sẻ thuận lợi hơn, tạo thành hệ thống đồng xuyên suốt từ xuống Quản lý khâu tốt góp phần vào việc giải vấn đề liên quan đến giấy tờ trôi chảy Trong khoảng thời gian trực tiếp tham gia vào số cơng việc phịng Văn thư lưu trữ, em thu lại cho nhiều kiến thức thực tế liên quan đến chuyên nghành Và với để tài liên quan đến nghiệp vụ quản lý văn văn đến, em mong muốn thân hiểu thêm sâu chuyên nghành mà học, đồng thời phục vụ cho công việc sau thân Thơng qua báo cáo tốt nghiệp này, em muốn thầy cô anh, chị nhiệt tình giúp đỡ em thời gian qua thấy kết học tập thân ngồi ghế nhà trường nỗ lực cố gắng tìm hiểu thực tế thực tập Bộ Lao động – Thương binh Xã hội PHẠM VI, PHƯƠNG PHÁP VÀ ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU Văn thư lưu trữ khâu thiếu có mặt từ lâu, phạm vi Bộ em xin nghiên cứu với số liệu chủ yếu từ ba năm trở lại : 2006, 2007, 2008 Tuy với phạm vi nghiên cứu năm trở lại lại cung cấp số liệu đầy đủ xác lĩnh vực văn đến, văn Văn phòng Bộ Phương pháp nghiên cứu để tài dựa việc thu thập tài liệu thực tế kết hợp kiến thức thực tế thu với kiến thức thầy cô truyền dạy giảng đường Bản báo cáo tổng hợp kiến thức lý luận chung kết hợp kiến thức thực tế, trình bày hướng dẫn giáo viên hướng dẫn với mục đích để nội dung báo cáo rõ ràng, khoa học B¸o c¸o thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh Đối tượng báo cáo lý luận chung công tác văn cụ thể văn đến văn quan thực tập, tìm hiểu quy trình chung quy trình riêng nghiệp vụ văn đến, văn quan NỘI DUNG CHÍNH Với để tài tìm hiểu nghiệp vụ quản lý văn văn đến Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội em sâu vào số nội dung: Thứ nhất: Là lý luận chung nghiệp vụ quản lý văn đi, văn đến Thứ hai : Thực tế công tác quản lý văn thư văn đi, văn đến Văn phòng Bộ Thứ ba : Những kiến nghị, giải pháp nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phòng Bộ Nội dung cáo cáo xoay quanh tìm hiểu nghiệp vụ xử lý văn đến, văn Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Em hy vọng với nội dung đề cập đến báo cáo phần nêu bật lý thuyết chính, đáng ý thực mang lại thông tin đọc báo cáo thực tập Báo cáo thực tập Học viện Hành NI DUNG CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN I TỔNG QUAN VỀ VĂN BẢN 1.1 Khái niệm văn Là phương tiện ghi tên truyền đạt thông tin ngôn ngữ ký hiệu định 1.2 Khái niệm văn quản lý nhà nước Là thông tin định quản lí thành văn viết quan Nhà nước có thẩm quyền ban hành theo hình thức, trình tự, thủ tục, quy chế pháp luật quy định mang tính quyền lực đơn phương làm phát sinh hậu pháp lý cụ thể 1.3 Chức văn quản lý nhà nước Văn quản lý nhà nước có bốn chức là: - Chức thông tin - Chức quản lý - Chức pháp lý - Chức Văn hóa – Xã hội II QUY TRÌNH QUẢN LÝ VĂN BẢN NĨI CHUNG 2.1 Lý luận chung nghiệp vụ quản lý văn đến 2.1.1 Tiếp nhận, đăng kí văn đến: a, Tiếp nhận văn đến Văn đến tất văn ( kể văn mật ), bao gồm văn quy phạm pháp luật, văn hành chính, văn chuyên nghành, văn khác đơn, thư cá nhân gửi đến quan, tổ chức gọi chung văn đến Theo Điều 13 NGghị định 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ công tác văn thư quy đinh: “ Văn đến từ nguồn phải tập trung văn thư quan, tổ chức để làm thủ tục tiếp nhận, đăng ký Những văn đến không đăng ký văn thư, đơn vị, cá nhân khơng có trách nhiệm giải quyết” Khi tiếp nhận văn bưu điện, giao liên cán quan, tổ chức trực tiếp chuyển đến, văn thư phải kiểm tra sơ số lượng, tình trạng, nơi nhận v.v…; đối vơi văn đến mang bí mật nhà nước ( mật, tối mật, tuyệt mật ), B¸o c¸o thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh phải kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi nhằm phát sai sót, hư hỏng, mát trước nhận ký nhận Nếu thấy bì văn bị rách, bị bóc, bị mất, bị tráo đổi văn bên v.v…, phải báo cáo Chánh Văn phịng, Trưởng phịng Hành chính, quan, tổ chức khơng có Văn phịng người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm, trường hợp cần thiết phải lập biên với người đưa văn Đối với văn chuyển đến qua máy Fax qua mạng, văn thư phải kiểm tra sơ số lượng văn bản, số lượng trang văn nơi nhận…Trường hợp phát có sai sót, phải kịp thời thơng báo cho nơi gửi báo cáo cho người giao trách nhiệm xem xét, giải b , Phân loại sơ bộ: Sau tiếp nhận, văn đến phân loại sơ sau: - Loại khơng bóc bì bao gồm: + Các bì văn đến có đóng dấu chữ ký hiệu độ mật theo quy định Thông tư số 12/2002/TT – BCA ( A11 ) ngày 13/9/2002 Chính phủ hướng dẫn thực Nghị định số 33/2002/NĐ-CP ngày 23/8/2002 Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnh Bảo vệ bí mật nhà nước, văn thư không giao nhiệm vụ bóc bì văn mật; + Những bì văn gửi cho đơn vị, cá nhân quan tổ chức ( bì ghi tên đơn vị tên cá nhân quan, tổ chức); + Bì văn bản, giấy tờ gửi cho tổ chức Đảng đồn thể Cơng đồn, Đồn Thanh niên v.v… quan, tổ chức thư riêng - Loại bóc bì bao gồm tất văn bản, giấy tờ gửi cho quan, tổ chức ( ngồi bì ghi tên quan, tổ chức ghi chức danh người đứng đầu quan, tổ chức) kể bì văn có đóng dấu chữ ký hiệu độ “ Mật” “Tối mật” văn thư giao nhiệm vụ bóc bì, đăng ký loại văn c, Bóc bì văn bản: Khi bóc bì vản cần lưu ý: - Những văn khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc cần bóc bì trước để giải kịp thời; - Tránh làm rách văn không làm số, ký hiệu văn bản, địa quan gửi, dấu bưu điện v.v…, phải rà sốt lại bì để tránh sót văn bản; - Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngồi bì với số, ký hiệu văn bì, trường hợp phát có sai sót, phải hỏi lại nơi gửi; Báo cáo thực tập Học viện Hành - Trường hợp có kèm theo phiếu gửi, phải đối chiếu văn bì với phiếu gửi, nhận xong, phải ký nhận đóng dấu vào phiếu gửi gửi trả lại nơi gửi văn bản; - Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo; văn cần kiểm tra, xác minh điểm văn mà ngày nhận cách xa ngày, tháng ghi văn bản, cần giữ lại bì đính kèm văn để làm chứng đ, Đóng dấu đến, ghi số ngày đến: Văn đến đăng ký vào sổ đăng ký văn công cụ khác thẻ đăng ký sở liệu quản lý văn máy vi tính - Đăng ký văn đến sổ + Lập sổ đăng ký văn đến Tùy theo tổng số văn đến số lượng nhóm văn đến hàng năm mà định việc lập loại sổ đăng ký cho phù hợp Đối với quan, tổ chức có số lượng văn đến 2000 văn năm cần lập hai sổ sau: Sổ đăng ký văn đến ( loại thường ) Sổ đăng ký văn đến ( loại mật ) Những quan, tổ chức có số lượng văn đến từ 2000 đến 5000 văn năm, nên lập hồ sơ sau: Sổ đăng ký văn đến ( loại thường ) Bộ, nghành, quan trung ương; Sổ đăng ký văn đến ( loại thường ) quan khác; Sổ đăng ký văn đến ( loại mật ) Đối với quan, tổ chức có số lượng văn đến 5000 văn năm, lập sổ đăng ký ( loại thường ) chi tiết hơn, theo nhóm quan giao dịch định sổ đăng ký văn đến ( loại mật ) + Đăng ký văn đến: Mẫu số việc đăng ký văn đến, kể đơn, thư văn đến ( loại mật ), thực theo hướng dẫn Phụ lục II Mẫu số việc đăng ký đơn, thư thực theo hướng dẫn phụ lục III - Đăng ký văn máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản: + Yêu cầu chung việc xây dựng sở liệu quản lý văn đến thực theo Bản hướng dẫn ứng dụng công nghệ thông tin văn thư – lưu trữ B¸o c¸o thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh ban hành kèm theo Cơng văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư Lưu trữ nhà nước + Việc đăng ký ( cập nhật ) thông tin đầu vào văn đến vào sở liệu quản lý văn đến thực theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn quan, tổ chức cung cấp chương trình phân mềm 2.1.2.Trình chuyển giao văn đến: a, Trình văn đến Sau đăng ký, văn đến phải kịp thời trình cho người đứng đầu quan, tổ chức, cấp phó người đứng đầu, chánh văn phịng người người đứng đầu quan, tổ chức giao trách nhiệm ( người có thẩm quyền) xem xét cho ý kiến phân phối, giải Người có thẩm quyền, nội dung văn đến; quy chế làm việc quan, tổ chức; chức năng, nhiệm vụ kế hoạc công tác giao cho đơn vị, cá nhân v.v…, ghi ý kiến phân phối văn cho đơn vị cá nhân, ý kiến đạo giải ( có) thời hạn giải văn quan, tổ chức Đối với văn liên quan đến nhiều đơn vị nhiều cá nhân, cần xác định rõ đơn vị cá nhân chủ trì giải quyết, đơn vị cá nhân tham gia thời hạn giải đơn vị, cá nhân Ý kiến phân phối, giải ghi vào khoản giấy trống phía lề trái văn cập nhật trực tiếp vào sở liệu quản lý văn Trong trường hợp cần thiết, ý kiến phân phối, giải ghi cập nhật vào phiếu riêng Sau có ý kiến phân phối, giải người có thẩm quyền, văn đến đăng ký bổ sung vào cột (7) sổ đăng ký văn đến vào trường hợp tương ứng sở liệu quản lý văn b, Chuyển giao văn đến Văn đến chuyển giao cho đơn vị cá nhân giải ý kiến người có thẩm quyền Việc chuyển giao văn đến quan, tổ chức đơn vị phải bảo đảm yêu cầu sau: - Nhanh chóng : Văn đến (loại khẩn ) phải chuyển cho đơn vị cá nhân có trách nhiệm giải quyết; - Đúng đối tượng: Văn đến (loại mật) phải chuyển đến tận tay ngi nhn; Báo cáo thực tập Học viện Hành chÝnh - Chặt chẽ: Khi chuyển giao văn phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu người nhận văn phải ký nhận; văn đến có đóng dấu “ Thượng khẩn” “ Hỏa tốc”, phải ghi rõ thời gian nhận Văn thư đơn vị người thủ trưởng đơn vị giao trách nhiệm, sau tiếp nhận, phải vào sổ đăng ký văn đến đơn vị, trình thủ trưởng đơn vị xem xét cho ý kiến phân phối, giải Căn ý kiến phân phối thủ trưởng đơn vị, văn chuyển cho cá nhân trực dõi, giải Khi nhận văn chuyển phát bằn Fax qua mạng, văn thư phải thực công việc đóng dấu đến, ghi số ngày đến ( số đến số thứ tự đăng ký ghi đăng ký Fax, văn chuyển qua mạng; ngày đến ngày, tháng, năm nhận đăng ký văn trến giấy đó) chuyển cho đơn vị cá nhân nhận Fax, văn qua mạng 2.1.3 Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: a, Giải văn đến: Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải kịp thời theo thời hạn pháp luật quy định theo quy định định cụ thể quan, tổ chức; văn có đóng dấu độ khẩn, phải giải khẩn trương, không chậm trễ Khi giải văn đến liên quan đến đơn vị, cá nhân khác, đơn vị cá nhân chủ trì giải phải gửi văn kèm theo phiếu giải văn để tham khảo ý kiến đơn vị, cá nhân Khi trình người đứng đầu quan, tổ chức xem xét, định, đơn vị cá nhân chủ trì phải trình kèm phiếu giải văn có ý kiến tham gia tất đơn vị, cá nhân liên quan b, Theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến Tất văn đến có ấn định thời hạn giải theo quy định pháp luật quy định quan, tổ chức phải theo dõi, đôn đốc thời hạn giải Trách nhiệm theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: - Người giao trách nhiệm có nhiệm vụ theo dõi, đơn đốc đơn vị cá nhân giải văn theo thời hạn quy định - Văn thư có trách nhiệm lập sổ theo dõi giải văn đến thường xuyên tổng hợp số liệu văn đến, bao gồm tổng số văn đến; văn đến giải quyết; văn đến hết hạn chưa giải để báo cáo cho người giao trách nhiệm xem xét; giải Mẫu sổ cách ghi sổ thực theo hướng dẫn Phụ lục VI B¸o c¸o thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh - Đối với văn đến có đóng dấu “ Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách nhiệm theo dõi, thu hồi gửi trả lại nơi gửi theo thời hạn quy định 2.2 Lý luận chung nghiệp vụ quản lý văn 2.2.1 Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày; ghi số ngày, tháng, năm văn a, Kiểm tra thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn Căn quy đinh pháp luật, văn thư có nhiệm vụ kiểm tra lại thể thức, hình thức kỹ thuật trình bày văn trước thực thủ tục để phát hành văn bản; trường hợp phát có sai sót, kịp thời báo cáo cho người giao trách nhiệm xem xét, giải b, Ghi số ngày, tháng, văn Tất văn quan, tổ chức, trừ trường hợp pháp luật có quy định khác số trường hợp cụ thể số loại văn chuyên nghành hóa đơn, chứng từ kế tốn v.v…, phải tập trung văn thư để ghi số theo hệ thống số chung quan, tổ chức - Ghi số văn Việc đánh số văn quy phạm pháp luật thực theo quy định pháp luật hành Số văn hành số thứ tự đăng ký văn quan, tổ chức ban hành năm ( nhiệm kỳ) đánh riêng cho loại đánh chung cho số văn hành Tùy theo tổng số văn số lượng loại văn quan, tổ chức ban hành hàng năm ( theo nhiệm kỳ) mà lựa chọn phương pháp đăng ký đánh số văn cho phù hợp, cụ thể sau: + Đối với quan, tổ chức nhỏ, có số lượng văn hành ban hành năm ( nhiệm kỳ ) (dưới 5000 văn bản), đăng ký đánh số chung cho tất loại văn hành chính; + Những quan, tổ chức có số lượng văn hành ban hành năm (hoặc nhiệm kỳ từ 500 đến 2000 văn bản, lựa chọn phương pháp đăng ký đánh số hỗn hợp, vừa theo loại văn ( áp dụng số loại văn định ( cá biệt ), thị ( cá biệt ), giấy giới thiệu, giấy đường,v.v…); vừa theo nhóm văn định ( nhóm văn có ghi tên loại chương trình, kế hoạch, báo cáo v.v… nhóm cơng văn hành chính); + Đối với quan, tổ chức có số lượng văn hành ban hành năm ( nhiệm kỳ) tương đối lớn ( 2000 văn bản) đăng ký đánh số riêng, theo loại văn hành Báo cáo thực tập Học viện Hành Vn bn ( loại mật ) đánh số theo hệ thống số chung văn quan, tổ chức - Ghi ngày, tháng văn Ngày, tháng văn quy phạm pháp luật Quốc hội, Uỷ ban thường vụ Quốc hội, Hội đồng nhân dân ban hành ngày, tháng, năm văn thông qua Ngày, tháng văn quy phạm pháp luật khác văn hành ngày, tháng, năm văn lý ban hành đăng ký vào sổ 2.2.2 Đóng dấu quan dấu mức độ khẩn, mật a, Đóng dấu quan Việc đóng dấu quan lên chữ ký văn đóng dấu quan phụ lục kèm theo văn thực theo quy định Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 Chính phủ cơng tác văn thư Việc đóng dấu giáp lai văn phụ lục theo văn người đứng đầu quan, tổ chức định Dấu đóng vào khoảng mép phải văn phụ lục văn bản, trùm lên phần tờ giấy; lần đóng dấu lên khơng q 05 tờ giấy liền kề b, Đóng dấu độ khẩn , mật Việc đóng dấu độ khẩn ( “hỏa tốc”, “Thượng khẩn” “Khẩn”) văn thực theo quy định pháp luật hành Vị trí đóng dấu độ khẩn, dấu độ mật dấu “ Tài liệu thu hồi văn thực theo quy định pháp luật hành 2.2.3 Đăng ký văn a, Đăng ký văn sổ - Lập sổ đăng ký văn Căn tổng số số lượng loại văn hàng năm( nhiệm kỳ), quan, tổ chức định việc lập sổ đăng ký cho phù hợp Tuy nhiên không nên lập nhiều sổ mà sử dụng loại sổ đăng ký chung, chia thành nhiều phần để đăng ký loại văn khác phương pháp đăng ký đánh số văn mà quan, tổ chức áp dụng sau: + Đối với quan, tổ chức có số lượng văn 500 văn năm ( nhiệm kỳ ) nên lập hai sổ: Sổ đăng ký tất loại văn ( loại thường) Sổ đăng ký văn ( loại mật) + Những quan, tổ chức có số lượng văn từ 500 đến 2000 văn năm ( nhiệm kì ) lập hai s sau: 10 Báo cáo thực tập Học viện Hành chÝnh CHƯƠNG II: THỰC TẾ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI, ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG-BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI I GIỚI THIỆU VỀ VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Chức năng: Văn phòng Bộ Lao động Thương binh Xã hội (gọi tắt Văn phòng Bộ) đơn vị thuộc Bộ có trách nhiệm giúp Bộ trưởng theo dõi, đơn đốc tổ chức, quan đơn vị thực chương trình kế hoạch cơng tác Bộ; thực cơng tác hành chính, văn thư, lưu trữ; quản lý sở vật chất kỹ thuật , tài sản, kinh phí hoạt động, đảm bảo phương tiện, điều kiện làm việc phục vụ cho hoạt động Bộ Nhiệm vụ: Xây dựng chương trình, kế hoạch cơng tác hàng tháng, hàng tuần Bộ; đôn đốc, theo dõi, đánh giá, báo cáo kết thực chương trình, kế hoạch công tác Bộ duyệt Giúp Bộ làm đầu mối tổ chức hoạt động phối hợp với Bộ, Nghành, tổ chức trị - xã hội Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh theo quy định Chính Phủ Thực chế độ báo cáo tháng, quý hoạt động đạo điều hành theo quy định Thực nhiệm vụ thuộc chức quản trị Hành chính; phục vụ hoạt động đạo, điều hành công việc hàng tuần, hàng ngày lãnh đạo Bộ Tổ chức đạo thực công tác hành chính, văn thư, lưu trữ hồ sơ, quy định bảo vệ bí mật nhà nước quan Bộ đơn vị thuộc Bộ, kiểm tra thể thức việc trình Lãnh đạo Bộ ký duyệt, ký ban hành văn quy phạm pháp luật, văn hành theo quy định Nhà nước; quản lý tổ chức hoạt động Thư viện Bộ Bảo đảm trật tự, kỷ luật, kỷ cương theo nội quy làm việc quan: quản lý chế độ làm việc, sinh hoạt hội nghị Bộ theo quy định Nhà nước Bộ Tổ chức thực cơng tác phịng, chữa cháy nổ, phịng chống bão lụt; phịng chống dịch bệnh cơng tác Y tế quan Bộ, tổ chức công tác dân quân, tự vệ quan Bộ theo quy định Nhà nước Bộ Quản lý sử dụng sở vật chất kỹ thuật, phương tiện, kinh phí hoạt động; đảm bảo phương tiện điều kiện làm việc quan Bộ theo quy nh 13 Báo cáo thực tập Học viện Hành Về thi đua – Khen thưởng: Trình Bộ tổ chức việc thực thi đua khen thưởng; xét tặng kỷ niệm chương nghiệp lao động, Thương binh Xã hội; xét tặng danh hiêụ thi đua, khen thưởng đơn vị cá nhân thuộc Bộ Trình Bộ xét đề nghị Bộ, Nghành cấp có thẩm quyền tặng danh hiệu thi đua, khen thưởng cá nhân đơn vị thuộc Bộ (kể khen thưởng thành tích kháng chiến) Thực nhiệm vụ thường trực Hội đồng Thi đua – Khen thưởng Bộ quan Bộ Phối hợp với Cơng đồn Bộ chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho cán bộ, công chức quan Bộ theo chế độ, sách Nhà nước Bộ Thực nhiệm vụ khác Bộ phân cơng Cơ cấu tổ chức Văn phịng Bộ: Văn phịng Bộ có Chánh Văn phịng Phó Văn phòng giúp việc Các phòng thuộc Văn phòng Bộ gồm: - Đại diện Văn phòng Bộ thành phố Hồ Chí Minh; - Phịng Hành chính; - Phịng Thư ký - Tổng hợp; - Phòng Tuyên truyền – Thi đua; - Phòng Quản trị; - Phòng Tài vụ; - Phòng Quốc phòng – An ninh; - Đội xe; - Nhà khách; - Nhà khách Người có cơng (đơn vị s nghip) 14 Báo cáo thực tập Học viện Hành chÝnh Mối quan hệ Bộ Văn phòng Bộ BỘ TRƯỞNG: Nguyễn Kim Ngân THỨ TRƯỞNG (Bùi Hồng Lĩnh) THỨ TRƯỞNG: (Đàm Hữu Trác) Các đơn vị Thứ trưởng phụ trách Các đơn vị Thứ trưởng phụ trách THỨ TRƯỞNG: (Ng Thanh Hoà) THỨ TRƯỞNG: Phùng Ngọc Hùng Các đơn vị Thứ trưởng phụ trách Các đơn vị Thứ trưởng phụ trách VĂN PHÒNG BỘ Mỗi quan hệ trực thuộc Mỗi quan hệ phối hợp SƠ ĐỒ MỖI QUAN HỆ GIỮA VĂN PHÒNG VÀ CÁC ĐƠN VỊ THUỘC BỘ II HOẠT ĐỘNG QUẢN LÝ VĂN BẢN TẠI BỘ GIAI ĐOẠN 2006 2008 Hàng năm, Văn phòng Bộ tiếp nhận lượng lớn văn trung bình khoảng 15000 đến 25000 ban hành khoảng 5000 đến 7000 văn loại Do đặc thù Thành phố Hà Nội Thủ đô nước Việt Nam, trung tâm kinh tế, văn hóa, trị, kinh tế nước Do đó, số lượng cơng việc cơng tác hành lớn, số vụ việc hành cần phải giải ln B 15 Báo cáo thực tập Học viện Hành chÝnh Lao động – Thương binh Xã hội quan Nhà nước đòi hỏi Văn phòng Bộ phải làm việc với cường độ cao khối lượng lớn Chính thế, số lượng văn đến mà Văn phòng Bộ tiếp nhận xừ lý lớn Trung bình năm có 40.000 đầu văn đi, đến mà Phịng giải Và năm, tình hình kinh tế - xã hội ngày phát triển nên có tăng lên số lượng văn qua năm, từ 15 – 20% lượng văn cần giải so với năm trước Năm 2006, Văn phòng Bộ tiếp nhận xử lý 20.669 văn đến; trực tiếp phát hành văn với số lượng 7.270 Số liệu cho thấy khối lượng cơng việc lớn mà Văn phịng Bộ phải đảm nhận Năm 2007, Văn phòng Văn phòng Bộ tiếp nhận xử lý 25.000 văn đến; trực tiếp phát hành văn với số lượng 5.001 Năm 2008(tính đến hết tháng năm 2008), Văn phịng Văn phòng Bộ tiếp nhận xử lý 14.860 văn đến; trực tiếp phát hành văn với số lượng 5.153 Số liệu cụ thể tính đến 15 35 phút ngày 09/2/2008 số văn mà Văn phòng Bộ tiếp nhận cụ sau: - Đã tiếp nhận 3.265 văn quan, tổ chức trung ương gửi đến Văn phòng giải - Đã tiếp nhận 7.136 văn quan, tổ chức địa phương gửi đến Văn phòng Bộ - Đã tiếp nhận 2.145 văn vượt cấp quan, tổ chức, cá nhân khác gửi đến Văn phòng đề nghị giải - Đối với văn Bộ ban hành tính đến thời điểm 7.326 văn ban hành Trong đó, số đầu văn cụ thể sau: + Quyết định pháp quy có 66 đầu văn bản; + Chị thị pháp quy có 13 văn bản; + Quyết đinh hành có 3479 văn bản; + Thơng tư có 13 văn bản; + Cơng văn loại có 1799 văn bản; + Báo cáo có 29 văn Ngồi cịn nhiều loại văn khác tờ trình, giấy mời…do Bộ ban hành Văn phòng Bộ trực tiếp phát hành Với đặc thù thành phố có kinh tế phát triển, sở hạ tầng kỹ thuật tương đối tốt trang bị cách đồng bộ, đại Có nguồn nhân, tài lực dồi Dựa tiềm lực đó, Văn phịng Bộ đưa tiến cơng ngh 16 Báo cáo thực tập Học viện Hành thơng tin vào hầu hết khâu q trình quản lý nhà nước Văn phòng Bộ tự hào đơn vị ứng dụng công nghệ thông tin tiên tiến gần sớm nước theo tinh thần Nghị định 136/NĐ-CP Chính phủ Hầu hết quy trình nghiệp vụ quản lý văn đi, đến Văn phòng Bộ xử lý giải thực dựa hệ thống máy tính qua năm chỉnh sửa, hoàn thiện, nâng cấp cho phù hợp với đặc thù công việc yêu cầu đổi Đây phần mềm chuyên dụng xây dựng để phục vụ cho công tác quản lý văn đi-đến, nối mạng với mạng diện rộng Chính phủ mạng internet để tiếp nhận, chia sẻ thông tin phục vụ cho cơng tác quản lý hành nhà nước Việc quản lý văn đi, đến thực theo quy định Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư Lưu trữ nhà nước, chưa đẻ xẩy tình trạng mát, thất lạc văn bản, tài liệu góp phần quan trọng việc quản lý cơng việc hành III QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐẾN CỦA VĂN PHÒNG BỘ Tiếp nhận, đăng kí văn đến: Văn đến tổ chức, cá nhân gửi đến Bộ giải gửi vào Nơi tiếp nhận văn đặt Phịng Bảo vệ đồng chí Tơ Trọng Phưởng phụ trách tiếp nhận, đồng chí sau tiếp nhận , kiểm tra sơ sau gửi Văn thư Văn phòng Bộ tiếp tục phân loại, xử lý Văn thư cơng tác quản lí văn đến gồm có đồng chí: Nguyễn Thị Cúc, Đặng Thị Hồng Minh, Vũ Thị Thu Hồi đồng chí làm công tác lưu trữ : Đào Thị Thiên Hương Phùng Ngọc Châm Văn thư sau tiếp nhận văn đến tiến hành phân loại sơ thành loại: Các văn gửi đề tên quan; Các văn gửi trực tiếp lãnh đạo; Các văn yêu cầu hồ sơ, thủ tục xử lý công việc Sau phân loại xong, văn thư làm công tác bóc bì văn theo trình tự pháp lý dựa quy định công tác văn thư – lưu trữ hành Văn bóc bì đóng dấu đến Sau văn thư làm công tác phân loại văn cho lãnh đạo xử lý Đây cơng tác khó khăn, địi hỏi trình độ nghiệp vụ chun mơn cơng tác hành cao, phải phân loại sơ loại lĩnh vực văn thuộc khối chuyên viên Văn phòng chịu trách nhiệm giải Sau làm công tác phân loại chuyên viên giải xong, văn thư chuyển qua công tác đăng ký văn máy vi tính Cơng tác đăng ký văn đến máy vi tính phải đảm bảo đầy đủ thông tin như: Lãnh đạo xử lý; Nơi gửi văn bản; Có trái với thị 16 không; Khu vực văn đến (1-Trung ương, 1- Địa phương, 3- vượt cấp); Mức độ mật; Mức độ khẩn; Loại cơng văn; Số ký hiệu; Ngày 17 B¸o c¸o thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh ký; Ngày nhận; lĩnh vực; Trích yếu nội dung văn bản; Đính kèm văn ( có ); Hạn giải (nếu có)… Sau điền đầy đủ thông tin vào hình xử lý văn máy vi tính Văn thư thực hiên hiệu lệnh xác nhận, sau xác nhận máy tính tự động số đến văn vừa tiếp nhận; Văn thư làm công tác ghi số đến ngày đến văn Sau đăng ký xong, văn thư kẹp theo “Phiếu xử lý văn bản” vào đầu văn đưa vào ô tiếp nhận văn chuyên viên Văn phòng “Phiếu xử lý văn bản” để xử lý văn bản, có ghi: Số cơng văn, ngày tháng năm, quan gửi, ý kiến Bộ, ý kiến Chánh, Phó Văn phòng; ý kiến đề xuất chuyên viên trực tiếp xử lý Trình văn đến: Sau đăng ký, văn đến kịp thời trình cho chuyên viên có trách nhiệm giải theo lĩnh vực chuyên môn cụ thể Các chuyên viên sau nhận văn sau xem xét, nghiên cứu…Căn vào chức năng, nhiệm vụ kế hoạc giao…ghi ý kiến phân phối văn cho đơn vị cá nhân, ý kiến đạo giải thời hạn giải văn theo yêu cầu nội dung văn Y kiến phân phối, giải ghi vào Phiếu xử lý văn sau cập nhật trực tiếp vào sở liệu quản lý văn máy vi tính thơng qua văn thư Sau có ý kiến phân phối, giải người có thẩm quyền, văn đến trả phận văn thư đăng ký bổ sung vào sở liệu quản lý văn máy vi tính văn thư Chuyển giao văn đến: Văn đến chuyển giao cho đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải ý kiến chuyên viên ghi Phiếu xử lý văn Giải theo dõi, đôn đốc việc giải văn đến: Sau nhận văn đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải kịp thời hạn pháp luật quy đinh Đặc biệt văn đến có đóng dấu độ khẩn xử lý riêng nhanh chóng, kịp thời, khơng chậm trễ Căn vào cơng tác xử lý, giải quyết; văn giải hồi âm thơng qua văn Bộ phát hành thông qua hệ thống phát hành văn Văn phòng Bộ IV QUY TRÌNH XỬ LÝ VĂN BẢN ĐI CỦA VĂN PHỊNG BỘ Quy trình xử lý văn Văn phịng Bộ văn thư đảm trách làm công tác quản lý văn Văn phòng Bộ Đây cơng tác khó khăn, nặng 18 B¸o c¸o thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh nề, áp lực cơng việc địi hỏi trình độ chun mơn nghiệp vụ hành nghiệp vụ cơng tác văn thư cao khối lượng đầu văn lớn, trung bình 17.000 văn năm 3.1 Kiểm tra thể thức văn bản: Căn quy định pháp luật, văn thư kiểm tra lại thể thức trình bày văn trước làm thủ tục để phát hành văn Sau đó, văn thư làm cơng tác ghi số ngày, tháng năm ban hành văn theo số thứ tự đăng ký văn theo quy định Văn phịng Bộ Đóng dấu quan mức độ khẩn, mật Văn sau kiểm tra kỹ, đánh máy, sau có chữ ký lãnh đạo chuyên viên nhân xong đưa vào làm cơng tác đóng dấu văn thư phụ trách quản lý dấu có thẩm quyền đóng dấu Văn thư đóng dấu quan, đóng dấu độ khẩn, mật tài liệu thu hồi thực theo quy định pháp luật hành Đăng ký văn Việc đăng ký (cập nhật) thông tin văn thực phần mềm “Chương trình quản lý văn bản- hồ sơ công việc Bộ” Việc đăng ký văn phần mềm cần điền đầy đủ thông tin sau: Khối phát hành văn bản; loại văn bản; số ký hiệu; ngày ký; nơi nhận văn bản; trích yếu nội dung; lĩnh vực; người thảo;… Công tác đồng chí văn thư Vũ Thị Thu Hồi thực Làm thủ tục, chuyển phát theo dõi việc chuyển phát văn Văn sau đóng dấu, làm thủ tục phát hành văn Văn cho vào phong bì theo quy đinh kích cỡ thể thức, ghi số văn bản, quan, tổ chức tiếp nhận, mức độ khẩn, mật…và chuyển, phát văn đường bưu điện Fax, qua mạng…Công tác đồng chí văn thư Đặng Thị Hồng Minh thực V NHẬN XÉT VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VĂN BẢN CỦA VĂN PHÒNG BỘ Qua thời gian thực tập Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội, quan sát trực tiếp phân công làm số khâu, công đoạn quy trình lưu văn quan, em rút số nhận xét sau: Mặt đạt - Văn phòng Bộ thuộc Bộ Lao động Thương binh- Xã hội nhận lãnh đạo thống nhất, quan tâm đạo sát công tác cấp Các chương trình kế hoạch mà Bộ giao phó cụ thể, rõ ràng có tính khả thi 19 B¸o c¸o thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh - Các văn pháp luật Nhà nước, quy định Bộ công tác văn thư tương đối rõ ràng, sát thực tế, hợp lý giúp Văn phịng giải cơng việc thuận lợi Phịng xây dựng quy chế quản lý ban hành văn bản, tổ chức phổ biến, tập huấn cho cán công tác quản lý văn bản, bước đưa công tác vào nề nếp - Việc phân cơng cơng tác hoạt động Văn phịng tổ chức khoa học, không chồng chéo Việc sử dụng trang thiết bị kỹ thuật tiên tiến phần mềm đại góp phần lớn vào thành cơng cơng tác chun mơn văn thư nói riêng cơng tác Phịng hành nói chung - Phòng nhận phối hợp, hợp tác tích cực quan, ban nghành, đơn vị, cá nhân thực nhiệm vụ giao - Lãnh đạo cán nhân viên phịng cố gắng nỗ lực, nhiệt tình với cơng việc, khắc phục khó khăn để hồn thành tốt nhiệm vụ giao - Phịng có đội ngũ cán cơng chức có trình độ chun mơn kỹ thuật cao(100% đào tạo đại học theo chuyên nghành phù hợp) tuổi trẻ, nhiệt tình cơng tác - Cơ sở vật chất kỹ thuật tương đối đầy đủ - Văn phòng Bộ kết nối với mạng tin học diện rộng Chính phủ, cho phép trao đổi thư tín điện tử, tra cứu văn quy phạm pháp luật thông tin cập nhật, đặc biệt chương trình quản lý sở liệu, cập nhật văn đi, đến Văn phòng tiện lợi hiệu quả, giúp xử lý khối lượng lớn văn - Phịng ln nhận quan tâm đặc biệt Bộ sở vật chất lẫn tinh thần Mặt hạn chế - Mọi văn đến chưa tập trung hoàn toàn vào đầu mối vào phận văn thư quan Tình trạng văn chưa qua văn thư để đăng ký xảy Nhiều sở, ban, nghành mang văn đến gặp trực tiếp, trình lãnh đạo chun viên mà khơng qua Văn phịng Văn phịng khơng quản lý hết đầu vào văn - Lãnh đạo khó quản lý kiểm sốt cơng việc nhân viên, khó quy trách nhiệm tình văn xử lý chậm hay ban hành chậm… - Do áp dụng quản lý văn máy vi tính cần cập nhật thường xuyên quy trình chu chuyển văn nên kéo dài thời gian qua nhiều khâu trung gian quy trình 20 Báo cáo thực tập Học viện Hành - Việc gửi văn nhiều trường hợp cịn chậm, có văn cịn thiếu trang Tình trạng văn gửi vượt cấp, văn sai thủ tục hành chính, sai thể thức nội dung, chưa xử lý liên nghành nhiều - Đội ngũ cán Văn phịng cơng tác văn thư có trình độ, lực, sức trẻ đào tạo tốt khối lượng công việc nhiều, văn , đến có số lượng lớn, cán lãnh đạo Phịng lại kiêm nhiệm nhiều chức danh gây khó khăn mặt nhân dẫn đến tồn đọng công việc chưa giải kịp thời theo hạn định - Cơ sở vật chất kĩ thuật tương đối đầy đủ chưa đồng bộ, hệ thống mạng máy tính tốc độ đường truyền cịn chậm, gây thời gian cho công tác truyền, nhận xử lý thơng tin, khai thác liệu có mạng… Nguyên nhân Những hạn chế nêu xuất phát từ số nguyên nhân sau đây: Thứ : Bên cạnh việc phân chia nhiệm vụ rõ ràng lại chưa có chế quản lý chặt chẽ thực hiệu nên xuất tình trạng văn chưa tập trung mối, đơi cịn tình trạng bỏ sót tình trạng văn chưa xử lý Thứ hai : Chưa có biện pháp “cứng” việc xử lý văn sai thể thức nội dung, nên chưa thực tạo nên ý thức thực có trách nhiệm với cơng việc Thứ ba : Đội ngũ cán công chức xuất nhiều người trẻ chưa thực phát huy lực cơng tác cải cách hành chính, nên q trình giải cơng việc mang nặng tính khn mẫu, thụ động hiệu công việc chưa thực cao Thứ tư : Do điều kiện mặt tài cịn hạn chế nên xét mặt sở vật chất kỹ thuật chưa thực đáp ứng nhu cầu giải cơng việc Văn phịng Thứ năm : Bộ thường xuyên tổ chức chương trình hay khóa học nâng cao lực đội ngũ cán bộ, công chức hiệu chưa thật cao ý thức đội ngũ cán bộ, công chức tương đối thờ ơ, chưa thực quan tâm tới khóa đào tạo 21 B¸o c¸o thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh CHƯƠNG III: NHỮNG KIẾN NGHỊ, GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHÒNG BỘ LĐTBXH I NHỮNG KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN, NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG CỦA VĂN PHỊNG BỘ - Văn phịng Bộ phịng ban khác nói chung cơ quan chun mơn lĩnh vực quản lý nhà nước Do cần Nhà nước ban hành hệ thống văn hồn chỉnh, đồng bộ, ổn định, có tính khả thi quy định đầy đủ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn cấu tổ chức Phòng; quyền nghĩa vụ, người quản lý, người bị quản lý… - Để thực tốt nhiệm vụ Bộ giao, phòng cần tích cực chủ động việc phối hợp hoạt động với phòng ban khác Bộ quan tổ chức khác có liên quan - Các cán nhân viên phòng phải thường xun báo cáo tiến trình thực cơng việc cho lãnh đạo phịng trao đổi cơng việc với đồng nghiệp để tháo gỡ khó khăn để tránh trường hợp cán vắng cơng việc không giải - Lãnh đạo phải thường xun kiểm tra tình hình cơng tác nhân viên phòng - Nâng cao tinh thần trách nhiệm thành viên phòng - Thường xuyên cử cán phịng tham gia vào chương trình, lớp bồi dưỡng nhằm nâng cao tư tưởng trị chuyên môn nghiệp vụ - Đẩy mạnh công tác cải cách hành phân cơng rõ ràng nâng cao trách nhiệm phận cấp, cá nhân trình thực nhiệm vụ, thực chế độ khen thưởng kỷ luật nghiêm minh - Bám sát mục tiêu, nhiệm vụ thực hiên nghiêm túc chủ trương đạo Bộ Tăng cường công tác kiểm tra việc thực hiên nhiệm vụ để kịp thời đạo việc thực kế hoạch đề công tác quản lý nhà nước - Về cán phòng cần phải biên chế thêm số lượng việc nhiều, cán kiêm nhiệm; để giải nhanh cơng tác hành - Về trang thiết bị Phòng cần đề nghị đầu tư tài để nâng cao trang thiết bị máy móc Trên kiến nghị em nhằm nâng cao hiệu hoạt động Văn phịng Bộ cơng tác quản lý văn đi, văn đến nói riêng Hy vọng với 22 B¸o c¸o thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh số kiến nghị góp phần làm hoàn thiện tăng hiệu hoạt động Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội II GIẢI PHÁP - Bộ phải thường xuyên thống kê số lượng cán công chức đơn vị để kiểm sốt mặt số lượng chất lượng đội ngũ cán công chức, tránh tình trạng dư thừa thiếu nhân đơn vị - Luôn đảm bảo phối hợp liên tục Bộ quan khác dựa hệ thống văn pháp luật để phát huy cao hiệu công việc - Tổ chức khóa học nhằm bồi dưỡng nâng cao lực đội ngũ cán cơng chức đơn vị Trong đó, cần xây dựng quy chế chặt chẽ nhằm phát huy thực tinh thần học tập cán công chức - Xây dựng cụ thể, rõ ràng quy chế khen thưởng cán công chức thực nhiệt tình cơng việc đồng thời xây dựng khung xử lý cán cơng chức chưa thực hết lịng hay vi phạm cơng việc Làm tốt cơng tác có tác dụng lớn việc nâng cao tinh thần trách nhiệm cán công chức công việc - Thường xuyên thống kê thiết bị máy móc đơn vị nhằm kiểm tra chất lượng thống kê xem phịng có cần cân đối lại thiết bị máy móc hay khơng, để tránh tình trạng có phịng dư thừa có phịng lại thiếu hay tình trạng thiết bị có vấn đề mà chậm chạp việc xử lý - Đẩy mạnh cơng tác cải cách hành theo chế cửa nhằm nâng cao hiệu công việc theo hướng nhanh gọn góp phần cơng cải cách hành nước III PHƯƠNG HƯỚNG - Hoàn thiện hệ thống văn pháp luật quy định rõ ràng quyền, nghĩa vụ cấu nhiệm vụ phòng, ban người quản lý, người bị quản lý - Trong năm tới Bộ cần phải tích cực triển khai cơng tác cải cách hành theo chế cửa nhằm đảm bảo hiệu công việc thời gian chất lượng công việc - Bằng biện pháp cụ thể nhằm phát huy cao độ động nhiệt tình đội ngũ cán trẻ vào công tác Bộ - Mở thêm khóa đào tạo bồi dưỡng nhằm nâng cao lực đội ngũ cán công chức đơn vị - Giải nhanh gọn hơn, thời gian ngắn văn gửi đến Bộ xử lý 23 B¸o c¸o thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh - Đảm bảo mặt số lượng chất lượng cán công chức tránh tình trạng thiếu phận lại dư thừa phận - Thống hoạt động từ xuống tạo thành thể thống nhất, đảm bảo liên tục trao đổi thông tin cấp bên cạnh phát huy tinh thần chủ động sáng tạo công việc Trên số kiên nghị, giải pháp phương hướng nhằm hoàn thiện nâng cao hiệu hoạt động công tác văn thư, hy vọng với vài ý kiến đóng góp góp phần nhỏ vào việc đảm bảo cho cơng việc đơn vị suôn sẻ, tạo thành hệ thống xuyên suốt đồng thực có biến chuyển hiệu năm tới 24 Báo cáo thực tập Học viện Hành KT LUN Công tác văn thư quản lý văn đi, văn đến Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội công tác quản lý cần thiết tương đối phức tạp, đặc điểm tình hình Bộ quan lớn nên khối lượng cơng tác hành cần giải lớn Chất lượng hiệu làm việc Văn phịng Bộ có ảnh hưởng lớn mang tính định tới khâu khác quy trình quản lý hành nhà nước Bộ Lao động – Thương binh Xã hội Trong trình thực tập Văn phịng Bộ, quan sát khối lượng cơng việc Phòng thực hiện, trực tiếp tham gia giải cơng việc phịng Những kiến thức thu từ thực tế lớn bổ ích cho cơng tác sau em Quan trọng thân lần trải nghiệm vị trí mới, trực tiếp tham gia vào khâu guồng máy hành Bộ Đối với để tài báo cáo thân em, khoảng thời gian bổ ích để em so sánh, đối chiếu kiến thức lý luận thực tiễn Đi sâu vào tìm hiểu đề tài kết hợp với việc quan sát thực tiễn hoạt động chuyển giao văn đến văn Bộ em vận dụng kiến thức kỹ mà thân tiếp thu ngồi giảng đường qua thấy thực tế lý luận có điểm khác biệt định, phải đảm bảo dựa sở lý luận định Đối với trình thực tập, thời gian tháng thực cần thiết chưa phải đủ để em chiêm nghiệm hết kiến thức mà học, bên cạnh phân cơng xếp đồn sinh viên thực tập Bộ vào phòng Văn thư lưu trữ chưa thực điều kiện đủ để chúng em quan sát tham gia cơng việc thực tế Vì thực tập phòng nên thực thiếu hội để chúng em tiếp cận với nội dung cơng việc mà tồn khoảng thời gian trống thời gian thực tập Qua đây, em thực thấy khâu chuẩn bị cho đợt thực tập cần thiết em thực mong muốn có phối hợp chặt chẽ quan tâm ban lãnh đạo Học viện quan thực tập để khoảng thời gian thực tập trở nên thật ý nghĩa, đạt hiệu thực tính chất vốn có Tuy vậy, khoảng thời gian thực tập Văn phòng thật khoảng thời gian có ý nghĩa với thân em nói riêng sinh viên cuối khóa nói chung Em xin chân thành cảm ơn Văn phịng Bộ Lao đơng – Thương binh Xã 25 B¸o c¸o thùc tËp Häc viƯn Hµnh chÝnh hội, anh chị tiếp nhận nhiệt tình hướng dẫn giúp đỡ em trình thực tập, em xin cảm ơn thầy cô đồn thực tập tận tình bảo dõi theo em q trình hồn thành báo cáo thực tập Em xin hứa với hướng dẫn dạy tận tình thầy ln cố gắng nỗ lực trở thành công chức gương mẫu tương lai Hà nội, ngày 14 tháng năm 2009 SINH VIÊN Vương Thị Dịu 26 B¸o cáo thực tập Học viện Hành TI LIU THAM KHẢO Nghị định số 178/NĐ-CP ngày 3/12/2007 Chính phủ Nghị định 110/2004/NĐ-CP công tác văn thư Chính phủ ban hành Nghị định số 171/2004/NĐ-CP ngày 29/9/2004 Chính phủ Giao trình Hành chinh Văn phịng – Học viện Hành – 2005 Báo cáo kết công tác văn thư, lưu trữ thực công tác số 678/VTLTNNTTr ngày o5 tháng năm 2008 Cục Văn thư Lưu trữ nhà nước tra thương xuyên công tác văn thư, lưu trữ BLĐTBVXH Công văn số 425/VTLTNN-NVTW ngày 18/7/2005 Cục văn thư Lưu trữ nhà nước 27 ... VĂN PHÒNG-BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI I GIỚI THIỆU VỀ VĂN PHÒNG BỘ LAO ĐỘNG THƯƠNG BINH VÀ XÃ HỘI Chức năng: Văn phòng Bộ Lao động Thương binh Xã hội (gọi tắt Văn phịng Bộ) đơn vị thuộc Bộ. .. phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội em sâu vào số nội dung: Thứ nhất: Là lý luận chung nghiệp vụ quản lý văn đi, văn đến Thứ hai : Thực tế công tác quản lý văn thư văn đi, văn đến Văn phòng Bộ. .. LUẬN Cơng tác văn thư quản lý văn đi, văn đến Văn phòng Bộ Lao động – Thương binh Xã hội công tác quản lý cần thiết tương đối phức tạp, đặc điểm tình hình Bộ quan lớn nên khối lượng công tác hành