Bài tập lớn Môn: Phân Tích Thiết Kế Hệ Thống. Đề tài: Quản lý cửa hàng thuốc Hoành Bồ Quảng Ninh. Giáo viên hướng dẫn: Vũ Anh Hùng Nhóm thực hiện: 1.Nguyễn Quỳnh Nga 2.Lê Hồng Chuyên 3. Đoàn Duy Hà 4.Triệu Bích Hằng I.Khảo sát hiện trạng và thu thập thông tin: 1.Kế hoạch phỏng vấn: Người được hỏi: Người phỏng vấn: Địa chỉ: Thời gian hẹn:28/04/06 Thời điểm bắt đầu:8h30 Thời điểm kết thúc:9h00 -Đối tượng được hỏi:Nhân viên cửa hàng. -Cần thu thập dữ liệu:việc nhập xuất thuốc và quản lý của cửa hàng thuốc Hoành Bồ. -Cần thoả thuận:xin phép được xem xét một số giấy tờ và xin fép được ghi âm. Các yêu cầu đòi hỏi:Phải là người của cửa hàng và trực tiếp tham gia các công việc có liên quan. Chương trình: -Giới thiệu -Tổng quan về công việc -Tổng quan về phỏng vấn: Chủ đề sẽ đề cập, Xin phép được ghi âm. Chủ đề 1:Câu hỏi và câu trả lời Chủ đề 2:Câu hỏi và câu trả lời Tổng hợp các nội dung chính ý kiến của người được hỏi. Kết thúc(thoả thuận) Ứoc lượng thời gian: 2 phút 3 phút 1 phút 7 phút 10 phút 5 phút 5 phút 1 phút Kế hoạch phỏng vấn 2.Phiếu phỏng vấn: Đánh giá chung: - Người được hỏi có vẻ rất bận,công việc của họ có lẽ là nhiều vì thế chúng ta cần hỏi vào những vấn đề chính để không gây ảnh hưởng tơi công việc của họ.Câu hỏi đưa ra cần ngắn gọn xúc tích. - Cần phải thu thập thêm tài liệu để hiểu rõ hơn. Dự án:Quản lý kinh doanh Tiểu dự án:Quản lý cửa hàng thuốc Người được hỏi: Ngày:28/04/06 Người hỏi: Câu hỏi Ghi chú Câu 1: Chị có kiểm tra lại hàng trong kho theo định kì không? Trả lời: Có.Tôi kiểm tra lại hàng trong kho từng tháng một. Câu 2: Cửa hàng của chị có nhiều chủng loại thuốc không? Trả lời: Cửa hàng chúng tôi có đủ đầu thuốc để cung ứng cho các cửa hàng nhỏ và người tiêu dùng. Câu 3: Cửa hàng của chị khi nhập hàng về thường làm những thủ tục gì? Trả lời:Chúng tôi phải xem xet chất lượng hàng nêu hàng ấy đã quá hạn thì không nhập.Sau đó viết phiếu nhập kho và lưu vào thẻ kho. Câu 4:Nhưng loại thuốc trong kho đã quá hạn dùng được xử lý như thế nào? Trả lời:Chúng tôi lập bản báo cáo các loại hàng sau đó thông qua nguời lãnh đạo cửa hàng và trực tiếp huỷ số thuốc ấy. Câu 5: Các chỉ có phải lập bản báo caó gửi lãnh đạo cửa hàng không? Trả lời:Có chứ,cứ mỗi tháng chúng tôi lại tổng hợp về việc nhập xuẩt hàng của cửa hàng để gửi lên ban lãnh đ 3.Lưu đồ công việc(ghi khi phỏng vấn): Dự án Tiểu dự án:Quản lý cửa hàng thuốc Trang Loại: lưu đồ Nhiệm vụ lập đơn hàng Ngày:28/04/06 Khách hàng Người quản lý Bên ngoài Ban lãnh đạo Nhập hàng (T1) Xuất hàng (T2) Báo cáo (T3) Bản dự trù mua hàng(D2) Phiếu nhập kho(D4) Bảng giá(D3) Bảng danh mục kiểm kê(D2) Sổ ghi hàng(D5) Đưa đơn thuốc Nhà cung cấp 4.Bảng mô tả chi tiết công việc: Dự án Tiểu dự án: Quản lý cửa hàng thuốc Trang Loại:Phân tích hiện trạng Mô tả công việc STT Ngày:28/04/06 Công việc: nhập xuất hàng Điều kiện ban đầu(kích hoạt): - Một số loại thuốc trong kho đã hết. - Đề nghị hấp dẫn của nhà cung cấp. - Đề nghị cung ứng của khách hàng. Thông tin đầu vào:Đơn chào hàng, đơn mua hàng, danh sách nhà cung cấp, sổ ghi hàng. Kết quả đầu ra:Phiếu nhập kho, bản dự trù mua hàng, bảng giá. Nơi sử dụng:Nhà cung cấp, bộ phận tài vụ. Tần xuất:Tuỳ thuộc vào nhu cầu của từng ngày. Quy tắc: - Những đơn hàng có loại muốn dùng phải có chỉ thị của bác sĩ thi phải thông qua ban lãnh đạo - Khi bán thuốc phải hỏi rõ người mua hàng. - Quy định một người cụ thể làm những công việc cụ thể. - Phải bán đúng giá quy định. Lời bình: - Đôi khi có xảy ra một số sự cố hư hỏng hàng khi di chuyển. 5.Bảng mô tả chi tiết tài liệu: Dự án Tiểu dự án:Quản lý cửa hàng thuốc Trang: Loại: phân tích hiện trạng Mô tả công việc STT: Ngày:28/04/06 Tên dữ liệu:Cửa hàng thuốc Hoành Bồ. Định nghĩa: Là nơi thực hiện công việc nhập và xuất thuốc Cấu trúc và khuôn dạng:Kiểu kí tự và số. Loại hình: sơ cấp Số lượng:theo nhu cầu của người mua. Ví dụ: Lời bình: 6.Bảng tổng hợp công việc: STT Mô tả công việc Vị trí làm việc Tần suất Hồ sơ ra Hồ sơ vào T1 Nhập hàng vào kho: Mỗi tháng hoặc mỗi quý cửa hang sẽ tiến hành kiểm kê hàng trong kho.Sau đó lập bản dự trù mua hàng nộp lên công ty để mua hàng. Nhân viên cửa hàng Mỗi tháng hoặc mỗi quý T2 Xuất hàng: khi các cửa hàng nhỏ hay người tiêu dùng có nhu cầu mua thuốc thì tiến hành làm thủ tục bán hàng. Nhân viên cửa hàng Mỗi khi có yêu cầu mua hàng T3 Báo cáo: sau mỗi tuần làm việc nhân viên cửa hàng có trách nhiệm phải lập bản báo cáo về việc nhập xuất hàng trong tuần đó nộp cho lãnh đạo cửa hàng. Nhân viên cửa hàng Cuối tuần 7.Bảng tổng hợp hồ sơ tài liệu: STT Tên-Vai trò Công việc liên quan D1 Bản kiểm kê hàng:ghi lại các mặt hàng trong kho T1 D2 Bản dự trù mua hàng:ghi những loại hàng cần T1,T3 D3 Bảng giá:Niêm yết giá các loại thuốc có trong cửa hàng cho ngươi mua biết T2 D4 Phiếu nhập kho: Ghi tên hàng, chủng loại số lượng, đơn giá,thành tiền,thanh toán T1 D5 Sổ nhập xuất :ghi lại việc nhập xuất hàng,số hàng còn trong kho T1,T2,T3 II. Mô tả bài toán: - Cửa hàng cuối mỗi tháng và mỗi quý sau khi đối chiếu sổ ghi hàng đến kiểm tra thực tế sẽ lên bảng danh mục kiểm tra tháng hoặc quý.Sau đó lập bản dự trù mua hàng gửi lên công ty để nhập thuốc - Khi công ty gửi thuốc xuống,cửa hàng sau khi kiểm tra thuốc sẽ được nhập vào trong kho để bộ phận kho quản lý. - Khi có yêu cầu mua thuốc: + Đối với các quầy thuốc bán lẻ và bệnh viện: lập đơn yêu cầu mua thuốc gửi cho cửa hàng,nhân viên cửa hàng căn cứ vào đơn yêu cầu để lấy thuốc trong kho và viết hóa đơn thanh toán + Đối với khách mua lẻ: đưa ra đơn thuốc của bác sĩ. Nhân viên cửa hàng căn cứ đơn thuốc giao thuốc cho khách. Hàng lưu vào sổ ghi hàng bán hàng theo đơn. - Cuối mỗi tuần tổng hợp và làm báo cáo gửi lên công ty. III.Biểu đồ ngữ cảnh 0 HỆ THỐNG QUẢN LÝ CỬA HÀNG THUỐC KHÁCH NHÀ CUNG CẤP (TỔNG Cty) BAN LÃNH ĐẠO Báo cáo Y/C Báo cáo Gửi hoá đơn TT Yêu cầu mua Thanh toán Giao thuốc Bản dự trù mua hàng Giao hàng Thông tin chỉ đạo IV. Biểu đồ phân rã chức năng: Mô tả chi tiết các chức năng lá 1. Nhập hàng 1.1Lập bản dự trù mua hàng Cuối tháng hoặc cuối quí sau khi đối chiếu sổ sách đến kiểm kê thực tế lấy số liệu lên bảng danh mục kiểm kê tháng hoặc quí :hàng tồn, hàng nào hết hoặc đã quá hạn sử dụng căn cứ vào bảng danh mục kiểm kê lập bản dự trù mua hàng 1.2 Kiểm tra đơn hàng Sau khi công ty gửi hàng xuống căn cứ vào đơn hàng trong bản dự trù mua hàng để kiểm tra hàng có đúng với nhu cầu hay chưa trước khi nhập kho 1.3 Lập phiếu nhập Sau khi đã kiểm tra đơn hàng đúng với yêu cầu thì lập phiếu nhập kho : : tên mặt hàng ,mã số ,đơn vị ,số lượng(theo chứng từ và thực nhập) ,đơn giá … 1.4 Nhập hàng vào kho Sau khi có phiếu nhập kho thì bộ phận kho chuyển hàng vào trong kho để quản lí QUẢN LÍ CỬA HÀNG THUỐC 1.Nhập hàng 1.1Lập bản dự trù mua hàng 1.2 Kiểm tra đơn hàng 1.3 Lập phiếu nhập 1.4 Nhập hàng vào kho 1.6 Tạo hóa đơn thanh toán 1.5 Vào sổ nhập xuất 4.Báo cáo 4.1Y/c báo cáo 4.2Lập bản báo cáo 3.Thanh toán 3.1Tiếp nhận hđtt 3.2 Kiểm tra hđtt 3.3 Kiểm tra dư nợ 2.Xuất hàng 2.1Yêu cầu mua hàng 2.2Kiểm tra hàng 2.3 Lập phiếu xuất kho 2.5 Tạo hóa đơn thanh toán 2.4 Vào sổ nhập xuất 3.4 Viết phiếu thu chi 3.5 Vào sổ thu chi2.4 Vào sổ bán hàng theo đơn 1.5 Vào sổ nhập xuất Căn cứ vào phiếu nhập kho vào sổ nhập xuất để quản lí các mặt hàng thuốc:ngày tháng nhập ,tồn kì đầu,nhập ? lô sản xuất ,hạn dùng 1.6Tạo hóa đơn thanh toán Dựa vào bảng giá và phiếu nhập số lượng hàng là bao nhiêu để viết hóa đơn thanh toán cho công ty 2.Xuất hàng 2.1 Yêu cầu mua hàng khi có yêu cầu mua hàng gửi đến cửa hàng +Với yêu cầu của của bệnh viện và các quầy thuốc bán lẻ cần có phiếu yêu cầu mua hàng + Với khách mua lẻ : Đưa đơn thuốc của bác sĩ 2.2 Kiểm tra hàng: khi tiếp nhận yêu cầu mua hàng cần kiểm tra hàng yêu cầu còn trong kho hay không nếu không thì thông báo đã hết 2.3 Lập phiếu xuất kho Nếu hàng còn trong kho thì lập phiếu xuất hàng 2.4 Vào sổ nhập xuất Căn cứ vào phiếu xuất kho để vào sổ nhập xuất: số lượng, đơn giá…. 2.5 Vào sổ bán hàng theo đơn Nếu bán cho khách mua lẻ thì vào sổ quản lí bán hàng theo đơn thuốc 2.6 Tạo hóa đơn thanh toán Căn cứ vào phiếu xuất kho , kiểm tra thực tế,bảng giá viết hóa đoen thanh toán cho khách hàng 3.Thanh toán 3.1Tiếp nhận hóa đơn thanh toán khi có yêu cầu thanh toán 3.2 Kiểm tra hđtt kiểm tra xem có đúng là hóa đơn chứng từ thật hay không sau đó căn cứ vào hóa đơn thanh toán ,kiểm tra đơn hàng,kiểm tra sổ sách xem có khớp không 3.4 Kiểm tra dư nợ sau khi đã xác nhận đúng hóa đơn thanh toán thi tiến hành kiểm tra dư nợ:cửa hàng nợ công ty , các quầy thuốc bán lẻ hay là bệnh viện nợ cửa hàng 3.5 Viết phiếu thu chi 3.6 Và sổ thu chi Căn cứ vào phiếu thu chi để vào sổ thu chi 4.Báo cáo 4.1 yêu cầu báo cáo Khi có yêu cầu báo cáo của lãnh đạo đơn vị mà cửa hàng của hàng trực thuộc,hoặc là cuối mỗi tháng thì gửi báo cáo lên lãnh đạo 4.2 Báo cáo Khi có yêu cầu của lãnh đạo hoặc cuối tháng làm báo cáo thì tổng hợp các số liệu từ các sổ sách (nhập xuất ,thu chi ) làm báo cáo gửi cho lãnh đạo V.Các hồ sơ dữ liệu có liên quan VI.Ma trận thực thể chức năng Các thực thể 1.Bản kiểm kê hàng 2.Bản dự trù mua hàng 3.Phiếu nhập kho 4.Phiếu yêu cầu mua hàng 5.Đơn thuốc 6.Phiếu xuất kho 7.Bảng giá thuốc 8. Hóa đơn thanh toán 9.Phiếu thu chi 10.Sổ nhập xuất 11.Sổ bán hàng theo đơn thuốc 12.Sổ thu chi Các chức năng nghiệp vụ D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 STT Ký hiệu Tên hồ sơ DL 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 D1 D2 D3 D4 D5 D6 D7 D8 D9 D10 D11 D12 Bản danh mục kiểm kê Bản dự trù mua hàng Phiếu nhập kho Phiếu y/c mua hàng Đơn thuốc Phiếu xuất kho Bảng giá thuốc Hoá đơn thanh toán Phiếu thu chi Sổ nhập xuất Sổ bán hàng theo đơn thuốc Sổ thu chi [...]... mô tả việc xuất hàng KHÁCH HÀNG 2.1 yêu cầu mua hàng 2.2 D6 Phiếu xuất kho D8 Kiểm tra hàng D5 Hóa đơn thanh toán Đơn thuốc 2.3 Lập phiếu xuất kho D10 D11 2.4 Sổ nhập xuất Sổ bán hàng theo đơn thuốc vào sổ nhập xuất 1.6 2.5 Tạo hóa đơn thanh toán vào sổ bán hàng theo đơn D7 Bảng giá thuốc VII.Giao diện TRUY NHẬP HỆ THỐNG Tên người sử dụng Mật khẩu ĐĂNG NHẬP GH KẾT THÚC Bảng Dự Trù Tên Thuốc Nơi Sản Xuất...1.Nhập hàng 2.Xuất hàng 3.Thanh toán 4.Báo cáo R C C C R R R R R C C U C R U U R R U R U R VII.Biểu đồ luồng dữ liệu ở các mức 1.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 0: 4.0 D1 Bản kiểm kê hàng D3 Phiếu nhập kho 1.0 BÁO CÁO NHẬP HÀNG D8 D10 Hóa đơn thanh toán Sổ nhập xuất D7 D11 3.0 THANH TOÁN Bảng giá thuốc Sổ bán hàng theo đơn thuốc 2.0 XUẤT HÀNG D5 D6 D4 D9 Đơn thuốc Phiếu xuất kho Phiếu y/c mua hàng Phiếu... dự trù mua hàng D12 Sổ thu chi 2.Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1: A-Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1 mô tả việc nhập hàng: D1 Bản kiểm kê hàng 1.1 Lập bản dự trù mua hàng D2 Lập bản dự trù mua hàng 1.2 D7 Bảng giá thuốc Kiểm tra đơn hàng D3 Phiếu nhập kho 1.3 Lập phiếu nhập D10 Sổ nhập xuất 1.4 1.6 Nhập hàng vào kho Tạo hóa đơn thanh toán 1.5 vào sổ nhập xuất D8 Hóa đơn thanh toán D4 Phiếu y/c mua hàng B-Biểu... hóa đơn thanh toán vào sổ bán hàng theo đơn D7 Bảng giá thuốc VII.Giao diện TRUY NHẬP HỆ THỐNG Tên người sử dụng Mật khẩu ĐĂNG NHẬP GH KẾT THÚC Bảng Dự Trù Tên Thuốc Nơi Sản Xuất ĐV Tính Số Lượng NHẬP KẾT THÚC GHI IN PHIẾU  . dự án :Quản lý cửa hàng thuốc Trang: Loại: phân tích hiện trạng Mô tả công việc STT: Ngày:28/04/06 Tên dữ liệu :Cửa hàng thuốc Hoành Bồ. Định nghĩa: Là nơi thực hiện công việc nhập và xuất thuốc Cấu. đầu:8h30 Thời điểm kết thúc:9h00 -Đối tượng được hỏi:Nhân viên cửa hàng. -Cần thu thập dữ liệu:việc nhập xuất thuốc và quản lý của cửa hàng thuốc Hoành Bồ. -Cần thoả thuận:xin phép được xem xét một số giấy. án :Quản lý cửa hàng thuốc Trang Loại: lưu đồ Nhiệm vụ lập đơn hàng Ngày:28/04/06 Khách hàng Người quản lý Bên ngoài Ban lãnh đạo Nhập hàng (T1) Xuất hàng (T2) Báo cáo (T3) Bản dự trù mua hàng( D2) Phiếu