SỞ NỘI VỤ TỈNH GIA LAI CHI CỤC VĂN THƯ - LƯU TRỮ Số: / ĐA-CCVTLT CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Gia Lai, ngày tháng năm 2014 ĐỀ ÁN Xác định vị trí việc làm, biên chế cấu ngạch công chức, viên chức Chi cục Văn thư-Lưu trữ Phần I SỰ CẦN THIẾT VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ I SỰ CẦN THIẾT ĐỂ XÂY DỰNG ĐỀ ÁN Khái quát đặc điểm tính chất hoạt động - Chi cục Văn thư – Lưu trữ (sau gọi là Chi cục) thành lập sở hợp Phòng Quản lý Văn thư, Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai và vào hoạt động từ ngày 20/8/2010 Với chức giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham mưu cho UBND tỉnh quản lý Nhà nước văn thư, lưu trữ tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh theo quy định pháp luật; - Về hoạt động: Chi cục là quan thực chức quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ và thực chức hoạt động nghiệp công tác lưu trữ, nhằm từng bước đưa công tác văn thư, lưu trữ vào nề nếp theo quy định Pháp luật hành.Với chức năng, nhiệm vụ Chi cục trình Sở Nội vụ tham mưu Ủy ban nhân dân tỉnh văn đạo công tác văn thư, lưu trữ, hướng dẫn nghiệp vụ và kiểm tra thực chế độ công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh; - Công tác quản lý tài liệu kho lưu trữ lịch sử, công tác thu thập chỉnh lý tài liệu lưu trữ, lựa chọn tài liệu có giá trị vĩnh viễn quản lý, bảo quản và cung cấp thơng tin có giá trị pháp lý giúp cho hoạt động quản lý Nhà nước, quản lý xã hội từng giai đoạn lịch sử; đồng thời, phục vụ cho việc khai thác nghiên cứu thực đề tài khoa học; - Với chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức quy định, Chi cục có phịng Quản lý văn thư, lưu trữ; Kho lưu trữ lịch sử và phòng Hành chính - tởng hợp Do địi hỏi cán quản lý, cơng chức, viên chức và người lao động, phải có trình độ chun mơn nghiệp vụ, kinh nghiệm thực tiễn quản lý, xử lý tốt công việc Mục đích, yêu cầu a) Mục đích - Xây dựng đề án vị trí việc làm và cấu theo ngạch cơng chức, viên chức có vai trị quan trọng nhằm xác định đầy đủ biên chế, hợp lý số lượng vị trí việc làm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và cấu tổ chức Chi cục cấp thẩm quyền quy định; vị trí việc làm gắn với công việc chức danh, chức vụ, lực, sở trường, ngạch bậc cụ thể, từ làm sở để xác định biên chế và bố trí công chức, viên chức và người lao động giải tốt nhiệm vụ giao; - Để nâng cao chất lượng hiệu quả, lực đội ngũ cán công chức, viên chức Đề án xác định vị trí việc làm và cấu ngạch Chi cục tiến hành rà sốt lại đội ngũ cán cơng chức, viên chức có để bố trí xếp lại cho phù hợp vị trí việc làm gắn với từng công việc, chức danh, chức vụ, ngạch và khung lực sở trường cụ thể, theo yêu cầu nhiệm vụ khắc phục tình trạng thừa, thiếu cán công chức, viên chức và người lao động làm việc Chi cục; - Trên sở xác định vị trí việc làm cấu ngạch, tiêu chuẩn chức danh, Chi cục tiến hành rà soát lại đội ngũ công chức, viên chức để bố trí xếp người, việc và làm sở cho công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dưỡng, quy hoạch, bổ nhiệm, thi nâng ngạch cho công chức, viên chức b) Yêu cầu Để thực tốt chức năng, nhiệm giao Chi cục tiến hành thống kê số lượng biên chế, vị trí việc làm, cấu ngạch và số lượng cơng chức, viên chức và người lao động có để xếp, bố trí đủ trình độ, lực đảm đương từng công việc cụ thể Chi cục, đồng thời có hướng đề xuất tăng, giảm biên chế theo yêu cầu thực tế Căn pháp lý Căn Luật cán công chức ngày 13/11/2008, Luật viên chức ngày 15/11/2010; Căn Nghị định số 24/2010/NĐ-CP ngày 15/3/2010 Chính phủ quy định tuyển dụng, sử dụng và quản lý công chức; Căn Nghị định số 36/2013/NĐ-CP ngày 22/4/2013 Chính phủ và Thông tư số 05/2013/TT-BNV ngày 25/6/2013 Bộ Nội vụ vị trí việc làm và cấu ngạch công chức; Hướng dẫn số 1098/SNV-TCBM ngày 06/9/2013 Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai việc hướng dẫn xây dựng đề án vị trí việc làm và cấu công chức, viên chức; Căn Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 08/5/2012 Chính phủ quy định vị trí việc làm đơn vị nghiệp công lập; Căn Thông tư số 14/2012/TT-BNV ngày 18/12/2012 Bộ Nội vụ hướng dẫn thực Nghị định số 41/2012/NĐ-CP ngày 08/5/2012 Chính phủ Quy định vị trí việc làm đơn vị nghiệp công lập; Căn Quyết định số 561/QĐ-UBND ngày 20/8/2010 Ủy ban nhân dân tỉnh việc thành lập Chi cục Văn thư-Lưu trữ thuộc Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai; Quyết định số 1379/QĐ-SNV ngày 18/10/2010 Sở Nội vụ việc ban hành Quy chế hoạt động Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh Gia Lai và Quyết định số 1731/QĐ-SNV ngày 15/10/2010 Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức phịng Hành chính – Tởng hợp; phịng Quản lý Văn thư, lưu trữ và Kho Lưu trữ lịch sử; Căn văn hướng dẫn số 1098/SNV-TCBM ngày 06/9/2013 Sở Nội vụ tỉnh Gia Lai việc hướng dẫn xây dựng đề án vị trí việc làm và cấu công chức, viên chức; Phần II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, THỰC TRẠNG BIÊN CHẾ CHẤT LƯỢNG VÀ CƠ CẤU CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC THEO NGẠCH I THỐNG KÊ CƠNG VIỆC THEO CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ Cơng việc Lãnh đạo Chi cục - Lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành chung Chi cục, - Tham mưu quản lý Nhà nước công tác văn thư, lưu trữ - Phụ trách mặt hoạt động Hành chính-Tổng hợp; - Phụ trách công tác tổ chức cán bộ; - Quản lý tài chính, giải chế độ chính sách; - Phụ trách mặt hoạt động phòng Quản lý Văn thư - Lưu trữ; - Ký kết hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ; - Thực số công việc khác Giám đốc Sở Nội vụ phân công - Tham mưu quản lý Nhà nước hoạt động nghiệp; - Phụ trách trực tiếp mặt hoạt động quản lý, bảo quản tài liệu kho lưu trữ lịch sử; - Phụ trách trực tiếp việc khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh; - Phụ trách công tác phục chế tài liệu lưu trữ; - Phụ trách công tác sưu tầm tài liệu lưu trữ; - Phụ trách công tác hành chính Chi cục; - Phụ trách quản lý hệ thống công nghệ thông tin; - Phụ trách công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ; - Phụ trách công tác thu thập, trưng bày, triển lãm và công bố tài liệu lưu trữ; - Phụ trách trực tiếp công tác ISO; - Phụ trách công tác Đảng, công tác đoàn thể, 2.Công việc cán quản lý - Công việc Quản lý văn thư, lưu trữ + Tham mưu lãnh đạo trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án, dự án và tổ chức thực chế độ quy định văn thư, lưu trữ; + Tham gia kiểm tra, tra và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư, lưu trữ theo quy định; + Tham mưu Sở Nội vụ cấp chứng hành nghề lưu trữ; + Tổ chức kiểm tra việc hành nghề dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ tổ cức, cá nhân địa bàn tỉnh; + Tham mưu quản lý Nhà nước công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ; + Tham mưu quản lý Nhà nước công tác thu thập tài liệu lưu trữ; + Tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành Kế hoạch thu thập tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; + Theo dõi việc nộp lưu tài liệu lưu trữ, tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành văn nhắc nhở quan, tổ chức đến hạn nộp lưu tài liệu chưa thực giao nộp tài liệu; + Xây dựng kế hoạch sưu tầm tài liệu lưu trữ lịch sử; + Hướng dẫn quan, tổ chức nộp lưu tài liệu lưu trữ vào lưu trữ lịch sử; + Thẩm định, trình Ủy ban nhân dân tỉnh phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Giúp Giám đốc Sở Nội vụ thẩm định “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Giúp Giám đốc Sở Nội vụ tham gia phương án chỉnh lý tài liệu quan, tổ chức; + Tham mưu việc ứng dụng khoa học và công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ; + Tham mưu công tác đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ, tổ chức tập huấn văn thư, lưu trữ; + Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ và báo cáo kết quả; + Tham mưu áp dụng hệ thống quản lý chất lượng ISO vào công tác văn thư, lưu trữ - Công việc Quản lý Kho lưu trữ lịch sử + Xây dựng kế hoạch sưu tầm tài liệu lưu trữ; + Tổ chức để thực chỉnh lý tài liệu quan, tổ chức; + Tổ chức xác định lại giá trị và thời hạn tài liệu bảo quản kho lưu trữ lịch sử + Tham mưu quản lý Nhà nước công tác quản lý kho lưu trữ; + Tổ chức bảo quản hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ lịch sử; + Thực vệ sinh tài liệu, kho, trang thiết bị máy móc, kệ, giá, hộp, cặp đựng tài liệu kho lưu trữ lịch sử; + Tổ chức kiểm tra định kỳ tình trạng hồ sơ, tài liệu bảo quản kho lưu trữ lịch sử, hệ thống phòng cháy chữa cháy và báo cáo thống kê hồ sơ, tài liệu lưu trữ hàng năm; + Tổ chức thực tu bở, phục chế tài liệu có giá trị lịch sử có nguy hư hỏng; + Tổ chức phục vụ việc khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ; + Lập bảo hiểm tài liệu lưu trữ q - Cơng việc hành - tổng hợp + Thực công tác tổ chức cán bộ; + Tham mưu lãnh đạo quản lý tài chính hoạt động ngân sách; + Tham mưu lãnh đạo quản lý tài chính hoạt động nghiệp; + Tham mưu lãnh đạo quản lý tài sản công; + Cơng tác tởng hợp, báo cáo tình hình hoạt động Chi cục thường xuyên và đột xuất theo quy định; + Công tác văn thư quan; + Công tác lưu trữ quan; + Phối hợp với cán phòng Quản lý văn thư, lưu trữ tham mưu thực công tác báo cáo, thống kê công tác văn thư, lưu trữ cấp tỉnh; + Phối hợp với cán phòng Quản lý văn thư, lưu trữ thực sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; + Tham mưu quản lý công tác công nghệ thông tin; + Công tác bảo vệ kho lưu trữ lịch sử + Tham mưu công tác thi đua khen thưởng văn thư, lưu trữ Công việc hoạt động nghiệp vụ (công việc chuyên môn) - Công việc Quản lý văn thư, lưu trữ + Soạn thảo văn quản lý Nhà nước lĩnh vực văn thư, lưu trữ; + Thống kê số lượng và chất lượng đội ngũ cán làm công tác văn thư, lưu trữ tỉnh; + Đề nghị đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; + Tham gia công tác tra, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; + Thẩm tra, soạn thảo văn đề nghị Sở Nội vụ chấp thuận hủy tài liệu quan, tổ chức; + Thẩm định, soạn thảo văn đề nghị chấp thuận Đề cương chỉnh lý tài liệu lưu trữ; + Kiểm tra hồ sơ soạn thảo văn đề nghị Sở Nội vụ cấp chứng hành nghề lưu trữ; + Tham gia kiểm tra, tra hoạt động hành nghề lưu trữ phạm vi địa bàn tỉnh; + Soạn thảo văn danh mục quan, tổ chức nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Soạn thảo văn danh mục thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; + Soạn thảo Công văn nhắc nhở quan, tổ chức đến hạn nộp lưu tài liệu theo kế hoạch tỉnh chưa nộp lưu; + Tổ chức hướng dẫn quan, tổ chức lựa chọn tài liệu có giá trị nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; + Soạn thảo văn tham mưu ban hành Kế hoạch thu thập tài liệu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử; + Soạn thảo văn hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ; + Khảo sát việc ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ địa bàn tỉnh; + Xây dựng và thực quy trình ISO hủy tài liệu hết giá trị; + Kiểm tra, báo cáo, bở sung quy trình ISO theo quy định - Cơng việc phịng Hành - Tổng hợp + Quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; + Thực thủ tục nâng lương, nâng ngạch; + Lập thủ tục điều động luân chuyển, bổ nhiệm; + Soạn thảo văn đề nghị xét tuyển viên chức, thi tuyển công chức; định trúng tuyển công chức, viên chức; + Thực thủ tục tuyển dụng viên chức; + Thực thủ tục xét tập sự; + Lập kế hoạch biên chế hành chính nghiệp, công tác thống kê, báo cáo nhân lực, biên chế Chi cục; + Thực thủ tục bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm người cho toàn thể công chức, viên chức và người lao động; + Soạn thảo văn báo giá, hợp đồng nghiệm thu, lý công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức tỉnh; + Lập thủ tục tham gia đấu thầu, chào hàng cạnh tranh chỉnh lý tài liệu; + Tham gia nghiệm thu công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ đơn vị tỉnh; + Soạn thảo thuê hợp đồng lao động chỉnh lý tài liệu lưu trữ; + Báo cáo, thống kê định kỳ, đột xuất công tác văn thư, lưu trữ; + Soạn thảo văn tổng hợp báo cáo tình hình hoạt động Chi cục thường xuyên và đột xuất; + Theo dõi và thực kịp thời thủ tục thường xuyên, nâng lương trước hạn cho công chức, viên chức Chi cục; + Tham mưu cơng tác quy hoạch cán theo đứng trình độ, lực; + Đề nghị thoả thuận hợp đồng lao động, phân công hướng dẫn thử việc; + Tham mưu lãnh đạo việc thực thủ tục hợp đồng, nghiệm thu, lý công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức tỉnh; + Tham mưu quản lý và sử dụng có hiệu kinh phí thu nghiệp; + Theo dõi nhân công chỉnh lý tài liệu lưu trữ, lập hợp đồng, tởng hợp bảng chấm cơng, tốn tiền lương; + Thực ghi biên và thông báo kết luận hợp quan; + Soạn thảo văn công tác thi đua, khen thưởng: + Soạn thảo văn công tác đào tạo, bồi dưỡng cho công chức, viên chức; + Thực quản lý mạng : website, phần mềm lưu trữ, phần mềm chỉnh lý, phần mềm văn đi, đến; + Thực công tác văn thư quan; + Thực công tác lưu trữ quan; + Thực cơng tác tài chính, kế tốn; + Theo dõi và thực thủ tục sử dụng kinh phí quan; + Thực thủ tục chi lương; + Chi hoạt động cho quan; lập dự toán tháng, năm, báo cáo toán quý, năm; + Lập dự toán kinh phí phát sinh và thực mua sắm tài sản, trang thiết bị phục vụ cho cơng tác chun mơn; + Báo cáo tình hình thu, nộp phí khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định; - Công việc Kho Lưu trữ lịch sử + Soạn thảo văn quản lý kho và tài liệu lưu trữ; + Nhập liệu lưu trữ vào phần mềm quản lý tài liệu lưu trữ; + Thực vệ sinh kho theo định kỳ; + Vệ sinh tài liệu lưu trữ lịch sử; + Tổ chức bảo quản trang thiết bị kho lưu trữ; + Thống kê báo cáo định kỳ tình trạng tài liệu kho lưu trữ lịch sử; + Phục vụ cho tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ; + Tiếp nhận tài liệu nộp lưu quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử; + Thường xuyên kiểm tra kho: Kiểm tra mối, côn trùng tài liệu lưu trữ, hệ thống phòng cháy chữa cháy, đèn chiếu sáng, điện, máy điều hòa Báo cáo kịp thời với lãnh đạo có vấn đề xảy ra; + Tổ chức vệ sinh kho, tài liệu lưu trữ theo quy định hành; + Bố trí kho, kệ tiếp nhận tài liệu; + Phối hợp với phòng Quản lý văn thư, lưu trữ kiểm tra hồ sơ, tài liệu lưu trữ đến hạn nộp lưu; + Thực việc tu bở, phục chế tài liệu có giá trị lịch sử có nguy hư hỏng; + Lập phông bảo hiểm tài liệu quý hiếm; + Theo dõi xác định lại giá trị tài liệu, lập thủ tục và báo cáo, đề xuất hủy tài liệu hết giá trị kho lưu trữ lịch sử theo quy định; + Lập biên giao nhận tài liệu lưu trữ nộp lưu vào kho lưu trữ lịch sử; + Xác định lại giá trị tài liệu lưu trữ bảo quản lưu trữ lịch sử; + Thực chỉnh lý tài liệu theo hợp đồng ký kết; Công việc hỗ trợ, phục vụ - Tham mưu ban hành nội quy quan, theo dõi nhắc nhở và báo cáo tình hình thực nội quy, quy chế quan công chức, viên chức và người lao động; - Thực công tác phục vụ tổ chức lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ Chi cục tổ chức cho đối tượng sở, ban, ngành cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã; - Chuẩn bị cho họp quan, lãnh đạo; - Xếp lịch công tác tuần; - Chuẩn bị phương tiện cho lãnh đạo công tác sở, ngành, huyện, thị xã, thành phố và ngoài tỉnh ; - Vệ sinh quan, phòng làm việc sẽ; theo dõi nhắc nhở phịng chun mơn thực tốt công việc vệ sinh và ý kiến đạo lãnh đạo; - Công tác bảo vệ kho lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo an toàn; (kèm theo phụ lục1) II PHÂN THEO NHĨM CƠNG VIỆC Căn vào chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cấu tổ chức Chi cục phân chia thành nhóm sau: Nhóm cơng việc lãnh đạo quan 1.1 Công việc Chi cục Trưởng + Lãnh đạo, đạo, quản lý điều hành chung hoạt động Chi cục; + Trực tiếp phụ trách mặt hoạt động phịng Hành chính-Tởng hợp; + Công tác tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, đào tạo bồi dưỡng CBCCVC Chi cục; + Phụ trách kế toán, tài chính, thực chế độ chính sách công chức, viên chức và người lao động; + Phụ trách quản lý hệ thống mạng; phần mềm quản lý văn bản, phần mềm chuyển giao văn bản, công tác ISO; + Trực tiếp đạo việc ký hợp đồng chỉnh lý tài liệu lưu trữ; + Thực số công việc khác Giám đốc Sở Nội vụ phân công; 1.2 Công việc Phó Chi cục Trưởng + Phụ trách trực tiếp mặt hoạt động phòng Quản lý văn thư lưu trữ, Kho lưu trữ lịch sử; + Tham gia xây dựng quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm chương trình, đề án, dự án và tở chức thực chế độ quy định văn thư lưu trữ; + Phụ trách trực tiếp việc sử dụng và khai thác tài liệu lưu trữ lịch sử tỉnh; + Phụ trách trực tiếp Thu thập tài liệu lưu trữ, sưu tầm tài liệu lưu trữ; + Lãnh đạo thực công tác thu thập, chỉnh lý, thống kê, xác định giá trị tài liệu, bảo quản và phục vụ khai thác tài liệu Kho lưu trữ lịch sử tỉnh; + Phụ trách công tác Đảng; + Phụ trách công tác đoàn thể; Trên sở thống kê công việc theo chức năng, nhiệm vụ, để liên kết nội dung từng công việc Chi cục phân theo từng nhóm sau: Nhóm cơng việc cán quản lý 2.1 Cơng việc Trưởng phịng Quản lý văn thư, lưu trữ - Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm, chương trình, đề án, dự án và tở chức thực chế độ quy định văn thư, lưu trữ; - Tham gia kiểm tra, tra và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ theo quy định cấp tỉnh; - Tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành Kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử quan tổ chức thuộc nguồn nộp lưu; - Theo dõi việc nộp lưu tài liệu lưu trữ, tham mưu cấp có thẩm quyền ban hành Công văn nhắc nhở quan, đơn vị đến hạn nộp lưu tài liệu chưa thực giao nộp tài liệu; - Hướng dẫn lưu trữ hành quan, tổ chức đến hạn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử lập thủ tục để giao nộp; - Xây dựng kế hoạch sưu tầm tài liệu lưu trữ thuộc phạm vi quản lý Chi cục Văn thư – Lưu trữ cịn quan, tở chức và cá nhân lưu giữ; - Thực kiểm tra đôn đốc việc thực công tác sau: + Hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ (xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ, danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hành); + Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh”; + Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; + Thống kê số lượng và chất lượng đội ngũ cán làm công tác văn thư lưu trữ tỉnh; + Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật văn thư, lưu trữ; + Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư, lưu trữ; + Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; + Thực báo cáo, thống kê văn thư, lưu trữ; + Sơ kết, tổng kết công tác văn thư, lưu trữ; + Tham mưu công tác thi đua khen thưởng văn thư lưu trữ; 2.2 Nhóm cơng việc Trưởng phịng Hành - Tổng hợp - Thực công tác tổ chức cán bộ, quản lý hồ sơ cán công chức, viên chức và người lao động Chi cục; - Thực thủ tục nâng ngạch, nâng lương thường xuyên và trước hạn cho công chức, viên chức Chi cục; - Tham mưu Lãnh đạo công tác quy hoạch, tuyển dụng, xét tuyển viên chức; - Tham mưu công tác lập kế hoạch biên chế hành chính nghiệp, công tác thống kê báo cáo nhân lực, biên chế Chi cục; - Tham mưu Lãnh đạo công tác tài chính, kế toán sử dụng kinh phí tiết kiệm, hiệu quả; - Tham mưu xây dựng và thực mua sắm trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn Chi cục; - Tham mưu Lãnh đạo việc thực thủ tục hợp đồng, nghiệm thu, lý tài liệu lưu trữ chỉnh lý quan đơn vị tỉnh; - Tham mưu quản lý và sử dụng có hiệu kinh phí thu nghiệp; - Trực tiếp kiểm tra đôn đốc việc thực công tác sau: + Công tác hành chính, theo dõi đôn đốc việc thực nội quy, quy chế quan; + Công tác thu phí khai thác tài liệu lưu trữ; + Công tác tởng hợp, báo cáo tình hình hoạt động Chi cục thường xuyên và đột xuất theo quy định; + Công tác giải chế độ, chính sách cho công chức, viên chức; + Công tác thi đua khen thưởng; + Công tác đào tạo, bồi dưỡng công chức, viên chức; + Công tác văn thư, lưu trữ quan; + Công tác bảo vệ kho lưu trữ lịch sử tỉnh; 2.3 Nhóm cơng việc Trưởng Kho lưu trữ lịch sử - Chủ động quan hệ giao dịch quan, tổ chức để tham mưu ký kết hợp đồng chỉnh lý tài liệu; - Triển khai thực chỉnh lý tài liệu quan tổ chức ký kết hợp đồng; - Quản lý kho lưu trữ, phối hợp với phòng HCTH lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa trang thiết bị máy móc, hệ thống phòng cháy chữa cháy, kệ, giá, hộp, cặp đựng tài liệu kho lưu trữ; - Xây dựng nội quy khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ và tiêu lệnh phòng cháy chữa cháy kho; - Tổ chức thống kê, kiểm tra định kỳ và đột xuất tình trạng tài liệu, báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ lịch sử; - Tổ chức thực tu bổ, phục chế tài liệu có nguy hư hỏng; - Tở chức phục vụ việc khai thác và sử dụng tài liệu; - Phối hợp với phịng HCTH tở chức cấp chứng thực, photocopy tài liệu lưu trữ và thu phí khai thác tài liệu; - Tổ chức trưng bày giới thiệu tài liệu nhân kiện quan trọng tỉnh; 2.4 Nhóm cơng việc Phó Trưởng phịng Quản lý văn thư, lưu trữ - Tham gia kiểm tra, tra và hướng dẫn nghiệp vụ công tác văn thư lưu trữ theo quy định cấp huyện, cấp xã; - Thực hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ (xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ, danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hành) cấp tỉnh; - Thực hướng dẫn, kiểm tra việc thực chế độ, quy định văn thư, lưu trữ (xây dựng quy chế công tác văn thư lưu trữ, danh mục hồ sơ và lập hồ sơ hành) cấp huyện, cấp xã; + Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” Lưu trữ lịch sử tỉnh; 10 + Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo quản quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh; - Tham mưu giải khiếu nại tố cáo công tác văn thư lưu trữ; 2.5 Nhóm cơng việc Phó Trưởng phịng Hành - Tổng hợp - Thực công tác hành chính, theo dõi báo cáo việc thực nội quy, quy chế quan; - Chuẩn bị cho họp quan; - Thực công tác phục vụ cho lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ Chi cục tổ chức cho đối tượng sở, ban, ngành cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã; - Cơng tác tởng hợp, báo cáo tình hình hoạt động Chi cục thường xuyên và đột xuất theo quy định; - Thực công tác thi đua khen thưởng công chức, viên chức Chi cục; - Thực thủ tục đề nghị đào tạo, bồi dưỡng, cán bộ, cơng chức, viên chức.Theo dõi, thống kê trình độ công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ tỉnh; 2.6 Nhóm cơng việc Phó Trưởng Kho lưu trữ lịch sử - Tổ chức xác định lại giá trị tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ lịch sử; - Tổ chức thực chỉnh lý tài liệu quan, tổ chức ký kết hợp đồng; - Theo dõi tổ chức việc tiếp nhận tài liệu lưu trữ nộp lưu quy định hành; - Tổ chức xác định lại thời hạn bảo quản phông tài liệu kho lưu trữ lịch sử, ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng công cụ tra cứu để phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu có hiệu quả; - Theo dõi báo cáo và đề xuất huỷ tài liệu hết giá trị kho lưu trữ lịch sử quy định; - Theo dõi việc thực tu bổ, phục chế tài liệu lưu trữ tài liệu có nguy hư hỏng; Nhóm cơng việc hoạt động nghề nghiệp (cơng việc chun mơn) 3.1 Nhóm cơng việc Quản lý công tác văn thư, lưu trữ cấp tỉnh - Tham mưu văn quản lý nhà nước; - Đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ; - Công tác tra, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ; + Kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ sở, ban, ngành, DN Nhà nước thuộc tỉnh; + Phối hợp với Thanh tra Sở tra lĩnh vực văn thư, lưu trữ, tra công tác tổ chức nhà nước; - Thẩm tra, chấp thuận hủy tài liệu lưu trữ; - Thẩm định đề cương chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức tỉnh; 3.2 Nhóm Quản lý cơng tác văn thư, lưu trữ cấp huyện, cấp xã - Tham mưu văn quản lý nhà nước; 11 - Tham mưu văn đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ; - Tổ chức tập huấn công tác văn thư, lưu trữ cấp huyện, cấp xã; - Công tác tra, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ; + Kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ quan trực thuộc cấp huyện và UBND cấp xã; + Phối hợp với Thanh tra Sở, tra lĩnh vực văn thư, lưu trữ, tra công tác tổ chức nhà nước; - Thẩm tra, chấp thuận hủy tài liệu hết giá trị quan, tổ chức tỉnh; - Thẩm định đề cương chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan, tổ chức tỉnh; - Thực công tác ISO, tổng hợp báo cáo công tác….Và xây dựng quy trình ISO; - Kiểm tra báo cáo kết thực công tác ISO thường xuyên theo yêu cầu lãnh đạo; 3.3 Nhóm cơng việc thu thập tài liệu vào kho lưu trữ lịch sử - Tham mưu lãnh đạo ban hành Kế hoạch thu thập tài liệu vào lưu trữ lịch sử từ nguồn nộp lưu theo quy định; - Tham mưu lãnh đạo ban hành Công văn nhắc nhở quan, tổ chức đến hạn nộp lưu tài liệu chưa giao nộp tài liệu; - Hướng dẫn đơn vị lựa chọn tài liệu nộp lưu, kiểm tra tài liệu thu thập vào lưu trữ lịch sử và lập biên giao nhận tài liệu lưu trữ; 3.4 Nhóm cơng việc xác định giá trị tài liệu lưu trữ bảo quản lưu trữ lịch sử - Khảo sát khối tài liệu; - Thống kê khối tài liệu cần xác định lại giá trị gồm mét, hộp, hồ sơ; - Lập kế hoạch thực hiện; - Nhận tài liệu để tổ chức thực hiện; - Vệ sinh sơ tài liệu và vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý để xác định lại giá trị; - Biên soạn văn hướng dẫn chỉnh lý; + Biên soạn hướng dẫn phân loại hồ sơ,phân loại tài liệu theo đặc trưng chủ yếu, lập hồ sơ, viết tiêu đề hồ sơ; + Biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; - Tiến hành xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn và tài liệu hết giá trị cần loại ra; - Thực chỉnh lý chỉnh lý tài liệu theo quy trình nghiệp vụ; 3.5 Nhóm cơng việc chỉnh lý tài liệu lưu trữ theo hợp đồng - Khảo sát tài liệu; 12 + Nghiên cứu văn thuộc chức năng, nhiệm vụ quyền hạn, cấu tổ chức quan tổ chức yêu cầu chỉnh lý tài liệu lưu trữ để nắm thông tin ban đầu khối tài liệu có; + Trực tiếp xem xét khối tài liệu thống kê tài liệu quy số lượng mét giá tài liệu cần chỉnh lý; + Tập hợp thông tin và viết phương án chỉnh lý tài liệu và viết lịch sử đơn vị hình thành phơng lưu trữ quan chỉnh lý tài liệu; - Hướng dẫn lập Tờ trình xin kinh phí chỉnh lý tài liệu; - Hướng dẫn xây dựng đề cương chỉnh lý tài liệu lưu trữ; - Trao đổi, bàn bạc thương thảo đến thống ký kết hợp đồng; - Giao nhận tài liệu thực chỉnh lý tài liệu; - Vệ sinh sơ tài liệu và vận chuyển tài liệu địa điểm chỉnh lý; - Thu thập, bổ sung tài liệu (khi phát thành phần tài liệu phơng lưu trữ cịn thiếu); - Tở chức hướng dẫn chỉnh lý theo phương án chỉnh lý; + Biên soạn hướng dẫn phân loại hồ sơ, lập hồ sơ theo phương án; lập hồ sơ; chỉnh sửa hoàn thiện hồ sơ phông khối tài liệu lập hồ sơ chưa chính xác đầy đủ tên loại hồ sơ, viết tiêu đề hồ sơ; + Biên soạn hướng dẫn xác định giá trị tài liệu; + Lập kế hoạch chỉnh lý tài liệu (dự kiến thời gian bắc đầu và kết thúc); + Thực chỉnh lý tài liệu theo quy trình nghiệp vụ Thông tư số 03/2010/TT-BNV ngày 29 tháng năm 2010 Bộ Nội vụ quy đinh định mức kinh tế kỹ thuật chỉnh lý tài liệu giấy; 3.6 Nhóm cơng việc Quản lý kho khai thác tài liệu lưu trữ - Lập kế hoạch mua sắm, sửa chữa trang thiết bị máy móc bảo quản tài liệu lưu trữ, hệ thống phịng cháy chữa cháy, bình chữa cháy, kệ, giá, hộp, cặp đựng tài liệu kho lưu trữ, thực tốt chế độ quản lý, bảo quản và giữ gìn vệ sinh tài liệu, kho lưu trữ; - Nhập liệu lưu trữ vào phần mềm máy tính lưu trữ tài liệu; - Thường xuyên kiểm tra kho lưu trữ hệ thống đèn điện, máy điều hòa, phòng cháy chữa cháy, mối mọt, âm ướt và côn trùng phá hoại… kịp thời báo cáo với lãnh đạo có vấn đề xảy ra; - Vệ sinh kho lưu trữ, kệ, giá, vệ sinh tài liệu theo định kỳ như: vệ sinh hàng tuần, hàng tháng, q … 3.7 Nhóm cơng việc sử dụng tài liệu lưu trữ - Tở chức hình thức khai thác sử dụng tài liệu như: phục vụ đọc giả nghiên cứu tài liệu phòng đọc cung cấp cho độc giả chứng thực cung cấp photocoppy, chủ động trưng bày giới thiệu tài liệu nhân kiện quan trọng, và báo cáo hàng tháng giải thủ tục hành chính; 3.8 Nhóm công việc nhận tài liệu nộp lưu quan, tổ chức tỉnh 13 - Báo cáo với lãnh đạo việc quan, tổ chức giao nộp lưu tài liệu lưu trữ; - Tiếp nhận tài liệu nộp lưu quan, tở chức, phối hợp phịng Quản lý văn thư lưu trữ nội dung tài liệu nộp lưu quan,tổ chức và lập biên giao nhận; 3.9 Nhóm cơng việc tu bổ phục chế - Thường xuyên tổ chức nghiệp vụ thống kê, kiểm tra định kỳ và đột xuất tình trạng tài liệu, báo cáo thống kê sở công tác lưu trữ và tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ lịch sử; - Thực việc tu bổ, phục chế tài liệu có nguy hư hỏng, lập phơng bảo hiểm tài liệu quý hiếm, xác định lại thời hạn bảo quản phông tài liệu kho, ứng dụng công nghệ thông tin và xây dựng công cụ tra cứu để phục vụ khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả; - Theo dõi thống kê, báo cáo và đề xuất tiêu hủy tài liệu hết giá trị kho lưu trữ theo quy định; - Báo cáo tuần việc thực cơng tác này; 3.10 Nhóm cơng việc tổ chức cán - Quản lý tốt hồ sơ cán công chức, viên chức Chi cục; - Tham mưu kịp thời thực thủ tục nâng ngạch lương công chức, viên chức đủ điều kiện nâng ngạch theo quy định; - Theo dõi và thực kịp thời thủ tục nâng lương thường xuyên, nâng lương trước hạn cho công chức, viên chức Chi cục; - Tham mưu công tác quy hoạch, đào tạo cán theo đứng trình độ, lực; - Tham mưu văn đề nghị xét tuyển viên chức, thi tuyển công chức; tham mưu Quyết định trúng tuyển; - Tham mưu công tác tuyển dụng viên chức, thực thủ tục đề nghị thoả thuận hợp đồng lao động, phân công hướng dẫn thử việc; - Thực thủ tục điều động, luân chuyển, xét thời gian tập sự, đề nghị gia hạn hợp đồng lao động cho công chức, viên chức tuyển dụng; - Tham mưu công tác lập kế hoạch biên chế hành chính nghiệp, công tác thống kê báo cáo nhân lực, biên chế Chi cục; - Đăng ký tham gia bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp, bảo hiểm người cho toàn thể công chức, viên chức và người lao động; 3.11 Nhóm cơng việc theo dõi hợp đồng chỉnh lý tài liệu - Tham mưu Lãnh đạo việc thực thủ tục hợp đồng, nghiệm thu, lý chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan đơn vị tỉnh; - Tham gia nghiệm thu công tác chỉnh lý tài liệu lưu trữ đơn vị tỉnh; - Tham mưu quản lý và sử dụng có hiệu kinh phí thu nghiệp: + Theo dõi việc thu tiền chỉnh lý tài liệu lưu trữ; + Theo dõi nhân công chỉnh lý tài liệu lưu trữ, lập hợp đồng, tổng hợp bảng chấm cơng, tốn tiền lương; 14 3.12 Nhóm cơng việc tổng hợp, báo cáo - Báo cáo thống kê định kỳ theo quy định; - Tởng hợp báo cáo tình hình hoạt động Chi cục thường xuyên và đột xuất; 3.13 Nhóm cơng việc thi đua, khen thưởng - Công tác thi đua, khen thưởng: phát động đăng ký thi đua, tổ chức họp xét thi đua cuối năm, lập thủ tục đề nghị cấp khen thưởng; - Báo cáo thành tích cấp chấp thuận khen thưởng; 3.14 Nhóm cơng việc đào tạo, bồi dưỡng - Công tác đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn: Theo dõi thống kê chất lượng đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn công chức, viên chức quan, báo cáo cấp theo yêu cầu, lập thủ tục đề nghị đưa đào tạo nâng cao trình độ cho cơng chức, viên chức; 3.15 Nhóm cơng việc cơng nghệ thơng tin - Sửa chữa, nâng cấp, cài đặt phần mềm máy vi tính cho công chức, viên chức và người lao động bị hư hỏng; - Quản lý mạng nội bộ; - Cập nhật đăng thông tin, sửa đổi nâng cấp trang website; - Theo dõi yêu cầu chỉnh sửa, nâng cấp phần mềm lưu trữ để phục vụ tốt việc nhập liệu lưu trữ kho lưu trữ lịch sử, phục vụ tốt việc tra tìm tài liệu; - Theo dõi sử dụng phần mềm chỉnh lý tài liệu lưu trữ phục vụ tốt công tác chỉnh lý và số hóa tài liệu lưu trữ; 3.16 Nhóm cơng việc văn thư, lưu trữ - Công tác văn thư: tiếp nhận văn đến và phát hành văn đi; - Cơng tác lưu trữ quan: trình lãnh đạo định ban hành danh mục tài liệu lưu trữ, thu thập tài liệu vào lưu trữ quan, chỉnh lý tài liệu lưu trữ quan theo quy định; 3.17 Nhóm cơng việc quản lý tài - Thực cơng tác tài chính, kế tốn Theo dõi và thực thủ tục sử dụng kinh phí ngân sách cấp; thực thủ tục chi lương, chi hoạt động cho quan; lập dự toán, báo cáo toán…; - Lập dự toán kinh phí và thực mua sắm tài sản, trang thiết bị phục vụ cho công tác chuyên môn; - Lập kế hoạch mua sắm và theo dõi cấp vật tư, văn phòng phẩm phục vụ cho công tác chỉnh lý tài liệu; - Báo cáo tình hình thu phí khai thác tài liệu lưu trữ theo quy định; Nhóm cơng việc hổ trợ, phục vụ - Tham mưu ban hành nội quy quan, theo dõi nhắc nhở và báo cáo tình hình thực nội quy, quy chế quan công chức, viên chức; - Thực công tác phục vụ việc tổ chức lớp tập huấn công tác văn thư, lưu trữ quan tổ chức cho đối tượng sở, ban, ngành cấp tỉnh, cấp huyện, cấp xã; 15 - Chuẩn bị Chuẩn bị cho họp quan; - Xếp lịch công tác tuần; - Quản lý xe Ơtơ, điều phương tiện xe ơtơ cho Lãnh đạo công tác; - Vệ sinh quan, phòng làm việc sẽ; theo dõi nhắc nhở phịng chun mơn thực tốt; - Cơng tác bảo vệ kho lưu trữ lịch sử tỉnh đảm bảo an toàn; (kèm theo phụ lục 2) III Xác định yếu tố ảnh hưởng - Chế độ làm việc Chi cục là 40 giờ/tuần theo hành chính khối lượng hồ sơ, tài liệu Sở, ban, ngành, cấp huyện tồn đọng, tích đống chưa phân loại chỉnh lý nhiều năm; công tác bảo quản hồ sơ, tài liệu kho lưu trữ lịch sử và việc tra tìm, khai thác sử dụng tài liệu theo phương pháp truyền thống (tra tìm mục lục tài liệu) Để thực tốt công tác chỉnh lý và ứng dụng công nghệ thông tin vào vào công tác lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy định hành Chi cục phải thường xuyên bố trí công chức, viên chức và người lao động làm việc ngoài thực công tác chỉnh lý tài liệu quan, tổ chức tỉnh đồng thời nhập liệu hồ sơ, tài liệu Kho lưu trữ lịch sử vào phần mềm lưu trữ để quản lý, bảo quản môi trường mạng; - Trong phạm vi địa bàn toàn tỉnh và phải thường xuyên làm việc với chính quyền sở (cấp huyện, cấp xã); - Chi cục Văn thư - Lưu trữ vừa thực chức quản lý Nhà nước công tác văn thư vừa quản lý công tác nghiệp và quản lý nhiều lĩnh vực khác (công tác văn thư, lưu trữ, bảo quản kho, thu thập, khai thác) công tác quản lý điều hành gặp nhiều khó khăn, phức tạp; - Cơng chức, viên chức và người lao động phải có bằng cấp chun mơn phù hợp và có nghiệp vụ chun sâu, kỹ hoạt động thực tiễn công việc giao; - Trong năm qua Chi cục thưởng xuyên thực công tác đào tạo, bồi dưỡng cho công chức, viên chức và người lao động nhiều lĩnh vực: chuyên môn nghiệp vụ, ứng dụng công nghệ thông tin, áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn ISO nhìn chung chưa đáp ứng tốt theo yêu cầu phát triển xã hội; (kèm theo phụ lục 3) IV THỰC TRẠNG TỔ CHỨC, BIÊN CHẾ, CHẤT LƯỢNG VÀ CƠ CẤU CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Thực trạng tổ chức, biên chế cấu ngạch công chức, viên chức a) Cơ cấu tổ chức máy Chi cục - Chi cục trưởng - Phó Chi cục trưởng - Phịng Hành chính –Tởng hợp - Phịng Quản lý Văn thư-Lưu trữ - Kho lưu trữ lịch sử 16 b) Số lượng biên chế, hợp đồng quan có thẩm quyền giao: Tổng số biên chế giao cho Chi cục thời điểm 2013-2014 tổng số là 22 biên chế; + Trong gồm có 09 cơng chức, 12 viên chức và 01 HĐ68; c) Số lượng biên chế chính thức và hợp đồng thời điểm xây dựng đề án; Tại thời điểm xây dựng Đề án, tổng số biên chế Chi cục có là 23 biên chế gồm: 09 công chức, 12 viên chức, 01 hợp đồng theo Nghị định 68 và 02 HĐLĐ ngắn hạn; Cơ cấu ngạch cơng chức, viên chức có - Chuyên viên chính: 02 - Chuyên viên và tương đương: 09 - Cán và tương đương: 09 - Nhân viên tạp vụ: 01 (HĐ68) - Nhân viên hợp đồng: 02 (HĐLĐ ngắn hạn; ĐH) (kèm theo phụ lục 4A) 3.Thực trạng chất lượng đội ngũ công chức, viên chức người lao động Tính đến quý IV năm 2013, thực trạng chất lượng đội ngũ công chức, viên chức Chi cục Văn thư-Lưu trữ có sau: - Về trình độ lý luận chính trị: trình độ Cử nhân có 02; - Về trình độ chun môn, nghiệp vụ đào tạo: Đại học: 08,Cao đẳng: 06, Trung cấp: 07 (tính HĐLĐ); - Về cấu ngạch: Chuyên viên chính 02, Chuyên viên và tương đương 14, cán và tương đương 04, HĐLĐ có trình độ CĐ trở lên: 03; Nhìn chung, đội ngũ cơng chức, viên chức có Chi cục đa số có trình độ đạt theo tiêu chuẩn ngạch quy định, có khả tham mưu chun mơn nghiệp vụ và thể vai trò lãnh đạo, quản lý điều hành đơn vị đảm bảo thực tốt chức năng, nhiệm vụ giao Tuy nhiên số hạn chế như: Cịn số cơng chức, viên chức có trình độ Cao đẳng, Trung cấp Để nâng cao trình độ đáp ứng theo yêu cầu cơng việc hàng năm Chi cục có kế hoạch đào tạo, đào tạo lại cho công chức, viên chức phù hợp với lĩnh vực công tác bố trí và có trình độ đạt theo tiêu chuẩn ngạch quy định; (kèm theo phụ lục 4b) Phần III ĐỀ XUẤT XÁC ĐỊNH VỊ TRÍ VIỆC LÀM, SỐ BIÊN CHẾ VÀ CƠ CẤU CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC THEO NGẠCH Trên sở chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cấu tổ chức và biên chế có Chi cục và từng công việc thực tế, Chi cục xác định vị trí việc làm, biên chế và cấu công chức, viên chức theo ngạch năm tiếp theo, đáp ứng yêu cầu công việc thực Chi cục; I XÁC ĐỊNH DANH MỤC VỊ TRÍ VIỆC LÀM, SỐ LƯỢNG NGƯỜI LÀM VIỆC VÀ CƠ CẤU NGẠCH CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Xác định danh mục vị trí việc làm 17 - Trên sở thống kê vị trí việc làm và phân theo nhóm cơng việc, yếu tố ảnh hưởng, nội dung đánh giá thực trạng đội ngũ công chức, viên chức và chức danh nghề nghiệp, Chi cục tổng hợp, thống kê xác định vị trí việc làm theo Phụ lục 05 với từng vị trí việc làm gắn với công việc phù hợp với ngạch, hạng chức danh nghề nghiệp và chức danh lãnh đạo, quản lý Chi cục bao gồm: a) Vị trí việc làm gắn với chức danh lãnh đạo: 02 - Chi cục Trưởng: 01 - Phó Chi cục Trưởng: 01 b) Vị trí việc làm gắn với chức danh quản lý, điều hành: 06 - Trưởng phòng Quản lý Văn thư-Lưu trữ: 01 - Phó Trưởng phịng Quản lý Văn thư-Lưu trữ: 01 - Trưởng phòng Hành chính - Tởng hợp: 01 - Phó Trưởng phịng Hành chính - Tổng hợp: 01 - Trưởng Kho lưu trữ lịch sử: 01 - Phó Trưởng Kho lưu trữ lịch sử: 01 c) Vị trí việc làm gắn với cơng việc chun mơn: 16 - Vị trí việc làm Quản lý công tác văn thư, lưu trữ: 02 + Chuyên viên: Quản lý công tác văn thư, lưu trữ cấp tỉnh: 01 + Chuyên viên:Quản lý công tác văn thư, lưu trữ cấp huyện, cấp xã: 01 - Vị trí việc làm hành - tổng hợp: 04 + Chuyên viên: công tác văn thư, thủ quỹ: 01 + Chuyên viên: Về công tác tổng hợp 01 + Công nghệ thông tin: 01 + Chuyên viên: Về công tác quản lý tài chính kế tốn, cơng tác hành chính, thủ tục hợp đồng chỉnh lý: 01 - Vị trí việc làm Kho lưu trữ lịch sử: 10 + Lưu trữ viên: Xác định lại giá trị tài liệu lưu trữ bảo quản kho lưu trữ lịch sử: 02 + Lưu trữ viên: thu thập và chỉnh lý tài liệu lưu trữ : 03 + Lưu trữ viên: Về khai thác và sử dụng tài liệu lưu trữ: 02 + Lưu trữ viên: Nhập liệu hồ sơ, tài liệu lưu trữ lịch sử vào phần mềm lưu trữ: 03 d) Vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ thực hợp đồng theo Nghị định số 68 HĐLĐ: 03 - Nhân viên Bảo vệ kho lưu trữ lịch sử: 01; - Nhân viên Lái xe: 01; - Nhân viên tạp vụ: 01; (kèm theo mẫu số 05) 18 Tóm lại: Chi cục xác định tổng số 27 vị trí việc làm bao gồm vị trí chức danh lãnh đạo, điều hành, quản lý, chuyên viên và vị trí việc làm gắn với công việc hỗ trợ, phục vụ, kể hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP và HĐLĐ ngắn hạn; Xác định số lượng người làm việc ngạch (chức danh nghề nghiệp) ứng với vị trí việc làm - Căn vào 26 vị trí việc làm nêu phần trên, số lượng, ngạch và hạng chức danh nghề nghiệp ứng với vị trí việc làm Chi cục xác định sau: + Chuyên viên chính: 02 (tương ứng với 02 vị trí lãnh đạo); + Chuyên viên và tương đương: 14 (tương ứng với 03 Trưởng phịng, 03 Phó Trưởng phịng và 08 chuyên viên); + Cán và tương đương: 08 (tương ứng với 08 viên chức); + Nhân viên hợp đồng theo Nghị định số 68/2000/NĐ-CP và HĐLĐ: 03 người (tương ứng với bảo vệ 01, tài xế 01 và tạp vụ 01); + Căn khối lượng công việc, thực tế công chức, viên chức, vị trí việc làm và quy định vị trí việc làm liệt kê, Chi cục xác định tất 27 người làm việc tương ứng với 27 vị trí việc làm cần thiết từ năm 2014; (kèm theo Phụ lục 5) II MÔ TẢ CÔNG VIỆC THEO TỪNG VỊ TRÍ VIỆC LÀM Trên mơ tả cơng việc từng vị trí việc làm và danh mục vị trí việc làm xác định cho từng vị trí việc làm bao gồm nhóm cơng việc chính, cơng việc lãnh đạo điều hành quản lý và công việc phụ tương ứng với quy trình cơng việc, sản phẩm, số lượng công việc phát sinh và thời gian hoàn thành từng sản phẩm cụ thể tính bình quân hàng năm; (kèm theo Phụ lục 6) III XÂY DỰNG KHUNG NĂNG LỰC CỦA VỊ TRÍ VIỆC LÀM Trên sở 27 vị trí việc làm xác định Chi cục xác định khung lực từng vị trí việc làm, với tiêu chí ngạch bậc cơng chức và trình độ lực chuyên môn, lý luận chính trị, kiến thức quản lý nhà nước, kỷ quản lý, trình độ tin học, ngoại ngữ và kỷ khác phù hợp với từng vị trí việc làm dự kiến sau: - Trình độ lý luận chính trị: vị trí việc làm là lãnh đạo, quản lý, điều hành từ Trưởng phòng trở lên đào tạo từ trung cấp lý luận chính trị trở lên Các vị trí Phó trưởng phịng và Các chun viên có trình độ sơ cấp lý luận chính trị trở lên; - Trình độ chuyên môn: Tất chuyên viên chính, chuyên viên đạt trình độ chun mơn theo tiêu chuẩn ngạch loại công chức, viên chức từ Cao đẳng trở lên; - Về kiến thức quản lý nhà nước: Các chuyên viên chính, chuyên viên bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước tương ứng với ngạch công chức, viên chức; - Trình độ ngoại ngữ: Các vị trí việc làm từ chuyên viên trở lên phải có trình độ ngoại ngữ Chứng B, tin học Chứng A trở lên; - Các vị trí việc làm là lãnh đạo điều hành, quản lý phải có khả tập hợp, tởng hợp và kỷ quản lý để đáp ứng yêu cầu công việc Đồng thời có kỷ thuyết trình để điều hành, chủ trì họp; 19 - Các vị trí việc làm là chuyên viên trở lên phải có kỷ làm việc theo nhóm, khả tởng hợp, phân tích công việc; (Phụ lục số kèm theo) Phần IV ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ Đề án xác định vị trí việc làm và cấu ngạch công chức, viên chức Chi cục Văn thư-Lưu trữ tỉnh Gia Lai xây dựng nhằm xác định đầy đủ, hợp lý số lượng vị trí việc làm phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và cấu tổ chức Chi cục năm 2014 và năm Nhất là nguồn nhân lực và kế hoạch đào tạo đáp ứng yêu cầu tiêu chuẩn ngạch bậc công chức, viên chức và lực phù hợp với từng vị trí việc làm để thực tốt chức năng, nhiệm vụ, Chi cục đề xuất sau: - Có kế hoạch đào tạo và mở lớp bồi dưỡng kiến thức quản lý nhà nước, lý luận chính trị để vị trí việc làm tương ứng trang bị kiến thức đầy đủ nhận thức chính trị và quản lý nhà nước để đảm đương nhiệm vụ giao; - Bố trí số biên chế phù hợp với vị trí việc làm Đề án Chi cục xác định để đảm đương nhiệm vụ giao Chi cục kiến nghị tăng 05 biên chế so với biên chế có; Trên là Đề án xác định vị trí việc làm, biên chế và cấu ngạch công chức, viên chức Chi cục kính đề nghị Sở Nội vụ,Ủy ban nhân dân tỉnh xem xét phê duyệt./ CHI CỤC TRƯỞNG Phạm Ngọc Xuân 20 ... TRẠNG TỔ CHỨC, BIÊN CHẾ, CHẤT LƯỢNG VÀ CƠ CẤU CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Thực trạng tổ chức, biên chế cấu ngạch công chức, viên chức a) Cơ cấu tổ chức máy Chi cục - Chi cục trưởng - Phó Chi cục trưởng... cầu công việc thực Chi cục; I XÁC ĐỊNH DANH MỤC VỊ TRÍ VIỆC LÀM, SỐ LƯỢNG NGƯỜI LÀM VIỆC VÀ CƠ CẤU NGẠCH CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC Xác định danh mục vị trí việc làm 17 - Trên sở thống kê vị trí việc. .. dựng đề án vị trí việc làm và cấu công chức, viên chức; Phần II CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ, THỰC TRẠNG BIÊN CHẾ CHẤT LƯỢNG VÀ CƠ CẤU CÔNG CHỨC, VIÊN CHỨC THEO NGẠCH I THỐNG KÊ CÔNG VIỆC THEO CHỨC