Trang LỜI MỞ ĐẦU Trong kinh tế thị trường nay, bên cạnh yếu tố tích cực tác động đến phát triển đơn vị, không yếu tố tiêu cực tác động đến trình hoạt động sản xuất kinh doanh, đến việc quản lý tài sản tình hình sử dụng chi phí Công ty Thực tế, hoạt động, doanh nghiệp nhiều sai phạm chế độ quản lý kinh tế – tài chế độ kế toán Điều đòi hỏi doanh nghiệp cần phải nâng cao chất lượng công tác kiểm tra, kiểm soát, đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế tài doanh nghiệp I Sự cần thiết đồ án: Bất kỳ doanhg nghiệp hoạt động có hiệu tránh khỏi xảy sai sót gian lận Một công tác kiểm soát nội tốt giúp cho doanh nghiệp hạn chế tối thiểu xảy điều Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà doanh nghiệp hoạt động sản xuất kinh doanh, yếu tố đầu vào mua quan trọng Nó vừa ảnh hưởng đến tình hình tài đơn vị, vừa ảnh hưởng đến hiệu hoạt động sản xuất kinh doanh Nó liên quan đến chu trình chi phí Công ty Bản thân Công ty có thủ tục kiểm soát nội chu trình này, không tránh khỏi sai sót, gian lận Do vậy, đề tài đưa thủ tục kiểm soát nội chu trình chi phí Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà, nhằm khắc phục sai sót, gian lận mà công tác kiểm soát nội chưa kiểm soát Đó lý em chọn đề tài: “ Hoàn thiện thủ tục kiểm soát nội cho chu trình chi phí Công ty Cổ phần Muối Khánh Hòa “ II Kết cấu đồ án: Bao gồm chương: Chương I: Cơ sở lý luận kiểm soát nội Chương II: Thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình chi phí Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà Chương III: Hoàn thiện thủ tục kiểm soát chu trình chi phí cho Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà Trang III Đối tượng phạm vi nghiên cứu: Đồ án thực sở tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình chi phí Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà Với kiện kinh tế ghi chép xử lý chu trình chi phí Đó là: - Công ty đặt hàng hay dịch vụ cần thiết - Tổ chức nhận đặt hàng hay dịch vụ yêu cầu - Xác định nghóa vụ toán - Thanh toán tiền Trên sở đó, đồ án đánh giá thủ tục kiểm soát công ty Chu trình phí đưa ý kiến đề xuất việc hoàn thiện thủ tục kiểm soát Chu trình công ty IV Phương pháp nghiên cứu: Đồ án sử dụng số phương pháp nghiên cứu sau: - Phương pháp so sánh - Phương pháp quan sát - Phương pháp phân tích - Phương pháp vấn… Bên cạnh phương pháp đề tài sử dụng công cụ để thu thập thông tin sau: -Bảng giải trình (tường thuật) - Bảng câu hỏi - Lưu đồ Do thời gian thực tập có hạn, kiến thức hạn chế lại chưa có kinh nghiệm thực tế nên không tránh khỏi sai sót trình thực đồ án Kính mong quý thầy cô, chú, cô, anh , chị Công ty bạn đóng góp ý kiến phê bình để đề án hoàn thiện Em xin chân thành cảm ơn nhà trường tạo điều kiện cho em có hội để tìm hiểu thực tế Trang Cảm ơn thầy Nguyễn Thành Cường cô anh chị Công ty tận tình hướng dẫn tạo điều kiện cho em trình thực đồ án Nha Trang, ngày 25 tháng 11 năm 2005 Sinh viên thực Nguyễn Thanh Mai Trang CHƯƠNG I: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ TRONG DOANH NGHIỆP Trang I KHÁI QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ: I.1 Định nghóa: Kiểm soát khâu quan trọng quy trình quản trị, nhà quản lý thường tâm đến việc hình thành trì hoạt động kiểm soát để đạt mục tiêu tổ chức Từ lâu, kiểm toán viên nhận thức ảnh hưởng hoạt động đến báo cáo tài doanh nghiệp phát triển kỹ tìm hiểu đánh giá chúng nhằm phục vụ cho công tác kiểm toán Do đó, khái niệm kiểm soát nội hình thành phát triển dần trở thành hệ thống lý luận vấn đề kiểm soát tổ chức, không phục vụ cho công việc kiểm soát viên mà liên quan mật thiết đến vấn đề quản trị doanh nghiệp Quá trình nhận thức nghiên cứu dẫn đến định nghóa khác từ đơn giản đến phức tạp hệ thống Đến nay, định nghóa chấp nhận rộng rãi là: “ Kiểm soát nội (KSNB) trình người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị chi phối, thiết lập để cung cấp bảo đảm hợp lý nhằm thực ba mục tiêu đây: - Báo cáo tài đáng tin cậy - Các luật lệ quy định tuân thủ - Hoạt động hữu hiệu hiệu quả.” Trong định nghóa trên, bốn nội dung trình, người, đảm bảo hợp lý mục tiêu Chúng hiểu sau: • KSNB trình: KSNB bao gồm chuỗi hoạt động kiểm soát diện phận đơn vị kết hợp với thành thể thống Quá trình kiểm soát phương tiện để giúp cho đơn vị đạt mục tiêu • KSNB thiết kế vận hành người: Cần hiểu KSNB không đơn sách, thủ tục, biểu mẫu … mà phải bao gồm người tổ chức Hội đồng Quản trị, Ban Giám đốc, nhân viên khác … Chính người định mục tiêu, thiết lập chế kiểm soát Trang nơi vận hành chúng • KSNB cung cấp đảm bảo hợp lý, đảm bảo tuyệt đối, mục tiêu thực Vì vận hành hệ thống kiểm soát, yếu xảy sai lầm người nên dẫn đến không thực mục tiêu KSNBä ngăn chặn phát sai phạm đảm bảo chúng không xảy Hơn nữa, nguyên tắc việc đưa định quản lý chi phí cho trình kiểm soát vượt lợi ích mong đợi từ trình kiểm soát Do đó, người quản lý nhận thức đầy đủ rủi ro, chi phí cho trình kiểm soát cao họ không áp dụng thủ tục để kiểm soát rủi ro • Các mục tiêu KSNB: - Đối với báo cáo tài chính, KSNB phải bảo đảm tính trung thực đáng tin cậy, người quản lý đơn vị phải có trách nhiệm lập báo cáo tài phù hợp với chuẩn mực chế độ kế toán hành - Đối với tính tuân thủ, KSNB trước hết phải bảo đảm hợp lý việc chấp hành luật pháp quy định Điều xuất phát từ trách nhiệm người quản lý hành vi không tuân thủ đơn vị Bên cạnh đó, KSNB phải hướng thành viên đơn vị vào việc tuân thủ sách, quy định nội đơn vị, qua đảm bảo đạt mục tiêu đơn vị - Đối với mục tiêu hữu hiệu hiệu hoạt động, KSNB giúp đơn vị bảo vệ sử dụng hiệu nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần, thực chiến lược kinh doanh đơn vị Như vậy, mục tiêu hệ thống KSNB rộng, chúng bao trùm lên mặt hoạt động có ý nghóa quan trọng tồn phát triển đơn vị Định nghóa cho thấy KSNB nhà quản lý thiết lập để điều hành nhân viên, loại hoạt động KSNB không giới hạn chức tài kế toán, mà phải kiểm soát chức khác hành chính, quản lý sản xuất Vậy, cần có khái niệm đắn KSNB, phải nhận thức hệ thống kỹ thuật đơn thuần, hay cho Trang KSNB thuộc vầ nhà quản lý Mà KSNB phải hệ thống nhằm huy động thành viên đơn vị tham gia kiểm soát hoạt động, họ nhân tố định thành chung Tại đơn vị có quy mô lớn KSNB có ý nghóa quan trọng, quy mô mở rộng quyền hạn trách nhiệm phải phân chia cho nhiều cấp nhiều phận, nên mối quan hệ phận chức nhân viên trở nên phức tạp, trình truyền đạt thu thập thông tin phản hồi trở nên khó khăn, tài sản phân tán nhiều địa điểm nhiều hoạt động khác … đòi hỏi phải có hệ thống kiểm soát hữu hiệu I.2 Các phận hợp thành hệ thống KSNB: Mặc dù có khác biệt đáng kể tổ chức hệ thống KSNB đơn vị phụ thuộc vào nhiều yếu tố quy mô, tính chất hoạt động, mục tiêu … nơi, hệ thống KSNB phải bao gồm phận Theo quan điểm phổ biến nay, KSNB bao gồm phận sau: • Môi trường kiểm soát • Đánh giá rủi ro • Hoạt động kiểm soát • Thông tin truyền thông • Giám sát I.2.1 Môi trường kiểm soát: Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung đơn vị, chi phối ý thức kiểm soát thành viên đơn vị tảng phận khác KSNB Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát là: - Tính trực giá trị đạo đức: Sự hữu hiệu hệ thống KSNB trước tiên phụ thuộc vào tính trực việc tôn trọng giá trị đạo đức người liên quan đến trình kiểm soát Để đáp ứng yêu cầu này, nhà quản lý cao cấp phải xây dựng chuẩn mực đạo đức dơn vị cư xử đắn để ngăn cản không cho thành viên có hành vi thiếu đạo đức phạm pháp Muốn vậy, nhà quản lý cần phải làm gương cho cấp việc tuân thủ chuẩn mực cần phải phổ biến quy định Trang đến thành viên thể thức thích hợp Một cách khác để nâng cao tính trực tôn trọng giá trị đạo đức phải loại trừ giảm thiểu sức ép hay điều kiện dẫn đến nhân viên có hành vi thiếu trung thực Thí dụ, gian lận báo cáo tài xuất phát từ việc nhân viên bị ép buộc phải thực mục tiêu phi thực tế nhà quản lý Những hành động không phát sinh quyền lợi nhà quản lý lại gắn chặt với số liệu báo cáo thu nhập (thí dụ khoản thưởng lợi nhuận), nghóa có phát sinh mâu thuẫn quyền lợi … - Đảm bảo lực: Là bảo đảm cho nhân viên có kỹ hiểu biết cần thiết để thực nhiệm vụ mình, không chắn họ thực nhiệm vụ giao không hữu hiệu hiệu Do đó, nhà quản lý nên tuyển dụng nhân viên có trình độ đào tạo kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ giao, phải giám sát huấn luyện họ đầy đủ thường xuyên - Hội đồng Quản trị Uỷ ban Kiểm toán: Nhiều nước giới yêu cầu công ty cổ phần có niêm yết Thị trường Chứng khoán phải thành lập Uỷ ban Kiểm toán Đây Uỷ ban gồm số thành viên Hội đồng Quản trị không tham gia vào việc điều hành đơn vị Uỷ ban Kiểm toán có đóng góp quan trọng cho việc thực mục tiêu đơn vị, thông qua việc giám sát tuân thủ pháp luật, giám sát việc lập báo cáo tài chính, giữ độc lập kiểm toán nội … Do chức quan trọng trên, nên hữu hiệu Uỷ ban Kiểm toán Hội đồng Quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát Các nhân tố xem xét để đánh giá hữu hiệu Hội đồng Quản trị Uỷ ban Kiểm toán bao gồm mức độ độc lập, kinh nghiệm uy tín thành viên Hội đồng Quản trị Uỷ ban Kiểm toán, mối quan hệ họ với phận kiểm toán nội kiểm toán độc lập - Triết lý quản lý phong cách điều hành nhà quản lý: Triết lý quản lý thể qua quan điểm nhận thức người quản lý; phong cách điều hành lại thể qua cá tính, tư cách thái độ họ điều hành đơn vị Một số Trang nhà quản lý quan tâm đến việc lập báo cáo tài trọng đến việc hoàn thành vượt mức kế hoạch Họ hài lòng với hoạt động kinh doanh có mức rủi ro cao, thu nhiều lợi nhuận Một số nhà quản lý khác bảo thủ thận trọng với rủi ro … Sự khác biệt triết lý phong cách điều hành ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát tác động đến việc thực mục tiêu đơn vị Triết lý quản lý phong cách điều hành phản ánh cách thức nhà quản lý sử dụng kênh thông tin quan hệ với cấp Có nhiều nhà quản lý trình điều hành thích tiếp xúc trao đổi trực tiếp với nhân viên Ngược lại, có nhà quản lý thích điều hành công việc theo trật tự xác định cấu tổ chức đơn vị … - Cơ cấu tổ chức: Cơ cấu tổ chức thực chất phân chia trách nhiệm quyền hạn phận đơn vị, góp phần lớn việc đạt mục tiêu Nói cách khác, cấu phù hợp sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát giám sát hoạt động Vì thế, xây dựng cấu tổ chức phải xác định vị trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm thể thức báo cáo tính chất hoạt động đơn vị - Cách thức phân định quyền hạn trách nhiệm: Phân định quyền hạn trách nhiệm xem phần mở rộng cấu tổ chức Nó cụ thể hoá quyền hạn trách nhiệm thành viên hoạt động đơn vị, giúp cho thành viên phải hiểu họ có nhiệm vụ cụ thể hoạt động họ ảnh hưởng đến người khác việc hoàn thành mục tiêu Do đó, mô tả công việc, đơn vị cần phải thể chế hoá văn nhiệm vụ quyền hạn cụ thể thành viên quan hệ họ với - Chính sách nhân sự: Là sách thủ tục nhà quản lý việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen thưởng kỷ luật nhân viên Chính sách nhân có ảnh hưởng đáng kể đến hữu hiệu môi trường kiểm soát thông qua tác động đến nhân tố khác môi trường kiểm soát đảm bảo lực, tính trực giá trị đạo đức … Thí dụ, sách tuyển dụng dành ưu tiên cho cá nhân có trình độ, kin Trang 10 nghiệm, trực hạnh kiểm tốt đảm bảo lực mà phẩm chất đội ngũ nhân viên Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến hoạt động doanh nghiệp, có công tác kế toán độ trung thực báo cáo tài Thí dụ quan điểm không đúng Giám đốc báo cáo lợi nhuận làm trung thực hợp lý báo cáo tài chính, lực yếu đội ngũ nhân viên kế toán có khả dẫn đến sai lệch trọng yếu báo cáo I.2.2 Đánh giá rủi ro: Đây phận thứ hai hệ thống KSNB Như người biết, tất hoạt động diễn đơn vị phát sinh rủi ro khó kiểm soát tất Vì vậy, nhà quản lý phải thận trọng xác định phân tích nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro làm cho mục tiêu, kể mục tiêu chung mục tiêu cụ thể cho hoạt động đơn vị thực hiện, phải cố gắng kiểm soát rủi ro Để giới hạn rủi ro mức chấp nhận được, người quản lý phải xác định mục tiêu đơn vị,nhận dạng phân tích rủi ro từ kiểm soát rủi ro - Xác định mục tiêu đơn vị: Mục tiêu phận KSNB việc xác định điều kiện tiên để đánh giá rủi ro Bởi lẽ kiện có trở thành rủi ro quan trọng tổ chức hay không phụ thuộc vào mức độ tác động tiêu cực đến mục tiêu đơn vị Xác định mục tiêu bao gồm việc đưa sứ mệnh, hoạch định mục tiêu chiến lược tiêu phải đạt ngắn hạn, trung hạn hay dài hạn Việc xác định mục tiêu thực qua việc ban hành văn đơn giản, qua nhận thức phát biểu hàng ngày người quản lý -Nhận dạng rủi ro: Rủi ro tác động đến tổ chức mức độ toàn đơn vị hay ảnh hưởng đến hoạt động cụ thể Ở mức độ toàn đơn vị, nhân tố làm phát sinh rủi ro đổi kỹ thuật, nhu cầu khách hàng thay đổi, cải tiến sản phẩm đối thủ cạnh tranh, thay đổi sách Nhà nước, trình độ nhân viên ... thực sở tìm hiểu thực trạng công tác kiểm soát nội chu trình chi phí Công ty Cổ phần Muối Khánh Hoà Với kiện kinh tế ghi chép xử lý chu trình chi phí Đó là: - Công ty đặt hàng hay dịch vụ cần... Thanh toán tiền Trên sở đó, đồ án đánh giá thủ tục kiểm soát công ty Chu trình phí đưa ý kiến đề xuất việc hoàn thiện thủ tục kiểm soát Chu trình công ty IV Phương pháp nghiên cứu: Đồ án sử dụng... quản lý chi phí cho trình kiểm soát vượt lợi ích mong đợi từ trình kiểm soát Do đó, người quản lý nhận thức đầy đủ rủi ro, chi phí cho trình kiểm soát cao họ không áp dụng thủ tục để kiểm soát rủi