ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN NGUYỄN THỊ THANH LINH NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG HÀ NỘI - 2013 ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN - NGUYỄN THỊ THANH LINH NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG Mã số: 60 32 24 Người hướng dẫn khoa học PGS TS VŨ THỊ PHỤNG Hà Nội - 2013 MỤC LỤC ĐỀ MỤC NỘI DUNG TRANG PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài 01 Mục tiêu đề tài 03 Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài 04 Mục đích nhiệm vụ đề tài 05 Phương pháp nghiên cứu 06 Lịch sử nghiên cứu đề tài 07 Các tài liệu tham khảo làm sở khoa học cho đề tài 10 Đóng góp đề tài 11 Bố cụ luận văn 12 PHẦN NỘI DUNG Chương CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ 14 Ở VIỆT NAM HIỆN NAY Cơ sở lý luận 14 1.1.1 Khái niệm “thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ” 14 1.1.2 Nội dung công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 16 1.1.3 Nguyên tắc thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ 16 1.1.4 Yêu cầu thu thập, bổ sung tài liệu 17 1.5 Tầm quan trọng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ 18 Cơ sở pháp lý 19 Hệ thống văn pháp luật cơng tác lưu trữ nói chung thu thập, bổ 19 1.1 1.2 1.2.1 sung tài liệu lưu trữ nói riêng 1.2.2 Các quy định pháp luật công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ 21 1.2.2.1 Đối với lưu trữ hành 21 1.2.2.2 Đối với lưu trữ lịch sử 23 Yêu cầu công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ giai đoạn 26 1.2.3 Chương Tiểu kết chương 27 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU 28 VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 2.1 Khái quát chức năng, nhiệm vụ tổ chức máy 28 Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 2.1.1 Sơ lược lịch sử hình thành phát triển Trung tâm Lưu trữ 28 thành phố Đà Nẵng 2.1.2 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ quyền hạn Trung tâm Lưu trữ 30 thành phố Đà Nẵng 2.1.3 2.2 Tổ chức biên chế Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 33 Thực trạng công tác thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ Trung 37 tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng 2.2.1 Khái quát hệ thống văn quản lý, đạo hướng dẫn nghiệp 37 vụ công tác lưu trữ UBND Thành phố Đà Nẵng 2.2.2 Nguồn thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố 40 Đà Nẵng 2.2.3 Thành phần, nội dung tài liệu thu thập, bổ sung vào Trung tâm Lưu 42 trữ thành phố Đà Nẵng 2.2.4 Tình trạng sở vật chất Trung tâm Lưu trữ quan, đơn 43 vị trực thuộc địa bàn thành phố Đà Nẵng 2.2.5 Tình hình thu thập, bổ sung tài liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố 46 Đà Nẵng 2.3 Nhận xét chung 54 2.3.1 Những thuận lợi 54 2.3.2 Những khó khăn 55 2.3.3 Những tồn hạn chế 56 2.3.4 Nguyên nhân dẫn đến tồn hạn chế 58 Tiểu kết chương 59 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ 60 CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 3.1 Các giải pháp tổng thể 60 3.1.1 Nâng cao nhận thức lãnh đạo quan, đơn vị, cá nhân 60 3.1.2 Hoàn thiện tổ chức máy, nhân làm công tác văn thư, lưu trữ từ thành phố 61 đến quận, huyện, phường, xã 3.1.3 Cụ thể hóa hồn thiện hệ thống văn pháp lý 63 3.1.4 Nâng cao chất lượng đội ngũ cán công chức làm công tác lưu trữ 64 3.1.5 Giải pháp tăng cường sở vật chất cho lưu trữ hành địa bàn 64 thành phố 3.2 Các giải pháp trọng tâm trước mắt 66 3.2.1 Văn phòng UBND thành phố đơn vị có liên quan khẩn trương xây dựng 66 Kho lưu trữ chuyên dụng Thành phố 3.2.2 Củng cố lưu trữ quan làm tiền đề cho công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào 69 lưu trữ lịch sử 3.2.3 Lập kế hoạch thực công tác thu thập, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu 71 trữ 3.3 Một số đề xuất, kiến nghị liên quan đến trách nhiệm Trung tâm Lưu 75 trữ Thành phố KẾT LUẬN 76 TÀI LIỆU THAM KHẢO 81 PHỤ LỤC 88 PHẦN MỞ ĐẦU Tính cấp thiết đề tài Luật Lưu trữ đời ngày 11 tháng 11 năm 2011, bước ngoặt đánh dấu phát triển vượt bậc ngành Lưu trữ Việt Nam Luật Lưu trữ góp phần nâng cao vai trị ngành Lưu trữ đời sống xã hội Tuy nhiên, lại thách thức không nhỏ nhà quản lý công tác lưu trữ Vấn đề đặt làm để củng cố xây dựng Lưu trữ đại, vào quy củ, nề nếp mà lưu trữ Việt Nam thiếu yếu mặt Công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu có vai trị quan trọng, có quan hệ đến hầu hết nghiệp vụ công tác lưu trữ Trên bình diện rộng hơn, thành phần Phông lưu trữ Quốc gia không ngừng bổ sung tài liệu có giá trị khả sử dụng tài liệu lưu trữ mở rộng; chúng có ý nghĩa khơng cho hoạt động quản lý trước mắt mà tạo nên sở liệu tốt để nghiên cứu lịch sử tương lai Vì vậy, giải tốt nhiệm vụ thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào kho lưu trữ góp phần đưa tài liệu lưu trữ vào quản lý có hệ thống, làm phong phú thêm thành phần Phơng Lưu trữ Quốc gia Việt Nam Điều giúp cho việc tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có khả đáp ứng nhu cầu đòi hỏi ngày phong phú, đa dạng xã hội Như vậy, thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu nhiệm vụ tất yếu mà phòng, kho lưu trữ phải thực thường xuyên Trong thời kỳ đại, nhiệm vụ ngày có ý nghĩa cấp thiết, nhu cầu sử dụng tài liệu lưu trữ ngày tăng lên nhanh chóng Hơn nữa, Đảng Nhà nước xem mục đích cuối công tác lưu trữ đưa tài liệu lưu trữ phục vụ tốt cho yêu cầu nghiên cứu, sử dụng xã hội Vì vậy, năm gần đây, Đảng Nhà nước quan tâm đạo quan lưu trữ đẩy mạnh công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu để ngày hồn thiện Phơng Lưu trữ Quốc gia Theo đó, hàng loạt văn mang giá trị pháp lý cao, quy định cụ thể công tác thu thập, bổ sung như: Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11 tháng 11 năm 2011; Chỉ thị 05/2007/CT-TTg ngày 02 tháng năm 2007 Về việc tăng cường bảo vệ phát huy giá trị tài liệu lưu trữ; Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11 tháng năm 2006 hướng dẫn xác định quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử cấp lưu trữ quận, huyện; Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03/6/2011 Bộ Nội vụ Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến hoạt động quan, tổ chức, tồn tài liệu thuộc nhóm phải thu lưu trữ quan theo quy định (1 năm sau công việc kết thúc); Công văn Số 316/LTNN-NVĐP Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước, ban hành ngày 24 tháng năm 1999, V/v ban hành Danh mục mẫu thành phần tài liệu nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh; Thông tư số 14/2011/TT-BNV ngày 08 tháng 11 năm 2011 Bộ Nội vụ Quy định quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành hoạt động HĐND UBND xã, phường, thị trấn; Thông tư số 09/2007/TT-BNV ngày 26 tháng 11 năm 2007 Bộ Nội vụ hướng dẫn việc xây dựng kho lưu trữ chuyên dụng… Tuy nhiên nay, công tác thu thập tài liệu lưu trữ lịch sử cấp tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương mặt yếu công tác lưu trữ Tại Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, năm qua tiến hành thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Kho lưu trữ đạt số kết định, nhiên thực tế tồn hạn chế lớn là, tình trạng tài liệu lưu trữ quan chưa tiến hành thu thập Kho lưu trữ lịch sử Tài liệu quan thuộc nguồn nộp lưu cịn tình trạng tích đống, bó gói lập hồ sơ khơng đảm bảo chất lượng Hồ sơ, tài liệu chưa xác định giá trị; việc xác định thành phần tài liệu nộp lưu nhiều vướng mắc, văn đạo cơng tác thu thập cịn nhiều bất cập, kho tàng chưa đảm bảo;…Vì thế, tài liệu nằm lại kho lưu trữ quan đến hạn nộp lưu theo quy định Vấn đề dẫn đến hậu nghiêm trọng, làm hư hỏng, mát, thất lạc tài liệu, ảnh hưởng đến hiệu công tác tổ chức khai thác sử dụng tài liệu Vì vậy, cơng tác lưu trữ đứng trước khó khăn thử thách lớn cho người làm công tác quản lý Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng Trong nhiều khó khăn nêu trên, vấn đề tồn lớn Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu Một câu hỏi đặt là, làm để công tác thu thập tiến hành cách đồng bộ, khoa học, có hệ thống, đồng thời hồ sơ, tài liệu thu kho phải đảm bảo chất lượng? Làm để giải toán diện tích kho tàng đảm bảo chứa đựng an tồn tồn tài liệu thu thập về, tránh tình trạng tải hầu hết lưu trữ lịch sử lẫn quan địa bàn thành phố nay? Đứng trước tình hình thực tiễn nói trên, việc tìm hiểu, nghiên cứu đưa giải pháp công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng cấp bách cần thiết Đi tìm lời giải cho tốn này, tác giả xin mạnh dạn chọn đề tài “Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ Thành phố Đà Nẵng”, nhằm tìm hiểu thực trạng thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng đưa giải pháp để nâng cao công tác thực tiễn, góp phần nâng cao chất lượng hồ sơ, tài liệu, phục vụ cho công tác khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ Mục tiêu đề tài Thực đề tài này, tác giả mong muốn giải hai mục tiêu chủ yếu sau: - Một là, khảo sát, đánh giá thực trạng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; tìm hiểu ưu điểm hạn chế đồng thời nguyên nhân dẫn đến tình trạng tài liệu chưa thu thập đầy đủ để bảo quản tập trung, thống Trung tâm Lưu thành phố - Hai là, đề xuất giải pháp khả thi nhằm nâng cao hiệu công tác thu thaaph, bổ sung tài liệu thành phố Đà Nẵng, góp phần tối ưu hóa Phơng lưu trữ Quốc gia Việt Nam Đối tượng phạm vi nghiên cứu đề tài a) Đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu đề tài tài liệu lý luận, hoạt động liên quan đế vấn đề nghiên cứu, cụ thể là: - Các văn hướng dẫn, đạo cơng tác lưu trữ nói chung cơng tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ nói riêng; - Thực tiễn cơng tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; - Tình hình tổ chức, thực công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng b) Phạm vi nghiên cứu Về mặt không gian - Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; - Các quan chuyên môn sở, ban, ngành thuộc nguồn nộp lưu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng theo quy định Nhà nước Về mặt thời gian - Hiện Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng quản lý 19 Phông lưu trữ quan thuộc Ủy ban nhân dân (UBND) tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng trước Đến năm 1997 tỉnh Quảng Nam Đà Nẵng chia tách thành tỉnh Quảng Nam thành phố Đà Nẵng Và Trung tâm Lưu trữ thức vào hoạt động từ năm 1998 Vì vậy, phạm vi nghiên cứu đề tài công tác thu thập, bổ sung Trung tâm năm 1998 đến Về loại hình tài liệu: - Đề tài tập trung vào nghiên cứu công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu tài liệu hành Và tài liệu khoa học kỹ thuật; khoa học - công nghệ thuộc quan chuyên môn thuộc nguồn nộp lưu Trung tâm Lưu trữ - Tài liệu phim, ảnh, tài liệu ghi âm, ghi hình, tài liệu điện tử không thuộc phạm vi nghiên cứu đề tài Mục đích nhiệm vụ đề tài Đề tài nhằm thực nhiệm vụ sau: Thứ nhất, nghiên cứu tài liệu lý luận bàn công tác lưu trữ, từ xây dựng sở lý thuyết vấn đề thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định Nhà nước, cụ thể: - Xác định thẩm quyền thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu lưu trữ; - Xác định thành phần nội dung tài liệu có giá trị cần lưu trữ lưu trữ quan chuyển giao vào lưu trữ lịch sử sau thời gian lưu trữ quan theo phạm vi quyền hạn nhà nước quy định; Thứ hai, khảo sát, điều tra, nhằm tìm hiểu tình hình tổ chức thực công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, cụ thể: - Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; - Xác định quan, đơn vị, cá nhân thuộc nguồn thu thập bổ sung vào Trung tâm Lưu trữ Thành phố; - Khảo sát thực trạng công tác thu thập, bổ sung hồ sơ, tài liệu Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; Thứ ba, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác thu thâp, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, cụ thể: - Giải pháp tổng thể: ... LINH NGHIÊN CỨU MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ TẠI TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG LUẬN VĂN THẠC SĨ CHUYÊN NGÀNH LƯU TRỮ HỌC VÀ QUẢN TRỊ... tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng; Thứ ba, đề xuất giải pháp nhằm nâng cao hiệu công tác thu thâp, bổ sung tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ thành phố Đà Nẵng, cụ thể: - Giải pháp tổng thể: + Nâng cao. .. chương 59 Chương MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ 60 CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU VÀO TRUNG TÂM LƯU TRỮ THÀNH PHỐ ĐÀ NẴNG 3.1 Các giải pháp tổng thể 60 3.1.1 Nâng cao nhận thức